Tugas Kelompok Dosen Pengampu

Matkul : Manajemen Perkantoran Dr. Ir. HJ. Mutia Eliza, MM

MAKALAH
TATA KERJA, PROSEDUR KERJA DAN SISTEM KERJA

DISUSUN OLEH:
KELOMPOK 7

1.RAUDHO AL FITRAH
2.ABID AL MUBARROK

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN

ISLAM(MPI) SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM(STAI)
AL-AZHAR PEKANBARU
TAHUN 2023 M / 1445 H
 KATA PENGANTAR

Segala puji kami ucapkan kepada Allah SWT yang telah

memberikan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan

tugas makalah “Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja” ini dengan

baik dan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua dan dengan

adanya penyusunan makalah ini dapat tercatat dengan baik dan dapat kita

pelajari kembali padakesempatan yang lain untuk kepentingan proses

belajar kita.

Dalam penyusunan makalah ini tentu jauh dari sempurna, oleh

karena itu segalakeritikan dan saran sangat saya harapkan demi perbaikan

dan penyempurnaan makalah ini dan untuk pelajaran bagi kita semua

dalam pembuatan makalah yang lain di masa mendatang. Semoga dengan

adanya makalah ini kita dapat sama-sama belajar demi kemajuan kita.

Pekanbaru, oktober 2023

Penyusun

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.......................................................................................................

ii

DAFTAR ISI......................................................................................................................

iii

BAB I PENDAHULUAN..................................................................................................

1.1. Latar Belakang.....................................................................................................

1.2. Rumusan Masalah...............................................................................................

1.3. Tujuan dan Manfaat............................................................................................

BAB II PEMBAHASAN...................................................................................................

2.1. Pengertian Tata kerja, prosedur kerja dan, sistem kerja...................................

2.2. Manfaat Tata kerja, prosedur kerja dan, sistem kerja ..................................... 8

2.3. Azas-azas Tata kerja, prosedur kerja dan, sistem kerja ................................... 11

2.4 Pengaturan pokok Tata kerja, prosedur kerja dan, sistem kerja 14

2.5 penyederhanaan kerja 17

iii
BAB III PENUTUP........................................................................................................... 20

3.1.Kesimpulan........................................................................................................ 20

3.2 saran…………………………………………………………………….......... 20

DAFTAR PUSTAKA

iv
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Seiring dengan perkembangan dunia bisnis dan teknologi, organisasi dan

perusahaan semakin mengakui pentingnya memiliki tata kerja, prosedur kerja, dan
sistem kerja yang baik dan efisien. Hal ini tidak hanya memengaruhi produktivitas
organisasi, tetapi juga kualitas layanan yang mereka berikan, kepuasan pelanggan,
serta kemampuan mereka untuk bersaing di pasar yang semakin kompetitif. Oleh
karena itu, dalam makalah ini, penulis sebagai mahasiswa yang ingin
mendapatkan nilai yang baik dan menyadari pentingnya topik ini dalam dunia
pekerjaan akan membahas latar belakang masalah yang melatarbelakangi
penelitian dan analisis terkait dengan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja.

1. Perubahan Lingkungan Bisnis: Lingkungan bisnis saat ini berubah dengan

cepat, terutama karena perubahan teknologi, regulasi, dan tren konsumen.
Organisasi harus mampu menyesuaikan tata kerja dan sistem kerja mereka
agar tetap relevan dan kompetitif dalam menghadapi tantangan ini.

2. Kompleksitas Organisasi: Semakin kompleksnya organisasi modern,

dengan banyak divisi, departemen, dan fungsi yang berbeda, menimbulkan
tantangan dalam mengelola dan mengkoordinasikan operasi sehari-hari.
Dalam konteks ini, tata kerja dan prosedur kerja yang jelas sangat penting
untuk meminimalkan kebingungan dan kegagalan dalam pelaksanaan
tugas.

3. Kualitas Layanan Pelanggan: Pelanggan saat ini memiliki harapan yang

lebih tinggi terhadap pelayanan yang cepat, akurat, dan responsif. Tata
kerja dan sistem kerja yang baik dapat membantu organisasi dalam

1
 memberikan layanan pelanggan yang berkualitas, yang pada gilirannya
dapat meningkatkan loyalitas pelanggan.

4. Penghematan Biaya dan Efisiensi Operasional: Organisasi perlu

mengidentifikasi cara untuk menghemat biaya operasional dan
meningkatkan efisiensi agar tetap bersaing. Tata kerja yang efisien dapat
membantu mengurangi pemborosan waktu, sumber daya, dan energi.

5. Keamanan Data dan Kebijakan Regulasi: Dalam dunia yang semakin

terhubung digital, penting untuk memiliki prosedur kerja dan sistem kerja
yang memastikan keamanan data dan mematuhi peraturan yang berlaku.
Pelanggaran data dan pelanggaran privasi dapat memiliki dampak serius
pada reputasi dan keberlanjutan organisasi.

6. Pengembangan Sumber Daya Manusia: Organisasi harus mengembangkan

karyawan mereka untuk meningkatkan produktivitas dan berkontribusi
pada pencapaian tujuan perusahaan. Tata kerja yang jelas dapat membantu
dalam pelatihan, pemantauan kinerja, dan pengembangan karyawan.

7. Ketidakpastian Pasca-Pandemi: Pandemi COVID-19 telah mengubah cara

kerja secara fundamental, dengan banyak organisasi mengadopsi model
kerja jarak jauh. Ini menghadirkan tantangan baru dalam mengelola tata
kerja dan sistem kerja yang efisien, mengingat bekerja dari berbagai lokasi
yang berbeda.

