MODUL KD 3.13 - 3.18 Sarpras Maineng

DISUSUN OLEH
MAINENG CATRILIS
SMK NEGERI 1 RENGAT
MODUL OTOMATISASI TATA

KELOLA SARANA DAN
PRASARANA
PPG UNIMED 2018
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji syukur penulis haturkan kehadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha
Kuasa, berkat rahmat dan karunia-Nya, modul Mata Pelajaran Otomatisasi Tata
Kelola Perkantoran bisa diselesaikan dengan baik.
Modul ini dibuat sebagai salah satu tugas bagi mahasiswa Pendidikan Profesi Guru
(PPG) Dalam Jabatan Tahun 2018 yang dilaksanakan di Universitas Negeri Medan
(Unimed), Sumatera Utara. Modul ini diharapkan dapat membantu peserta didik,
generasi emas bangsa Indonesia untuk mendalami materi ajar tentang Otomatisasi
Tata Kelola Perkantoran yang sudah disesuaikan dengan revisi kurikulum 13 terbaru.
Bertolak dari apa yang harus diajarkan, bagaimana cara mengajarkannya serta
bagaimana cara mengetahui bahwa yang kita ajarkan dapat dipahami oleh siswa,
maka modul ini berisikan tentang teori dan latihan yang dikerjakan siswa, sehingga
mudah untuk dipelajari, dipahami dan diaplikasikan.
Penulis menyadari bahwa modul ini masih sangat jauh dari kesempurnaan. Karena
itu, penulis berharap berbagai kritik dan saran membangun untuk kesempurnaan
modul ini di waktu mendatang.
Tidak kalah pentingnya, penulis ingin mengucapkan terima kasih dan penghargaan
yang setinggi-tingginya kepada seluruh instruktur di Fakultas Ekonomi Unimed yang
telah sabar memberikan ilmunya kepada seluruh mahasiswa PPG, serta rekan-rekan
seperjuangan yang telah membantu dalam penyusunan modul ini.
Medan, Oktober 2018
Penulis
MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 1

DAFTAR ISI
Kata Pengantar ……………………………………………………………………….. 1

Daftar Isi ……………………………………………………………………………… 2
1. BAB XIII INVENTARISASI SARANA DAN PRASARANA
1) Kompetensi Inti ………………………………........................................ 5
2) Kompetensi Dasar …………………………………………………………… 6

3) Indikator Pencapaian Kompetensi ……………………….............................. 6.
4) Tujuan Pembelajaran ………………………………………………............... 8
5) Petunjuk Penggunaan ……………………………………………………….. 9
6) Peta Konsep …………………………………………………………………. 10
7) Materi
a. Pengertian Inventarisasi ………………………………………………… 12
b. Tujuan, manfaat dan dasar hokum ……………………………………… 14
c. Langkah-langkah Inventarisasi dan dokumen Inventaris ……………… 22
d. Pengadministrasian barang inventaris ………………………………….. 26
8) Rangkuman ………………………………………………………………… 26
9) Latihan/Penugasan ………………………………………………………… 28
10) Daftar Pustaka ………………………………………………………………… 29
2. BAB XIV PEMANFAATAN SARANA DAN PRASARANA
1) Kompetensi Inti ……………………………………………………………… 30
2) Kompetensi Dasar ……………………………………………………………. 31
3) Indikator Pencapaian Kompetensi …………………………………………… 31
4) Tujuan Pembelajaran ………………………………………………………… 32
5) Petunjuk Penggunaan ………………………………………………………… 33
6) Peta Konsep ………………………………………………………………….. 34
7) Materi
a. Pengertian Pemanfaatan sarana dan prasarana …………………………… 35
b. Tujuan pemanfaatan sarana dan prasarana ………………………………. 35
c. Prinsip pemanfaatan sarana dan prasarana ………………………………. 36
d. Faktor pemanfaatan sarana prasarana …………………………………… 39
8) Rangkuman …………………………………………………………………… 44
9) Latihan/Penugasan ……………………………………………………………. 46
10) Daftar Pustaka ………………………………………………………………… 47
3. BAB XV PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA

1) Kompetensi Inti ……………………………………………………………….. 48
2) Kompetensi Dasar ……………………………………………………………... 49
3) Indikator Pencapaian Kompetensi …………………………………………….. 49
5) Petunjuk Penggunaan ……………………………………………………… 51
6) Peta Konsep……………………………………………………………………. 52
7) Materi
a. Pengertian manajemen pemeliharaan sarana dan prasarana……………… 53
b. Perencanaan perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana……… 55

c. Kegiatan Inspirasi ………………………………………………………… 56
d. Macam-macam perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana ……… 56
e. Tujuan, manfaat pemeliharaan sarana prasarana ………………………… 58
8) Rangkuman ………………………………………………………………… 60
9) Latihan/Penugasan …………………………………………………………… 61
10) Daftar Pustaka ………………………………………………………………… 62
4. BAB XVI PENGHAPUSAN SARANA DAN PRASARANA
1) Kompetensi Inti ……………………………………………………………… 63
6) Peta Konsep ………………………………………………………………… 67
7) Materi
a. Pengertian penghapusan sarana dan prasarana …………………………… 68
b. Syarat-syarat penghapusaan peralatan kantor …………………………… 69
c. Tata cara penghapusan sarana dan prasarana …………………………… 69
8) Rangkuman …………………………………………………………………… 71
9) Latihan/Penugasan ………………………………………………………… 72
10) Daftar Pustaka……………………………………………………………… 73
5. BAB XVII PENYIMPANAN DOKUMEN ADMINISTRASI SARANA DAN
PRASARANA
1) Kompetensi Inti ……………………………………………………………… 74
6) Peta Konsep ………………………………………………………………… 78
7) Materi
a. Pengertian Penyimpanan …………………………………………………… 79
b. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor ………………………………… 75
c. Cara penyimpanan barang/bahan kantor………………………………… 79
d. Sistem penyimpanan ……………………………………………………… 80
e. Sistem penyimpanan arsip sesuai standar ………………………………… 81
f. Prosedur penyimpanan arsip ……………………………………………… 90
g. Penyimpanan dan pemeliharaan sarana prasarana ………………………… 93
8) Rangkuman …………………………………………………………………… 98
10) Daftar Pustaka ……………………………………………………………… 101

6. BAB XVIII Mengevaluasi Sarana Prasarana
1) Kompetensi Inti ………………………………………………………………… 101
2) Kompetensi Dasar ……………………………………………………………… 102
3) Indikator Pencapaian Kompetensi ……………………………………………… 103
4) Tujuan Pembelajaran …………………………………………………………… 103
5) Petunjuk Penggunaan …………………………………………………………… 103
6) Peta Konsep …………………………………………………………………… 105
7) Materi
a. Perencanaan sarana prasarana …………………………………………… 106
b. Pengadaan sarana dan prasarana ………………………………………… 106
c. Pengelolaan sarana prasarana …………………………………………… 107
d. Evaluasi sarana prasarana ………………………………………………… 108
8) Rangkuman …………………………………………………………………… 110
10) Daftar Pustaka ………………………………………………………………… 112

INVENTARISASI SARANA DAN
BAB XIII PRASARANA
KOMPETENSI INTI
1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

2. Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, santun, peduli
(gotong royong, kerja sama, toleran, damai), bertanggung-jawab,
responsif, dan proaktif melalui keteladanan, pemberian nasehat,
penguatan, pembiasaan, dan pengkondisian secara berkesinambungan serta
menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan
dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta
dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
3. Memahami, menerapkan, menganalisis, dan
mengevaluasitentang pengetahuan faktual, konseptual, operasional dasar,
dan metakognitif sesuai dengan bidang dan lingkup kerja Otomatisasi dan
Tata Kelola Sarana Prasarana pada tingkat teknis, spesifik, detil, dan
kompleks, berkenaan dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya,
dan humaniora dalam konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian
dari keluarga, sekolah, dunia kerja, warga masyarakat nasional, regional,
dan internasional.
4. Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi, dan
prosedur kerja yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai
dengan bidang kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran.
Menampilkan kinerja di bawah bimbingan dengan mutu dan kuantitas
yang terukur sesuai dengan standar kompetensi kerja. Menunjukkan
keterampilan menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif, kreatif,
produktif, kritis, mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam
ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di
sekolah, serta mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan
langsung. Menunjukkan keterampilan mempersepsi, kesiapan, meniru,
membiasakan, gerak mahir, menjadikan gerak alami dalam ranah konkret
terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta
mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

KOMPETENSI DASAR
4.13 Menerapkan inventarisasi sarana dan prasarana

4.13. Melakukan kegiatan inventarisasi sarana dan prasarana
INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI

3.13.1. Menjelaskan pengertian inventarisasi
3.13.2. Menguraikan tujuan,manfaat, dan dasar hukum inventarisasi sarana dan
prasarana
3.13.3. Mengemukakan langkah-langkah inventarisasi sarana dan prasarana
3.13.4.Menjelaskan identifikasi kelengkapan bahan-bahan inventarisasi sarana
dan prasarana
4.13.1. Menyiapkan kelengkapan bahan-bahan inventarisasi sarana dan
prasarana sesuai dengan ketentuan
4.13.2. Melakukan kegiatan inventarisasi sarana dan prasarana sesuai dengan
kebutuhan dan ketentuan yang berlaku
TUJUAN PEMBELAJARAN
a) Melalui diskusi kelompok peserta didik dapat menjelaskan defenisi
inventarisasi dengan benar
b) Melalui diskusi kelompok peserta didik dapat menjelaskan tujuan dan
manfaat inventarisasi sarana dan prasarana kantor dengan benar
c) Setelah melalui proses pembelajaran dengan diskusi kelompok dan
menggali informasi dari beberapa sumber belajar peserta didik dapat
menjelaskan dasar hukum inventarisasi sarana dan prasarana dengan rinci.
d) Melalui diskusi kelompok peserta didik dapat menguraikan langkah-
langkah inventerisasi sarana dan prasarana
e) Melalui diskusi kelompok peserta didik dapat menjelaskan bahan-bahan
dalam dalam kegiatan inventarisasi sarana dn prasarana
f) Setelah melalui proses belajar dengan diskusi kelompok, peserta didik
dapat Menyiapkan kelengkapan bahan-bahan inventarisasi sarana dan
prasarana
MODUL dengan rasa
OTOMATISASI TATApercaya
KELOLAdiri dan bertanggung
SARANA PRASARANA jawab
(MAINENG CATRILIS,S.Pd) 6
g) Setelah melalui proses belajar dengan diskusi kelompok, peserta didik dapat
Melakukan kegiatan inventarisasi sarana dan prasarana sesuai dengan
kebutuhan dan ketentuan yang berlaku di kantor tersebut dengan rasa percaya
diri dan bertanggung jawab

PETUNJUK PENGGUNAAN
Untuk mempermudah Anda memahami modul ini, ikutilah petunjuk dibawah ini dengan
seksama
1. Bacalah setiap materi yang disajikan dengan cermat. Anda jangan tergesa-gesa agar
dapat memahami isi modul ini dengan benar.
2. Dalam modul ini juga disajikan tugas mandiri dan soal latihan yang harus Anda
selesaikan. Kerjakanlah sesuai arahan yang dituliskan.
3. Untuk mempermudah Anda mempelajari modul ini serta memperluas wawasan,
carilah sumber informasi lain, baik melalui buku maupun internet terkait tujuan
pembelajaran yang ingin dicapai.
4. Bila Anda mengalami kesulitan silahkan diskusi dengan rekan Anda yang dianggap
memahami materi ini atau bertanya dengan guru saat jam belajar maupun di luar
jam belajar.
5. Proses pembelajaran dalam materi ini akan berhasil jika Anda sungguh-sungguh
memahami materi dalam modul ini.
Manfaatkan seluruh perangkat teknologi yang Anda miliki untuk menunjang kesuksesan
Anda dalam proses pembelajaran.

PETA KONSEP
OTOMATISASI TATA KELOLA

SARANA PRASARANA
INVENTARISASI
SARANA DAN
PRASARANA
DOKUMEN
INVENTARISASI
PENGERTIAN
INVENTARISASI
LANGKAH-
LANGKAH
INVENTARISASI
TUJUAN,
MANFAAR DAN
DASAR HUKUM
INVENTARISASI

MATERI
INVENTARISASI SARANA DAN PRASARANA
A. PENGERTIAN INVENTARIS
Penatausahaan barang milik organisasi atau

pemerintah merupakan suatu bentuk
pertanggung jawaban atas pengelolaan
barang. Secara historis barang kekayaan
organisasi atau pemerintah pada hakikatnya
adalah kekayaan masyarakat. Oleh karena
itu tanggung jawab moral bagi pengelola
barang amat berat. Namun masih banyak
dijumpai di berbagai organisasi baik
pemerintah maupun swasta kurang Sumber : http://my-itb.com/aplikasi-
inventaris-barang/
mengetahui secara pasti berapa tepatnya
kekayaan yang dimiliki, dan bahkan tidak
mengetahui dimana aset tersebut berada.
Pada umumnya aset atau saran dan prasarana kebanyakan berupa alat atau perabotan yang
digunakan oleh organisasi dalam menunjang kegiatan operasional organisasi dalam rangka
mencapai tujuannya. Namun apakah pengelolaan sarana dan prasarana organisai sudah dilakukan
dengan baik? Pertanyaan ini kebanyakan akan dijawab sudah baik, karena jika ternyata fakta di
lapangan terjadi sebaliknya mereka akan menghindar dan melepas tanggung jawabnya. Artinya
masih banyak sekali kasus hilangnya barang-barang milik/kekayaan organisasi baik swasta
maupun pemerintah yang sulit di lacak keberadaannya. Mengapa terjadi demikian?

Terhadap pertanyaan di atas secara umum boleh dikatakan karena masih lemahnya pengelolaan
atau pengadministrasian dan penata usahaan barang milik/kekayaan organisasi. Penatausahaan
barang milik/kekayaan organisasi perlu mendapatkan perhatian yang sungguh-sungguh. Karena
apabila tidak dilakukan dengan sungguh-sungguh sangat merugikan organisasi.
Penatausahaan barang milik/kekayaan organisasi layaknya disebut inventarisasi. Inventaris

menunjuk pada barang/benda yang secara resmi menjadi milik organisasi. Sedangkan
inventarisasi merupakan suatu proses penghitungan, pencatatan, penggolongan,
pengklasifikasian, pengkodean, terhadap barang/sarana prasarana yang dimuat dalam suatu
daftar. Karena itu Inventarisasi adalah suatu kegiatan yang meliputi pendaftaran, pencatatan
dalam daftar, penyusunan atau pengaturan barang-barang milik negara atau daerah serta
melaporkan pemakaian barang-barang kepada pejabat yang berwenang secara teratur dan tertib
menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku sehingga mempermudah dalam penyajian data
kekayaan negara baik barang-barang tetap maupun barang-barang bergerak. Kegiatan pencatatan
sampai dengan pelaporan ini disebut inventarisai, sedangkan barang sebagai obyek yang dicatat
yang berupa benda/barang tahan lama disebut barang inventaris.
Menurut Chabib Sholeh dan Heru Rochamnsjah ( 2010: 180 ) "Inventarisasi merupakan kegiatan
/ tindakan untuk melakukan penghitungan, pengurusan, penyelenggaraan peraturan, pencatatan
data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit pemakaian".
Menurut A. Gima Sugiama ( 2013: 173 ) "Inventarisasi aset adalah serangkaian kegiatan untuk
melakukan pendataan, pencatatan, pelaporan hasil pendataan aset, dan mendokumentasikannya
baik aset berwujud maupun aset tidak berwujud pada suatu waktu tertentu. Inventarisasi aset
dilakukan untuk mendapatkan data seluruh aset yang dimliki,dikuasai sebuah organisasi
perusahaan atau instansi pemerintah. Seluruh aset perlu diinventarisasi baik yang diperoleh
berdasarkan beban dana sendiri ( investasi ), hibah ataupun dari cara lainnya"
Dari beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa Inventarisasi Aset merupakan

serangkaian kegiatan untuk melakukan pencatatan, pengamanan, pendokumentasian & pelaporan
hasil pencatatan kepemilikan suatu aset.
Sumber :
https://www.plimbi.com/article/170663/apa- Sumber : https://vemafats.com/apa-itu-
itu- inventaris-aset-dan-manfaatnya/
inventarisasi-sarana-dan-prasarana-
pendidikan
B. TUJUAN, MANFAAT DAN DASAR HUKUM

C.
1. Tujuan Inventarisasi.
Secara umum, inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan
pengawasan yang efektif terhadap sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu sekolah.
Secara khusus, inventarisasi dilakukan dengan tujuan-tujuan sebagai berikut:
1. Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan prasarana yang dimiliki
oleh suatu organisasi.
2. Untuk menghemat keuangan baik dalam pengadaan maupun untuk pemeliharaan dan
penghapusan sarana dan prasarana.
3. Sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaan suatu organisasi dalam bentuk
materiil yang dapat dinilai dengan uang.
4. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana yang dimiliki
oleh suatu organisasi.

