MAKALAH

PEMBERKASAN ARSIP
MANAJEMEN KEARSIPAN

Disusun untuk memenuhi tugas

Mata kuliah : Manajemen Kearsipan
Dosen pengampu : Dr. Nina Oktarina, S. Pd., M. Pd.

Oleh :
1. Adinda Fareza Kinanti (7101420237)
2. Moh. Azzam Daffa Ulhaq (7101420221)
3. Rizki Dewi Kumalasari (7101420281)
4. Juleli Br Barus (7101420108)
5. Jumiatun (7101420195)

JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG
TAHUN AJARAM 2021/2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan YME karena atas limpahan
rahmat,hidayah dan inayah-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah tentang
“PEMBEKALAN ARSIP” dengan lancar dan tepat waktu tanpa halangan suatu apapun.
Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Kearsipan, Jurusan
Pendidikan Ekonomi Universitas Negeri Semarang

Akhir kata, tiada gading yang tak retak. Penulis sadar, karya ini masih jauh dari sempurna.
Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik maupun saran yang membangun dari pembaca
demi kesempurnaan makalah ini. Terima kasih kami sampaikan kepada seluruh pihak yang
telah membantu menyusun makalah ini

Semarang, 09 September 2021

Hormat kami

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................................................... ii

DAFTAR ISI......................................................................................................................................... iii
BAB 1 ..................................................................................................................................................... 4
PENDAHULUAN ................................................................................................................................. 4
A. Latar Belakang .......................................................................................................................... 4
B. Permasalahan ............................................................................................................................ 5
C. Tujuan ........................................................................................................................................ 5
BAB II .................................................................................................................................................... 6
PEMBAHASAN .................................................................................................................................... 6
A. Pengertian Pemberkasan Arsip ............................................................................................... 6
B. Manfaat ...................................................................................................................................... 6
C. Proses Pengurusan Surat.......................................................................................................... 6
D. Sarana Pemberkasan Arsip...................................................................................................... 7
E. Prosedur Pemberkasan Arsip .................................................................................................. 9
BAB III................................................................................................................................................. 11
PENUTUP ............................................................................................................................................ 11
A. Kesimpulan .............................................................................................................................. 11
B. Saran ........................................................................................................................................ 11
Daftar Pustaka .................................................................................................................................... 12

iii
 BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dalam Perusahaan, satu kegiatan dalam admistrasi yaitu masalah kearsipan. Salah satu
jenis kegiatan yang banyak dilaksanakan diberbagai kantor, baik kantor pemerintah
maupun kantor swasta ialah pekerjaan menyimpan warkat, arsip atau dokumen.
Kegiatan ini lebih dikenal dengan istilah administrasi kearsipan atau kearsipan.
Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam administrasi, yakni sebagai
pusat ingat dan sumber informasi dalam rangkamelakukan kegiatan perencanaan,
penganalisaan, perumusan, kebijaksanaan, penilaian, pengendalian, dan pertanggung
jawaban setepat-tepatnya. Tetapi walau pun begitu ada juga kantor-kantor yang belum
melakukan penataan arsipnya dengan baik. Kearsipan merupakan salah satu macam
pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang banyak dilakukan oleh setiap badan
usaha, baik badan usaha pemerintah maupun swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan
yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-
dokumen kantorlainnya. Kearsipan memegang peran penting baik kelancaran jalannya
organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.
Meskipun kearsipan berperan penting, sampai saat ini masih banyak kantor-kantor yang
belum melakukan penataan kearsipan dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip yang
hanya di tumpuk didalam gudang sehingga cepatrusak dan sulit untuk ditemukan
kembali. Bahkan banyak orang menganggap bahwa pekerjaan kerasipan hanya
pekerjaan mudah dan remeh, padahal jika di tinjau lebih dalam pekerjaan ini
membutuhkan penanganan yang khusus untuk menjamin kelangsungan organisasi.
Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak melakukan
penataan arsip sebagaimana mestinya antara lain kurang adanya kesadaran pegawai,
khususnya pimpinan kantor sendiri akan pentingnya penataan arsip dalam kegiatan
administrasi. Kemungkinan faktor lain adalah tidak tersedianya tenaga khusus atau ahli
dalam bidang kearsipan. Tugas bidang kearsipan bukanlah merupakan tugas yang
ringan, sebab bidang ini harus selalu mengikuti perkembanganadministrasi modern
dikantor yang baik dan teratur merupakan sarana pendukung kelancarankegiatan yang
baik dan teratur, maka tidak mungkin akan tercapai kelancaran kegiatan dalam suatu
kantor maupun organisasi. Kearsipan sebagai salah satu kegiatan dalam pembinaan