Dengan memahami dan mengidentifikasi latar belakang masalah ini, maka penulis
akan memaparkan lebih lanjut mengenai pentingnya tata kerja, prosedur kerja, dan
sistem kerja yang baik dalam konteks bisnis dan organisasi modern. Analisis
mendalam akan dilakukan untuk memberikan wawasan yang lebih baik tentang
bagaimana implementasi yang efektif dari tata kerja ini dapat membantu
organisasi mencapai tujuan mereka dan meraih keunggulan kompetitif.

2
1.2 RUMUSAN MASALAH

Rumusan masalah yang ada di makalah ini adalah:

 Bagaimana pengertian tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja
memengaruhi operasional dan manajemen organisasi?
 Apa manfaat utama yang diperoleh oleh organisasi dari penerapan
tata kerja yang baik?
 pa saja azas-azas dasar yang harus diperhatikan dalam merancang
tata kerja yang efektif?
 Bagaimana mengatur tata kerja yang baik untuk mencapai tujuan
organisasi secara efektif?
 Bagaimana penyederhanaan kerja dapat meningkatkan efisiensi,
produktivitas, dan kepuasan karyawan?

1.3 TUJUAN DAN MANFAAT

Tujuan Makalah:
1. Menyajikan Pemahaman Mendalam: Salah satu tujuan utama makalah
ini adalah untuk memberikan pemahaman mendalam kepada pembaca
tentang konsep tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja. Kami akan
menjelaskan definisi, perbedaan, dan hubungan antara ketiga elemen ini
dalam konteks organisasi.
2. Mengidentifikasi Manfaatnya: Makalah ini akan mengidentifikasi
manfaat yang diperoleh oleh organisasi dalam menerapkan tata kerja,
prosedur kerja, dan sistem kerja yang baik. Kami akan menjelaskan
bagaimana penggunaan yang tepat dari ketiga elemen ini dapat
meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan kualitas layanan.
3. Menguraikan Azas-azas Dasar: Tujuan lain adalah untuk menguraikan
azas-azas dasar yang harus diperhatikan dalam merancang tata kerja,
prosedur kerja, dan sistem kerja yang efektif. Ini akan membantu pembaca

3
 memahami prinsip-prinsip yang mendasari pengembangan yang baik
dalam ketiga aspek ini.
4. Menggali Pengaturan Pokok: Kami akan menjelaskan bagaimana
organisasi dapat mengatur tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja
dengan benar untuk mencapai tujuan mereka. Ini termasuk pemahaman
tentang bagaimana mengintegrasikan dan menyelaraskan ketiga elemen ini
untuk mencapai kinerja yang optimal.
5. Menganalisis Penyederhanaan Kerja: Tujuan lainnya adalah
menganalisis pentingnya penyederhanaan kerja dalam konteks tata kerja
dan prosedur kerja. Kami akan membahas bagaimana mengidentifikasi dan
menghilangkan proses yang tidak perlu dapat meningkatkan efisiensi dan
produktivitas organisasi.

Manfaat Makalah:
1. Pemahaman yang Mendalam: Makalah ini akan memberikan manfaat
dalam bentuk pemahaman yang mendalam tentang tata kerja, prosedur
kerja, dan sistem kerja. Ini akan membantu pembaca, termasuk dosen,
untuk memiliki wawasan yang lebih baik tentang topik ini.
2. Peningkatan Kesadaran Praktis: Pembaca akan mendapatkan manfaat
praktis dengan memahami bagaimana menerapkan konsep-konsep ini
dalam lingkungan kerja mereka. Mereka dapat menggunakan wawasan
dari makalah ini untuk meningkatkan operasi organisasi mereka.
3. Pemahaman Mengenai Manfaatnya: Makalah ini akan membantu
pembaca memahami manfaat konkret dari tata kerja, prosedur kerja, dan
sistem kerja yang baik. Ini akan memotivasi mereka untuk menerapkan
konsep-konsep ini dalam praktik sehari-hari mereka.
4. Referensi dan Sumber Informasi: Makalah ini akan menjadi sumber
referensi yang berharga bagi pembaca yang ingin mendalami lebih lanjut
topik tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja. Mereka dapat
menggunakan makalah ini sebagai dasar untuk penelitian lebih lanjut.

4
5. Penilaian yang Baik dari Dosen: Makalah ini akan memberikan manfaat
bagi penulis dalam bentuk penilaian yang baik dari dosen. Dengan
menyajikan analisis yang kuat, penulis berharap dapat mencapai tujuan
akademiknya dan mendapatkan nilai yang bagus.

5
 BAB 2
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Tata kerja, prosedur kerja dan, sistem kerja

Pembahasan Makalah "Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja"
Dalam makalah ini, kita akan membahas poin-poin yang fokus pada pemahaman
tentang tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja dalam konteks organisasi
modern. Pembahasan ini akan menjelaskan definisi, perbedaan, dan dampak dari
ketiga elemen ini terhadap operasional dan manajemen organisasi. Mari kita bahas
setiap poin secara detail:

a. konsep tata kerja dapat didefinisikan dalam konteks organisasi modern

Tata kerja adalah konsep yang merujuk pada susunan, urutan, dan tindakan
yang diperlukan dalam melakukan pekerjaan tertentu di dalam suatu organisasi.
Dalam konteks organisasi modern, tata kerja bukan hanya mengacu pada
bagaimana pekerjaan dilakukan secara fisik, tetapi juga melibatkan pemahaman
tentang bagaimana informasi, sumber daya, dan proses berinteraksi dalam
lingkungan kerja yang terus berubah.
Organisasi modern seringkali menghadapi kompleksitas yang lebih tinggi,
termasuk diversifikasi tugas dan fungsi, globalisasi, dan teknologi informasi yang
terus berkembang. Oleh karena itu, tata kerja dalam organisasi modern mencakup
aspek efisiensi, fleksibilitas, adaptasi terhadap perubahan, dan integrasi teknologi.
Organisasi harus merancang tata kerja yang memungkinkan kolaborasi lintas
departemen, pengambilan keputusan yang cepat, dan pemanfaatan teknologi untuk
meningkatkan produktivitas.

