TUGAS DAN

ASAS-ASAS KEARSIPAN
By

SITI
NURZALI
NA, SE
PPT ini dapat di download di www.kel10offhadp16.wordpress.com
HOM KI

E PENILAIAN

TUJUAN

MATERI

KD Exit
HOME
KOMPETENSI INTI
3.1 Memahami, menerapkan, dan menganalisis pengetahuan
KI
faktual, konseptual dan prosedural berdasarkan rasa ingin
tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni,
budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan,
KD kebangsaan, kenegraan dan peradapan terkait penyebab
fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang
spesifikuntuk memecahkan masalah.
Tujuan
4.1 Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan
ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang
materi dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu
melaksanakan tugas spesifik dibawah pengawasan
langsung.
Penilaian

Exit
PPT ini dapat di download di www.kel10offhadp16.wordpress.com
HOME

KI
KOMPETENSI DASAR
KD
3.1 Mengidentifikasi Tugas dan Asas-
Asas Kearsipan
Tujuan
4.1 Mempresentasikan Tugas dan
Asas-Asas Kearsipan
materi

Penilaian

Exit
PPT ini dapat di download di www.kel10offhadp16.wordpress.com
HOME
TUJUAN PEMBELAJARAN

KI

siswa terlibat aktif, bertanggung jawab, jujur, peduli, dan

KD proaktif, serta:
• Mampu menyebutkan tugas kearsiapan
• Mampu menjelaskan asas-asas kerasipan
Tujuan • Mampu menyebutkan kelebihan dan kekurangan asas-asas
kearsipan
• Mampu membuat bagan-bagan struktur organisasi
materi
berdasarkan asas-asas kearsipan

Penilaian

Exit
PPT ini dapat di download di www.kel10offhadp16.wordpress.com
HOME

KI

KD
Tugas dan asas-asas
Tujuan kearsipan
materi
Oleh:
SITI NURZALINA,SE

Penilaian

Exit
PPT ini dapat di download di www.kel10offhadp16.wordpress.com
HOME

Tugas Kearsipan
KI
Menerima warkat

KD
Mencatat warkat

Tujuan Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan

Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan system

tertentu.
materi
Memberikan pelayanan

Penilaian
Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip

Exit Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip

HOME

Pengertian Asas
KI

Asas
KD

Tujuan
pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan
pengurusan surat/aktif yang disesuaikan dengan
kedudukan unit kerja dalam suatu
materi kantor/organisasi

Penilaian

Exit
 Asas-asas kearsipan
pengurusan surat maupun arsip
lainnya yang berhubungan dengan
pengurusan surat masuk dan surat
keluar serta penyelenggaraan Apa itu Asas
arsipnya dilakukan oleh satu bagian Sentralisasi?
khusus atau unit tersendiri.
Lanjutan asas sentralisasi
Lanjutanas sentralisasi

Keuntungan dan kelemahan sistem sentralisasi

Keuntungan :
a. efisiensi alat, alat dan
biaya, maksudnya dapat
menghemat alat, ruangan
dan biaya
b. Penggunaan tenaga
kerja lebih fleksibel
c. Sistem penyimpanan
arsip dapat diseragamkan
d. Pengawasan yang
efektif dapat ditingkatkan
Kelemahan :
a. Asas sentralisasi hanya
efisien dan efektif untuk
organisasi yang kecil.
b. Unit kerja yang besar
akan mengalami hambatan
dan lambat memperoleh
arsip yang dibutuhkan
c. Tidak semua jenis arsip
dapat disimpan dalam satu
sistem penyimpanan
 Contoh struktur organisasi dengan asas
sentralisasi
 
Direktur

Sekretariat

Man. Arsip Man. Umum Man.Humas

M. produksi M. pemasaran M. keuangan M. kepegawaian

As.Man As.Ma As.Ma As.Ma As.Ma As.Ma As.Ma As.Ma

n n n n n n n
 Asas desentralisasi

Asas desentralisasi
itu apa?
?????????
Lanjutan asas desentralisasi

asas desentralisasi

segala kegiatan yang berhubungan dengan

pengurusan surat masuk dan keluar serta
menyelenggarakan kearsipannya dilakukan
oleh setiap unit dalam suatu organisasi,
sehingga tiap unit dalam organisasi kantor
tersebut dapat mengurus masing-masing
pekerjaan ang diperlukan oleh lingkungannya
Lanjutan asas desentralisasi

• Keuntungan dan kelemahan asas desentralisasi

Keuntungan: Kelemahahan:

