Panduan Pengguna Workday

04. Topik: Mengajukan

Permintaan Karyawan Baru (Job
Requisition)

Untuk distribusi terbatas di lingkup karyawan internal

Sinarmas Agribusiness and Food – V.01.2018
Daftar Isi

Topik: Mengajukan Permintaan Karyawan Baru (Job Requisition) ..... 1

Mengajukan Permintaan Karyawan Baru (Job Requisition) ……………… 2

Memonitor Permintaan Karyawan Baru Melalui Recruitment

Dashboard ……………………………………………………………………………………… 6

Memberikan Penilaian Interview (Rating Interview) ……………………….. 7

 Topik: Mengajukan Permintaan Karyawan Baru
(Job Requisition)

Fungsi Job Requisition digunakan ketika ingin melakukan permintaan karyawan

baru untuk mengisi posisi kosong di dalam tim Anda.

Kapan dilaksanakan? Siapa yang terlibat? Mengapa Saya harus

Ketika Anda ingin mengisi posisi • Manager
kosong di tim Anda dan ingin • HR Partner
melakukan permintaan karyawan • Compensation Partner
• Recruiter
melakukannya?
Memudahkan Anda mengajukan dan
memonitor progres rekrutmen
kandidat untuk tim Anda

Alur Proses Permintaan Karyawan Baru

Compensation
Manager HR Partner Partner

Mengajukan Review Persetujuan

HR Partner akan meninjau Job

Manager mengajukan
permintaan karyawan baru
(“Job Requisition”)
Compensation Partner akan
Requisition yang dibuat oleh
meninjau proposal
Manager, kemudian membuat
kompensasi untuk calon
proposal paket kompensasi untuk
karyawan.
posisi tersebut.

Manager Manager Recruiter

Memberikan Penilaian Memonitor &

Penyeleksian Calon Karyawan
Interview Menginterview

Recruiter akan memproses Job

Manager menilai hasil Memonitor kandidat yang Requisition ini. Sebagai Manager,
interview melalui “Rating masuk dan menginterview Anda akan berinteraksi dengan
Interview” di Workday kandidat Primary Recruiter untuk
pemenuhan posisi yang dicari

Informasi Penting:
• Sebelum melakukan pengajuan permintaan karyawan baru, pastikan posisi tersebut sudah sesuai dengan
MPP (Man Power Planning) yang telah dibuat.
• Persetujuan permintaan karyawan baru (replacement/additional) dilakukan oleh HR Partner.
• Khusus permintaan karyawan baru (additional) level 17 ke atas, melalui persetujuan Executive Director.

1
Mengajukan Permintaan Karyawan Baru (Job Requisition)

Untuk mengajukan permintaan karyawan baru, pastikan Anda telah mendiskusikan

pengajuan tersebut kepada atasan Anda dan HRBP. Selanjutnya, dalam Workday ikuti
langkah-langkah sebagai berikut:
1. Akses modul “Recruiting” pada bagian “Applications”
2. Pada bagian “Actions”, klik “Create Job Requisition”

3. Pada “Create Job Requisition”, isi informasi

sebagai berikut:
a. Jika Anda sudah pernah membuat
pengajuan untuk posisi ini, cari posisi
tersebut di kolom “Copy Details from
Existing Job Requisition”. Jika belum
pernah, abaikan kolom ini
b. “Supervisory Organization” otomatis akan
terisi. Pastikan sesuai dengan
departemen/divisi Anda
c. Pada menu “Job Requisition”, pilih salah
satu dari 2 pilihan yang ada pada:
• Pilih “Create New Position” jika Anda
ingin membuat posisi baru,
• Pilih “For Existing Position” jika Anda
ingin mengisi posisi yang sudah ada
d. Pada menu “Worker Type”, pilih salah satu
dari 2 pilihan yang ada:
• Pilih “Employee” untuk semua jenis tipe
kekaryawanan (permanen atau kontrak)
e. Pilih “OK” OK

2
4. Pada bagian “Recruiting Information”, silahkan lengkapi informasi terkait proses rekrut sebagai
berikut: Pada “Recruiting Details”, klik tombol “pensil” untuk meng-edit informasi. Silahkan
lengkapi:
a. Pada “Number of Openings”, isi sesuai jumlah karyawan yang dibutuhkan (diisi hanya
untuk perekrutan karyawan posisi baru)
b. Pada “Reason”:
• Pilih “Recruiting Additional” untuk merekrut karyawan posisi baru, atau
• Pilih “Recruiting Replacement” untuk merekut karyawan posisi lama yang sudah
kosong
c. Pada “Replacement For”, cari nama karyawan lama yang ingin diganti dengan calon
karyawan baru. Abaikan kolom untuk perekrutan karyawan posisi baru.
d. Untuk “Recruiting Instruction”, pilih salah satu dari opsi berikut:
• Pilih “Post Externally” untuk memposting lowongan di External perusahaan, atau
• Pilih “Post Internally” untuk memposting lowongan di Internal perusahaan, atau
• Pilih “Post Internally and Externally” untuk memposting lowongan di external dan
internal perusahaan
• Pilih “Do Not Post” jika Anda memilih untuk tidak mempublikasikan lowongan ini.
e. Pada “Recruiting Start Date”, isi tanggal awal lowongan di posting
f. Pada “Target Hire Date” , isi target tanggal yang diinginkan untuk karyawan baru masuk
kerja
g. Pada “Target End Date”, isi tanggal akhir kontrak (hanya berlaku untuk tipe karyawan
kontrak)
h. Note : Target End Date harus setelah Target Hire Date
i. Klik tombol “Centang” pada pojok kanan atas untuk menyimpan informasi yang telah
diisi. Periksa kembali informasi yang telah Anda isi.
j. Selanjutnya, pilih tombol “Next” Next

