CRITICAL BOOK REVIEW (CBR)

KESEKRETARISAN

Disusun Sebagai Salah Satu Tugas Yang Diwajibkan

Dalam Mengikuti Perkuliahan Kesekretarisan

Oleh Kelompok:

Romanna Angel Andaresta (7183344009) (Ketua Kelompok)

Nia Esri Lastrida Sinambela (7182144007)

Shelly Purnama Simatupang (7183344011)

Putri Annisa Tanjung (7183144029)

Raudha Ayuni Halim (7183344004)

Gracea Christiany Saragih (7183344016)

Yayang Christy Valentina (7183144026)

Ulfah Khairunnisa (7183344015)

Rada Sofia Manurung (7183344007)

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

TAHUN 2020

2
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan berkat dan
lindungan-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan Critical Book Review (CBR) sebagai salah
satu syarat yang harus dipenuhi untuk dapat mengikuti mata kuliah Kesekretarisan.

Kami mengucapkan terimakasih kepada Ibu Dra. Ratna Manullang, M.Pd selaku dosen
pengampu mata kuliah Kesekretarisan. Serta kami ucapkan terimakasih kepada keluarga dan
rekan-rekan yang telah memberi dukungan dan doa sehingga kami mampu menyelesaikan tugas
ini dengan lancar dan tanpa ada halangan apapun.

Dalam penyusunan tugas ini, tidak luput dari kesalahan dan kekeliruan. Untuk itu kami
mohon untuk kritik dan saran demi adanya perbaikan. Semoga penyusunan Critical Book Review
(CBR) ini memberikan manfaat bagi pembaca dan dapat memberikan pengetahuan serta
wawasan. Akhir kata kami ucapkan terimakasih.

Medan, 24 April 2019

Penyusun,

Kelompok

3
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.....................................................................................................................2

DAFTAR ISI...................................................................................................................................3

BAB I PENDAHULUAN................................................................................................................4

Identitas Buku..............................................................................................................................4

BAB II RINGKASAN.....................................................................................................................4

2.1 Ringkasan Buku 1(Buku Utama)...........................................................................................4

2.2 Ringkasan Buku 2 (Buku Pembanding)...............................................................................23

BAB III PEMBAHASAN..............................................................................................................27

Kritikan Buku.............................................................................................................................27

BAB IV PENUTUP.......................................................................................................................28

Kesimpulan................................................................................................................................28

4
 BAB I
PENDAHULUAN

Identitas Buku

a. Buku 1 (Buku Utama)

Judul Buku : Kesekretarisan

Bidang Keahlian : Kesekretarisan untuk SMK
Penulis : Sheddy Nagara Tjandra, dkk.
Penerbit : Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan
Tahun Terbit : 2008
Tebal Buku : 226 halaman
Kota Terbit : Klaten

b. Buku 2 (Buku Pembanding)

Judul Buku : Manajemen Kesekretarisan

Penulis : Trisni Handayani, M. Pd.
Penerbit :
Tahun Terbit :
Tebal Bu ku : 180 halaman
Kota Terbit :

5
 BAB II
RINGKASAN
2.1 Ringkasan Buku 1(Buku Utama)

BAB II Organisasi dan Kantor

Bab ini menyediakan pengetahuan tentang kantor dan berbagai macam organisasi tempat
para siswa belajar setelah lulus, juga mengenai pengetahuan kantor dan manajemen termasuk
manajemen perkantoran, kemudian pekerjaan kantor berikut relasinya dengan kolega dan
pelanggan, lalu fungsi-fungsi manajemen, pengetahuan tentang profesi sekretaris kantor atau
sekretaris organisasi dan kesekretariatan, manajemen perkantoran dan manajernya, kemudian
keterampilan manajemen perkantoran dan keterampilan bekerja secara benar sebagaimana
mestinya.

Kompetensi

1. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan.

2. Mengikuti aturan kerja sesuai dengan lingkungan kerja.

3. Melakukan prosedur administrasi.

4. Menjaga dan melindungi budaya kerja.

Inti dari Bab II

Pengetahuan tentang kantor dan organisasi kemudian pengetahuan kantor dan

manajemen, pekerjaan berikut kolega dan pelanggan, fungsi-fungsi manajemen, profesi
sekretaris kantor, sekretaris organisasi dan kesekretariatan, manajemen perkantoran dan
manajernya, penngetahuan serta keterampilan bekerja sebagaimana mestinya.

Kompetensi dan Isi Bab

1. Pengetahuan tentang kantor dan organisasi menumbuhkan kesiapan siswa untuk

bekerja, setelah lulus sekaligus membentuk kompetensi bekerja bersama dengan kolega,
pimpinan kantor dan pelanggan.

6
 2. Pekerjaan kantor yang dilakukan mengikuti manajemen membentuk kompetensi
melakukan prosedur administrasi dan kompetensi menjaga dan melindungi budaya kerja.

3. Pengetahuan kantor dan manajemen, fungsi-fungsi manajemen, profesi sekretaris atau

manajer kantor membentuk kompetensi bekerja sama dengan pelanggan.

4. Pengetahuan dan keterampilan manajemen perkantoran dan pengetahuan profesi

sekretaris di kantor atau sekretariat membentuk kompetensi bekerja dengan mengikuti aturan
kerja sesuai dengan lingkungan kerja.

Kata-Kata Kunci

kantor, organisasi, manajemen, perkantoran, pimpinan, kolega, manajer, kesekretariatan,

pelanggan.

Pengertian Ada banyak pengertian tentang organisasi dan kantor, di sini secara ringkas
akan dijelaskan sebagai berikut.

Organisasi adalah satu jenis wadah perlengkapan di masyarakat yang dibikin oleh orang-
orang dengan tujuan dapat memperoleh efisiensi kerja tertentu yang sebesar-besarnya.

Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan
tempat pengendalian kegiatan informasi. Berarti segala macam urusan di dalam organisasi harus
melewati kegiatan kantor dan keluar masuknya informasi menyangkut organisasi juga harus
melalui kantor.

Organisasi itu sendiri dibentuk oleh orang-orang dengan tujuan tertentu yang dapat
dipetik hasilnya secara bersama-sama, berarti cukup ditangani secara sendiri perorangan, maka
orang-orang tidak akan membuat wadah yang disebut organisasi.

BAB III Sarana Kantor

Bab ini menyediakan pengetahuan tentang:

1. sarana kantor yang mencakupi peralatan kantor dan tata ruang kantor, peralatan kantor
terdiri dari perabot kantor dan mesin kantor, penggunaan dan perawatan sederhana mesin kantor,
perabot dan mesin kantor mulai dari yang umum dipakai sampai dengan pada mesin modern

7
berteknologi tinggi produk mutakhir, kelebihan dan kekurangan masingmasing mesin dan
perabot;

2. pengetahuan tentang tata ruang kantor mencakup asas-asas pokok dan penyusunan tata
ruang; kemudian adalah sarana modern untuk pengolahan informasi yang mencakupi otomatisasi
kantor dan pemanfaatan komputer;

3. jabatan sekretaris yang dikaitkan dengan keterampilan menggunakan mesin kantor.

Kompetensi

1. Menggunakan peralatan kantor.

2. Berkomunikasi melalui telepon.

3. Mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen.

4. Menjaga dan melindungi budaya kerja.

5. Memberikan pelayanan kepada pelanggan.

Inti dari Bab III

Pengetahuan tentang sarana kantor, peralatan dan tata ruang kantor, perabot dan mesin
kantor, penggunaan dan perawatan sederhananya, kelebihan dan kekurangan; asas-asas pokok
dan penyusunan tata ruang, otomatisasi kantor, pemanfaatan komputer untuk pengolahan
informasi, jabatan sekretaris dan keterampilan menggunakan mesin kantor.