Penyimpanan arsip tersebar di

Dapat menjaga kerahasiaan kantor
setiap unit kerja

Pekerjaan dapat dikerjakan oleh Pendidikan dan latihan kearsipan

karyawan yang paling sesuai
Perencanaan dan pensssgawasan
pekerjaan dilakukan secara efektif
Pengolahan arsip dapat dilakukan
sesuai kebutuhan
memperoleh arsip mudah terpenuhi
perlu diselenggarakan oleh kantor
pusat
Pemusnahan arsip harus dilakukan
pada setiap unit kerja
Pengawasan juga dapat dilakukan
oleh kantor pusat,

Pengurutan arsip mudah dikerjakan

 Contoh struktur organisasi dengan asas desentralisasi

Direktur

Sekretariat

Man. Arsip Man.Humas

Manajer Manajer Manajer Manajer

Produksi Pemasaran Keuangan Kepegawaian

TUP TUP TUP TUP

Ass. Ass. Ass. Ass. Ass. Ass. Ass. Ass.

Man Man Man Man Man Man Man Man
 Asas Gabungan

Ada yang tau

pengertian asas
gabungan itu apa? ????? Asdfgh
? ?!!!??
?!!??!
Asas Gabungan

penyelenggaraan arsip dengan

memadukan kebaikan asas
sentralisasi dan desentralisasi,
sehingga kelemahan-kelemahan dari
kedua asas tersebut dapat diperkecil.
 Contoh Sturtur organisasi dengan menggunakan
asas gabungan

Direktur

Sekretariat

Man. Arsip Man. Umum Man. Humas

Manajer Manajer Manajer Manajer

produksi pemasaran keuangan kepegawaian

TUP TUP TUP TUP

Ass. Ass. Ass. Ass. Ass. Ass. Ass. Ass.

Man Man Man Man Man Man Man Man
HOME

KI

KD

Tujuan
Terima Kasih
materi

Penilaian

Exit
 HOME

2
1 3
KI
P
4
E
N KD
I 5
L
Tujuan
A
6
I
A materi
N 7

10 8
9 Penilaian

Exit
PPT ini dapat di download di www.kel10offhadp16.wordpress.com
HOME
PENILAIAN

KI 1. Dibawah ini yang bukan tugas kearsipan.

Adalah..
KD a. merima warkat
b. Mencatat warkat

c. Mengirim warkat
Tujuan
d.
Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan
e.
Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip
materi

Penilaian

Exit
PPT ini dapat di download di www.kel10offhadp16.wordpress.com
HOME
PENILAIAN

KI 2. Pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan

pengurusan surat/aktif yang disesuaikan dengan
kedudukan unit kerja dalam suatu kantor/organisasi
KD
merupakan … kearsipan.
a. Pengertian
Tujuan b. Asas

c. Tugas-tugas

materi d. Syarat

e. Fungsi

Penilaian

Exit
PPT ini dapat di download di www.kel10offhadp16.wordpress.com
HOME

PENILAIAN

KI 3. segala kegiatan yang berhubungan

dengan pengurusan surat masuk dan keluar
KD serta menyelenggarakan kearsipannya
dilakukan oleh setiap unit dalam suatu
Tujuan
organisasi adalah pengertian dari...
a.
asas sentralisasi
materi b. asas desentralisasi

c. asas gabungan

Penilaian d. asas kearsipan

e. asas arsip

Exit
PPT ini dapat di download di www.kel10offhadp16.wordpress.com
HOME

PENILAIAN
KI 4. salah satu kelemahan dari asas sentralisasi
adalah..
a.
KD hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang
b. kecil.
Sistem penyimpanan arsip dapat diseragamkan
Tujuan
c. Pemusnahan arsip harus dilakukan pada setiap
unit kerja, menimbulkan pemborosan.
materi
d. Pengawasan juga dapat dilakukan oleh kantor
pusat
Penilaian e. Pendidikan dan latihan kearsipan perlu

diselenggarakan oleh kantor pusat,

Exit
PPT ini dapat di download di www.kel10offhadp16.wordpress.com
HOME
PENILAIAN

KI 5. struktur organisasi berdasarkan asas apa yang

cocok digunakan oleh pemerintah daerah dan
KD
lembaga pendidikan swasta…
a. asas sentralisasi
b. asas gabungan
Tujuan
c. asas desentralisasi

d. asas sentralisasi dan desentralisasi

materi asas desentralisasi dan gabungan
e.

