MODUL AJAR MPLB ELEMEN PENGELOLAAN RAPAT PERTEMUAN-0mEvF

MODUL
AJAR
KELAS
PENGELOAAN XI
PERTEMUAN / RAPAT SEBELAS
MODUL BAHAN AJAR DMPLB
MODUL AJAR
DASAR-DASAR MANAJEMEN PERKANTORAN DAN
LAYANAN BISNIS
KELAS XI MPLB
A. IDENTITAS
Nama Sekolah SMKN 11 BANDUNG
Kelas / Semester X MPLB/1
Tahun Pelajaran 2021-2022
Alokasi Waktu 6 JP x 45 Menit
Kompetensi Awal Pengeloaan Rapat / Pertemuan
Bernalar Kritis, Mandiri dan Kreatif: Peserta didik
akan mengembangkan kemampuan bernalar kritis,
Profil Pelajar Pancasila mandiri dan kreatif setelah memperoleh dan
memproses informasi tentang teknik dasar layanan di
bidang Pengeloaan Rapat / Pertemuan
Alat dan bahan: Bahan tayangan, laptop, dan projector
Sarana dan Prasarana Sumber Belajar: Internet dan lembar kerja peserta
didik
Peserta didik yang telah memenuhi pencapaian
pembelajaran sebelumnya dan semua peserta didik
Target Peserta Didik
kelas X MPLB dapat memahami dalam pembahasan
materi ini
Model Pembelajaran Blended learning, Problem based learning
B. KOMPETENSI INTI
1. Peserta didik mampu memahami dalam pengelolaan
rapat/pertemuan secara online maupun offline
Tujuan Pembelajaran 2. Peserta didik mampu memahami penyiapan bahan /
materi presentasi
3. Peserta didik mampu memahami notulen rapat

Setelah melakukan pembelajaran siswa diharapkan
memahami mengenai layanan di bidang pengelolaan
rapat/pertemuan. Diharapkan siswa mampu menerapkan
Pemahaman Bermakna
prosedur persiapan kegiatan rapat/pertemuan secara online
maupun offline, menyiapkan bahan/materi presentasi, dan
membuat notulen rapat.
1. Apakah Anda mengetahui tentang pengelolaan

rapat/pertemuan secara online maupun offline?
Pernyataan Pemantik 2. Manakah yang lebih efektif dari rapat online atau
offline?
3. Mengapa sekretaris harus membuat notulen saat rapat?
Mempersiapkan bahan ajar dan perlengkapan bahan ajar

Persiapan Pembelajaran Mereview dokumen asesmen diagnostik sebagai bantuan
dalam proses pembelajaran
Kegiatan Pembelajaran
 Peserta didik dan guru memberi salam
 Peserta didik diminta perwakilannya oleh guru untuk
memimpin doa
 Peserta didik dan guru bersama-sama mengecek
kehadiran dan kebersihan kelas (Kegiatan Adiwiyata)
 Peserta didik bersama dengan guru membahas tentang
Pendahuluan kesepakatan yang akan diterapkan dalam pembelajaran
 Peserta didik mendapat informasi mengenai Tujuan
Pembelajaran, aktivitas pembelajaran, dan asesmen
yang akan dilakukan
 Peserta didik dan guru berdiskusi melalui pertanyaan
pemantik, “Manakah yang lebih efektif dari rapat
online atau offline ?”
Kegiatan Inti Mulai dari diri sendiri:
 Apakah Anda mengetahui tentang pengeloaan
rapat/pertemuan?
 Manakah yang lebih efektif dari rapat online atau
offline?
 Mengapa sekretaris saat rapat harus membuat notula
rapat?

Eksplorasi Konsep
 Peserta didik menelaah materi pengelolaan
rapat/pertemuan
Ruang Kolaborasi
 Peserta didik berdiskusi secara kelompok untuk
menemukan gagasan (pengenalan isu dan argumen)
dan pandangan penulis yang ada di dalam teknik
pengeloaan rapat/pertemuan.
 Peserta didik berdiskusi secara berkelompok untuk
mengumpulkan pengenalan isu dan argumen penulis
yang ada di dalam teknik pengeloaan
rapat/pertemuan yang dibaca.
 Peserta didik menganalisis teknik pengeloaan
rapat/pertemuan yang dibaca.
 Peserta didik menilai keberterimaan keberpihakan
penulis dengan memerhatikan argumen yang telah
disampaikan sebelumnya.
 Peserta didik menyampaikan intisari tiap
kelompoknya
Refleksi terbimbing :
 Peserta didik merefleksikan pembelajaran dengan
bantuan pertanyaan dari guru, seperti:
a. Mengapa kamu dapat menerima/tidak menerima
keberpihakan yang disampaikan penulis?
b. Apa manfaat kamu dalam mempelajari gagasan
dan pandangan penulis ini?
 Peserta didik dapat menanyakan hal yang tidak dipahami
pada guru
 Peserta didik mengomunikasikan kendala yang dihadapi
Penutup selama mengerjakan
 Peserta didik menerima apresiasi dan motivasi dari guru
 Peserta didik berdoa untuk menutup pembelajaran
Asesmen
Asesmen Diagnostik
Asesmen Formatif

 Daftar ceklis dari Tugas 1
 Presentasi dari Tugas 2
Asesment Sumatif
 Test tertulis (Multiple choice)
 Uji Praktik
Pengayaan dan Remedial

 Pengayaan diberikan pada peserta didik dengan capaian tinggi agar mereka dapat
mengembangkaan potensinya secara optimal. Pengayaan dilakukan secara mandiri
oleh peserta didik melalui LMS / E- Learning yang di sediakan atau menggunakan
media sosial.
 Remedial diberikan kepada peserta didik yang membutuhkan bimbingan untuk
memahami materi atau pembelajaran mengulang. Remedial dilaksanakan secara
individual atau kelompok
Refleksi Peserta didik dan Guru
1. Apakah ada kendala pada kegiatan pembelajaran?
2. Apakah semua siswa aktif dalam kegiatan pembelajaran?
3. Apa saja kesulitan siswa yang dapat diidentifikasi pada kegiatan pembelajaran?
4. Apakah siswa yang memiliki kesulitan ketika berkegiatan dapat teratasi dengan baik?
5. Apakah seluruh siswa dapat dianggap tuntas dalam pelaksanaan pembelajaran?
C. LAMPIRAN
Lembar Kerja Peserta Didik
Assesment diagnostik
Assesment formatif
Assesment sumatif
Bahan Bacaan Guru dan Peserta Didik
Internet dan modul bahan ajar (dibuat dalam lembar terpisah)
Glossarium
Daftar Pustaka

LAMPIRAN

Materi Pembelajaran
BAB 6
PENGELOLAAN RAPAT / PERTEMUAN
RINGKASAN MATERI
1. Konsep Pengeloaan Rapat / Pertemuan secara Online maupun Offline.
2. Penyiapan Bahan / Materi Presentasi.
3. Notulen Rapat.
CAPAIAN PEMBELAJARAN
Pada akhir fase E peserta didik mampu menerapkan prosedur persiapan kegiatan
rapat/pertemuan secara online maupun offline, menyiapkan bahan/materi presentasi, dan
membuat notulen rapat.
MATERI
Apa itu rapat?
Bandingkanlah dua metode rapat yang ada di bawah ini?
sumber : google.com

A. PELAKSANAAN RAPAT / PERTEMUAN
1. PENGERTIAN RAPAT
Rapat merupakan pertemuan atau berkumpulnya minimal dua orang atau lebih
untuk memutuskan suatu tujuan. Rapat juga dapat dijadikan sebagai media
untuk berkomunikasi antar manusia atau pimpinan kantor dengan staffnya.
Rapat juga dapat diartikan sebagai media komunikasi kelompok yang bersifat
tatap muka yang sering diselenggarakan atau dilakukan oleh banyak organisasi
baik itu swasta ataupun pemerintah. Rapat sering dijadikan seseorang atau
sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan
tertentu.
Pada pengertian lain rapat juga dapat diartikan sebagai kumpulan sekelompok
orang yang bersifat formal dengan melibatkan empat orang atau lebih dengan
tujuan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan
keputusan, dan pemberian motivasi.
Sasaran akhir diadakannya rapat yaitu untuk mempertemukan peserta rapat

secara langsung demi terjalinnya komunikasi, agar peserta rapat dapat
berkontribusi langsung dalam pembicaraan sehingga pemikiran ide untuk
penyelesaian masalah dapat tersampaikan langsung, agar peserta rapat dapat
terangsang secara langsung dalam memahami setiap permasalahan yang
dihadapi, agar peserta rapat dapat sama-sama berkontribusi dalam pencapaian
tujuan tertentu.
Umumnya pertemuan atau rapat dilaksanakan untuk membicarakan suatu hal

yang memerlukan pemecahan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, rapat
adalah pertemuan atau perkumpulan untuk membicarakan sesuatu sidang
majelis.
Dalam pandangan lain, rapat bisa diartikan, sebagai berikut:

 Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi
 Rapat sebagai kegiatan musyawarah kelompok untuk mufakat
 Rapat yaitu media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka, Agar
dapat mencapai kesepahaman dan memutuskan pengambilan langkah
tentu dalam rangka kerja sama yang tetap.
Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa definisi rapat

adalah suatu pertemuan antar anggota organisasi/perusahaan yang bertujuan
merundingkan/memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan
organisasi/perusahaan.
2. FUNGSI RAPAT
Fungsi penyelenggaraan suatu rapat yaitu:

 Untuk memecahkan masalah
 Untuk menyampaikan informasi
 Sebagai forum demokrasi didalamnya peserta rapat diharapkan
berpartisipasi membahas dan memecahkan masalah-masalah yang
dikemukakan
 Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat dan
organisasi/perusahaan
 Sebagai sarana bernegosiasi
 Sebagai sarana pembentukan peraturan, seperti membuat tata tertib,
undang-undang atau ketentuan hukum.
3. MANFAAT RAPAT
Manfaat penyelenggaraan suatu rapat, sebagai berikut:
 Memudahkan komunikasi dan koordinasi kerja kantor
 Mengumpulkan dan menciptakan data dan informasi, merekapitulasi data
dan informasi
 Membuat perencanaan baru atau melakukan revisi terhadap perencanaan
yang ada. Didalamnya termasuk membuat keputusan yang terbaik.
 Melakukan pembagian tugas berdasarkan kemampuan dan kesanggupan
masing-masing.
4. Jenis-jenis Kepemimpinan Rapat

Dalam sebuah rapat, faktor pemimpin sangatlah penting untuk mengendalikan
sebuah rapat. Berikut ini akan dibahas lebih lanjut mengenai tipe-tipe pemimpin
rapat:
1. Tipe otoriter
Pemimpin otoriter adalah pemimpin yang suka memaksakan kehendaknya,
merasa saling berkuasa dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga
kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk
mengemukakan pendapatnya. Hal ini akan mengakibatkan hasil keputusan
rapat kurang dapat dipertanggungjawabkan dan dilaksanakan, karena bukan
merupakan keputusan bersama dan mungkin saja ada pihak-pihak yang tidak
puas terhadap hasil keputusan rapat tersebut.
2. Tipe demokratis
Pemimpin demokratis adalah pemimpin yang bersifat terbuka, mau menerima
kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta
rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing,
pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok.

Keputusan yang diambil oleh pemimpin rapat merupakan hasil musyawarah
kelompok.
3. Tipe laizess-faire
Pemimpin laizess-faire adalah pemimpin yang memberikan kebebasan
kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin
tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung
dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif dan cenderung bersikap
sebagai penonton saja. Rapat yang dipimpin oleh pimpinan tipe ini seolah-
olah tidak ada pemimpinnya, sehingga hasil keputusan rapat biasanya tidak
sesuai dengan tujuan rapat yang diharapkan.
5. Teknik Penyelenggaraan Pertemuan/Rapat
a. Etika Dalam Penyelenggaraan Rapat

Dalam menjalin hubungan sosial dan hubungan bisnis, kita harus
beretika atau menggunakan etika. Etika merupakan norma, nilai kaidah, atau
ukuran tingkah laku yang baik yang sesuai dengan agama, tradisi, dan hukum
setempat. Agar hubungan komunikasi berjalan dengan lancar, maka selain
mengetahui etika kita pun harus menerapkan etika dalam bersosialisasi dan
berbisnis. Salah satu yang harus dipahami dan diterapkan adalah etika di
dalam penyelenggaraan rapat. Ketika akan melaksanakan pertemuan (bisnis
atau rapat), maka perhatikanlah prosedur pertemuan dan etika dalam
penyelenggaraan rapat. Adapun yang dimaksud dengan etika dalam
penyelenggaraan rapat adalah norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku
yang baik ketika melakukan rapat.
Beberapa etika dalam penyelenggaran rapat yang harus diperhatikan dan
diterapkan diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Pihak Panitia Penyelenggara Rapat
1) Menyelengarakan rapat sesuai prosedur yang berlaku
2) Menata ruangan dengan baik
3) Menempatkan tempat duduk untuk orang sesuai dengan kedudukan
atau jabatan orang yang bersangkutan
4) Mengundang peserta rapat beberapa hari sebelum pelaksanaan rapat (3
sampai 7 hari sebelum pelaksanaan rapat)
5) Menghargai seluruh peserta rapat

6) Membagikan masalah dengan sopan dan tertib
7) Menggunakan bahasa yang baik, santun, dan dapat dipahami
b. Pihak Peserta Rapat
1) Hadir tepat waktu
2) Mengikuti aturan atau tata tertib rapat
3) Mematikan handphone-nya
4) Tidak merokok ketika rapat berlanngsung apalagi di ruangan AC
5) Bersikap menghargai orang yang sedang berbicara
6) Tidak bersikap emosional atau marah
7) Tidak bersikap egois
8) Bersikpa sopan, santun, dan bijaksana
9) Menggunakan bahasa yang santun
b. Gaya Komunikasi
Gaya berkomunikasi sebenarnya merupakan bagian dari etika dalam
penyelenggaraan rapat. Pada saat rapat, setiap orang yang berbicara
mempunyai kebiasaan dan gaya tersendiri atau mempunyai gaya komunikasi
yang berlainan. Bagaimanakah gaya komunikasi yang baik? Seseorag dapat
dikatakan terampil berkomunikasi jika dapat melakukan komunikasi yang
efektif. Komunikasi yang efektif dapat berlangsung jika memenuhi beberapa
persyaratan-persyaratan berikut:
1) Persepsi
Peserta rapat harus mampu menyampaikan pesan, pendapat, dan
pandangannya dengan tepat sehingga dapat diterima oleh semua orang.
2) Ketepatan
Peserta rapat harus mampu menyampaikan pemikiran sesuai dengan
kerangka berpikir lawan bicara, sehingga terhindar dari
misscommunication (komunikasi yang salah)
3) Kredibilitas
Ketika berkomunikasi saat rapat, setiap peserta harus memiliki rasa saling
percaya.
4) Pengendalian
Seseorang yang pandai mengendalikan diri ketika berbicara, maka dia pun
akan berupaya agatr pandai mengendalikan lawan bicaranya.

5) Kecocokan/Keserasian
Peserta rapat harus berusaha menjalin hubungan yang baik dengan semua
orang, bersikap bersahabat, menyenangkan, menghormati, dan memberi
kesan yang baik terhadap lawan bicara.
Selain kelima unsur tersebut, dalam gaya komunikasi terdapat hal-hal yang
dapat menarik dalam mempengaruhi pembicaraan adalah sebagai berikut:
1) Pakaian
Cara seseorang berpakaian mencerminkan kepribadiannya. Cara
berpakaian yang rapi, bersih, tepat (sesuai situasi) akan menumbuhkan
rasa percaya diri dan harga diri.
2) Pandangan Mata
Pada saat berbicara, pandangan mata perlu terarah dengan baik karena
pandangan mata seseorang memperlihatkan kepribadian, tata krama, dan
kewibawaan.
3) Mimik Wajah
Pada saat berbicara, mimik wajah harus disesuikan dengan isi
pembicaraan. Mimik wajah atau air muka wajah terlihat sedih, gembira,
bersemangat, serius, kaget, dan lain-lain.
4) Sikap Badan
Pada saat berbicara dalam rapat, kadang sambil berdiri. Sikap badan
ketika berbicara, baik duduk maupun berdiri harus tegak, jangan sampai
bungkuk. Sikap badan pada saat berbicara selain tegap, tangan, dan kaki
harus terkendali.
5) Suara
Setiap orang tentunya mempunyai suara yang berbeda. Ada suara yang
melengking, merdu, berat, parau, biasa, dan sebagainya. Suara merupakan
pembawaan seseorang dan menjadi ciri khas setiap orang. Suara dapat
berbunyi lebih baik jika memperhatikan hal-hal berikut:
a) Jelas, kata-kata diucapkan secara jelas maksudnya dapat didengar dan
dipahami oleh lawan bicara.

