PERTEMUAN KE 10
Pengertian Pengisian Jabatan
Pengertian Pengisian jabatan atau staffing adalah kegiatan untuk memperoleh karyawan yang
efektif yang akan mengisi jabatan-jabatan yang kosong di organisasi / perusahaan.
Pengisian jabatan ini bertujuan agar semua jabatan ada pejabatnya yang akan melaksanakan
tugas-tugas pada setiap jabatan, sehingga sasaran perusahaan dapat tercapai.

Fungsi pengisian jabatan atau fungsi staffing adalah kegiatan untuk memperoleh pegawai
yang efektif yang akan mengisi jabatan-jabatan yang kosong di organisasi perusahaan.
Fungsi pengisian jabatan ini bertujuan untuk menarik, menempatkan pegawai-pegawai
menurut jumlah, jenis, keahlian dan keterampilan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, agar
pegawai dapat bekerja efektif sehingga sasaran perusahaan tercapai.
Asas pengisian jabatan adalah penempatan orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat
dan penempatan orang yang tepat atau “the right man on the pace and the right man behind the
right gun”

Pokok-pokok masalah yang akan di uji pada fungsi ini, adalah:

œ Penempatan pegawai
œ Pengembangan pegawai
œ Pemindahan pegawai
œ Penilaian pegawai
œ Pemberhentian pegawai
œ Pensiunan pegawai

     Pengadaan Pegawai /Recruiting

Agar para pegawai dapat bekerja secara efektif, maka terlebih dahulu harus melakukan
analisa jabatan-uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (job specification).
Karena melalui cara ini, dapat di tarik orang-orang yang sesuai dengan kebutuhan yang
diinginkan perusahaan.
Dengan analisa jabatan-jabatan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan ini dapatlah
ditentukan jumlah pegawai yang dibutuhkan serta kualifikasi persyaratannya.
Analisa jabatan adalah menganalisa kegiatan-kegiatan/pekerjaan-pekerjaan apa saja yang
harus dilakukan pada satu jabatan, mengapa pekerjaan itu harus dilakukan dan bagaimana
melakukannya.
Dari hasil analisa jabatan ini, disusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
Uraian pekerjaan/job specification) adalah uraian persyaratan minimum pegawai yang
dapat memangku suatu jabatan tertentu, agar ia dapat bekerja secara efektif.
Bagaimana caranya melakukan fungsi pengisian jabatan agar diperoleh pegawai yang
efektif?
Untuk ini dilakukan proses pengisian jabatan melalui tahap-tahap kegiatan sebagai berikut:
1.    Recruiting/merekrut
2.    appraisal/menilai
3.    selection/seleksi
4.    promotion/promosi
5.    retirement/pengunduran diri
 Pengadaan pegawai/recruiting
1) Recruiting atau merekrut adalah mencari dan memperoleh pelamar-pelamar pekerjaan untuk
mengisi lowongan yang ada pada perusahaan.
Dalam merekrut perlu dilakukan hal-hal berikut:
a     Menentukan jumlah karyawan yang akan diterima dan persyaratan-persyaratan apa yang
diperlukan oleh perusahaan untuk pengisian lowongan pekerjaan
b     Menentukan syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh calon pegawai/pelamar yang
diperlukan perusahaan, misalnya jenis kelamin, daftar riwayat hidup, pendidikan, umur
dan kesediaan untuk ditempatkan dimana saja.
c     Menginformasikan kepada masyarakat/pasar tenaga kerja dengan memberitahukan
melalui media massa (surat kabar, TV, dan lain-lain) tentang lowongan kerja dan syarat-
syarat yang butuhkan untuk mengisi lowongan itu.
d     Menentukan batas waktu penerimaan lamaran serta alamat penerimaan lamaran/
e     Setelah perusahaan memperoleh pelamar-pelamar melalui surat lamaran, lamaran-
lamaran itu di administrasikan seperlunya.

