Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) istilah digital yaitu berhubungan dengan

angka-angka untuk sistem perhitungan tertentu. Sedangkan digitalisasi adalah proses

pemberian atau pemakaian sistem digital. Jadi digital atau digitalisasi kaitannya dengan
dokumen adalah penggunaan media dalam penyimpanan dokumen tersebut. Penyimpanan
dilakukan dengan mentransmisikan dokumen kertas menjadi dokumen dalam bentuk digital
yang dapat dibuka, dibuat atau dihapus dengan alat komputasi yang dapat membaca atau
mengolah data dalam bentuk digital.
Data-data yang dapat diolah dalam bentuk digital dapat berupa gambar, suara, video,
tulisan atau data lainnya. Pengolahan dilakukan menggunakan program komputasi dan
disimpan dalam penyimpanan data digital. Media pembaca data digital yang sering digunakan
yaitu Hard Disk Drive (HDD), kartu penyimpanan, SSD atau bentuk lainnya. Namun yang
paling sering digunakan yaitu HDD karena memiliki kapasitas yang besar dengan harga yang
relatif murah, daya tahan cukup baik dan dapat diintegrasikan ke dalam sistem server komputer.

1. Dasar Hukum
Pemerintah Indonesia juga telah mendukung dan membuat landasan untuk melakukan
pengelolaan arsip secara elektronik hal ini dapat dirujuk pada peraturan perundang-
undangan yang telah dikeluarkan yaitu (Sambas dan Hendri, 2016):
a. Instruksi Presiden No. 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional
Pembangunan E-Government, "Pemerintah harus mampu memanfaatkan kemajuan
teknologi informasi untuk menciptakan kemampuan mengolah, mengelola,
menyalurkan dan mendistribusikan informasi dan pelayanan publik."
b. Undang-Undang Republik Indonesia No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi Digital, Pasal 5 ayat (3), "Informasi digital dan/atau Dokumen Digital
dinyatakan sah apabila menggunakan sistem digital sesuai dengan ketentuan yang
diatur dalam undang-undang ini."
 c. Undang-Undang Republik Indonesia No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik pasal 7 menyebutkan bahwa:
1) Badan publik wajib menyediakan, memberikan, dan/atau menerbitkan informasi
pulik yang berada di bawah kewenangannya kepada pemohon informasi publik
selain infrmasi publik yang dikecualikan sesuai ketentuan
2) Badan publik wajib menyediakan informasi publik yang akurat, benar dan tidak
menyesatkan
3) Untuk melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud pada ayat (2), badan publik
harus membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk
mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan
mudah.
d. Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 40
ayat (1), "Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip
dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang
sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan: (a) andal; (b) sistematis; (c)
utuh; (d) sesuai dengan norma, standar prosedur, dan kriteria."

2. Keuntungan Penanganan Dokumen Digital

Penyimpanan dokumen digital tidak membutuhkan banyak ruang karena file berupa
softfile dapat disimpan secara ringkas. Penyimpanan dokumen secara digital memiliki
beberapa keuntungan terutama pada sisi efisiensi. Abdulkadhim, dkk (2015) menjelaskan
bahwa perubahan metode penanganan dokumen berbentuk fisik menjadi digital ini
memberikan banyak keuntungan seperti memudahkan dalam pencarian kembali dokumen
lama, keamanan, ketahanan dokumen, penghematan dana dan tempat. Sugiharto (2010)
menambahkan, “digitalisasi juga bertujuan untuk penyelamatan dokumen sebagai upaya
mempertahankan aksesibilitas sehingga dokumen dapat disimpan dalam bentuk yang lebih
tahan lama.”
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa keuntungan penanganan
dokumen secara digital yaitu sebagai berikut:
a. Memudahkan dalam pencarian kembali dokumen yang dibutuhkan
b. Menjamin keamanan dokumen dari resiko hilang atau rusak.
c. Mempertahankan aksesibilitas sehingga dokumen dapat disimpan dalam bentuk yang
lebih tahan lama.
 d. Menghemat dana dan tempat karena tidak membutuhkan ruang dalam bentuk fisik
sehingga meminimalisir penggunaan sarana dan prasarana serta menghemat Sumber
Daya Manusia (SDM) yang mengelola dokumen.
Scann QR Code berikut untuk menyimak video tentang Digitalisasi!

