Direktorat Sekolah Menangah Kejuruan

Direktorat Jenderal Pendidikan Vokasi

Kementrian Pendidikan Kebudayaan Riset dan Teknologi

MODUL AJAR 5

Program Keahlian
Manajemen Perkantoran
dan Layanan Bisnis

DASAR-DASAR MANAJEMEN
PERKANTORAN DAN LAYANAN BISNIS

Dokumen Berbasis Digital

FASE E
SMK
(KELAS X)
Direktorat Sekolah Menangah Kejuruan
Direktorat Jenderal Pendidikan Vokasi
Kementrian Pendidikan Kebudayaan Riset dan Teknologi

Dokumen Berbasis Digital

Untuk SMK Kelas X

Disusun Oleh:
Indri Dwiyantiningrum, M.Pd
SMK Negeri 1 Pamekasan

2022
DAFTAR ISI

Daftar Isi.................................................................................................................................................................. i

BAB I. Informasi Umum

A. Identitas Modul.......................................................................................................................................... 1
B. Kompetensi Awal....................................................................................................................................... 1
C. Profil Pelajar Pancasila........................................................................................................................... 1
D. Sarana dan Prasarana........................................................................................................................... 2
E. Target Peserta Didik................................................................................................................................ 2
F. Model Pembelajaran yang Digunakan...................................................................................... 2

BAB II. Komponen Inti

A. Tujuan Pembelajaran........................................................................................................................... 3
B. PemahamanBermakna....................................................................................................................... 3
C. Pertanyaan Pemantik........................................................................................................................... 4
D. PersiapanPembelajaran...................................................................................................................... 4
E. KegiatanPembelajaran......................................................................................................................... 5
F. Asesmen.......................................................................................................................................................... 8
G. Pengayaan dan Remidial................................................................................................................... 11
H. Refleksi Peserta Didik dan Guru................................................................................................... 12

BAB III. Lampiran

A. Lembar Kerja Peserta Didik............................................................................................................ 13
B. Bahan Bacaan Guru dan Peserta Didik.................................................................... ............. 14
C. Glosarium.....................................................................................................................................................24
D. Daftar Pustaka......................................................................................................................................... 25

i
I. INFORMASI UMUM

A. Identitas Modul

Satuan Pendidikan : SMK Negeri 1 Pamekasan

Bidang Keahlian : Bisnis Manajemen
Program Keahlian : Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
Mata Pelajaran : Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
Kelas :X
Fase :E
Guru/Fasilitator : Indri Dwiyantiningrum, M.Pd
Tahun Pelajaran : 2022/2023
Alokasi Waktu : 18 x 45 Menit

B. Kompetensi Awal

Kemampuan awal yang dipersyaratkan untuk mempelajari modul ini

Pesertadidik sudah memilikikemampuan dasar tentangmateri Teknik Dasar
Aktivitas Perkantoran di Bidang ManajemenPerkantoran dan Layanan Bisnis.

C. Profil Pelajar Pancasila

Dimensi 1 : Beriman Kepada Tuhan YME

Dimensi 2 : Mandiri
Dimensi 3 : Kreatif
Dimensi 4 : Gotong royong
Dimensi 5 : Bernalar Kritis
1
D. Sarana Prasarana

Sarana
Digital dan non digital berupa buku paket, e-book, tautan edukasi di
internet
Video pembelajaran
lingkungan belajar terdekat

Prasarana
Perangkat keras (Laptop, Smartphone, Headset)
Perangkat lunak (WhatsApp Group, Zoom, Google Meet, Google Classroom,
YouTube, Instagram, dll)
Jaringan Internet
Alat tulis

E. Target Peserta Didik

Perangkat ajar ini dapat digunakan guru untuk mengajar di Kelas X (Sepuluh )
maksimal 36 peserta didik Program Keahlian Manajemen Perkantoran dan
Layanan Bisnis, pada bidang keahlian SMK Bisnis dan Manajemen. Terdapat
satu target peserta didik, yakni sebagai berikut.
Peserta didik reguler/tipikal: Peserta didik umum, tidak ada kesulitan
dalam mencerna dan memahami materi ajar
Peserta didik reguler/tipikal: Peserta didik umum, tidak ada kesulitan
dalam mencerna dan memahami materi ajar
Peserta didik dengan kesulitan belajar: Peserta didik umum, tidak ada
kesulitan dalam mencerna dan memahami materi ajar

