MAKALAH

SIMULASI PERKANTORAN
“Melaksanakan Pengiriman Surat/Dokumen”

Dosen Pengampu : Drs. Tauada Silalahi, M.Pd.

Disusun Oleh :
Gracea Christiany Saragih (7183344016)

Romana Angel Andaresta (7183344009)

Marvel Yuda De Coster (7183144020)

Raudha Ayuni Halim (7183344004)

Kelas B Stambuk 2018

Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran

Fakultas Ekonomi

Universitas Negeri Medan

2021
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan
rahmat, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik dan tepat pada
waktunya.

Kami mengucapkan banyak terima kasih atas bantuan, bimbingan dan arahan dari berbagai
pihak. Pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati,kami menyampaikan ucapan
terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Bapak Drs. Tauada Silalahi, M.Pd. yang telah
membimbing kami membuat tugas makalah yang berjudul “Melaksanakan Pengiriman
Surat/Dokumen. Kami menyadari sepenuhnya bahwa dalam pembuatan tugas ini masih jauh
dalam kesempurnaan dan tentunya masih banyak kekurangan, untuk itu kami sangat
mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun guna sempurnanya tugas-tugas
selanjutnya. Kami berharap semoga makalah ini bisa bermanfaat bagi penulis khususnya dan
bagi pembaca.

Medan, Maret 2021

Tim Penyusun

Kelompok 4
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR........................................................................................................................ i

DAFTAR ISI....................................................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang............................................................................................................................. 1

1.2 Rumusan Masalah........................................................................................................................ 1

1.3 Tujuan............................................................................................................................................ 1

1.4 Manfaat.......................................................................................................................................... 2

BAB II KAJIAN TEORI

.1 Pengertian Dokumen................................................................................................................... 3

2.2 Penggolongan Surat atau Dokumen Kantor.............................................................................. 3

.3 Jenis dan Pengertian Sistem Pengelolaan/Penataan Dokumen dalam Suatu Kantor.......... 4

2.4 Tata Cara Pengelolaan Dokumen/Surat..................................................................................... 4

.5 Pentingnya Pengelolaan Dokumen/arsip dalam Suatu Kantor............................................... 9

BAB III PEMBAHASAN

3.1 Konsep........................................................................................................................................... 11

BAB IV PENUTUP

4.1 Kesimpulan ................................................................................................................................... 16

 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pertumbuhan dokumen yang dihasilkan dari proses administrasi akan menyebabkan terjadinya
penumpukan dan menimbulkan masalah yang serius, seperti meningkatnya kebutuhan akan
ruang penyimpanan dokumen, peralatan, SDM serta kesulitan untuk penemuan kembali
dokumen apabila dibutuhkan. Oleh karena itu, usaha-usaha untuk mengantisipasi
permasalahan tersebut sudah waktunya untuk dipersiapkan, antara lain penataan fisik
dokumen secara baik dan benar serta sesuai dengan prinsip-prinsip kearsipan.

Penyelenggaraan penataan dokumen perusahaan sebagai bagian integrasi pelaksanaan tugas

dan fungsi organisasi masih harus terus ditingkatkan. Upaya-upaya penyelenggaraan
pembinaan kearsipan yang dilaksanakan secara terencana, sistematik dan terpadu serta
berkesinambungan merupakan suatu kebutuhan bagi perusahaan. Dokumen merupakan
informasi terekam yang berperan sebagai sumber informasi bagi pengambilan keputusan
pimpinan secara akurat, cepat, tepat dan sesuai dengan jenjang tingkatannya. Disamping itu
dokumen sebagai bukti tertulis merupakan alat bukti kuat dan mempunyai kedudukan di
dalam hukum acara di Indonesia. Pada saatnya nanti dokumen juga berfungsi sebagai bahan
bukti sejarah perjuangan bangsa dan bahan pertanggungjawaban nasional kepada generasi
yang akan datang.

