MEDIA MENGAJAR

Dasar-Dasar Manajemen
Perkantoran dan
Layanan Bisnis
Volume 1

UNTUK SMK/MAK KELAS X

 Revolusi Industri 4.0 di
BAB Bidang Perkantoran dan
2 Layanan Bisnis
Sumber: shutterstock.com
 A. Perkembangan Manajemen Perkantoran
1. Pekembangan Manajemen Perkantoran

Rangkaian aktivitas mulai dari merencanakan,

mengorganisasi, mengarahkan, mengawasi,
mengendalikan, hingga terselenggaranya pekerjaan
kantor secara tertib pada hakikatnya merupakan
pekerjaan administrasi sekaligus inti dari
manajemen perkantoran modern. Namun, sebelum
Sumber: Pixabay.com

menjadi semakin maju seperti saat ini, manajemen

perkantoran sudah ada sejak dahulu kala.
Saat ini, penulisan
surat lebih cepat dan
efisien dengan
menggunakan
komputer atau
laptop.

Sumber: freepik.com
Hasil penelitian yang dilakukan para ahli mengenai cikal bakal manajemen perkantoran
a. Quible

Empat tahapan dalam perkembangan teori manajemen yang berkaitan

dengan dunia administrasi, yaitu sebagai berikut.
• Manajemen ilmiah (scientific management), berlaku pada awal tahun
1900-an.
• Manajemen administratif (administrative management), berlaku pada
awal tahun 1930-an.
• Manajemen hubungan manusia (human relations management), berlaku
pada tahum 1940-1950-an.
• Manajemen moden (modern management), berlaku saat ini.
b. Odgers (2005)
Empat tahapan dalam perkembangan teori manajemen yang berkaitan dengan
dunia administrasi manajemen perkantoran.

Manajemen klasik
Manajemen klasik menitikberatkan pada proses produksi dan cara
menciptakan organisasi industri yang modern.

Manajemen ilmiah
Manajemen ilmiah timbul karena kondisi kala itu, khususnya di Amerika
Serikat, jumlah tenaga kerja terampil tidak banya. Oleh karena itu, berbagai
cara dilakukan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi pekerja.
Langkah lainnya yang dapat dilakukan untuk meningkatkan produktivitas
dan efisiensi kerja dilakukan oleh William H. Leffingwell, yang dinobatkan
sebagai Bapak Manajemen Perkantoran. Ia mengembangkan 5 prinsip kerja
yang harus dilakukan agar produktivitas dan efisiensi kerja dapat
meningkat, yaitu:
• perencanaan kerja;
• penjadwalan kerja;
• pelaksanaan kerja;
• pengukuran kerja; dan
• pemberian gaji pegawai.
Perencanaan
kerja
merupakan
prinsip
terpenting
dalam bekerja.

Sumber: freepik.com
Manajemen perilaku
Manajemen perilaku menekankan pentingnya pemilik usaha manajer
memerhatikan perilaku dan kebiasaan individu dalam sebuah organisasi, serta
mengubahnya apabila diperlukan agar selaras dengan visi/misi organisasi
perusahaan.

Manajemen kualitas total

Manajemen kualitas total (total quality management/TQM) berpusat pada
gagasan bahwa seluruh pekerja/pegawai terus-menerus meningkatkan
kemampuan kerja mereka, baik proses, produk, maupun layanan sehingga
menghasilkan kepuasan pelanggan dalam jangka panjang.
 Fokus pada pelanggan

Keterlibatan karyawan/pegawai secara keseluruhan

Pemusatan perhatian pada proses

Beberapa Prinsip
Sistem yang terintegrasi
Pokok yang Harus
Diperhatikan dalam
Manajemen Kualitas Pendekatan strategis dan sistematis

Perbaikan terus-menerus (berkesinambungan)

Kebijakan/keputusan berdasarkan kajian atau fakta

komunikasi
 Melibatkan
karyawan/pegawai
yang memiliki
keterkaitan dengan
proses produksi
perusahaan
merupakan langkah
yang tepat agar
mereka mengetahui
peranan dan
tanggung jawabnya
terhadap
perusahaan.

