MODUL AJAR 5

DOKUMEN BERBASIS DIGITAL

MANAJEMEN PERKANTORAN DAN LAYANAN BISNIS
SMK MA’ARIF JAKARTA
SMK PUSAT KEUNGGULAN
IDENTITAS MATA PELAJARAN

Satuan Pendidikan : SMK MA’ARIF JAKARTA

Bidang Keahlian : Bisnis dan Manajemen
Program Keahlian : Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
Mata Pelajaran : KEJURUAN MPLB
Kelas :X
Fase :E
Capaian Pembelajaran : Pada Akhir Fase E peserta didik mampu menjelaskan
dasar-dasar prosedur penanganan dokumen,jenis peralatan
pengelolaan dokumen dan prosedur penyimpanan
dokumen.
Guru : Hana Sulaiman Fauziyyah,S.S
Tahun Pelajaran : 2021-2022
Alokasi Waktu :
ELEMEN 5 Dokumen Berbasis digital

KOMPETENSI AWAL
Kemampuan awal yang dipersyaratkan untuk mempelajari modul ini Peserta didik Sudah
memiliki kemampuan dasar tentang materi Dokumen Berbasis Digital pada sebuah perusahaan.

PROFIL PELAJAR PANCASILA

 Beriman, bertakwakepadaTuhan Yang MahaEsa, dan berakhlakMulia
 Mandiri
 BernalarKritis
 Kreatif
 Gotong royong
 Kebhinekaan Global

SARANA DAN PRASARAN :

Sumber Belajar :

 Ruang Kelas
 Lab Perkantoran
 Ruang Arsip

Alat :

 Buku Modul PesertaDidik

 LKS
 Smartphone
 Komputer
 BukuTulis
 Pulpen,pensil,Stabilo
 Scanner
 Guide
 Aplikasi Arsip Digital
 Arsip Manual

Bahan :
  Jaringan Internet
 Daftar pertanyaan
 Link Youtube
 Surat masuk
 Surat Keluar
 Form Agenda Surat Masuk dan Keluar

TARGET PESERTA DIDIK :

Perangkat ajar ini dapat digunakan guru untuk mengajar di Kelas X (Sepuluh ) maksimal 36
peserta didik Program Keahlian Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis, pada bidang
keahlian SMK Bisnis dan Manajemen. Terdapat 2 target peserta didik, yaitu :
1. Peserta didik dengan kesulitan belajar (hanya menonjol pada salah satu gaya belajar
saja)
2. Peserta didik dengan pencapaian tinggi

MODA PEMBELAJARAN
Model Pembelajaran :

 Project based learning

 Discovery Learning

Moda Pembelajaran :

 Tatap Muka

Metode Pembelajaran :
 Pengamatan
 Praktek Langsung
 Tanya jawab
 Diskusi
 Pengelolaan

KETERSEDIAAN MATERI :
Materi disajikan dalam bentuk aktivitas pembelajaran
(Menjelaskan,Mengidentifikasi,Mempraktekan dan Mengelola) sehingga menghasil proses
kognitif, afektif dan psikomotorik yang membentuk karakter tediri :
  Menjelaskan materi yang akan di diskusikan bersama
 Mengidentifikasi jenis-jenis arsip, prosedur pengelolaan arsip, penyimpanan arsip serta
pemusnahan arsip
 Mempraktekan prosedur pengelolaan arsip, penyimpanan arsip serta pemusnahan arsip
 Mengelola arsip baik individu maupun kelompok

KATA KUNCI :
 Arsip atau Dokumen
 Jenis-jenis Dokumen
 Penyimpanan Dokumen
 Digitalisasi Dokumen
 Pemusnahan Dokumen Manual dan Digital

PERSIAPAN PEMBELAJARAN
Asesement
Strategi
No Materi Tempat Alat bantu
Pembelajaran
Diagnostik Formatif Sumatif
1. Dasar- Menjelaskan : Kelas Alat :
dasar 1.1 Pengertian
Surat Masuk Proyektor
penanga Pada
nan Perusahaan Materi
dokumen 1.2 Prosedur Laptop
surat masuk
Pada
Perusahaan
1.3 Penanganan
surat masuk Bahan :
Pada
Perusahaan Modul
Vidio
1.4 Pengertian Pembelajaran
surat keluar
pada
perusahaan
1.5 Prosedur
surat keluar
pada
perusahaan
Penanganan surat
keluar pada