F. Model Pembelajaran

Model Pembelajaran
Discovery Learning

Metode Pembelajaran
Tanya Jawab
Diskusi
Observasi
Demonstrasi

2
II. KOMPONEN INTI

A. Tujuan Pembelajaran

1. Menjelaskan dasar - dasar prosedur penanganan dokumen,

2. Mendeskripsikan jenis peralatan pengelolaan dokumen,
3. Menguraikan prosedur penyimpanan dokumen berbasis digital sesuai
sistem yang digunakan dunia kerja

B. Pemahaman Bermakna

1. Dokumen atau arsip adalah suatu yang tertulis atau tercetak yang dapat
dipergunakan sebagai bukti atau keterangan, seperti akta kelahiran, surat
nikah, surat perjanjian
2. Dokumen Digital adalah sebuah konsep pengumpulan, penyimpanan dan
pengelolaan informasi dalam bentuk beton atau gambar elektronik yang
dapat digunakan sebagai bukti atau keterangan.

3
C. Pertanyaan Pemantik

1. Apakah kalian memiliki dokumen pribadi? sebutkan !

2. Apa kegunaan dari dokumen pribadi yang kalian miliki?

D. Persiapan Pembelajaran

4
E. Kegiatan Pembelajaran

Pertemuan 1 : 6 JP x 45 Menit
Dasar-dasar prosedur penanganan dokumen

PENDAHULUAN (30 Menit)

1. Guru melakukan pembukaan dengan salam, memanjatkan syukur kepada Tuhan YME
dan berdoa untuk memulai pembelajaran.
2. Guru memeriksa kehadiran peserta didik sebagai penanaman sikap disiplin.
3. Guru menyampaikan kompetensi yang akan dicapai dan manfaatnya dalam
kehidupan sehari-hari.
4. Guru menyampaikan teknik penilaian (asesmen)
5. Guru memberi motivasi dengan membimbing peserta didik memahami pentingnya
keterampilan pelayanan prima bagi seseorang yang bekerja di bidang manajemen
perkantoran dan layanan bisnis.

INTI (195 Menit)

Kegiatan pembelajaran dilaksanakan berdasarkan langkah-langkah model

pembelajaran discovery learning, seperti berikut ini.
1. Guru memberikan rangsangan (stimulation) melalui beberapa pertanyaan
pemantik terkait dokumen/arsip
2. Guru menayangkan video (https://www.youtube.com/watch?v=9de9AHwbcys) dan
memberikan tautan daftar bacaan (https://jagad.id/pengertian-dokumen/) untuk
memperkaya pengetahuan peserta didik sekaligus sebagai penguatan stimulus atas
pertanyaan pemantik awal.
3. Guru memberi kesempatan kepada peserta didik untuk mengidentifikasi
sebanyak mungkin agenda-agenda masalah (problem statement) yang relevan
dengan bahan pelajaran, kemudian salah satunya dipilih dan dirumuskan dalam
bentuk hipotesis (jawaban sementara atas pertanyaan masalah).
4. Peserta didik secara berkelompok mengumpulkan (collecting) berbagai informasi
yang relevan melalui pengamatan lingkungan dan membaca literatur untuk
menjawab pertanyaan pemantik atau membuktikan benar atau tidaknya hipotesis.
5. Guru mengajak peserta didik untuk melakukan kegiatan mengolah data (data
processing) yang telah diperoleh pada tahap sebelumnya. Berbagai data tersebut akan
dikumpulkan lalu ditafsirkan. Prosesnya dimulai dari mengolah, mengacak,
mengklasifikasi dan mentabulasi.
6. Guru memberi kesempatan pada peserta didik untuk melakukan pembuktian
(verification) secara cermat untuk membuktikan benar atau tidaknya hipotesis
yang telah ditetapkan dengan temuan alternatif. Setelah itu, dihubungkan
dengan hasil dari data processing.
7. Guru akan meminta peserta didik untuk menarik sebuah kesimpulan
(generalization) yang dapat dijadikan prinsip umum.
8. Guru meminta dua kelompok untuk menyampaikan hasil diskusi di depan kelas.