Sumber: shutterstock.com
Ciri-ciri kantor yang lebih modern

a. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik

b. Menggunakan alat dan perlengkapan kantor yang

tepat

c. Segala pekerjaan kantor serba terkomputersasi

(computerized)

d. Pegawai sangat disiplin dalam melaksanakan

tugasnya

e. Memiliki sikap dan cara berpikir yang profesional

Sumber: pixabay.com
 f. Mendayagunakan biaya secara lebih efektif, efisien,
dan produktif

g. Lebih demokratis

h. Adanya perlakuan yang manusiawi

i. Mengutamakan layanan pelanggan

Sumber: pixabay.com
Kantor yang modern
sudah tidak lagi
menggunakan catatan
yang ditulis tangan.
Sebagian besar atau
hampir seluruh data
dicatat dan disimpan
menggunakan sistem
dalam komputer.

Sumber: freepik.com

Seorang pegawai memakai komputer

untuk menyelesaikan pekerjaannya.
2. Pengertian dan Kegiatan Organisasi Pekantoran

Organisasi diartikan sebagai kesatuan (susunan dan

sebagainya) yang terdiri atas bagian-bagian (orang dan
sebagainya) dalam perkumpulan untuk tujuan
tertentu dan tujuan bersama. Unsur-unsur yang
terdapat dalam organisasi perkantoran, yaitu
kelompok atau orang, kerja sama, adanya tujuan,
keterikatan formal, dan susunan hierarki.
Sumber: pixabay.com
Agar tujuan dalam organisasi dapat tercapai, perlu dilaksanakan kegiatan-kegiatan
yang terdiri atas tugas substansif dan tugas penunjang.

Tugas substansif atau tugas pokok

Tugas substansif atau tugas pokok adalah tugas utama yang berhubungan
langsung dengan tujuan organisasi. Contohnya, tugas pokok dari perusahaan
otomotif adalah membuat mobil, merakit ban, atau memasang mesin.

Tugas penunjang
Tugas yang bersifat membantu pelaksanaan tugas pokok. Contohnya, pera
perusahaan otomotif, tugas penunjangnya adalah mencatat setiap kali tugas
utama sudah dilakukan, menyiapkan keperluan pegawai yang akan merakit
mobil, dan lain sebagainya.
 B. Otomatisasi Kantor

Otomatisasi
memungkinkan cara bayar
secara nontunai dengan
menggunakan kartu.

Sumber: freepik.com
1. Pengertian Otomatisasi Kantor

Otomatisasi kantor dalam Kamus Besar

Bahasa Indonesia (KBBI) diartikan sebagai
penggantian tenaga manusia dengan tenaga
mesin yang secara otomatis melakukan dan
mengatur pekerjaan sehingga tidak
memerlukan lagi pengawasan manusia (dalam
Sumber: Pixabay.com

industri, dan sebagainya).

2. Manfaat Otomatisasi Kantor

Pekerjaan menjadi lebih efisien

Pekerjaan menjadi lebih mudah

Membantu memecahkan masalah

Manfaat
Otomatisasi Kantor
Memperbarui proses pekerjaan

Meminimalkan kesalahan

Memberi kemudahan untuk mengakses informasi

 Menyimpan data
pasien melalui
sistem aplikasi
internal rumah
sakit memudahkan
akses informasi
sehingga
penanganan pasien
dapat cepat
dilakukan.

Sumber: shutterstock.com
3. Jenis Sistem Otomatisasi Kantor

Aplikasi Sistem Otomatisasi yang Banyak

Digunakan dalam Dunia Perkantoran

Word Spreadsheet Electronic Video

processing Facsimile Voice
(pengolah mail (surat conferenc mail
(pengolah (faksimile) e
angka) elektronik)
kata)
Word processing (pengolah kata) Spreadsheet (pengolah angka)

Program komputer yang Program komputer yang

digunakan secara otomatis memungkinkan penggunanya
untuk melakukan beberapa memasukkan, menghitung, serta
tugas terkait pembuatan menyimpan data dalam bentuk
dokumen. kolom dan baris.
Electronic mail (surat elektronik) Facsimile (faksimile)

Penggunaan jaringan komputer Sebuah mesin yang digunakan

yang memungkinkan pengiriman untuk mengirimkan dokumen
pesan dalam waktu singkat. dengan membuat salinan
dokumen yang sama pada
penerimanya.
 Video conference
Teknologi yang digunakan untuk
mengadakan pertemuan
bersama dengan menggunakan
aplikasi.
Voice mail
Dalam voice mail, pesan
disampaikan dalam bentuk
audio. Selain itu, fasilitas ini
dapat dilakukan melalui telepon
dengan melakukan panggilan ke
nomor pesan suara.
Pertemuan tatap
muka dapat
dilakukan dari
mana saja
dengan adanya
video
conferencere.

