MODUL AJAR

MODUL AJAR
SMK
PENGELOLAAN
MUHAMMADIYAH
KEARSIPAN
PANGKALAN BALAI

Kelas/Fase :X/E

Semester : 1 / Ganjil

INFORMASI UMUM
1. IDENTITAS MODUL
Nama Penyusun : Ria Anggraini, S.E
Nama Sekolah : SMK Muhammadiyah Pangkalan Balai
Tahun Pelajaran : 2023 / 2024
Fase / Kelas : E/X
Mata Pelajaran : Manajemen Perkantoran
Elemen : Pengelolaan Kearsipan
Alokasi Waktu : 2 Jam Pelajaran

2. KOMPETENSI AWAL
Kemampuan awal siswa sebagai kemampuan dasar yang diharapkan telah dimiliki siswa
terkait materi pengelolaan kearsipan sehingga peserta didik mampu memahami pengelolaan
kearsipan

3. PROFIL PELAJAR PANCASILA

Setelah mengikuti pembelajaran ini, profil pelajar pancasila yang diharapkan muncul
pada peserta didik adalah:

 Beriman, bertakwa kepada Tuhan YME dan berakhlak mulia

 Mandiri
 Bernalar kritis
 Bergotong royong
 Kreatif
4. SARANA DAN PRASARANA
Beberapa sarana dan prasarana yang dibutuhkan:

Alat dan bahan

 Smart phone
 Laptop/komputer
 Internet

Media pembelajaran
 Buku paket, e-book
 Lembar kerja siswa
 File powerpoint
 Video belajar

5. TARGET PESERTA DIDIK

Modul ini dapat digunakan untuk peserta didik:
 Peserta didik tipikal/reguler pada kelas X 1,2 dan 3
 Peserta didik dengan kesulitan belajar
 Peserta didik dengan pencapaian tinggi

6. MODEL PEMBELAJARAN
Model pembelajaran yang akan digunakan adalah pembelajaran kontekstual berbasis
konstruktivisme dengan metode tanya jawab, diskusi terbuka, penugasan, studi pustaka
(browsing dan/atau mengunjungi perpustakaan).
 KOMPONEN INTI

1. TUJUAN PEMBELAJARAN

a. Elemen dan Capaian Pembelajaran

Elemen Capaian Pembelajaran

Pengelolaan kearsipan Pada akhir Fase E peserta didik mampu menerapkan
pengelolaan kearsipan mulai dari prosedur
penyimpanan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan
arsip, penentuan masa retensi arsip, penyusutan arsip,
serta pengelolaan arsip secara elektronik/digital.

b. Tujuan Pembelajaran yang ingin di Capai Berdasarkan CP

Tujuan Pembelajaran
Materi
(Kompetensi/Keterampilan)
 Arsip Peserta didik mampu:
 Kearsipan 1. Menjelaskan pengertian arsip
 Peralatan kearsipan 2. Mengklasifikasi jenis-jenis arsip
 Perlengkapan kearsipan 3. Memberikan contoh nilai guna arsip
4. Menjelaskan pengertian kearsipan
5. Menguraikan tujuan penyelenggaraan kearsipan
6. Menyebutkan fungsi peralatan kearsipan
7. Menunjukkan cara pengarsipan
horizontal, vertikal dan lateral
8. Menjelaskan macam-macam peralatan kearsipan
9. Memberikan contoh macam-macam peralatan
kearsipan
10. Menyebutkan jenis-jenis perlengkapan kearsipan
11. Mendemonstrasikan cara membuat jenis-
jenis perlengkapan kearsipan
12. Membedakan manfaat peralatan kearsipan dan
perlengkapan kearsipan

2. PEMAHAMAN BERMAKNA

Dengan mempelajari konsep dasar Arsip dan Kearsipan peserta didik akan mendapatkan
informasi tentang pengertian arsip, kearsipan, peralatan kearsipan, perlengkapan kearsipan di
bidang manajemen perkantoran dan layanan bisnis, serta mampu mengekspektasikan
pengetahuannya dalam kehidupan sehari-hari.
3. PERTANYAAN PEMANTIK

Apa yang anda pikirkan mengenai gambar

disamping?