5
 PENUTUP (45 Menit)

1. Guru mengajak peserta didik melakukan refleksi terhadap kegiatan pembelajaran

yang sudah dilaksanakan.
2. Guru memberikan umpan balik terhadap proses dan hasil pembelajaran.
3. Guru menyampaikan judul materi yang akan dibahas pada pertemuan selanjutnya.
4. Guru menutup pelajaran dengan bersama-sama berdoa dan mengucapkan salam.

Pertemuan 2 : 6 JP x 45 Menit
Jenis peralatan pengelolaan dokumen

PENDAHULUAN (30 Menit)

1. Guru melakukan pembukaan dengan salam, memanjatkan syukur kepada Tuhan YME
dan berdoa untuk memulai pembelajaran.
2. Guru memeriksa kehadiran peserta didik sebagai penanaman sikap disiplin.
3. Guru menyampaikan kompetensi yang akan dicapai dan manfaatnya dalam
kehidupan sehari-hari.
4. Guru menyampaikan teknik penilaian (asesmen)
5. Guru memberi motivasi dengan membimbing peserta didik memahami pentingnya
keterampilan layanan pelanggan bagi seseorang yang bekerja dibidang manajemen
perkantoran dan layanan bisnis.

INTI (195 Menit)

Kegiatan pembelajaran dilaksanakan berdasarkan langkah-langkah model

pembelajaran discovery learning, seperti berikut ini.
1. Guru memberikan rangsangan (stimulation) melalui beberapa pertanyaan
pemantik terkait jenis-jenis peralatan pengelolaan dokumen
2. Guru menayangkan video (https://www.youtube.com/watch?v=QZHnXI6vG0k)
dan memberikan tautan daftar bacaan https://bakri.uma.ac.id/15-jenis-peralatan-
kearsipan-untuk-perkantoran/) untuk memperkaya pengetahuan peserta didik
sekaligus sebagai penguatan stimulus atas pertanyaan pemantik awal.
3. Guru memberi kesempatan kepada peserta didik untuk mengidentifikasi
sebanyak mungkin agenda-agenda masalah (problem statement) yang relevan
dengan bahan pelajaran, kemudian salah satunya dipilih dan dirumuskan dalam
bentuk hipotesis (jawabansementara atas pertanyaan masalah).
4. Peserta didik secara berkelompok mengumpulkan (collecting) berbagai informasi
yang relevan melalui pengamatan lingkungan dan membaca literatur untuk
menjawab pertanyaan pemantik atau membuktikan benar atau tidaknya hipotesis.
5. Guru mengajak peserta didik untuk melakukan kegiatan mengolah data (data
processing) yang telah diperoleh pada tahap sebelumnya. Berbagai data tersebut akan
dikumpulkan lalu ditafsirkan. Prosesnya dimulai dari mengolah, mengacak,
mengklasifikasi dan mentabulasi.
6. Guru memberi kesempatan pada peserta didik untuk melakukan pembuktian
(verification) secara cermat untuk membuktikan benar atautidaknya hipotesis
yang telah ditetapkan dengan temuan alternatif. Setelah itu, dihubungkan dengan
hasil dari data processing.
7. Guru akan meminta peserta didik untuk menarik sebuah kesimpulan
(generalization) yang dapat dijadikan prinsip umum.
8. Guru meminta dua kelompok untuk menyampaikan hasil diskusi di depan kelas.

6
 PENUTUP (45 Menit)

1. Guru mengajak peserta didik melakukan refleksi terhadap kegiatan pembelajaran

yang sudah dilaksanakan.
2. Guru memberikan umpan balik terhadap proses dan hasil pembelajaran.
3. Guru menyampaikan judul materi yang akan dibahas pada pertemuan selanjutnya.
4. Guru menutup pelajaran dengan bersama-sama berdoa dan mengucapkan salam.

Pertemuan 3 : 6 JP x 45 Menit
Prosedur penyimpanan dokumen berbasis digital

PENDAHULUAN (30 Menit)

1. Guru melakukan pembukaan dengan salam, memanjatkan syukur kepada Tuhan YME
dan berdoa untuk memulai pembelajaran.
2. Guru memeriksa kehadiran peserta didik sebagai penanaman sikap disiplin.
3. Guru menyampaikan kompetensi yang akan dicapaidan manfaatnya dalam
kehidupan sehari-hari.
4. Guru menyampaikan teknik penilaian (asesmen)
5. Guru memberi motivasi dengan membimbing peserta didik memahami pentingnya
keterampilan layanan pelanggan bagi seseorang yang bekerja dibidang manajemen
perkantoran dan layanan bisnis.