Sumber: freepik.com
4. Penerapan Otomatisasi Kantor

Beberapa contoh Rapat menggunakan aplikasi

penerapan
otomatisasi yang Berkirim surat menggunakan surat elektronik
terjadi di
perkantoran, baik Pembuatan surat izin melalui aplikasi
dalam pelaksanaan Penggunaan robot dalam proses produksi
tugas-tugas pokok
maupun tugas Penggunaan mesin produksi
penunjang.
Pembuatan toko dalam jaringan (online)

Penggunaan media sosial

 C. Perkembangan Revolusi Industri 4.0 di
Bidang Perkantoran dan Layanan Bisnis

Revolusi industri pertama terjadi sekitar abad ke-

18 (1760-1840). Pada masa itu, muncul perubahan
sacara besar-besaran dalam proses industri. Jika
sebelumnya proses produksi menggunakan tenaga
manusia atau tenaga hewan, sejak abad tersebut
proses produksi dilakukan secara masif
Sumber: canva.com

menggunakan tenaga mesin.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI),
revolusi industri adalah perubahan radikal dalam
usaha mencapai produksi dengan menggunakan
mesin-mesin, baik untuk tenaga penggerak
maupun tenaga pemroses. Revolusi industri
membawa perubahan besar-besaran dalam banyak
hal, baik dari sisi teknologi, sosial, ekonomi,
maupun budaya.

Sumber: canva.com
 Kelima Fokus yang Menjadi Karakteristik Revolusi Industri

Artificial
Internet of Cloud Additive
Big Data Intelligence
Thing (IoT) Computing Manufacturing
(AI)
1. Internet of Thing (IoT)

IoT adalah teknologi pertama yang berkembang

di Revolusi Industri 4.0. IoT merupakan
penggabungan mesin digital, mekanis, serta
komputasi untuk menjalankan berbagai fungsi
melalui sistem yang terhubung dengan jaringan
internet. Contohnya, smart home yang
menghubungkan perangkat elektronik, seperti
kipas angin, AC, atau lampu melalui smartphone

Sumber: canva.com
yang terhubung dengan jaringan internet.
Menyalakan
lampu
menggunakan
fitur smart
home yang
terdapat dalam
smartphone.

Sumber: freepik.com
2. Big Data

Big data merupakan kumpulan data yang sangat besar

dan banyak. Big data merupakan revolusi di bidang
Information Technology (IT) yang dibutuhkan hampir
di setiap industri. Beberapa penyedia layanan big data
di Indonesia antara lain Sonar Platform, Paques
Platform, Warung Data, dan Dattabot.
Sumber: pixabay.com
 3. Artificial Intelligence (AI)

Artificial Intelligence (AI) merupakan sebuah

teknologi berupa sistem kecerdasan buatan yang
dibuat mampu meniru kecerdasan manusia.
Salah satu contoh penerapan AI adalah
keberadaan Siri yang dapat dirasakan oleh para
pengguna smartphone merek tertentu. Layaknya
asisten pribadi, Siri dapat melakukan hal-hal
Sumber: canva.com

canggih melalui perintah suara.

Keyboard virtual
merupakan penerapan
dari AI dalam bidang
komputer.
Pekerja/pegawai dapat
mengetik kapan pun dan
di mana pun, tanpa
harus kerepotan
membawa keyboard
dalam bentuk fisik.

Sumber: shutterstock.com
4. Cloud Computing

Teknologi ini merupakan konsep komputasi

dengan menggunakan jaringan internet.
Teknologi ini memungkinkan penggunanya
untuk melakukan pekerjaan layaknya
menggunakan komputer, seperti mengakses
dan mengolah data, serta melakukan
penyimpanan dengan mudah. Contoh cloud
computing yang banyak digunakan sebagian
Sumber: canva.com

besar adalah layanan penyimpanan dokumen,

seperti Google Drive atau Google Docs.
5. Additive Manufacturing

Addditive manufacturing merupakan terobosan

baru dalam industri manufaktur. Sistem kerjanya
berbasis cloud yang harus mengandalkan koneksi
internet. Salah satu metode dari additive
manufacturing adalah 3D printing. Teknologi ini
mampu membuat prototipe yang lebih cepat dan
fleksibel dalam penyesuaian desain.