Penilaian

Exit
PPT ini dapat di download di www.kel10offhadp16.wordpress.com
HOME PENILAIAN
6. perhatikan data berikut ini!
KI 1 Menerima warkat 4. Menyimpan,
2. Mencatat warkat 5. menata
KD 3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan
6. Membuat surat
Dari data diatas yang termasuk tugas kearsipan
Tujuan
adalah…
a. 1,2,3,4 dan 5
materi b. 1,2,3,4 dan 6

c. 1,2,4,5 dan 6
Penilaian d. 1,3,4,5 dan 6

e. 2,3,4,5 dan 6

Exit
PPT ini dapat di download di www.kel10offhadp16.wordpress.com
HOME
PENILAIAN

7. PERHATIKAN GAMBAR DI BAWAH INI!

7. perhatikan bagan berikut ini!
KI
direktur

KD Manajer Manajer kantor

Manajer teknik
keuangan pusat

tekhnis Ka Tu Tu umum Ka Tu tekhnis

Tujuan
Gambar di atas merupakan struktur organisasi yang menggunakan asas..
a. Sentralisasi
b. Desentralisasi
c. Gabungan
d. Kearsipan
e. Perusahaan
materi
Gambar di atas merupakan struktur organisasi yang
menggunakan asas..
a. d.
Penilaian Sentralisasi Kearsipan
b. Desentralisasi e.
Perusahaan
c. Gabungan
Exit
PPT ini dapat di download di www.kel10offhadp16.wordpress.com
HOME PENILAIAN
8. pengertian dari asas sentralisasi adalah…
a penyelenggaraan arsip dengan memadukan
KI kebaikan asas sentralisasi dan desentralisasi
b segala kegiatan yang berhubungan dengan
pengurusan surat masuk dan keluar serta
KD menyelenggarakan kearsipannya dilakukan oleh
setiap unit dalam suatu organisasi
c pengurusan surat maupun arsip lainnya yang
Tujuan berhubungan dengan pengurusan surat masuk
dan surat keluar serta penyelenggaraan arsipnya
dilakukan oleh satu bagian khusus atau unit
materi tersendiri
d pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan
pengurusan surat/aktif yang disesuaikan dengan
Penilaian kedudukan unit kerja dalam suatu
kantor/organisasi
e Pelaksanaan dalam praktik dapaat dilakukan dengan
Exit penyimpanan arsip aktip
HOME PENILAIAN

9. Perhatikan gambar di bawah ini!

9. perhatikan bagan berikut ini!
KI direktur

Jurusan teknik Jurusan

Jurusan teknik sipil
mesin administrasi niaga

KD
…………. ………….. ……………..

Isi bagan di atas yang tepat adalah…

Tujuan a. Sekretaris. Sekretaris, Ka
b. Manajer, manajer, sekretaris
c. Sekretaris, manajer, sekretaris
d. Seksi kearsipan, seksi kearsipan, seksi kearsipan
e. Seksi kearsipan, manajer, seksi kearsipan

Isi titik-titik dari bagan di atas yang tepat adalah…

materi
a. Sekretaris. Sekretaris, Ka
b. Manajer, manajer, sekretaris
Penilaian
c. Sekretaris, manajer, sekretaris

d. Seksi kearsipan, seksi kearsipan, seksi kearsipan

Exit e. Seksi kearsipan, manajer, seksi kearsipan
PPT ini dapat di download di www.kel10offhadp16.wordpress.com
HOME
PENILAIAN
10. hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan asas
KI
gabungan dalam struktur organisasi adalah…
a. menjaga kerahasiaan kantor, karena pelaksanaannya
KD
dapat dilakukan oleh unit kerja masing-masing
b. Perencanaan dan pengawasan pekerjaan dapat dilakukan
Tujuan secara efektif

c. Pengawasan juga dapat dilakukan oleh kantor pusat,

materi sehingga menimbulkan pemborosan.
d. Unit kerja yang besar akan mengalami hambatan dan

Penilaian lambat memperoleh arsip yang dibutuhkan

e. Hindari penumpukan arsip di pusat kearsipan

Exit
PPT ini dapat di download di www.kel10offhadp16.wordpress.com
 Silahkan Klik Score Untuk Melihat Skor
Anda 

SCORE

PPT ini dapat di download di www.kel10offhadp16.wordpress.com

HOME

Kunci Jawaban:
KI
1. C 6. a
KD 2. B 7. a
3. B 8. b
Tujuan
4. A 9. d
5. C 10. e
materi

Penilaian

Exit
PPT ini dapat di download di www.kel10offhadp16.wordpress.com
 Terimakasih

PPT ini dapat di download di www.kel10offhadp16.wordpress.com