b. perbedaan antara tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja

 Tata Kerja (Workflow): Tata kerja adalah gambaran umum tentang
bagaimana pekerjaan dilakukan dalam suatu proses atau aktivitas tertentu.
Ini mencakup urutan tugas dan aktivitas yang harus dilakukan, siapa yang

6
 bertanggung jawab, dan bagaimana informasi mengalir di antara mereka.
Ini lebih bersifat konseptual dan tidak selalu terikat pada prosedur tertentu.
 Prosedur Kerja (Procedure): Prosedur kerja adalah panduan atau
langkah-langkah yang harus diikuti dalam melakukan tugas atau aktivitas
tertentu. Ini adalah instruksi yang lebih rinci tentang bagaimana pekerjaan
seharusnya dilakukan. Prosedur kerja membantu menjaga konsistensi
dalam pelaksanaan tugas dan mengurangi risiko kesalahan.
 Sistem Kerja (Work System): Sistem kerja mencakup semua elemen
yang terlibat dalam pelaksanaan pekerjaan, termasuk manusia, teknologi,
proses, dan lingkungan kerja. Sistem kerja lebih luas dan mencakup semua
faktor yang memengaruhi bagaimana pekerjaan diorganisasi, dikelola, dan
dilaksanakan.

c. pengertian tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja memengaruhi

operasional dan manajemen organisasi
1. Peningkatan Efisiensi: Tata kerja yang baik dapat meningkatkan efisiensi
operasional dengan mengidentifikasi dan mengeliminasi proses yang tidak
perlu. Prosedur kerja yang tepat memastikan bahwa tugas-tugas
dilaksanakan dengan konsistensi dan efisien.
2. Manajemen yang Lebih Baik: Pemahaman yang baik tentang tata kerja
dan sistem kerja membantu manajer dalam perencanaan, pengorganisasian,
pengawasan, dan pengendalian tugas-tugas di organisasi. Ini
memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik dan perbaikan
berkelanjutan.
3. Kualitas Layanan yang Lebih Baik: Tata kerja dan prosedur kerja yang
jelas dapat meningkatkan kualitas layanan kepada pelanggan atau
pemangku kepentingan lainnya. Hal ini mengarah pada kepuasan
pelanggan yang lebih tinggi dan reputasi yang baik.
4. Fleksibilitas dan Adaptasi Terhadap Perubahan: Sistem kerja yang
baik harus dapat mengakomodasi perubahan dalam lingkungan bisnis dan

7
 teknologi. Organisasi yang memiliki sistem yang fleksibel lebih siap
menghadapi tantangan yang muncul.
Dengan pemahaman yang baik tentang tata kerja, prosedur kerja, dan
sistem kerja, organisasi dapat mengoptimalkan operasional mereka, menghindari
kesalahan yang mahal, dan tetap bersaing di pasar yang terus berubah. Selain itu,
manajer dapat mengambil keputusan yang lebih baik berdasarkan pemahaman
yang mendalam tentang bagaimana pekerjaan dilakukan dalam organisasi mereka.

2.2 Manfaat Tata kerja, prosedur kerja dan, sistem kerja

a. manfaat utama yang diperoleh oleh organisasi dari penerapan tata kerja
yang baik
1. Peningkatan Efisiensi Operasional: Salah satu manfaat paling mencolok
dari penerapan tata kerja yang baik adalah peningkatan efisiensi
operasional. Dalam sebuah organisasi, terdapat banyak tugas dan proses
yang harus dijalankan sehari-hari. Dengan mengatur tata kerja dengan
baik, organisasi dapat mengidentifikasi dan menghilangkan proses yang
tidak perlu atau redundan. Hal ini berarti bahwa pekerjaan dapat
diselesaikan dengan lebih cepat, menghemat waktu dan sumber daya.
Hasilnya adalah penghematan biaya dalam jangka panjang dan
kemampuan untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.
2. Konsistensi dalam Pelaksanaan Tugas: Tata kerja yang jelas dan
terdokumentasi membantu dalam memastikan konsistensi dalam
pelaksanaan tugas. Ini berarti bahwa setiap kali suatu tugas dilakukan, itu
dilakukan dengan cara yang sama, mengurangi risiko kesalahan manusia.
Ini sangat penting dalam konteks bisnis seperti manufaktur atau layanan
pelanggan di mana konsistensi adalah kunci untuk kepuasan pelanggan.
3. Pengelolaan Risiko yang Lebih Baik: Dalam bisnis, risiko selalu ada.
Namun, tata kerja yang baik membantu organisasi untuk mengelola risiko
dengan lebih baik. Dengan pemahaman yang mendalam tentang
bagaimana tugas-tugas diorganisir, organisasi dapat mengidentifikasi