INTI (195 Menit)

Kegiatan pembelajaran dilaksanakan berdasarkan langkah-langkah model

pembelajaran discovery learning, seperti berikut ini.
1. Guru memberikan rangsangan (stimulation) melalui beberapa pertanyaan
pemantik terkait prosedur penyimpanan dokumen
2. Guru menayangkan video (https://www.youtube.com/watch?v=yZXmej-aAn8)
dan memberikan tautan daftar bacaan
(https://penerbitbukudeepublish.com/pengadaan/arsip-digital/) untuk memperkaya
pengetahuan peserta didik sekaligus sebagai penguatan stimulus atas pertanyaan
pemantik awal.
3. Guru memberi kesempatan kepada peserta didik untuk mengidentifikasi
sebanyak mungkin agenda-agenda masalah (problem statement) yang relevan
dengan bahan pelajaran, kemudian salah satunya dipilih dan dirumuskan dalam
bentuk hipotesis (jawabansementara atas pertanyaan masalah).
4. Peserta didik secara berkelompok mengumpulkan (collecting) berbagai informasi
yang relevan melalui pengamatan lingkungan dan membaca literatur untuk
menjawab pertanyaan pemantik atau membuktikan benar atau tidaknya hipotesis.
5. Guru mengajak peserta didik untuk melakukan kegiatan mengolah data (data
processing) yang telah diperoleh pada tahap sebelumnya. Berbagai data tersebut akan
dikumpulkan lalu ditafsirkan. Prosesnya dimulai dari mengolah, mengacak,
mengklasifikasi dan mentabulasi.
6. Guru memberi kesempatan pada peserta didik untuk melakukan pembuktian
(verification) secara cermat untuk membuktikan benar atautidaknya hipotesis
yang telah ditetapkan dengan temuan alternatif. Setelah itu, dihubungkan dengan
hasil dari data processing.
7. Guru akan meminta peserta didik untuk menarik sebuah kesimpulan
(generalization) yang dapat dijadikan prinsip umum.
8. Guru meminta dua kelompok untuk menyampaikan hasil diskusi di depan kelas.

7
F. Asesmen

1. Bentuk Asesmen

Tertulis
Menggunakan tes objektif pilihan ganda

Performa
Melalui teknik observasi, guru mengamati kinerja peserta didik dilihat dari
hasil pekerjaan dan kelengkapannya serta dari kegiatan presentasi
hasil pekerjaan.

Sikap
Disiplin (Dapat dilihat dari timestamp saat mulai mengerjakan)
Kerja keras dan Tanggung Jawab (Dapat dilihat dari kelengkapan
dalam mengerjakan soal)

2. Jenis Asesmen

a. Asesmen sebelum pembelajaran (asesmen awal )

Asesmen diagnostik (asesmen awal) terdiri dari dua asesmen, yaitu asesmen
diagnostik non-kognitif dan asesmen diagnostik kognitif.

1) Asesmen diagnostik non-kognitif

Gaya belajar, karakterdan minat peserta didik. Berilah tanda ceklis pada
jawaban Anda dibawah ini.

8
2). Asesmen diagnostik (asesmen awal) kognitif
Sebagai upaya untuk memperjelas pemahaman terhadap dokumen berbasis digital
maka perlu lakukan terlebih dahulu asesmen mandiri sebagai berikut:
Dokumen pribadi apa yang kalian miliki?
untuk apa saja dokumen-dokumen tsb?
pentingkah dokumen-dokumen tersebut untuk disimpan?

b. Asesmen Selama Proses Pembelajaran (Formatif)

Menilai lembar kerja peserta didik melalui kegiatan observasi LKPD: Observasi jenis
dokumen dan cara penyimpanannya di suatu kantor

c. Asesmen Pada Akhir Proses Pembelajaran (Sumatif)