Kompetensi dan isi bab

1. Pengetahuan tentang peralatan kantor akan membentuk keterampilan menggunakan

alat-alat kantor.

2. Keterampilan menggunakan peralatan kantor membentuk kompetensi menggunakan

peralatan kantor secara benar dan tepat.

3. Pengetahuan tentang tata ruang kantor berikut asas-asas pokok penyusunannya

membentuk kompetensi menjaga dan melindungi budaya kerja.

8
 4. Pengetahuan dan keterampilan menggunakan komputer, telepon, serta ponsel
membentuk kompetensi berkomunikasi melalui telepon. Di samping itu, juga melalui E-mail dan
ponsel.

5. Pengetahuan dan keterampilan menggunakan mesin fotokopi, mesin cetak dan yang
sejenis membentuk kompetensi mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen.

6. Keterampilan menggunakan peralatan kantor membentuk kompetensi memberi

pelayanan kepada pelanggan.

Sebuah kantor tak bisa berfungsi dengan baik tanpa adanya peralatan kantor yang
memadai sesuai dengan kebutuhan. Selain fungsi dan peranan sumber daya manusia, untuk
mencapai kelancaran dalam suatu pekerjaan juga sangat tergantung pada sarana prasarana dan
sistem pengelolaan yang efektif. Memfasilitasikan kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan
untuk mencapai produktifitas pekerjaan kantor yang seefisien mungkin secara tenaga, biaya
maupun waktu. Oleh karenanya penggunaan peralatan dan mesin-mesin kantor yang tepat
sangatlah penting dalam sebuah perusahaan.

Menurut Ensiklopedi Administrasi, perlengkapan kantor (office equipment) adalah

segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha, yang
terdiri perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor. Sedangkan menurut Kamus
Besar Bahasa Indonesia, peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam
mencapai maksud dan tujuan. Jadi, dapat dikatakan bahwa peralatan kantor merupakan suatu
media dalam upaya mencapai tujuan yang diinginkan.

Secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan dengan peralatan
atau perlengkapan kantor adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat memperlancar atau
mempercepat pelaksanaan pekerjaan kantor.

Istilah-istilah dalam peralatan kantor adalah sebagai berikut:

1. Perabot kantor (office furniture) Yaitu benda-benda yang terbuat dari kayu, besi
ataupun bahan lainnya, yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha dan termasuk
perlengkapan kantor tahan lama.

9
 2. Mesin kantor (office machines) Yaitu segenap benda yang dipergunakan untuk
membantu kelancaran tugas tata usaha seperti mesin-mesin kantor.

3. Perbekalan kantor (office supplies) Yaitu benda-benda yang akan habis dalam
pemakaian sehari-hari di kantor. Benda-benda tersebut umumnya dipergunakan untuk keperluan
tulis-menulis seperti kertas, tinta pensil, pulpen dan lain-lain.

4. Hiasan kantor (office ornament) Hiasan kantor adalah benda-benda kantor yang pada
umumnya ditujukan untuk menambah suasana yang menyenangkan di kantor yang secara tidak
langsung mempengaruhi kinerja di dalam kantor.

BAB IV Organisasi dalam Kantor

Bab ini menyediakan pengetahuan tentang organisasi yang ada di dalam kantor, relasi
antara kantor sebagai organisasi yang bertujuan dengan pimpinannya, asas-asas pokok dalam
pengorganisasi, bentuk-bentuk organisasi; pengetahuan dan keterampilan tentang komunikasi
dalam organisasi, komunikasi antara kolega, komunikasi dengan pelanggan dan pimpinan, serta
pengetahuan tentang jenis-jenis komunikasi.

Kompetensi

1. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan.

2. Melakukan prosedur administrasi.

3. Menghasilkan dokumen sederhana.

4. Mengatur perjalanan bisnis.

5. Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi.

6. Memberi pelayanan kepada pelanggan.

Inti dari Bab IV

Bermacam-macam pengetahuan tentang organisasi di dalam kantor, relasi antara kantor

dan pimpinan serta kolega dan bermacam-macam pengetahuan dan keterampilan tentang

10
komunikasi dalam organisasi, komunikasi antara kolega, komunikasi dengan pelanggan dan
pimpinan.

Kompetensi dan isi bab

1. Bermacam-macam pengetahuan tentang organisasi di dalam kantor dan komunikasi

dalam organisasi akan membentuk keterampilan berkomunikasi di dalam organisasi.

2. Pengetahuan tentang perencanaan kerja, pengertian, proses perencanaan, sumber

perencanaan dan sebagainya membentuk kompetensi bekerja dengan mengikuti aturan kerja
sesuai dengan lingkungan kerja dan kompetensi mengikuti prosedur keamanan, keselamatan, dan
kesehatan kerja.

3. Pengetahuan tentang perencanaan kerja membentuk kompetensi merencanakan dan

melakukan pertemuan.

4. Pengetahuan tentang efisiensi pekerjaan, pemikiran bekerja efisien, dan efisiensi kerja
dalam kantor membentuk kompetensi menggunakan peralatan kantor secara benar dan tepat.

5. Pengetahuan tentang perencanaan kerja, dan pemikiran bekerja efisien membentuk

kompetensi menghasilkan dokumen sederhana (misalnya notulen laporan).

6. Pengetahuan dan keterampilan kerja sama membentuk kompetensi bekerja sama

dengan kolega dan pelanggan.

Kata-Kata Kunci

perencanaan, kerja, pekerjaan, efisiensi, efisien, usaha, kesadaran, keahlian, disiplin,

pemeliharaan, pemakaian.

Organisasi adalah alat atau wadah dimana orang-orang melakukan kegiatan untuk
mencapai tujuan yang diinginkan. Organisasi merupakan struktur tata pembagian kerja dan
hubungan kerja antara sekelompok orang, yang memungkinkan mereka dapat bekerja sama
secara efektif dalam mencapai tujuan.

11
 Organisasi tidak akan ada jika tidak ada unsur-unsur seperti manusia, sasaran/tujuan,
tempat kedudukan, pekerjaan, teknologi, struktur dan lingkungan. Unsur-unsur dalam organisasi
tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Manusia

Manusia adalah faktor penentu adanya organisasi. Organisasi baru ada, jika ada manusia
(orang-orang) yang bekerja sama. Misalnya: ada pimpinan, ada pekerja

2. Sasaran/Tujuan

Organisasi ada karena ada tujuan atau sasaran yang akan dicapai

3. Tempat Kedudukan

Organisasi baru ada apabila ada tempat kedudukannya, karena organisasi memerlukan
tempat sebagai tempat/wadah tempat berkumpulnya manusia (orang-orang)

4. Pekerjaan

Organisasi baru ada , jika ada pekerjaan yang akan/harus dikerjakan serta ada pembagian
kerjanya.

5. Teknologi

Organisasi baru ada, jika ada unsur-unsur teknis

6. Struktur

Organisasi baru ada, jika terdapat hubungan-hubungan antarmanusia yang satu dengan
yang lainnya, sehingga tercipta organisasi

7. Lingkungan

Organisasi baru ada, jika ada lingkungan yang saling mempengaruhi.

Kantor dalam bahasa Inggrisnya ”Office” dan Bahasa Belandanya yaitu ”Kantoor”.
Menurut Ensliklopedia Administrasi, Kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan

12
dimana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitasaktivitas manajemen maupun berbagai
tugas dinas lainnya dari pimpinan suatu organisasi.

Organisasi kantor adalah suatu tempat dimana diadakannya suatu kegiatan yang teratur
(adanya penetapan wewenang dan tanggung jawab) dari sekelompok orang yang bekerja sama
untuk mencapai tujuan bersama. Organisasi kantor harus direncanakan, kemudian ditetapkan
dengan sebaikbaiknya. Karena organisasi yang baik berdasarkan perencanaan yang hati-hati
mengenai apa, siapa pelaksana dan pengawas dan bagaimana melaksanakan pekerjaan dengan
cara yang paling efisien. Organisasi yang tepat, tugas-tugas pekerja dapat ditetapkan sehingga
tanggung jawab dapat dipastikan dengan serta merta.