2. Manfaat Inventarisasi
Menurut Sanderson (2000) inventarisasi memiliki beberapa manfaat sebagai berikut:
 Mencatat dan menghimpun data aset yang dikuasahi unit organisasi/ departemen.
 Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas penguasaan dan
pengelolaan aset organisasi/ negara.
 Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan aset organisasi atau
negara.
 Menyediakan informasi mengenai aset organisasi/negara yang dikuasai departemen
sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan dan pengelolaan perlengkapan
departemen.
 Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai departemen untuk menunjang
perencanaan dan pelaksanaan tugas departemen.
3. Dasar hokum
Sumber :
Sumber :
http://www.aktual.com/profesor-sri-
http://makalah2107.blogspot.com/2016/0
edi-pancasila-harus-jadi-dasar-
6/makalah-hukum-pajak-tentang-dasar-
hukum/
dasar.html
Menurut PP No. 27 2014 : "Inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pendataan,

pencatatan, dan pelaporan hasil pendataan Barang Milik Negara / Daerah".
Hal-hal yang masih relevan pada PP Nomor. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang
Milik Negara/Daerah, adalah hal yang mengatur tentang hak kepemilikan pengelolaan dan
hak atas kuasa harta/kekayaan milik negara. Dalam PP

tersebut menyebutkan institusi dan pejabat penangnggung jawab atas kekayaan milik negara,
yaitu
 Pembina Umum (Penum): adalah presiden, yang secara fungsional dilakukan oleh
menteri keuangan yang selanjutnya dilimpahkan kepada Direktur Jendral Moneter.
 Pembina Barang Inventarisasi(PBI):adalah menteri, yang secara fungsional dilakukan
oleh pejabat eselon 1
 Penguasaan Barang Inventaris: Semua semua pejabat eselon I, dan Kakanwil (Pembantu
penguasaan).
 Unit Pengurusan Barang (UPB): Kantor atau satuan kerja, dimana barang milik/kekayaan
negara berada.
 Penanggungjawab Pengawas Barang Inventaris (PPBI): Kepala kantor(Kuasa materi/
barang).
 Unit Pengelola Barang (UPB): yaitu orang yang karena negara ditugasi menerima,
menyimpan dan mengeluarkan barang atas perintah Kuasa Barang. Pada umumnya
bendahara material adalah penguasa gudang.
C. LANGKAH-LANGKAH INVENTARIS DAN DOKUMEN INVENTARIS

D.
1. Menyiapkan Lembar Hasil Opnam Barang Inventaris (LHOPBI)
2. Menyiapkan Buku Induk Barang Inventaris (BIBI)
3. Menyiapkan Buku Golongan Barang Inventaris (BGBI)
4. Menyiapkan Kode Klasifikasi Barang Inventaris
5. Menyiapkan Daftar Kode Akuntan Pengguna Barang
6. Menyiapkan Daftar Kode Wilayah

Sumber : https://www.google.co.id/search?safe=strict&biw=618&bih=620&tb
1) Menyiapkan Lembar Hasil Opnam Barang Inventaris (LHOPBI)

Lembar Hasil Opnam Barang Inventaris (LHOPBI) adalah daftar yang memuat identitas
barang saat dilakukan penghitungan
periodik. Tujuannya untuk mengabdate keadaan barang yang sesungguhnya
https://www.google.co.id/search?
q=Lembar+hasil+opnam+barang+inventaris&safe=strict&biw=618&bih=571&tbm=isch&tb
o=u&source=univ&sa=X&ved=2ahUKEwiGluui

2) Menyiapkan Buku Induk Barang Inventaris (BIBI)
Buku Induk Barang Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang
sudah dimiliki oleh suatu kantor atau satuan organisasi di lingkungannya, dan sekaligus
merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan
tentang barang-barang inventaris kantor.
https://www.anugerahdino.com/2015/01/inventarisasi-barang-habis-pakai-dan.html
Petunjuk Pengisian
1. Diisi dengan nomor menurut urutan pembukuan barang inventaris ke dalam Buku Induk
Barang Inventaris, sesuai dengan bukti penyerahan barang.
2. Diisi sesuai dengan tanggal pencatatan barang ke dalam Buku Induk Barang Inventaris.
3. Diisi sesuai dengan tabel klasifikasi kode barang inventaris.
4. Diisi sesuai dengan istilah Indonesia yang sudah dibakukan.
5. Disisi dengan merk, nomor, type, ukuran dan sebagainya.
6. Diisi dengan jumlah barang inventaris yang dibukukan.
7. Diisi sesuai dengan sebutan yang berlaku (misal: stel, lembar M, M2)
8. Diisi dengan tahun pembuatan barang inventaris yang dibukukan (umpama dari pabrik dan
sebagainya)
9. Disebutkan sumber perolehan barang, misalnya anggaran rutin, hibah, bantuan, buatan
sendiri dan lain sebagainya.
10. Disebutkan satu persatu kelengkapan dokumen yang dimiliki (seperti: sertifikat tanah, akte
jual beli, izin banguna, kontrak pemborong dan lain-lain) dan tanggal penyerahan atau
perolehan barang.
11. Diisi sesuai keadaan barang pada waktu diterima misalnya "Baik", "Rusak".

12. Diisi sesuai harga faktur/bukti penyerahan barang. Untuk barang-barang
bantuan/sumbangan yang tidak diberikan harganya, diisi menurut harga taksiran pada
waktu penerimaan barang.
13. Diisi dengan keterangan tambahan yang dianggap perlu.
3) Menyiapkan Buku Golongan Barang Inventaris (BGBI)

Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang-barang
inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi
dan kode barang yang ditentukan di dalam lingkungannya. Pengisiannya dilakukan setelah
pencatatan barang tersebut kedalam Buku Induk Barang Inventaris.
Petunjuk Penggunaan.
1. Diisi dengan nomor menurut urutan pembukuan barang inventaris ke dalam Buku Induk
Barang Inventaris, sesuai dengan bukti penyerahan barang.
2. Diisi dengan nomor barang inventaris yang terdapat dalam buku induk inventaris
3. Diisi sesuai tabel klasifikasi barang inventaris.
4. Diisi sesuai dengan istilah indonesia yang sudah dibukukan atau sesuai dengan nama
barang yang disebut di dalam Buku Induk Barang Inventaris.
5. Disisi dengan merk, nomor, type, ukuran dan sebagainya.
6. Diisi dengan jumlah barang inventaris yang dibukukan.
7. Diisi sesuai dengan sebutan yang berlaku (misal: stel, lembar M, M2)
8. Diisi dengan tahun pembuatan barang inventaris yang dibukukan (umpama dari pabrik
dan sebagainya)
9. Diisi sesuai keadaan barang pada waktu diterima misalnya "Baik", "Rusak".
10. Diisi sesuai harga faktur/bukti penyerahan barang. Untuk barang-barang
bantuan/sumbangan yang tidak diberikan harganya, diisi menurut harga taksiran pada
waktu penerimaan barang.

11. Dalam lajur ini dicatat keterangan fungsi barang sebagai alat teknis pendidikan (misalnya
alat praktek, alat penelitian percobaan dan sebagainya). Bagi unit kantor, dicatat tempat
barang tersebut dipergunakan sebagai alat kantor.
4) Buku catatan barang non inventaris

Buku Catatan Barang Non Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang non
inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor
Petunjuk Pengisian:
1. Diisi dengan nomor menurut rutan pembukuan barang non inventaris kedalam buku
catatan barang non inventaris berdasarkan bukti penyerahan barang.
2. Diisi dengan nama barang sesuai dengan istilah Indonesia yang sudah umum.
3. Diisi dengan nomor kartu stock yang diberikan kepada barang yang sudah dibukukan.
4. Diisi dengan merk, nomor, type, ukuran dan sebagainya, yang dapat memperjelas ciri
khusus dari barang yang dibukukan.
5. Diisi dengan jumlah barang non inventaris yang dibukukan.
6. Diisi dengan sebutan yang berlaku.
7. Diisi dengan tahun pembuatan barang non inventaris yang dibukukan.
8. Diisi dengan sumber perolehan barang.
9. Disebutkan satu persatu kelengkapan dokumen yang dimiliki dan diisi sesuai tanggal
bukti penyerahan barang non inventaris.
10. Diisi sesuai dengan keadaan barang pada waktu dibukukan misalnya "Baik", "Rusak".
11. Diisi sesuai dengan harga faktur/bukti penyerahan barang

12. Diisi sesuai dengan harga faktur/bukti penyerahan barang.
5) Menyiapkan Kode Klasifikasi Barang Inventaris
Klasifikasi dan Kode Barang Inventaris

Pada dasarnya maksud dan tujuan mengadakan penggolongan barang ialah agar terdapat cara
yang cukup mudah dan efisien untuk mencatat dan sekaligus untuk mencari dan menemukan
kembali barang tertentu, baik secara fisik maupun melalui daftar catatan ataupun di dalam
ingatan orang. Sesuai dengan tujuan tersebut maka bentuk lambang, sandi atau kode yang
dipergunakan sebagai pengganti nama atau uraian bagi tiap golongan, kelompok dan atau
jenis barang haruslah bersifat membantu/memudahkan penglihatan dan ingatan orang dalam
mendapatkan kembali barang yang diinginkan.
Sandi atau kode yang dipergunakan melambangkan nama atau uraian kelompok/jenis barang
adalah berbentuk angka bilangan (numerik) yang tersusun menurut pola tertentu, agar mudah
diingat dan dikenali, serta memberi petunjuk mengenai formulir nama yang harus
dipergunakan untuk tempat mencatat jenis barang tertentu. Di samping itu pula, penyusunan
angka nomor kode ini diusahakan agar memungkinkan dilakukan pengembangan, terutama
oleh mereka yang secara langsung menangani pencatatan barang.

Untuk barang pada umumnya, nomor kode itu terdiri dari 7 (tujuh) buah angka yang tersusun
menjadi tiga dan empat angka, yang dipisahkan oleh sebuah tanda titik. Angka pertama dari
susunan tiga di depan adalah untuk menyatakan jenis formulir yang digunakan. Dua angka
berikutnya yakni yang berada sebelum tanda titik, merupakan sandi pokok untuk kelompok
barang menurut ketentuan di dalam masing-masing formulir. Sebagai contoh secara berturut-
turut disebutkan sebagai berikut:
110.0300 Tanah lapangan olah raga
110.0400 Tanah untuk jalan dan tempat parkir
110.0500 Tanah Pertanian
110.0600 Tanah Peternakan
110.0700 Tanah Perkebunan
110.0800 Tanah Kehutanan
110.0900 …………………
110.9900 Tanda untuk keperluan lain yang tersebut di atas.
Sebagaimana terlihat pada contoh-contoh sandi barang tak bergerak tersebut di atas, sandi
atau kode barang inventaris Departemen Pendidikan Nasional seutuhnya terdiri dari angka
bilangan 1 sampai 99 (numerik). Baik untuk barang tak bergerak maupun barang bergerak
pada umumnya dipergunakan nomor kode yang terbentuk dari tujuh buah angka bilangan
seperti itu.

Ini berarti bahwa tiap kelompok dan sub kelompok menyediakan angka 1 sampai dengan 99
sehingga masing-masing dapat menyediakan 99 wadah untuk menampung spesifikasi yang
dipergunakan oleh kelompok atau sub kelompok yang bersangkutan. Begitu pula halnya
dengan kode barang, nomor ini menyediakan pula wadah untuk spesifikasi jenis barang
sebanyak 99 tempat. Sebagai contoh cara penggunaan angka-angka untuk nomor kode barang
bergerak dapat dikemukakan sebagai berikut:
200.000 Sandi untuk kelompok barang-barang bergerak
210.000 Sandi untuk Alat-alat besar
220.000 Sandi untuk Peralatan Laboratorium, Peralatan Bengkel/ Workshop, Studio,
Percetakan, Pabrik, dan Instalasi Pembangkit Tenaga Listrik.
221.000 Sandi untuk kelompok “besar”: Peralatan Laboratorium.
222.000 Sandi untuk kelompok “besar”: Peralatan Bengkel/Workshop.
224.0100 Sandi untuk sub kelompok: Alat penyusun huruf/setting (PHT), intertype, IBM,
Kompugrafik.
224.0200 Sandi untuk kelompok Alat acuan/mesin foto copy.
224.0300 Sandi untuk sub kelompok Mesin Cetak.
224.0301 Sandi untuk jenis barang mesin cetak Letter Press.
224.0302 Sandi untuk mesin cetak Offset.
224.0303 Sandi untuk mesin cetak Fotografi.
6) Menyiapkan Daftar Kode Akuntan Pengguna Barang
http://www.akuntansilengkap.com/akuntansi/pengertian-daftar-kode-akun-akuntansi-chart-
of-account/
Kode perkiraan berguna untuk memudahkan pencatatan ke perkiraan atau buku besar (posting).
Pengkodean akun juga memudahkan dalam klasifikasi perkiraan dan pentusunan laporan
keuangan. biasanya setiap perusahaan membuat daftar kode perkiraan atau sering disebut chart
of account.
Perkiraan / akun dapat dikelompokkan menjadi perkiraan neraca dan perkiraan laba rugi.
Perkiraan neraca merupakan perkiraan yang termasuk kelompok harta, kewajiban dan modal.
Sedangkan untuk yang termasuk ke dalam perkiraan laba rugi adalah pendepatan dan beban.