Soal pilihan ganda yang diberikan di akhir semester

1.Kumpulan-kumpulan dokumen yang memberikan keterangan atau bukti dan
aktivitas yang berkaitan dengan proses pengumpulan secara sistemtis adalah….
A. Dokumen
B. Dokumentasi
C. Edaran
D. Brosur
E. Lampiran
2. Dibawah ini yang merupakan ciri-ciri dokumen adalah….
A. Difokuskan pada kegiatannya
B. Bersifat aktif
C. Merupakan unit kerja
D. Digunakan sebagai alat bukti
E. Menyiapkan keterangan untuk penelitian
3.Dokumen berwujud benda sejarah dan terletak di museum adalah pengertian
dari…
A. Literal
B. Korporal
C. Privat
D. Cliping
E. Surat
4.Surat yang diterima oleh lembaga/instansi /organisasi yang berasal dari pihak lain
disebut ….
A. Surat Masuk
B. Surat Keluar
C. Surat Pribadi
D. Surat Niaga
E. Surat Dinas
5.Contoh surat yang harus ditangani secepat mungkin karena penerima harus cepat
menanggapi dan menyelesaikannya adalah….
A. Surat Panggilan
B. Surat Penawaran
C. Surat Pesanan
D. Surat Ucapan Hari Lebaran
E. Surat Ucapan Ulang Tahun

9
G. Pengayaan dan Remidial

1. Pengayaan

1. Di Indonesia terdapat berbagai jenis perusahaan dengan berbagai

jenis dokumen. Temukan pula contohnya di sekitar anda!
2. Penangangan dokumen dapat dilakukan dengan berbagai cara.
Untuk pemahaman lebih lanjut, lakukan identifikasi prosedur
penanganan dokumen yang kamu ketahui.

2. Remidial

Lakukan pembelajaran mandiri untuk menambah wawasan tentang prosedur

penanganan dokumen Baca dengan teliti artikel berikut (Sumber:
https://mahkamahagung.go.id/id/artikel/3048/eksistensi-dokumen-elektronik-di-
persidangan-perdata:

EKSISTENSI DOKUMEN ELEKTRONIK DI PERSIDANGAN PERDATA

Sejak diundangkannya Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
(UUITE) maka terdapat penambahan jenis alat bukti di persidangan yakni informasi elektronik dan/atau
dokumen elektronik. Dalam ketentuan umum UUITE dapat diketahui bahwa jenis data elektronik seperti
tulisan, foto, suara, gambar merupakan informasi elektronik sedangkan jenis informasi elektronik seperti
tulisan, foto, suara, gambar yang disimpan pada flash disk yang dapat dibuka melalui perangkat komputer
merupakan dokumen elektronik.
Pengalihan data tertulis ke dalam bentuk data elektronik telah diatur sebelumnya dalam Undang-Undang
Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, pada bagian menimbang huruf F dinyatakan bahwa
"kemajuan teknologi telah memungkinkan catatan dan dokumen yang dibuat di atas kertas dialihkan ke
dalam media elektronik atau dibuat secara langsung dalam media elektronik”. Selanjutnya dipertegas
“dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dan merupakan alat bukti
yang sah" sebagaimana dimaksud dalam ketentuan Pasal 12 ayat (1) Jo Pasal 15 ayat (1) UU 8/1997. Hal ini
berarti dokumen elektronik khususnya mengenai dokumen perusahaan merupakan alat bukti yang sah jauh
sebelum diterbitkannya UUITE.
Pengakuan Mahkamah Agung terhadap dokumen elektronik pada sistem peradilan pertama kali diketahui
melalui Surat Edaran Mahkamah Agung (SEMA) Nomor 14 Tahun 2010 tentang Dokumen Elektronik sebagai
Kelengkapan Permohonan Kasasi dan Peninjauan Kembali. SEMA ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi
dan efektivitas proses minutasi berkas perkara serta menunjang pelaksanaan transparansi dan akuntabilitas
serta pelayanan publik pada Mahkamah Agung dan Badan Peradilan di bawahnya. Namun SEMA ini tidaklah
mengatur tentang dokumen elektronik sebagai alat bukti melainkan dokumen elektronik berupa putusan
maupun dakwaan yang dimasukkan pada compact disc, flash disk/dikirim melalui email sebagai
kelengkapan permohonan kasasi dan peninjauan kembali.
Simpulan singkatnya, SEMA tersebut mengakui dokumen elektronik untuk kelengkapan Permohonan Kasasi
dan Peninjauan Kembali, bukan untuk alat bukti persidangan dan penyerahan dokumen oleh pengadilan
tingkat pertama dilakukan melalui fitur komunikasi data dan tidak melalui perangkat flash disk/compact disk
kecuali dalam keadaan khusus. Namun, yang menjadi pertanyaan adalah bagaimana cara penyerahan
dokumen elektronik sebagai alat bukti yang sah dipersidangan? Disinilah terdapat kekosongan hukum
acara, karena dalam UUITE maupun UU lainnya tidak mengatur mengenai tata cara penyerahannya di
persidangan. Kalau dalam praktiknya ada yang menyerahkan melalui compact disk atau flash disk maka
sesuai SEMA 1/2014 dijelaskan bahwa hal tersebut menyebabkan sejumlah kendala namun apabila dikirim
melalui e-dokumen juga belum diatur tata cara pengirimannya. Tata cara penyerahan menjadi penting
karena menyangkut sah atau tidaknya hukum acara perdata yang diterapkan dan dalam rangka memenuhi
unsur "dijamin keutuhannya" pada Pasal 6 UUITE. Dijamin keutuhannya berarti tidak diubah-ubah bentuknya
sejak dari dokumen elektronik tersebut disahkan.

