MEDIA MENGAJAR

Dasar-Dasar Manajemen
Perkantoran dan
Layanan Bisnis
Volume 2

UNTUK SMK/MAK KELAS X

BAB Peralatan dan Aplikasi
2 Teknologi Perkantoran
Sumber: shutterstock.com
 A. Definisi Peralatan (Equipments) dan
Perlengkapan Kantor (Office Supplies)

Peralatan dan perlegkapan kantor berfungsi

memudahkan proses kerja. Contoh peralatan
adalah proyektor, yang befungsi menampilkan
presentasi. Contoh perlengkapan adalah
Sumber: Pixabay.com

pulpen, yang berfungsi mencatat notulen.

1. Perbedaan antara Peralatan dan Perlengkapan Kantor

Peralatan (equipments) adalah barang yang dapat

digunakan berulang kali atau bersifat tahan lama dan
berfungsi menyelesaikan suatu pekerjaan. Contohnya,
peralatan mesin perkantoran, perabot kantor, kendaraan
invetaris kantor, komputer, dan perangkat elektronik.
Sumber: pixabay.com
 Perlengkapan (supplies) adalah alat atau
barang yang berguna untuk mendukung
kinerja peralatan kantor dan melengkapi
keperluan perusahaan. Perlengkapan kantor
umumnya identik dengan barang yang
berukuran kecil, cepat habis, dan harganya
relatif ekonomis. Contohnya, pensil, kertas,
tinta, dan buku catatan.
Sumber: canva.com
Ciri-ciri peralatan (equipments)

Masa pakai lebih dari setahun

Umumnya membutuhkan bantuan listrik atau bahan bakar tertentu

Terdapat biaya penyusutan

Memiliki peranan penting dalam operasional perusahaan

Pembeliannya dicatat sebagai fixed asset(aset tetap) atau capital asset

Ciri-ciri perlangkapan (supplies)

Masa pakai terlama adalah satu tahun

Tidak bisa dijual kembali

Dapat digunakan tanpa listrik

Biayanya lebih murah dan ukurannya relatif kecil

Tujuannya adalah untuk melengkapi operasional

 2. Jenis-Jenis Peralatan Kantor

Jenis peralatan kantor yang digunakan

setiap perusahaan biasanya disesuaikan
dengan barang atau jasa yang menjadi
output perusahaan. Dengan demikian, tidak
seluruh perusahaan memiliki jumlah dan
jenis alat yang sama.
Sumber: canva.com
a. Mesin kantor (office machines)

Mesin kantor adalah alat yang

digunakan untuk membantu
kelacaran tugas di bagian
administrasi, seperti
menghimpun, mencatat, serta
mengolah pekerjaan kantor
secara mekanik, elektrik, dan
magnetik.

Sumber: freepik.com

Mesin fotokopi merupakan salah satu

contoh peralatan kantor.
 Mesin untuk surat-menyurat (komputer, laptop, dan mesin tik)

Mesin untuk mencetak (printer)

Mesin untuk menggandakan dokumen (mesin fotokopi dan risograph)

Jenis-Jenis Mesin untuk komunikasi (pesawat telepon, intercom, faksimile, wireless)

Mesin
Mesin penghancur kertas (paper shredder)
Kantor yang
Digunakan
Mesin untuk mengetik (mesin tik dan keyboard)
oleh Bagian
Administrasi Mesin untuk mendikte (diktafon)

Mesin untuk menghitung (kalkulator dan money counter)

Mesin untuk penerjemah (alfalink)

Alat bantu peraga

b. Perabot kantor (office furniture)
Perabot kantor adalah segala
macam benda dari kayu besi yang
berfungsi menunjang kegiatan
administrasi. Perabot kantor
memiliki sifat tidak habis pakai dan
dapat digunakan berulang kali.
Contohnya, meja, kursi, sofa, rak
buku, lemari, filling cabinet, papan
tulis, papan pengumuman, tempat
uang, majalah/koran, dan meja
resepsionis. Sumber: freepik.com

Meja dan kursi termasuk dalam perabot kantor.

c. Interior kantor (office arrangement)

Interior kantor merupakan

bagian dalam dari ruangan
ataupun bangunan gedung
kantor yang dapat
berpengaruh terhadap kinerja
karyawan. Pengaruh tersebut
terjadi karena suasana
nyaman yang dihasilkan dari
hiasan, ornamen, atau
dekorasi.
Sumber: shutterstock.com

Lukisan dan jam dinding sebagai interior kantor.