8
 risiko yang mungkin muncul dalam proses mereka. Ini memungkinkan
mereka untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk
mengurangi atau mengelola risiko tersebut, sehingga dapat meminimalkan
dampaknya terhadap operasional.
4. Peningkatan Kualitas Layanan: Dalam bisnis layanan, kualitas layanan
adalah kunci untuk mempertahankan pelanggan dan menciptakan reputasi
positif. Tata kerja yang baik membantu dalam memastikan bahwa tugas-
tugas yang terlibat dalam memberikan layanan dilaksanakan dengan baik
dan kualitas yang tinggi. Hal ini dapat meningkatkan kepuasan pelanggan,
yang selanjutnya dapat mengarah pada pertumbuhan bisnis dan loyalitas
pelanggan yang lebih besar.
5. Penghematan Biaya dalam Jangka Panjang: Meskipun mungkin ada
biaya awal yang terlibat dalam merancang dan mengimplementasikan tata
kerja yang baik, dalam jangka panjang, organisasi akan menghemat biaya.
Efisiensi yang diperoleh melalui tata kerja yang baik dapat mengurangi
pemborosan sumber daya dan tenaga kerja, yang pada akhirnya akan
menguntungkan organisasi secara finansial.

b. prosedur kerja yang efisien dapat meningkatkan produktivitas dan

efisiensi organisasi
1. Penentuan Prioritas: Prosedur kerja yang efisien membantu organisasi
menentukan prioritas tugas dengan lebih baik. Ini membantu dalam
mengidentifikasi tugas yang paling penting dan mendesak, sehingga
memaksimalkan penggunaan waktu dan sumber daya. Ketika karyawan
tahu apa yang harus mereka lakukan dan kapan, produktivitas meningkat.
2. Reduksi Kesalahan: Kesalahan dalam pelaksanaan tugas dapat
merugikan organisasi, baik dalam hal waktu maupun biaya. Prosedur kerja
yang terdokumentasi mengurangi risiko kesalahan manusia. Dengan
mengikuti langkah-langkah yang ditetapkan, karyawan dapat menjalankan
tugas dengan akurasi yang lebih tinggi.

9
 3. Pengelolaan Sumber Daya yang Optimal: Prosedur kerja yang efisien
membantu dalam mengalokasikan sumber daya, termasuk tenaga kerja,
dengan cara yang paling efektif dan efisien. Ini menghindari pemborosan
sumber daya dan membantu organisasi mencapai lebih banyak dengan
sumber daya yang ada.
4. Perbaikan Berkelanjutan: Prosedur kerja yang terdokumentasi
memungkinkan organisasi untuk lebih mudah mengidentifikasi peluang
untuk perbaikan berkelanjutan dan inovasi dalam proses bisnis. Dengan
memantau dan mengevaluasi prosedur kerja, organisasi dapat terus
meningkatkan produktivitas dan efisiensi mereka.

c. sistem kerja yang terintegrasi dapat mendukung pengambilan keputusan

yang lebih baik di tingkat strategis
1. Akses Data yang Terpadu: Sistem kerja yang terintegrasi
menggabungkan data dari berbagai sumber dalam satu platform yang
terpusat. Ini memungkinkan manajer untuk mengakses informasi yang
relevan dengan lebih cepat dan akurat. Dalam pengambilan keputusan
strategis, akses yang mudah ke data yang terkini dan terintegrasi sangat
penting.
2. Analisis yang Mendalam: Data yang terintegrasi memungkinkan analisis
yang lebih mendalam tentang kinerja organisasi dan tren bisnis. Manajer
dapat melihat gambaran yang lebih besar dan lebih kompleks tentang
bagaimana organisasi beroperasi. Ini membantu dalam mengidentifikasi
peluang atau masalah yang mungkin tidak terlihat jika data tersebar di
berbagai sistem yang terpisah.
3. Pemantauan Kinerja Real-Time: Sistem kerja yang terintegrasi dapat
memberikan pemantauan kinerja real-time. Manajer dapat melihat
bagaimana organisasi beroperasi saat ini dan merespons perubahan pasar
atau masalah operasional dengan cepat. Ini memberikan keunggulan dalam
pengambilan keputusan yang adaptif.

10
 4. Optimalisasi Sumber Daya: Dengan informasi yang akurat dan
terintegrasi, organisasi dapat mengoptimalkan alokasi sumber daya untuk
mencapai tujuan strategis. Manajer dapat melihat di mana sumber daya
digunakan dengan efektif dan di mana perubahan perlu dilakukan untuk
mencapai tujuan dengan lebih baik.
5. Pengambilan Keputusan yang Lebih Cerdas: Dengan data yang
terintegrasi dan analisis yang lebih baik, manajer dapat membuat
keputusan yang lebih cerdas dan informasi yang lebih baik dalam
perencanaan strategis. Mereka memiliki visibilitas yang lebih besar ke
dalam organisasi mereka dan lebih mudah mengidentifikasi peluang dan
ancaman di lingkungan bisnis.
Penggunaan sistem kerja yang terintegrasi adalah alat penting dalam
mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik di tingkat strategis. Dalam
dunia bisnis yang dinamis, memiliki akses yang cepat dan akurat ke informasi
adalah kunci untuk kesuksesan jangka panjang.
Dengan pemahaman yang lebih mendalam tentang manfaat dari tata kerja,
prosedur kerja, dan sistem kerja, organisasi dapat mengambil langkah-langkah
untuk meningkatkan operasional mereka, menghindari kesalahan yang mahal, dan
tetap bersaing di pasar yang terus berubah. Selain itu, penerapan yang baik dari
ketiga elemen ini adalah aspek yang sangat penting dalam mencapai keunggulan
kompetitif dan kesuksesan jangka panjang bagi organisasi