Lebih dari itu, melalui organisasi pekerjaan yang efisien dapat dilaksanakan dengan
prinsip spesialisasi yang lebih tajam dan komunikasi yang lebih lancar. Organisasi kantor akan
terikat kepada sifat-sifat dari ”Office Work” oleh karena setiap organisasi menyangkut
pengaturan kerja, pembagian atau pemilihan aktivitas-aktivitas dan fungsi-fungsi serta penentuan
dari kewajiban-kewajiban, kewenangan dan tanggung jawab. Dengan demikian menunjukkan
bahwa pekerjaan kantor yang beraneka ragam perlu diorganisir dengan baik.

Dimana seluruh kegiatan dibagi kepada semua orang yang terlibat, sehingga setiap orang
mempunyai tugas dan kewajiban sesuai dengan kekuasaan, wewenang dan tanggung jawabnya
menurut kedudukan mereka agar pekerjaan dapat berjalan dengan lancar dan efisien.

Bab V Perencanaan Kerja Kantor, Efisiensi Pekerjaan dan Kerja Sama

Bab ini menyediakan pengetahuan tentang perencanaan kerja yang mencakup pengertian,
proses perencanaan, sumber perencanaan, macam-macam rencana, dan berbagai hal lain, yaitu
seperti perencanaan; pengetahuan tentang efisiensi pekerjaan yang mencakup pengertian, syarat-
syarat, dan azas-azas efisiensi kerja, serta pemikiran untuk bekerja efisien; kemudian usaha
efisiensi dalam kantor yang mencakup pemeliharaan, pemakaian barang, upaya penghematan di
segala bidang dan sebagainya. Kemudian adalah tentang kerja sama di dalam kantor, dengan
pimpinan, kolega dan pelanggan.

Kompetensi

1. Mengikuti prosedur keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja.

13
 2. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan.

3. Melakukan prosedur administrasi.

4. Merencanakan dan melakukan pertemuan.

5. Menggunakan peralatan kantor.

6. Menghasilkan dokumen sederhana.

7. Mengikuti aturan kerja sesuai dengan lingkungan kerja.

Inti dari Bab V

Pengetahuan tentang perencanaan kerja, pengertian, proses perencanaan, macam-macam

rencana dsb.; pengetahuan tentang efisiensi pekerjaan, syarat dan azas efisiensi kerja, pemikiran
bekerja efisien, dan efisiensi dalam kantor menyangkut pemeliharaan, pemakaian barang dan
upaya penghematan dan sebagainya; kerja sama di dalam kantor dengan pimpinan kolega dan
pelanggan.

Kompetensi dan isi bab

1. Perencanaan, sumber perencanaan dan sebagainya membentuk kompetensi bekerja

dengan mengikuti aturan kerja sesuai dengan lingkungan kerja dan kompetensi mengikuti
prosedur keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja.

2. Pengetahuan tentang perencanaan kerja dan efisiensi pekerjaan serta efisiensi kerja
dalam kantor membentuk kompetensi melakukan posedur administrasi sebagaimana mestinya.

3. Pengetahuan tentang perencanaan kerja membentuk kompetensi merencanakan dan

melakukan pertemuan.

4. Pengetahuan tentang efisiensi pekerjaan, pemikiran bekerja efisien, dan efisiensi kerja
dalam kantor membentuk kompetensi menggunakan peralatan kantor secara benar dan tepat.

5. Pengetahuan tentang perencanaan kerja dan pemikiran bekerja efisien membentuk

kompetensi menghasilkan dokumen sederhana. (misalnya notulen dan laporan)

14
 Kata-Kata Kunci

perencanaan, kerja, pekerjaan, efisiensi, efisien, usaha, kesadaran, keahlian, disiplin,

pemeliharaan, pemakaian.

Perencanaan kerja adalah suatu proses mempersiapkan usaha atau kegiatan yang akan
dilakukan secara sistematis dan logis untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya oleh pimpinan. Sistematis dalam arti teratur, dan logis dalam arti masuk akal
sehingga bisa dipertanggungjawabkan. Tujuan yang dimaksud sudah tentu dalam arti bukan
tujuan individual (perorangan) melainkan merupakan tujuan kolektif (ramai-ramai) atau tujuan
organisasi (kelompok) yang secara tepat dapat dikatakan sebagai tujuan kantor sesuai dengan
pembahasan di dalam buku ini. Perencanaan menghasilkan rencana sebagai bentuk konkritnya.

Jadi, perencanaan kerja adalah suatu proses mempersiapkan usaha untuk melaksanakan
suatu pekerjaan secara sistematis dan logis, sampai pekerjaan itu selesai dan membuahkan hasil
yang diharapkan bersama. Kongkritnya adalah rencana kerja. Untuk menyusun dan
melaksanakan perencanaan atau perencanaan kerja, harus dilakukan serangkaian kegiatan konkrit
sebagai berikut:

i. Mengumpulkan informasi dan data yang diperlukan.

ii. Mengumpulkan pemikiran-pemikiran tentang materi yang direncanakan.
iii. Menentukan tujuan yang hendak dicapai
iv. Menentukan apa saja yang harus dilakukan berikut urutan pelaksanaan untuk
mencapai tujuan.
v. Menentukan fasilitas yang diperlukan.
vi. Menentukan kapan dan di mana harus dilaksanakan.
vii. Menentukan oleh siap dan berapa lama harus dilaksanakan.
viii. Menentukan mengapa dan bagaimana cara melaksanakannya.

Keterangan:

(i) Informasi dan data yang diperlukan adalah informasi dan data yang akan dipakai
untuk menyusun rencana dengan tujuan tertentu.

15
 (ii) Pemikiran-pemikiran yang dikumpulkan adalah hasil pemerasan otak untuk
menyusun rencana yang bertujuan tertentu dan sedapat mungkin berasal dari
dalam kantor (maksudnya adalah orang dalam)
(iii) Tujuan yang dimaksud sudah tentu merupakan tujuan kantor yang harus bermuara
pada keberhasilan atau kemajuan kantor.
(iv) Sudah jelas apa yang akan dijalankan berikut urutan pelaksanaan agar supaya
tujuan kantor bisa tercapai.
(v) Fasilitas yang dimaksud adalah fasilitas atau sarana pendukung yang dibutuhkan
untuk mencapai tujuan.
(vi) Waktu dan tempat pelaksanaan rencana.
(vii) Orang dan jangka waktu pelaksanaan. (viii) Alasan apa dan bagaimana caranya
untuk melaksanakan rencana.

Bab VI Tata Kerja, Sistem Kerja, Hubungan Kerja dan Kepemimpinan

Bab ini menyediakan pengetahuan tentang tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja
yang mencakup pengertiannya, asas-asas, prinsip-prinsip dan teknik penyusunannya;
pengetahuan tentang hubungan kerja atasan dan bawahan, komunikasi pimpinan dan staf,
pendelegasian wewenang, tanggung jawab dan pembagian tugas, kepemimpinan sebagai inti
manajemen, dan hubungan antara kepemimpinan dan kepengikutan.

Kompetensi

1. Bekerja sama dengan kolega (dan pimpinan kantor).

2. Menjaga dan melindungi budaya kerja.

3. Menghasilkan dokumen sederhana.

4. Mengatur perjalanan bisnis (pimpinan dan kolega).

Inti dari Bab VI

Pengetahuan tentang tata kerja, prosedur kerja, sistem kerja, hubungan kerja atasan
bawahan, komunikasi pimpinan dan staf, pendelegasian wewenang, tanggung jawab dan

16
pembagian tugas, kepemimpinan sebagai inti manajemen, dan hubungan antara kepemimpinan
dan kepengikutan serta pelanggan.