3. Jenis-Jenis Perlengkapan Kantor

Perlengkapan kantor berguna sebagai komponen

pendukung atas terlaksananya kegiatan usaha di
perusahaan. Perlengkapan kantor bukan hanya
berupa alat tulis, melainkan seluruh barang yang
diperlukan untuk menunjang atau mendukung
aktivitas perkantoran.

Sumber: canva.com
a. Perlengkapan kantor
dilihat dari bentuknya Perlengkapan kantor berbentuk lembaran, meliputi:
• kertas union skin atau kertas putih jenis impor;
• kertas HVS;
• kertas doorslag;
• kertas stensil;
• kertas folio bergaris;
• kertas karbon;
• kertas berkop;
• plastik transparan;
• kertas karton;
• kertas buffalo;
• formulir;
• amplop; dan
• map.
Sumber: pixabay.com
 Perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran, meliputi:
• pulpen, pensil, spidol;
• penghapus;
• penggaris jangka;
• rautan, gunting, pemotong kertas,pelubang kertas;
• stapler dan staples;
• map sneelhecter (map surat memakai jepitan);
• kalender, bantalan stempel, dan cap/stempel perusahaan;
• keranjang sampah;
• tinta printer;
• kotak kartu nama dan baki surat;
• lem perekat, pita perekat, paku payung, paper spear, dan
jepitan kertas; dan
Sumber: pixabay.com • sandaran bangku.
b. Perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya

Perlengkapan kantor habis pakai, meliputi:

• kertas;
• tinta;
• karbon;
• klip;
• pensil;
• pulpen;
• isi stapler (staples);
• lem; dan
• blanko surat.

Sumber: pixabay.com
 Perlengkapan kantor tidak habis pakai, meliputi:
• stapler;
• perforator;
• pemotong kertas (paper cutter);
• gunting;
• pembuka surat (letter openers);
• baki surat;
• bantalan stempel;
• cap/stempel perusahaan;
• paper spear (tancapan surat atau bon); dan
• keranjang sampah.
Sumber: pixabay.com
 B. Penggunaan Peralatan Kantor

Peralatan kantor merupakan sarana yang berfungsi

menunjang jalannya pekerjaan. Dalam praktiknya, peralatan
kantor memiliki peranan penting. Tanpa peralatan kantor,
pekerjaan akan sulit dilakukan, misalnya menggandakan
dokumen dengan mesin fotokopi. Penggunaan mesin kantor
terdiri atas tiga jenis, yaitu mesin untuk mencatat, mengolah,
Sumber: pixabay.com

dan menyimpan data atau informasi.

 Printer sebagai
peralatan kantor
yang digunakan
utntuk mencetak
dokumen.

Sumber: freepik.com
1. Mesin untuk Mencatat Data atau Informasi
a. Mesin tik

Mesin tik digunakan

untuk mencetak
dokumen tertentu.

Sumber: shutterstock.com
Sumber: pixabay.com

Mesin tik.
b. Mesin penomor (numbering machine)

Mesin penomor (numbering machine) digunakan

untuk membuat dan mencetak nomor berurutan
secara otomatis. Mesin penomor bisa digerakkan
dengan tangan atau bersifat manual, bisa juga
secara otomatis karena di dalamnya terdapat
pengatur angka yang menggunakan stylus.