Syarat pembuatan chart of account
Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat kode akun diantaranya:
1. Nomer harus unik (artinya setiap nomer hanya digunakan untuk satu akun perkiraan saja)
2. Akun perkiraan di masukkan kedalam kelompok atau sub kelompok. Contohnya kas,
piutang dan peralatan dimasukkan kedalam aktiva lancar.
3. Perkiraan yang berkaitan hendaknya disusun secara berurutan. Contohnya: piutang
dagang dengan piutang lain-lain.
4. Penomeran diusahaan tidak terlalu ketat, alasanya akan memudahkan jika terjadi
penambahan sejumlah akun baru. Contohnya : kelompok beban diberi nomer 600. 605
beban angkutan. 610 beban laiinya. Jika terjadi penambahan dapat disisipkan antara 605 -
610.
5. Nama akun rekening sebaiknya singkat dan jelas. Contohnya: Beban perjalanan dinas
lebih baik daripada Beban perjalanan ke luar kota bagi direksi.
Jenis-Jenis Kode Perkiraan

Kode perkiraan bisa di contohkan seperti plat nomer kendaraan. Sebuah motor misalnya
bernomer BE 1234 LI. Dari nomer kendaraan tersebut kita bisa tahu kalau motor tersebut dari
Lampung karena huruf awalnya BE. Angka 1234 menunjukkan nomer urut motor tersebut.
a) kode perkiraan pada system decimal pada dasarnya diberi nomer 1 sampai 9 untuk setiap
kelompok perkiraan. Contohnya:
1) Aktiva
2) Kewajiban
3) Ekuitas
4) Pendapatan
5) Harga Pokok Penjualan
6) Beban Penjualan
7) Beban Administrasi dan Umum
8) Pendapatan Lain-lain
9) Beban Lain-lain.
Pengkodean seperti diatas bisa saja hanya dari angka 1 samapi 7, jadi tidak mutlak
menyesuaikan kebutuhan atau keinginan dari seorang akuntan sendiri.
Yang terpenting adalah setiap satu angka depan menunjukkan suatu kelompok. Cara ini
akan dapat memudahkan mengetahui suatu perkiraan termasuk kelompok yang mana.
Mislnya, nomer 1001, artinya bisa dipastikan nomer tersebut termasuk kelompok aktiva
karena angka depan adalah 1. Dalam praktiknya, system decimal lebih banyak dipakai
perusahaan, alasanyya karena sistematis dan fleksibel.

b) Sistem Mnemonic
Kata Mnemonic sendiri berasal dari Bahasa Inggris yang artinya membantu ingatan. Kode
akun dengan system mnemonic adalah membuat kode yang mudah diingat. Biasanya akan
menggunakan singkatan atau kode huruf. Contohnya AL untuk Aktiva Lancar, AT Aktiva
Tetap, KJP untuk Kewajiban Jangka Panjang, KL untuk Kewajiban Lancar
6). Menyiapkan Daftar Kode Wilayah
Daftar kode masing-masing wilayah baik di Indonesia maupun di luar negeri tidak akan
sama, masing-masing punya kode yang berbeda-beda
D. PENGADMINISTRASIAN BARANG INVENTARIS
Pelaksanaan kegiatan pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam Buku Induk

Barang Inventaris, Buku Golongan Barang Inventaris, Buku Catatan Barang Non Inventaris,
Daftar Laporan Triwulan, Mutasi Barang Inventaris, Daftar Rekap Barang Inventaris.
http://www.berkasedukasi.com/2017/01/format-administrasi-sekolah-inventaris.html
1. Buku Induk Barang Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris milik
negara dalam lingkungan sekolah menurut urutan tanggal penerimaannya.
2. Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang inventaris
menurut golongan barang yang telah ditentukan.
3. Buku Catatan Non Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang habis pakai,
seperti; kapur, pensil, penghapus papan tulis, kertas ketik, tinta dan sejenisnya.
4. Daftar Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventaris adalah daftar tempat mencatat jumlah
bertambah dan atau berkurangnya barang inventaris sebagai akibat mutasi yang terjadi dalam
triwulan yang bersangkutan. Daftar ini tersusun menurut jenis barang pada masing-masing
golongan inventaris.

5. Membuat Daftar Isian Inventaris, yaitu tempat-tempat mencatat semua barang inventaris
menurut golongan barangnya.
6. Membuat Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris, yaitu merupakan daftar yang menunjukkan
jumlah barang inventaris menurut keadaan pada tanggal 1 April tahun yang lalu, mutase

RANGKUMAN
MARI DIINGAT
1. Pengertian Inventaris
Inventarisasi Aset merupakan serangkaian kegiatan untuk melakukan pencatatan,
pengamanan, pendokumentasian & pelaporan hasil pencatatan kepemilikan suatu aset.
2. Tujuan inventaris
 Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan prasarana yang
dimiliki oleh suatu organisasi.
 Untuk menghemat keuangan baik dalam pengadaan maupun untuk pemeliharaan dan
penghapusan sarana dan prasarana.
 Sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaan suatu organisasi dalam
bentuk materiil yang dapat dinilai dengan uang.
o Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana yang
dimiliki oleh suatu organisasi
3. Manfaat inventaris
 Mencatat dan menghimpun data aset yang dikuasahi unit organisasi/ departemen.
 Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas penguasaan
dan pengelolaan aset organisasi/ negara.
 Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan aset organisasi atau
negara.

 Menyediakan informasi mengenai aset organisasi/negara yang dikuasai departemen
sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan dan pengelolaan
perlengkapan departemen.
 Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai departemen untuk menunjang
perencanaan dan pelaksanaan tugas departemen.
4. Dasar hukum inventaris

Hal-hal yang masih relevan pada PP Nomor. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang
Milik Negara/Daerah, adalah hal yang mengatur tentang hak kepemilikan pengelolaan
dan hak atas kuasa harta/kekayaan milik negara
5. Langkah-langkah inventaris
1) Menyiapkan Lembar Hasil Opnam Barang Inventaris (LHOPBI)

2) Menyiapkan Buku Induk Barang Inventaris (BIBI)
3) Menyiapkan Buku Golongan Barang Inventaris (BGBI)
4) Menyiapkan Kode Klasifikasi Barang Inventaris
5) Menyiapkan Daftar Kode Akuntan Pengguna Barang
6) Menyiapkan Daftar Kode Wilayah

LATIHAN DAN PENUGASAN
LATIHAN
1. Segala sesuatu hal mulai dari gedung, kendaraan, mesin-mesin kantor hingga perabot
kantor dan alat bantu lainnya yang dimiliki perusahaan guna terlaksananya pekerjaan dan
untuk meningkatkan produktifitas kerja. Merupakan pengertian inventaris kantor menurut...
a. Mugianti (2011:7) d. Achmad (2011:39)
b. Sedarmayanti (2009:6) e. Soemarsono (2010:105)
c. KBBI
2. Tujuan inventarisasi sarpras yaitu...
a. Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan prasarana yang dimiliki
oleh suatu
b. Untuk menyediakan data dan informasi untuk dijadikan pedoman
c. Untuk memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkan pengawasan
d. Untuk mengarahkan pengadaan barang
e. Sebagai bukti fisik
3. Yang bukan merupakan manfaat inventaris kantor yaitu...
a. Mencatat dan menghimpun data ase yang dikuasai
b. Menyediakan informasi mengenai aset
c. Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan
d. Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai
e. Menyediakan barang inventaris
4. Tujuan inventaris, kecuali...
a. Tercipta ketertiban administrasi barang
b. Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai departemen
c. Penghematan keuangan
d. Mempermudah pemeliharaan dan pengawasan barang
e. Menyediakan data informasi untuk perencanaan
5. Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai departemen untuk menunjang
perencanaan dan pelaksanaan tugas departemen. Termasuk ke dalam ...
a. Tujuan inventaris
b. Manfaat inventaris
c. Pengertian inventaris
d. Tata cara menginventarisasaian
e. Landasan hukum inventaris

6. Laporan tahunan inventaris di sampaikan kepada
a. Kepala pengadaan
b. Kepala bagian perlengkapan
c. Bendahara
d. Sekretaris
e. Kabag pemasaran
7. Untuk mencatat dan sekaligus untuk mencari dan menentukan kembali barang tertentu
dilakukan dalam
a. Penggolongan barang
b. Penerimaan barang
c. Pencatatan barang
d. Penyimpanan barang
e. Penyaluran barang
8. Buku pembantu yang dapat digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris sesuai
dengan jenis/golongan yang telah ditentukan disebut
a. Buku Induk barang inventaris
b. Buku catatan barang non inventaris
c. Buku golongan barang inventaris
d. Buku inventarisasi barang
e. Buku non inventarisasi barang
9. Dalam pengertian invetaris barang suatu daftar inventaris barang harus di lakukan dengan..
a. Terperinci
b. Rutin
c. Tertib dan teratur
d. Berkala
e. Disiplin
10. Diadakan pelaporan keadaan sarana dan prasarana kantor agar ...
a. Agar peralatan tidak mudah hilang
b. Memudahkan pengawasan dan pertanggungjawaban
c. Menghindari pemborosan yang seharusnya tidak terjadi
d. Memudahkan kegiatan pendistribusian
e. Ada bukti yang digunakan sebagai pertanggungjawaban

TUGAS KELOMPOK
Buatlah kelompok yang terdiri dari 4 orang anggota, kemudian

lakukan pengamatan barang-barang yang ada di Tata Usaha
sekolahmu, lalu kelompokkan dan masukkan barang-barang tersebut
ke dalam :
1. Lembar Hasil Opnam Barang Inventaris (LHOPBI)

2. Buku Induk Barang Inventaris (BIBI)
3. Buku Golongan Barang Inventaris (BGBI)

DAFTAR PUSTAKA
Drs. Purwanto, M.M., M.Pd., dkk, 2016, Modul Paket Keahlian Administrasi Perkantoran
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)
https://asikbelajar.com/pengadministrasian-klasifikasi-kode-barang-inventarisasi/
http://www.akuntansilengkap.com/akuntansi/pengertian-daftar-kode-akun-akuntansi-chart-of-
account/

PEMANFAATAN SARANA DAN
BAB XIV PRASARANA
KOMPETENSI INTI

2. Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, santun, peduli (gotong
royong, kerja sama, toleran, damai), bertanggung-jawab, responsif, dan
proaktif melalui keteladanan, pemberian nasehat, penguatan, pembiasaan, dan
pengkondisian secara berkesinambungan serta menunjukkan sikap sebagai
bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara
efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri
sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
mengevaluasitentang pengetahuan faktual, konseptual, operasional dasar, dan
metakognitif sesuai dengan bidang dan lingkup kerja Otomatisasi dan Tata
Kelola Sarana Prasarana pada tingkat teknis, spesifik, detil, dan kompleks,
berkenaan dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora
dalam konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian dari keluarga,
sekolah, dunia kerja, warga masyarakat nasional, regional, dan internasional.
dengan bidang kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran. Menampilkan
kinerja di bawah bimbingan dengan mutu dan kuantitas yang terukur sesuai
dengan standar kompetensi kerja. Menunjukkan keterampilan menalar,
mengolah, dan menyaji secara efektif, kreatif, produktif, kritis, mandiri,
kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam ranah abstrak terkait dengan
pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu
melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung. Menunjukkan
keterampilan mempersepsi, kesiapan, meniru, membiasakan, gerak mahir,
menjadikan gerak alami dalam ranah konkret terkait dengan pengembangan
dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan tugas spesifik
di bawah pengawasan langsung.

KOMPETENDI DASAR
3.14. Menerapkan pemanfaatan sarana dan prasarana
4.14. Melaksanakan kegiatan pemanfaatan sarana dan prasarana

3.14.1. Menjelaskan pengertian pemanfaatan sarana dan prasarana
3.14.2. Menguraikan tujuan pemanfaatan sarana dan prasarana
3.14.3. Mengemukakan prosedur pemanfaatan sarana dan prasarana
4.14.1. Melakukan identifikasi kebutuhan kegiatan pemanfaatan sarana dan
prasarana dengan tepat sesuai ketentuan
4.14.2. Menyiapkan kelengkapan bahan-bahan kegiatan pemanfaatan
sarana dan prasarana
4.14.3. Melaksanakan kegiatan pemanfaatan sarana dan prasarana sesuai
dengan tuntutan dan ketentuan kerja
4.14.4. Membuat dokumen kegiatan pemanfaatan sarana dan prasarana
menggunakan aplikasi komputer dengan tepat sesuai dengna
ketentuan

TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Melalui diskusi kelompok berpasangan siswa dapat menjelaskan tentang pengertian

pemanfaatan sarana dan prasarana dengan baik
2. Melalui diskusi kelompok peserta didik dapat menguraikan tujuan pemanfaatan sarana
dan prasrana dengan benar
3. Setelah berdiskusi kelompok dan melihat gambar siswa dapat mengemukakan prosedur
pemanfaatan sarana dan prasarana dengan benar
4. Melalui diskusi kelompok peserta didik dapat Melakukan identifikasi kebutuhan kegiatan
pemanfaatan sarana dan prasarana dengan tepat sesuai ketentuan dengan benar
5. Setelah berdiskusi dengan kelompok, peserta didik dapat menyiapkan kelengkapan
bahan-bahan kegiatan pemanfaatan sarana dan prasarana
6. Setelah berdiskusi perserta didik dapat melaksanakan kegiatan pemanfaatan sarana dan
prasarana sesuai dengan tuntutan dan ketentuan kerja Setelah melihat tayangan video dan
demonstrasi peserta didik mampu menggunakan mesin-mesin komunikasi kantor dalam
menyelesaikan pekerjaan kantor dengan tepat sesuai standar prosedur yang berlaku
7. Dengan melakukan diskusi kelompok membuat dokumen kegiatan pemanfaatan sarana
dan prasarana menggunakan aplikasi komputer dengan tepat sesuai dengna ketentuan

PETUNJUK PENGGUNAAN
MODUL
seksama
1. Bacalah setiap materi yang disajikan dengan cermat. Anda jangan tergesa-gesa agar dapat
memahami isi modul ini dengan benar.
3. Untuk mempermudah Anda mempelajari modul ini serta memperluas wawasan, carilah
sumber informasi lain, baik melalui buku maupun internet terkait tujuan pembelajaran
yang ingin dicapai.
memahami materi ini atau bertanya dengan guru saat jam belajar maupun di luar jam
belajar.
6. Manfaatkan seluruh perangkat teknologi yang Anda miliki untuk menunjang kesuksesan

PETA KONSEP
PEM A N FA A TA N SA RA N A D A N
PENGERTIAN
PEMANFAATAN SARANA
PRA SA RA N A
DAN PRASARANA
PRINSIP PRINSIP
PEMANFAATAN SARANA
DAN PRASARANA
PEMANFAATAN SARANA
PRASARANA PENDIDIKAN

PEMANFAATAN SARANA PRASARANA
A. PENGERTIAN PEMANFAATAN SARANA DAN PRASARANA
Pemanfaatan sarana dan prasarana adalah pemanfaatan segala jenis barang yang sesuai
dengan kebutuhan secara efektif dan efisien.
http://atkbambuapus.blogspot.com/p/jual-alat-tulis-kantor-dan-peralatan.html
Dalam hal pemanfaatan sarana, harus mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:

 Tujuan yang akan dicapai
 Kesesuaian antar media yang akan digunakan dengan materi yang akan dibahas
 Tersedianya sarana dan prasarana penunjang
 Karakteristik siswa
B. TUJUAN PEMANFAATAN SARANA DAN PRASARANA
Tujuan pemanfaatan saran dan prasarana antara lain:

a. Untuk memelihara sarana dan prasarana secara berkelanjutan
b. Adanya jaminan terhada[ kualitas sarana prasarana
c. Adanya keuntungan yang berkelanjutan dari hasil pemanfaatan sarana prasarana

C. PRINSIP PEMANFAATAN SARANA DAN PRASARANA
Terdapat dua prinsip penggunaan sarana prasarana di sekolah yang harus diperhatikan dalam
pemakaian perlengkapan pendidikan, yaitu:
1. Prinsip pencapaian tujuan
Administrasi sarana prasara sekolah dikatakan berhasil apabila fasilitas sekolah selalu siap
pakai.
2. Prinsip efisiensi
Pemakaian semua fasilitas sekolah hendaknya dilakukan dengan sebaik-baiknya, sehingga
dapat mengurangi pemborosan. Untuk itu, perlengkapan sekolah hendaknya dilengkapi
dengan petunjuk teknis penggunaan dan pemeliharaannya.
3. Prinsip administratif
Semua pengelola perlengkapan pendidikan di sekolah itu hendaknya selalu memperhatikan
undang-undang, peraturan, intruksi dan pedoman yang telah diberlakukan oleh pemerintah.
4. Prinsip Kejelasan Tanggung Jawab
Tugas dan tanggung jawab semua anggota organisasi terhadap pengelolaan sarana dan
prasarana sekolah harus dideskripsikan dengan jelas.
5. Prinsip Kekohesifan
Manajemen sarana prasarana sekolah hendaknya terealisasikan dalam bentuk proses kerja
yang sangat kompak. Untuk itu, antara satu dengan lainnya dalam organisasi harus bekerja
dengan baik.
Penggunaan barang meliputi dua kategori yaitu inventaris yang tidak habis sekali pakai dan
inventaris habis pakai, dalam administrasi logistic prinsip efesiensi dan efektifitas merupakan hal
yang perlu dipegang menjaga adanya pemborosan, pemborosan terjadi karena dua faktor yaitu :
sikap dan kurangnya keterampilan menyelesaikan tugas.
1) Sikap Mental
Sikap mental pada dasarnya bentuk ketidakperdulian pada berfungsinya alat/barang yang
digunakan pegawai dan ketidakjujuran dalam mengelola kekayaan milik organisasi.