b) Intonasi, tekanan dan nada suara tidak monoton, harus ada nada turun
naik pada saat tertentu. Pembicaraan harus tahu kata-kata yang perlu
diberi tekanan.
c) Semangat, suara yang diucapkan dengan penuh semangat akan turut
menghangatkan suasana dan menular kepada para pendengar.
d) Ekspresi, suara harus diungkapkan dengan penuh penghayatan.
6) Tulisan
Tulisan turut berpengaruh terhadap gaya komunikasi. Pada saat rapat,
seseorang pembicara kadang harus menjelaskan sesuatu disertai tulisan.
Tulisan harus jelas sehingga dapat terbaca orang lain.
c. Teknik-Teknik Penyelenggaraan Rapat

a. Teknik membuka rapat
Teknik membuka rapat adalah seni atau cara tertentu yang membutuhkan
skill dan pengetahuan untuk membuat pembukaan rapat menjadi lancar.
Teknik tersebut diantaranya:
1) Teknik garis bawah, teknik mengemukakan pembicaraan mulai dari
penyampaian pokok-pokok utama secara runtun hingga berkahir pada
penjelasannya masing-masing.
2) Teknik sentralisasi, pada teknik ini mulai dari pemberian salam,
ucapan terima kasih atas kehadiran peserta, perkenalan antar peserta,
penyampaian protokoler rapat, termasuk juga interupsi, saran dan
kritik harus melalui jalur kendali sang pemimpin rapat.
3) Teknik jemput bola/integrasi, teknik ini dimulai dengan pengucapan
salam dan ucapan terima kasih. Kemudian diselingi dengan
pertanyaan atau pemberian kesempatan kepada peserta untuk turut
menentukan sistematika jalannya protokoler rapat yang dianggap
paling efektif. Jika urutan agenda rapat sudah disepakati bersama,
maka satu persatu acara diselenggarakan dengan tertib
Selain itu, di dalam membuka rapat juga perlu diperhatikan hal-hal
sebagai berikut:
1) Kalimat pembuka harus menarik atau memikat
2) Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para
pendengar secara cermat

3) Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik
yang akan dibahas
4) Berikan penjelasan dan penekanan pada tujuan dari pembicaraan.
Selain itu, hal-hal yang dianggap penting perlu diulang-ulang agar
terserap dengan jelas oleh para pendengar.
5) Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik
perhatian pendengar
6) Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik sebagai
berikut:
a) Penggunaan data
b) Anekdot
c) Membuat pertanyaan
d) Mengungkapkan sesuatu yang unik dan menarik
e) Peribahasa
b. Teknik menutup rapat
Teknik menutup rapat adalah seni atau cara tertentu yang membutuhkan
skill dan pengetahuan untuk membuat penutupan rapat menjadi lancar.
Beberapa teknik dalam menutup rapat diantaranya adalah:
1) Menyusun ringkasan atau kesimpulan
Pada akhir pembicaraan, pembicara harus mengulangi garis besar isi
atau topik yang telah dibahas. Maksud membuat ringkasan adalah
agar para pendengar mengingat kembali garis besar isi pembicaraan,
sehingga melalui ringkasan ini para pendengar mengetahui secara
jelas isi dan maksud pembicaraan.
2) Kalimat penutup
Kalimat penutup berguna untuk menggugah kembali minat dan
perhatian para pendengar terhadap isi pembicaraan yang telah
dibahas. Pendengar diingatkan agar dapat ikut merasakan dan
menyerap apa yang telah dibicarakan, kadang pendengar tidak
mengikuti pembicaraan secara keseluruhan. Dalam kalimat penutup
diungkapkan ikhtisar pembicaraan yang diambil pada ringkasan.
Berikut beberapa ketentuan cara seseorang menutup pembicaraan:
a) Kalimat penutup harus diucapkan pembicara karena merupakan hal
penting yang akan diingat oleh para pendengar sehingga berkesan

b) Pada akhir pembicaraan tidak perlu dikemukakan bahwa
pembicara berniat mengakhiri pembicaraan dengan menggunakan
kalimat yang berlebihan
c) Persiapkan dengan sebaik-baiknya kalimat penutup pembicaraan.
Antara kalimat pembuka dengan kalimat penutup harus ada
hubungannya. Sebelum berbicara, kalimat pembuka dan penutup
harus dipersiapkan dengan baik dan tepat
d) Beberapa cara untuk membuat kalimat penutup pembicaraan
sebagai berikut:
 Mengulangi inti pembicaraan dan penjelasan singkat
 Berisi anjuran agar pendengar melakukan tindakan sesuatu
 Berisi pujian/sanjungan kepada pendengar
 Usahakan agar para pendengar merasa senang, tersenyum,
bahkan tertawa
 Penutup dapat diakhiri dengan peribahasa, syair, kutipan dari
kitab suci yang sesuai, kata bijak dari orang terkenal dan sesuatu
yang membangkitkan semangat para pendengar serta harapan
e) Bahasa yang digunakan santun dan komunikatif
c. Teknik memimpin dalam rapat
Salah satu faktor keberhasilan dalam penyelenggaraan rapat adalah
adanya pemimpin rapat yang baik dan terampil. Siapapun dapat menjadi
pemimpin rapat jika telah mengetahui dan berpengalaman di dalam cara
memimpin rapat yang tepat. Sikap dan sifat yang harus dimiliki pemimpin
rapat, yaitu sebagai berikut:
1) Seorang pemimpin harus memiliki pengetahuan yang luas, terutama
yang berkaitan dengan pokok masalah yang sedang dibahas menambah
wawasan dengan membaca berbagai buku, membuka internet, dan lain-
lain
2) Seorang pemimpin harus dapat mengendalikan jalannya rapat
3) Pemimpin rapat harus mempunyai sifat yang adil, tidak memihak, jujur,
berwibawa, dan tegas
4) Pemimpin rapat harus mampu mengatur lalu lintas jalannya rapat
5) Pemimpin rapat dapat mengelola rapat secara terarah agar dapat
mencapai tujuan rapat

6) Pemimpin rapat berusaha agar seluruh peserta rapat memiliki
kesempatan untuk memberikan gagasan
7) Pemimpin rapat bisa memimpin rapat menurut prosedur organisasi
Seorang pemimpin rapat pada saat memimpin rapat harus mengetahui
fungsi atau kegunaan dari seorang pemimpin rapat. Adapun fungsi
pemimpin rapat adalah sebagai berikut:
1) Sebagai pengarah
Sebagai pengarah harus lebih siap dan lebih menguasai permasalahan
daripada peserta rapat yang lain, agar dapat mengarahkan rapat dengan
baik.
2) Sebagai layar pemantul
Jika ada peserta dapat mengemukakan pendapat, pemimpin rapat dapat
meneruskan pembicaraan dari satu pendapat kepada pendapat
berikutnya. Seorang pemimpin harus dapat mengambil intisari
pembicaraan dan menyimpulkannya.
3) Sebagai fasilitator
Seorang pemimpin dapat memberikan fasilitas atau kemudahan bagi
peserta rapat
4) Sebagai penengah atau katalisator
Kadang suasana rapat menjadi memanas atau tegang karena adanya
perdebatan. Jika perdebatan berlangsung lama dan diakhiri dengan
sikap emosional, pemimpin rapat harus cepat bertindak sebagai
penengah.
5) Sebagai motivator
Motivator adalah pemimpin yang harus berusaha memberi semangat
ketika rapat berjalan lamban dan membosankan.
6) Sebagai penentu keputusan
Pada saat rapat harus memperhatikan dengan sungguh-sungguh isi
pembicaraan agar dapat mengumpulkan data dan membuat keputusan
yang tepat sesuai dengan keinginan seluruh peserta rapat.
d. Teknik mengajukan pendapat atau bertanya dalam rapat
Jika seseorang akan menyampaikan pendapat dalam rapat dan tujuan
memberitahukan pendengar, maka hal yang diharapkan pembicara adalah
pendengar memahami dengan jelas segala sesuatu yang dikemukakan oleh

pembicara. Pembicara harus berusaha mengungkapkan uraiannya dengan
menggunakan bahasa yang efektif.
Pemakaian bahasa yang efektif memang tidaklah mudah, namun
kesulitan ini bisa diatasi jika pembiacara mempersiapkan diri dengan baik.
Hal-hal yang harus diperhatikan oleh pembicara agar bahasa yang
digunakan ketika menyampaikan pendapat dapat berlangsung secara
efektif, sebagai berikut:
1) Memakai kata-kata yang lugas dan sederhana
2) Memakai kata-kata yang singkat, jelas, dan tepat sesuai kaidah bahasa
3) Menghindarkan pemakaian kata-kata yang bermakna konotatif
4) Menghindarkan pemakaian istilah atau kata-kata asing yang tidak
dipahami oleh orang lain
5) Penyampaian pendapat tidak menyimpang dari tema
6) Jangan merasa pendapat sendirilah yang paling benar dan harus
menghargai pendapat orang lain
B. RAPAT ONLINE
1. PENGERTIAN RAPAT ONLINE