Sumber: pixabay.com

Mesin penomoran.
c. Pembuka surat (letter opener)

Alat pembuka surat merupakan mesin yang

berfungsi membuka sampul surat dengan
cepat dan rapi sehingga surat tetap dalam
keadaan baik atau tidak sobek. Selain itu,
kelebihan lain dari alat ini adalah dapat
bekerja tanpa mengeluarkan suara bising.
Sumber: pixabay.com

Pembuka surat.
d. Mesin penyalin dikte (transcribing machine dictaphone)

Mesin penyalin dikte digunakan untuk

merekam percakapan ke dalam pita magnetik
atau peranti lain. Selanjutnya, rekaman
tersebut dapat diulang, disalin langsung, atau
disalin dalam bentuk ketikan sehingga
informasi yang didapatmenjadi lebih jelas.

Sumber: pixabay.com

Mesin penyalin dikte.

e. Komputer

Komputer merupakan alat elektronik yang

digunakan untuk mengolah data secara
sistematis dengan menggunakan program
tertentu. Dalam pemakaian komputer,
diperlukan tiga elemen yang saling berkaitan,
yaitu hardware, software, dan brainware.

Sumber: freepik.com

Komponen hardware komputer.

1) Hardware
Hardware merupakan peralatan yang secara fisik dapat dilihat dan dipegang,
terdiri atas peralatan input (mouse dan keyboard), peralatan pemroses (CPU),
dan output (monitor dan printer).

2) Software
Software merupakan kumpulan instruksi-instruksi yang berfungsi menjalankan
komputer. Software terdiri atas sistem operasi dan program aplikasi.

3) Brainware
Brainware merupakan orang yang mengoperasikan komputer secara langsung.
f. Mesin fotokopi

Meesin fotokopi merupakan

peralatan kantor yang berfungsi
menyalin atau menggandakan
dokumen kertas. Mesin tersebut
sangat berguna khususnya bagi
karyawan yang berkepentingan
untuk memperbanyak dokumen
dalam waktu singkat.

Sumber: shutterstock.com

Mesin fotokopi.
g. Mesin risograph

Mesin riso (risograph) termasuk

jenis mesin pengganda yang
dapat digunakan untuk
mencetak dan menyalin
dokumen. Kelebihan dari mesin
ini adalah memiliki kecepatan
dalam mencetak dan
menggandakan dokumen,
bahkan melebihi mesin fotokopi.

Sumber: shutterstock.com

Mesin risograph.
h. Mesin penghancur kertas (paper shredder)

Aktivitas perkantoran ada umumnya

menghasilkan limbah kertas
berjumlah banyak. Salah satu upaya
yang dapat dilakukan untuk
mengurangi limbah tersebut adalah
menghancurkan dokumen cetak
yang sudah tidak terpakai.

Sumber: shutterstock.com

Paper shredder.
i. Mesin scanner (mesin pemindai)

Scanner digunakan untuk meminda

sebuah dokumen cetak, baik gambar, foto,
maupun tulisan, menjadi dokumen digital
yang dapat diakses, melalui komputer dan
laptop.

Sumber: pickybest.id

Mesin scanner.
i. Mesin penghitung uang (cash register)

Mesin penghitung uang merupakan alat

yang sangat penting, terutama bagi
perusahaan yang menerima uang tunai
dalam kegiatan operasional sehari-hari,
misalnya bank, usaha ritel, dan lain-lain.
Mesin tersebut berperan dalam
mendukung proses bisnis, khususnya
dalam hal menekan potensi kerugian uang
palsu dan salah hitung.

Sumber: shutterstock.com

Mesin penghitung uang.

k. Mesin laminating

Laminasi yang dilakukan dengan mesin

laminating berfungsi melapisi dokumen
cetak, baik berupa foto, kartu nama,
sertifikat, maupun sampul majalah/buku,
agar lebih tahan lama. Hal tersebut karena
laminasi dapat menghindarkan dokumen
dari kerusakan oleh udara, air, dan noda.

Sumber: shutterstock.com

Mesin laminating.
l. Mesin penjilid (binding machine)

Mesin penjilid termasuk dalam peralatan

kantor yang berguna untuk
menjilid/menyatukan lembaran kertas
yang sejenis menjadi sebuah buku. Mesin
ini dibutuhkan dalam aktivitas
perkantoran karena berfungsi
menghimpun dan menyusun dokumen
tertentu sehingga mengurangi potensi
kehilangan dokumen.

