BAB VI

PENYUSUNAN

Pada Bab VI ini akan dibahas pengertian penyususan dan menjelaskan masalah-masalh
pokok yang dikaji dalam fungsi penyusunan ini.

Tujuan Umum :

Mahasiswa diharapkan mengerti dan memahami arti penyusunan dan masalah-masalah

pokok yang dihadapi dalam fungsi penyususnsn (staffing).

Tujuan Khusus :
Dengan berakhirnya perkuliahaan ini mahasiswa diharapkan mampu :
 Menjelaskan pengertian daripada fungsi penyusunan (staffing)
 Menjelaskan pokok-pokok masalah yang dikaji dalam fungsi penyusunan
(staffing)

A. PENGERTIAN

Penyusunan jabatan (staffing) adalah kegiatan untuk memperoleh pegawai

yang efektif yang akan mengisi jabatan-jabatan yang kosong di organisasi.
Tujuannya adalah untuk menarik, menempatkan pegawai-pegawai menurut jumlah,
jenis, keahlian, dan keterampilan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Asas penyusunan jabatan adalah “Penempatan orang-orang yang tepat untuk

jabatan yang tepat”

Pokok-pokok masalah yang dikaji pada fungsi ini adalah :

Pengadaan pegawai
Sumber pegawai
Pengembangan pegawai
Pemeliharaan pegawai
Pemindahan pegawai
Penilaian pegawai
Pemberhentian pegawai
Pemensiunan pegawai

1
B. PENGADAAN PEGAWAI

Agar para pegawai bisa bekerja secara efektif, maka terlebih dahulu harus
mengadakan analisis jabatan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

Tahapan-tahapan di dalam pengadaan pegawai adalah :

1. Recruiting (merekrut)
2. Appraisal (menilai)
3. Selection (seleksi)
4. Promotion (promosi)
5. Retirement (pengunduran diri)

1. Recruiting atau merekrut

Adalah mencari dan memperoleh pelamar-pelamar pekerjaan untuk

mengisi lowongan yang ada pada perusahaan. Dalam merekrut perlu dilakukan
hal-hal sebagai berikut :

a. Menentukan jumlah karyawan yang akan diterima dan persyaratan-

persyaratan apa yang diperlukan.
b. Menginformasikan kepada masyarakat melalui media masa.
c. Menentikan batas waktu penerimaan.
d. Pengadministrasian lamaran yang masuk.

2. Appraisal atau penilaian

Adalah menilai surat-surat lamaran dengan cara membandingkan antara

hal-hal yang dimiliki pelamar dengan persyaratan yang telah ditentukan
perusahaan. Pelamar yang memenuhi persyaratan dipanggil untuk mengikuti
seleksi.

3. Selection atau seleksi

Memilih dari antara pelamar dari hasil penilaian. Seleksi ini bermacam-
macam atau bertingkat-tingkat yaitu tertulis, wawancara, psikologi, kesehatan
dan lainnya. Pelamar yang lulus diterima menjadi calon pegawai. Sebelum
mereka diangkat menjadi pegawai calon pegawai itu harus melalui masa
percobaan.

4. Promotion atau promosi

Calon pegawai yang telah lulus dari masa persobaan diangkat secara
resmi menjadi pegawai. Ditetapkan jabatan yang harus dilakukan, pangkat yang
diperoleh, gaji dan jaminan sosial yang akan diterimanya.

2
 5. Retirement atau pengunduran diri

Pemutusan hubungan kerja dengan pegawai setelah ia bekerja untuk

jangka waktu tertentu. Pengunduran diri disebabkan beberapa hal seperti
permintaan pegawai, pemecatan, kontrak selesai, pensiun, meninggal dunia.
Pengunduran diri karena pensiun harus diurus pensiunnya, sedangkan yang
dipecat harus diurus pesangonnya.

C. SUMBER PEGAWAI

Sebelum dilakukan penarikan pegawai, terlebih dahulu harus diketahui

sumber pegawai yang akan mengisi lowongan yang ada. Sumber pegawai dapat
dari perusahaan itu sendiri (internal) dan dari luar perusahaan (eksternal).

Internal : pegawai yang akan mengisi lowongan jabatan, ditarik dari pegawai yang
telah ada dalam perusahaan.

Eksternal : untuk mengisi jabatan ditarik dari orang-orang di luar perusahaan.

Sumber-sumber eksternal :

a. Lembaga-lembaga pendidikan.
b. Kantor penempatan tenaga kerja.
c. Bursa/pasar tenaga kerja.
d. Referensi dari karyawan yang ada.
e. Referensi dari kawan manajer.

D. PENGEMBANGAN PEGAWAI

Pengembangan pegawai dimaksudkan untuk meningkatkan keahlian dan

keterampilan pegawai, melalui pendidikan dan latihan. Pendidikan meningkatkan
keahlian, teoritir, moral pegawai, sedangkan latihan bertujuan untuk meningkatkan
keterampilan teknis pelaksanaan pekerjaan. Tujuan pengembangan pegawai adalah
untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pegawai.

Latihan dibedakan atas :

a. Latihan magang ( apprentice training )

Pegawai lama membantu pegawai baru selama jangka waktu tertentu sampai
tiba saatnya dipromosikan menjadi pegawai secara resmi.

b. Latihan kerja khas ( on the job training )

Dilakukan baik untuk pegawai lama maupun pegawai baru, khususnya bagi
mereka yang akan dipromosikan ke tingkat jabatan yang lebih tinggi. Latihan
bisa dilakukan baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan.