Sumber
http://makassar.tribunnews.com/2016/04/14/
suka-simpan-barang-bekas-kenali-gejala-
penyakit-hoarding
2) Kurangnya Keterampilan
Kurangnya keterampilan menyelesaikan tugas, dalam melaksanakan tugasnya sering
banyak melakukan kesalahan. Hingga pemborosan terhadap alat/barang menjadi rusak.
Sarana pendidikan yang disediakan dimaksudkan untuk memperlancar proses belajar mengajar.
Sarana pendidikan ditinjau dari fungsinya dapat digolongkan menjadi:
a) Sarana pendidikan yang langsung digunakan dalam proses belajar mengajar, seperti alat
pelajaran, alat peraga, dan media pendidikan.
b) Sarana pendidikan yang tidak langsung terlihat dalam proses pendidikan dan pengajaran,
seperti gedung, perabot kantor, kamar mandi dan sebagainya.
Pengaturan Penggunaan Sarana Pendidikan dipengaruhi oleh faktor-faktor sebagai berikut:

Setelah kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dapat terpenuhi dan tertata sesuai dengan
pemakaiannya maka perlu diadakan pengaturan bagi pengguna sarana dan prasarana tersebut
yaitu dengan cara:
a) Banyaknya sarana pendidikan untuk tiap-tiap macam.
b) Banyaknya kelas masing-masing tingkat.
a) Banyaknya siswa dalam tiap-tiap kelas.
b) Banyaknya ruang atau kelas yang ada di sekolah.
c) Banyaknya guru atau karyawan yang terlihat dalam penggunaan sarana pendidikan.
Dengan memperhatikan faktor-faktor di atas penggunaan sarana pendidikan dapat diatur sebagai
berikut :
a. Sarana pendidikan untuk kelas tertentu.

Maksudnya suatu alat yang hanya digunakan untuk kelas tertentu sesuai dengan materi
kurikulum, jika banyaknya alat untuk mencukupi banyaknya kelas, maka sebaiknya alat-alat
disimpan di kelas agar mempermudah penggunaan.
b. Sarana pendidikan untuk beberapa kelas.
Apabila jumlah alat yang tersedia terbatas, padahal yang membutuhkan lebih dari satu kelas,
maka alat-alat tersebut terpaksa digunakan bersama-sama secara bergantian.
Kemudian pengaturannya adalah :
• Alat pelajaran yang diangkut yang diangkut ke kelas yang membutuhkan secara bergantian.
• Alat pelajaran tersebut disimpan disuatu ruangan dan guru mengajak siswa mendatangi
ruangan itu (sistem laboratorium).
c. Sarana pendidikan untuk semua kelas.
Penggunaan alat untuk semua kelas dapat dilakukan dengan membawa ke kelas yang
membutuhkan secara bergantian atau siswa yang akan menggunakan mendatangi ruangan
tertentu.
Dua sistem yaitu mendatangkan alat ke kelas atau mendatangkan siswa ke ruang alat ada
kebaikan dan keburukannya. Alat didatangkan ke kelas terjadi kelas tetap, dan ke siswa
mendatangi ruangan-ruangan terjadi kelas berjalan (kelas adalah sekelompok anak yang dalam
waktu yang sama, di bawah bimbingan seorang guru).
Setelah alat-alat pelajaran digunakan maka kegiatan selanjutnya adalah pengaturan

kembali.yang perlu ditekankan disini adalah bahwa anak-anak harus diberi kesempatan untuk
melaksanakan pengaturan kembali terhadap alat-alat yang mereka gunakan. Yang lebih awal
dari itu adalah anak-anak harus diberi tahu dan diawasi bagaimana menggunakan perabotan
sekolah. Banyak sekali ketahanan perabot sekolah tergantung dari cara menggunakannya.
Mengikutsertakan anak ke dalam pemeliharaan dan pengaturan kembali mempunyai

sekurang-kurangnya 3 manfaat, yaitu :
a) Melatih anak untuk bertanggung jawab terhadap barang-barang yang mereka gunakan.
b) Mendidik anak untuk merasa ikut memiliki barang-barang sekolah
c) Anak-anak menjadi lebih paham akan seluk beluk alat-alat yang mereka pergunakan.

d. Sarana pendidikan yang dapat digunakan oleh umum.
Sarana pendidikan yang digunakan untuk beberapa kelas dan semua murid, dan murid yang
akan membutuhkannya akan dibawa ke ruang atau kelas tersebut disebut kelas berjalan.
Menggunakan beberapa sarana dalam teknik pengajaran bukan sebatas menambah keindahan
di dalam kelas. Namun, sarana tersebut merupakan piranti dalam proses pendidikan yang
digunakan untuk membantu memudahkan aktivitas belajar, meningkatkan semangat belajar
pada murid, dan memotivasi mereka untuk belajar lebih banyak. Sebagian lembaga
pendidikan mampu membeli atau mengadakan sarana tetapi tidak mampu menggunakan dan
memeliharanya. Sekolah hanya menyimpan karena takut rusak atau bahkan tidak tahu cara
penggunaannya.
Penggunaan sarana dan prasarana pendidikan adalah pemanfaatan terhadap sarana dan prasarana
yang ada atau tersedia dalam lingkungan pendidikan atau sekolah. Adapun langkah-langkah yang
harus diperhatikan ketika menggunakan sarana pendidikan adalah sebagai berikut:
a. Digunakan pada waktu yang tepat.
b. Diaplikasikan pada waktu yang sesuai.
c. Di saat kondisi jiwa stabil untuk optimalisasi penggunaan.
d. Digunakan untuk memikat perhatian peserta didik dan memotivasi mereka.
e. Keikutsertaan pendidik menggunakan sarana tersebut semaksimal mungkin.
f. Penjelasan pendidik atas pemahaman dan pengetahuan yang terdapat dalam sarana
pendidikan untuk memusatkan perhatian peserta didik terhadap pelajaran.
g. Tidak berlebih-lebihan dalam menggunakan sarana untuk mencapai beberapa tujuan.
Dalam penggunaan sarana pendidikan anak didik juga harus diberi kesempatan dan arahan
bagaimana cara penggunaan perabot sekolah sebaik mungkin. Karna ketahanan perabot sekolah
juga tergantung dari cara menggunakannya. Hal ini melatih anak didik untuk bertanggung jawab
dan lebih paham atas barang yang mereka gunakan juga merasa ikut memiliki barang-barang
sekolah.
D. FAKTOR PEMANFAATAN SARANA DAN PRASARANA
Gedung yang terawat dengan baiik akan memberikan gambaran pada masyarakat tentang
pelayanan yang tertib dan teratur. Sebaliknya gedung yang tidak terawat, rusak , halaman penuh
rumput yang tidak teratur akan memberikan kesan bahwa mutu yang ada di dalamnya tidak baik.

Perlengkapan dan peralatan merupakan faktor yang sangat penting dalam meningkatkan efisiensi
kerja. pegawai tidak mungkin dapat bekerja dengan senang dan bersemangat dengan
perlengkapan kuno dan rusak, peralatan yang kurang lengkap dsb. Oleh karena itu Pimpinan
harus menaruh perhatian yang serius terhadap perlengkapan serta peralatan . Ia harus mampu
mendorong pegawai untuk bersama-sama memperhatikan masalah ini.
Di bawah ini penjelasan mengenai manfaat sarana prasarana memerlukan tersedianya yang
memadai yakni :
1. Tata ruang yang baik
Pertama dimulai dari ruang tempat belajar. Ruang yang ideal memiliki tata ruang yang baik
serta dilengkapi dengan pengatur udara dan sarana visual yang memadai. Tata ruang yang
baik sangat menunjang pada optimalnya proses belajar mengajar.
Sumber
:http://mediatataruang.com/empat-
macam-tata-ruang-kantor-baik/
2. Pendingin ruangan atau AC

Adanya pendingin ruangan memberi kenyamanan baik bagi siswa maupun pengajar.

Sumber :https://www.sepulsa.com/blog/jenis-ac
3. Sarana Visual
Sarana visual yang modern dan up to date mempermudah proses transfer ilmu kepada siswa..
Sumber :https://tests.piixemto.com/visual/
4. Ruang laboraturium
Laboratorium praktikum harus dilengkapi dengan peralatan-peralatan yang memadai dan
sesuai perkembangan teknologi. Laboratorium pendidikan harus mengacu pada perkembangan
teknologi yang berkembang pesat seiring dengan masuknya berbagai teknologi maju disertai
dengan peralatan-peralatan canggih..

Sumber: https://www.davidprasetyo.com/2015/11/contoh-desain-laboratorium-komputer-
sketcup.html
5. Komputer dan Multimedia

Media pengajaran harus sudah memanfaatkan kemajuan teknologi yang ada. Staf pengajar
harus sudah memanfaatkan teknologi komputer dan multimedia. Misalnya, berbagai proses
dalam tubuh akan lebih jelas bila diterangkan melalui animasi serta video-video yang
sekarang banyak beredar dalam bentuk CD ROM atau lainnya. Selain itu teknologi
multimedia dan digital memungkinkan kita menyimpan lebih banyak data dan informasi
mengenai perkembangan ilmu pengetahuan terbaru.

Sumber: https://renirenofa.wordpress.com/2015/08/06/dukungan-multimedia-komputer-
dalam-pembelajaran-biologi/
6. Perpustakaan
Fasilitas perpustakaan sebagai salah satu sarana dan prasarana di sekolah yang penting untuk
meningkatkan mutu pendidikan. Dengan adanya perpustakaan siswa maupun pengajar akan
lebih mudah dalam mencari data atau informasi dan menambah wawasan yang luas.
https://www.nalanda.org.my/pustaka-nalanda/
7. Kamera CCTV
Pemasangan CCTV di sekolah merupakan bentuk upaya untuk lembaganya memaksimalkan
pengawasan melekat (waskat) terhadap semua komponen yang ada di sekolah. Tujuannya,
agar guru dan pegawai makin meningkatkan kinerjanya. Sementara siswa diharapkan bisa
belajar lebih baik.

https://www.indiamart.com/proddetail/second-hand-cctv-products-16622073788.html

RANGKUMAN
1. Pemanfaatan sarana dan prasarana adalah pemanfaatan segala jenis barang yang sesuai
dengan kebutuhan secara efektif dan efisien
2. Terdapat dua prinsip penggunaan sarana prasarana di sekolah yang harus diperhatikan dalam
pemakaian perlengkapan pendidikan, yaitu:
a) Prinsip efektivitas
Prinsip efektivitas berarti semua pemakaian perlengkapan pendidikan di sekolah harus
ditujukan semata-mata dalam memperlancar pencapaian tujuan pendidikan sekolah, baik
secara langsung maupun tidak langsung.
b) Prinsip efisiensi
Prinsip efisiensi berarti semua pemakaian perlengkapan pendidikan secara hemat dan
hati-hati sehingga semua perlengjkapan yang ada tidak mudah habis, atau rusak
3. manfaat sarana prasarana memerlukan tersedianya yang memadai yakni :
1. Tata ruang yang baik

Pertama dimulai dari ruang tempat belajar. Ruang yang ideal memiliki tata ruang yang
baik serta dilengkapi dengan pengatur udara dan sarana visual yang memadai. Tata
ruang yang baik sangat menunjang pada optimalnya proses belajar mengajar.
2. Pendingin ruangan atau AC
Adanya pendingin ruangan memberi kenyamanan baik bagi siswa maupun pengajar.
3. Sarana Visual
Sarana visual yang modern dan up to date mempermudah proses transfer ilmu kepada
siswa
4. Ruang laboraturium
Laboratorium praktikum harus dilengkapi dengan peralatan-peralatan yang memadai
dan sesuai perkembangan teknologi. Laboratorium pendidikan harus mengacu pada
perkembangan teknologi yang berkembang pesat seiring dengan masuknya berbagai
teknologi maju disertai dengan peralatan-peralatan canggih..
5. Komputer dan Multimedia

Media pengajaran harus sudah memanfaatkan kemajuan teknologi yang ada. Staf pengajar
harus sudah memanfaatkan teknologi komputer dan multimedia. Misalnya, berbagai proses
dalam tubuh akan lebih jelas bila diterangkan melalui animasi serta video-video yang
sekarang banyak beredar dalam bentuk CD ROM atau lainnya. Selain itu teknologi
multimedia dan digital memungkinkan kita menyimpan lebih banyak data dan informasi
mengenai perkembangan ilmu pengetahuan terbaru.
6. Perpustakaan
Fasilitas perpustakaan sebagai salah satu sarana dan prasarana di sekolah yang penting untuk
meningkatkan mutu pendidikan. Dengan adanya perpustakaan siswa maupun pengajar akan
lebih mudah dalam mencari data atau informasi dan menambah wawasan yang luas.
7. Kamera CCTV
Pemasangan CCTV di sekolah merupakan bentuk upaya untuk lembaganya memaksimalkan
pengawasan melekat (waskat) terhadap semua komponen yang ada di sekolah. Tujuannya,
agar guru dan pegawai makin meningkatkan kinerjanya. Sementara siswa diharapkan bisa
belajar lebih baik.

LATIHAN
Jawablah soal-soal dibawah ini!
1. Jelaskan pengertian Pemanfaatan sarana dan prasarana.

2. Tuliskan hal yang dipertimbangkan dalam pemanfaatan sarana!
3. Jelaskan dua prinsip penggunaan sarana dan prasarana!
4. Jelaskan yang dimaksud dengan sarana pendidikan!
5. Berikan contoh sarana pendidikan!
PENUGASAN
1. Bentuklah kelompok kecil yang terdiri dari 3 atau 4 orang

2. Amatilah sarana dan prasarana yang ada disekelilingmu
3. Buatlah daftar barang-barang sarana dan prasarana
4. Kemudia buatlah manfaat barang tersbut dan buatlah prosedur
pemanfaatannya!