2.3 Azas-azas Tata kerja, prosedur kerja dan, sistem kerja

prinsip-prinsip yang memastikan konsistensi dan keandalan dalam

pelaksanaan tugas, serta cara organisasi dapat mengintegrasikan azas-azas sistem
kerja untuk mencapai tujuan keseluruhan yang lebih baik.

a. azas-azas dasar yang harus diperhatikan dalam merancang tata kerja

yang efektif
1. Sederhana dan Efisien: Tata kerja harus dirancang untuk menjadi
sederhana dan efisien. Ini berarti menghindari kerumitan yang tidak perlu

11
 dan fokus pada langkah-langkah yang benar-benar diperlukan untuk
menyelesaikan tugas. Semakin sederhana tata kerja, semakin mudah untuk
diikuti dan diterapkan oleh karyawan.
2. Jelas dan Terdokumentasi: Tata kerja yang baik harus jelas dan
terdokumentasi dengan baik. Semua langkah-langkah dan prosedur harus
ditulis dengan rinci, sehingga tidak ada keraguan tentang bagaimana
pekerjaan seharusnya dilakukan. Dokumentasi ini juga membantu dalam
pelatihan karyawan baru dan memastikan konsistensi dalam pelaksanaan
tugas.
3. Fleksibel dan Adaptif: Walaupun tata kerja harus sederhana, mereka juga
harus fleksibel dan dapat beradaptasi dengan perubahan. Organisasi
modern seringkali dihadapkan pada perubahan lingkungan bisnis yang
cepat. Tata kerja yang fleksibel memungkinkan organisasi untuk berubah
dan berinovasi sesuai kebutuhan.
4. Partisipatif: Azas partisipatif menggambarkan pentingnya melibatkan
karyawan dalam perancangan tata kerja mereka sendiri. Ketika karyawan
memiliki peran dalam merancang tata kerja mereka, mereka cenderung
lebih berkomitmen untuk mengikuti tata kerja tersebut dengan baik.
5. Mengedepankan Keamanan dan Kesehatan: Tata kerja yang efektif
harus memprioritaskan keamanan dan kesehatan karyawan. Ini mencakup
pemahaman dan penanganan potensi risiko serta penggunaan peralatan
yang aman dan ergonomis.

b. prinsip-prinsip prosedur kerja dapat memastikan konsistensi dan

keandalan dalam pelaksanaan tugas
1. Standardisasi: Prinsip utama dalam prosedur kerja adalah standardisasi.
Setiap langkah tugas harus dijelaskan secara rinci, sehingga setiap
karyawan tahu persis apa yang diharapkan dari mereka. Ini membantu
dalam menciptakan konsistensi dalam pelaksanaan tugas.
2. Pelatihan dan Pengembangan: Prinsip ini menekankan pentingnya
pelatihan dan pengembangan karyawan. Organisasi harus menyediakan

12
 pelatihan yang memadai untuk memastikan bahwa karyawan memahami
dan mampu menjalankan prosedur kerja dengan benar.
3. Pemantauan dan Evaluasi Berkelanjutan: Penting untuk memantau dan
mengevaluasi pelaksanaan prosedur kerja secara berkala. Ini
memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi masalah atau kesalahan
yang mungkin muncul dan mengambil tindakan korektif.
4. Pemahaman dan Kepatuhan: Karyawan harus memahami pentingnya
mengikuti prosedur kerja dan harus patuh terhadap mereka. Ini
mengharuskan komunikasi yang efektif dari manajemen kepada karyawan
tentang pentingnya prosedur kerja.

c. organisasi dapat mengintegrasikan azas-azas sistem kerja untuk mencapai

tujuan keseluruhan dengan lebih baik
1. Koordinasi Antara Departemen: Salah satu prinsip sistem kerja adalah
koordinasi yang baik antara departemen. Organisasi harus memastikan
bahwa berbagai departemen dan fungsi bekerja bersama-sama secara
efektif untuk mencapai tujuan keseluruhan. Ini dapat mencakup pertukaran
informasi dan kolaborasi yang kuat antara departemen.
2. Penggunaan Teknologi: Sistem kerja modern seringkali melibatkan
penggunaan teknologi untuk mengintegrasikan proses bisnis. Penggunaan
perangkat lunak yang tepat dapat membantu dalam mengotomatiskan
tugas-tugas, memungkinkan aliran kerja yang lebih efisien.
3. Pengambilan Keputusan Berbasis Data: Sistem kerja yang baik
memungkinkan organisasi untuk mengumpulkan data yang relevan dan
menggunakannya dalam pengambilan keputusan strategis. Ini melibatkan
pemantauan dan analisis data untuk mengidentifikasi peluang dan
tantangan.
4. Pemahaman Organisasi yang Holistik: Organisasi harus memiliki
pemahaman yang holistik tentang bagaimana berbagai komponen sistem
kerja berinteraksi dan saling mendukung. Ini memungkinkan organisasi

13
 untuk merencanakan tindakan yang lebih baik dan mengoptimalkan
operasional mereka.
Dengan mengintegrasikan azas-azas sistem kerja, organisasi dapat
mencapai sinergi di seluruh perusahaan, meningkatkan efisiensi operasional, dan
mencapai tujuan keseluruhan dengan lebih baik. Pengintegrasian yang baik antara
tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja adalah kunci untuk kesuksesan
organisasi modern

2.4 Pengaturan pokok Tata kerja, prosedur kerja dan, sistem kerja
faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam mengembangkan prosedur
kerja yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, serta bagaimana organisasi dapat
mengatur sistem kerja yang mendukung perubahan dan pertumbuhan
berkelanjutan.