Kompetensi dan isi bab

1. Pengetahuan tentang hubungan kerja atasan-bawahan, komunikasi pimpinan dan staf,

dan hubungan antara kepemimpinan dan kepengikutan membentuk kompetensi bekerja sama
dengan kolega dan pimpinan kantor.

2. Pengetahuan tentang tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja membentuk
kompetensi menjaga dan melindungi budaya kerja.

3. Pengetahuan tentang hubungan kerja atasan-bawahan, komunikasi pimpinan dan staf,

pendelegasian wewenang, tanggung jawab dan pembagian tugas membentuk kompetensi
menghasilkan dokumen sederhana (notulen dan laporan).

4. Pengetahuan tentang kepemimpinan sebagai inti manajemen dan hubungan antara

kepemimpinan sebagai inti manajemen dan hubungan antara kepemimpinan dan kepengikutan
membentuk kompetensi mengatur perjalanan bisnis untuk pimpinan dan kolega.

Kata-Kata Kunci

kerja, tata, prosedur, sistem, asas, prinsip, teknik, hubungan, atasan, bawahan,
komunikasi, pimpinan, staf, manajemen, kepemimpinan, kepengikutan.

Tata kerja adalah cara-cara melaksanakan kerja yang seefisien mungkin mengenai
sesuatu pekerjaan dengan mempertimbangkan tujuan, fasilitas, tenaga kerja, waktu dan lain-lain
yang tersedia.

Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang saling berkaitan sehingga menunjukkan
adanya suatu urutan tahap demi tahap yang harus dikerjakan dalam rangka penyelesaian suatu
pekerjaan.

Sistem kerja adalah rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang membentuk satu
kebulatan pola dalam rangka melaksanakan satu pekerjaan.

Bab VII Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan Kerja

17
 Bab ini menyediakan pengetahuan tentang pengamatan, keselamatan, dan kesehatan
kerja, mencakupi kecelakaan kerja, kebersihan air minum dan makanan ransum yang disediakan
oleh kantor; ventilasi dan pendinginan udara untuk kerja.

Kompetensi

1. Mengikuti prosedur keamanan, dan pengetahuan tentang pengamanan keselamatan,

keselamatan kerja, dan kesehatan kerja, peralatan ventilasi dan pendinginan udara untuk ruang
kerja.

2. Menggunakan peralatan kantor.

Inti dari Bab II

Pengetahuan tentang pengamanan dan kesehatan kerja; peralatan ventilasi dan

pendinginan udara untuk ruang kerja.

Kompetensi dan isi bab

1. Pengetahuan tentang pengamanan dan kesehatan kerja membentuk kompetensi bekerja

dengan mengikuti prosedur keamanan, keselamatan, dan kesehatan kerja.

2. Pengetahuan dan keterampilan tentang peralatan ventilasi dan pendinginan udara untuk
ruang kerja membentuk kompetensi menggunakan peralatan kantor secara benar dan tepat.

Kata-Kata Kunci

pengamanan, keamanan, keselamatan, kesehatan, kecelakaan, kebersihan, ventilasi,

pendingin udara.

Keselamatan dan kesehatan kerja perlu diperhatikan dalam lingkungan kerja, karena
kesehatan merupakan keadaan atau situasi sehat seseorang baik jasmani maupun rohani
sedangkan keselamata kerja suatu keadaan dimana para pekerja terjamin keselamatan pada saat
bekerja baik itu dalam menggunakan mesin, pesawat, alat kerja, proses pengolahan juga tempat
kerja dan lingkungannya juga terjamin.

18
 Apabila para pekerja dalam kondisi sehat jasmani maupun rohani dan didukung oleh
sarana dan prasarana yang terjamin keselamatannya maka produktivitas kerja akan dapat
ditingkatkan.

Keselamatan kerja adalah keselamatan yang bertalian dengan mesin, pesawat, alat kerja,
bahan dan proses pengolahannya, landasan tempat kerja dan lingkungannya serta cara-cara
melakukan pekerjaan. Istilah kesehatan mencakup kedua istilah, yaitu resiko keselamatan dan
resiko kesehatan. Keselamatan kerja menunjukkan kondisi yang aman atau selamat dari resiko
penderitaan, kerusakan atau kerugian di tempat kerja.

Resiko keselamatan merupakan aspek-aspek dari lingkungan kerja yang dapat

menyebabkan kebakaran, ketakutan aliran listrik, terpotong, luka memar, keseleo dan lain
sebagainya. Semua itu sering dihubungkan dengan perlengkapan perusahaan atau lingkungan
fisik dan mencakup tugas-tugas kerja yang membutuhkan pemeliharaan dan latihan. Sasaran
utama keselamatan kerja adalah tempat kerja.

2.2 Ringkasan Buku 2 (Buku Pembanding)

BAB 1 KESEKRETARISAN

A. Deskripsi Singkat Isi BAB I

Pada pembahasan BAB 1 akan dijelaskan secara rinci mengnai kesekretarisan, definisi
mengenai sekretaris dari beberap ahli, jenis-jenis sekretaris dalam jabatannya, apa saja yang
menajadi fungsi sekretrasi, kemudian juga akan dibahas tugas apa saja yang dilakuakn oleh
sekretaris muali dari tugas rutin sampai dengan tugas incidental. Selain itu kan dibahas
keuntungan dan manfaat bkerja menjadi sekretaris yang mempunyia banyak sekali keahlian dala
bidang perkantoran. Selanjutnya akan dibaha keperluan tentang tata ruang kantor yang
dibutuhkan oleh seorang sekretaris dalam bkerja sehingga mobilitas bekerja menjadi baik dan
cepat. Seornag sekretaris tidaklah harus seornag wanita namun sekretaris pria juga dapat enjadi
pertimbangan untuk membantu kelancaran pekrjaan pimpinan, sekretaris pria akan dibaha dalam
bab ini.

B. Relevansi

19
 Menjadi sekretaris salah satu jenis pekerjaan yang banyak diminati karena relevansinya
dengan berbagai pekrjaan kantor yang sering kita jumpai kaitannya dengan tugas pekerjaan
kantor. Selain itu seorang sekretaris harus mempunyia kepribadina yang menarik, tanggung
jawab, dalam segala hal seorang sekreataris juga adalah orang yang dapat dipercaya menjaga
kerahasiaan pimpinan dan loyalitas dalam bekerja. Biasanya yang bekerja menjadi sekretaris
mempunyai kelebihan baik secara hard skill maupun soft skill. Dengan kemampuan dan
kepribadina yang dimilikinya maka ketiak berada ditengah masyarakat dapat diaplikasikan
dengan baik karena mempunyai kepribadian yang bertanggung jawab, mantab dan stabil.

C. Capaian Pembelajaran

Mahasiswa mampu menjelaskan pengertian, fungsi dan tugas sekretaris.

Kegiatan perkantoran merupakan kegiatan yang sangat menun jang dalam organisasi. Hal
ini karena menyangkut data dan informasi yang dikelola didalam kantor. Pengelolaan tersebut
akan berjalan engannlancara dan baik jika dilakukan oleh ahlinya yang membidangi administrasi,
dna biasanya dikerjakan oleh seorang sekretaris.

Kata Sekretaris berasal dari bahasa Latin secretum yang berarti rahasia. Kata ini juga
dikenal dalam bahasa Belanda secretaries, dan dalam bahasa Inggrisnya secretary. Dari
pengertian ini seorang sekretaris dituntut untuk mampu menyimpan rahasia dalam melaksanakan
pekerjaannya. Kemudian dalam perkembangannya kata sekretaris mengandung pengertian yang
jauh lebih luas lagi.