DAFTAR PUSTAKA
https://mafiadoc.com/pemanfaatan-pemeliharaan-sarana-prasarana-
p2kp_59d4cf9a1723dd63550d98df.html

PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN
BAB XV SARANA DAN PRASARANA
KOMPETENSI INTI

(gotong royong, kerja sama, toleran, damai), bertanggung-jawab, responsif,
dan proaktif melalui keteladanan, pemberian nasehat, penguatan,
pembiasaan, dan pengkondisian secara berkesinambungan serta
dan internasional.
Menampilkan kinerja di bawah bimbingan dengan mutu dan kuantitas yang
terukur sesuai dengan standar kompetensi kerja. Menunjukkan
keterampilan menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif, kreatif,
produktif, kritis, mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam ranah
abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah,
serta mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
Menunjukkan keterampilan mempersepsi, kesiapan, meniru, membiasakan,
gerak mahir, menjadikan gerak alami dalam ranah konkret terkait dengan
pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu
melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

KOMPETENSI
DASAR
3.15. Menerapkan pengamanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana
4.15 Melakukan kegiatan pengamanan dan pemeliharaan sarana dan
prasarana
INDIKATOR PENCAPAIAN
KOMPETENSI
3.15.1 Menjelaskan pengertian pengamanan dan pemeliharaan

3.15.2. Menjelaskan perencanaan pengamanan dan pemeliharaan
3.15.3. Menjelaskan kegiatan inspeksi
3.15.4. Mengidentifikasi macam-macam perawatan dan
pemeliharaan sarana dan prasarana
3.15.5. Mengemukakan tujuan dan manfaat pemeliharaan sarana
dan
4.15.1 Melakukan identifikasi kebutuhan kegiatan pengamanan dan
pemeliharaan sarana dan prasarana kantor
4.15.2. Menyiapkan kelengkapan bahan-bahan kegiatan pengamanan
dan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor sesuai
dengan tuntutan kebutuhan kerja
4.15.3. Melakukan kegiatan pengamanan dan pemeliharaan sarana
dan prasarana kantor
4.15.4. Membuat dokumen kegiatan kegiatan pengamanan dan
pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dengan
menggunakan aplikasi komputer dengan tepat sesuai dengan
ketentuan

TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Melalui diskusi kelompok berpasangan peserta didik dapat menjelaskan

pengertian perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana dengan benar
2. Melalui diskusi kelompok peserta didik dapat menjelaskan perencanaan
perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana dengan benar
3. Melalui diskusi kelompok peserta didik dapat menjelaskan kegiatan
inspeksi
4. Melalui diskusi dengan kelompok, peserta didik dapat menhgidenttifikasi
macam-macam perawatan dann pemeliharaan sarana dan prasarana
5. Melalui diskusi perserta didik dapat mengemukakan tujuan dan manfaat
dari pengamanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana
6. Setelah berdiskusi peserta didik dapat melakukan iidentifikasi kebutuhan
kegiatan pengamanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana
7. Setelah berdiskusi maka peserta didik dapat melakukan kegiatan pengaman
dan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor
8. Setelah diskusi kelompok, peserta didik dapat membuat dokumen
kegiatan-kegiatan dokumen pengamanan dan pemeliharaan sarana dan
prasarana

PETUNJUK PENGGUNAAN
seksama
jam belajar.

PETA KONSEP
PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN
SARANA DAN PRASARANA
MELAKUKAN KEGIATAN
MENERAPKAN PENGAMANAN PENGAMANAN DAN
SARANA DAN PRASARANA PEMELIARAANSARANA DAN
PRASARANA
PENGERTIAN PENGAMANAN DAN MELAKUKAN IDENTIFIKASI

PEMELIHARAAN SARANA DAN KEBUTUHAN KEGIATAN
PRASARANA KANTOR PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN
SARANA DAN PRASARANA KANTOR
PERENCANAAN PENGAMANAN DAN

PEMELIHARAAN MENYIAPKAN KELENGKAPAN
PERSYARATAN PENGADAAN SARANA
DAN PRASARANA KANTOR
KELENGKAPAN BAHAN-BAHAN
KEGIATAN PENGAMANAN DAN
PEMELIHARAAN SARANA DAN
PRASARANA MELAKUKAN KEGIATAN
PENGAMANAN DAN
KEGIATAN PENGAMANAN DAN PRASARANA KANTOR
PRASARANA KANTOR
MEMBUAT DOKUMEN RENCANA
PENGADAAN SARANA DAN
PRASARANA MENGGUNAKAN
MEMBUAT DOKUMEN KEGIATAN APLIKASI KOMPUTER SESUAI DENGAN
PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN KETENTUAN
SARANA DAN PRASARANA

MENERAPKAN PENGAMANAN DAN
PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA
https://www.rajarakminimarket.com/blog/penggunaan-24-peralatan-kantor-yang-habis-pakai/
A. PENGERTIAN MANAJEMEN PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA
Dalam rangka meningkatkan kinerja organisasi secara profesional, suatu organisasi atau
perusahaan membutuhkan dukungan peralatan sarana dan prasarana yang handal. Sumber daya
mesin dan peralatan menjadi bagian yang sangat krusial bagi kelangsungan proses penyelesaian
pekerjaan. Agar supaya dapat menghasilkan pekerjaan dengan kualitas yang baik, tidak hanya
disebabkan oleh adanya sumber daya manusia yang handal, metode kerja yang baik.
Sarana dan peralatan merupakan sumber daya yang digunakan untuk melakukan proses
produksi. Permasalahan utama di industri adalahKompetensi Profesionalbagaimana usaha untuk
mendapatkan peralatan dan sarana agar siap pakai untuk keperluan penyelesaian pekerjaan?.

Jawabannya adalah bagaimana pengelolaan sarana dan prasarana yang dilakukan dalam
organisasi tersebut. Pengeloaan identik dengan manajemen. Maka dari itu Purwanto dan M. Ali,
(2008: 223) menyatakan “Manajemen perawatan sarana dan prasarana dapat didefinisikan
sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan peralatan yang ada kepada organisasi
perusahaan melalui proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan
(actuating), pemberdayaan, dan pengawasan (controlling), seluruh komponen dan sumber daya
yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien (optimal)”.
Sumber daya yang ada pada organisasi terdiri dari 7 M yaitu Man (manusia atau tenaga ahli, dan
teknisi), Money (modal dan investasi), Material (Bahan baku), Machine (Mesin dan Peralatan),
Minute (Waktu yang digunakan untuk proses produksi), serta Method.
Kondisi peralatan dan mesin yang baik dan siap untuk digunakan, akan sangat membantu
pengguna (user) dalam menjalankan aktivitas usahaya akan berdampak pada peningkatan kinerja
organisasi. Para ahli berkeyakinan bahwa tersedianya mesin dan peralatan dalam kondisi selalu
siap pakai merupakan faktor pendukung dalam peningkatan kinerja organisasi. Banyak
organisasi menginvestasikan mesin dan peralatan dengan dana yang sangat besar. karena
berkeyakinan akan dapat meningkatkan efektivitas dan produktivitas. Agar supaya efektivitas
dan efisiensi dapat tercapai secara lebih optimal, keseimbanga pemakaian sarana dan prasaran
termasuk peralatan dan mesin-mesin harus memperoleh perhatian yang baik. Perhatian dalam hal
ini adalah semua sumberdaya yang dipergunakan sebaiknya lakukan perwatan dan pemeliharaan.
Perawatan dan pemeliharaan adalah kegiatan atau upaya yang dilakukan untuk
meningkatkan, mempertahankan, dan mengembalikan peralatan selalu dalam kondisi yang siap
pakai dan berfungsi dengan baik. Berkaitan dengan sarana dan prasarana. Perawatan
dimaksudkan sebagai usahapreventif atau pencegahan agar sarana dan prasarana tidak rusak dan
tetap terjaga. Selain itu perawatan juga dimaksudkan sebagai upaya untuk melakukan kalibrasi,
pengaturan, penyetelan atau perbaikan peralatan sarana dan prasarana yang sudah terlanjur rusak
sehingga siap untuk dipergunakan lagi. Kemacetan sarana dan prasarana akan menyebabkan
kerugian yang sangat besar bagi organisasi.

B. PERENCANAAN PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN
Kegiatan perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana memerlukan perencanaan

yang baik agar hasil yang didapat juga baik. Perencanaan kegiatan pemeliharaan dapat dibuat
berdasarkan periode waktu tertentu baik dalam harian, mingguan, bulanan maupun tahunan.
Dalam perencanaan biasanya dituliskan sasaran atau target yang akan dicapai dalam pekerjaan.
Misalnya kapasitas kemampuan software dan hardware komputer, kecepatan jaringan dan
lainnya, jumlah komputer yang siap untuk dipakai, kapasitas ruang, kemampuan pembacaan alat
ukur dan lain sebagainya.
https://komputerupdate.com/tag/merawat-komputer/
Dalam kegiatan perencanaan perawatan dan pemeliharaan ada beberapa hal yang perlu disiapkan
diantaranya adalah :
 Informasi/data aset sarana dan prasarana yang akan dilakukan tindakan perawatan dan
pemeliharaan.
 Buku manual dari peralatan tersebut.
 Hasil inspeksi dan saran yang ada.
 Kondisi peralatan terkini.
 Catatan kinerja sarana dan prasarana.
 Jumlah dan kesiapan personil yang kompeten untuk setiap jenis pekerjaan pemeliharaan.

C. KEGIATAN INSPEKSI
Inspeksi merupakan kegiatan pemeriksaan yang dilakukan dengan cara survey atau
Inspeksi/peninjauan terhadap kondisi sarana dan prasarana guna mengetahui kondisi, jenis
pekerjaan, jumlah material pemeliharaan yang dibutuhkan dan volume pekerjaan pemeliharaan.
Hasil pemeriksaan atau Inspeksi terhadap sarana dan prasarana ini diisi dalam formulir check list
dan diisi dengan saran-saran pekerjaan yang harus dilakukan sebelum pemeriksaan berikutnya.
https://www.safetysign.co.id/news/310/6-Poin-Penting-Tentang-Inspeksi-K3-yang-Harus-
Diketahui-Supervisor
D. MACAM-MACAM PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN SARANA PRASARANA
Pada dasarnya metode perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana telah mengalami
perkembangan yang sangat pesat. Masing-masing metode mempunyai kelebihan dan kekurangan
sehingga beberapa organisasi terkadang menerapkan gabungan dari beberapa metode dan teknik.
Teknik dan metoda Perawatan dan pemeliharaan mempunyai tujuan yang hampir sama yaitu
untuk meminimasi downtime (peralatan tidak dapat bekerja). Downtime merupakan waktu
dimana sarana dan prasarana dalam kondisi idle atau menganggur karena adanya proses
maintenance baik pemeliharaan ataupun perbaikan.
Selain minimasi downtime, tindakan perawatan dan pemeliharaan juga bertujuan untuk
meminimasi ongkos perawatan dan pemeliharaan. Purwanto dan M. Ali, (2008: 224),

menyatakan ”Secara umum klasifikasi metode perawatan dan dan perbaikan dibedakan menjadi
4 yaitu :
1) Time based maintenance
Time based maintenance merupakan perawatan dan pemeliharaan yang dilakukan
berdasarkan waktu operasi dari peralatan tersebut tanpa melihat kondisi peralatan
tersebut sudah atau belum memerlukan pemeliharaan.
2) Condition based maintenance
Pemeliharaan yang dilakukan berdasarkan kondisi peralatan tersebut tanpa melihat apakah
sudah waktunya atau belum waktunya dilaksanakannya pemeliharaan.
3) Breakdown maintenance
Pemeliharaan yang dilakukan terhadap suatu peralatan karena terjadinya breakdown
peralatan tersebut.
4) Reliability Centered maintenance
Pemeliharaan yang dilakukan terhadap suatu peralatan berdasarkan perhitungan tingkat
keandalan atau reliabilitas suatu sistem. Reliabilitas dapat diukur berdasarkan fungsi dari
umur pakai peralatan tersebut.
Seiring perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang demikian pesat, metode perawatan
dan pemeliharaan mengalami perkembangan yang cukup signifikan dan dapat dibedakan
berdasarkan penggolongan sbb :
1. Berdasarkan tindakan yang diambil apakah dilakukan sebelum kerusakan terjadi.
2. Berdasar Urgensinya perawatan ini dalam bentuk darurat (emergensi).
3. Berdasarkan prediksi atau sering disebut perawatan monitoring.Kegiatan perawatan dan
pemeliharaan prediktif merupakan kegiatan perawatan dan pemeliharaan yang dilakukan
dengan memperkirakan kondisi peralatan dan mesin pada waktu yang akan datang.
4. Berdasarkan keaktifannya (perawatan proaktif).
E. TUJUAN DAN MANFAAT PEMELIHARAAN SARANA PRASARANA

a) Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana
Secara rinci kegiatan perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana memiliki beberapa
tujuan yang mencakup:
 Menjamin sarana dan prasarana selalu dalam kondisi prima, siap digunakan untuk
mendukung proses bisnis atau fungsi-fungsi lainnya.
 Memperpanjang umur pemakaian sarana dan prasarana atau peralatan yang digunakan.
 Menjamin kelancaran kegiatan organisasi.
 Menjamin keamanan dan kenyamanan bagi pemakai
 Mengetahui kerusakan secara dini atau gejala kerusakan yang timbul sehingga tindakan
perbaikannya dapat direncanakan dengan baik.
 Menghindari terjadinya kerusakan secara mendadak.
 Menghindari terjadinya kerusakan fatal yang mengakibatkan waktu perbaikan yang lama
dan biaya perbaikan yang besar.
 Meningkatk aanimage organisasi.
 Meningkatkan budaya organisasi untuk mengembangkan sistem manajemen perawatan
dan pemeliharaan dengan baik sehingga mempunyai dampak pada peningkatan
efektivitas dan efisiensi kerja.
 Meningkatkan motivasi kerja
b) Manfaat Pemelihraan Sarana dan Prasarana
Manfaat yang dapat diperoleh dapat berupa manfaat langsung maupun manfaat tak langsung
diantaranya adalah sebagai berikut :
 Mengurangi terjadinya sarana dan prasarana mengalami breakdown atau berhenti
beroperasi.
 Konservasi asset menjadi lebih baik.
 Peningkatan ekspektasi umur peralatan dan komponen sehingga mengurangi penggantian
dini terhadap sparepart atau suku cadang sarana dan prasarana.
 Mengurangi biaya perawatan dan pemeliharaan.
 Menjaga stabilitas hasil dengan kualitas yang tetap baik

 kecelakaan kerja.
 Meningkatkan motivasi pekerja
 Mengidentifikasi sarana dan prasarana mana saja yang memerlukan perawatan lanjutan.
 Meningkatkan keselamatan para pekerja sehingga menekan atau bahkan menghilangkan
 Mengurangi penggunaan tenaga kerja langsung berkaitan dengan tidak berfungsinya
peralatan.
 Mengurangi terjadinya cacat produk sehingga pemroresan ulang atau rework dapat
ditekan. (Purwanto dan M. Ali, 2008: 234),

RANGKUMAN
Untuk diingat
Perawatan dan pemeliharaan adalah kegiatan atau upaya yang dilakukan untuk
meningkatkan, mempertahankan, dan mengembalikan peralatan selalu dalam kondisi yang
siap pakai dan berfungsi dengan baik. Berkaitan dengan sarana dan prasarana. Perawatan
dimaksudkan sebagai usahapreventif atau pencegahan agar sarana dan prasarana tidak
rusak dan tetap terjaga. Selain itu perawatan juga dimaksudkan sebagai upaya untuk
melakukan kalibrasi, pengaturan, penyetelan atau perbaikan peralatan sarana dan
prasarana yang sudah terlanjur rusak sehingga siap untuk dipergunakan lagi. Kemacetan
sarana dan prasarana akan menyebabkan kerugian yang sangat besar bagi organisasi
LATIHAN
Jawablah pertanyaan berikut dengan tepat
1. Jelaskanlah definisi perawatan dan pemeliharaan sarana prasarana?