2 1. Jenis Menjelaskan : Kelas Alat :

peralatan 1.1 Jenis-jenis -Peralatan
 pengelola peralatan dokumen
an pengelolaan Ruang -Proyektor
dokumen dokumen Arsip -Filing
1.2 Menyebut cabinet
kan jenis-
-Peralatan
jenis
peralatan
kearsipan
pengelolaa
n dokumen Bahan :
Modul
Form jenis-
Menggunakan : jenis
1.1
peralatan
Mempraktekan
penggunaan
peralatan
kantor saat
pengelolaan
dokumen
3 prosedur Menjelaskan : Kelas Alat :
penyimpa 1.1 prosedur -Surat masuk
nan penyimpanan Ruang -Surat Keluar
dokumen dokumen dan Arsip -Peralatan
sistem
penyimpanan
penyimpanan Lab arsip
Kompute -Komputer
Menerapkan :
1.1 Melakukan r MPLB -Scanner
pengelolaan -flashdisk
penyimpanan
arsip secara Bahan :
sistem -Jaringan
penyimpanan internet
baik secara -Aplikasi
manual maupun pengelola
digital dokumen
-Form
pengelolaan
dokumen

4 Prosedur Menjelaskan : Ruang Alat :

Pemusna 1.1 Prosedur Arsip -Mesin
han Arsip dalam penghancur
Kadaluars pemusnaha Lab -Komputer
a n arsip kompute -Peralatan
1.2 Kelebihan r penyimpanan
dan dokumen
kelemahan -Scanner
pemusnaha -Flasdisk
n arsip
Bahan :
Mengidentifikas -Arsip yang
i: telah di
1.1 Mengidenti petakan
fikasi arsip -Modul
yang sudah
kadaluarsa
baik manual
maupun
digital

Mengelola :
1.1 Mengelola
arsip dengan
memetakan
arsip
berdasarkan
masa
berlakunya
KOMPETENSI AWAL
TUJUAN PEMBELAJARAN :

a. Fase “E”
b. Rumusan Capaian Pembelajaran masing-masing elemen adalah sebagai berikut

Dokumen Berbasis Digital Pada Akhir Fase E peserta didik

mampu menjelaskan dasar-dasar
prosedur penanganan dokumen,jenis
peralatan pengelolaan dokumen dan
prosedur penyimpanan dokumen.
c. Tujuan
Pembelajaran yang Ingin Dicapai :
1. Mengidentifikasi jenis dokumen MPLB
2. Menjelaskan pengertian mengenai surat masuk dan surat keluar pada perusahaan
3. Menjelaskan prosedur surat masuk dan surat keluar pada sebuah perusahaan
4. Mengidentifikasi penanganan surat masuk dan surat keluar pada sebuah perusahaan
5. Penanganan surat masuk dan surat keluar pada perusahaan
6. Mengidentifikasi jenis saran/prasarana pengelolaan dokumen sesuai kebutuhan
7. Menjelaskan prosedur perawatan dokumen kantor
8. Menjelaskan prosedur pemusnahan dokumen kantor

PERTANYAAN PEMANTIK :

Perhatikan dan berikan pendapat kamu terhadap gambar yang kamu cermati !

…………………………………………….
…………………………………………….
…………………………………………….
…………………………………………….
…………………………………………….
…………………………………………….
…………………………………………….
….......…………………………………….
…………………………………………….
…………………………………………….
…………………………………………….
….......…………………………………….
 …………………………………………….
…………………………………………….
…………………………………………….
…………………………………………….
…………………………………………….
….......…………………………………….

…………………………………………….
…………………………………………….
…………………………………………….
…………………………………………….
…………………………………………….
….......…………………………………….

……………………………………………...
......................................................................
……………………………………………...
.....................................................................
…………………………………………….

KEGIATAN PEMBELAJARAN :
Pertemuan 1 : 6 JP x 45 Menit

PENDAHULUAN
1. Guru memasuki kelas memberi salam.

2. Guru menunjuk siswa untuk memimpin doa di depan kelas, mengabsensi kehadiran
siswa serta menanyakan kabar siswa

3. Guru memancing pertanyaan mengenai penjelasan materi minggu lalu

 4. Guru memberikan motivasi serta reward bagi peserta didik yang mampu menjawab
dan memberikan penjelasan

INTI
1. Peserta didik mengamati penjelasan yang di sampaikan oleh guru

2. Peserta didik mengamati gambar atau video yang guru tayangkan sebagai bahan
materi

3. Peserta didik memberikan tanggapan atas pengamatan tersebut

4. Guru memberikan umpan pertanyaan kepada peserta didik

5. Diskusi kelas

PENUTUP
1. Refleksi : Guru meminta siswa untuk memberikan kesimpulan dari pembahasan

2. Guru memberikan reward bagi siswa yang berani memberikan tanggapan

3. Guru membimbing peserta didik dalam merangkum materi yang telah dipelajari
dengan mengacu pada indicator pencapaian kompetensi.