5. Pada bagian “Job”, silahkan lengkapi informasi terkait detil posisi sebagai berikut: Pada bagian
“Job Details” klik gambar “pensil” untuk meng-edit informasi, silahkan lengkapi:
a. Isi terlebih dahulu bagian “Job Profile”. Pada bagian ini, cari posisi yang Anda ingin rekrut.
Pilih sesuai dengan Job Profile yang tersedia.) Dengan mengisi job “Job Profile”, maka
bagian “Job Description Summary” dan “Job Description” akan secara otomatis terisi.
Baca kembali dan pastikan informasi pada kedua bagian tersebut sesuai dengan detil
posisi yang Anda cari.
b. Pada “Job Posting Title”, isi sesuai nama posisi yang ingin dimunculkan di Situs Pencarian
Kerja (Career Website)
c. Justification (diisi jika ada)
d. Additional Job Description (diisi jika ada)
e. Job Families for Job Profile (otomatis terisi)
f. Pada “Worker Sub-Type”, silahkah pilih salah satu sesuai dengan tipe karyawan sebagai
berikut:
• Pilih “Contract”, jika ingin merekrut karyawan kontrak
• Pilih “Expatriate”, jika ingin merekrut seorang ekspatriat/warga negara asing
• Pilih “Post Retirement”, jika ingin merekrut karyawan pensiun
• Pilih “Regular”, jika ingin merekrut karyawan permanen (probation)
• Pilih “Trainee”, jika ingin merekrut trainee/graduate trainee

3
 g. Pada Time Type, silahkah pilih sesuai dengan tipe pekerjaan sebagai berikut:
• Pilih “Full time”, jika ingin merekrut karyawan waktu penuh
• Pilih “Part time”, jika ingin merekrut karyawan paruh waktu
h. Pada Primary Location, silahkah pilih sesuai dengan lokasi penugasan. Kemudian Primay
Job Posting Location akan terisi secara otomatis
i. Pada Additional Locations, silahkah diisi sesuai lokasi kerja tambahan posisi tersebut.
Abaikan jika tidak ada lokasi tambahan untuk posisi tersebut
j. Selanjutnya, pilih tombol “Next” Next

6. Abaikan bagian “Qualifications” (diisi jika ada). Pilih tombol “Next” Next

7. Pada bagian “Organizations”, silahkan lengkapi informasi terkait detil posisi sebagai berikut:
a. Pada “Company”, klik gambar “pensil” untuk meng-edit. Cari dan pilih Company sesuai
dengan PT tempat posisi tersebut bekerja. Klik tombol “centang” untuk menyimpan
informasi
b. Pada “Cost Center”, klik gambar “pensil” untuk meng-edit. Cari dan pilih sesuai dengan
Cost Center department. Klik tombol “centang” untuk menyimpan informasi
c. Pada “Region” klik gambar “pensil” untuk meng-edit. Cari dan pilih Region sesuai dengan
dimana posisi tersebut bekerja. Klik tombol “centang” untuk menyimpan informasi
d. Selanjutnya, pilih tombol “Next” Next

8. Pada bagian “Attachments”, Anda dapat mengunggah dokumen pendukung yang dibutuhkan
terkait dengan permintaan karyawan. Jika tidak ada, pilih tombol “Next” Next

9. Pada bagian “Summary” Anda dapat melihat rangkuman lengkap dari informasi-informasi yang
telah Anda masukkan sebelumnya. Pastikan data-data yang tertera sesuai dengan data
permintaan karyawan Anda. Tambahkan komentar pada kolom “Enter your comment” jika
diperlukan.
10. Klik tombol “Submit” Submit jika ingin memproses data-data di atas yang sudah Anda input,
jika Anda ingin menyimpannya terlebih dahulu di dalam sistem, silahkan klik tombol “Save for
Later” Save for Later , jika Anda ingin membatalkan, silahkan klik tombol “Cancel” Cancel

11. Pengajuan permohonan karyawan Anda melalui Workday selesai. Untuk memonitor status
proses pengejuan permohonan karyawan baru Anda, klik “Details and Process” .
12. Lalu pilih “Process” . Pada bagian ini dapat melihat status proses pengajuan Anda. Lebih
lanjut, Anda dapat memonitor proses-proses selanjutnya dengan meng-klik Remaining Process

Contohnya sebagai berikut:

4
 Dalam contoh di atas, dapat dilihat proses (“Step”), peran (“Group”), dan siapa (“Person”) yang
terlibat untuk proses berikutnya:

• HR Partner akan mereview permohonan karyawan baru Anda dan menyetujui

permohonan tersebut

• HR Partner mengajukan proposal kompensasi (“Request Requisition Compensation”)

untuk posisi tersebut seperti gaji, insentif kinerja, tunjangan, dan lain-lain.