4. KEGIATAN PEMBELAJARAN

Pertemuan Ke-1 & 2 (4x45 Menit = 180 Menit)

Durasi
No Kegiatan Belajar
Waktu
A Kegiatan Awal 30
1. Guru melakukan pembukaan dengan salam pembuka dan berdoa untuk memulai Menit
pembelajaran
2. Guru menyapa dan melakukan pemeriksaan kehadiran peserta didik
3. Guru mempersiapkan siswa secara fisik dan psikis
4. Guru bersama dengan peserta didik membahas tentang kesepakatan yang akan
diterapkan dalam pembelajaran
5. Guru menyampaikan tujuan dan metode pembelajaran yang akan di gunakan
6. Guru memberikan apersepsi peserta didik melalui pertanyaan pemantik:
B Kegiatan Inti 120
1. Peserta didik mendapatkan pemaparan secara umum tentang konsep dasar Arsip Menit
2. Dengan metode tanya jawab guru dan siswa berdiskusi tentang pengertian arsip
3. Peserta didik diberikan kesempatan untuk mengeksplor pengetahuan mereka
dengan mengemukakan pendapat mengenai pengertian arsip
4. Peserta didik secara bergantian mengungkapkan pendapat mereka mengenai
pengertian arsip dengan bimbingan guru
5. Peserta didik dapat menanyakan hal-hal yang belum dipahami pada guru
6. Peserta didik diminta untuk mengerjakan soal latihan
C Kegiatan Akhir 30
1. Peserta didik diberi kesempatan untuk mengkomunikasikan kendala yang Menit
dihadapi dalam pembelajaran
2. Peserta didik dan guru membuat kesimpulan
3. Peserta didik menerima apresiasi dan motivasi dari guru
4. Guru menyampaikan kepada peserta didik tentang materi yang akan dipelajari
pada pertemuan berikutnya
5. Menutup pembelajaran dengan salam dan berdoa
 Pertemuan Ke-3 & 4 (4x45 Menit = 180 Menit)
Durasi
No Kegiatan Belajar
Waktu
A Kegiatan Awal 30
1. Guru melakukan pembukaan dengan salam pembuka dilanjutkan dengan berdoa Menit
yang dipimpin oleh ketua kelas
2. Guru menyapa dan melakukan pemeriksaan kehadiran peserta didik
3. Guru menanyakan kabar tentang kesehatan peserta didik, mengingatkan untuk
senantiasa menjaga kebersihan dan protokol kesehatan ketika berada di luar rumah
4. Guru mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang mengaitkan materi sebelumnya
dengan materi yang akan dipelajari
5. Guru menyampaikan tujuan dan metode pembelajaran yang akan di gunakan
6. Guru memberikan motivasi tentang pentingnya komunikasi dengan melakukan
apersepsi melalui pengamatan gambar
B Kegiatan Inti 120
1. Peserta didik mendapatkan pemaparan tentang klasifikasi dan jenis arsip Menit
2. Peserta didik diberikan kesempatan untuk mengeksplor pengetahuan mereka dengan
mengemukakan pendapat mengenai klasifikasi dan jenis arsip
3. Peserta didik secara bergantian mengungkapkan pendapat mereka mengenai
klasifikasi dan jenis arsip serta memberikan contoh dari beberapa jenis klasifikasi
dan jenis arsip dengan bimbingan guru
4. Peserta didik dapat menanyakan hal-hal yang belum dipahami pada guru
5. Peserta didik diminta untuk mengerjakan soal latihan
C Kegiatan Akhir 30
1. Peserta didik diberi kesempatan untuk mengkomunikasikan kendala yang dihadapi Menit
dalam pembelajaran
2. Peserta didik dan guru membuat kesimpulan
3. Peserta didik menerima apresiasi dan motivasi dari guru
4. Guru menyampaikan kepada peserta didik tentang materi yang akan dipelajari pada
pertemuan berikutnya
5. Menutup pembelajaran dengan berdoa dan salam