11
H. Refleksi

1. Refleksi Guru

1. Siapa peserta didik yang aktif dan berkinerja baik?

2. Siapa peserta didik yang kurang memperhatikan
dan berkinerja kurang baik?
3. Apa rencana/strategi yang berhasil pada hari ini?
4. Apa point penting yang harus saya persiapkan
untuk esok hari?

2. Refleksi Peserta Didik

1. Apakah kamu menyukai pembelajaran hari ini?

2. Apa saja yang kamu dapatkan setelah
mengikuti proses pembelajaran hari ini?
3. Kesulitan apa yang ditemukan selama proses
pembelajaran?
4. Gaya belajar yang seperti apa yang
membantumu lebih memahami materi dan
keseluruhan proses pembelajaran?
5. Bubuhkanlah tanda centang (v) pada salah
satu gambar yang dapat mewakili perasaan
kamu setelah mempelajari materi ini!

12
III. LAMPIRAN

A. Lembar Kerja Peserta Didik

Lembar Kerja Peserta Didik

Dasar-dasar prosedur penanganan dokumen

A. Soal Praktik
Lakukan kunjungan ke sebuah kantor/layanan publik yang terdekat. Anda
sebagai peserta didik (dapat dilakukan secara berkelompok 2 orang) melakukan
pengamatan pada bagian tata usaha.

B. Prasyarat
Peserta telah memenuhi syarat pengetahuan 80% dan melakukan koordinasi
perijinan untuk melakukan kunjungan sesuai prosedur.

C. Alat dan bahan

ATK, HP, Lembarpengamatan yang telah disusun bersama guru.

D. Langkah kerja
1. Bentuk kelompok masing-masing terdiri dari 2 orang
2. Koordinasikan dengan kelompok tentang tujuan kunjungan, rencana
melakukan kunjungan dan prosedur kunjungan di luar lingkungan belajar.
3. Buatlah daftar point pengamatan dan konsultasikan kepada guru.
4. Lakukan pengamatan sesuai rencana yang telah dibuat.
5. Kumpulkan laporan hasil pengamatan kalian kepada guru pembimbing.

E. Penilaian
30% dokumen rencana kunjungan dan format pengamatan
60% hasil laporan pengamatan
10% ketepatan waktu mengerjakan

13
B. Bahan Bacaan Guru dan Peserta Didik

1. Dasar-dasar prosedur penanganan dokumen

Berdasarkan kamus umum bahasa Indonesia, dokumen atau arsip adalah suatu
yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau
keterangan, seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian.
Jenis-Jenis Dokumen beserta Definisi
Dokumen pribadi: dokumen menyangkut kepentingan pribadi perorangan.
...
Dokumen niaga: dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. ...
Dokumen sejarah: dokumen yang berkaitan dengan sejarah. ...
Dokumen pemerintah: dokumen yang berisi informasi ketatanegaraan dari
suatu pemerintahan.