Sekretaris haruslah memiliki rasa tanggung jawab yang tinggi, mandiri, berinisiatif,
berkompetensi, dapat dipercaya dalam membantu kelancaran pekerjaan pemimpinnya. Sekretaris
sebaiknya bukan seorang yes-man, artinya ia hanya menuruti semua kemauan atasannya tanpa
memikirkan atau mempertimbangkannya; karena itu sekretaris berinisiatif, berdaya kreasi
sehingga mampu menyarankan ide-ide yang baik. Sudah tentu seorang atasan sebaiknya juga
bukan seorang no-man, yang berati seorang yang selalu menolak pendapat orang lain. Atasan
yang baik dan ideal adalah orang yang bersedia mendengar, menghargai pendapat ataupun saran
dari bawahannya.

20
 Sekretaris harus mampumenjalin kerja sama yang baik dan erat dengan atasannya. Dalam
hal ini dituntut kedewasaan berpikir dan bertindak sehingga ia harus dapat bekerja sendiri dan
tanggung jawab tanpa perlu pengawasan dari atasannya, juga mampu berinisiatif kerja tanpa
selalu menunggu diberi pekerjaan oleh atasannya dan selalu tuntas menyelesaikan setiap
pekerjaannya. Seorang sekretaris tidak hanya mengerjakan salah satu tugas tata usaha rutin,
namun lebih dari pada itu, ia harus meringankan pimpinan, juga memberikan pelayanan sebaik-
baiknya kepada para relasi yang berhubungan dengan pimpinannya.

BAB 2 PERSYARATAN DAN KEPRIBADIAN SEKRETARIS

A. Deskripsi Singkat BAB 2

Pada bab 2 akan dibahas mengenai Persyaratan Sekreataris guna menunjang kegiatan
perkantoran baik syarat pendidikan maupun keterampilan. Kemudian akan dibahasa mengenai
kepribadian sekretaris, sikap seorang sekretaris dalam bekerja, semnagta sekretaris dalam
bekerja. Sekretaris juga harus memperharikan penampilannya, mulia dari uju ng kepala sampai
dengan ujung kaki. Etika, etiket dan kode etik yang harus dipahami oleh seorang sekretaris.
Kemudian juga akan dibahas mengenai cara kerja sekretaris.

B. Relevansi

Ketika seseorang mempelajari ini maka akan berdampak pada persiapannya untuk
bekerja menjadi professional dan handal dalm bidangnya dengan memperhatikan persyaratan
khusu dan persyartan umum mejadi sekretaris. Selain itu juga dapat membentu kepribadian yang
positif dan dapat diterapkan dalam kehidupan sehrai-hari bukan hanya didalam dunia kerja saja.
Dengan memperhatikan sopan, santun dan etika baik dalam bertutur maupun dalam berbuat.

C. Capaian Pembelajaran

Mahasiswa mampu menentukan persyarakatan dan kepribadian sekretaris.

Menurut Ursulla Ernawati dalam Bukunya Sekreatrsi Profesional (2003) Syarat dasar
yang harus dipenuhi seorang sekretaris adalah:

1. Berpendidikan minimal tamatan SMK ditambah pendidikan sekretaris (D3)

21
2. Mempunyai kemampuan kerja sebagai sekretaris, yaitu terampil dalam hal mengetik,
korespondensi, berbagai mesin kantor, menyusun laporan, dan sebagainya.

3. Memiliki pengetahuan umum tentang pekerjaan sekretaris, misalnya organisasi, manajemen

perusahaan, masalah niaga, dan sebagainya.

4. Menguasai bahasa Indonesia dengan baik dan benar, bahasa Inggris, dan bahasa asing lainnya
yang diperlukan.

5. Memiliki kepribadian sebagai sekretaris.

BAB 3 PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

A. Deskripsi Singkat BAB 3

Pada Bab 3 akan dibahas mengenai seluk beluk persuratan atau yang lebih dikenal
dengan korespondesi, funsgsi surat, bagaimana penanganan surat masuk dan surat keluar
penangan surta masuk ketika pimpinna sedang kuar kantor. Kemudian akan dibahas mengenai
bentuk-bentuk lipatan surat dan merancang amplop sesuai dengan bentuk kertasnya dan
keperluan persuratan. Serata cara cepat dalm menggandakan surat dengan menggunakan Mail
Marge.

B. Relevansi

Surat merupakan jantung dari perkantoran kegiatan suratmenyurat masih dibutuhkan dan
sebagai bukti dokumen hitam diatas putih sehingga kedudukan surat sangat penting meskipun
teknologi semakin berkembang. Melakukan kegiatan korespondensi sangat dibutuhkan keahlian,
pengetahuan dan keterampilan oleh karena itu perlu tahapan dalm membuat surta yang baik
mulai dari mengonsep surat, mengetik, menggandakan, mendistribusikan samapai kepada
penerima surat dengan cara yang tepat dan cepat. Seingga relevani dengan kehidupan
bermasyarakat dapat diterapkan dengan keterampilan mulai dari mengonsep surat, mengetik
surat dan mendistribusikan surat, misalnya saja jika dibutuhkan di organisasi masyarakat.

B. Capaian Pembelajaran

Mahasiswa mampu mengelompokkan surat masuk dan surat keluar.

22
 Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam kehidupan sehari-hari, termasuk
dalam berorganisasi. Komunikasi ini bias dilakukan dengan berbagai cara, di antaranya melalui
surat. Sebagaimana diketahui bahwa surat merupakan salah satu srana komunikasi secara tertulis
untuk menyampaikan informasi, dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak
lain (orang, instansi atau organisasi). Informasi yang ada dalam surat dapat berupa
pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan dan sebagainya.

Menurut Adelan Ali dalam bukunya Panduan Lengkap Korespondensi (2009:3)

mendefinisikan surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untyk mengadakan
komunikasi atau hubungan secara tertulis.

Surat merupakan alat komunikasi atau sarana untuk menyampiakan pernyataan maupun
informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lain. Jika kita bandingkan dengan alat
kunimkasi modern pada saat ini surat tetap memiliki kelebihan tersendiri dan merupakan
dokumen pendukung dalam kegiatan adminitrastif.

Dalam praktik komunikasi surat merupakan salah satu pilihan yang dapat digunakan dari
beberapa saluran komunikasi yang tersedia, misalnyan koran, telepon, radio, televisi dan
sebagainya. Sebagai media komunikasi tertulis, surat memiliki keunggulan dibandingkan dengan
media komunikasi lainnya, di antaranya sebagai berikut:

1. Dapat merekan informasi secara panjanglebar

2. Praktis (mudah)

3. Dapat menyimpan rahasia

4. Efektif (informasi bisa langsung sampaiketujuan)

5. Ekonomis

BAB 4 KEARSIP

A. Deskripsi BAB 4

Bab 4 akan dibahas mengenai kersipan mulai dari Defiisi Arsip, Pentingnya penangannan
Arsip ynag bauk, Sistem penyimpanan Arsip yang baik dan benar, Pememuan Arsip dengan

23
cepat dan tepat, Nlai guna Arsip bagi kehidupan baik kantor swasta maupun Pemeritah. Caran
penyusutan Arsip dan pemusnahan Arsip agar tidak menumpuk

B. Relevansi

Dengan mempelajari kerasipan maka mahasiswa khusunya dan pada umumnya para staf
akan mengerti dan memahami tata kelola dokumen yang baik, Karen Arsip merupakan bagian
terpenting dalam pengelolan perkantoran tanpa adanya arsip maka proses perkantoran tidak akan
berjalan dengan baik dan lancer. Bahkan kehidupan kantor tersebut menjadi mati. Selain
pengelollan arsip kantor mahasiswa juga bisamemulia dengan pengelolaan Arsip pribadi,
sehingga jika penyimpanan dan perawatannya tepat maka ketika membutuhkan akan mudah
dicari.