Rapat online sering disebut juga Virtual meeting, virtual Conference
memungkinkan peserta dari jarak jauh atau bahkan dari belahan bumi yang
lain, untuk mengakses pertemuan dan acara langsung dari tempat masing-
masing menggunakan komputer atau perangkat lainnya. Dapat diselenggarakan
sepenuhnya melalui Internet atau jaringan telepon dimana peserta tidak perlu
berkumpul di ruangan fisik yang sama.
Melalui teknologi informasi yang dirancang khusus untuk pengalaman

virtual, peserta dapat bergabung dalam rapat virtual dengan mudah. Selain
acara langsung, konferensi virtual mencakup forum diskusi, peluang jaringan,
pusat sumber konferensi, kemampuan untuk mencari dan mengobrol dengan
peserta konferensi lainnya, dan fitur lainnya. Semua ini dirancang khusus
untuk memberikan kesempatan yang sama kepada peserta virtual untuk
mendapatkan pengalaman rapat yang sama dengan peserta di tempat.
Rapat secara virtual merupakan proses pertemuan antara beberapa pihak secara
virtual atau online menggunakan aplikasi tertentu. Rapat ini dilaksanakan
karena tidak dapat dilaksanakan secara luring/ tatap muka dikarenakan sesuatu
hal, misalnya mendadak, pandemic yang tidak diperkenankan untuk

melaksanakan kegiatan tatap muka, maka cara rapat inilah yang tepat
digunakan.
Rapat online atau virtual meeting adalah salah satu cara efektif untuk
memastikan kolaborasi tim tetap berjalan selama kebijakan work from home ,
misalnya saat diberlakukan sebagai upaya pencegahan virus COVID-19.
Dengan perkembangan teknologi yang semakin maju, virtual meeting semakin
banyak digunaka untuk mempertemukan orang-orang di berbagai lokasi
sehingga dapat bertemu secara virtual dan melalkukan bisnis. Virtual
conference telah menjadi media yang semakin popular dan dapat diterima
untuk mengembangkan dan menjangkau audiens yang lebih besar. Bisnis di
berbagai jenis industry telah menyadari bahwa mengadakan konferensi secara
virtual jauh lebih murah daripada acara tatap muka.
2. PROSEDUR PERSIAPAN RAPAT ONLINELINE EFEKTIF DAN

EFISIEN
Sebelum melaksanakan/ menyelenggarakan rapat secara online, perlu
mengadakan persiapan- persiapan, agar rapat dapat berjalan lancar. Persiapan-
persiapan tersebut antara lain :
1) Persiapan Administrasi
Dalam pelaksanaan rapat secara online , hal-hal yang perlu disiapkan di
bidang administrasi antara lain :
 Membuat Undangan Rapat
 Menyiapkan materi rapat dan slide presentasi
 Menyiapkan presensi
2) Persiapan non Administrasi
Dalam persiapan non administrasi, yang diperlukan al :
2.1. Persiapan peralatan
Peralatan rapat secara online/ virtual conference antara lain :
a. Smart phone
b. Laptop
c. Tablet
2.2 Device untuk Akses Teleconference.
a. Koneksi Internet yang Stabil.
b. Software untuk Teleconference.
c. Peralatan Pendukung Audio.
d. Peralatan Pendukung Video.
2.3. Persiapan Ruang
2.4 Persiapan Petugas
C. PENYIAPAN BAHAN/MATERI PRESETASI

Garr Reynolds pakar presentasi, penulis buku Presentation Zen mengatakan “Tidak
peduli sehebat apapun cara penyampaian presentasi Anda atau seberapun
menariknya slide power point yang Anda buat, jika presentasi Anda tidak
berdasarkan pesan yang solid, maka presentasi Anda tidak dapat berhasil”.
Maksud dari pesan yang solid adalah pesan presentasi yang sesuai dengan kebutuhan
audiens, pas dengan waktu yang tersedia, terstruktur dengan baik, dan mengandung
muatan isi yang kuat dan mantap yang memukau bagi audiens Anda.
Lantas, bagaimana cara menyusun pesan presentasi yang solid yang memukau bagi
audiens Anda ?
Anda dapat menggunakan tujuh langkah yang teruji untuk menyusun pesan
presentasi yang solid yang memukau bagi audiens Anda.
Dengan pendekatan ini, maka Anda akan menentukan terlebih dahulu apa yang ingin
Anda katakan sebelum Anda merancang slide power point. Pendekatan ini mungkin
membuat Anda terkejut bahwa Anda tidak membuat slide power point sampai Anda
selesai menentukan pesan presentasi.
Ketika Anda selesai menentukan apa yang ingin Anda sampaikan, baru kemudian
Anda merancang power pointnya.
Langkah # 1 : Pilih Topik Presentasi
Topik presentasi adalah salah satu faktor yang sangat penting dan menentukan
apakah presentasi Anda akan menarik bagi audiens atau tidak. Jika topik presentasi
yang Anda sampaikan tidak sesuai kebutuhan audiens, maka tidak mudah untuk
mendapat perhatian mereka.
Misalnya, jika Anda melakukan presentasi di depan mahasiswa dengan

menyampaikan topik “Penerapan Pajak Penghasilan”, maka presentasi Anda tidak
mudah untuk membuat mereka tertarik.
Kenapa ?
Karena pada saat itu, topik presentasi yang Anda sampaikan masih belum relevan
dengan mereka.
Selain itu, topik presentasi yang Anda sampaikan perlu sesuai dengan keahlian
Anda. Hal ini sangat penting karena dengan Anda mengetahui topik yang Anda
sampaikan, maka Anda akan dengan mudah untuk menjelaskan kepada audiens
Anda dan Anda juga dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh
audiens Anda.
Langkah # 2 : Kenali Kebutuhan Audiens Anda
Matt Abrahams yang merupakan seorang Professor yang mengajar di Sekolah

Pascasarjana Bisnis Universitas Stanford dimana dia mengajar dua kelas yang sangat
populer yang berhubungan dengan Komunikasi Strategis dan Presentasi Virtual yang

Efektif mengatakan bahwa sebagai seorang pembicara tugas Anda adalah melayani
audiens Anda.
Oleh karena itu, Anda mesti mengenali audiens Anda.
Untuk mengetahui audiens Anda, maka Anda perlu mengidentifikasi beberapa hal,
yaitu :
• Siapa mereka ? Anda perlu mengetahui jenis pekerjaan mereka, rentang usia,
tingkat pendidikan, rasio pria dan wanita, dan tanggung jawab pekerjaan.
• Tingkat pengetahuan audiens pada topik presentasi yang akan Anda sampaikan.
Jangan sampai Anda berpresentasi tentang hal-hal yang sudah audiens Anda
ketahui.
• Apa masalah yang sering dihadapi oleh audiens Anda ? Hal-hal apa saja yang
selama ini menjadi kegelisahan dan kekawatiran mereka ? Apa yang selama ini
mereka inginkan ?
Langkah # 3 : Tentukan Tujuan Presentasi
Setiap kali Anda melakukan presentasi tentunya ada tujuan yang hendak Anda capai.
Apakah Anda ingin membagikan suatu informasi agar audiens Anda tahu, apakah
Anda ingin membujuk audiens Anda untuk menerima suatu ide atau apakah Anda
ingin membuat mereka bisa melakukan sesuatu.
David Pranata dalam bukunya Speak With Power menyebutkan bahwa dalam
memformulasikan tujuan presentasi ada 3 hal yang perlu Anda perhatikan.
Pertama, tentukan tujuan presentasi dari sudut pandang audiens. Maksudnya adalah
Anda harus senantiasa menanyakan apa yang audiens akan dapatkan dari presentasi
yang Anda sampaikan. Dengan menayakan hal tersebut, maka presentasi Anda akan
menjadi lebih berfokus kepada kepentingan audiens.
Kedua, buatlah spesifik. Penetapan tujuan presentasi yang spesifik akan membuat
Anda dapat menyusun pesan presentasi secara lebih fokus. Sehingga, audiens Anda
akan mendapat manfaat yang lebih mendalam.
Ketiga, realistis untuk dicapai. Anda mesti mempertimbangkan apakah dengan

durasi presentasi yang Anda lakukan audiens dapat mencapai apa yang Anda
targetkan.
Contoh tujuan presentasi dengan durasi waktu 15 menit adalah Audiens mengetahui
cara menyusun isi presentasi.
Langkah # 4 : Tentukan Pesan Utama
Apakah presentasi Anda selama lima menit atau satu jam seharusnya hanya memiliki
satu pesan utama.

Pesan Utama adalah sebuah pernyataan yang dituangkan dalam sebuah kalimat yang
jelas dan ringkas yang membuat audiens Anda peduli, mudah memahami dan mudah
mengingatnya.
Pesan Utama Anda bisa ada dua kemungkinan.
Bisa berupa Fakta atau Tindakan.
Fakta adalah sesuatu yang Anda ingin audiens Anda ketahui. Sedangkan, Tindakan
adalah sesuatu yang Anda ingin audiens Anda lakukan.
Misalnya, jika topik presentasi yang Anda bawakan mengenai keterampilan

berbicara dan audiens Anda adalah para insinyur, maka pesan utama yang dapat
Anda susun yang dinyatakan dalam satu kalimat dimana seolah-olah Anda sedang
berbicara dengan satu orang adalah mengembangkan keterampilan berbicara di
depan umum akan meningkatkan karir Anda.
Ada tiga kriteria yang dapat Anda gunakan dalam menuliskan Pesan Utama. Kriteria
tersebut adalah spesifik, sederhana, dan ringkas.
Kriteria pertama adalah spesifik. Pesan Utama yang kabur dan abstrak tidak akan
mudah dibayangkan oleh audiens Anda.
Kriteria kedua adalah sederhana. Anda perlu menggunakan bahasa yang sejelas
mungkin.
Kriteria ketiga adalah ringkas. Pesan Utama yang singkat jauh lebih mudah dipahami
dan diingat.
Langkah # 5 : Susun Isi Presentasi
Mengapa isi presentasi dibuat lebih dulu, bukannya pembukaan presentasi ?
Hal ini supaya jelas point-point penting apa yang ingin Anda sampaikan, sehingga
Anda dapat menyusun pembukaan dan penutupan presentasi yang sesuai.
Isi presentasi berisi point utama dan point pendukung.
Point utama adalah point-point pokok yang ingin Anda sampaikan yang mendukung
pesan utama yang telah Anda tentukan.
Ada beberapa struktur untuk menyusun point utama, yaitu :
• Topikal : Struktur presentasi yang mengatur informasi menjadi sub topik.