2. Hal apa saja yang harus diperhatikan dalam perawatan dan pemeliharaan?
3. Apa sajakah metode yang harus diperhatikan dalam perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana?
4. Jelaskan arti dari inspeksi?
5. Mengapa penting sekali pemeliharaan sarana prasarana?
TUGAS KELOMPOK
Buatlah kelompok yang terdiri dari 5-6 orang. Kemudian lakukanlah surver
terhadap perusahaan yang ada di lingkungan sekitarmu tentang bagaimana
cara melakukan perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana yang ada
diperusahaan tersebut. Buatlah laporannya kemudian presentasikan di depa
kelasmu!

DAFTAR PUSTAKA
Nagara, Sheddy.dkk2018. Kesekretarisan Untuk Sekolah Menengah
kejuruan.Jakarta:Macana Jaya Cemerlang
Sumber Internet :https://webbisnis.com/4-macam-tata-ruang-kantor-usaha/
http://porosllmu.com
http://setiawatisusi66.blogspot.com/2014/05/tata-ruang-kantor- yang-baik.html
http://www.bacaanpopuler.com/2017/04/bentuk-bentuk-tata-ruang- kantor.html
http://pojokadministrasiperkantoran.blogspot.com/2017/03/perawatan-dan-pemeliharaan-
sarana-dan.html
PENGHAPUSAN SARANA DAN

BAB XVI PRASARANA
KOMPETENSI INTI

(gotong royong, kerja sama, toleran, damai), bertanggung-jawab, responsif,
dan proaktif melalui keteladanan, pemberian nasehat, penguatan,
pembiasaan, dan pengkondisian secara berkesinambungan serta
dan internasional.
Menampilkan kinerja di bawah bimbingan dengan mutu dan kuantitas yang
terukur sesuai dengan standar kompetensi kerja. Menunjukkan keterampilan
menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif, kreatif, produktif, kritis,
mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu
melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung. Menunjukkan
keterampilan mempersepsi, kesiapan, meniru, membiasakan, gerak mahir,
menjadikan gerak alami dalam ranah konkret terkait dengan pengembangan
dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan tugas
spesifik di bawah pengawasan langsung.
KOMPETENSI
DASAR
3.16 Menerapkan penghapusan sarana dan prasarana
4.16 Melaksanakan penghapusan sarana dan prasasarana
INDIKATOR
3.16.1 Menjelaskan pengertian penghapusan

3.16.2 Mengidentifikasi peranan dan syarat-syarat penghapusan
3.16.3 Mengemukakan tata cara penghapusan
4.16.1Melakukan identifikasi kebutuhan kegiatan sarana dan prasarana
4.16.2 Menyiapkan kelengkapan bahan-bahan kegiatan pengahapusan sarana
dan prasarana
4.16.3 Melakukan kegiatan penghapusan sarana dan prasarana
4.16.4 Membuat dokumen penghapusan sarana dan prasarana
TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Melalui diskusi kelompok peserta didik dapat menjelaskan
pengertian penghapusan dengan benar
2. Melalui diskusi kelompok peserta didentifikasi perananan dan
syarat-syarat penghapusan dengan benar
3. Setelah melalui proses pembelajaran dengan diskusi kelompok
dan menggali informasi dari beberapa sumber belajar peserta
didik dapat mengemukakan tata cara penghapusan .
4. Setelah melalui proses belajar dengan diskusi kelompok,
peserta didik dapat melakukan identifikasi kebutuhan kegiatan
penghapusan sarana dan prasarana
peserta didik dapat menyiapkan kelengkapan bahan-bahan
kegiatan pengahapusan sarana dan prasarana
peserta didik dapat melakukan kegiatan penghapusan sarana
dan prasarana
7. Setelah melaui proses pembelajaran dengan diskusi kelompok
peserta didik dapat membuat dokumen penghapusan sarana
dan prasarana
PETUNJUK PENGGUNAAN
seksama
jam belajar.
PETA KONSEP

PENGHAPUSAN SARANA DAN
PRASARANA
MELAKSANAKAN
MENERAPKAN
PENGHAPUSAN SARANA
PENGHAPUSAN SARANA
DAN PRASARANA
DAN PRASARANA
MELAKUKAN IDENTIFIKASI
KEBUTUHAN KEGIATAN SARANA
MENJELASKAN PENGERTIAN DAN PRASARANA
PENGHAPUSAN
MENYIAPKAN KELENGKAPAN
BAHAN PENHAPUSAN
MENGIDENTIFIKASI PERANAN
DAN SYARAT-SYARAT
MELAKUKAN KEGIATAN
PENGHAPUSAN
PENGHAPUSAN
MENGEMUKAKAN TATA CARA MEMBJUAT DOKUMEN

PENGHAPUSAN PENGHAPUSAN SARANA DAN
PRASARANA
PENGHAPUSAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR

A. PENGERTIAN PENGHAPUSAN SARANA DAN PRASARANA
Penghapusan peralatan kantor adalah usaha menghapuskan barang-barang milik sebuah kantor
dari dalam daftar inventarisasi berdasarkan peraturan yang berlaku. Fungsi penghapusan
diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Membatasi kerugian/pemborosan biaya untuk pemeliharaan/perbaikan, pengamanan barang-
barang yang semakin buruk kondisinya, barang yang berlebihan dan atau barang lainnya
yang tidak dapat digunakan lagi.
2. Meringankan kerja pelaksanaan inventaris.
3. Membebaskan ruangan/pekarangan kantor dari penumpukan barang-barang yang tidak
dipergunakan lagi
4. Membebaskan satuan organisasi dari pengurusan dan pertanggungjawaban barang.
5. Menghindari penjagaan keamanan yang tidak bermanfaat untuk barang-barang yang tidak
terpakai karena rusak.
https://www.vemale.com/ragam/36652-ladies-tertarik-untuk-menghapus-ingatan-anda.html
B. SYARAT-SYARAT PENGHAPUSAN PERALATAN KANTOR
1. Dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau dipergunakan lagi.

2. Perbaikan akan menelan biaya, sehingga merupakan pemborosan.
3. Secara teknis dan ekonomis kegunaanya tidak seimbang dengan besarnya biaya
pemeliharaan.
4. Hilang akibat susut diluar kekauasaan pengurusan barang misalnya, bahan kimia dan
sebagainya.
5. Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan masa kini.
6. Kelebihan persediaan yang jika disimpan lebih lama akan bertambah rusak dan akhirnya
tidak bisa digunakan lagi.
7. Musnah akibat bencana alam
8. Hilang karena dicuri/diselewengkan
9. Semua penghapusan harus berdasarkan pada aturan atau hukum yang berlaku.
C. TATA CARA PENGHAPUSAN
1. Barang-barang rusak, tua dan berlebihan

a) Kepala gudang menyusun daftar barang yang akan dihapus, kemudian mengusulkan
kepada pimpinan/atasan untuk menghapus barang tersebut.
b) Pimpinan unit membentuk panitia penghapusan, yang terdiri sekurang-kurangnya tiga
orang dari pejabat lingkungan unit yang bersangkutan yang dianggap ahli. Yaitu
bagian perlengkapan, perencanaan dan keuangan.
c) Kemudian panitia tersebut memeriksa barang yang akan dihapuskan, terutama
terhadap kondisi barang tersebut dan dinilai dari barang yang bersangkutan. Hasilnya
disampaikan kepada pimpinan unit dengan berita acara.
d) Panitia mengusulkan untuk menghapuskan barang tersebut disertai dengan berita
acara penelitian dan saran-saran.
e) Pimpinan unit mengajukan permohonan kepada menteri melalui biro perlengkapan
untuk mengadakan penghapusan.
f) Pimpinan pusat mengadakan penelitian lagi keunit yang bersangkutan. Kalau tidak
ada persoalan, maka akan diterbitkan surat keputusan untuk menhapus barang
tersebut yang dilaksanakannya dapat melalui kantor lelang negara dan juga dihapus
dengan pemusnahan.
2. Barang yang hilang, dicuri, terbakar
a) Pimpinan unit yang bertanggungjawab atas barang yang bersangkutan, membuat
laporan serta berita acara pemeriksaan, dengan lampiran pemeriksaan kepada unit
utama yang selanjutnya di teruskan ke menteri.
b) Pimpinan unit yang bersangkutan melapor kejadian tersebut kepada kepolisian
negara. Dan kepolisian negara akan memberikan breita acara pelaporan dan hasil
penyelidikan kepolisian tentang peristiwa tersebut.
c) Biro perlengkapan meneruskannya kepada panitia Tuntutan Ganti Rugi (TGR) dan
panitia TGR tersebut akan mencari data-data tambahan sebagai kelengkapan
penelitian.
d) Berita acara dari pihak kepolisian harus sudah masuk paling lambat tiga bulan, jika
tidak maka panitian TGR akan menyusun suatu kesimpulan berdasarkan laporan dari
unit yang bersangkutan serta hasil penyelidikan di tempat kejadian.
e) Panitia TGR dapat meminta ganti rugi kepada pegawai yang mengelola barang, jika
hasil penyelidikan menunjukkan bahwa kehilangan/kerkusakan barang tersebut
disebabkan kelalaian dari pegawai yang bersangkutan. Akan tetapi jika ternyata
peristiwa itu bukan disebabkan oleh pegawai tersebut, maka pegawai yang
bersangkutan akan dibebaskan dari segala tuntutan.
f) Setelah adanya penetapan tuntutan atau ganti rugi, maka SK penghapusan dapat
diterbitkan.
3. Barang susut
a) Penyusutan barang harus berdasarkan berita acara pemeriksaan, yang dikeluarkan
dari tata usaha pertanggungjawaban pengurus disertai berita acara tentang barang
yang susut. Seandainya barang yang susut jumlahnya melebihi dari taksiran normal,
maka proses penghapusannya sama dengan barang yang hilang/dicuri/terbakar.
b) Penyusutan secara normal dapat dikeluarkan dari pertanggungjawaban pengurusan
gudang berdasarkan berita acara pemeriksaan dan harus mendapat persetujuan dari
atasan.
RANGKUMAN

Setiap perusahaan atau organisasi pasti akan melakukan penghapusan terhadap sarana dan
prasarananya karena suatu hal sesuai prosedur yang berlaku dalam perusahaan atau organisasi
tersebut. Penghapusan dilakukan bertujuan untuk menghemat tempat, memudahkan dalam
pemeliharaan dan tidak mengganggu kegiatan kantor.
LATIHAN

Jawablah pertanyaan berikut dengan tepat
1. Jelaskan pengertian penghapusan?

2. Jelaskan fungsi dilakukannya penghapusan dalam suatu kantor?
3. Tuliskan definisi penghapusan menurut Barnawi dan Arifin?
4. Jelaskan peranan penghapusan
5. Jelaskan syarat-syarat penghapusan sarana dan prasarana
6. cara penghapusan sarana dan prasarana barang yang rusak, tua atau barang
berlebihan
7. Jelaskan identifikasi kebutuhan kegiatan penghapusan sarana dan prasarana
8. Jelaskan kelengkapan bahan-bahan kegiatana penghapusan sarana dan
prasarana
TUGAS KELOMPOK
Buatlah kelompok yang terdir dari 5-6

anggota.Lakukanlah survey disekolah
tehadapap penghapusan sarana dan prasarana
yang ada disekolah mu. Buatlah laporannya dan
presentasikan di depan kelas mu .
DAFTAR PUSTAKA

Nagara, Sheddy.dkk2018. Kesekretarisan Untuk Sekolah Menengah
kejuruan.Jakarta:Macana Jaya Cemerlang
Sumber Internet :https://webbisnis.com/4-macam-tata-ruang-kantor-usaha/
http://porosllmu.com
http://setiawatisusi66.blogspot.com/2014/05/tata-ruang-kantor- yang-baik.html
http://www.bacaanpopuler.com/2017/04/bentuk-bentuk-tata-ruang- kantor.html
PENYIMPAN DOKUMENTASI
BAB XVII ADMINSTRASI SARANA DAN PRASARANA

KOMPETENSI INTI

2. Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, santun,
peduli (gotong royong, kerja sama, toleran, damai), bertanggung-
jawab, responsif, dan proaktif melalui keteladanan, pemberian
nasehat, penguatan, pembiasaan, dan pengkondisian secara
berkesinambungan serta menunjukkan sikap sebagai bagian dari
solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara
efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam
menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan
dunia.
mengevaluasitentang pengetahuan faktual, konseptual,
operasional dasar, dan metakognitif sesuai dengan bidang dan
lingkup kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Sarana Prasarana pada
tingkat teknis, spesifik, detil, dan kompleks, berkenaan dengan
ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam
konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian dari keluarga,
sekolah, dunia kerja, warga masyarakat nasional, regional, dan
internasional.
4. Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat,
informasi, dan prosedur kerja yang lazim dilakukan serta
memecahkan masalah sesuai dengan bidang kerja Otomatisasi dan
Tata Kelola Perkantoran. Menampilkan kinerja di bawah
bimbingan dengan mutu dan kuantitas yang terukur sesuai dengan
standar kompetensi kerja. Menunjukkan keterampilan menalar,
mengolah, dan menyaji secara efektif, kreatif, produktif, kritis,
mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam ranah abstrak
terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah,
serta mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan
langsung. Menunjukkan keterampilan mempersepsi, kesiapan,
KOMPETENSI DASAR
.3.17. Menerapkan penyimpanan dokumen administrasi sarana dan prasarana
4.17. Melaksanakan penyimpanan dokumen administasi sarana dan prasarana

3.17.1.Mengidentifikasi dokumen-dokumen administrasi sarana dan prasarana

berdasarkan klasifikasi kearsipan
3.17.3. Mengemukakan prosedur penyimpanan dokumen-dokumen administrasi sarana
prasarana berdasarkan sistem penyimpanan arsip.
4.17.1. Melakukan identifikasi dokumen-dokumen administrasi sarana prasarana
4.17.2. Mengklasifikasi dokumen-dokumen administrasi sarana prasarana
4.17.3. Melakukan penyimpanan dokumen-dokumen administrasi sarana prasarana
berdasarkan sistem penyimpanan arsip
TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Melalui diskusi kelompok tentang sistem penyimpanan administrasi sarana
prasarana berdasarakan sistem kearsipan maka diharapkan siswa mampu
menjelaskan sistem penyimpanan administrasi sarana prasarana berdasarakan
sistem kearsipan dengan benar
2. Melalui diskusi kelompok tentang dokumen-dokumen adminstrasi sarana dan
prasarana berdasarkan klasifikasi kearsipan maka diharapkan siswa
mengidentifikasi dokumen-dokumen adminsrasi sarana dan prasarana
berdasarkan klasifikasi kearsipan dengan benar
3. Melalui diskusi kelompok tentang prosedur penyimpanan dokumen-dokumen
administrasi sarana berdasarkan sistem penyimpanan kearsipan maka
diharapkan siswa mampu mengemukakan prosedur penyimpanan dokumen-
dokumen adminstrasi sarana berdasrkan sisitem penyimpanan arsip dengan
benar
4. Setelah mempelajari materi dan berdiskusi maka diharapkan siswa mampu

melakukan identifikasi dokumen-dokumen adminstrasi sarana prasarana
dengan baik
mengklasifikasikan dokumen-dokumen adminstrasi sarana prasarana dengan
baik
melakukan penyimpanan dokumen-dokumen adminstrasi sarana prasarana
berdasarkan sistem penyimpanan arsip
PETUNJUK PENGGUNAAN

seksama
jam belajar.
PETA KONSEP
OTOMATISASI TATA
MODUL OTOMATISASI TATA KELOLASARANA
KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 78
PRASARANA
PENYIMPANAN
DOKUMEN
ADMINSTRASI SARANA
PENYIMPANAN DAN
SISTEM PENYIMPANAN PEMELIHARAAN
DOKUMEN DOKUMEN
ADMINSTRASI SARANA ADMINSTRASI SARANA
DAN PRASARANA DAN PRASARANA
IDENTIFIKASI PROSEDUR
PENYIMPANAN PENYIMPANAN
DOKUMEN DOKUMEN
ADMINSTRASI SARANA ADMINSTRASI SARANA
DAN PRASARANA DAN PRASARANA
MATERI
SISTEM PENYIMPANAN DOKUMEN ADMINISTRASI SARANA PRASARANA
BERDASARKAN SISTEM KEARSIPAN
A. Pengertian penyimpanan