C. Capaian Pembelajaran

Mahasiswa mampu mengklasifikasikan kearsipan

Setiap peusahaan atau oragnisasi pasti mengingikna tujuan dan target tercapai baik dalam
jangka panjang, menengah, maupun jangk apendek. Segala usaha akan dilakukan oleh seluruh
pimpinan, sampian staf untuk mewujudkannya. Usaha untuk mencapai tujuan bukannlah
pekerjaan ynag mudah dan instan, Semunya butuh kerja keras dan pengorbanan. Artiny harus
ada kesungguhan, kepdulian, konsistensi dan tanggung jawab dalma melaksanakan pekerjaan
tersebut. Salah satu yang sangat berperan penting untuk kemajuan suatu perusahaan adalah
pengelolaan arsip yang biak.

Tujuan penataan arsip menurut di antaranya sebagia berikut :

1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman

2. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat

3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang
dibutuhkan

4. Untuk menghemat tempat penyimpanan

5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip

24
 6. Untuk menjaga kelestarian arsip

7. Untuk menyelamatkan arsip yang berisi informasi tentang pertanggungjawaban,

perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan

BAB 5 TATA CARA BERTELEPON

A. Deskripsi Singkat BAB 5

Dalam materi bab 5 ini membahas mengenai tata cara komunikasi seorang sekretaris
melalu media telepon, baik penanganan telepon masuk maupun telepon keluar. Mencatat pesan
telepon jika pimpinan berhalangan atau tidak bersedia menerima telepon karena kesibukan maka
tugas sekretaris mencatat pesan telepon pada lembar pesan yang telah disediakn untuk
disampaikan kepda pimpinan. Bab ini juga akan dibahas hal apasajakah yang dilarang dan harus
dihidari oleh seorang sekretaris, dalam menerima telapon dan melakukan panggilan keluar
melalui media komuniaksi telepon. Dan akan dibahan mengenai berbagai sarana alat komunikasi
yang biasa digunakan sekretaris dalam menunjang kegiatan bekerja.

B. Relevansi

Komunikasi lisan memlalui telepon, sekretars harus lebih terampil, cekatan, seksama dan
cermat. Pada saat menerima telepon, pesan melalui telepon harus dapat diserap dan disalurkan
kepada yang berhak, khususnya kepada pimpinan dengan cepat, tepat dan jelas. Pada saat
penanganan telepon keluar, sekretaris harus melakukan secara efisien dan efektif. Dalam
menelopon atau menerim atelepon, ada istilah penting lainnya agar tidak salah faham dan
persepsi. Keterampilan yang diliki dalam komunikasi lisan akan berdampak posistif bagi
seseorang ketika orang tersebut berada di lingkungan masyarakat, mempunyai percaya diri,
dengen menggunakan tutur kata yang sopan dan santun sehingga dapat menempatkan diri ketika
berbicara baik kepada yang lebih muda, lebih tua atau temat sebaya.

C. Capain Pembelajaran

Mahasiswa mampu mempraktekkan cara telepon yang baik dan benar

Tugas seorang sekretaris di dalam menerima telepon dan menelepon tidak sama dengan
yang dilakukan oleh operator telepon. Karena sekretaris tidak hanya sekadar menyambungkan

25
telepon dari penelpon kepada pimpinan, tetapi ia harus melakukan screening calls terlebih dahulu
yaitu menggali informasi yang cukup, sehingga mampu mengklasifikasikan setiap telepon yang
masuk.

Komunikasi dalam suatu organisasi, baik yang bersifat intern maupun ekstern, dapat
dilakukan dengan berbagai macam cara. Salah satu cara berkomunikasi adalah dengan
menggunakan telepon. Bagi seorang sekretaris telepon merupakan piranti pokok, dengan
menggunakan fasilitas telepon,seorang sekretaris dapat menyampaikan dan menerima informasi
dengan cepat. Dengan diterimanya informasi secara cepat, maka organisasi atau perusahaan
dengan cepat menindaklanjuti atau melakukan tindakan antisipatif. Dengan demikian, telepon
menjadi sarana mutlak guna mendukung efektivitas dan efisiensi kerja seorangsekretaris.
Informasi yang paling diperlukan adalah:

1. Identitas diri si penelepon

2. Perihal yang akan dibicarakan.

BAB 6 MENGATUR JADWAL KEGIATAN PIMPINAN DAN CARA

MENERIMA TAMU

A. Deskripsi Singkat Bab 6

Dalam bab ini akan dibahas mengenai cara mengatur jadwal pimpinan, memilih kalender
kerja dan buku perjanjian untuk pimpinan yang efektif dan efisien, sekretaris juga akan
memahami cara menunda perjanjian karena berbagai hal dengan sopan dan beretika. Sekretaris
juga dituntut untuk dapat membuat perencanaan kerja pimpinan. Sekraris harus memapu
membuat agenda kegiatan atau jadwal acara agar tidak menunpuk dan dapat berjalan dengan
baik. Dengan mempertimbangkan periotas yang harus diutamakan terlebih dahulu. Selain itu
akan dibahas tata cara sekretaris dalam menerima dan malayani tamu pimpinan dengan sopan
dan sewajarnya.

B. Relevansi

Dengan pengaturan jadwal kerja maka akan membuat seseorang menjadi disiplin waktu
dalam segala hal karena terbiasa melakukan dengan terjadwal dan sistematis sesuai dengan target

26
yang ingin dicapai. Seorang pimpinan biasnya memiliki kegiatan yang sangat padat dan banyak.
Pengaturan semua kegiatan ini tidak mungkin dikelola dan dikoordinasikasikan sendiri, sehingga
pimpinan memerlukan bantun sekretaris. Untuk itu seorang sekretaris dituntut untuk selalu
berkoordinasi dengan pimpinan dan melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang
berhubungan dengan aktivitas pimpinan. Dalam hal ini, waktu sangat memgang peranan penting
dalam hal kelancaran kerja pimpinan, terutama pada kegiatan diluar kota yang melibatkan pihak
lain. Cara penerimaan tamu merupakan pusat komunikasi yang amat penting dalam pelayanan
suatu perusahaan atau oragnisasi yang dapat meninggalkan kesan bagi perusahaan lain. Semua
kesan dan pesan diambil dari penerima tamu untuk disampikan kepada pimpinan atau petugas
yang berhak. Dengan begitu seseorang akan terbiasa menjadi ramah karena sering bertemu
dengan banyak tamu pimpinan.

C. Capain Pembelajaran

Mahasiswa mampu mengidentifikasi jadwal pimpinan dan cara menerima tamudengn

baik dan sesua dengan prosedur

Jadwal Kegiatan Pimpinan adalah segala jadwal kegiatan pimpinan yang memerlukan
kehadirannya diluar rutinitas kantor yang dilakukan di balik meja kerja kantor. Jadwal kegiatan
harus diperhitungkan secermat mungkin mengingat pimpinan sarat dengan kegiatan yang tidak
mungkin mengahadiri dan melaksakan semua kegiatan. Untuk itu Sekretaris harus mampu
mengatur jadwal kegiatan menggunakan skala prioritas, yaitu berdasarkan: urutan surat masuk
dan berdasarkan tingkat kepentingannya.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sekretaris dalam membuat jadwal perjanjian,
yaitu:

1. Pertemuan mana yang diberikan prioritas pertama, kedua, dan seterusnya.

2. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiapperjanjian.

3. Selera pimpinan dalam pembuatan jadwal.

4. Mengetahui kebiasaan pimpinan dalam bekerja.

5. Mengenal relasi-relasI bisnis pimpinan, juga teman-teman pimpinan.

27
 BAB 7 MENGATUR PERJALANAN DINAS PIMPINAN

A. Deskripsi Singkat Bab 7

Dalam bab ini akan dibahas mengenai berbagai informasi traveling dan peraturan-
peraturan perjalanan. Kemudian cara menyusun jadwal perjalanan dan acara pimpinan sesuai
dnegna prosedur yang berlaku. Menyiapkan dokumen yang kan dibawa oleh pimpinana dalam
melakukan perjalanan dinas. Memahaimi macam-macam perjalanan dinas.