• Biner : Masalah-Solusi, Sebab-Akibat, Bandingkan-Kontras, Kerugian-
Keuntungan.
• Sequential : Kronologis, Demonstrasi (langkah 1, langkah 2, langkah 3).
• Spasial : bagian yang berhubungan dengan keseluruhan, geografis.

Contoh point utama yang menggunakan struktur masalah dan solusi yang dimulai
dengan manfaat dengan topik presentasi tentang keterampilan berbicara dan audiens
Anda adalah para insinyur serta Pesan Utama adalah mengembangkan keterampilan
berbicara di depan umum akan meningkatkan karir Anda, yaitu :
Poin Utama 1: Keterampilan berbicara di depan umum penting bagi para insinyur.
Poin Utama 2: Berbicara di depan umum dapat menjadi tantangan bagi para
insinyur.
Poin Utama 3: Cara untuk meningkatkan keterampilan berbicara di depan umum.
Sementara itu, point pendukung presentasi ditujukan untuk mendukung point utama.
Point pendukung yang Anda sampaikan haruslah menjadi sumber energi bagi orang
yang mendengarkannya. Bukan hanya menambah pengetahuan bagi audiens Anda,
tetapi juga harus dapat menggerakan audiens Anda untuk bertindak.
Oleh karena itu, setelah Anda menentukan point utama presentasi, maka Anda perlu
memperkaya point utama presentasi sebagai point pendukung untuk dapat
memuaskan audiens Anda.
Beberapa bentuk point pendukung presentasi yang dapat Anda gunakan, yaitu :
contoh, cerita, statistik, endorsement, dan analogi.
Sebaiknya point utama mempunyai dua point pendukung, misalnya cerita + satu
jenis point pendukung lainnya.
Contoh susunan point utama dan point pendukung.
Point Utama 1: Keterampilan berbicara di depan umum penting bagi para insinyur.
Sub point utama 1: Keterampilan komunikasi sangat penting untuk kemajuan karir.
Point pendukung : Statistik tentang para eksekutif yang menilai keterampilan

komunikasi pada karyawan.
Point pendukung : Contoh tentang presentasi proyek, klarifikasi masalah, dan

wawancara.
Sub point utama 2 : Komunikasi yang buruk dapat menyebabkan hasil yang buruk.
Point pendukung : Certa tentang komunikasi yang buruk menyebabkan kegagalan

proyek 1/3 dari waktu.
Point pendukung : Contoh tentang komunikasi yang buruk.
Langkah # 6 : Susun Pembukaan dan Penutupan Presentasi

Tugas Anda sebagai pembawa pesan adalah menciptakan situasi agar audiens Anda
membutuhkan materi yang Anda sampaikan. Anda perlu memenangkan pikiran dan
hati audiens Anda.
Saat membuka presentasi, Anda harus mampu menciptakan di pikiran dan hati
audiens Anda untuk berkata, “Ya, topik ini saya banget.”
Untuk itulah, Anda harus mampu menjawab pertanyaan audiens, “Mengapa saya
harus mendengarkan Anda ?” Audiens Anda hanya perhatian terhadap informasi
yang berguna bagi mereka.
Ketika Anda mampu memberikan jawaban atas pertanyaan audiens, “Mengapa saya
harus mendengarkan Anda ?, maka Anda akan memenangkan pikiran dan hati
audiens Anda.
Untuk menyusun pembukaan presentasi, Diane Windingland dari Virtual Speech

Coach menjelaskan bahwa ada 3 P yang perlu dibuat, yaitu :
• Pep (attention) : menarik perhatian audiens dengan pertanyaan, cerita, dan

statistik mengejutkan.
• Promise (benefit to audience) : meyampaikan apa manfaat yang didapat oleh

audiens ketika mereka mendengarkan, menguasai dan mempraktekkan apa yang
Anda presentasikan.
• Path (preview of points) : point pratinjau yang berfungsi sebagai peta bagi
audiens Anda untuk mendapatkan manfaat dari presentasi Anda. Contoh, 3 tips
hidup sehat.
Sementara itu, penutupan presentasi merupakan hal yang sangat penting untuk
dilakukan oleh seorang presenter. Jika anda ingin melakukan suatu presentasi, maka
Anda perlu bersungguh-sungguh menyiapkan penutupan presentasi.
Sayangnya, banyak presenter tidak melakukan penutupan presentasi dengan baik.

Akibatnya, audiens mereka tidak lagi ingat pesan yang disampaikan setelah
presentasi berakhir.
Penutupan presentasi sama pentingnya dengan pembukaan presentasi.
Jika tujuan dalam pembukaan presentasi adalah agar audiens Anda tertarik dengan
apa yang Anda presentasikan, maka dalam penutupan presentasi, tujuan Anda adalah
agar audiens ingat dan bergerak untuk melaksanakan pesan yang Anda sampaikan.
Anda sebagai seorang presenter perlu berpikir secara mendalam mengenai gagasan
apa yang perlu dibawa pulang dan dilakukan oleh audiens Anda.
Audiens Anda perlu mengingat satu hal untuk dilakukan dari presentasi yang Anda
bawakan. Itulah pesan utama dari presentasi Anda.
Penutupan presentasi bukan hanya menyimpulkan hal-hal yang telah Anda

sampaikan, tetapi juga harus berupa ajakan bergerak dan melakukan sesuatu.

Diane Windingland dari Virtual Speech Coach Anda menyebutkan bahwa untuk
menyusun penutupan presentasi pada dasarnya Anda dapat membalikkan 3 P yang
ada di pembukaan, yaitu :
• Path : ringkasan point utama.

• Promise : meyampaikan kembali apa manfaat yang didapat oleh audiens ketika
mereka mendengarkan, menguasai dan mempraktekkan apa yang Anda
presentasikan.
• Pep : ajakan untuk bertindak.
Langkah # 7 : Buat Catatan Pesan Presentasi
Rekomendasi yang saya sarankan adalah menulis “catatan presentasi” untuk

membantu Anda untuk tetap pada koridor pesan yang hendak Anda sampaikan.
Catatan presentasi ini bisa kombinasi dari script dan kata kunci atau kelompok kata.
Untuk penjelasan selanjutnya, saya hanya menggunakan istilah script dan kata kunci.
Mari kita mendefinisikan istilah-istilah ini.
“Script” adalah segala sesuatu yang ingin Anda katakan dalam presentasi Anda
yang ditulis kata demi kata. Sedangkan, “kata kunci atau kelompok kata” yang saya
maksud adalah satu kata atau beberapa kata yang dapat mengingatkan Anda tentang
apa yang akan Anda katakan.
Kombinasi script dan kata kunci dapat berfungsi dengan baik, karena setiap metode
memiliki kelebihan dan risiko yang berbeda.
Sebuah script memiliki keuntungan bahwa Anda dapat mengatakan apa yang ingin
Anda katakan, persis seperti yang Anda rencanakan. Jadi, Anda cenderung lebih
jelas dan ringkas. Namun, menggunakan script membawa risiko bahwa Anda
mungkin tidak begitu terhubung dengan audiens Anda, karena Anda harus membaca
script dan juga melihat audiens Anda.
Menggunakan kata kunci memiliki keuntungan yang memungkinkan Anda untuk

terhubung dan terlibat dengan audiens Anda dengan sedikit gangguan. Tetapi, ada
risiko bahwa jika Anda berbicara atau memiliki pikiran yang kosong, mungkin Anda
butuh sedikit lebih lama untuk kembali kepada koridor presentasi Anda dari pada
jika Anda menggunakan script.
Dengan menggunakan kombinasi script dan kata kunci Anda bisa mendapatkan yang
terbaik dari kedua pendekatan tersebut sambil meminimalkan risiko masing-masing.
Ketika prioritas Anda harus jelas dan ringkas, Anda dapat menggunakan script dan
ketika prioritas Anda adalah untuk terhubung dan terlibat dengan audiens Anda,
maka Anda akan menggunakan kata kunci. Itu berarti Anda dapat mencocokkan
metode yang Anda gunakan dengan jenis pesan presentasi Anda.