Keterangan:
• Menit ke 26 s.d. 35: Karakteristik dokumen digital
• Menit ke 55 s.d. 1.08: Contoh hasil dokumentasi digital berbasis website (pada contoh
ini dokumen yang ditangani adalah dokumen prosiding atau karya tulis akademis
yang dipublikasikan dalam suatu acara seminar akademis
• Menit ke 1.08 s.d. 1.15 : Proses penanganan dokumen digital (digitasi)
3. Peralatan yang Digunakan dan Prosedur Penggunaannya
Sebagai sebuah sistem dalam penyelenggaraan kegiatan pelayanan, kantor berperan
penting dalam pencapaian tujuan dalam suatu organisasi, instansi, atau perusahaan. Oleh
karena itu peranan kantor dalam layanan bisnis sangat penting guna mencapai tujuan untuk
menyelenggarakan kegiatan setiap harinya. Peralatan yang digunakan dalam melakukan
Pengelolaan Dokumen Digital yaitu:
a. Perangkat Komputer
Spesifikasi perangkat komputer disesuaikan dengan Dunia Industri saat ini, maka
Windows minimal yang digunakan yaitu Windows 8. Kemudian Microsoft Office yang
digunakan minimal versi 2013.
b. Mesin Scanner
Scanner merupakan sebuah alat elektronik yang memiliki fungsi dasar sebagai
pengganda berkas untuk kemudian dikonversi dan disimpan dalam bentuk digital.
 Scann QR Code berikut untuk menyimak vide tentang langkah langkah menggunakan
Printer Scann Epson L3110!