B. Relevansi

Dalam era saat ini kemajun teknologi semakin cangkih kita dapat melakukan pengecekan
tiket dengan mudah dan cepat, namun sekretaris sebelum malukan itu perlu melakukan halhal
procedural. Perjalanan dinas para pimpinna biasa biasa dilakukan karena kepentingan anatar lain,
pelaksanaan pengawasan dikantor cabang, seminar, diklat, tender, janji pertemuan, penjajakan
kerjsamamenghadiri acara seremonial, kegiatn social dan berbagai kegiatan lainnya. Dengan
bantuan seorang sekretaris maka pimpinan tidak perlu merasakan kerepotan mempersipakan
sendiri oleh karena itu sekretaris harus mempunyai ilmu dan keterampilan dalam mengatur
perjalanan dinas pimpinan. Mulai dari keberangkatan, akomodasi, penginapan, sampai
kepulangan.

C. Capain Pembelajaran

Mahasiswa mampu mengidentifikasikan perjalanan dinas pimpinan.

Dalam merencanakan perjalanan pimpinan, pertama-tama yang harus dilakukan adalah

meninjau peraturan-peraturan organisasi di mana sekretaris bekerja tentang perjalanan.
Peraturan-peraturan yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1. Siapa yang bertanggung jawab dalam halini

2. Pesawat terbang dan hotel mana yang biasa dipakai, bagaimana prosedurnya

3. Bagaimana cara pembayaran tiketnya

4. Berapa jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan untuk melakukan
perjalana dinas

28
5. Bagaimana cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan dan sebagainya.

BAB 8 TATA CARA PENYELENGGARAAN RAPAT

A. Deskripsi Singkat Bab 8

Pada bagian bab ini akan dibahas mengenai tata cara penyelenggaraan rapat karena
kegiatan rapat pasti akan dialami oleh sekretaris sebelum itu akan dibahas menganai definisi
rapat, dan tujuan rapat. Macam-macam rapat yang sering diselenggarakan oleh perusahaan dalam
kegiatan perkantoran. Tugas seorang sekretaris dalam mempersiapkan rapat mulai dari
mempersiapkan undangan, jumlah peserta, menyusun agenda rapat, tempat pertemuan rapat,
menyusun materi pimpinan untuk rapat, menyusun notula. Selain itu peran sekretaris dalam rapat
adalah sebagai notulis akan dibahas mengenai sayart menjadi nutulis, fungsi notula, isi notula,
tujuan pembuatan notula.

B. Relevasi

Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung yang digunakan pimpinan untuk
mendelegasikan tugas, atau memberikakn informasi terkait dengan perusahaan terhadap stafnya
dan seluruh stakeholder. Rapat memerlukan sekretaris yang terampil oleh karena itu
keterampilan mahasiswa akan dilatih sehingga dapat mempersiapkan rapat degan baik, merekam
pembicaraan didalmnya yang dituangkan dalam nutulen rapat. Sehingga sangat penting peran
dari sekreatrsi dalam mempersiapkan penyelanggaraan rapat karena untuk kemajuan perusahan
dan merealisasikn perencana untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Jika terjun dalam
masyarakat maka dapat mempersipakan rapat denagn baik, dapat berbicara dalam forum,
menjadi pembawa acara, hingga dapat memimpin rapat dengan baik sistematis dan benar.

C. Capain Pembelajaran

Mahasiswa mampu mempraktekkan penyelenggaraan rapat sesuai dengan prosedur yang

biak dan benar.

Salah satu tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan mempersiapkan rapat,
baik yang diadakan di kantor maupun organisasi luar lainnya.rapa secar umum dapat diartikan

29
sebagai pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok untu membicarakan atau membahas
suatu hal atau masalah.

Menurut Durotul Yatimah (2009:99) secara umum tujuan penyelnggaraan rapat adalah
sebagai berikut :

1. Memecahkan masalah

2. Menyampikan informasi

3. Mendorong peserta rapat untuk berpartisipasi pada masalah yang dikemukakan

4. Menciptakan koordinasi yang baik.

BAB 9 PENGELOLAAN KAS KECIL

A. Deskripsi Singkat Bab 9

Pada bahasan kali ini akan dipaparakan materi tentang penangan buku kas kecil yang
dapat dilakukan oleh seorang sekretaris tanpa merepotkan staf bagaian keuangan untuk
keperluan rutin pimpinan. Selain itu akan dibahas mengenai metode pengelolaan kas kecil yang
biasa digunakan perusahaan. Sekretaris juga harus memahami pengedaan kas kecil, pengelolaan,
perlengkapan sampai membuta laporan keuangan kas kecil. Laporan keuangan kas kecil dibuat
sesuai dengan peraturan yang berlaku dalam perusahaan. Namun akan dijelaskan metode yang
biasa digunakan dalam perusahaan yaitu metode Imprest Fund Method (saldo rekening tetap)
dan Fluctuation Fund Method (saldo rekening ttidak tetap)

B. Relevansi

Keuangan merupakan bagian yang sangat sensitive oleh karena itu setiap individu pasti
menginginkan pengelolaan dan penyimpanan keuangnn dengan biak dan tepat agar tidak terjadi
pemborosan dan dapat diketahui pengeluran dengan kebutuhan. Sehingga pengelolaan kas kecil
sangat dibutuhkan karena dapat juga berdapampak positif bagi kehidupan sehari-hari dalam
mengelola keuangan dan mengatur pengeluran sesuai dengan kebutuhan sehingga terhindar dari
pemborosan. Hal ini juga dimaksudkan agar tidak terjadi “besar pasak daripada tiang” atau
pengeluaran lebih besar dari pada pendapatan. Ketelitian dan tanggung jawab sangat diperlukan

30
karena terkait dengan keakuratan perhitungan uang. Untuk meminimalisir dan menghindari
kejadian tersebut maka diperlukan ilmu dan keterampilan dalam mengelola keuangan yang
dimulai dari kas kecil.

C. Capain Pembelajaran

Mahasiswa mampu mengaplikasikan pengelolaan kas kecil dengan tepat dan teliti.

Keuangan merupakan suatu hal yang sangat sensitive namun sangat menentukan untuk
kemajuan suatu perusahaan oleh karena itu perlu adanya pengelolaan yang baik dan benar agar
perusahaan tidak mendapatkan kerugian. Ada pengeluaran ritun pimpinan yang harus ditangani
oleh seorang sekretaris dan mengurus pembayaran rutin keperluan pimpinan. Seperti pembelian
alat tulis kantor, perlengkapan kantor, pembayaran telegram, listrik, telepon, langganan surta
kabar, pembayaran internet, angket penjualan, dan sumbangan-sumbangan serta keperluan
pribadi pimpinan. Diantra pos pengeluaran tersebut, ada yang disebut dana kas kecil (Petty
Cash).

Kas kecil adalah sejumlah uang tunai yang disediakan untuk membayar keperluan
pimpinan atau bagian di kantor yang jumlahnya relative kecil, sehingga mendukung kelancaran
kegiatan pimpinan. Kas kecil merupakan uang yang disediakan untuk membayar pengeluaran-
pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek, dan kas
kecil dipisahkan dari kas besar dan diserahkan kepada seorang kasir kas kecil, yang akan
mempertanggungjawabkan setiap pengeluaran. Adapun pemengang kas kecil bisa diserahkan
kepada staf yang ada di unit-unit kerja.

Kas kecil ini biasa disimpan di dalam cash register, dan besarnya jumlah kas kecil
berdasarkan kebutuhan atau pengeluaran yang sifatnya relatif tetap dari masing-masing unit kerja
dalam jangka waktu tertentu.