Pertemuan Ke-5 & 6 (4x45 Menit = 180 Menit)

Durasi
No Kegiatan Belajar
Waktu
A Kegiatan Awal 30
1. Guru melakukan pembukaan dengan salam pembuka dilanjutkan dengan berdoa Menit
yang dipimpin oleh ketua kelas
2. Guru menyapa dan melakukan pemeriksaan kehadiran peserta didik
3. Guru menanyakan kabar tentang kesehatan peserta didik, mengingatkan untuk
senantiasa menjaga kebersihan dan protokol kesehatan ketika berada di luar rumah
4. Guru mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang mengaitkan materi sebelumnya
dengan materi yang akan dipelajari
5. Guru menyampaikan tujuan dan metode pembelajaran yang akan di gunakan
6. Guru memberikan motivasi tentang pentingnya komunikasi dengan melakukan
apersepsi melalui pengamatan gambar
B Kegiatan Inti 120
 1. Peserta didik mendapatkan pemaparan tentang contoh guna arsip Menit
2. Peserta didik diberikan kesempatan untuk mengeksplor pengetahuan mereka
dengan mengemukakan pendapat mengenai contoh guna arsip Peserta didik secara
bergantian mengungkapkan pendapat mereka mengenai contoh guna arsip serta
memberikan contoh dari beberapa jenis contoh guna arsip dengan bimbingan guru
3. Peserta didik dapat menanyakan hal-hal yang belum dipahami pada guru
4. Peserta didik diminta untuk mengerjakan soal latihan
C Kegiatan Akhir 30
1. Peserta didik diberi kesempatan untuk mengkomunikasikan kendala yang dihadapi Menit
dalam pembelajaran
2. Peserta didik dan guru membuat kesimpulan
3. Peserta didik menerima apresiasi dan motivasi dari guru
4. Guru menyampaikan kepada peserta didik tentang materi yang akan dipelajari pada
pertemuan berikutnya
5. Menutup pembelajaran dengan berdoa dan salam

Pertemuan Ke-7 & 8 (4x45 Menit = 180 Menit)