1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang di atas dapat diambil rumusan masalah sebagai berikut :

1. Apa pengertian dari Dokumen?

2. Apa saja penggolongan surat/dokumen kantor?
3. Apa saja jenis dan pengertian sistem pengelolaan/penataan dokumen dalam suatu
kantor?
4. Bagaimana tata cara pengelolaan dokumen/surat?
5. Apakah penting pengelolaan dokumen/arsip dalam suatu kantor?

1.3 Tujuan

Seperti halnya rumusan masalah di atas, maka tujuan dari penulisan makalah ini adalah :

1. Untuk mengetahui pengertian dari Dokumen

2. Untuk mengetahui penggolongan surat/dokumen kantor
3. Untuk mengetahui jenis dan pengertian sistem pengelolaan/penataan dokumen dalam
suatu kantor
4. Untuk mengetahui tata cara pengelolaan dokumen/surat
5. Untuk mengetahui pentingnya pengelolaan dokumen/arsip dalam suatu kantor
1.4 Manfaat

Manfaat dari Makalah ini yaitu agar para mahasiswa mampu melakukan praktek simulasi
perkantoran dalam hal mengirim surat/dokumen
 BAB II

KAJIAN TEORI

.1 Pengertian Dokumen

‘Dokumen’ menurut bahasa Inggris dan bahasa Belanda berasal dari kata document. Bila
diartikan dalam bahasa Indonesia, sesuai kamus umum bahasa Indonesia, dokumen
merupakan sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau
keterangan.

Dokumen mencakup surat – surat atau benda – benda berharga termasuk rekaman yang dapat
dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

Jumlah dokumen yang begitu banyak tentu memerlukan pengaturan atau pengelolaan yang
tepat pada penyimpanannya agar lebih mudah untuk menemukannya kembali di kemudian
hari. Penyimpanan dokumen yang tidak tertata dengan baik dapat menyulitkan ketika kita
ingin menemukan kembali dokumen tersebut jika sewaktu – waktu membutuhkannya.

.2 Penggolongan Surat atau Dokumen Kantor

Dalam suatu kantor, baik intansi pemerintah maupun swasta, dalam kegiatan sehari-harinya
terjadi arus penerimaan dan  pengeluaran surat. Ada surat yang datang ada pula surat yang
keluar. Semua surat yang datang dan keluar itu terdiri dari berbagai macam jenis, ada jenis
surat pribadi, surat dinas, dan ada pula surat rahasia.

Dengan banyaknya surat yang datang maupun keluar, maka perlu pengelolaan yang baik,
sehingga tidak menghambat penyampaiaan informasi. Untuk menangani hal semacam ini,
diperlukan teknik dan metode yang baik dalam pengelolaanya.

Sebelum membahas pengelolaan dokumen/surat, kita harus tahu dahulu surat atau documen
apa saja yang dikelola dalam suatu kantor. Pada dasarnya ada beberapa macam documen
kantor, yaitu sebagai berikut :

1. Warkat biasa, adalah sebuah documen yang semula mempunyai nilai atau kegunaan 
penting, tetapi akhirnya menjadi tidak berguna, misalnya surat lamaran.
2. Dokumen yang tidak penting (non esensial), yaitu documen yang nilai kegunaannya
bersifat sementara, documen ini dapat diganti dan scara berkala dapat dimusnahkan.
3. Dokumen penting (improtant), adalah dokumen yang ad hubungannya dengan masa
lalu dan masa datang, dan mempunyai nilai guna yang sangat besar. Dokumen ini
sangat  membantu dalam kelancaran kegiaan organisasi. Dalam documen ini harus
disimpan dalam jangka waktu yang lama.
4. Dokumen atau warkaat sangat penting(vital), yaitu documen yang mempunyainilai
sejarah dan ilmiah, yang dapat dijadikan sebagai alat pengingat selama-lamanya.