a. mengatur tata kerja yang baik untuk mencapai tujuan organisasi secara
efektif
Mengatur tata kerja yang baik untuk mencapai tujuan organisasi secara
efektif memerlukan pemahaman mendalam tentang visi, misi, dan strategi
organisasi. Berikut adalah langkah-langkah kunci yang harus diperhatikan:
1. Analisis Kebutuhan: Pertama-tama, organisasi harus melakukan analisis
menyeluruh untuk memahami kebutuhan dan tujuan mereka. Ini mencakup
mengidentifikasi sumber daya yang tersedia, mengukur kinerja saat ini,
dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.
2. Rancang Tata Kerja yang Optimal: Setelah kebutuhan diidentifikasi,
organisasi harus merancang tata kerja yang optimal. Ini termasuk
mengidentifikasi tugas-tugas, proses, dan aliran kerja yang diperlukan
untuk mencapai tujuan. Tata kerja harus disusun agar efisien, konsisten,
dan sesuai dengan strategi organisasi.
3. Dokumentasi: Penting untuk mendokumentasikan tata kerja dengan baik.
Ini mencakup pembuatan panduan, diagram aliran kerja, dan dokumentasi

14
 tertulis lainnya yang akan membantu karyawan memahami dan mengikuti
tata kerja dengan benar.
4. Pelatihan Karyawan: Organisasi harus menyediakan pelatihan kepada
karyawan agar mereka memahami dan mampu mengikuti tata kerja yang
telah ditetapkan. Ini memastikan konsistensi dalam pelaksanaan tugas dan
mencegah kesalahan.
5. Pemantauan dan Evaluasi Berkelanjutan: Tata kerja yang baik tidak
statis. Organisasi harus terus memantau dan mengevaluasi kinerja mereka.
Dengan menganalisis data dan umpan balik dari pelaksanaan tata kerja,
organisasi dapat mengidentifikasi peluang untuk perbaikan.

b. perhatian dalam mengembangkan prosedur kerja yang sesuai dengan

kebutuhan organisasi
Mengembangkan prosedur kerja yang sesuai dengan kebutuhan organisasi
adalah kunci untuk memastikan konsistensi dan keandalan dalam pelaksanaan
tugas. Berikut adalah faktor-faktor yang perlu diperhatikan:
1. Kebutuhan Spesifik: Prosedur kerja harus sesuai dengan kebutuhan
organisasi. Ini berarti memahami tujuan, proses, dan lingkungan kerja
organisasi dengan baik sehingga prosedur yang dikembangkan memenuhi
persyaratan yang diperlukan.
2. Keterlibatan Karyawan: Karyawan yang akan menjalankan prosedur
tersebut harus terlibat dalam pengembangan prosedur. Mereka memiliki
wawasan yang berharga tentang bagaimana tugas-tugas dilaksanakan
sehari-hari dan dapat memberikan masukan yang berharga.
3. Jelas dan Terperinci: Prosedur harus jelas dan terperinci. Tidak boleh
ada ambiguitas dalam instruksi. Setiap langkah harus dijelaskan dengan
baik, dan jika perlu, ilustrasi atau contoh dapat dimasukkan.
4. Fleksibilitas: Meskipun prosedur harus diikuti, mereka juga harus
fleksibel. Ini berarti mereka harus dapat beradaptasi dengan perubahan
dalam lingkungan bisnis atau tugas yang mendesak.

15
 5. Pemantauan dan Revisi: Seperti tata kerja, prosedur kerja juga harus
dipantau dan direvisi secara berkala. Organisasi harus bersedia untuk
melakukan perubahan jika diperlukan untuk meningkatkan efisiensi dan
keandalan.

c. organisasi mengatur sistem kerja yang mendukung perubahan dan

pertumbuhan berkelanjutan
Mengatur sistem kerja yang mendukung perubahan dan pertumbuhan
berkelanjutan memerlukan strategi yang adaptif. Berikut adalah beberapa langkah
yang dapat diambil oleh organisasi:
1. Fleksibilitas Teknologi: Sistem kerja harus dibangun dengan fleksibilitas
teknologi, yang memungkinkan integrasi dengan perangkat dan aplikasi
baru. Ini memungkinkan organisasi untuk beradaptasi dengan cepat
terhadap perkembangan teknologi.
2. Budaya Inovasi: Organisasi harus mempromosikan budaya inovasi di
dalamnya. Ini mencakup memberikan insentif untuk saran dan ide-ide
inovatif dari karyawan serta memberikan wadah untuk eksperimen dan
pengujian gagasan baru.
3. Pengelolaan Perubahan: Organisasi harus memiliki strategi pengelolaan
perubahan yang efektif. Ini mencakup komunikasi yang baik kepada
karyawan tentang perubahan yang akan terjadi, pelatihan yang sesuai, dan
dukungan selama transisi.
4. Analisis Data: Mengumpulkan dan menganalisis data adalah kunci untuk
mengidentifikasi peluang dan tantangan. Organisasi harus memiliki sistem
untuk melacak kinerja mereka dan mengidentifikasi area yang perlu
diperbaiki.
5. Komitmen Terhadap Pembelajaran Terus-Menerus: Organisasi harus
berkomitmen terhadap pembelajaran terus-menerus. Ini mencakup
mengambil pelajaran dari kegagalan, mengadaptasi strategi, dan terus
meningkatkan operasional.

16
Mengatur sistem kerja yang mendukung perubahan dan pertumbuhan
berkelanjutan memerlukan visi jangka panjang dan kesediaan untuk berinvestasi
dalam perbaikan dan inovasi. Organisasi yang berhasil mengelola sistem kerja
dengan baik akan lebih siap untuk menghadapi tantangan di pasar yang berubah-
ubah dan mencapai tujuan pertumbuhan mereka.