c. Media Penyimpanan Digital

Dewi, Rina Puspita (2010) menyebutkan bahwa terdapat dua jenis penyimpanan digital
yaitu Media Penyimpanan Magnetik (Magnetic Storage Media). Berikut pembahasan
lebih rinci terkait dengan macam-macam media penyimpanan digital:
1) Media Penyimpanan Magnetik (Magnetic Storage Media)
Media Penyimpanan Magnetik Disk merupakan piranti penyimpanan paling
banyak dijumpai pada sistem komputer modern. Pada saat disk digunakan, motor
drive berputar dengan kecepatan yang sangat tinggi. Ada sebuah read-write head
yang ditempatkan di atas permukaan piringan tersebut. Permukaan disk terbagi atas
beberapa track yang masih terbagi lagi menjadi beberapa sektor.
Kelebihan:
a) Kapasitas penyimpanan data yang disediakan lebih besar dari media
lainnya dan kecepatan akses data yang tinggi.
b) Data yang disimpan akan tetap ada meskipun tidak ada tegangan listrik.
c) Re-writeable, data yang telah ditulis dapat dihapus dan dapat ditulis ulang.
d) Memiliki kapasitas yang besar dari media penyimpanan lain seperti
Optical Disk.
Kekurangan:
a) Dari segi harga lebih mahal daripada jenis media penyimpanan yang lain.
b) Bahan pembuat magnetic disk merupakan konduktor yang cepat panas jadi
dari segi kecepatan masih kalah dengan Flash Drive yang berbahan semi-
konduktor.
c) Umur atau daya tahan Magnetic Disk lebih pendek dibandingkan Flash Drive
pada umumnya.
d) Dalam suhu tendah atau lembab dapat merusak Magnetic Disk yaitu dengan
tumbuhnya jamur dan terjadi pengkaratan pada komponen Magnetic Disk
yang sebagian merupakan logam.
Media penyimpanan magnetik yang saat ini masih sering digunakan antara lain:
a) Harddisk, Terdapat 2 (dua) jenis Harddisk yaitu:
o Harddisk Internal
Media penyimpanan utama yang menyimpan berbagai data dan program
komputer. Harddisk ini terbuat dari logam yang berbentuk piringan yang
dilapisi oksida besi. Harddisk mampu menampung data dalam jumlah yang
sangat besar dengan kecepatan akses yang tinggi dan bersifat non-volatile,
jadi penggunaannya tidak perlu dikeluar masukkan seperti media lainnya
o Harddisk Eksternal
Media penyimpanan seperti halnya Flashdisk yang menggunakan media
penghubung USB yang ukurannya lebih tipis dari hardisk komputer.
Kapasitasnya sama dengan harddisk internal. Tetapi harddisk eksternal ini
menawarkan penyimpanan yang bersifat praktis. Layaknya seperti
flashdisk dengan menggunakan suatu kabel usb yang mudah untuk dibawa
kemana saja. Harddisk eksternal sering digunakan untuk menyimpan atau
memback up data yang tinggi.
b) Flashdisk
Media penyimpan data dengan kapasitas penyimpan cukup besar.
Flashdisk dihubungkan pada komputer melalui USB (Universal Serial Bus).
Penggunaannya bisa dibaca atau ditulis, bentuk yang kecil dan ringan
membuatnya bisa dibawa dengan mudah tidak membutuhkan ruang yang
banyak. Flashdisk ini dapat menyimpan data mencapai 1 TB dan itu setara
dengan harddisk internal atau eksternal dan juga akses datanya lebih cepat
daripada CD/DVD.
c) Memory Card (MMC)
Media penyimpanan yang banyak dipakai pada peralatan computer dan
elektronik, seperti kamera digital, laptop, handphone, ipod serta video game
console karena ukuran yang kecil dan mampu menyimpan data berupa gambar,
audio dan video, Memory card ini mampu menampung data sebesar 64 GB.
2) Media Penyimpanan Optical (Optical Disk)
Media penyimpanan data elektronik yang dapat ditulis dan dibaca dengan
menggunakan sinar laser berbentuk piringan bulat sangat tipis.
Kelebihan:
a) Beratnya yang ringan dibandingkan magnetic disk.
b) Mudah dibawa karena ukurannya relative kecil.
c) Semakin hari harganya semakin murah
d) Tidak kehilangan data karena magnetic atau kelistrikan.
e) Bersifat Read Only sehingga virus tidak dapat menginfeksi
Kekurangan:
a) Jika bagian bawah yang digunakan untuk membaca oleh komputer tergores,
maka akan beresiko tidak bisa terbaca dan kehilangan data.
b) Tidak semua DVD atau CD dapat ditulis ulang hanya yang terdapat kode RW
yang dapat ditulis ulang
Media penyimpanan optical yang saat ini masih sering digunakan antara lain:
a) Compact Disk (CD)
Suatu disk untuk menyimpan data berupa informasi audio yang telah di
digitalisasi. System standar menggunakan disk 12 cm yang dapat merekam
lebih dari 60 menit waktu putar tanpa terhenti.
b) CD-ROM (Compact Disk Read-Only Memori)
Suatu media penyimpanan yang tidak dapat dihapus untuk menyimpan data
computer. System standar menggunakan disk 12 cm yang dapat menampung
lebih dari 700 Mbyte data komputer. Jadi penggunaan media ini hanya dapat
satu kali pakai, tidak bisa dihapus atau diperbaharui lagi.
c) CD-R (Compact Disk Recordables)
Merupakan CD untuk pengguna khusus biasanya untuk master CD dan photo
CD, Lapisan reflektif terbuat dari emas sehingga berwarna kuning. dengan
kapasitas yang sama sekitar 700 Mbyte.
d) CD-RW (Digital Video Rewritables)
Merupakan generasi CD yang dapat ditulis berulang kali, tetapi terdapat
batasan untuk pemakaian ataupun penghapusan data sekitar 8 kali
penghapusan data, jika penghapusan dilakukan berulang-ulang maka kapasitas
CD-RW ini lambat laun akan berkurang.
 e) DVD (Digital Vesatile Disk)
Salah satu jenis CD yang memiliki pita data lebih kecil, spiral data yang lebih
rapat sehingga kapasitasnya lumayan besar bisa mencapai 4,7 GB untuk sisi
tunggal dan berlapis tunggal laser optic yang digunakan adalah laser merah yang