Presentasi yang terorganisir dengan baik dapat menarik perhatian audiens Anda dan
membawa mereka dalam perjalanan ke tujuan yang Anda pilih, dan hal itu juga
dapat membantu Anda mengingat apa yang ingin Anda katakan.
D. NOTULA RAPAT
1. PENGERTIAN NOTULA RAPAT

Kamus Besar Bahasa Indonesia menyebutkan bahwa notulen rapat adalah catatan
singkat mengenai jalannya persidangan atau rapat serta hal yang dibicarakan dan
diputuskan di dalamnya.
Notulen rapat atau minutes of meeting dijelaskan juga sebagai suatu catatan rinci
yang berfungsi sebagai catatan tertulis resmi dari sebuah rapat atau konferensi.
Catatan tersebut dapat berisikan seluruh topik yang dibahas, usulan terkait ide-ide,
dan juga kesimpulan yang dapat diambil saat rapat berlangsung.
Ketika pertemuan tersebut selesai diselenggarakan, catatan yang telah dibuat tadi
akan dibagikan kepada seluruh anggotanya.
Adapun yang bertugas membuat minutes of meeting atau notulen disebut sebagai
notulis.
Setelah membaca penjelasan di atas, kamu tentu sudah mengetahui, apa tugas
notulen dalam rapat? Tugas notulis adalah membuat catatan rapat dari awal sampai
akhir, termasuk pembahasan serta keputusan yang diambil secara singkat, padat, dan
jelas.
2. TUJUAN DAN FUNGSI NOTULEN RAPAT

Adapun fungsi dan tujuan dari notulen rapat adalah sebagai berikut.
a. Bukti Telah Diadakannya Rapat

Notulen yang dibuat dapat menjadi bukti tertulis dari pelaksanaan rapat yang akan
digunakan sebagai pertanggungjawaban pada atasan atau ketua suatu organisasi.
Notulen juga difungsikan sebagai bukti tertulis saat akan membuat laporan keuangan
terkait pengeluaran yang telah digunakan dalam rapat.
b. Menjadi Panduan
Fungsi notulen rapat berikutnya adalah untuk menjadi panduan baik bagi pimpinan
maupun anggota tim lain. Dengan adanya notulensi rapat, pimpinan atau anggota tim
dapat melihat kembali apa saja keputusan-keputusan yang telah dibuat sebelumnya.
Adanya notulensi rapat juga digunakan sebagai panduan ketika akan menjalankan
rancangan kerja sesuai dengan rencana dan tenggat waktu yang telah ditentukan saat
rapat.
c. Tolok Ukur Pengambilan Keputusan

Laporan hasil notulensi rapat yang dibuat dan dilaporkan kepada atasan secara tidak
langsung merupakan analisis tanggapan yang muncul dari para peserta rapat.
Kemudian, hal tersebut yang dijadikan pertimbangan dalam pengambilan keputusan
selanjutnya.
d. Sumber Informasi yang Kredibel

Selanjutnya, notulen rapat juga bisa berfungsi sebagai catatan yang terjamin
kebenarannya, tentang apa yang berlangsung di dalam sebuah rapat untuk anggota
yang tidak bisa menghadiri rapat tersebut. Jadi, bagi anggota yang tidak dapat
menghadirinya, tetap mendapatkan informasi tepercaya.
e. Menawarkan Perlindungan Hukum

Fungsi notulensi yang terakhir adalah sebagai dokumen yang dianggap legal oleh
pengadilan. Ini disebabkan karena pada hasil notulen memuat fakta-fakta yang
berlangsung saat rapat.
Di dalamnya termasuk siapa saja yang menghadiri rapat tersebut sampai dengan
hasil akhirnya. Jadi, saat terjadi kasus yang melibatkan hukum, notulen ini bisa
dijadikan bukti yang dapat membebaskan apabila yang bersangkutan terbukti tidak
bersalah.
f. Notulen menjadi bukti berlangsungnya rapat
3. JENIS-JENIS NOTULEN RAPAT

Notulensi rapat mempunyai beberapa jenis. Umumnya, jenis notulensi dibedakan
berdasarkan cara penulisannya, seperti:
1. Notulensi Harfiah
Jenis notulensi ini merupakan laporan atau pencatatan berdasarkan kata demi kata
dari seluruh pembicaraan yang dilakukan di dalam rapat, tanpa mengurangi atau
menambahkan kata lain.
Seringkali, notulensi harfiah ini berbentuk catatan stenografi, menulis kembali hasil
rekaman, atau gabungan keduanya.
2. Notulensi Rangkuman
Kemudian adapula notulensi rangkuman, dimana notulensi ini diartikan sebagai
laporan ringkas tentang apa saja yang dibahas dalam rapat.
Untuk bisa menulis notulen jenis ini, kamu membutuhkan keterampilan dalam
menilai isi dari setiap pembicaraan peserta rapat, karena notulensi ini hanya menulis
poin yang sesuai dengan tema dan tujuan pelaksanaan rapat.
4. ISI NOTULEN RAPAT

Membuat notulen rapat tidak boleh sembarangan. Isi notulen harus dibuat sesuai
dengan struktur dan format yang baik supaya mudah dimengerti. Umumnya, setiap
perusahaan mempunyai template notulensi rapat yang sering digunakan.

Meskipun format notulen rapat bermacam-macam, namun isi notulen mempunyai
poin-poin yang penting dan harus disampaikan.
Lalu, isi notulen rapat apa saja? Isi notulen rapat terdiri dari judul rapat, tempat dan
waktu pelaksanaan rapat, daftar anggota rapat, tujuan rapat, pembahasan, serta hasil
rapat. Supaya lebih jelas, mari kita bahas satu per satu!
1. Judul Rapat
Pada judul rapat biasanya diisi sesuai dengan tujuan dilangsungkannya rapat
tersebut. Misalnya rapat bulanan tim operasional, nah kamu bisa menuliskan
judulnya dengan “Notulensi Rapat Bulanan Tim Operasional, April 2022”.
2. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Rapat

Di dalam format notulensi juga perlu menuliskan lokasi diadakannya rapat dan
waktu pelaksanaannya. Apabila ada jeda istirahat, notulen juga perlu menuliskan
berapa lama waktu istirahat akan berlangsung.
Waktu pelaksanaan ini juga bisa digunakan sebagai salah satu tolak ukur dan bahan
evaluasi apakah rapat tersebut berjalan kondusif.
3. Daftar Anggota yang Menghadiri Rapat

Seluruh peserta yang hadir juga perlu mengisi notulensi rapat tersebut. Hasil
notulensi tidak akan lengkap apabila tidak adanya daftar kehadiran anggotanya.
Pencatatan anggota yang hadir ini tentunya akan memudahkan saat proses
pengambilan keputusan atau penugasan sesaat setelah keputusan tersebut diambil.
4. Tujuan Pelaksanaan Rapat

Bagian yang paling penting dari notulensi adalah tujuan dari rapat atau pertemuan
yang diselenggarakan. Isi notulensi ini akan disesuaikan dengan apa tujuan dari
adanya rapat tersebut.
Salah satu contohnya saat mengadakan rapat untuk menentukan HPP produk yang
akan dipasarkan, sebagai notulen kamu bisa menuliskan “Menentukan harga pokok
penjualan produk yang akan dipasarkan”.
6. Pembahasan dan Hasil Keputusan Rapat

Isi dari setiap catatan yang dilakukan oleh notulen adalah merekap pembahasan dan
hasil keputusan yang diambil di dalam rapat. Kamu bisa menuliskan poin-poin
penting dari setiap hal yang sedang dibahas pada bagian pembahasan.
Kemudian, untuk penulisan hasil rapat, tulislah secara lebih detail langkah-langkah
apa saja yang akan dilakukan dari perencanaan yang telah dibuat.
Dengan begitu, inti dari pertemuan yang diadakan dapat diketahui dengan lebih
mudah oleh seluruh anggotanya.
Jadi, bila kamu bertanya, bagaimana cara menulis notulen? Cara menulis notulen
yang baik ialah mengikuti format isi notulen yang telah dibahas sebelumnya, yaitu

dimulai dengan mencatat judul rapat, detail waktu dan tempat, anggota rapat, tujuan
dan pembahasan rapat, hingga hasil keputusan rapat.
RANGKUMAN
1.
Lembar Kerja Peserta Didik
Rancangan Asesmen Diagnostik