2.5 penyederhanaan kerja

bagaimana organisasi dapat mengidentifikasi dan menghilangkan proses
yang tidak perlu atau redundan, serta bagaimana penyederhanaan kerja dapat
meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kepuasan karyawan.

a. pentingnya penyederhanaan kerja dalam konteks tata kerja dan prosedur

kerja
Penyederhanaan kerja adalah konsep penting dalam manajemen yang
bertujuan untuk menghilangkan kompleksitas yang tidak perlu dalam tata kerja
dan prosedur kerja. Berikut adalah beberapa alasan mengapa penyederhanaan
kerja penting dalam konteks tata kerja dan prosedur kerja:
1. Peningkatan Efisiensi: Dengan menghilangkan proses yang tidak perlu
atau redundan, organisasi dapat meningkatkan efisiensi operasional. Ini
berarti pekerjaan dapat diselesaikan lebih cepat dengan menggunakan
lebih sedikit sumber daya.
2. Reduksi Biaya: Proses yang rumit sering kali membutuhkan lebih banyak
waktu dan sumber daya, yang pada akhirnya dapat mengakibatkan biaya
yang lebih tinggi. Penyederhanaan kerja dapat mengurangi biaya
operasional, menguntungkan organisasi dalam jangka panjang.
3. Meningkatkan Kualitas Layanan: Dengan menghilangkan hambatan dan
kendala dalam tata kerja dan prosedur kerja, organisasi dapat memberikan
layanan yang lebih baik kepada pelanggan. Proses yang lebih sederhana
dapat mengurangi kesalahan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
4. Konsistensi dan Kepatuhan: Penyederhanaan kerja membantu dalam
memastikan konsistensi dalam pelaksanaan tugas. Karyawan lebih

17
 mungkin untuk mengikuti prosedur yang sederhana dan jelas. Ini juga
mempermudah pengawasan dan memastikan kepatuhan terhadap
kebijakan organisasi.
5. Meningkatkan Produktivitas Karyawan: Proses yang rumit dapat
membingungkan karyawan dan mengganggu produktivitas mereka.
Penyederhanaan kerja menghilangkan hambatan ini dan memungkinkan
karyawan untuk lebih fokus pada tugas mereka.
b. organisasi dapat mengidentifikasi dan menghilangkan proses yang tidak
perlu atau redundan
Untuk mengidentifikasi dan menghilangkan proses yang tidak perlu atau
redundan, organisasi perlu mengikuti langkah-langkah berikut:
1. Evaluasi Proses yang Ada: Organisasi harus melakukan audit proses
yang ada untuk memahami bagaimana tugas-tugas dilakukan saat ini. Ini
mencakup mengidentifikasi langkah-langkah, dokumen, dan prosedur
yang terlibat.
2. Identifikasi Kendala: Selama audit, identifikasi kendala atau hambatan
yang ada dalam proses. Ini bisa termasuk tugas yang duplikatif, prosedur
yang rumit, atau langkah-langkah yang tidak lagi relevan.
3. Diskusi dengan Karyawan: Karyawan yang menjalankan tugas sehari-
hari sering memiliki wawasan yang berharga tentang proses. Melibatkan
mereka dalam diskusi dan mengumpulkan masukan mereka akan
membantu mengidentifikasi masalah yang perlu diatasi.
4. Prioritaskan Perubahan: Setelah proses yang perlu diubah diidentifikasi,
organisasi harus memprioritaskan perubahan tersebut berdasarkan dampak
dan tingkat kesulitan. Fokus pada perubahan yang memberikan manfaat
terbesar.
5. Implementasi dan Pemantauan: Perubahan harus diimplementasikan
dengan hati-hati. Organisasi harus memastikan bahwa karyawan diberi
pelatihan yang sesuai dan bahwa perubahan tersebut berjalan dengan
lancar. Selanjutnya, proses harus dipantau secara berkala untuk
memastikan bahwa penyederhanaan berdampak positif.

18
c. penyederhanaan kerja dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan
kepuasan karyawan
Penyederhanaan kerja dapat memiliki dampak positif yang signifikan pada
organisasi, karyawan, dan hasil akhir. Berikut adalah beberapa cara di mana
penyederhanaan kerja dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kepuasan
karyawan:
1. Efisiensi yang Lebih Tinggi: Dengan menghilangkan proses yang tidak
perlu, karyawan dapat menyelesaikan tugas dengan lebih cepat dan efisien.
Ini menghemat waktu dan sumber daya organisasi.
2. Peningkatan Produktivitas: Karyawan yang tidak terbebani oleh proses
yang rumit atau tugas-tugas yang tidak perlu cenderung lebih produktif.
Mereka dapat fokus pada tugas-tugas yang benar-benar penting.
3. Meningkatkan Kepuasan Karyawan: Karyawan yang dapat
menjalankan tugas-tugas mereka dengan lebih mudah dan tanpa hambatan
cenderung lebih puas dengan pekerjaan mereka. Ini dapat meningkatkan
retensi karyawan dan mengurangi tingkat turnover.
4. Kualitas Pekerjaan yang Lebih Baik: Proses yang sederhana dapat
membantu mengurangi risiko kesalahan. Ini berarti pekerjaan yang
diselesaikan oleh karyawan cenderung lebih berkualitas.
5. Keseragaman: Penyederhanaan kerja membantu dalam menciptakan
keseragaman dalam pelaksanaan tugas. Ini memastikan bahwa semua
karyawan mengikuti prosedur yang sama, menghasilkan hasil yang
konsisten.
Penyederhanaan kerja adalah prinsip yang krusial dalam manajemen yang
dapat membantu organisasi mencapai kinerja yang lebih baik dan meningkatkan
kepuasan karyawan. Dengan mengidentifikasi dan menghilangkan proses yang
tidak perlu atau redundan, organisasi dapat mencapai efisiensi, produktivitas, dan
kualitas yang lebih tinggi dalam operasional mereka.