dapat berukuran lebih kecil dari CD biasa kualitas yang dihasilkan juga lebih baik
dari CD model lain.
3) Media Penyimpanan Awan (Cloud Storage)
Cloud Storage atau komputasi awan adalah suatu media penyimpanan data yang
dapat diakses dimana saja, dan kapan saja oleh para penggunanya melalui perantara
jaringan yang terintegrasi dan tersinkronisasi melalui internet. Tentu saja filenya
berada dikomputer dimana anda membuat akun cloud storage.
Kekurangan:
a) Harus tekoneksi dengan internet
Karena berbasis online, maka ketika akan mengakses harus terkoneksi dengan
internet dan jika akan menggunakan data tersebut maka harus mengunduhnya
terlebih dahulu.
b) Situs Maintenance
Situs yang digunakan sedang mengalami perbaikan (maintenance), meskipun
jarang terjadi.
Kelebihan:
a) Tidak memakan tempat
Karena bersifat virtual, penyimpanna cloud tidak membutuhkan media fisik
seperti CD, flashdisk atau hard disk. Selain itu kasus rusak atau kehilangan
media penyimpanan bisa diminimalisir dengan menggunakan penyimpanan
online.
b) Relatif lebih aman
Karena tidak disimpan secara fisik, data yang kamu miliki akan lebih aman
karena hanya kamu pribadi yang bisa mengakses data tersebut. Tidak seperti
media simpan fisik yang bisa digunakan secara bebas dan mungkin saja bisa
disalahgunakan oleh pihak lain.
c) Bisa diakses dimana saja
Tidak perlu lagi membawa hard disk eksternal kemana-mana karena semua
data yang kamu miliki sudah tersimpan rapi secara online di internet.
Media penyimpanan awan yang saat ini masih sering digunakan antara lain:
a) Google Drive
Layanan penyimpanan daring milik Google yang diluncurkan pada 24 April
2012 dengan kapasitas gratis sebesar 5 GB.
b) Dropbox
Layanan penyedia data berbasis webb yang dioperasikan oleh Dropbox, Inc.
Dropbox memberikan kapasitas gratis sebesar 2 GB.
c) Sky Drive
Layanan cloud storage dari Microsoft SkyDrive memberikan free space agak
lebih besar dari layanan free cloud storage yang lain dengan kapasitas ruang
sebesar 7 GB.
d) Box
Salah satu cara termudah untuk mengelolal sejumlah besar dalam jangka
waktu singkat dengan kapasitas gratis sebesar 5 GB
e) SugarSync
Layanan yang aktif sync file di komputer dan perangkat lain untuk dile, akses
backup, sinkronisasi dan berbagi dari berbagai system operasi dengan
kapasitas gratis sebesar 5 GB.
f) iCloud
Layanan komputasi awan untuk penyimpanan data yang eksklusif untuk
iDevice atau produk-produk Apple
 Penanganan dokumen berbasis digital dimulai dengan alih media dokumen sampai dengan
penataan dokumen dalam media baru. Berikut tahapan dalam Penanganan Dokumen Berbasis
Digital:
1. Tahap Pemilihan
Tahap pemilihan perlu memperhatikan waktu, kegunaan, informasi dan penyelamatan.
Pemilihan berdasarkan waktu artinya dokumen dipilih berdasarkan pengelolaan waktu.
Pemilihan berdasarkan kegunaan artinya dokumen dipilih berdasarkan tingkat
penggunaannya, sering atau tidak. Pemilihan berdasarkan informasi artinya dengan
mempertimbangkan isi kandungan atau informasinya. Pemilihan berdasarkan penyelamatan
artinya pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip, semakin buruk kondisi fisik
arsip maka semakin cepat untuk diselamatkan.
2. Tahap Pemindaian (Alih Media)
Menurut Sambas dan Hendri (2016: 411), “jika dilihat dari tujuannya, setidaknya ada
dua tujuan dilakukannya alih media arsip, yaitu (1) untuk mempercepat layanan akses (aktif
dan inaktif), dan (2) untuk pelestarian arsip (statis statis).” Disebutkan pada Peraturan
Pemerintah No. 28 Tahun 2012 Pasal 49 ayat 1 Tentang Kearsipa bahwa alih media arsip
dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi dan
komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Jadi pemindaian (alih media) dokumen ke dalam bentuk digital bertujuan untuk
menyelamatkan dokumen tersebut serta mempercepat proses penemuan kembali. Sehingga
pelayanan dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Pemindaian dokumen pada prinsipnya
hanya dilakukan satu kali sehingga harus dilakukan dengan cermat, tepat dan dilakukan
untuk tujuan mendapatkan master arsip dokumen. Saat ini pemindaian dapat dilakukan
dengan menggunakan mesin scanner.
3. Tahap Penyesuaian
Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default atau tergantung
mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum digunakan adalah
"scanxxxxxx" dengan "xxxx" adalah nomor urut pemindaian. Nama file "scanxxxxxx" tidak
mencerminkan isi dari dokumen. Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file dengan
 mengikuti jenis dokumen, nomor urut daftar, nomor urut dokumen dan nomor urut lembar
dokumen.
4. Tahap Pendaftaran
Pembuatan daftar dengan mencantumkan indormasi tentang nomor urut dokumen dan
disesuaikan dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk
menjamin keaslian dokumen digital yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan
pemalsuan karena salah satu ciri dokumen yang baik adalah asli dan autentik.
5. Tahap Pembuatan Berita Acara
Pembuatan berita acara proses digitalisasi dari dokumen konvensional ke dalam
dokumen digital. Pada tahap ini mencantumkan penanggungjawab pelaksanaan dan legislasi
dari pejabat yang berwenang dan detail jenis perangkat keras yang digunakan. Berikut
contoh Surat Berita Acara Alih Media Arsip Dinamis:
 Scann QR Code berikut untuk menyimak video tutorial membuat folder atau direktori
sebagai pengganti rak arsip pada penanganan dokumen konvensional!