Jenjang /
SMK / X
Kelas
Pada akhir fase E peserta didik mampu menjelaskan teknik pelayanan prima
Capaian
(excellence service), layanan pelanggan (customer service), serta prosedur dan
Pembelajaran
instruksi kerja di bidang Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis.
1. Peserta didik mampu menjelaskan konsep pelayanan prima di bidang
Tujuan
manajemen perkantoran dan layanan bisnis secara mandiri
Pembelajaran
2. Peserta didik mampu mengidentifikasi pelayanan pelanggan di bidang

manajemen perkantoran dan layanan bisnis dengan bernalar kritis
3. Peserta didik mampu menerapkan standar penampilan pribadi di bidang
manajemen perkantoran dan layanan bisnis secara kreatif
4. Peserta didik mampu menerapkan prinsip pelayanan prima di bidang
manajemen perkantoran dan layanan bisnis secara mandiri
5. Peserta didik mampu memberikan bantuan layanan pelanggan sesuai
prosedur dengan mandiri dan kreatif
Bernalar Kritis, Mandiri dan Kreatif : Peserta didik akan mengembangkan
Profil Pelajar kemampuan bernalar kritis, mandiri dan kreatif setelah memperoleh dan
Pancasila memproses informasi tentang teknik dasar layanan di bidang manajemen
kantor dan layanan bisnis
A. Asesment Non-Kognitif
Informasi apa saja
Pertanyaan kunci yang ingin di tanyakan
yang ingin digali
Aktivitas peserta didik selama 1. Apa saja kegiatanmu sepanjang hari di rumah?
belajar di rumah 2. Apakah memiliki waktu cukup untuk belajar?
3. Mana yang paling kamu sukai belajar melalui Internet
atau buku?
4. Sebutkan 5 hal dari yang paling menyenangkan sampai
yang paling tidak menyenangkan ketika sedang belajar?
5. Apa harapan dan mimpimu?
Aktivitas di rumah mendukung 1. Apakah hobimu?
minat dan bakat peserta didik 2. Apakah hobimu berkaitan dengan program keahlian yang
dipilih?
3. Apakah merasa senang ketika diminta untuk membantu
orang tua?
Langkah-langkah apa saja yang akan dilakukan? Alat bantu apa yang dibutuhkan?
Persiapan : 1. Menyiapkan beberapa lembar kertas

Merancang pertanyaan yang ingin ditanyakan kepada jika peserta didik ingin menulis
siswa dengan bahasa yang mudah dipahami dan/atau menggambar jawabannya.
2. Menyiapkan pertanyaan dalam google
form dengan menggunakan
laptop/handphone

Pelaksanaan:
1. Berikan penguatan dan/atau pertanyaan lanjutan
saat peserta didik menjawab pertanyaan
2. Arahkan dan langsung menjawab jika peserta
didik balik bertanya Whatsapp, google meet/zoom,
3. Beri waktu peserta didik untuk menjawab handphone/laptop
pertanyaan yang diajukan.
4. Jika merasa kesulitan memahami pertanyaan,
sederhanakan pertanyaan dengan menggunakan
bahasa yang lebih mudah dipahami
Tindak Lanjut:
1. Jika peserta didik menyampaikan masalah, dapat
diajak berdikusi untuk menentukan
penyelesaiannya Whatsapp, google meet/zoom,
2. Jika diperlukan komunikasikan permasalahan handphone/laptop
tersebut dengan orang tua
3. Lakukan asesmen diagnostik non kognitif secara
berkala sesuai kebutuhan

B. Asesment Kognitif
Di awal pembelajaran sebelum guru
menjelaskan materi teknik pelayanan
Durasi
Waktu Asesment prima (excellence service), layanan 30 menit
Asesment
pelanggan (customer service), serta
prosedur dan instruksi kerja
Identifikasi materi Kemungkinan Skor Rencana Tindak

Pertanyaan
yang akan diujikan Jawaban (Kategori) Lanjut
Peserta didik Mengapa Karena pegawai Pembelajaran dapat
Paham
mampu pegawai kantor tersebut memberikan dilanjutkan ke
Utuh
mengidentifikasi misalnya di bank, pelayanan yang unit berikutnya
teknik pelayan selalu manyapa prima dengan
prima dan layanan dan tersenyum menerapkan konsep
pelanggan ketika melayani? 3A (Attitude, Memberikan
Paham
Attention, Action) pembelajaran
Sebagian
dan 3S (Senyum, remedial
Sapa, Salam) dalam
melayani pelanggan
Memberikan
Tidak
Tidak tahu Model pembelajaran
Paham
yang berbeda
Langkah-langkah apa saja yang akan dilakukan? Alat bantu apa yang dibutuhkan?
Persiapan dan pelaksanaan : Pada saat pelaksanaan menyiapkan:

1. Menyusun jadwal pelaksanaan Google form
2. Menyusun pertanyaan sesuai dengan kelasnya
3. Asesmen diberikan seluruh peserta didik baik
daring maupun luring

Tindak lanjut :
1. Melakukan pengolahan hasil asesmen dan
hitung rata-rata kelas
2. Bagi peserta didik yang memperoleh nilai rata-
rata akan mengikuti pembelajaran unit
berikutnya
3. Bagi peserta didik yang memperoleh nilai
dibawah rata-rata akan memperoleh remedial
teaching dan bantuan dari guru
4. Bagi siswa yang memperoleh nilai di atas rata-
rata akan memperoleh pengayaan dari guru.
5. Ulangi proses asesmen diagnosis ini sesuai
dengan kebutuhan di kelas.kukan pengolahan
hasil asesmen dan hitung rata-rata kelas.

LEMBAR ASSESMENT FORMATIF
TUGAS 1
Penugasan Mengerjakan permainan pembelajaran “Maze Chase”
Tujuan Memahami konsep

1. Kunjungi halaman berikut :
2. Kerjakan cepat dan tepat!
Langkah kerja
3. Skor akan otomatis keluar setelah permainan selesai
TUGAS 2
Penugasan Melakukan evaluasi diri tentang standar penampilan pribadi
1. Memahami kuantitas diri dalam berpenampilan pribadi yang sesuai standar

Tujuan
2. Menerapkan kualitas diri dalam berpenampilan sesuai standard dan menarik
1. Melakukan persiapan menyusun daftar ceklis tentang standar penampilan

pribadi bersama guru pembimbing
Langkah kerja 2. Tulis nama dan alamat Anda pada bagian atas ceklis tersebut
3. Berilah ceklis standart penampilan pribadi dengan jujur apakah tidak
pernah, pernah, kadang, dan sering dilakukan
4. Laporkan hasil evaluasi diri Anda kepada guru pembimbing

TUGAS 3
Penugasan Jelajah Internet
Tujuan Mengetahui sikap kerja sesuai ….
1. Bentuk kelompok terdiri dari 3 orang

2. Lakukan Jelajah internet tentang penerapan ergonomi dalam sikap kerja
duduk dan berdiri di Kantor
Langkah kerja 3. Diskusikan hasil jelajah internet Anda dan tulis dalam lembar kerja
4. Laporkan hasil diskusi kalian kepada guru/instruktur Anda
5. Presentasikan hasil laporan Anda secara luring atau daring
6. Mintalah penilaian hasil laporan Anda untuk melakukan perbaikan dan
evaluasi diri

RUBRIK ASESMEN FORMATIF
Bentuk Asesmen : Tidak Tertulis (Presentasi)
Mata Pelajaran : DMPLB
Kelas : X MPLB 1
Tahun Pelajaran : 2021/2022
NAMA SISWA :
NO INDIKATOR DESKRIPSI SKOR
1 Penguasaan materi yang 1. Menunjukkan penguasaan materi

dipresentasikan presentasi dengan sangat kurang
baik
2. Menunjukkan penguasaan materi
presentasi dengan kurang baik
presentasi dengan cukup baik
presentasi dengan sangat baik
2 Sistematika presentasi 1. Materi presentasi disajikan tidak
sistematis
2. Materi presentasi disajikan kurang
sistematis
3. Materi presentasi disajikan cukup
sistematis
4. Materi presentasi disajikan secara
sistematis
3 Penggunaan bahasa 1. Bahasa yang digunakan sangat sulit
dipahami
2. Bahasa yang digunakan kurang
dipahami
3. Bahasa yang digunakan cukup
dipahami
4. Bahasa yang digunakan mudah
dipahami
4 Kemampuan memanfaatkan 1. Media yang dimanfaatkan tidak
media presentasi menarik

2. Media yang dimanfaatkan kurang
menarik
3. Media yang dimanfaatkan cukup
menarik
4. Media yang dimanfaatkan menarik
5 Kemampuan menanggapi 1. Tidak mampu menanggapi

pertanyaan atau sanggahan pertanyaan atau sanggahan
2. Kurang mampu menanggapi
pertanyaan atau sanggahan
3. Cukup mampu menanggapi
pertanyaan atau sanggahan
4. Mampu menanggapi pertanyaan
atau sanggahan
TOTAL SKOR
PENGOLAHAN NILAI
SKOR PEROLEHAN X 100 = NILAI AKHIR

SKOR MAKSIMAL

LEMBAR ASSESMEN SUMATIF
(MULTIPLE CHOICE)
A. Identitas Peserta Didik

NAMA SISWA :
KELAS :
B. Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan tepat!