Durasi
No Kegiatan Belajar
Waktu
A Kegiatan Awal 30
1. Guru melakukan pembukaan dengan salam pembuka dilanjutkan dengan berdoa Menit
yang dipimpin oleh ketua kelas
2. Guru menyapa dan melakukan pemeriksaan kehadiran peserta didik
3. Guru menanyakan kabar tentang kesehatan peserta didik, mengingatkan untuk
senantiasa menjaga kebersihan dan protokol kesehatan ketika berada di luar rumah
4. Guru mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang mengaitkan materi sebelumnya
dengan materi yang akan dipelajari
5. Guru menyampaikan tujuan dan metode pembelajaran yang akan di gunakan
6. Guru memberikan motivasi tentang pentingnya komunikasi dengan melakukan
apersepsi melalui pengamatan gambar
B Kegiatan Inti 120
1. Peserta didik mendapatkan pemaparan tentang Pengertian kearsipan Menit
2. Peserta didik diberikan kesempatan untuk mengeksplor pengetahuan mereka
dengan mengemukakan pendapat mengenai kearsipan
3. Peserta didik secara bergantian mengungkapkan pendapat mereka mengenai
klasifikasi dan jenis arsip serta memberikan contoh dari beberapa kearsipan dengan
bimbingan guru
4. Peserta didik dapat menanyakan hal-hal yang belum dipahami pada guru
5. Peserta didik diminta untuk mengerjakan soal latihan
C Kegiatan Akhir 30
1 Peserta didik diberi kesempatan untuk mengkomunikasikan kendala yang dihadapi Menit
dalam pembelajaran
2 Peserta didik dan guru membuat kesimpulan
3 Peserta didik menerima apresiasi dan motivasi dari guru
4 Guru menyampaikan kepada peserta didik tentang materi yang akan dipelajari pada
pertemuan berikutnya
5 Menutup pembelajaran dengan berdoa dan salam
 Pertemuan Ke-9 & 10 (4x45 Menit = 180 Menit)
Durasi
No Kegiatan Belajar
Waktu
A Kegiatan Awal 30
1. Guru melakukan pembukaan dengan salam pembuka dilanjutkan dengan berdoa Menit
yang dipimpin oleh ketua kelas
2. Guru menyapa dan melakukan pemeriksaan kehadiran peserta didik
3. Guru menanyakan kabar tentang kesehatan peserta didik, mengingatkan untuk
senantiasa menjaga kebersihan dan protokol kesehatan ketika berada di luar rumah
4. Guru mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang mengaitkan materi sebelumnya
dengan materi yang akan dipelajari
5. Guru menyampaikan tujuan dan metode pembelajaran yang akan di gunakan
6. Guru memberikan motivasi tentang pentingnya komunikasi dengan melakukan
apersepsi melalui pengamatan gambar
B Kegiatan Inti 120
1. Peserta didik mendapatkan pemaparan tentang peralatan kearsipan Menit
2. Peserta didik diberikan kesempatan untuk mengeksplor pengetahuan mereka
dengan mengemukakan pendapat peralatan kearsipan
3. Peserta didik secara bergantian mengungkapkan pendapat mereka mengenai
peralatan kearsipan serta memberikan contoh dari beberapa peralatan kearsipan
dengan bimbingan guru
4. Peserta didik dapat menanyakan hal-hal yang belum dipahami pada guru
5. Peserta didik diminta untuk mengerjakan soal latihan
C Kegiatan Akhir 30
1. Peserta didik diberi kesempatan untuk mengkomunikasikan kendala yang dihadapi Menit
dalam pembelajaran
2. Peserta didik dan guru membuat kesimpulan
3. Peserta didik menerima apresiasi dan motivasi dari guru
4. Guru menyampaikan kepada peserta didik tentang materi yang akan dipelajari pada
pertemuan berikutnya
5. Menutup pembelajaran dengan berdoa dan salam

Pertemuan Ke-11, 12, 13 & 14 (8x45 Menit = 360 Menit)

Durasi
No Kegiatan Belajar Waktu
A Kegiatan Awal 60
1. Guru melakukan pembukaan dengan salam pembuka dilanjutkan dengan berdoa Menit
yang dipimpin oleh ketua kelas
2. Guru menyapa dan melakukan pemeriksaan kehadiran peserta didik
3. Guru menanyakan kabar tentang kesehatan peserta didik, mengingatkan untuk
senantiasa menjaga kebersihan dan protokol kesehatan ketika berada di luar rumah
4. Guru mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang mengaitkan materi sebelumnya
dengan materi yang akan dipelajari
5. Guru menyampaikan tujuan dan metode pembelajaran yang akan di gunakan
6. Guru memberikan motivasi tentang pentingnya komunikasi dengan melakukan
apersepsi melalui pengamatan gambar
B Kegiatan Inti 240
1. Peserta didik mendapatkan pemaparan tentang perlengkapan kearsipan, analisa Menit
kebutuhan peralatan dan perlengkapan kearsipan
 2. Peserta didik diberikan kesempatan untuk mengeksplor pengetahuan mereka dengan
mengemukakan pendapat tentang perlengkapan kearsipan, analisa kebutuhan
peralatan dan perlengkapan kearsipan
3. Peserta didik secara bergantian mengungkapkan pendapat mereka mengenai
perlengkapan kearsipan, analisa kebutuhan peralatan dan perlengkapan kearsipan
serta memberikan contoh dari beberapa perlengkapan kearsipan, analisa kebutuhan
peralatan dan perlengkapan kearsipan dengan bimbingan guru
4. Peserta didik dapat menanyakan hal-hal yang belum dipahami pada guru
5. Peserta didik diminta untuk mengerjakan soal latihan
C Kegiatan Akhir 60
1. Peserta didik diberi kesempatan untuk mengkomunikasikan kendala yang dihadapi Menit
dalam pembelajaran
2. Peserta didik dan guru membuat kesimpulan
3. Peserta didik menerima apresiasi dan motivasi dari guru
4. Guru menyampaikan kepada peserta didik tentang materi yang akan dipelajari pada
pertemuan berikutnya
5. Menutup pembelajaran dengan berdoa dan salam