Keterangan:
Jenis sistem penyimpanan dokumen yang akan kita gunakan yaitu sistem Tanggal. Jadi
folder yang dibuat yaitu: Tahun > Bulan > Tanggal
 Agar lebih jelas tentang prosedur penanganan dokumen digital di dunia kerja, yuk kita
melakukan praktik Penanganan Dokumen Digital menggunakan Jobsheet. Jobsheet dibuat
dengan mengadopsi kegiatan penanganan dokumen di dunia kerja Lembaga Kursus dan
Perlatihan. Silahkan download Jobsheet dengan cara scann QR Code di bawah ini!

KRITERIA PENILAIAN PSIKOMOTOR

Kriteria Penemuan
Pembuatan Penggunaan
Penyimpanan Dokumen Kembali
Direktori Mesin Scanner
Skor Dokumen
1 Membuat Dapat Dapat melakukan Dapat
(Sangat folder utama menggunakan 1 penyimpanan beberapa menemukan
Kurang (tahun) jenis pemindai dokumen tanpa diganti kembali 1
Kompeten) dengan tepat nama filenya jenis file
2 Membuat Dapat Dapat melakukan Dapat
(Kurang folder utama menggunakan 2 penyimpanan semua menemukan
Kompeten) dan sub jenis pemindai dokumen tanpat diganti kembali 2
folder (bulan) dengan tepat nama file nya jenis file
dengan tepat
3 Membuat Dapat Dapat melakukan Dapat
(Kompeten) folder utama menggunakan 3 penyimpanan hampir semua menemukan
(tahun), sub pemindai dokumen dengan kembali 3
folder (bulan) dengan tepat mengganti nama file sesuai jenis file
dan sub sub dengan kriteria
 Kriteria Penemuan
Pembuatan Penggunaan
Penyimpanan Dokumen Kembali
Direktori Mesin Scanner
Skor Dokumen
folder
(tanggal)
4 Membuat Dapat Dapat melakukan Dapat
(Sangat folder utama menggunakan 3 penyimpanan semua menemukan
Kompeten) (tahun), sub jenis pemindai dokumen dengan kembali
folder (bulan) dengan tepat mengganti nama file sesuai semua file
dan sub sub dan semua dengan kriteria
folder dokumen dapat
(tanggal) dipindai dengan
dengan tepat jelas
SOAL
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan digitalisasi dokumen!
2. Jelaskan apa saja keuntungan yang diperoleh perusahaan jika penanganan dokumen
dilakukan secara digital!
3. Sebutkan dan jelaskan dasar hukum pengelolaan dokumen digital!
4. Sebutkan dan jelaskan peralatan apa saja yang digunakan untuk menangani dokumen
digital!
5. Jelaskan tahapan-tahapan dalam penanganan dokumen digital!

PEDOMAN PENSKORAN
No. Soal Skor
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan digitalisasi dokumen! 5
2. Jelaskan apa saja keuntungan yang diperoleh perusahaan jika 10
penanganan dokumen dilakukan secara digital!
3. Sebutkan dan jelaskan dasar hukum pengelolaan dokumen digital! 10
4. Sebutkan dan jelaskan peralatan apa saja yang digunakan untuk 10
menangani dokumen digital!
5. Jelaskan tahapan-tahapan dalam penanganan dokumen digital! 15
Total Skor 50
Nilai Akhir (Total Skor * 2) 100
 DAFTAR PUSTAKA

Abdulkhadim, H., Bahari M., Bakri A., dan Ismail W. (2015). A Researh Framework of
Electronic Document Management System (EDMS) Implementation Process in
Government. Journal of Theoretical and Applied Information Technology 81 (3), 420-432.

Dewi, Rina Puspita. 2010. Modul Aplikasi Perangat Linak Presentasi dan Pengelolaan Data
untuk SMK Bisnis dan Manajemen. Jakarta: Yudhistira

Kamus Besar Bahasa Indonesia. [online]

Muhidin, S. A dan Hendri Winata. 2016. Manajemen Kearsipan: untuk Organisasi

Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarkatan. Bandung: CV. Pustaka Setia.

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Sugiharto, D. (2010). Penyelamatan Informasi Dokumen/Arsip di Era Teknologi Digital.

BACA, 31 (2), 51-64