• Pihak rekrutmen (“Recruiter”) akan melakukan pemilihan (“Assign Roles”) atas siapa yang
akan menjadi rekruter utama (“Primary Recruiter”) untuk pencarian karyawan posisi
kosong tim Anda

• Primary Recruiter akan menjadi orang yang berinteraksi lebih lanjut dengan Anda terkait
pemenuhan posisi yang dicari

12. Selanjutnya, Anda dan Primary Recruiter akan berinteraksi terkait penjadwalan interview
dengan kandidat dan melakukan interview

5
Memonitor Permintaan Karyawan Baru Melalui
Recruitment Dashboard

Anda dapat memonitor kandidat-kandidat yang ada pada masing-masing proses

rekrutmen melalui “Recruitment Dashboard”, melalui langkah-langkah berikut:
1. Manager dapat memonitor permintaan karyawan dapat mengakses modul
“Recruiting” pada bagian “Applications”

2. Pada bagian “Recent”, klik Posisi yang ingin Anda monitor, lalu Anda akan
dilanjutkan ke halaman dasbor rekrutmen seperti contoh di bawah:

Pada dasbor di atas, Anda dapat melihat jumlah kandidat pada masing-masing
proses rekrutmen “Candidates by Active Stage” dan sumber kandidat “Candidates
by Source” (contoh: dari referensi, LinkedIn, dsb.) Anda dapat mengklik masing-
masing proses untuk melihat daftar dan detil kandidat pada proses yang ada

6
Memberikan Penilaian Interview (Rating Interview)

Setelah Anda menginterview kandidat, selanjutnya Anda perlu memberikan penilaian

Untuk memberi penilaian interview. Untuk melakukannya, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pada dasbor rekrutmen, pilih tab

“Candidates” Candidates . Di halaman ini, Anda Informasi Tambahan:
dapat melihat semua kandidat yang ada (klik
“All Active Candidates”), menunggu tindakan Pada halaman Candidates,
Anda dapat melihat hasil tes
(klik “Awaiting Action”), dan tidak memenuhi
dan assessment kandidat
syarat (klik “Inactive Candidates”) yang dilakukan oleh rekruter
dengan cara: klik nama
kandidat pada kolom
kandidat klik tab Screening
2. Pada halaman utama Review Candidates, pilih  klik Assessments.
tombol “Interview Candidate”
pada kolom “Awaiting Me” Untuk mengunduh hasil
psikotes kandidat Anda:
Klik tab Attachments  klik
3. Pada bagian Rating, silahkan pilih sesuai dokumen terkait yang tertera
dengan penilaian kandidat, sebagai berikut: pada kolom Uploaded
• Pilih sangat direkomendasikan (“3 – Document.
Highly Recommended”), jika ingin
melanjutkan proses rekrutmen dengan
kandidat tersebut
• Pilih direkomendasikan dengan komen (“2 – Recommended with Comments”),
jika ingin melanjutkan proses rekrutmen dengan kandidat tersebut, namun ada
hal terkait kandidat tersebut yang perlu dikomentari
• Pilih tidak direkomendasikan (“1 – Not Recommended”), jika tidak ingin
melanjutkan proses rekrutmen dengan kandidat tersebut

4. Pada bagian “Comment”, silahkan isi komentar Anda tentang kandidat tersebut
(contoh: “Kandidat sangat fit untuk posisi [nama posisi]”)

5. Klik tombol “Submit” Submit , jika Anda ingin memproses data-data di atas yang
sudah Anda input, jika Anda ingin menyimpannya terlebih dahulu di dalam sistem,
silahkan klik tombol “Save for Later” Save for Later , jika Anda ingin membatalkan,
silahkan klik tombol “Cancel” Cancel

6. Selanjutnya pilih “Interview Decision” Interview Decision untuk melanjutkan ke halaman

kandidat untuk menentukan keputusan interview. Di halaman ini Anda dapat
melihat kembali data kandidat

7
7. Pada halaman kandidat tersebut, silahkan pilih sesuai dengan opsi sebagai berikut:
• Pilih “Move Forward” Move Forward jika ingin melanjutkan proses rekrutmen
dengan kandidat tersebut, lalu silahkan pilih:
o “Recruiter Schedule Additional Interview” untuk meminta rekruter
melakukan penjadwalan interview tambahan
o “Manager Schedule Interview” untuk mengatur sendiri penjadwalan
interview tambahan
o “Request Information and Reference” memintakan informasi untuk cek
referensi
o “External Offer” untuk meminta recruiter mengajukan penawaran kerja
terhadap kandidat ini. atau
• Pilih “Decline” Decline jika ingin menolak kandidat tersebut

8. Penilaian interview (“Rating Interview”) selesai. Lakukan langkah 1-7 untuk

kandidat-kandidat yang lain (jika ada)