5. ASSESMEN

a. Assesmen Diagnostik
Assesmen diagnostik diperoleh melalui kolaborasi dengan guru BK untuk mendapatkan
informasi atau data awal peserta didik

b. Assesmen Formatif
Assesmen formatif dilakukan dengan melakukan pengamatan secara komprehensif
terhadap seluruh peserta didik selama proses KBM berlangsung baik dari keaktifan
maupun dari sikap
 Lembar Observasi Assesmen Formatif (Keaktifan)
X OTKP 1
Proses KBM
Nilai
No Nama Peserta didik Sangat Kurang Tidak Ket
Aktif Akhir
Aktif Aktif Aktif
1

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24
 25

26

27

28

29

Pangkalan Balai, 17 Juli 2023

Guru Mata Pelajaran

Ria Anggraini, S.E

NBM. 1386806

Keterangan:
1= Peserta didik selama proses KBM tidak aktif sesuai pengamatan
2= Peserta didik selama proses KBM kurang aktif sesuai pengamatan
3= Peserta didik selama proses KBM aktif sesuai pengamatan
4= Peserta didik selama proses KBM sangat aktif sesuai pengamatan
Nilai akhir = Jumlah skor yang dinilai x 100
Jumlah skor maksimal
 Lembar Observasi Assesmen Formatif (Sikap)
X OTKP 1
Sopan Saling Kerja
No Nama Peserta Didik Mandiri Kritis Kreatif
Santun Menghargai Sama
1
2

3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26

Pangkalan Balai, 17 Juli 2023

Guru Mata Pelajaran

Ria Anggraini, S.E

NBM. 1386806
 Lembar Observasi Assesmen Formatif (Keaktifan)
X OTKP 2
Proses KBM
Nilai
No Nama Peserta didik Sangat Kurang Tidak Ket
Aktif Akhir
Aktif Aktif Aktif
1

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24
 25

26

27

28

29

Pangkalan Balai, 17 Juli 2023

Ria Anggraini, S.E

NBM. 1386806

Keterangan:
1 = Peserta didik selama proses KBM tidak aktif sesuai pengamatan
2= Peserta didik selama proses KBM kurang aktif sesuai pengamatan
3= Peserta didik selama proses KBM aktif sesuai pengamatan
4= Peserta didik selama proses KBM sangat aktif sesuai pengamatan
Nilai akhir = Jumlah skor yang dinilai x 100
Jumlah skor maksimal
 Lembar Observasi Assesmen Formatif (Sikap)
X OTKP 2
Sopan Saling Kerja
No Nama Peserta Didik Mandiri Kritis Kreatif
Santun Menghargai Sama
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29

Pangkalan Balai, 17 Juli 2023

Ria Anggraini, S.E

NBM. 1386806
c. Assesmen Sumatif
Assesmen sumatif dilakukan pada akhir pembelajaran unit/bab/kompetensi tertentu yang
bertujuan untuk mengetahui pencapaian belajar peserta didik dari pembelajaran yang
sudah berakhir

d. Assesmen Sumatif

1. Jelaskan pengertian dari arsip dan kearsipan!

2. Tuliskan nilai guna arsip yang dikenal dengan istilah ALFRED dan berikan contohnya!
3. Sebutkan fungsi dari peralatan kearsipan!
4. Sebutkan alat kearsipan apa saja yang penyimpanannya dilakukan dengan cara:
a. Horizontal
b. Vertical
c. Lateral
5. Jelaskan perbedaan dari alat-alat berikut ini:
a. Stop map folio
b. Map snelhechter
c. Folder
d. Hanging folder
6. Jelaskan karakteristik dari filing cabinet
7. Bagaimanakah cara pengaturan posisi tab guide
8. Jelaskan jenis-jenis stapler
9. Sebutksn perbedaan antara kartu index dan kartu tunjuk silang
10. Jelaskan mengapa untuk menentukan atau membeli peralatan kearsipan diperlukan
penghitungan yang cermat?
 Rubrik Assesmen Sumatif