Dokumen berdasarkan kepentingannya

Dokumen pribadi adalah dokumen yang menyangkut kepentingan

perorangan. Contoh: Akta Kelahiran, KTP, SIM, Ijazah.
Dokumen niaga adalah dokumen yang berkaitan dengan perniagaan atau
transaksi jual beli. Contoh : cek, nota, kwitansi.
Dokumen pemerintah adalah dokumen yang berisi tentang informasi
ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contoh : UU, Keppres, Peraturan
pemerintah.
Dokumeen sejarah yaitu surat-surat penting yang dignakan sebagai bukti
peristiwa di masa lampau contohnya adalah pancasila teks proklamasi dll

Dokumen berdasarkan bentuk fisiknya

Dokumen literal (di bidang perpustakaan) adalah dokumen yang ada karena
dicetak, ditulis, digambar atau direkam. Contoh : buku, majalah, film.
Dokumen korporil (di bidang permuseuman). Dokumen yang berupa benda
bersejarah. Contoh : patung, fosil, uang kuno, arca.
Dokumen privat (di bidang kearsipan) adalah dokumen yang berupa
surat/arsip Contoh : surat niaga, surat dinas, laporan

Dokumen berdasarkan fungsinya

Dokumen dinamis. Dokumen yang dipakai secara langsung dalam proses

penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga macam dokumen dinamis :1)
Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara terus menerus
dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor 2) Dokumen semiaktif
adalah dokumen yang penggunaannya sudah menurun 3) Dokumen inaktif
adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan
Dokumen Statis Dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam
pekerjaan kantor.

14
2. Jenis peralatan pengelolaan dokumen

Macam-Macam Peralatan Kearsipan

1.Filling cabinet
Filling Cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci;
tetapi yang paling banyak adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung
kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus
(vertikal) berderet kebelankang. Filling berguna untuk menyimpan arsip atau
berkas yang masi bersifat aktif.
2.Rotary Filling (alat penyimpanan berputar)
Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara
berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan
dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari
behan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara
lateral.
3.Lemari arsip
Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip dalam berbagai bentuk
arsip. Lemari arsip dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapai dengan
daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau menggunakan
kaca.Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral)
dengan terlebih dahulu arsip dimasukan kedalam ordner atau dengan cara
ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terebih dahulu arsip dimasukan ke map.
4.Rak Arsip
Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun
secara laletral (leteral). Arsip-arsip yag akan di simpan di rak terlebih dahulu
dimasukan kedalam ordner atau kotak arsip. Odner atau kotak arsip ditempatan
dirak arsip sehingga tampak punggung dari odner atau kotak arsip, yang bergua
untuk menempatkanlabel/judul dari arsip yang ada didalamnya. Rak arsip tebuat
dari besi ataupun kayu.
5.Map arsip
Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik untuk menyimpan
arsip. Arsip yangd disimpan tidak terlalu bnayak sekitar 10-50 lembar. Berikut ini
ada bebeapa macamm-macam jenis map :
6.Stopmap folio,
yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini
berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh.
7.Map Snelhecter,
yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak mempunyai
daun penutup. Untuk menopang surat yang ada dilama digunakan penjepit.
Arsip yang disimpan pada umunnya yang bersifat inaktif tetapi juga bisa
menyimpan arsip aktif. Arsip yang dtemptkan didalamnya terlebih dahulu harus
dilubangi dengan menggunakan perforator.
8.Folder,
yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa liapatan kertas
tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya
untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak secara
vertikal