Sumber: canva.com
3D printing dimanfaatkan
untuk membuat contoh
atau model barang yang
akan diproduksi. Mesin
tersebut berguna untuk
memberi gambaran awal
terkait produk sehingga
dapat meminimalkan dan
memperbaiki kekurangan
produk.

Sumber: shutterstock.com
 1. Pengaruh Revolusi Industri 4.0 dalam Bidang Manajemen Perkantoran

Revolusi industri erat kaitannya dengan

kemajuan teknologi, terutama jaringan internet.
Hal ini juga turut memengaruhi keberadaan
kantor fisik. Beberapa perusahaan, terutama di
kota-kota besar, mulai banyak yang menerapkan
sistem kantor virtual. Kantor virtual adalah ruang
Sumber: Pixabay.com

kerja yang memiliki pegawai, tetapi tidak

memiliki ruangan atau bangunan secara fisik.
 Dengan adanya Revolusi Industri 4.0,
keberadaan kantor virtual pun dikenal dan
diminati secara luas. Bahkan, beberapa
pebisnis atau wirausahawan cenderung
lebih memilih kantor virtual daripada kantor
konvensional dalam menjalankan bisnisnya.
Meskipun demikian, keberadaan kantor
konvensional juga tetap diminati. Apalagi
Sumber: Pixabay.com

bagi perusahaan besar yang memiliki

pegawai dalam jumlah yang banyak.
2. Pengaruh Revolusi Industri 4.0 dalam Bidang Layanan Bisnis

a. Fintech (financial technology)

Fintech adalah istilah untuk inovasi teknologi dan digitalisasi pada layanan
finansial. Keberadaan fintech memudahkan layanan finansial, seperti transfer
dana, pembayaran, dan peminjaman dana.

b. Software as a service (saas)

SaaS merupakan layanan bisnis yang dikelola pihak ketiga dalam bentuk
software siap pakai yang dapat digunakan sebuah perusahaan. Contoh
pengaplikasiannya, yaitu software untuk absen pegawai, software akuntansi,
dan software payroll (aplikasi sistem penggajian).
c. Jual beli online
Saat ini berbelanja melalui toko daring justru lebih banyak diminati. Dengan
adanya jaringan internet, berbelanja juga semakin mudah karena bisa
dilakukan di mana saja, kapan saja, dan oleh siapa saja.

d. On-demand service
Layanan bisnis ini merupakan model bisnis yang menyediakan layanan jasa
atau poduk setela pelanggan membuat pesanan. Pelayanan diberikan secara
cepat sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Salah satu contoh layanan bisnis
ini adalah transportasi online yang dapat dipesan melalui aplikasi.
 e. Online marketing
Seiring dengan Revolusi Industri 4.0, banyak perusahaan
melakukan pemasaran secara online. Jaringan internet
dimanfaatkan untuk memasarkan produk agar semakin
dikenal publik. Online marketing dapat dilakukan melalui
web perusahaan atau media sosial.

Sumber: pixabay.com
 D. Budaya Kerja dan Eco-Green (Ramah Lingkungan)
1. Budaya Kerja
a. Pengertian budaya kerja

Budaya kerja adalah adat istiadat yang sudah

menjadi kebiasaan yang dilakukan secara terus-
menerus di tempat kerja.
Sumber: canva.com
Budaya kerja dengan
semangat
kekeluargaan dan
komunikasi yang
baik dapat
meningkatkan
kinerja dan
produktivitas
pegawai.

Sumber: freepik.com
b. Tujuan budaya kerja

Tujuan utama budaya kerja adalah agar

pegawai menjadi lebih produktif dan bisa
mewujudkan apa yang menjadi visi
perusahaan.
Sumber: canva.com
c. Manfaat budaya kerja

Budaya kerja menentukan cara pegawai berinteraksi

satu sama lain dan bagaimana sebuah organisasi
beroperasi. Budaya keja mengacu pada mentalitas
seluruh pegawai organisasi yang memengaruhi
seluruh atmosfer/suasana organisasi. Sebuah
organisasi dikatakan memiliki budaya kerja yang kuat
ketika para pegawainya mengikuti aturan organisasi
Sumber: pixabay.com

serta prosedur operasi standar yang diberikan.

d. Karakteristik budaya kerja yang sehat

Para pegawai mengalami kepuasan dalam bekerja yang berdampak pada

meningkatnya produktivitas mereka.