No. Uraian Skor

1 Jawaban betul sempurna 4
Sebagian besar jawaban betul, namun masih ada sebagian kecil
2 3
jawaban yang salah
Sebagian besar jawaban salah, namun masih ada sebagian kecil jawaban yang
3 2
betul
Jawaban sama sekali salah, tetapi peserta didik telah mencoba mengerjakan
4 1
dibuktikan dengan menuliskan jawabannya
5 Peserta didik tidak menjawab sama sekali 0

Nilai akhir = Jumlah skor yang dinilai x 100

Jumlah skor maksimal

6. PENGAYAAN DAN REMEDIAL

a. Pengayaan
Pengayaan diberikan kepada peserta didik yang memiliki kemampuan dengan
pencapaian tinggi dan sedang untuk lebih memperkaya pengetahuan dan keterampilan
peserta didik
b. Remedial
Remedial diberikan kepada peserta didik dengan pencapaian rendah melalui soal-soal
latihan agar peserta didik dapat memahami materi dengan baik

7. REFLEKSI PESERTA DIDIK DAN GURU

Refleksi peserta didik

1. Hal-hal apakah yang masih belum dipahami dari materi yang disampaikan?
2. Apakah metode yang dilakukan dapat membuat peserta didik memahami konsep materi?
3. Apakah ada kendala pada kegiatan pembelajaran?
Refleksi guru

1. Apakah semua siswa aktif dalam kegiatan pembelajaran?

2. Apa saja kesulitan siswa yang dapat diidentifikasi pada kegiatan pembelajaran?
3. Apakah siswa yang memiliki kesulitan ketika berkegiatan dapat teratasi dengan baik?
4. Apa level pencapaian rata-rata siswa dalam kegiatan pembelajaran ini?
5. Apakah seluruh siswa dapat dianggap tuntas dalam pelaksanaan pembelajaran?
 KOMPONEN LAMPIRAN

1. BAHAN BACAAN GURU DAN PESERTA DIDIK

Pengelolaan Kearsipan

A. Pengertian arsip

Secara etimologi ( asal usul kata) arsip berasal dari satu bahasa:

1. Bahasa Yunani, yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu,

2. Bahasa Latin, yaitu felum (bundel) yang artinya tali atau benang,

3. Bahasa Inggris, yaitu archieve artinya kumpulan warkat, “ record “ artinya

catatan, dan “file” artinya sekumpulan informasi/warkat,
4. Bahasa Belanda, yaitu archief artinya warkat

5. Bahasa Jerman, yaitu archivalen artinya warkat

Dari Pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan arsip adalah setiap catatan
(record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka,
atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi
dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media computer, dan lain-lain
yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan
dengan mudah. Contohnya surat, kartu, flash disk, telegram, formulir, hasil
facsimile, faktur, daftar, grafik, memo, gambar, kuitansi, laporan, peta, disket, dan
sebagainya. Surat/ warkat baru dapat disebut sebagai arsip apabila memenuhi
syarat-syarat sebagai berikut:
1. Mempunyai arti

2. Mempunyai kegunaan

3. Disimpan dengan teratur

B. Klasifikasi Jenis Arsip

1. Jenis-jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya
 berdasarkan bentuk fisiknya arsip dibagi sebagai berikut

a. Arsip yang berbentuk lembaran. Contoh: sura, kwitansi, faktur, dan foto,

b. Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Contoh: disket, flash disk, microfilm,
dan rekaman pada pita kaset.

2. Jenis-jenis arsip berdasarkan masalahnya

Berdasarkan masalahnya arsip dibagi sebagai berikut:

a. financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah

keuangan. Contoh: kuitansi, giro, cek, dan kartu kredit
b. Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang
inventaris. Contoh: catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran dan harga
c. Personal record. yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, kurikulum vitae, absensi pegawai,
dan surat keputusan
d. Sales record. yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan.