2) Appraisal atau menilai, mengevaluasi adalah menilai surat-surat lamaran dengan cara
membandingkan antara hal-hal yang dimiliki pelamar dengan persyaratan yang telah
ditentukan perusahaan.
Pelamar yang memenuhi persyaratan dipanggil untuk mengikuti seleksi, sedangkan yang
tidak memenuhi persyaratan tidak dapat mengikuti seleksi

3)     Selection atau seleksi yaitu memilih dari antara para pelamar dari hasil penilaian.
Seleksi ini bermacam-macam atau bertingkat tingkat yaitu seleksi tertulis, wawancara, tes
psikologi, kesehatan, dan sebagainya.
Pelamar yang lulus seleksi di terima menjadi pegawai resmi, calon pegawai itu harus
melalui masa percobaan atau harus mengikuti pendidikan dan training atau latihan

4)     Promotion atau promosi berarti calon pegawai yang telah lulus dari masa percobaan,
pendidikan atau latihan diangkat secara resmi melalui surat keputusan jabatan yang harus
dilakukan.
Pangkat yang diperoleh, gaji dan jaminan-jaminan sosial lainnya yang akan diterimanya
ditetapkan.

5)    Retirement atau pengunduran diri adalah pemutusan hubungan kerja dengan pegawai
setelah ia bekerja untuk jangka waktu tertentu dan perusahaan pengunduran diri disebabkan
hal seperti permintaan pegawai di pecat perusahaan, kontrak selesai, pensiun, meninggal
dunia.
Pengunduran diri karena pensiun harus diurus pensiunannya, sedangkan dipecat harus diurus
pesangonnya

  Sumber Pegawai
Sebelum dilakukan penarikan pegawai harus terlebih dahulu ditetapkan sumber pegawai
yang akan mengisi lowongan kerja yang ada.
 Sumber pegawai dapat dari perusahaan itu sendiri (internal) dan dari luar perusahaan
(eksternal).
Internal: pegawai yang akan mengisi lowongan jabatan itu, di tarik dari pegawai yang telah ada
dalam perusahaan.
Mengisi jabatan pimpinan yang lowong lewat promosi ini mempunyai keuntungan sebagai
berikut:
œ Meningkatkan modal
œ Kegairahan kerja
œ Prestasi kerja
Eksternal: untuk mengisi lowongan jabatan, ditarik orang-orang dari luar perusahaan.
Sumber eksternal itu adalah:
œ Lembaga-lembaga pendidikan
œ Kantor penempatan tenaga kerja
œ Pasar tenaga kerja
œ Referensi dari karyawan yang ada
œ Referensi dari kawan manajer.

    Pengembangan Pegawai (Developing)

Pengembangan pegawai dimaksudkan untuk meningkatkan kelihaian dan keterampilan
pegawai, melalui pendidikan dan latihan.
Pendidikan meningkatkan keahlian teoritis, moral pegawai, sedangkan pelatihan bertujuan
untuk meningkatkan teknis pelaksanaan pekerjaan para pegawai.
Tujuan pengembangan pegawai adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pegawai.
Tanggung jawab pengembangan khususnya pada manajer personalia.

     Pemeliharaan Pegawai

Pemeliharaan pegawai perlu mendapat perhatian yang serius dari pimpinan perusahaan, supaya
perputaran (turn over) tingkat absensi karyawan dapat minimal.
Perputaran (turn over) adalah arus pegawai yang masuk dan keluar perusahaan.
Perputaran ini merupakan petunjuk kestabilan pegawai, semakin tinggi perputaran berarti
semakin sering terjadi pergantian pegawai.

Dasar promosi adalah:

1)      Senioritas yaitu promosi yang dilakukan pada lamanya pengalaman kerja seseorang. Orang
yang terlama bekerja dalam perusahaan mendapat prioritas pertama dalam tindakan promosi.
Kelemahan pertimbangan pengalaman sebagai dasar promosi adalah seseorang yang
kemampuannya sangat terbatas, tetapi karena sudah lama bekerja dipromosikan.
2)     Penilaian kecakapan (ability) yaitu seseorang dipromosikan berdasarkan penilaian
kecakapan, karena orang yang cakap. Ahli mendapat prioritas pertama untuk dipromosikan.
3)     Kombinasi senioritas dan kecakapan : setelah melihat kelemahan 1 dan 2 diatas, maka
orang lebih condong mendasarkan promosi atas kombinasi antara senioritas secara terpadu.