16
9.Hanging folder,
yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada
gawang yang ada di filling cabinet. hanging folder juga mempunyai tab untuk
menuliskan kode atau indeks arsip yang ada didalamnya.
10.Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya terdapat besi
penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan
menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara
lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar
arsip/surat.
11.Guide
yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau
sekat/ pemisah dalam penyimpanan arsip.
12.Stapler
Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakan
dengan menggunakan tenaga manusia.
13.Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator di gerakan dengan
tenaga manusia.
14.Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.
15.Kotak/box
Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.
Biasanya tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu
disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral
berderet kesamping).
16.Alat sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses
dikirimkan dan disimpan kedalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai bergam
bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak bertingkat dan sebagainya.
17.Label
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/ folder yang biasa
diletakan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari kertas dengan
berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingg tidak perlu
diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan.
18.Tickler file
Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk
menyimpan arsip berbetuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar
pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.namun demikian, tickle file
bisa saja digunakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu kepustakaan. Dibagian
dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai
alat pengingat bagi petugas arsip.
19.Cardex
Cardex (card indeks) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks
dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.alat ini terbuat dari
bahan besi baja dan kayu.
20.Rak/ laci kartu
Rak/ laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan
kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan
banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
21.Alat penyimpanan khusus
Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam
bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, compact disk (CD), kaset dan sebagainya.
Alat ini mempunyai beragam bentuk desain, karena sangat tergantung denga
perkembangan kemajuan tekhnologi. Sebelum ada flashdisk, untuk menyimpan data
elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.

17
3. Prosedur penyimpanan dokumen digital

Berikut adalah tahapan yang dapat dilakukan dalam kegiatan

penyimpanan arsip digital, khususnya yang terkait alih media arsip dari
media kertas ke media elektronik (komputer) yang dapat terdapat pada
gambar 3 adalah: (Sambas dan Hendri, 2016: 412)
1. Menyiapkan surat/naskah dinas yang akan dialihmedia.
2. Melakukan scanning terhadap naskah/surat.
3. Membuat folder-folder pada komputer, sebagai tempat penyimpanan
surat atau naskah dinas yang telah di-scan.
4. Membuat hyperlink yaitu menghubungan antara daftar arsip dengan
arsip hasil scan.
5. Membuat kelengkapan administrasi alih media, yang terdiri dari:
(a) Surat Keputusan Tim Alih media,
(b) Berita acara persetujuan alih media,
(c) Berita acara legalisasi alih media,
(d) Daftar arsip usul alih media, dan
(e) Daftar Arsip Alih media.

20
 RANGKUMAN

dokumen atau arsip adalah suatu yang tertulis atau tercetak yang dapat
dipergunakan sebagai bukti atau keterangan, seperti akta kelahiran, surat
nikah, surat perjanjian.
Jenis-Jenis Dokumen beserta Definisi
1. Dokumen pribadi: dokumen menyangkut kepentingan pribadi perorangan. ...
2. Dokumen niaga: dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. ...
3. Dokumen sejarah: dokumen yang berkaitan dengan sejarah. ...
4. Dokumen pemerintah: dokumen yang berisi informasi ketatanegaraan dari
suatu pemerintahan.
Jenis-jenis peralatan penanganan dokumen antara lain : filling cabinet, rotary ,
rak arsip, map arsip, stapler, perfurtor dll
tahapan yang dapat dilakukan dalam kegiatan penyimpanan arsip digital,
khususnya yang terkait alih media arsip dari media kertas ke media elektronik
(komputer) yang dapat terdapat pada gambar 3 adalah: (Sambas dan Hendri,
2016: 412)
1. Menyiapkan surat/naskah dinas yang akan dialihmedia.
2. Melakukan scanning terhadap naskah/surat.
3. Membuat folder-folder pada komputer, sebagai tempat
penyimpanan surat atau naskah dinas yang telah di-scan.
4. Membuat hyperlink yaitu menghubungan antara daftar arsip
dengan arsip hasil scan.
5. Membuat kelengkapan administrasi alih media, yang terdiri dari:
(a) Surat Keputusan Tim Alih media,
(b) Berita acara persetujuan alih media,
(c) Berita acara legalisasi alih media,
(d) Daftar arsip usul alih media, dan
(e) Daftar Arsip Alih media.

24
C. Glosarium

Dokumen : sesuatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang
mempunyai keterangan-keterangan
Arsip adalah kumpulan warkat atau dokumen bersejarah atau fasilitas
fisik tempat mereka disimpan

D. Daftar Rujukan

Endang, Sri. 2017. Kearsipan. Jakarta: Erlangga

https://id.scribd.com/document/370224556/Cara-Menangani-Surat-
Dokumen-Kantor
https://jagad.id/pengertian-dokumen/

25
 GEORGE COUROS

Teknologi tidak akan

menggantikan guru yang
hebat, tapi teknologi di
tangan guru yang hebat
akan menjadi
transformasional.