MENERAPKAN

PENYIMPANAN DOKUMEN
ADMINISTRASI SARANA DAN
PRASARANA
Sellyana Nurul Azizah
Perlu Diketahui!
Dokumen mempunyai peranan penting dalam
keberlangsungan hidup organisasi karena memiliki
banyak manfaat sebagai sumber informasi dalam
setiap aktivitas atau kegiatan di
perusahaan/perkantoran

Nah setiap dokumen yang disimpan pasti

menggunakan system penyimpanan arsip agar
memudahkan pegawai untuk mencari/menemukan
Kembali arsip yang dibutuhkan
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
Adalah sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk
meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan
waktu, tempat, tenaga dan biaya
 TUJUAN PENATAAN ARSIP

AGAR DOKUMEN/ARSIP MENUNJANG TERLAKSANANYA

DAPAT DISIMPAN DAN PENYUSUTAN ARSIP YANG
DITEMUKAN KEMBALI BERDAYA GUNA DAN BERHASIL
DENGAN CEPAT DAN TEPAT GUNA
 PERSIAPAN PENATAAN ARSIP
◦ Arsip yang ditata sebelumnya harus dipersiapkan terlebih dahulu agar mempermudah dan mempercepat pelaksanaan

1. Memisahkan (segregating): kegiatan sortir/memisahkan untuk mengelompokkan arsip sesuai masalahnya

2. Meneliti disposisi: mengadakan penelitian agar diketahui surat yang akan disipmpan telah mendapatkan disposisi atau belum
3. Memadukan (assembling): mengelompokkan arsip
4. Mengklasifikasi: menentukan klasifikasi arsip
5. Mengindeks: menentukan inti dari surat dan menentukan indeksnya
6. Mempersiapkan kartu tunjuk silang untuk memudahkan pencarian arsip
7. Menyusun arsip
8. Menyimpan arsip
FAKTOR YANG PERLU DIPERSIAPKAN
UNTUK MENYIMPAN ARSIP
Kesederhanaan
(mudah keamanan ketepatan
dimengerti)

Penempatan Arsip
Sistem yang
(dapat dijangkau ekomomis
fleksibel
semua unit)
MACAM-MACAM SISTEM PENYIMPANAN
ARSIP
Sistm abjad

Sistem Tanggal/Kronologi

Sistem Nomor/Angka

Sistem Subjek/Pokok Masalah

Sistem Wilayah/Geografi