Macam-macam documen kantor tersebut, dapat dikelola dengan sistem yang baik sesuai
dengan kebutuhan kantor tersebut. Dalam pengelolaannya dapat dilakukan dengan dua sistem
yaitu buku agenda dan sistem kartu kendali.
.3 Jenis dan Pengertian Sistem Pengelolaan/Penataan Dokumen dalam Suatu Kantor

1. Penataan Dokumen dengan Sistem Nomor

Dalam penataan dokumen kantor dengan sistem nomor, arsip – arsip yang dimiliki disimpan
berdasarkan pada urut-urutan nomor dari warkat yang terkait. Penataan dokumen dengan
sistem nomor terbagi dalam beberapa bentuk lagi, yaitu sistem nomor urut, terminal digit
filling, middle digit filling, dan duplex numerical filling.

2. Penataan Dokumen dengan Sistem Subjek / Pokok Soal / Pokok Masalah

Dalam penataan dokumen kantor menggunakan sistem subjek / pokok soal / pokok masalah,
arsipnya disusun dengan berdasarkan kesamaan subjek atau pokok permasalahan yang dimuat
dalam tiap - tiap warkat.

3. Penataan Dokumen dengan Sistem Abjad

Cara penyimpanan arsip dengan sistem abjad merupakan sistem penyusunan yang
menggunakan urut-urutan abjad dari nama orang, badan / perusahaan /organisasi, sesuai yang
tertera pada warkat.

4. Penataan Dokumen dengan Sistem Tanggal / Kronologis

Penataan dokumen dengan sistem tanggal / kronologis merupakan cara menyimpan arsip yang
penataannya didasarkan pada urut - urutan tanggal yang tertera di dalam warkat.

5. Penataan Dokumen dengan Sistem Wilayah

Sistem penataan dokumen kantor dengan menggunakan sistem wilayah, arsip yang dimiliki
disimpan dengan didasarkan pada pembagian wilayah yang tertera pada asal surat.

.4 Tata Cara Pengelolaan Dokumen/Surat

1) Prosedur penanganan surat masuk

Langkah-langkah pengurusan surat masuk pada umumnya dilakukan sebagai berikut:

a. Penerimaan

Tugas penerimaan surat dilakukan dengan cara:

1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

2.  Meneliti ketepatan alamat si pengirim
3. Mengolong-golongkan surat sesuai dengan jenisnya
4. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima

b. Penyortiran
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari
kantor/instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan.
Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas:

Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, untuk karyawan lainnya, dan surat-surat
dinas lainnya.

Mengolong-golongkan surat dinas ke dalam: surat dinas rutin, surat dinas penting, dan surat
dinas rahasia.

Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat tercatat/terdaftar,

kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dan sebagainya.

c. Pembukaan Surat

Setelah disortir surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil diteliti tentang kelengkapan-
kelengkapan yang ada. Disini tidak semua surat boleh dibuka, tetapi ada beberapa jenis surat
yang tidak boleh dibuka oleh petugas, hanya orang yang dituju sajalah yang mempunyai hak
untuk membuka surat-surat tersebut. Surat-surat tersebut adalah yang berjenis rahasia dan
surat pribadi atau private atau prive.

Untuk membedakan surat-surat tersebut dengan surat yang lain dapat dilihat dari amplop dan
alamatnya. Untuk surat rahasia pada amplopnya akan dibubuhi tulisan RAHASIA atau RHS.
Sedangkan untuk surat pribadi dapat dilihat dari cara penulisan alamatnya. Surat-surat pribadi
alamatnya biasanya tanpa menggunakan jabatan, tetapi hanya namanya saja. Seperti misalnya:

Kepada

Yth. Bapak Ir. Sudirman

Kantor Depdiknas Malang

Jalan Veteran 7

Malang 63245

Atau biasanya pada sampulnya ditulis PRIVATE atau PRIVE atau yang lainnya yang
menunjukkan bahwa surat tersebut surat pribadi. Sedangkan untuk yang surat dinas atau
bisnis, biasanya hanya disebutkan jabatannya saja seperti misalnya:

Kepada

Yth. Direktur PT. SEMBADA

Jalan Arjuna 505

Purwokerto 53181
Setelah surat dibuka isinya dikeluarkan, jangan lupa untuk tetap menyertakan amplopnya. Jadi
isi suratnya tetap menyatu dengan amplopnya, misalnya saja dengan distaples. Tujuan
menyertakan amplopnya adalah untuk:

 Mengetahui alamat si pengirim, apabila pada suratnya tidak ada alamat

pengirimannya
 Menghindari hilangnya sesuatu, apabila misalnya ada lampiran yang teringgal
didalam amplop.
 Mengetahui tanggal pembuatan surat, apabila pada surat tidak tercantum tanggal
pembuatan surat.
 Mengetahui tanggal pengiriman surat, khususnya apabila dikirim melalui pos, ini
dapat dijadikan bukti apabila ada protes tentang keterlambatan datangnya surat.

d. Pencatatan, tugasnya :

Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat, agar pimpinan dapat cepat menangkap
inti maksud dari surat dengan cara menggarisbawahi kata-kata/kalimat yang dianggap
penting.

Pemeriksaan lampiran-lampirannya

Membubuhkan cap yang merupakan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian
atas/bawah halaman pertama surat.

Mengagendakan surat masuk, yaitu mencatat surat tersebut dalam buku penerimaan untuk
surat masuk. Buku ini disebut buku agenda masuk, petugasnya dinamakan agendaris. Setiap
surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.

Catatan:

Ada tiga macam buku agenda, yaitu:

1) Buku agenda tunggal, yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat
masuk dan surat keluar sekaligus dengan nomor yang berurutan (campuran) dalam
satu halaman.
2) Buku agenda kembar, yaitu buku agenda untuk mencatat surat masuk dan surat keluar
secara terpisah/sendiri-sendiri
3)  Buku agenda berpasangan, yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat
surat masuk dan surat keluar dalam satu buku dimana halaman sebelah kiri untuk
mencatat surat masuk dan sebelah kanan untuk mencatat surat keluar.

e. Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat
yang berhak mengolahnya.

Surat masuk harus disertai/dilampiri lembar disposisi oleh sekretaris/kepala tata usaha.
Surat masuk yang telah dilengkapi dengan lembar disposisi diteruskan kepada
pimpinan/kepala bagian untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan pada
lembaran disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.

Surat yang telah memperoleh disposisi disampaikan kembali kepada sekretaris/kepala tata
usaha. Selanjutnya diteruskan kepada unit pengolah untuk diproses sesuai dengan disposisi.

f. Penyampaian surat

Tugas ini dilakukan oleh petugas pengarahan/ekspedisi. Tugasnya yaitu:

Surat yang berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buu ekspedisi Intern Menyampaikan
surat tersebut melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan. Buku ekspedisi
diparaf sebagai tanda surat telah diterima.

Petugas pengarahan/ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam

buku pengarahan

g. Penyimpanan berkas/arsip surat masuk

Penyimpanan berkas/arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh sekretaris dengan

mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. Berkas-berkas yang
penyimpanannya masih ditangani oleh sekretaris ini, merupakan berkas/arsip yang bersifat
dinamis, artinya sewaktu-waktu masih dipergunakan oleh pimpinan untuk bahan
pertimbangan.

Prosedur kearsipan dinamis dalam menata arsip mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
Meneliti tanda-tanda, apakah berkas tersebut sudah dapat disimpan (release mark). Tanda-
tanda tersebut diberikan pada lembar disposisi dengan kata-kata file atau dep (deponeren =
disimpan) atau dengan menggarisbawahi kata-kata yang memberikan petunjuk bahwa
masalahnya perlu dilakukan penyimpanan.

 Mengindeks
 Memberi kode dan menyortir
  Menyimpan ke dalam folder (map) tertentu
 Menata arsip

2. Prosedur penanganan Surat Keluar

a. Pembuatan konsep surat

Pembuatan konsep adalah kegiatan membuat rencana dan penyusunan penulisan surat-surat
keluar.