1. Pilihan busana resmi menurut tata cara berbusana Internasional adalah..
a. Pantalon, jas dan dasi
b. Balck tie
c. Dark suit
d. Baju batik
e. Dark dress
JAWABAN : A
2. Berbusana serasi dan tepat dapat dilihat dari pilihan busana yang mencerminkan kepribadian
si pemakainya. Berikut pilihan busana yang perlu diperhatikan adalah...
a. Warna , model dan asesories
b. Jenis kain, corak dan asesories
c. Corak kain, warna dan asesories
d. Model baju, corak dan asesories
e. Warna, corak dan jenis kain
JAWABAN : E
3. Makanan bergizi, olah raga serta istirahat yang cukup merupakan salah satu factor yang
diperhatikan dalam penampilan prima, yang terkait dengan...
a. Kepribadian
b. Perawatan tubuh
c. Make up dan asesories
d. Kesehatan tubuh
e. Berbusana serasi
JAWABAN : D

4. Orang yang sering bergaul dan suka bekerja dengan banyak orang, pandai mengajak orang
lain untuk mengikuti idea tau keinginannya merupakan salah satu cirri kepribadian..
a. Ambivert
b. Introvert
c. Ekstrovert
d. Ganda
e. Persuasif
JAWABAN : C
5. Menyediakan kotak saran dan keluhan pelanggan, kartu komentar, customer hot-line serta
mempekerjakan petugas pengumpul pendapat pelanggan, merupakan usaha perusahaan untuk
mengukur...
a. Jumlah penjualan
b. Jumlah pelanggan
c. Perkiraan produksi
d. Kepuasan pelanggan
e. Keberhasilan promosi
JAWABAN : D
6. Pelayanan yang diberikan kepada pelanggan yang sudah memasuki lanjut usia adalah...
a. Selalu memberikan pengarahan terhadapnya.
b. Mengalihkan pelanggan kepada petugas lain.
c. Membiarkan pelanggan sehingga merasa bosan.
d. Melayani dengan penuh pengertian.
e. Bersikap cuek acauh tak acuh.
JAWABAN : A
7. Salah satu prilaku positif yang seharusnya dilakukan seorang petugas pelayanan adalah...
a. Berbicara apabila ditanya
b. Berbusana seadanya
c. Bekerja mandiri
d. Selalu tersenyum apabila bertemu dengan setiap orang
e. Selalu menggunakan asesories yang gemerlap.
JAWABAN : D

8. Kadang kala kita menjumpai pelanggan yang kelihatan sombong, sok intelek, idealis
merupakan jenis pelanggan...
a. Piknis
b. Atletis
c. Leptosom
d. Baby face
e. Pendiam
JAWABAN : C
9. Memilki keinginan yang kadang berubah, dan umumnya masih suka bermain dan sering
bosan merupakan cirri pelanggan ...
a. Wanita
b. Pria
c. Remaja
d. Anak-anak
e. Orang tua
JAWABAN : D
10. Pelanggan yang banyak pertimbangan sehingga lama dalam mengambil keputusan dan teliti
serta cermat termasuk karekter pelanggan...
a. Pria
b. Wanita
c. Remaja
d. Anak-anak
e. Lanjut usia
JAWABAN : B
RUBRIK PENILAIAN
JUMLAH JAWABAN YANG BENAR X 100 = NILAI AKHIR
JUMLAH TOTAL SOAL

LEMBAR ASSESMEN SUMATIF
(UJI PRAKTIK)
Lakukan kunjungan di sebuah kantor layanan publik yang terdekat. Anda

Soal Praktik sebagai siswa (dapat dilakukan secara berkelompok 2 orang) melakukan
pengamatan pada bagian pelayanan informasi atau costomer service.
Alat dan Bahan ATK, HP, Lembar pengamatan yang telah disusun bersama guru.
1. Bentuk kelompok masing masing terdiri dari 2 orang

2. Koordinasikan dengan teman kelompoknya tentang tujuan kunjungan,
rencana melakukan kunjungan dan prosedur kunjungan di luar lingkungan
Langkah kerja belajar
3. Buatlah daftar point pengamatan dan konsultasikan kepada guru
pembimbing
4. Lakukan pengamatan sesuai rencana yang telah dibuat
5. Kumpulkan laporan hasil pengamatan Anda kepada guru pembimbing.
30 % dokumen rencana kunjungan dan format pengamatan
Penilaian 60 % hasil laporan pengamatan
10 % ketepatan waktu mengerjakan

GLOSARIUM
.
Layanan Prima : Pelayanan yang terbaik yang diberikan kepada peanggan, baik pelanggan
internal maupun eksternal berdasarkan standard dan proses pelayanan.
3A : Konsep atitute, attention Action dalam pemberian layanan.
3S : Budaya senyum, sapa, salam dilingkungan kerja
DAFTAR PUSTAKA
https://id.wikipedia.org/wiki/Rapat
Kieffer, George David. 1988. The Strategy of Meetings. Jakarta: PT Seambi Ilmu Semesta.
Lubis, Gelora Mulia. 2023. Terampil Tugas Kesekretariatan. Bandung: CV Harfa Creative
https://www.kompas.com/skola/read/2023/04/12/050000869/rapat--pengertian-fungsi-dan-
manfaatnya
https://lldikti13.kemdikbud.go.id/2021/07/19/pesan-presentasi-yang-sistematis-7-langkah-
menyusun-pesan-presentasi-yang-memukau-bagi-audiens-anda/

MODUL AJAR MPLB ELEMEN PENGELOLAAN RAPAT PERTEMUAN-0mEvF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

MODUL AJAR MPLB ELEMEN PENGELOLAAN RAPAT PERTEMUAN-0mEvF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MODUL

MODUL BAHAN AJAR DMPLB

1. Apakah Anda mengetahui tentang pengelolaan

Mempersiapkan bahan ajar dan perlengkapan bahan ajar

MODUL BAHAN AJAR DMPLB

MODUL BAHAN AJAR DMPLB

Pengayaan dan Remedial

MODUL BAHAN AJAR DMPLB

MODUL BAHAN AJAR DMPLB

Bandingkanlah dua metode rapat yang ada di bawah ini?

MODUL BAHAN AJAR DMPLB

Sasaran akhir diadakannya rapat yaitu untuk mempertemukan peserta rapat

Umumnya pertemuan atau rapat dilaksanakan untuk membicarakan suatu hal

Dalam pandangan lain, rapat bisa diartikan, sebagai berikut:

Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa definisi rapat

MODUL BAHAN AJAR DMPLB

4. Jenis-jenis Kepemimpinan Rapat

MODUL BAHAN AJAR DMPLB

5. Teknik Penyelenggaraan Pertemuan/Rapat

a. Etika Dalam Penyelenggaraan Rapat

MODUL BAHAN AJAR DMPLB

MODUL BAHAN AJAR DMPLB

MODUL BAHAN AJAR DMPLB

c. Teknik-Teknik Penyelenggaraan Rapat

MODUL BAHAN AJAR DMPLB

MODUL BAHAN AJAR DMPLB

MODUL BAHAN AJAR DMPLB

MODUL BAHAN AJAR DMPLB

1. PENGERTIAN RAPAT ONLINE

Melalui teknologi informasi yang dirancang khusus untuk pengalaman

MODUL BAHAN AJAR DMPLB

2. PROSEDUR PERSIAPAN RAPAT ONLINELINE EFEKTIF DAN

C. PENYIAPAN BAHAN/MATERI PRESETASI

MODUL BAHAN AJAR DMPLB

Langkah # 1 : Pilih Topik Presentasi

Misalnya, jika Anda melakukan presentasi di depan mahasiswa dengan

Langkah # 2 : Kenali Kebutuhan Audiens Anda

Matt Abrahams yang merupakan seorang Professor yang mengajar di Sekolah

MODUL BAHAN AJAR DMPLB

Oleh karena itu, Anda mesti mengenali audiens Anda.

Langkah # 3 : Tentukan Tujuan Presentasi

Ketiga, realistis untuk dicapai. Anda mesti mempertimbangkan apakah dengan

Langkah # 4 : Tentukan Pesan Utama

MODUL BAHAN AJAR DMPLB

Pesan Utama Anda bisa ada dua kemungkinan.

Bisa berupa Fakta atau Tindakan.

Misalnya, jika topik presentasi yang Anda bawakan mengenai keterampilan

Langkah # 5 : Susun Isi Presentasi

Mengapa isi presentasi dibuat lebih dulu, bukannya pembukaan presentasi ?

Isi presentasi berisi point utama dan point pendukung.

Ada beberapa struktur untuk menyusun point utama, yaitu :

• Topikal : Struktur presentasi yang mengatur informasi menjadi sub topik.

MODUL BAHAN AJAR DMPLB

Poin Utama 3: Cara untuk meningkatkan keterampilan berbicara di depan umum.

Contoh susunan point utama dan point pendukung.

Point pendukung : Statistik tentang para eksekutif yang menilai keterampilan

Point pendukung : Contoh tentang presentasi proyek, klarifikasi masalah, dan

Point pendukung : Certa tentang komunikasi yang buruk menyebabkan kegagalan

Point pendukung : Contoh tentang komunikasi yang buruk.

Langkah # 6 : Susun Pembukaan dan Penutupan Presentasi

MODUL BAHAN AJAR DMPLB

Untuk menyusun pembukaan presentasi, Diane Windingland dari Virtual Speech

• Pep (attention) : menarik perhatian audiens dengan pertanyaan, cerita, dan

• Promise (benefit to audience) : meyampaikan apa manfaat yang didapat oleh