4. Pengayaan : Guru memberikan tugas pengelolaan dokumen manual maupun digital

baik mandiri maupun berkelompok

PENILAIAN PEMBELAJARAN (ASSESMENT)

TERTULIS PERFORMA SIKAP

Menggunakan tes tertulis Dengan Teknik observasi guru
yang telah disiapkan mengamati kinerja sebagai
guru aspek keterampilan peserta
didik Dilihat dari hasil pekerjaan
dan kelengkapannya
 Disiplin (Dapat dilihat dari
timestamp saat mulai
mengerjakan)
 Kerja keras dan Tanggung
Jawab (Dapat dilihat dari
kelengkapan dalam
mengerjakan soal
  Gotong royong (dapat
dilihat dari kelengkapan
praktek berkelompok)

Asesmen Diagnostik 1.
1. Asesmen Diagnostik Non-Kognitif Gaya belajar, karakter dan minat peserta didik Berilah skor 1
bila jawabanmu “YA” dan 0 bila “TIDAK” pada kotak dibawah ini!
2. Asesmen Diagnostik Kognitif Untuk memperjelas pemahaman terhadap Dokumen berbasis
digital maka perlu lakukan terlebih dahulu asesmen mandiri sebagai berikut : Menjawab dengan
jujur dari pernyataan berikut dengan memberi tanda ceklis pada kolom benar atau salah

No Pertanyaan Ya Tidak

Asesmen Formatif Menilai lembar kerja peserta didik (melalui diskusi) dan
observasi saat diskusi
a. LKPD 1 Dokumen Berbasis Digital Secara Mandiri

b. LKPD 2 Pengelolaan Dokumen Berbasis Digital secara berkelompok

c. LKPD 3 Project Kaloborasi

4. Asesmen Sumatif

1. Kata arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani, yaitu ….

A. Archium *
B. Archief
C. Filling
 D. File
E. Archives

2. Kelompok yang berfungsi sebagai petunjuk tempat arsip disimpan, yaitu

….
A. Folder
B. Guide *
C. Tab
D. Indeks
E. Laci

3. pada pengelolaan arsip sistem pokok masalah, diperlukan daftar ….

A. Indeks
B. Nama
C. Folder
D. Guide
E. Klasifikasi *

4. Berfungsi untuk memeriksa penyimpanan surat dengan melihat adanya

tanda merupakan bagian ….
A. Peraturan mengindeks
B. Menyusun daftar klasifikasi
C. Menyiapkan peralatan dan perlengkapan
D. Prosedur penyimpanan arsip *
E. Prosedur penemuan kembali arsip

5. Di bawah ini yang bukan kelebihan penggunaan sistem nomor adalah

….
A. Dapat digunakan dalam segala bentuk dokumen atau surat
B. Penyimpanan dapat lebih teratur dan teliti
C. Nomor dokumen dapat diperluas
D. Banyak waktu yang digunakan untuk mengindeks *
E. Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat
PENGAYAAN dan REMEDIAL
Lakukan pengelolaan prosedur surat masuk dan surat keluar yang ada di lingkungan sekolah,dan
lakukan prosedur penyimpanan secara system abjad,tanggal,subjek,wilayah (pilih salah satu)
baik secara manual maupun digital.

REFLEKSI
a. Refleksi Guru Refleksi adalah kegiatan yang dilakukan dalam proses belajar mengajar dalam
bentuk penilaian tertulis dan lisan oleh guru untuk peserta didik dan mengekspresikan kesan
konstruktif, pesan, harapan dan kritik terhadap pembelajaran yang diterima, Guru dapat
mengajukan pertanyaan kepada peserta didik, dengan minta pendapat tentang cara mengajar,
suasana pembelajaran,pemahaman pembelajaran.ataupun meminta kritik dan saran kepada
peserta didik terhadap pembelajaran dan dirinya.hal ini dapat dilakukan menjelang
pembelajaran berakhir sehingga tidak menggangu pembelajaran.

b. Refleksi Peserta Didik

Agar pembelajaran semakin menyenangkan dan bermakna untuk kalian, yuk sejenak berefleksi
tentang aktivitas pembelajaran kali ini. Isilah penilaian diri ini dengan sejujur-jujurnya dan
sebenar-benarnya sesuai dengan perasaan kalian ketika mengerjakan suplemen bahan materi
ini! Bubuhkanlah tanda centang (v) pada salah satu gambar yang dapat mewakili perasaan kalian
setelah mempelajari materi ini.
Setelah mempelajari materi diatas deskripsikan apa yang telah Kalian dapatkan dengan panduan
pertanyaan berikut:

1. Apa yang kalian ketahui mengenai dokumen berbasis digital

....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
2. Apa yang akan kamu lakukan ketika ada dokumen yang hampir rusak
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
3. Apa yang dapat kamu lakukan untuk merawat dokumen manual dan digital
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
4. Apa yang kamu pikirkan ketika melihat dokumen yang tidak ada sistem saat
penyimpanan
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
5. Apa harapan kamu saat mempelajari dokumen berbasis digital
....................................................................................................................................