Contoh: data penjualan dan daftar nama agen dan distributor

e. Production record. yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah

produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat/ mesin yang
digunakan dan jenis dan kualitas barang.
3. Jenis-jenis arsip berdasarkan pemiliknya

Berdasarkan pemiliknya arsip dibagi sebagai berikut:

a. lembaga pemerintahan

1) Arsip Nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia)

2) Arsip Nasional di setiap ibukota daerah tingkat 1 (Arsip Nasional daerah)

b. Instansi pemerintah/swasta
 1) arsip primer dan arsip sekunder. Arsip primer adalah arsip aslinya,
sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan atau karbon
kopi
2) Arsip sentral dan arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada
pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. arsip unit adalah
arsip yang disebarkan penyimpanannya pada setiap bagian organisasi
4. Jenis-jenis arsip berdasarkan sifatnya

Berdasarkan sifatnya, arsip dibagi sebagai berikut:

a. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi.

Contoh: surat undangan dan surat pemberitahuan

b. Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada
saat arsip yang diinformasikan itu berlalu. Contoh: surat lamaran kerja dan surat
tagihan
c. Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa
yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama. Contoh:
surat perjanjian dan surat kontrak
d. Arsip sangat penting (vital), yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat
selama-lamanya atau bernilai sejarah/ilmiah. Contoh: naskah Proklamasi dan
surat keputusan hasil penelitian ilmiah
e. Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu
saja dalam suatu organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai dan strategi
pemasaran.
5. Jenis-jenis arsip berdasarkan fungsinya

Berdasarkan fungsinya arsip dibagi sebagai berikut:

 a. arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
dibedakan sebagai berikut:
1) arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus-menerus dalam
kegiatan kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.
2) arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun
tetapi kadang-kadang masih diperlukan.
3) rsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan. Arsip
inaktif hanya digunakan sebagai referensi atau pemberi keterangan semata.
b. arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun
untuk penyelenggaraan administrasi negara
C. Nilai Guna Arsip

arsip memiliki nilai guna, antara lain sebagai berikut:

1. nilai penerangan, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan sebagai

bahani informasi pemberitahuan contoh surat pengumuman
2. nilai yuridis, yaitu arsip yang Digunakan sebagai bahan atau alat
pembuktian dalam peristiwa hukum. Contoh : Kelahiran, surat perjanjian,
dan kwitansi
3. Nilai historis, yaitu arsip yang dapat menggambarkan suatu kejadian/peristiwa
dari masa lampau. contoh: teks proklamasi
4. Nilai ilmiah, yaitu arsip yang dapat digunakan untuk mengembangkan
ilmu pengetahuan dan penyelidikan. contoh: hasil karya tulis
5. Guna fiskal, yaitu arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang
keuangan. contoh: kuitansi dan bukti pembayaran pajak
 Menurut vernon B. Santen, arsip mempunyai nilai guna dengan singkatan Alfred
A= Administrasi value (nilai administrasi)
L = Legal value (Nilai hukum)
F = Fiscal value (nilai keuangan)
R = Research value (Nilai penelitian)
E= Education value (Nilai
pendidikan)
D = Documentation value (nilai dokumentasi)

Untuk mengingat betapa pentingnya arsip, maka ingatlah singkatan:

A=Amankan
R= Rawat
S= Semua
I= Informasi
P= Penting
D. Pengertian Kearsipan

Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan,

pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan. warkat menurut sistem tertentu sehingga
saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.
Tujuan Penyelenggaraan kearsipan, antara lain sebagai berikut:

1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman

2. agar Mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat

3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang
dibutuhkan
4. Untuk menghemat tempat penyimpanan

5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip

6. Menjaga kelestarian arsip

 7. Untuk menyelamatkan arsip yang berisi informasi tentang pertanggungjawaban,
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan
E. Jenis peralatan kearsipan