4
 manajemen suatu perkantoran merupakan hal yang sangat penting. Hal ini harus
disadari oleh manajemen dan menyiapkan tenaga-tenaga yang terampil untuk
melaksanakan kegiatan kearsipan tersebut. Dengan adanya keterampilan dalam
masalah kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan dalam kelancaran
mekanisme kerja perusahaan yang bersangkutan.Sistem kearsipan adalah cara memilih
sistem yang sesuai dengan perencanaan yang disepakati bersama dalam suatu
perusahaan, yaitu memilih salah satu dari macam-macam filling system.Sistem
kearsipan disebut juga filling sistem yaitu merupakan kegiatan yang berhubungan
dengan arsip. Pada umumnya yang banyak dipakai oleh perusahaan pemerintah maupun
swasta adalah filling sistem nomor (system klasifikassi numerical ). Sistem kearsipan
kurang mendapat perhatian yang semestinya oleh berbagai instansi baik pemerintah
maupun swasta karenakurangnya perhatian terhadap sistem kearsipan tidak hanya dari
segi pemeliharaan dan penyimpanannya tetapi juga dari sistem fillingnya, sehingga sulit
ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Oleh sebab itu sistem kearsipan
yang baik adalah sistem yang mudah dilaksanakan praktis dan ekonomis, mudah
dimengerti, tidak memakan tempat dan sesuai bagi organisasi (perusahaan) yang
bersangkutan.

B. Permasalahan
1. Bagaimana pemahaman objek secara umum ?
2. Bagaimana pengidentifikasian arsip ?
3. Bagaimana prosedur pemberkasan arsip ?
4. Bagaimana penentuan sistem penyimpanan ?

C. Tujuan
Adapun tujuan pembuatan makalah ini agar pembaca mengetahui bagaimana
manajemen dalam pemberkasan kearsipan.

5
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Pemberkasan Arsip

Pemberkasan Arsip adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun
secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu
berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah
dari suatu unit kerja. Sedangkan, Berkas adalah himpunan dokumen yang disusun baik
atas dasar kesamaan urusan, kesamaan masalah dan kesamaan jenis. Sedangkan
penataan berkas yaitu kegiatan menata dokumen dalam bentuk berkas dan mengatur
berkas dalam tatanan yang sistimatis.

B. Manfaat
Manfaat yang di dapat dalam menerapkan pemberkasan arsip disebuah perusahaan
yaitu agar tercapai ketepatan dan kecepatan dalam menemukan kembali, mengantisipasi
adanya dokumen yang hilang, efisiensi dalam penggunaan ruangan dan peralatan dan
mempermudah dalam penyusutan arsip.

C. Proses Pengurusan Surat

Proses pemberkasan arsip dilakukan sebagai berikut :
1. Surat-surat yang akan diberkaskan (atau disimpan dalam filling cabinet) sudah
mendapat Disposisi Simpan.
2. Jika ada surat-surat yang terkait digabungkan menjadi satu berkas, lalu beri klip
dan setiap berkas diberi nomor urut.
3. Sebaiknya dalam satu map berisi 1 berkas.
4. Di depan berkas kita beri sekat kelompok tersier yang berisi Sub-sub Masalah,
Biasanya sekat kelompok tersier berwarna merah.
5. Di depannya lagi kita beri sekat kelompok sekunder yang berisi Sub Masalah. Sekat
kelompok Sekunder mempunyai tab ditengah (atau lebih kekanan daripada Sekat
Kelompok Primer). Biasanya sekat kelompok sekunder primer berwarna hijau.
6. Dipaling depan kita beri sekat kelompok primer, sekat ini mempunyai tab pada
ujung kiri. Kelompojk primer ini berisi Pokok Masalah. Biasanya sekat kelompok
primer berwarna putih. Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara
kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah lain, sesuai dengan