19
 BAB 3
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
1. Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja adalah Landasan
Manajemen: Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja adalah elemen-
elemen dasar dalam manajemen organisasi. Mereka membantu dalam
mengatur tugas dan proses yang diperlukan untuk mencapai tujuan
organisasi.
2. Manfaat yang Signifikan: Penerapan yang baik dari tata kerja, prosedur
kerja, dan sistem kerja dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi
organisasi. Ini termasuk peningkatan efisiensi, produktivitas, kualitas
layanan, dan kepuasan karyawan.
3. Azas-azas dan Pengaturan yang Efektif: Merancang tata kerja, prosedur
kerja, dan sistem kerja yang efektif memerlukan perhatian terhadap azas-
azas dasar seperti sederhana, jelas, fleksibel, partisipatif, dan
mengutamakan keamanan. Pengaturan pokok yang baik melibatkan
pemahaman yang mendalam tentang kebutuhan organisasi dan
kemampuan untuk merancang solusi yang sesuai.
4. Penyederhanaan Kerja: Penyederhanaan kerja adalah langkah penting
dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Organisasi harus mampu
mengidentifikasi dan menghilangkan proses yang tidak perlu atau
redundan untuk mencapai hasil yang lebih baik.

3.2 Saran
Dalam rangka menerapkan konsep-konsep yang telah dibahas dalam
makalah ini, kami ingin memberikan beberapa saran kepada organisasi:
1. Evaluasi dan Audit Rutin: Organisasi harus melakukan evaluasi dan
audit rutin terhadap tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja mereka. Ini
membantu dalam mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan dan
penyederhanaan.

20
2. Keterlibatan Karyawan: Keterlibatan karyawan dalam proses
perancangan tata kerja dan prosedur kerja adalah kunci keberhasilan.
Mereka memiliki pemahaman yang berharga tentang pelaksanaan tugas
sehari-hari dan dapat memberikan masukan yang berharga.
3. Penggunaan Teknologi: Manfaatkan teknologi untuk mendukung tata
kerja dan prosedur kerja yang lebih efisien. Investasikan dalam perangkat
lunak dan sistem yang dapat membantu dalam otomatisasi tugas-tugas
rutin.
4. Pemantauan Berkelanjutan: Setelah perubahan dan penyederhanaan
diterapkan, organisasi harus terus memantau kinerja mereka. Data dan
umpan balik dari pelaksanaan dapat membantu dalam mengidentifikasi
potensi perbaikan lebih lanjut.
5. Pemahaman yang Holistik: Pemahaman yang holistik tentang bagaimana
tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja saling berhubungan adalah
kunci untuk mencapai keberhasilan yang berkelanjutan. Organisasi harus
memahami dampak perubahan dalam satu area terhadap area lainnya.
6. Budaya Inovasi: Budaya inovasi yang diterapkan di organisasi dapat
mendorong karyawan untuk mencari cara baru dan lebih efisien untuk
melaksanakan tugas mereka. Berikan insentif untuk gagasan inovatif dan
berikan dukungan untuk eksperimen.

21
 Daftar Pustaka

Chase, R. B., & Aquilano, N. J. (2006). Operations Management for Competitive

Advantage. McGraw-Hill Education.

Hammer, M., & Champy, J. (1993). Reengineering the Corporation: A Manifesto

for Business Revolution. HarperBusiness.

Robbins, S. P., Coulter, M., & DeCenzo, D. A. (2016). Fundamentals of

Management. Pearson.

O'Reilly, C. A., & Pfeffer, J. (2000). Hidden Value: How Great Companies

Achieve Extraordinary Results with Ordinary People. Harvard Business

Review Press.

Davenport, T. H., & Short, J. E. (1990). The New Industrial Engineering:

Information Technology and Business Process Redesign. Sloan

Management Review.

Hammer, M. (1990). Reengineering Work: Don't Automate, Obliterate. Harvard

Business Review.

Drucker, P. F. (2005). Management Challenges for the 21st Century.

HarperBusiness.

Schermerhorn, J. R., Bachrach, D. G., & Glick, W. H. (2014). Organizational

Behavior. John Wiley & Sons.

Kotter, J. P. (2012). Leading Change. Harvard Business Review Press.

Goldratt, E. M. (1992). The Goal: A Process of Ongoing Improvement. North

River Press.
Senge, P. M. (2006). The Fifth Discipline: The Art & Practice of The Learning

Organization. Currency.

Hammer, M. (2015). Process and Reality: Why It's Time to Rethink Business

Process Management. Harvard Business Review Press.

Stewart, T. A. (1997). Intellectual Capital: The New Wealth of Organizations.

Doubleday.

Rummler, G. A., & Brache, A. P. (2013). Improving Performance: How to

Manage the White Space on the Organization Chart. Jossey-Bass.

Deming, W. E. (1986). Out of the Crisis. Massachusetts Institute of Technology,

Center for Advanced Engineering Study.

Manganelli, R. L., & Klein, M. M. (1994). The Reengineering Handbook: A Step-

by-Step Guide to Business Transformation. American Management

Association.

Hammer, M., & Stanton, S. A. (1995). The Reengineering Revolution: A

Handbook. HarperBusiness.