Sekretaris harus mengatur dan membuat catatan keuangan atas segala pengeluaran kas
kecil sebagai bahan pertanggungjawaban keuangan untuk dibukukan oleh bagian keuangan
perusahaan. Setiap uang yang keluar dari kas kecil harus memiliki bukti pengeluaran yang dapat
dipertanggungjawabkan dan sah menurut hukum. Sekretaris tugasnya mengumpulkan bukti-bukti
transaksi tersebut yang disertai kwitansi atau nota pembayaran, dan pada akhir bulan membuat

31
laporan kas kecil. Setelah itu barulah bagian keuangan membukukan laporan itu kedalam buku
kas perusahaan. Untuk sementara menjelang laporan petty cash dikirimkan oleh sekretaris,
bagian keuangan mencatat pengeluaran itu dalm pembukuannya bukan sebagai pengeluaran yang
sebenarnya (bon sementara) yang akan dipertanggung jawabkan pada akhir bulan. Jadi tugas
sekretarsi hanya melaksanakn pembukuan keuangan yang sederhana dan praktis saja.

Adapun Tujuan Dibentuknya Kas Kecil yaitu , untuk menangani masalah

perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantor biasanya
berdasarkan langkah-langkah berikut:

a. Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan

mendadak, yang tidak ekonomis, dan tidakpraktis.

b. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada
pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contoh: Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan
untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan
pembayaran pengeluaran dengan cek.

c. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan
tidak terencana.

BAB 10 SEKRETARIS DALAM ERA GLOBALISASI

A. Deskripsi Singkat Bab 10

Pada bab 10 ini akan dibahas mengenai kemampuan seorang sekretaris dalam
menghadapi dunia globalisasi. Adapun bembahasannya atara lain yaitu mengenai keterampilan
yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris salah satunya adalah keterampilan berkomunikasi,
dengan cara memanfaatkan media komunikasi, selain itu akan dibahan mengenai kemampuan
seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan, dan memanfaatkan informasi untuk
berbagai hal yang terkait dengan pengetahuna dan pekerjaan. Seorang sekretaris harus mampu
bekerjasama dalam tim atau kelompok karena ini merupakan salah satu bentuk soft skill yang
harus dimiliki oleh seorang sekretaris, ketika bekerja mencapai suatu keberhasilan maka hal ini
tidak akan terlepas dari kerja sama yang baik antar pegawai atau staf dalam melaksnakan
tugasnya. Seorang sekretarsi juga harus mempunyai komitmen dalam melaksanakan tugas, serta

32
bertanggung jawab atas apa yang telah dikerjakannya. Seorang sekretaris harus cerdas dalam
memanfaatkan informasi dan teknologi guna menunjang pekerjaannya agar efektif dan efisien.

B. Relevansi

Menghadapi era globalisasi dan MEA (Masyarakat Ekonomi Asean) yang sudah didepan
mata maka kita harus mampu bertahan dalan bersaing untuk menujukan kinerja yang baik.
Ketika mkita menguasia infornasi dan tekhnologi denagn baik dan cerdas memanfaatkannya
maka dapat diibaratkan dunia dalam genggaman kita. Karena tekhnologi itu berkembang sangat
cepat sehingga kita juga harus mampu mengikuti dan mengimbanginya denagn cara belajar dan
berlatih jika tidak kita akan hilang ditela bumi. Kemampuan yang dimiliki oleh seorang sekrtaris
sebagai profesi yang multi talenta harus diimbangi dengan komitmen terhadap tugas yang telah
dijalankan. Selain itu dapat menanamkan soft skill dalam kehidupan sehari-hari. Maka dengan
begitu seorang dapat menghadapi tantangan globalisasi dengan bijak.

C. Capaian Pembelajaran

Mahasiswa mampu membentuk sekretaris yang handal di Era Globalisasi

Keberadaan sekretaris cukup penting bagi sebuah perusahaan. Tanpa adanya sekretaris,
pimpinan perusahaan akan sulit fokus pada pekerjaan-pekerjaan besar sebagai seorang pemimpin
sehingga harus ada sekretaris yang bisa mengurusi berbagai keperluan “Kecil” sang pemimpin.

Tugas dari Sekretaris perusahaan tidak hanya melakukan pekerjaan yang bersifat rutin,
insidental maupun kreatif akan tetapi tugas-tugas ini harus di imbangi berkembangnya
pengetahuan dan keterampilan yang ditunjukkan dengan proses belajar yang terus-menerus.
Kedudukan Sekretaris di era globalisasi tidak lagi bertugas menjalankan kegiatan yang bersifat
clerial saja akan tetapi di perusahaan besar seorang Sekretaris berkedudukan sejajar dengan
pimpinan.

Sekretaris sebagai seseorang yang mampu menjaga rahasia perusahaan maka di tuntut
melakukan pencapaian profesional dan ferfomansi kerjanya.

Dalam era globalisasi fungsi dan peran sekretaris sangat dibutuhkan oleh manajer. Untuk
menghadapi tugasnya seorang sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang tidak mudah.

33
 BAB III
PEMBAHASAN
Kritikan Buku
a. Desain cover kedua buku berbeda, untuk cover buku utama lebih sederhana dibandingkan
dengan cover buku pembanding yang lebih menarik perhatian pembaca.
b. Daftar isi pada kedua buku cukup jelas, namun pada buku pembanding, tidak menyertakan
halaman untuk setiap bab, sub-bab, serta penjelasan.
c. Keterkaitan judul kedua buku yang saya baca mencakup beberapa isi sudah baik dan
maksimal, dalam artian judul buku sudah mewakili hal penting yang akan disampaikan
dalam isi buku maupun dalam pemaparan materi
d. Mengenai kelengkapan isi buku, pembaca menemukan kelemahan pada buku kedua yaitu
merupakan buku pembanding. Dimana dalam buku tersebut masih terdapat banyak
kekurangan, seperti penulisan kata dan kalimat yang berantakan sehingga, akan
menimbulkan kesalahpahaman bagi yang membaca, mendapatkan informasi yang salah.
e. Pada kedua buku, hanya buku kedua atau buku pembanding saja yang menyertakan evaluasi
pada setiap akhir bab pembelajaran, yang dimana gunanya adalah untuk mengukur
kemampuan pencapaian kompetensi pembaca.
f. Pada poin-poin tertentu masing masing buku membahas tentang kearsipan, surat dan
manajemen rapat.

34
 BAB IV
PENUTUP
Kesimpulan
Buku ini layak dibaca karena didalamnya memuat ilmu pendidikan yang sangat
bermanfaat untuk menunjang kelancaran pembelajaran serta memperkuat pemahaman dalam
bidang ilmu pengetahuan Kesekretarisan.

Buku ini sangat memenuhi kebutuhan para Kesekretarisan yang mana di dalamnya
disinggung tentang manajemen kantor dan erat dikaitkan dengan ilmu administrasi kantor, baik
itu kalangan mahasiswa , calon guru dan bahkan guru sekalipun terutama bagi mereka mereka
yang ingin meningkatkan profesional dalam hal pendidikan dan pengajaran, ketiga buku yang
pembaca bahas adalah buku buku yang sifatnya sudah umum dan menyeluruh dipelajari,
sehingga memungkinkan banyak keuntungan yang diperoleh dengan memahami kedua buku ini
selain untuk pengetahuan juga menambah wawasan tentang dunia surat menyurat bahasa
Perkantoran secara materi dan bagaimana peran seorang sekretaris profesional.

Sebagai pengkaji ulang, penulis menyarankan buku utama sebagai bahan bacaan yang
lebih relevan dan mutu yang terjamin, namun untuk mendapatkan ilmu tambahan, kita sebagai
pembaca juga bisa membaca bagian penting dan utama serta evaluasi dari buku pembanding
ataupun buku kedua.

35