Kondisi pembuatan konsep surat oleh pimpinan :

 Pimpinan membuat dan mengetik sendiri untuk surat-surat yang sifatnya rahasia
  Pimpinan membuat sendiri konsep surat secara lengkap, kemudian menyerahkan
kepada juru ketik untuk mengetiknya, karena sekretaris dianggap kurang menguasai
teknik/cara mengonsep surat
 Pimpinan membuat konsep surat secara garis besarnya dan untuk melengkapi
biasanya dilakukan oleh sekretaris atau bawahan yang dipercaya.apabila konsep surat
dianggap sudah selesai/sudah dilengkapi, diserahkan kembali kepada pimpinan untuk
diperiksa.
 Pimpinan dalam membuat konsep surat dengan cara mendiktekan kepada
sekretarisnya.
  Konsep surat dibuat oleh orang yang ditunjuk (konseptor), untuk surat-surat yang
bersifat rutin, biasanya pimpinan menyerahkan pembuatan konsep kepada
bawahan/orang yang ditunjuk. Orang yang khusus membuat konsep surat tersebut
disebut konseptor.

b. Persetujuan konsep surat

Konsep surat yang telah dibuat oleh konseptor dimintakan persetujuan pada pimpinan. Hal ini
dilakukan karena adanya kemungkinan koreksi dari pimpinan. Setelah konsep surat tersebut
dibetulkan oleh pimpinan, maka pimpinan memberi paraf persetujuan (acc) pada konsep
tersebut, yang selanjutnya konsep surat dapat diketik.

c. Mengagendakan surat

Sama halnya dengan surat masuk, surat keluar harus diagendakan/dicatat ke dalam agenda
keluar (buku verbal) Dan mengambil nomor urut agenda sebagai nomor surat yang akan
dikirim.

d. Pengetikan konsep surat

Setelah konsep surat mendapat persetujuan dari pimpinan dan telah diberi nomor, maka
konsep surat tersebut diserahkan kepada juru ketik untuk diketik.

e. Pemeriksaan konsep

Kepala unit pengetikan harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga
konsep surat itu menjadi bentuk surat jadi (net surat), setelah melalui korekjsi kesalahan.

f. Penandatanganan surat dan pemberian cap stempel

Net surat kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang unuk
ditandatanganinya.

g. Pengiriman surat

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu :

 Dikirim langsung, artinya surat tersebut dikirim langsung/sendiri oleh kurir

perusahaan dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern
  Dikirim melalui pos, pengiriman melalui kantor pos dan giro dapat dilakukan dengan
dua cara, yaitu :
 Surat langsung dimasukkan ke dalam kotak surat yang diletakkan pada
tempat-tempat tertentu, tidak menggunakan tanda terima.
 Surat diantar ke kantor pos dan diserahkan kepada pegawai pos dengan
menggunakan tanda terima/buku ekspedisi ekstern.

.5 Pentingnya Pengelolaan Dokumen/arsip dalam Suatu Kantor

Kegiatan penataan atau pengeloln dokumen yang sesuai dengan prinsip-prinsip dan peraturan
perundang-undangan di bidang kearsipan, dimaksudkan agar penyelenggaraan pengelolaan
dokumen sebagai sumber informasi dan alat bukti hukum serta penemuan kembali dokumen
dapat dilakukan dengan mudah, cepat, tepat dan akurat serta lengkap untuk meningkatkan
kinerja perusahaan-perusahaan. Sedangkan tujuan penataan dokumen perusahaan adalah
untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja perusahaan.

Menurut Widjaja   (1990:  22-23), Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan
Pokok Kearsipan pada Bab I Pasal 1, yang dimaksud dengan arsip/dokumen ialah: 

Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara, dan Badan-Badan
Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam  keadaan tunggal maupun dalam
keadaan berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 

Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau  perorangan,
dalam bentuk apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 

Menurut Sedarmayanti (2003: 9), berdasarkan fungsinya,  arsip dapat dibedakan menjadi: 

Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dapat dibedakan menjadi:  Arsip 

Aktif adalah arsip yang masih dipergunakan terus- menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di
lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor. 