Penyimpanan adalah kegiatan yang
dilakukan oleh satuan kerja atau petugas
gudang untuk menampung hasil pengadaan
barang atau bahan kantor, baik berasal dari
pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh
dari bantuan
https://www.kata.co.id/Pengertian/
Persediaan/2868
B. Tujuan penyimpanan
barang/bahan
Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :
a) Agar barang tidak cepat rusak.
b) Agar tidak terjadi kehilangan barang.
c) Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.
d) Memudahkan dalam analisis barang.
Sebelum penyimpanan barang/bahan kantor dilakukan, sebaiknya memperhatikan hal-hal
berikut ini:
a. Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.
b. Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan.
c. Sifat barang yang disimpan.
d. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.
e. Prosedur dan tata kerja.
f. Biaya yang disediakan.
g. Tenaga yang diperlukan.
h. Jangka waktu penyimpanan.
c. Cara penyimpanan barang/bahan kantor
a. Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang).
b. Barang disimpan dalam keadaan bersih.
c. Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.
d. Barang disimpan di tempat yang memadai.
e. Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari.
f. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air.

g. Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.
h. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan.
i. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian
terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.
D. Sistem Penyimpanan Arsip
1. Pengertian sisitem penyimpana
Menurut Wursanto (2001: 22) menyatakan bahwa:
“Sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus
dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat, sehingga bilamana diperlukan lagi
warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat”.
2. Tujuan penataan sistem penyimpanan arsip
1) Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
2) Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.
3) Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan
untuk referensi.
4) Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun
individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek,
daerah, maupun bersamaan.
5) Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
6) Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu
ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor
selama waktu arsip tersebut digunakan.
E. Sistem penyimpanan Arsip sesuai Standar
1. Sistem Abjad/Alphabetical Filling System

Pada sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas yang
menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai
dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.
1) Penataan File dengan Sistem Abjad
a. Guide
Berfungsi membantu
petugas dalam menyimpan
dan menemukan kembali
suatu arsip diantara arsip-
arsip yang lain. Macam-
macam guide antara lain :
Guide utama/guide primer,
guide pembantu, guide
https://dian4nggraeni.wordpress.com/
keluar/lembar keluar.
2013/05/24/jenis-jenis-peralatan-kantor/
b. Folder
Ada 3 jenis folder yang digunakan dalam sistem abjad: Folder campuran, Folder
individu, dan Folder khusus.
https://dian4nggraeni.wordpress.com/2010/05/14/bahan-dan-alat-kearsipan/
2) Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad

a.Paham peraturan mengindeks.
b.Menyiapkan lembar tunjuk silang (bila perlu).
c. Menyiapkan peralatan arsip.

3) Keuntungan Sistem Filling Abjad
a. Dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya.

b. Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami.
c. Tunjuk silang sangat mudah diterapkan.
d. Kesalahan berkas mudah dicek ditempat berkas dengan abjad yang sama.
e. Biaya pelaksanaannya lebih murah.
4) Kerugian Sistem Filling Abjad
a. Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara
konsisten.
b. Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat.
c. Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh/sesak.
d. Pemberian label pada folder memakan banyak tenaga.
5) Langkah Langkah Penyimpanan Arsip

a. Penampungan
b. Penelitian
c. Pengindeksan
d. Pengkodean
e. Penyortiran
f. Penyimpanan
6) Prosedur Penemuan Kembali Arsip yang di Simpan
a. Teliti arsip yang diminta
b. Isi bon peminjaman
c. Bergeraklah menuju tempat penyimpanan
d. Cari arsip ke filling cabinet sesuai kode arsip
e. Ambil arsip yang diminta
f. Tempatkan out guide atau out sheet ditempat arsip yang diambil
g. Serahkan arsip kepada yang memerlukan

2. Sistem Nomor/Numerical Filling System
Sistem penyimpanan arsip ini

merupakan sistem penyimpanan
warkat yang berdasarkan kode
nomor sebagai pengganti dari
nama orang atau badan, yang
disebut juga inderect filing system
(karena penentuan nomor yang
akan digunakan memerlukan
pengelompokan masalahnya
terlebih dahulu).
http://wulandaria68.blogspot.com/
2017/04/a.html
1) Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor

a. Menyusun pola klasifikasi arsip.
b. Menyiapkan peralatan arsip.
2) Kelebihan Sistem Filling Nomor
a) Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.
b) Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.
c) Sederhana dan mudah dilaksanaka.
d) Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.
e) Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.
f) Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.
3) Kelemahan Sistem Filling Nomor

a) Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.
b) Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.
c) Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

Ada dua macam filing system nomor, yaitu filing system nomor Dewey dan filing
system nomor Terminal Digit.
a. Filing System Nomor Dewey
Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam sistem ini yang harus

dilakukan meliputi hal-hal berikut.
1) Merancang daftar klasifikasi nomor

Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang terdapat
dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor
kode.
2) Menyiapkan dan menyusun perlengkapan
3) Penyimpanan Surat
b. Filing System Nomor Terminal
Filing system nomor terminal digit adalah sistem kearsipan yang memakai nomor urut
dalam buku arsip.
Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut.
1) Menyiapkan perlengkapan
2) Penyimpanan surat
3. Sistem Tanggal/Chronological Filling System
Sistem penyimpanan arsip ini

merupakan salah satu sistem
penataan berkas berdasarkan
urutan tanggal, bulan dan tahun
yang mana pada umumnya tanggal
dijadikan pedoman termasuk
diperhatikan dari datangnya surat.

https://www.slideshare.net/
SihabudinRuffy/menyimpan-arsip-
dengan-sistem-tanggal
Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu,
misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan.
1) Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal

a. Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun.
b. Menyiapkan peralatan arsip.
2) Kelebihan Sistem Tanggal
a. Cocok untuk pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.
b. Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi.
3) Kekurangan Sistem Kronologis atau Tanggal
a. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam
menyebutkan perihal arsip.
b. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan.
c. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan sistem ini.
d. Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat
murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad.
4) Jenis-jenis Peralatan dan Perlengkapan dalam Sistem Tanggal
Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem

tanggal antara lain sebagai berikut;
a) Filing Cabinet
Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada
umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi
bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam
jumlah yang banyak.

https://www.target.com/p/vertical-filing-cabinet-clear-metal-3-number-of-drawers-
hirsh/-/A-16672624
b) Guide
Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak
12 (dalam satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka
diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.

https://dian4nggraeni.wordpress.com/2010/05/14/bahan-dan-alat-kearsipan/
c) Hanging Folder
Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu
tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder
sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.
https://www.amazon.com/Smead-Hanging-Adjustable-Assorted-64059/dp/
B00006IF4G
d) Kartu Indeks
Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk
lebih jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal

https://www.slideshare.net/RizkaAfdhalia/kearsipan-kartu-indeks-tunjuk-silang
4. Sistem Wilayah/Geographical Filling System
Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan
arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan
berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau
sistem tanggal. Sama halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya
diatur menurut tingkatan tempat.
Sebagai contoh adalah :

Indonesia (Negara)
Sumatera (Provinsi)
Indragiri Hulu (Kabupaten)
Rengat (Ibukota Kabupaten)
https://www.slideshare.net/mellapermata/kearsipan-2-kamis
1) Kelebihan Sistem Wilayah
a. Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui.

b. Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.
2) Kelemahan Sistem Wilayah

a. Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki
wawasan/pengetahuan tentang geografi.
b. Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara
lengkap.
c. Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas
wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang.
5. Sistem Subjek/Subjectical Filling System

Sistem subjek merupakan suatu sistem
penyimpanan arsip berdasarkan
masalah dimana surat-surat
dikelompokkan kedalam daftar indeks
untuk ditentukan masalah-masalah
yang pada umumnya terjadi.
https://
ieraperkantoran.wordpress.com/
sisitem-subjek/
Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan
sistem subjek bernotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu).
1) Prosedur Penyimpanan Sistem Subyek

a. Memeriksa
b. Mengindeks
c. Mengkode
d. Menyortir
2) Langkah Langkah Pembuatan Klasifikasi Masalah

a. Pahami tugas pokok dan fungsi utama yang ada dalam organisasi yang
bersangkutan.

b. Identifikasilah masala pokok yang sesuai dengn tugas dan fungsi lembaga
c. Bagilah setiap pokok masalah menjadi sub pokok masalah utama.
d. Berikan kode pada pokok masalah utama, sub dari pokok masalah utama dan sub
dari sub pokok masalah utama.
3) Kelebihan Sistem Subyek
a. Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.
b. Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.
4) Kekurangan Sistem Subyek
a. Sulit mengklasifikasi apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama
padahal berbeda satu sama lain.
b. Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.
F. Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur penyimpanan adalah langka-langka pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan
akan disimpannya suatu warkat. Ada dua macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat
yang belum selesai proses (File pending) dan penyimpanan warkat yang sudah di proses
(FileTetap).
http://membuat.info/sistem-penyimpanan-arsip-dengan-sistem-subjek/
a. Penyimpanan sementara (File pending)

File pending atau file tindak lanjut (follow-up file) adalah file yang digunakan untuk
penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map
yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map
tanggal, yang meliputi 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya,
dan 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian
penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu
misalnya dapat dimasukkan dalam map di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki.
Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file
penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari lemari arsip
(filing cabinet) yang dipergunakan.
b. Penyimpanan Tetap (File Permanen)
Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan prosedur atau langkah-langkah

penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukan bahwa banyak dokumen atau
warkat yang hilang pada prosedur permulaan, sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan,
kecepatan penemuan dokumen memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung
kepada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas filing.
Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip dapat dijelaskan sebagai berikut

(Amsyah, 2008:5):
1. Pemeriksaan Arsip
Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap
lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk
disimpan maka surat tersebut harus dimintakan dahulu kejelasannya kepada yang berhak
dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini
dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan hilang.
2. Mengindeks Arsip

Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek apa, atau kata
tangkap lainnya surat akan disimpan, pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama
pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk jenis surat masuk dan nama individu
untuk jenis surat keluar dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan tersimpan
pada satu map dengan kata tangkap yang sama.
3. Memberi tanda
Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan
memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap yang
sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda ini maka
surat akan disortir dan disimpan, di samping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam
atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat tersebut berdasarkan
tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada.
4. Menyortir Arsip
Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan kelangkah terakhir
yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang
banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu
sesuai dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa
pengelompokan petugas niscaya akan selalu bolak-balik dari laci ke laci pada waktu
penyimpanan dokumen, di samping berkali-kali membuka dan menutup laci yang sangat
menyita energi dan tidak sistematis apalagi dikerjakan dengan berdiri yang sangat
melelahkan. Untuk sistem abjad, pengelompokan di dalam sortir dilakukan menurut
abjad, untuk sistem numerik dikelompokan menurut kelompok angka, untuk sistem
geografis dikelompokkan menurut nama tempat, dan untuk sistem subjek surat-surat
dikelompokan menurut kelompok subjek atau masalah.
5. Menyimpan Arsip

Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip sesuai
dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, sistem penyimpanan akan
menjadi efektif dan efisien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang
memadai dan sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana
mempergunakan lemari arsip, sedangkan bila menggunakan order map surat tersebut
harus dilubangi terlebih dahulu dengan mempergunakan perforator, dan jika akan
menyimpan atau mengambil surat tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforatornya.
Untuk memudahkan penemuan kembali surat masuk yang diterima dan surat balasan
dalam bentuk arsip dan surat keluar maka menggunakan penyimpanan modern, surat
masuk dan surat keluar dari dan untuk satu koresponen disimpan jadi satu dalam map
yang sama dan letaknya berdampingan (Amsyah, 2003: 63).
G. Penyimpanan dan pemeliharaan dokumen sarana prasarana
Dalam melakukan evaluasi seluruh asset sekolah maka diperlukan data laporan. Laporan
yang valid bisa diterbitkan oleh user admin apabila semua data yang dibutuhkan pada sistem
informasi sarana prasarana seluruhnya telah terisi. Data laporan sangat dibutuhkan oleh
Bagian Sarana dan Prasarana untuk digunakan sebagai dasar kebijakan dalam pengelolaan
manajemen sarana prasarana. Laporan akan menghasilkan data-data sebagai berikut :
1. Daftar inventaris barang
2. Laporan mutasi barang

Contoh Format Daftar Inventaris Barang
ttps://www.pinterest.com/pin/127719339412717719/
Contoh Format Mutasi Barang
Laporan sarana prasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan
prasrana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana prasrana tersebut dalam
periode tertentu.
1) Fungsi adanya laporan adalah:

a) Sebagai bahan pertanggungjawaban
b) sebagai pengendali persediaan
c) memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang

d) sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.
2) Lampiran dalam menyampaikan laporan

a) Bukti penerimaan barang
b) bukti pembelian barang
c) Bukti pengeluaran barang
d) Kartu barang
e) Kartu persediaan
f) Daftar inventaris
g) Daftar rekapitulasi barang inventaris
3) Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut:

a) Memeriksa barang
b) menghitung persediaam baeang awal tahun anggaran
c) menghitung penerimaan dan pengadaan barang
d) menghitung pengeluaran barang
e) menghitung sisa persediaan
f) mencatat mutasi barang
g) melaporkan kepada atasan atau pimpinan
Format Daftar Inventaris

Format Mutasi Barang
Format Kartu Persediaan

Format Penerimaan Barang
Format Pengeluaran Barang

RANGKUMAN
1. Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung
hasil pengadaan barang atau bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh
dari bantuan.
2. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :
a. Agar barang tidak cepat rusak.
b. Agar tidak terjadi kehilangan barang.
c. Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.
d. Memudahkan dalam analisis barang
3. Hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang
a. Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.
b. Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan.
c. Sifat barang yang disimpan.
d. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.
e. Prosedur dan tata kerja.
f. Biaya yang disediakan.
g. Tenaga yang diperlukan.
h. Jangka waktu penyimpanan
4. Cara penyimpanan
a. Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang).
b. Barang disimpan dalam keadaan bersih
c. Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi
d. Barang disimpan di tempat yang memadai
e. Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah
f. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau sirama
g. Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.
h. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaa
i. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan, sebaliknya
barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.
5. Tujuan penyimpanan arsip
a. Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
b. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.
c. Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk
referensi.

d. Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat
ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun
bersamaan.
e. Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
a. Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara
permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut
digunakan.
6. Sistem penyimpanan arsip sesuai dtandar
a. Sistem Abjad/Alphabetical Filling System
b. Sistem Nomor/Numerical Filling System
 Filing System Nomor Dewey
 Filing System Nomor Terminal
c. Sistem Tanggal/Chronological Filling System
d. Sistem Wilayah/Geographical Filling System
e. Sistem Subjek/Subjectical Filling System
7. Prosedur penyimpanan
a. Penyimpanan sementara (File pending)
b. Penyimpanan Tetap (File Permanen)
c. Penyimpanan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana

LATIHAN
1. Didalam sebauh kantor sarana prasarana merupakan hal yang sangat

penting dan harus dijaga, salah satu cara menjaganya adalah melalui
penyimpanannya berupa dokumen sarana prasarana tersebut. Hal apa
saja kah yang harus diperhatikan sebelum dilakukan penyimpanan?
2. Seorang sekretaris perusahaan harus bisa menyimpan barang/bahan
kantornya, bagaimana car a yang bisa dilakukannya?
3. Tuliskalh jenis-jenis penyimpanan dokumen dengan sistem kearsipan?
4. Dalam penyimpanan barang inventaris, dokumen yang paling banyak
untuk menyimpan adalah berdasarkan sistem nomor, apasajakah
kelebihan dari sistem tersebut
5. Menurut pendapatmu seberapa penting sebuah dokumen harus dilakukan
penyimpanan yang baik?
TUGAS KELOMPOK
Lakukanlah penyimpanan dokumen terhadap tugas Kompetensi Dasar

sebelumnya sesuai dengan sistem kearsipan sesuai dengan standar
kearsipan secara berkelompok

DAFTAR PUSTAKA
http://treetan3.blogspot.com/2014/05/penyimpanan-sarana-dan-prasarana-kantor.html
https://newalfath.blogspot.com/2017/03/penyimpanan-pemeliharaan-sarana-dan.html

MENGEVALUASI SARANA DAN
BAB PRASARANA
XVIII
KOMPETENSI INTI

2. Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, santun, peduli (gotong royong,
kerja sama, toleran, damai), bertanggung-jawab, responsif, dan proaktif melalui
keteladanan, pemberian nasehat, penguatan, pembiasaan, dan pengkondisian secara
berkesinambungan serta menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai
permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta
3. Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasitentang pengetahuan faktual,
konseptual, operasional dasar, dan metakognitif sesuai dengan bidang dan lingkup
kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Sarana Prasarana pada tingkat teknis, spesifik, detil,
dan kompleks, berkenaan dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan
humaniora dalam konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian dari keluarga,
sekolah, dunia kerja, warga masyarakat nasional, regional, dan internasional.
4. Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi, dan prosedur kerja
yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai dengan bidang kerja Otomatisasi
dan Tata Kelola Perkantoran. Menampilkan kinerja di bawah bimbingan dengan mutu
dan kuantitas yang terukur sesuai dengan standar kompetensi kerja. Menunjukkan
keterampilan menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif, kreatif, produktif, kritis,
mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam ranah abstrak terkait dengan
pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan tugas
spesifik di bawah pengawasan langsung. Menunjukkan keterampilan mempersepsi,
kesiapan, meniru, membiasakan, gerak mahir, menjadikan gerak alami dalam ranah
konkret terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu
melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

KOMPETENSI DASAR
3. 18 Mengevaluasi administrasi sarana dan prasarana

4..18 Membuat laporan hasil evaluasi administrasi sarana dan prasarana
3.18.1 Menjelaskan pokok-pokok pengelolaan adminstrasi sarana prasarana

3.18.2mengidentifikasi seluruh kegiatan pengelolaan adminstrasi sarana dan prasarana
3.18.3 Menganalisis data dan informasi pengelolaan administrasi sarana prasarana
3.18.4 Mengevaluasi data dan informasi pengelolaan administrasi sarana dan prasarana
4.18.1 Menyiapkan alat dan bahan penyusunan laporan kegiatan sesuai dengan pekerjaan
4.18.2 Membuat laporan kegiatan pengelolaan administrasi sarana prasarana
TUJUAN PEMBELELAJARAN
1. Melalui diskusi kelompok peserta didik dapat menjelaskan pokok-pokok pengeloaan

administraasi sarana dan prasarana dengan benar
2. Melalui diskusi kelompok peserta didik dapat mengidentifikasi seluruh kegiatan pengelolaan
administrasi sarana dan prasarana dengan benar
3. Melalui diskusi kelompok peserta didik dapat menganalisis data dan informasi pengelolaan
administrasi sarana dan prasarana dengan benar
4. Melalui diskusi dengan kelompok, peserta didik dapat mengevaluasi data dan informasi
pengelolaan administrasi sarana dan prasarana dengan benar
5. Setelah berdiskusi perserta didik dapat menyiapkan alat, bahan dan perlengkapan
penyusunan laporan kegiatan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan dengan benar
6. Setelah berdiskusi peserta didik dapat membuat laporan kegiatan pengelolaan administrasi
sarana dan prasarana dengan benar

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL
Untuk mempermudah Anda memahami modul ini, ikutilah petunjuk dibawah ini dengan seksama
1. Bacalah setiap materi yang disajikan dengan cermat. Anda jangan tergesa-gesa agar dapat memahami isi
modul ini dengan benar.
2. Dalam modul ini juga disajikan tugas mandiri dan soal latihan yang harus Anda selesaikan. Kerjakanlah
sesuai arahan yang dituliskan.
3. Untuk mempermudah Anda mempelajari modul ini serta memperluas wawasan, carilah sumber informasi
lain, baik melalui buku maupun internet terkait tujuan pembelajaran yang ingin dicapai.
4. Bila Anda mengalami kesulitan silahkan diskusi dengan rekan Anda yang dianggap memahami materi ini
atau bertanya dengan guru saat jam belajar maupun di luar jam belajar.
5. Proses pembelajaran dalam materi ini akan berhasil jika Anda sungguh-sungguh memahami materi dalam
modul ini.
6. Manfaatkan seluruh perangkat teknologi yang Anda miliki untuk menunjang kesuksesan Anda dalam
proses pembelajaran
PETA KONSEP
EVALUASI SARANA DAN

PRASARANA
PERENCANAA
N SARANA
DAN
PRASARANA

PENGADAAN
SARANA DAN
PRASARANA
EVALUASI SARANA DAN
PRASARANA
A. Perencanaan Sarana dan Prasarana
Perencanaan sarana dan prasarana persekolahan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses
perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan
peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan sekolah.
Tujuan perencanaan sarana prasarana adalah untuk menghindari berbagai kesalahan yang
mungkin terjadi seperti pengadaan sarana prasarana yang belum/tidak dibutuhkan atau
spesifikasi alat / bahan yang jauh dari yang diharapkan. Perencanaan juga dapat dijadikan
sebagai acuan untuk melakukan pengawasan, pengendalian dan evaluasi agar nantinya kegiatan
dapat berjalan efektif dan efisien.
Secara singkat, perencanaan sarana prasarana sekolah dilakukan dengan tahap-tahap:
1. Identifikasi dan menganalisis kebutuhan sekolah

2. Inventarisasi sarana prasarana yang sudah ada
3. Mengadakan seleksi, yang meliputi penyusunan konsep program (ada penanggung jawab,
kegiatan yang konkrit, target terukur, batas waktu, pengalokasian dana) dan dan pendataan
(jenis barang, jumlah barang, spesifikasi barang).
https://www.ricohidc.com/kb/planning-needs-to-be-done-firstly-to-get-success/
B. Pengadaan Sarana dan Prasarana

Pengadaan sarana prasarana sekolah merupakan segala kegiatan yang dilakukan dengancara
menyediakan semua keperluan barang atau jasa berdasarkan hasil perencanaan dengan maksud
untuk menunjang kegiatan pembelajaran agar berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan
tujuan yang diinginkan.
http://www.jejakakuntansi.net/2017/10/pengadaan-barang-dan-jasa-publik.html
Beberapa cara pengadaan sarana prasarana sekolah adalah sebagai berikut:

1. Pembelian
2. Pembuatan sendiri
3. Penerimaan hibah atau bantuan
4. Penyewaan
5. Pinjamana
6. Pendaurulangan
7. Penukaran
8. Perbaikan atau rekondisi
C. Pengelolaan Sarana dan Prasarana

Sarana prasarana yang telah dimiliki sekolah memerlukan pengelolaan yang baik agar
penggunaannya menjadi efektif efisien serta menjamin berjalannya proses pemeliharaan dan
inventarisasi yang terukur. Usaha-usaha tersebut dapat menjadikan sarana prasarana yang ada
menjadi selalu dalam keadaan baik, siap digunakan, dan memiliki jangka waktu pemakaian yang
panjang.
Pada dasarnya pengelolaan sarana prasarana sekolah meliputi: pemanfaatan kegiatan
pemeliharaan, inventarisasi, dan penghapusan barang.
D. Evaluasi Sarana dan Prasarana

Pemaparan evaluasi sarana prasarana pada makalah ini ditekankan pada pemenuhan standar
sarana prasarana sesuai peraturan menteri pendidikan nasional nomor 24 tahun 2007 tentang
standar sarana dan prasarana untuk sekolah dasar/madrasah ibtidaiyah (sd/mi), sekolah
menengah pertama/madrasah tsanawiyah (smp/mts), dan sekolah menengah atas/madrasah
aliyah (sma/ma). Pada pasal 1 ayat (1) tertera:
Standar sarana dan prasarana untuk sekolah dasar/madrasah ibtidaiyah (SD/MI), sekolah
menengah pertama/madrasah tsanawiyah (SMP/MTs), dan sekolah menengah atas/madrasah
aliyah (SMA/MA) mencakup kriteria minimum sarana dan kriteria minimum prasarana.

http://berdiklat.com/pelatihan-analisis-kebutuhan-pelatihan-tna-dan-evaluasi/
Penjelasan kriteria minimum sarana dan kriteria minimum prasarana terdapat pada lampiran
permendiknas no. 24 tahun 2007 tersebut.
Pelaksanaan evaluasi sarana prasarana sekolah saat ini cukup dipermudah dengan tersedianya
format evaluasi yang dikeluarkan beberapa lembaga seperti BAN-S/M (Badan Akreditasi
Nasional-Sekolah/Madrasah) dan Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar Dan
Menengah dalam program pengembangan Sekolah Standar Nasional.
Pelaksana evaluasi sarana prasarana dapat dilakukan sendiri oleh pihak sekolah. Ini dikenal juga
dengan istilah evaluasi diri. Dengan melakukan evalusi diri, sekolah dapat melihat secara jelas
berbagai kondisi sesungguhnya dari sarana prasarana sekolah, apa kelebihan dan kekurangan
yang mungkin ada. Selanjutnya sekolah dapat mengambil keputusan untuk tindak lanjut hasil
evaluasi tersebut, berkenaan dengan penambahan sarana prasarana, pemeliharaan maupun
pemanfaatan sarana prasarana yang telah ada. Pelaksana evaluasi juga dapat dilakukan oleh
badan pemerintah yang ditunjuk seperti BAN-S/M. Evaluasi ini lebih bertujuan pada kebutuhan
akreditasi sekolah dan melihat posisi sekolah dalam level kemajuan yang telah dicapai untuk
memenuhi standar nasional pendidikan. Untuk sekolah yang sudah maju dimungkinkan juga
memanfaatkan lembaga eksternal yang dianggap memiliki kapabilitas sebagai asesor seperti
lembaga penyedia ISO.
Secara ringkas pelaksanaan evaluasi sarana prasarana sekolah dapat dilakukan dengan langkah-
langkah sebagai berikut:
1. Menginventarisasi keberadaan sarana dan prasarana yang ada di sekolah, baik dalam hal
kondisi, jumlah, spesifikasi, maupun data lain yang diperlukan.
2. Mengumpulkan data pendukung yang diperlukan seperti tanggal pengadaan, sumber
pengadaan ataupun tanggapan pengguna sarana prasarana

3. Mengisi formulir evaluasi yang tersedia sesuai dengan kondisi yang sebenarnya
4. Merakapitulasi hasil evaluasi, baik data kualitatif maupun kuantitatif
5. Menarik kesimpulan mengenai keseluruhan sarana prasarana sekolah, apakah sudah
memenuhi standar minimal atau belum.
6. Melaporkan hasil evaluasi kepada pihak-pihak yang memerlukan
.
RANGKUMAN
Perencanaan sarana dan prasarana persekolahan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses
perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan
peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan sekolah.
Tujuan perencanaan sarana prasarana adalah untuk menghindari berbagai kesalahan yang
mungkin terjadi seperti pengadaan sarana prasarana yang belum/tidak dibutuhkan atau
spesifikasi alat / bahan yang jauh dari yang diharapkan. Perencanaan juga dapat dijadikan
sebagai acuan untuk melakukan pengawasan, pengendalian dan evaluasi agar nantinya kegiatan
dapat berjalan efektif dan efisien.
Secara singkat, perencanaan sarana prasarana sekolah dilakukan dengan tahap-tahap:

1. Identifikasi dan menganalisis kebutuhan sekolah
2. Inventarisasi sarana prasarana yang sudah ada
3. Mengadakan seleksi, yang meliputi penyusunan konsep program (ada penanggung jawab,
kegiatan yang konkrit, target terukur, batas waktu, pengalokasian dana) dan dan pendataan (jenis
barang, jumlah barang, spesifikasi barang).
SOAL LATIHAN
Jawablah soal uraian di bawah ini dengan benar!
1. Jelaskan perencanaan sarana dan prasarana

2. Jelaskanlah tujuan perencanaaan
3. Jelaskan tahap-tahap perencanaan sarana dan
4. Tuliskan cara pengadaan sarana prasarana sekolah
5. Langkah-langkah pelaksanaan evaluasi sarana prasarana sekolah!

TUGAS KELOMPOK
1. Buatlah daftar kebutuhan sarana dan prasarana suatu kantor

2. Buatlah tata cara atau langkah-langkah yang harus dilalui:
a) Perencanaan barang
b) Pengadaan barang
c) Pengelolaan
d) evaluasinya
DAFTAR PUSTAKA
Nagara,Sheddy.dkk2018. Kesekretarisan Untuk Sekolah Menengah

Kejuruan.Jakarta:Macana Jaya Cemerlang


MODUL KD 3.13 - 3.18 Sarpras Maineng

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

MODUL KD 3.13 - 3.18 Sarpras Maineng

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

DISUSUN OLEH

SMK NEGERI 1 RENGAT

MODUL OTOMATISASI TATA

Medan, Oktober 2018

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 1

Kata Pengantar ……………………………………………………………………….. 1

2) Kompetensi Dasar …………………………………………………………… 6

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 2

b. Perencanaan perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana……… 55

10) Daftar Pustaka ……………………………………………………………… 101

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 4

1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 5

4.13 Menerapkan inventarisasi sarana dan prasarana

INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 7

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 8

OTOMATISASI TATA KELOLA

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 9

INVENTARISASI SARANA DAN PRASARANA

Penatausahaan barang milik organisasi atau

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 10

Penatausahaan barang milik/kekayaan organisasi layaknya disebut inventarisasi. Inventaris

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 11

B. TUJUAN, MANFAAT DAN DASAR HUKUM

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 12

Menurut PP No. 27 2014 : "Inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pendataan,

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 13

C. LANGKAH-LANGKAH INVENTARIS DAN DOKUMEN INVENTARIS

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 14

1) Menyiapkan Lembar Hasil Opnam Barang Inventaris (LHOPBI)

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 15

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 16

3) Menyiapkan Buku Golongan Barang Inventaris (BGBI)

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 17

4) Buku catatan barang non inventaris

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 18

5) Menyiapkan Kode Klasifikasi Barang Inventaris

Klasifikasi dan Kode Barang Inventaris

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 19

6) Menyiapkan Daftar Kode Akuntan Pengguna Barang

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 20

Jenis-Jenis Kode Perkiraan

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 21

D. PENGADMINISTRASIAN BARANG INVENTARIS

Pelaksanaan kegiatan pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam Buku Induk

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 22

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 23

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 24

4. Dasar hukum inventaris

1) Menyiapkan Lembar Hasil Opnam Barang Inventaris (LHOPBI)

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 25

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 26

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 27

Buatlah kelompok yang terdiri dari 4 orang anggota, kemudian

1. Lembar Hasil Opnam Barang Inventaris (LHOPBI)

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 28

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 29

1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 30

INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 31

1. Melalui diskusi kelompok berpasangan siswa dapat menjelaskan tentang pengertian

MODUL OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA PRASARANA (MAINENG CATRILIS,S.Pd) 32