     Pemindahan Pegawai

Pemindahan pegawai dari satu jabatan ke jabatan lain bertujuan untuk memajukan pegawai
tersebut.
 Pemindahan pegawai ini dapat terjadi baik karena keinginan pegawai ataupun karena
keinginan atasan.
Keinginan pegawai untuk dipindahkan dari satu jabatan ke jabatan lainnya terutama karena
pegawai merasa tidak dapat bekerja sama dengan teman-temannya atau karena lingkungan
tempat ia bekerja kurang sesuai dengan keadaan fisiknya atau keinginannya.
Keinginan atasan bahwa pegawai dipindahkan dari satu jabatan ke jabatan lainnya
dimaksudkan untuk menjamin kepercayaan pegawai bahwa tidak akan diberhentikan, karena
kurang cakap dalam jabatan yang lama.
Perlu diingat bahwa tidak setiap pemindahan pegawai dimaksudkan untuk memajukan
pegawai. Misalnya replacement transfer., temporary transfer.
Replacement transfer yaitu pemindahan pegawai yang sudah lama masa dinasnya ke
departemen yang lain dalam jabatan yang sama pula.
Temporary transfer yaitu pemindahan sementara pegawai untuk memangku jabatan orang
lain karena orang lain itu tidak hadir.

    Penilaian Pegawai

Penilaian ini harus dilakukan secara sistematis dan terus menerus.
Penilaian kecakapan adalah penilaian secara sistematis terhadap seorang pegawai oleh
atasannya atau oleh beberapa orang yang cakap, yang benar-benar menguasai tugas pegawai
yang akan dinilai.

Hal-hal yang dinilai bagi manajer adalah:

1)      Knowledge (pengetahuan umum)
2)      Cooperation (kerja sama)
3)      Dependability (dapat dipercaya)
4)      Quality (kualitas hasil pekerjaan)
5)      Judgment (pemecahan masalah)
6)      Initiatives (inisiatif)
7)      Quantity of work (kualitas hasil pekerjaan0
8)      Leadership (kepemimpinan)
9)      Planning and organizing (perencanaan dan perorganisasian)
10)  Health (kesehatan)

    Pemberhentian Pegawai

Pemberhentian berarti pemutusan hubungan kerja dengan pegawai. Pemberhentian
pegawai ada yang disebabkan permintaan sendiri, tetapi ada pula yang diberhentikan.

     Pensiunan Pegawai

Aturan pemensiunan pegawai dapat dipelajari dalam undang-undang bahwa yang dapat
dipensiunkan yaitu tidak bekerja karena sakit, yang di retooling. 

Pengertian Pengisian jabatan atau staffing adalah kegiatan untuk memperoleh karyawan yang
efektif yang akan mengisi jabatan-jabatan yang kosong di organisasi / perusahaan.
Pengisian jabatan ini bertujuan agar semua jabatan ada pejabatnya yang akan melaksanakan
tugas-tugas pada setiap jabatan, sehingga sasaran perusahaan dapat tercapai.
Ada 3 cara pengisian jabatan itu dilakukan ;-
Penarikan-
Seleksi-
Penempatan karyawan yang baik

Penarikan (Recruiting) adalah kegiatan pencarian dan mempengaruhi karyawan / tenaga kerja
agarmau melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong di perusahaan.
Maksud “mencari” adalah menetapkan sumber-sumber tenaga kerja yang akan di tarik

Asas pengisian jabatan ini adalah “penempatan orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat
dan penempatan orang-orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat.

Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi untuk
mendapatkan karyawan, baik kualitas maupun kuantitasnya sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.

Untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas kuantitasnya yang baik, sehingga efektif
mengerjakan tugas-tugasnya harus diadakan dengan cara analisis jabatan (jobanalisis), uraian
pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (job specification).
Analisis jabatan adalah menganalisis pekrjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan pada
suatu jabatan.
Manfaat analisis jabatan (job analisis) akan memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan,
standar pekerjaan, konteks pekerjaan, syarat-syarat karyawan (personelrequirement), prilaku
manusia dan alat-alat yang akan dipergunakan.

FUNGSI PENGISIAN JABATAN

 Fungsi pengisian jabatan (staffing) adalah kegiatan untuk memperoleh karyawan yang
efektif yang akan mengisi jabatan-jabatan kosong di organisasi perusahaan.
 Tujuannya agar semua jabatan ada pejabatnya yang akan melaksanakan tugas-tugas pada
setiap jabatan tersebut, sehingga sasaran perusahaan tercapai.
 Asasnya “The right man in the right place and the right man in the right job”
1. Pengadaan
 Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi
untuk mendapatkan karyawan, baik kualitas maupun kuantitasnya sesuai dengan
kebutuhan perusahaan.
 Analisis jabatan (jab analysis) adalah menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja
yang harus dilakukan pada suatu jabatan, mengapa pekerjaan itu dilakukan dan
bagaimana cara melakukannya. Hasil analisis jabatan ini adalah uraian pekerjaan
dan spesifikasi pekerjaan. Uraian pekerjaan adalah uraian mengenai tugas-tugas
dan tanggung jawab seorang pejabat pada suatu jabatan atau apa hak dan
kewajibannya. Spesifikasi pekerjaan adalah uraian syarat-syarat orang yang dapat
memangku suatu jabatan tertentu, agar ia dapat bekerja secara efektif.
 Dengan job analysis dapat diketahui:
1. Tugas dan tanggung jawab.
 2. Syarat-syarat tenaga kerja yang dapat mengisi lowongan pekerjaan yang kosong.
3. Jumlah karyawan yang dibutuhkan perusahaan.
4. dasar dan prosedur seleksi yang dilakukan.
5. Sumber-sumber tenaga kerja dan cara-cara penarikannya.
2. Penarikan (Recruiting)
 Penarikan adalah kegiatan mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau
melamar lowongan pekerjaan yang masih kosong di perusahaan.
 Sumber karyawan:
1. Sumber internal
Karyawan yang akan mengisi lowongan jabatan yang lowong, ditarik dari karyawan yang telah
ada dalam perusahaan. Penarikan dilakukan dengan cara “mutasi” atau transfer, baik sifatnya
vertical (promosi-demosi maupun horizontal (rotasi).
Demosi yaitu mutasi dengan cara penurunan pangkat atau jabatan seseorang karyawan.
Promosi adalah mutasi dengan menaikkan pangkat atau jabatan seseorang, sehingga authority
dan responsibility-nya semakin besar biasanya diikuti dengan kenaikan pendapatan.
Dasar-dasar promosi yaitu:
- Senioritas, yaitu promosi yang didasarkan pada lamanya pengalaman
kerja seorang karyawan.
- Ability (kecakapan), yaitu promosi yang didasarkan atas kecakapan
seseorang, yang kecakapannya lebih baik mendapat prioritas pertama
untuk dipromosikan.
- Kombinasi senioritas dan ability adalah promosi yang dilakukan
berdasarkan lamanya masa kerja dan tingkat pendidikan formal melalui
ujian kenaikan golongan.

Mutasi horizontal (rotasi) adalah pemindahan seorang karyawan dari suatu jabatan ke jabatan
lainnya, tetapi pangkatnya tetap, hanya pekerjaannya yang berbeda.
2. Sumber eksternal
Untuk mengisi loeongan jabatan yang kosong ditarik orang-orang dari luar perusahaan, yaitu:
- Lembaga pendidikan
- Kantor penempatan tenaga kerja
- Pusat tenaga kerja
- Nepotisme atau kawan-kawan karyawan.