Para pegawai ramah satu sama lain.

Setiap pegawai diperlakukan sebagai bagian yang tak terpisahkan dari

tim kerja.
Adanya apresiasi/penghargaan tertentu terhadap pegawai yang
berprestasi.
Adanya ruang diskusi, di dalamnya perbedaan pendapat dihargai/diberi
tempat.
Beberapa perusahaan
menyediakan fasilitas
permainan dan ruang
istirahat yang nyaman
agar pegawai merasa
nyaman dan ide-ide
kreatif semakin banyak
bermunculan.

Sumber: shutterstock.com
e. Jenis-jenis budaya kerja di era Revolusi Industri 4.0

Budaya Kerja di Era Revolusi Industri 4.0

Hierarchical Andhocracy
Clan culture Market culture
culture culture
1) Hierarchical culture
Jenis budaya kerja ini berkaitan dengan tingkat hierarki yang ada dalam
perusahaan. Budaya kerja merujuk pada struktur jabatan di suatu perusahaan.
Jalannya bisnis perusahaan berdasarkan pada aturan dan kontrol atasan sesuai
dengan struktur yang berlaku.

2) Andhocracy culture
Jenis budaya kerja ini berlandaskan energi dan kreativitas pada pegawainya,
baik pimpinan maupun pegawai, diharapkan mampu menjadi inovator yang
berani untuk mengambil tantangan dalam pekerjaan dan diharapkan mampu
memotivasi pegawai lain.
3) Clan culture
Dalam budaya kerja ini, perusahaan menganggap seluruh pegawainya bagian
dari keluarga. Perusahaan yang memiliki budaya kerja ini mempunyai rencana
bimbingan pegawai (mentorship) yang lebih kuat dan matang.

4) Market culture
Market culture berorientasi hasil (bukan proses) dengan target kerja yang
tinggi, serta menekankan persaingan antarkaryawan demi meraih keuntungan
yang maksimal bagi perusahaan.
f. Indikator budaya kerja yang baik

Membudayakan kerja tim

atau kolaborasi dapat
meminimalisasi
persaingan tidak sehat
antarkaryawan dalam
perusahaan.

Sumber: freepik.com
 Indikator-Indikator Budaya Kerja yang Baik

Saling
Disiplin Terbuka Kerja sama
menghargai
2. Eco Green (Ramah Lingkungan)
a. Pengertian eco-green

Eco-green merupakan singkatan dari ecological

green, yang berarti gerakan berkelanjutan untuk
mewujudkan perilaku ramah lingkungan. Gerakan
ini dimulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan,
dan pemakaian material yang ramah lingkungan
serta penggunaan energi dan sumber daya yang
efektif dan efisien.

Sumber: canva.com
b. Masalah lingkungan hidup

Efek rumah kaca, pemanasan global, dan perubahan iklim

Beberapa Masalah

Lubang ozon dan pemanasan global

Lingkungan Hidup

Eutrofikasi air

Hujan asam

Polusi air, udara, dan tanah

 Polusi udara dari
asap pembakaran
pabrik.

Sumber: freepik.com
c. Usaha perusahaan mengatasi masalah lingkungan hidup

Mengembangkan produk mobil listrik

Meninggalkan pendingin yang menggunakan CFC

Usaha Perusahaan Menggunakan pupuk organik untuk industri pertanian,

Mengatasi Masalah bukan pupuk kimia
Lingkungan Hidup
Membuat Instalasi Pengolahan Limbah (IPAL) untuk
mengolah limbah sebelum dibuang.

Mewajibkan uji emisi terhadap kendaraan (yang dilakukan

oleh pemerintah).
d. eco-green di bidang manajemen perkantoran

Mengurangi penggunaan kertas

Manajemen Perkantoran
Mengolah limbah kertas
Upaya Eco-Green yang
Dilakukan di Bidang

Menggunakan peralatan makan dan minum yang tidak sekali pakai

Menghemat listrik

Memisahkan sampah organik dan anorganik

Membeli sesuatu dalam kemasan besar

Tidak menggunakan
kantong belanja
berbahan plastik
merupakan salah satu
bentuk sikap peduli
terhadap lingkungan.

Sumber: freepik.com