Sumber: shutterstock.com

Mesin penjilid.
m. Proyektor LCD

Liquid Crystal Display (LCD) pada

umumnya digunakan untuk presentasi.
Alat ini berfungsi memproyeksikan
gambar atau tulisan agar dapat terlihat
jelas oleh audiens.

Sumber: shutterstock.com

Proyektor LCD.
n. Mesin presensi pegawai

Presensi pegawai sangat penting

dilakukan sebagai konfirmasi
kedatangannya ke kantor. Mesin
fingerprint merupakan alat yang
sudah banyak digunakan oleh
perusahaan untuk merekam dan
mencocokkan pola sidik jari sebagai
bukti kehadiran.

Sumber: shutterstock.com

Mesin fingerprint digunakan untuk

merekam presensi.
o. Mesin pemotong kertas

Mesin pemotong kertas

digunakan untuk merapikan
bagian pinggir kertas,
memotong kertas menjadi
bermacam ukuran, dan
memadatkan kertas yang
akan dijilid.

Sumber: shutterstock.com

Mesin pemotong kertas.

C. Penggunaan Perlengkapan Kantor
1. Prosedur Penggunaan Perlengkapan Kantor Berbentuk Lembaran
a. Kertas HVS (Hout Vry Schrieft)

HVS merupakan kertas lembar kosong (tidak bergaris dan bertulang)

dengan variasi warna, ukuran, berat, dan tipe. Kertas HVS yang umum
digunakan berwarna putih.

b. Kertas folio bergaris

Kertas folio bergaris biasanya digunakan untuk menulis surat lamaran

kerja. Sementara itu, kertas folio yang disatukan dalam bentuk buku
(buku agenda) digunakan sebagai alat untuk mencatat surat masuk dan
surat keluar.
 Buku dan pulpen merupakan
perlengkapan kantor yang
sering digunakan.

Sumber: shutterstock.com
c. Kertas karbon dan kertas stensil
Kertas stensil memiliki tekstur yang agak kasar dan berwarna kuning, sementara
kertas karbon memiliki lapisan tinta kering yang direkatkan dengan lilin di salah
satu sisinya.

d. formulir
Kertas formulir berisikan kolom atau keterangan yang nantinya akan diisi sesuai
data. Kertas formulir resmi biasanya memiliki kop surat, detail keterangan yang
harus diisi, dan baris tanda tangan.

e. Kertas berkop
Kertas berkop biasanya digunakan dalam kegiatan korespondensi antarklien atau
perusahaan, serta dalam kegiatan pencatatan internal yang sifatnya setengah
resmi.
f. Kertas buffalo

Kertas jenis ini memiliki tekstur lebih kasar dan serat yang lebih terlihat
dibanding kertas HVS. Digunakan untuk map, sampul penjilidan, serta
pembuatan kartu ucapan dan kartu nama.

g. Amplop

Amplop atau sampul surat merupakan kertas pembungkus dokumen yang

digunakan untuk kegiatan korespondensi atau surat menyurat.

h. Stopmap (folder)

Stopmap berfungsi menyimpan surat, naskah, dan catatan, serta menjaga

dokumen agar tidak mudah rusak.
i. Map snelhecter

Map snelhecter terbuat dari plastik atau kertas tebal yang di bagian tengahnya
terdapat kawat penjepit dan digunakan untuk menyimpan berbagai dokumen
yang sedang diproses.

j. Map ordner

Map ordner terbuat dari plastik atau karton berukuran besar untuk menyimpan
dokumen/surat-surat penting.

k. Plastik transparan (plastik folio)

Plastik ini biasanya digunakan sebagai pembungkus dokumen sebelum

dimasukkan ke map agar terhindar dari kerusakan, misalnya basah terkena air.
2. Penggunaan Perlengkapan Kantor Berbentuk Nonlembaran
a. Pelubang kertas
Pelubang kertas digunakan untuk melubangi kertas agar mudah disimpan
dalam snelhecter.

b. Stapler
Stapler terbuat dari besi yang penggunaannya harus menyertakan staples.
Fungsinya menyatukan kertas dalam jumlah tertentu supaya tertata rapi dan
tidak berserakan atau terpisah dengan dokumen lain.

c. Paper clip (jepitan kertas)

Paper clip berfungsi menyatukan surat dan dokumen agar tidak berantakan di
dalam stopmap.
Stapler digunakan untuk
menyatukan lembaran
dokumen.