3. Seleksi
 Seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar
yang diterima atau yang ditolak untuk menjadi karyawan
perusahaan itu.
 Dasar seleksi adalah job spesification dari perusahaan
bersangkutan.
 Metode seleksi:
- Metode nonilmiah
Seleksi yang dilaksanakan tidak didasarkan kepada criteria/standar atau spesifikasi kebutuhan
nyata pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan dan pengalaman saja.
- Metode Ilmiah
Seleksi yang didasarkan kepada ilmu pengetahuan dan kebutuhan nyata jabatan yang akan diisi
serta berpedoman kepada criteria spesifikasi dan standar-standar tertentu.
 Sistem seleksi:
- Succesive Hurdles
Sistem seleksi yang dilaksanakan berdasarkan urutan testing yakni jika peserta tidak lulus pada
suatu testing maka ia tidak boleh mengikuti testing berikutnya dan pelamar tersebut dinyatakan
gugur.
- Compensatory Approach
Sistem selesi yang dilakukan dimana peserta mengikuti seluruh testing, kemudian dihitung nilai
rata-rata hasil tesnya apakah mencapai standar atau tidak.
 Tingkat-tingkat seleksi:
- Seleksi tingkat pertama adalah seleksi yang dilakukan menurut prosedur
yang telah ditetapkan perusahaan bersangkutan dan jika lulus maka
pelamar dinyatakan diterima dengan status karyawan percobaan atau
calon pegawai (capeg)
- Seleksi tingkat kedua adalah seleksi yang dilakukan selama masa
percobaan (capeg) dengan cara mengamati dan menilai mental, perilaku,
kedisiplinan, dan kemampuan nyata calon karyawan dalam
menyelesaikan tugas-tugasnya.
- Seleksi tingkat ketiga adalah seleksi dengan mengikuti prajabatan atau
pelatihan, jika lulus maka calon karyawan diangkat menjadi karyawan
tetap.
 Penyeleksi
- Bagian urusan sumber daya manusia
- Pihak ketiga yang professional
- Kombinasi USDM dan pihak ketiga.
4. Penempatan
 Penempatan adalah kegiatan untuk menempatkan orang-orang yang telah lulus seleksi
pada jabatan-jabatan tertentu sesuai dengan uraian pekerjaan dan klasifikasi-
klasifikasi pekerjaan.
 Dalam penempatan karyawan baru ini dilakukan orientasi dan induksi.
 Orientasi artinya memberitahukan kepada karyawan baru tentang hak dan
kewajibannya, tugas dan tanggung jawabnya, peraturan-peraturan perusahaan, sejarah
dan struktur organisasi perusahaan serta memperkenalkannya kepada para karyawan
lama.
 Induksi adalah kegiatan untuk mempengaruhi tingkah laku karyawan baru yang telah
ditempatkan, agar ia menaati peraturan perusahaan dan norma-norma social yang
berlaku.
 c.    Pelatihan
        Pelatihan (training) karyawan perlu dilakukan untuk meningkatkan efesiensi dan
efektivitas kerjana. Pelatihan ini memerlukan biaya, tetapi biaya – biaya ini menjadi
investasi jangka panjang dibidang sumber daya manusia bagi perusahaan yang
bersangkutan. Pelatihan adalah proses peningkatan kemampuan teknis dan moral
kerja karyawan operasional sesuai dengan kebutuhan tugas-tugasnya.

5. Pemberhentian
  Pemberhentian (separation) adalah putusnya hubungan kerja seorang karyawan
dengan suatu perusahaan.
 Pemberhentian karyawan disebabkan oleh keinginan perusahaan, keinginan
karyawan, kontrak kerja habis, peraturan perburuhan, pensiun, dan atau meninggal
dunia.
 Labour turn-over (perputaran karyawan) adalah perbandingan antara masuk dan
berhentinya karyawan suatu perusahaan.
 Rumus T.O
T.O = (karyawan masuk-karyawan berhenti) X 100%
½ (karyawan awal + karyawan akhir)