LEMBAR KEGIATAN PESERTA DIDIK

MANAJEMEN PERKANTORAN DAN LAYANAN BISNIS

ELEMEN 5
MATERI 1: DASAR PENGELOLAAN DOKUMEN

KEGIATAN 1

1. Jelaskan apa pengertian dari dokumen!

a. Menurut Ensiklopedia Administrasi
b. Menurut Ensiklopedia Umum
c. Kamus Bahasa Inggris Webstern
d. Kesimpulan menurut pendapat anda
2. Jelaskan pengertian dokumen!
a. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran
b. Menurut NIDER (Niderlanse Institut Voor Documentatie en Regestra tuur)
c. Menurut FID (Federation Internationale de Dokumentation)
d. Hasil Seminar Dokumentasi dan Kearsipan
e. Kesimpulan menurut anda sendiri
3. Apa saja perbedaan antara dokumentasi dan dokumen
4. Jelaskan jenis-jenis dokumen!

MATERI 2: PENGELOLAAN DOKUMEN

KEGIATAN 1

1. Sebutkan apa saja syarat-syarat dokumen

2. Sebutkan apa saja ciri-ciri dokumen
3. Sebutkan fungsi dokumen
a. Fungsi dokumen Secara umum
b. Fungsi dokumen dalam organisasi
4. Jelaskan tujuan dari adanya dokumen
5. Apa saja peranan dari dokumen dalam bidang manajemen dan layanan bisnis
6. Sebutkan tugas dari dokumentasi
7. Jelaskan apa yang dimaksud dengan dokumen berbasis digital!
MATERI 3: PROSEDUR PENANGANAN DOKUMEN

KEGIATAN 1

1. Sebutkan bagaimana cara mengidentifikasi surat masuk sesuai dengan prosedur yang ada
2. Jelaskan cara penanganan surat masuk sesuai dengan prosedur yang ada!
3. Apa saja peralatan dan perlengkapan penyimpanan dokumen
4. Apa saja fungsi dari peralatan kearsipan!
5. Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam pengelolaan arsip

MATERI 4 : DASAR PENGELOLAAN DOKUMEN DIGITAL

KEGIATAN 1

1. Jelaskan pengertian dokumen digital

2. Jelaskan landasan/dasar hukum
3. Apa saja yang keuntungan penanganan dokumen digital
4. Kenapa bisnis harus beralih ke dokumen digital
5. Uraikanlah 4 komponen dasar yang bisa dijadikan peganagan dalam memilih sistem
kearsipan elektronik!
6. Sebutkan hambatan pada proses pengelolaan arsip berbasis digital !

KEGIATAN 2
Saat ini penggunaan dokumen digital di Indonesia sudah semakin luas, hal ini menunjukkan
bahwa Indonesia sedang berproses menuju ekosistem digital. Namun dengan begitu tentu
adanya kelemahan dari dokumen digital tersebut. Coba saudara kemukakan kelemahannya!
Jawaban:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
MATERI 5 DAN 6 : PROSEDUR PENYIMPANAN DAN PERAWATAN DOKUMEN
DAN SARANA DAN PRASARANA PENGELOLAAN DOKUMEN

KEGIATAN 1

1. Konsep pengumpulan, penyimpanan dan pengelolaan informasi dalam bentuk cetakan atau
gambar elektronik yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan adalah...
A. Dokumen berbasis digital
B. Dokumen manual
C. Filling
D. Keunggulan dokumen
E. Arsip.

2. Salah satu keunggulan dokumen berbasis digital ialah....

A. Data internet
B. Data
C. Mengurangi penggunaan ruang untuk menyimpan dokumen/data fisik
D. Memakan banyak biaya
3. Data yang sudah dikonversi menajdi digital akan sangat mudah disimoan dan dibagikan
kepada orang lain adalah...
A. Ramah lingkungan
B. Data sharing
C. Dokumen yang diarsipkan
D. Hasil scanning
4. Kelebihan arsip elektronik adalah...
A. Kemudahan berinteraksi dengan penggunanya
B. Boros
C. Pandai menggunakan elektronik
D. Mudah beradaptasi
E. Mengontrol akses
5. Komponen dalam memilih sistem arsip adalah...
A. Kemampuan mengindeks dokumen
B. Kemampuan berbicara
C. Kemampuan IT
D. Kemampuan memanage waktu
E. Kemampuan menjadi arsiparis
6. Berikut jenis-jenis peralatan pengelolaan dokumen digital adalah...
A. Filling cabinet dan pena
B. Filling cabinet, Rotary, dan Hanging map
C. Filling cabinet, dan buku
D. Alat ATK
 E. Buku, Hanging map dan pengahapus
7. Sebuah map yang memiliki kaitannya diatasanya adalah...
A. Filling
B. Map snalhectar
C. Map kertas
D. Stopmap folio
E. Hanging map
8. Terdapat dua sistem penyimpanan arsip diantaranya ialah...
A. Sentralisasi dan desentralisasi
B. Dekonsetralisasi
C.Ttulis tangan dan ketik
D. Email
E. Semuanya benar
9. Kartu yang dapat mengetahui langsung ciri arsip berupa isi surat, nama pengirim/alamat
ialah...
A. Kartu arsip (kleper)
B. Kartu vaksin
C. Kartu manual
D. Kartu nama
E. Kartu surat
10. Hambatan pada proses pengelolaan arsip berbasis digital adalah...
A. SDM masih minim
B. Telah memiliki depo arsip
C. Telah adanya prasarana
D. Minim keahlian
E. Semuanya benar

KEGIATAN 2
Kemampuan mengindeks dokumen melalui sistem kata kunci sebagai metode yang digunakan
sangat mempermudah bilamana arsip dibutuhkan kembali dan tidak aakn sulit mencarinya.
Pertanyaannya: kenapa dikatakan demikian? Berikan alasannya!
Jawaban:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
Pada sistem kearsipan, salah satunya sistem abjad. Sistem ini lebih cocok digunakan terhadap
arsip yang dasar. Kenapa dikatakan demikian? Coba saudara uraikan kelebihan dari sistem abjad
tersebut.
Jawaban:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
Pada proses pengelolaan arsip berbasis digital tentunga ada hambatan pada proses
pengelolaannya. Jika saudara sebagai arsiparis apa yang akan saudara lakukan untuk
meminimalisir hambatan tersebut!
Jawaban:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
KEGIATAN 10
Soal Menjodohkan
Berilah tanda panah jika ruas kanan dan kiri saling berhubungan.
Contoh: (1-B)
N PERNYATAAN JAWABAN
O
Konsep pengumpulan, penyimpanan dan A. Kelebihan dokumen berbasis
pengelolaan informasi dalam bentuk cetakan digital
1
atau gambar elektronik yang dapat dipakai
sebagai bukti atau keterangan
Efisiensi biaya B. Jenis peralatan pengelolaan
2
dokumen
Pengolahan yang cepat C. Komponen dalam memilih sistem
3
karsipan
4 Kemmapuan menyimpan dokumen D. Kelebihan arsip elektronik
5 Filling cabinet, rotary E. Pengertian dokumen digital