Arsip Inaktif adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi
penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja. 

Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya  maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi negara. Arsip statis  ini merupakan pertanggungjawaban Nasional
bagi kegiata Pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

Bagi suatu instansi atau perusahaan, menata atau mengelola dokumen kantor secara baik dan
benar adalah hal yang sangat penting demi kelancaran kegiatan instansi atau perusahaan
tersebut. Untuk itu, sudah hal yang wajib bagi suatu instansi untuk memiliki sistem
pengelolaan penataan dokumen kantor yang baik dan benar.

Dokumen sangat berperan penting dalam perjalanan kehidupan suatu kantor oleh karena itu
untuk menjaga daur hidup arsip dari mulai tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan
pemindahan serta pemusnahannya, diperlukan sistem yang baik dan proses benar benar.
Disini arsip merupakan suatu rekaman dari suatu kegiatan dan catatan suatu informasi tentang
suatu hal. Arsip yang ada pada suatu kantor ataupun badan swasta merupakan bahan resmi
dari suatu perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara,
juga berfungsi menyediakan bahan bukti untuk pertanggung jawaban kegiatan organiasi yang
bersangkutan. Dengan demikian arsip diperlukan untuk keperluan pengambilan keputusan
atau kebijaksanaan baru oleh pimpinan instansi atau perusahaan yang memerlukan data
kearsipan (Boedi Martono, 1992 : 21).
 BAB III

PEMBAHASAN

.1 Konsep

Kami dari kelompok 4 mengambil konsep yaitu : Melaksanakan pengiriman surat/dokumen.

Dengan tema “Dokumen internal untuk perusahaan induk, PT. Triashi Indo”

Tema : “Dokumen internal untuk perusahaan induk, PT. Triashi Indo”

Perusahaan : PT. Triashi Indo

Alamat : Jl. Rahmadsyah 28, Medan

Pimpinan : Triashi

1. Prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan, yang merupakan

Prosedur urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang
harus diselesaikan, prosedur merupakan rencana yang penting dalam tiap bagian
perusahaan.
2. Pengelolaan
Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan
organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat
dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan .
3. Surat masuk
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain dari perorangan,
baik yang diterima melalui pos (kantor pos), maupun yang diterima melalui kurir
(pengiriman surat).
4. Surat keluar
Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha
dari intansi lain
perorangan.

Bahwa prosedur pengolahan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat
menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang
utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat
memperlancar administrasi intansi tersebut.
Fungsi Surat
Surat berfungsi sebagai berikut:
1. Wakil dari pengiriman / penulisan.
2. Bahan Pembuktian.
3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
4. Alat pengukur kegiatan organisasi
5. Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktivitasnya
di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan kegiatan selanjutnya
baginya.

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN KELUAR

1. Prosedur Pengelolan surat masuk

Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah
sebagai berikut:
a. Penerimaan
Tugas penerimaan adalah :
1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
2. Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat
3. Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian
4. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima
b. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin
dan rahasia. penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan
lebih lanjut.
c. Pencatatan
Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah
lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.
d. Mengagendakan surat masuk.
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam
buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut BukuAgenda Masuk (Daily Mail
Record). Petugasnya dinamakan agendaris(mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan
diberi nomor agenda suratmasuk
 e. Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan danditeruskan kepada
pejabat yang berhak mengolahnya.
f. Penyampaian surat
Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang
dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut :
1. Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern.
2. Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang
bersangkutan.
3. Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk
dicatat dalam buku pengarahan.
g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan
mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. (Ating
Tedjasutisna, dkk, 2000:167).

2. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan

langkah-langkah sebagai berikut :

a. Pembuatan konsep surat

Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.
b. Pengetikan

Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau nomor surat,
diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan teliti
mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat (Net
Surat),setelah melalui koreksi kesalahan.

c. Mengetik surat dalam bentuk akhir

Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas
berkepala surat atau kop surat.
d. Penandatanganan

Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk
menandatangani.

e. Pencatatan

Dalam pencatatan ini, kegiatan – kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut :

1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperto
(Lampiran dan amplop)
2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal olehpetugas yang disebut
verbalis.
3) Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudiansurat tersebut siap untuk
dikirim.
Dilihat dari pengelolaan surat yang yang diterima oleh instansi(surat masuk) dan
yang keluar (surat keluar) dari instansi harusmemperhatikan beberapa prosedur untuk
mencapai efisiensi kerja dankelancaran administrasi surat menyurat. Adapun prosedur
pengelolaan suratmasuk dan surat keluar menurut (Sutarto,1981:238) adalah sebagai
berikut :
1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Surat masuk dalam keadaan tertutup dapat dibedakan menjadi suratpribadi, surat
dinas dan surat rahasia.
a. Surat pribadi adalah surat dari perseorangan kepada orang lain ataukepada organisasi.
Dilihat dari isinya surat pribadi dapat dibedakanmenjadi :
1) Surat pribadi yang bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada pejabat instansi atau
kepada organisasi, contoh surat permohonandan surat lamaran pekerjaan. Surat pribadi
yang bersifat resmi harus menggunakan bahasa yang standar atau bahasa remi.
2) Surat yang bersifat pribadi (prive) contoh nya adalah surat kepada teman, kerabat atau
keluarga. Surat pribadi memiliki kebebasandan suasana yang akrab serta santai.
b. Surat dinas dibagi menjadi beberapa antara lain :
1) Surat dinas pemerintah adalah surat resmi yang digunakan oleh instansi pemerintah
untuk kepentingan administrasi pemerintahan.
2) Surat niaga adalah surat yang terutama dipakai oleh perusahaan niaga untuk urusan
perniagaan /bisnis atau jual beli.
c. Surat rahasia
Surat rahasia adalah surat yang boleh dibuka dan diketahui isinya oleh orang yang dituju.
Untuk menjaga keamanan isinya, surat rahasia harusmemakai sampul lebih dari satu, dan
pada sampul dituliskan kata RAHASIA (Confidensial) atau RHS. Sehubungan dengan
adanya perbedaan tersebut, maka dalampenanganan surat-surat masuk harus dilakukan
langkah-langkah sebagai berikut:
a. Menyortir atau memisahkan
b. Membuka surat
c. Mengeluarkan dan mumbuka isi surat
d. Membaca dan memberi catatan
e. Menyampaikan surat kepada pimpinan
f. Membagikan surat.
2. Prosedur Pengelolaan Surat keluar
Langkah-langakah atau konsep tertulis dari atasan:
a. Menerima pendektean surat atau konsep tertulis dari atasan secaralangsung dan tidak
langsung.
b. Membuat konsep dengan tulisan tangan.
c. Mencatat pada buku registrasi surat keluar (buku agenda surat keluar).
d. Mengetik konsep surat.
e. Mengetik surat dalam bentuk akhir
f. Meminta tanda tangan pada pimpinan
g. Mengecek surat yang akan dikirim
h. Mendistribudikan surat.
 BAB IV

PENUTUP

.1 Kesimpulan

Penyelenggaraan penataan dokumen perusahaan sebagai bagian integrasi pelaksanaan tugas

dan fungsi organisasi masih harus terus ditingkatkan. Upaya-upaya penyelenggaraan
pembinaan kearsipan yang dilaksanakan secara terencana, sistematik dan terpadu serta
berkesinambungan merupakan suatu kebutuhan bagi perusahaan. Dokumen merupakan
informasi terekam yang berperan sebagai sumber informasi bagi pengambilan keputusan
pimpinan secara akurat, cepat, tepat dan sesuai dengan jenjang tingkatannya. Disamping itu
dokumen sebagai bukti tertulis merupakan alat bukti kuat dan mempunyai kedudukan di
dalam hukum acara di Indonesia. Pada saatnya nanti dokumen juga berfungsi sebagai bahan
bukti sejarah perjuangan bangsa dan bahan pertanggungjawaban nasional kepada generasi
yang akan datang.