6
 pengelompokan masalah pada KLASIFIKASI ARSIP. Sekat atau guide ini terbuat
dari karton tebal tujuannya agara dapat berdiri tegak dan memiliki bagian yang
meninol yang disebut TAB.
7. Arsip yang sudah tersimpan dalam satu berkas disimpan di map gantung arsip.
8. Setelah itu baru masukkan ke filling cabinet.
9. Setiap Filling Cabinet diberi nama.
10. Begitu juga lacinya diberi nama.
11. Setiap tahun kita buat daftar isi setiap laci, letakkan daftarnya di paling depan.

D. Sarana Pemberkasan Arsip

Di dalam pemberkasan arsip membutuhkan sarana, sarana pemberkasan arsip yaitu :
1. Filing Cabinet
Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci;
tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat
menampung kurang lebih 5. 000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri
tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk
menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.
Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke
dalam folder atau folder gantung (hanging folder).Penyimpanan arsip dalam laci
sebaiknya tidak ketat padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi
sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya
arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder
dan guide 20-40 lembar.
Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri
dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut
digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari
plastik atau logam, karena lebih kuat.
2. Sekat (Guide)
Mengelompokkan arsip berdasarkan urutan abjad sehingga akan mempermudah
untuk menentukan lokasi arsip secara tepat dan cepat. Jenis : primer, sekunder dan
tersier.
a. Dibuat dari karton tebal (supaya dapat tegak)
b. Memiliki bagian yang menonjol yang dinamakan tab.
Contoh pembuatan/penggunaan sekat.

7
 1. Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat
kelompok primer (pokok masalah).
2. Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih kekanan atau di tengah,
digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah).
3. Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub masalah).
3. Folder
Folder adalah suatu tempat untuk menyimpan ataupun menampung file-file, baik itu
file sistem maupun file data atau dokumen.
Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan
kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya
untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip
secara vertical. Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas)
untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.
Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung
ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. Hanging folder juga
mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
4. Label
Label adalah kertas yang ditempelkan di tab atau guide. Label yang dipergunakan
sebaiknya mempergunakan kertas yang berkualitas agar tidak mudah rusak, mudah
dihapus dengan tidak meninggalkan bekas dan mudah dibaca karena berwarna
terang.
5. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara
lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu
dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan
di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna
untuk menempatkan label/judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat
dibuat dari kayu atau besi.
6. Tanda Keluar/Out Indicator
Tanda Keluar/Out Indicator Adalah alat yang dipergunakan untuk menandai adanya
keluarnya arsip dari laci atau filing cabinet. Apabila yang dipinjam satu folder maka
yang dipergunakan out guide, sedangkan bila yang dipinjam hanya beberapa lembar
maka dipergunakan out sheet (lembar keluar). Adalah alat yang dipergunakan untuk
menandai adanya keluarnya arsip dari laci atau filing cabinet. Apabila yang dipinjam

8
 satu folder maka yang dipergunakan out guide, sedangkan bila yang dipinjam hanya
beberapa lembar maka dipergunakan out sheet (lembar keluar).

E. Prosedur Pemberkasan Arsip

a. Sistem Agenda
Yaitu sistem pengurusan surat yang menggunakan buku agenda sebagai sarana
pencatatan surat masuk dan surat keluar secara kronologis sesuai dengan
kedatangan surat masuk dan dikirimnya surat keluar. Buku agenda digunakan
sebagai alat untuk penemuan kembali surat.
b. Ciri Sistem Agenda:
1. Pencatatan surat masuk dan surat keluar dilakukan secara terpisah
2. Penyimpanan surat masuk dan keluar yg saling terkait (jawab
menjawab) tdk dlm satu berkas.
3. Surat masuk disimpan secara terpisah dg copy (tindasan) surat keluarnya.
4. Hal terpenting untuk dimasukkan ke dalam buku agenda adalah nomor
urut (bukan masalah).
5. Nomor urut dlm 1 tahun dimulai dg nomor 1, tahun berikutnya dimulai lagi dg
nomor 1 kembali, dst.
6. Bila buku agenda, baik untuk surat masuk maupun keluar, sudah terisi penuh
maka diganti dg buku yg baru.
7. Penulisan nomor berlanjut dari buku yg lama kepada buku yg baru dalam 1
tahun.
Keuntungan sistem agenda :
1. Tidak menggunakan banyak sarana/lebih efisien
2. Pencatatan sederhana
Kelemahannya sistem agenda :
1. Sulit dilakukan penyusutan arsip karena pencatatan surat masuk dan surat
keluar dilakukan secara terpisah
2. Sulit dilakukan pencarian surat
3. Sulit dalam penyusutan