Sumber: shutterstock.com
 D. Pemeliharaan Peralatan Kantor

Peralatan kantor merupakan penunjang yang

penting dalam pelaksanaan aktivitas
karyawan. Dengan demikian, penggunaannya
pun menjadi terus-menerus, bahkan hampir
tanpa henti. Sama halnya tenaga, peralatan
juga membutuhkan istirahat berupa
perawatan atau pemeliharaan agar dapat
Sumber: Pixabay.com

digunakan dengan baik.

1. Tujuan Pemeliharaan Peralatan Kantor

Peralatan selalu dalam keadaan baik dan bersih

Tujuan Pemeliharaan
Barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca
Peralatan Kantor

Barang tidak mudah hilang

Barang tidak kedaluwarsa

Barang tidak mudah susut

2. Manfaat Pemeliharaan Peralatan Kantor

Meningkatkan kapasitas penggunaan peralatan agar bertahan lama

Manfaat Pemeliharaan

Mempertahankan kemampuan perangkat peralatan

Peralatan Kantor

Mengendalikan/menekan biaya operasional

Mempertahankan/meningkatkan kualitas pekerjaan

Meningatkan produktivitas
3. Prosedur Pemeliharaan Peralatan Kantor

Prosedur Pemeliharaan Peralatan Kantor

Pemeliharaan Peningkatan Penggantian Penambaha

Reparasi
(maintenance) (betterment) (replacement) n (addition)
E. Aplikasi Perangkat Lunak

Adanya aplikasi perangkat lunak dapat

memudahkan karyawan/pekerja menyelesaikan
pekerjaan secara cepat. Contohnya, dalam
pekerjaan administrasi, karyawan tidak perlu
mencatat secara manual atau dengan
menggunakan alat tulis, tetapi cukup dengan

Sumber: canva.com
aplikasi perangkat lunak di komputer.
Lebih dari itu, adanya aplikasi
perangkat lunak juga
memberikan kepercayaan diri
yang lebih kepada
karyawan/pekerja karena
hasil pekerjaan menjadi lebih
rapi dengan bantuan
berbagai menu dalam aplikai
perangkat lunak tersebut.

Sumber: shutterstock.com

Macam-macam aplikasi perangkat lunak yang

berguna untuk pekerjaan kantor.
1. Pengertian Aplikasi Perangkat Lunak

Aplikasi perangkat lunak merupakan suatu

subkelas atau program yang memanfaatkan
kemampuan komputer secara langsung untuk
melakukan tugas yang diinginkan pengguna.
Aplikasi perangkat lunak disertai dengan
berbagai menu yang dapat dibaca, dipahami, dan
dijalani oleh komputer untuk memudahkan
pengguna dalam melakukan pekerjaan.
Sumber: canva.com
2. Jenis-Jenis Aplikasi Perangkat Lunak
a. Aplikasi pengolah kata

Aplikasi pengolah kata (word processing) merupakan program yang biasa

digunakan di lingkungan akademik atau kantor. Aplikasi ini berguna untuk
membantu dalam menyusun atau mengolah kata menjadi dokumen, seperti
surat, buku, dan laporan, baik dalam file bentuk digital maupun fisik.

b. Aplikasi pengolah angka

Aplikasi pengolah angka atau yang umum digunakan, yaitu Microsoft Excel,
yang merupakan prpgram dengan tampilan tabel berupa perpaduan baris dan
kolom (cell).
c. Aplikasi presentasi