BAHAN BACAAN UNTUK GURU DAN

PESERTADIDIK

DOKUMEN BERBASIS DIGITAL

A. Dokumen
1. Pengertian Dokumen

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), dokumen adalah surat yang
tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan.
Arti lain dalam KBBI, dokumen adalah barang cetakan atau naskah karangan
yang dikirim melalui pos. Dokumen juga berarti rekaman suara, gambar
dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan. Menurut
Kamus Oxford, dokumen adalah selembar materi tertulis, cetak atau
elektronik yang memberikan informasi atau bukti yang berfungsi sebagai
catatan resmi. Dalam Kamus Oxford, dokumen (kata kerja) berarti merekam
sesuatu dalam bentuk tertulis, fotografi atau lainnya.
Secara umum, dokumen adalah sebuah catatan atau tangkapan dari sebuah
peristiwa atau sesuatu sehingga informasi tentang hal tersebut tidak akan
hilang. Dokumen adalah bentuk informasi. Biasanya informasi pada dokumen
ditulis tangan tapi juga bisa dibuat dari gambar dan suara.

2. Fungsi Dokumen

Dokumen memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Alat komunikasi antar pihak-pihak yang menerima dokumen

2. Menjadi bukti pekerjaan yang telah dilakukan
3. Sebagai data pendukung yang meringankan suatu permasalahan
4. Sebagai data pendukung untuk proses pengiriman kargo
5. Menjaga dokumen agar keasliannya tidak rusak
6. Sebagai alternatif penyimpanan dari sebuah dokumen

3. Ciri Dokumen

Dokumen memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

a. Menyajikan informasi kepada semua pihak terkait

b. Membantu pihak terkait membuat keputusan
c. Memiliki nilai hukum sehingga layak digunakan sebagai alat bukti
d. Memberikan instruksi untuk memecahkan masalah, atau pedoman untuk
menyelesaikan pekerjaan
e. Membantu proses penyelesaian pekerjaan di kantor

4. Jenis Dokumen Terbagi Dua :

a. Dokumen Berbasis Manual yaitu dokumen yang dilakukan secara manual
dalam segi penyimpanan nya secara system yang berlaku seperti system
abjad,system subjek,system tanggal,system wilayah .
b. Dokumen Berbasis Digital yaitu dikumen yang dilakukan secara
digitalisasi baik dari proses pembuatan, pengiriman maupun penyimpanan
nya.

LAMPIRAN

LEMBAR KERJA PRAKTIK INDIVIDU

LEMBAR KERJA
PESERTA DIDIK
(LKPD) 1

NILAI PARAF
Nama :

Kelas :

CATATAN GURU

LEMBAR KERJA PRAKTIK KELOMPOK

LEMBAR KERJA PESERTA DIDIK 2

PEMBAGIAN TUGAS KELAS
Ketua : Objek :
Sekretaris :
Anggota : Tanggal Pengamatan :
a. Bagaimana Prosedur Penanganan surat
masuk dan surat keluar

b. Hal-hal apa saja yang harus

diperhatikan dalam penanganan surat
masuk dan surat keluar

c. Buatlah prosedur penyimpanan

dokumen manual dan dokumen
berbasis digital

d. Buatlah alur prosedur pemusnahan

dokumen baik secara manual maupun
digital
 DOKUMENTASI
1. 2.

3. 4.

KESIMPULAN

LEMBAR KERJA PROJEK

LEMBAR KERJA PESERTA DIDIK 2

PEMBAGIAN TUGAS KELAS :
Ketua :
Sekretaris : Objek :
Anggota :
Tanggal Pengamatan :

Projek Yang DiLakukan :

Mata pelajaran :
1.
2.
3.
Guru yang mengawasi :
1.
2.
3.

Mata Pelajaran : Proses yang dilakukan :

Projek : 1.
1. 2.
2. 3.
3.
Mata Pelajaran : Proses yang dilakukan :
Projek : 1.
1. 2.
2. 3.
3.
Mata Pelajaran : Proses yang dilakukan :
Projek : 1.
1. 2.
2. 3.
3.
Nilai Profile Pelajar Pancasila Yang Terkait Implementasi
Dalam Projek :
1.
2.
3.

dst
DOKUMENTASI
1. 3.

2. 4.

KESIMPULAN