c. Sistem Pola Baru Kearsipan/Sistem Kartu Kendali

Yaitu sistem pengurusan surat yang menggunakan kartu kendali sebagai sarana
pencatatan surat penting dan lembar pengantar sebagai sarana pencatatan surat
biasa dan rahasia. Ciri Sistem Kartu Kendali :

9
 1. Ada perbedaan pencatatan untuk surat penting, biasa dan surat rahasia
2. Penyimpanan surat masuk dan keluar yg saling terkait (jawab menjawab)
disimpan dlm satu berkas.
3. Kartu kendali sebagai sarana pencatatan surat penting dibuat rangkap 3
4. KK1 disimpan di bagian pencatatan sbg pengganti buku agenda.
5. KK2 disimpan di bagian penataan sbg pengganti buku ekspedisi / ditata
berdasar kode klasifikasi.
6. KK3 disimpan di unit pengolah

Keuntungan sistem kartu kendali:

1. Penelusuran surat mudah dilakukan
2. Penyusutan arsip mudah dilakukan

Kelemahannya sistem kartu kendali:

1. Kartu kendali berupa lembaran sehingga mudah hilang
2. Apabila petugas tidak memahami isi informasi surat maka pemberian
klasifikasi surat menjadi tidak tepat

d. Sistem Takah/Sistem Tata Naskah

Yaitu sistem pengelolaan surat yang menggunakan berbagai sarana pendukung
seperti buku agenda surat masuk/surat keluar, map takah, buku takah, buku indeks
persoalan, lembar catatan, buku ekspedisi, kartu pemeriksaan peredaran takah.
1. Pendisposisian surat:
Untuk memberikan wewenang dan tugas kpd bawahan sesuai dgn instruksi yg
ada di dalamnya.
2. Diperlukan formulir / lembar disposisi.
Apabila surat perlu koordinasi segera dgn pihak lain dapat di foto copi dan
diberi stempel disposisi.
3. Prosedur dan Tata Kerja, faktor-faktor yg harus diperhatikan :
Kecenderungan pimpinan ingin mengetahui semua informasi shg
menyebabkan keterlambatan pemrosesan surat
4. Sosialisasi dan penjelasan prosedur kerja agar tujuan pengurusan surat tercapai
Pendisposisian surat yg disampaikan lebih dari satu unit kerja/ pejabat, maka
perlu dipertimbangkan prosedur pendisposisian yg berlaku.à pertimbangannya
penggandaan & duplikasi bertambah menyebabkan tdk terjaminnya informasi.

10
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
Pelaksanaan manajemen arsip aktif atau arsip dinarnis meliputi tahapan-tahapan yang satu
sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling menjelaskan, sehingga
mernbutuhkan penanganan secara baik, terencana, konsepsional dan secara
profesional.Pengelolaan arsip merupakan bagian dari pada wawasan dan ruang lingkup
sistem informasi manajemen. Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip akan mencapai
hasil yang baik bilamana ditunjang dengan ketersediaan fasilitas dan teknologi informasi
kearsipan yang handal.

B. Saran
Kami menyadari bahwa makalah kami mempunyai banyak kekurangan oleh sebab itu kami
minta maaf apabila ada kesalahan dalam penulisan dan penggunaan kata-kata, dan semoga
makalah kami bermanfaat bagi penulis khususnya dan untuk pembaca khususnya.

11
 Daftar Pustaka

http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/diklat-fungsional-
arsiparis-ahli-prosedur-pemberkasan-arsip/
https://www.academia.edu/6337593/Makalah_kearsipan
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/diklat-fungsional-arsiparis-ahli/diklat-fungsional-
arsiparis-ahli-prosedur-pemberkasan-arsip/

12