Aplikasi presentasi atau Microsoft Powerpoint adalah program perangkat lunak

yang acap kali digunakan untuk menyajikan materi presentasi. Dengan
menggunakan Microsoft Powerpoint , karyawan/pekerja akan lebih mudah
dalam menyampaikan materi.

d. Aplikasi publikasi/desain

Aplikasi yang biasa digunakan untuk keperluan ini adalah Microsoft Publisher.
Aplikasi ini membantu pengguna dalam membuat publikasi dengan tampilan
visual yang menawan.
 F. Prosedur dan Penggunaan Fitur-Fitur Aplikasi dalam
Pembuatan Dokumen Perkantoran
1. Aplikasi Pengolah Kata
Ms. Word sebagai Aplikasi
aplikasi lunak yang perangkat
banyak digunakan untuk lunak
aktivitas mengetik diperlukan
memiliki beberapa fitur dalam
yang dapat membuat
dimanfaatkan oleh dokumen
pengguna. menggunakan
komputer.
Sumber: shutterstock.com
Berikut merupakan tampilan halaman utama Microsoft Word

Tampilan Ms. Word

Tools atau fitur dalam Ms. Word
2. Aplikasi Pengolah Angka
Memulai aplikasi Ms. Excel

Ms. Excel adalah program

yang mempunyai berbagai
fitur untuk membuat
dokumen, khususnya yang
berkaitan dengan pengolahan
angka.

Sumber: dokumen penerbit

Tampilan menu Windows.

Tampilan lembar kerja Ms. Excel.
Tampilan lembar kerja Ms. Excel dan bagiannya.
3. Aplikasi Pengolah Presentasi

Aplikasi pengolah presentasi merupakan software yang

berfungsi membantu membuat file presentasi yang
dinamis dengan menggunakan sisipan animasi.
Microsoft Office PowerPoint adalah aplikasi yang
memungkinkan penggunanya untuk dapat merancang
dan membuat presentasi secara mudah, cepat, serta
dengan tampilan yang menarik dan profesional.
Sumber: pixabay.com
Cara yang paling umum untuk memulai Microsoft PowerPoint adalah klik tombol
Windows pada keyboard,lalu klik ikon Ms. PowerPoint.

Layar kerja PowerPoint.

Jendela untuk memilih foto/gambar yang akan disisipkan.
4. Aplikasi Publikasi
Ms. Publisher dapat digunakan untuk menunjang promosi dengan cara membuat
dan mencetak berbagai hal, seperti kalender, kartu nama, dan brosur.

Tampilan jendela awal Ms. Publisher.

 G. Prosedur Mencetak Dokumen
1. Jenis-Jenis Mesin Cetak Dokumen
a. Mesin offset

Mesin offset adalah mesin cetak

menggunakan master atau disebut
sebagai pelat. Kelebihan dari
penggunaan master adalah mesin ini
dapat mencetak dokumen dalam
jumlah banyak dengan kualitas yang
baik, terutama hasil cetak gambar. Sumber: shutterstock.com

Mesin offset yang biasa digunakan

untuk mencetak gambar.
b. Digital printing

Mesin cetak ini disebut juga dengan

large format printer. Digital printing
dapat memproduksi gambar atau teks
langsung dari komputer yang telah
terhubung dengan mesin, tanpa
melalui proses film maupun pelat
seperti mesin offset.

Sumber: shutterstock.com

Mesin digital printing.

c. Flexography

Flexography adalah mesin untuk

mencetak kemasan produk dari suatu
perusahaan industri, seperti mencetak
kemasan plastik beras, kemasan dan
kardus mi, serta botol minuman dan
susu dus/kaleng.

Sumber: shutterstock.com

Mesin flexography yang digunakan untuk

mencetak kemasan produk.
d. Mesin printer

Mesin printer
digunakan untuk
mencetak data dan
informasi yang sudah
diolah oleh komputer,
baik dalam jumlah
sedikit maupun banyak
sesuai dengan
kebutuhan
perusahaan.

Sumber: shutterstock.com