KOMUNIKASI KANTOR

A. Pengertian Komunikasi Kantor

Komunikasi kantor adalah proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak lain,
yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor. Komunikasi ini dapat dilakukan
secara lisan (langsung maupun dengan alat komunikasi), maupun dalam bentuk tulisan.

Komunikasi kantor dapat dibedakan atas:

1. Komunikasi internal, yaitu komunikasi yang terjadi di didalam dan diantara anggota
organisasi yang bersangkutan. Komunikasi internal ini terdiri atas beberapa bentuk,
-Pertama, komunikasi vertikal, yaitu komunikasi yang tejadi antara atasan dengan
bawahan dan komunikasi tersebut mengandung perintah dari atasan kepada bawahannya.
Komunikasi ini disebut juga komunikasi fungsi.
-Kedua, adalah komunikasi yang tidak mengandung perintah, tetapi bersifat pengiriman
informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor. Komunikasi ini disebut dengan
komunikasi tata usaha.
-Ketiga, adalah komunikasi pribadi, yaitu komunikasi diantara individu dalam organisasi,
tetapi tidak berkaitan langsung dengan pekerjaan kantor.
2. Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang dilakukan oleh para pegawai kantor
dengan pihak lain di luar kantornya. Misalnya antara staf kantor dengan klien.
3. Kemampuan berkomunikasi secara efektif sangat diperlukan oleh setiap pegawai di
kantor Notaris, karena melalui komunikasi yang efektif tersebut, dapat dengan mudah,
cepat, dan tepat dapat dimengerti maksud dan tujuan seorang klien yang datang, dan
menimbulkan kepuasan bagi klien yang bersangkutan.

B. Proses Komunikasi

Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan. Komunikasi

merupakan proses yang dinamis dan timbal balik yang dapat digambarkan sebagai berikut
:

a. Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk membaginya

b. Pengirim menjadikan ide dengan memutuskan bentuk pesan (tulisan, ekspresi wajah,
isyarat gerak), panjang, organisasi, nada, dan tipe yang semuanya tergantung pada ide,
 audiensi, pembawaan diri maupun mood pengirim.
c. Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi dan media yagn
tergantung pada pesan, lokasi audiens, kebutuhan akan kecepatan diterima dan formalitas
yang dibutuhkan.
d. Penerima mendapatkan pesan. Agar komunikasi terjadi, penerima harus mendapatkan
pesan.
e. Penerima menguraikan pesan, dengan memahami pesan yang disampaikan dan
menyampaikannya di pikirannya. Jika telah memahami dengan benar pesan yang
disampaikan, dengan arti yang sama sesuai dengan yang dimaksud pengirim.
f. Penerima memberikan feedback yang memungkinkan pengirim mengevaluasi efektivitas
dari pesan.

Proses komunikasi dapat pula dibedakan menjadi :

1. Hubungan tegak (vertikal) ialah proses penyampaian suatu warta dari pihak pimpinan
kepada para karyawan (vertikal ke bawah) maupun dari pihak bawahan kepada
pimpinan (vertikal ke atas).
 2. Hubungan datar (horizontal) adalah hubungan diantara para pejabat atau satuan pada
tingkat jenjang organisasi yang kurang lebih sederajat.

Komunikasi tersebut biasanya dilakukan dalam bentuk:

1. Pemberian perintah, instruksi dan petunjuk

2. Informasi atau pengarahan
3. Ceramah
4. Teguran
5. Penjelasan

Selain komunikasi internal dalam Organisasi/Perusahaan Terdapat pula komunikasi

kepada pihak eksternal yakni :

Komunikasi dari Organisasi/Perusahaan kepada khalayak

Komunikasi dari Organisasi/Perusahaan kepada khalayak dapat melalui seperti:

 Majalah organisasi
 Press release
 Artikel surat kabar dan majalah
 Pidato radio
 Film dokumenter
 Brosur

Komunikasi dari khalayak kepada organisasi

Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari
kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.

Klasifikasi media komunikasi kantor menjadi:

1. Sistem komunikasi tulisan (writen communication)

2. Sistem komunikasi lisan (oral communication)
3. Sistem mekanis (mechanical system)
4. Sistem panggilan tugas (staff location system)
C. Unsur Unsur Komunikasi

1. Sumber
Sumber adalah dasar yang digunakan dalam penyampaian pesan dan digunakan dalam
rangka memperkuat pesan itu sendiri. Sumber dapat berupa orang, lembaga, buku,
dokumen dan sejenisnya.

2. Komunikator
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu:
– Penampilan
Khusus dalam komunikasi tatap muka atau yang menggunakan media pandang dengan
audio visual, seorang komunikator harus menyesuaikan diri dengan lingkungan dan
komunikan. Penampilan ini sesuai dengan tata krama dengan memperhatikan keadaan,
waktu dan tempat.
– Penguasaan masalah
Seseorang yang tampil atau ditampilkan sebagai komunikator haruslah betul- betul
menguasai masalahnya. Apabila tidak, maka setelah proses komunikasi berlangsung akan
menimbulkan ketidakpercayaan terhadap komunikator dan akhirnya terhadap pesan itu
sendiri yang akan menghambat terhadap efektivitas komunikasi.
-Penguasaan bahasa
Komunikator harus menguasai bahasa dengan baik. Bahasa ini adalah bahasa yang
digunakan dan dapat dipahami oleh komunikan. Penguasaan bahasa akan sangat
membantu menjelaskan pesan- pesan apa yang ingin kita sampaikan kepada audience.

3. Pesan
Pesan adalah keseluruhan dari apa yang disampaikan oleh komunikator. Pesan ini
mempunyai inti pesan yang sebenarnya menjadi pengarah di dalam usaha mencoba
mengubah sikap dan tingkah laku komunikan. Pesan dapat secara panjang lebar
mengupas berbagai segi, namun inti pesan dari komunikasi akan selalu mengarah kepada
tujuan akhir komunikasi itu.

4. Channel/ Saluran
Channel adalah saluran penyampaian pesan, biasa juga disebut dengan media. Media
komunikasi dapat dikategorikan dalam dua bagian, yaitu media umum dan media massa.
Media umum adalah media yang dapat digunakan oleh segala bentuk komunikasi,
contohnya radio dan sebagainya. Media massa adalah media yang digunakan untuk
komunikasi massa, misalnya televisi.

5. Komunikasi
Komunikasi dapat digolongkan menjadi 3 jenis, yaitu
1) personal
2) kelompok, dan
3) massa

Dari segi sasarannya, komunikasi ditujukan atau diarahkan kedalam komunikasi personal,
komunikasi kelompok dan komunikasi massa.

6. Efek
Efek adalah hasil akhir dari suatu komunikasi, yaitu sikap dan tingkah laku orang, sesuai
atau tidak sesuai dengan yang kita inginkan. Apabila sikap dan tingkah laku orang lain itu
sesuai, maka komunikasi berhasil.

7. Faktor- faktor yang diperhatikan dalam proses komunikasi

1)Empat tahap proses komunikasi menurut Cutlip dan Center, yaitu:
– pengumpulan fakta
– Perencanaan
– Komunikasi
– Evaluasi

2)Prosedur mencapai effect yang dikehendaki menurut Wilbur Schraam, yaitu:

– Attention (perhatian)
– Interest (Kepentingan)
– Desire (Keinginan)
– Decision (Keputusan)
– Action (Tindakan)