Alat dan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan.
Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun) karena
dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik,
dan sebagainya.
Fungsi peralatan kearsipan antara lain:

1. Sebagai sarana penyimpanan arsip

2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah

pekerjaan di bidang kearsipan
3. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama

ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut:

1. Pengarsipan horizontal, Yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map

dilakukan secara mendatar (horizontal) dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk
pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
2. pengarsipan vertikal, Yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map
dilakukan secara tegak lurus (vertikal) dimana arsip disusun berderet ke belakang.
3. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan
secara berdiri (lateral) dimana arsip disusun berderet menyamping.
Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut:

1. Filing cabinet

2. rotary (alat penyimpanan berputar)

3. lemari arsip

4. rak arsip
 5. map arsip

6. guide

7. ordner

8. stapler

9. perforator

10. numerator

11. kotak/box

12. alat sortir

13. label

14. Tickler file

15. cardex (card index) cabinet

16. rak/ Laci/ kartu

17. alat penyimpanan khusus

F. Jenis-jenis perlengkapan kearsipan

1. Kartu indeks

2. kartu tunjuk silang

3. lemari pinjam arsip (out slip)

4. map pengganti ( out folder)

5. buku arsip

G. Analisa kebutuhan peralatan dan perlengkapan kearsipan

sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli, beberapa
kriteria perlu dipertimbangkan antara lain sebagai berikut:
1. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran Fisik arsip. seperti
peta, surat, foto, dan sebagainya.
 2. peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang
disimpan, sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan
arsip yang bernilai guna tinggi, arsip rahasia, sangat rahasia, dan sebagainya.
3. peralatan yang digunakan juga memperhatikan pertumbuhan atau perkembangan
arsip, Apakah jumlah arsip terus bertambah setiap tahun dan berapa banyak rata-
rata pertambahannya.
4. Peralatan yang akan digunakan juga harus memberikan kemudahan, an arsip harus
dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada lokasinya
5. peralatan yang akan digunakan juga harus mempertimbangkan besar ruangan yang
disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya
6. bentuk organisasi, si Apakah organisasinya besar atau kecil

7. tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan

8. biaya yang tersedia

H. Menghitung kebutuhan peralatan dan perlengkapan kearsipan

Agar biaya yang tersedia dapat digunakan secara efisien dan efektif, maka perlu dilakukan
analisa/ pertimbangan yang cermat terhadap kebutuhan peralatan dan perlengkapan. hal ini
sangat penting agar tidak ada peralatan dan perlengkapan yang tidak digunakan (
mubazir). untuk mengetahui peralatan dan perlengkapan apa saja yang sangat dibutuhkan
oleh suatu kantor, maka bagian pengadaan barang dapat melakukan survei terhadap
kebutuhan peralatan. survei dilakukan secara intern dan ekstern. secara intern dapat
dilakukan dengan mendata peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan oleh setiap unit
kerja. secara eksternal dapat dilakukan dengan mencari peralatan dan perlengkapan yang
bermutu baik dengan harga dengan harga yang bersaing. Disamping itu, penghitungan yang
cermat juga dapat membantu untuk menentukan jenis, Bahan, jumlah peralatan, dan
perlengkapan apa saja yang memang benar-benar perlu disediakan.
2. GLOSARIUM

Alat sortir: Alat yang digunakan untuk memisahkan surat warkat

yang diproses, dikirimkan, kan dan disimpan ke dalam folder.
caption: suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi dokumen/ arsip
untuk tujuan penyimpanan ( feeling)
cardex: alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci
yang dapat ditarik keluar memanjang. didalam cardex terdapat semacam kantong plastik
tempat menyimpan kartu indeks.
duplikasi: salinan atau tembusan (surat) yang serupa benar dengan aslinya

3. DAFTAR PUSTAKA
Mulyani, Sri. Endang R, Sri. 2009. Modul Mengelola dan menjaga system kearsipan untuk
SMK dan MAK. Jakarta: Penerbit Erlangga