3
 Metode-metode yang dilakukan untuk latihan kerja khas biasanya adalah :

a. Berkuliah : latihan dilakukan dengan penatar yang berperan aktif, mengajarkan

para peserta pelatihan.
b. Konperensi : penatar dan peserta sama-sama berperan aktif. Tujuan yang
diharapkan adalah agar peserta terbiasa menerima pendapat orang lain dan
bagaimana kerjasama yang baik.
c. Rotasi jabatan : dengan cara mempekerjakan manajer tersebut pada bagian
perusahaan secara bergilir, sehingga ia mengetahui pekerjaan yang dilakukan
pada setiap bagian.
d. Kasus : penatar memberikan kpada peserta kasus dan setiap peserta diharuskan
mengambil keputusan atas kasus itu.
e. Proses insiden : hampir sama dengan metode kasus, perbedaannya terletak
dalam hal bahwa data problem yang disajikan tidak komplit, sehingga untuk
pemecahan problem tersebut peserta harus mencari data seperlunya. Tujuannya
agar peserta menyadari bahwa perusahaan yang akan dipimpinnya dipengaruhi
oleh lingkungan.

E. PEMELIHARAAN PEGAWAI

Pemeliharaan pegawai perlu mendapatkan perhatian yang serius dari

pimpinan perusahaan, supaya perputaran (turn over) tingkat bsensi karyawan dapat
minimal.

Supaya absensi dan perputaran pegawai rendah, manajer perusahaan harus

memperhatikan masalah pemeliharaan pegawai, menciptakan suasana kerja yang
baik, perlakuan yang baik, jaminan sosial yang lumayan serta penempatan dan
promosi yang baik pula.

Promosi adalah salah satu dorongan bagi para pegawai untuk menunjukkan
prestasi-prestasi yang besar. Tanpa kemungkinan promosi bagi pegawai yang cakap
akan menurunkan semangat kerjanya, menurunkan efisiensinya bahkan
menyebabkan keluarnya pegawai tersebut. Promosi hendaknya dilakukan secara
objective.

Dasar-dasar promosi adalah :

1. Senioritas : yaitu promosi yang didasarkan pada lamanya/pengalaman kerja

seorang pegawai. Orang yang terlama bekerja diprioritaskan untuk promosi
terlebih dahulu. Kelemahan dari dasar ini adalah seseorang yang
kemampuannya sangat terbatas, karena sudah lama bekerja dipromosikan.

2. Penilaian kecakapan (ability) : yaitu seseorang dipromosikan berdasarkan

kecakapan yang dimilikinya. Kelemahan dari dasar ini adalah sulitnya mencari
tolok ukur dari kecakapan itu sendiri.

4
 3. Kombinasi senioritas dan kecakapan : promosi dilakukan berdasarkan
lamanya bekerja pada perusahaan, ijazah pendidikan formal yang dimiliki dan
ujian kenaikan golongan. Jika lulus dalam ujian tersebut barulah yang
bersangkuran dipromosikan. Dasar promosi inilah yang paling objektif dan
yang paling sesuai dengan sasarannya.

F. PEMINDAHAN PEGAWAI

Pemindahan pegawai dari satu jabatan ke jabatan lain bertujuan untuk

memajukan pegawai tersebut. Pemindahan pegawai ini dapat terjadi karena
keinginan pegawai maupun keinginan atasan. Keinginan pegawai untuk
dipindahkan dari satu jabatan ke jabatan lainnya dikarenakan terutama pegawai
tersebut sudah tidak bisa bekerjasama dengan teman-temannya atau karena
lingkungan tempat ia bekerja kurang sesuai dengan keadaan fisiknya atau
keinginannya.

Keinginan atasan bahwa pegawai dipindahkan dari satu jabatan ke jabatan

lainnya dimaksudkan untuk menjamin kepercayaan pegawai bahwa mereka tidak
akan diberhentikan karena kurang cakap pada jabatan yang lama.

Perlu diingat bahwa setiap pemindahan pegawai dimaksudkan untuk

memajukan pegawai, misalnya replacement transfer atau temporary transfer.

Replacement transfer adalah pemindahan pegawai yang sudah lama masa

dinasnya ke departemen yang lain dalam jabatan yang sama. Temporary transfer
adalah pemindahan sementara pegawai untuk memangku jabatan orang lain, karena
orang lain itu tidak hadir.

G. PENILAIAN PEGAWAI

Penilaian pegawai harus dilakukan, karena hanya dengan penilaian ini dapat
diterapkan apakah seorang pegawai pantas dipromosikan atau tidak. Penilaian ini
harus dilakukan secara sistematis dan terus menerus. Penilaian kecakapan adalah
penilaian secara sistematis terhadap seorang pegawai oleh atasannya atau oleh
beberapa orang yang cakap yang benar-benar menguasai tugas pegawai yang akan
dinilai.

Hal-hal yang dinilai bagi pegawai operasional di bidang industri adalah :

a. Quality of work (kualitas hasil pekerjaan)

b. Quantity of work (kuantitas hasil pekerjaan)
c. Knowledge of job (pengetahuan akan bidangnya)
d. Depentability (dapat dipercaya)
e. Cooperation (kerjasama)
f. Adaptability (penyesuaian diri)
g. Attendance (kehadiran)
h. Persatility (pengetahuan serbaguna)
i. House keeping (pemeliharaan)

5
 j. Safety (keamanan)

Hal-hal yang dinilai bagi manajer (administrative management ) adalah :

a. Knowledge (pengetahuan umum)

b. Cooperation (kerjasama)
c. Depentability (dapat dipercaya)
d. Quality of work (kualitas hasil kerja)
e. Judgment (pemecahan masalah)
f. Initiative (inisiatif)
g. Quantity of work (kuantitas hasil pekerjaan)
h. Leadership (kepemimpinan)
i. Planning and organizing (perencanaan dan pengorganisasian)
j. Health (kesehatan)

H. PEMBERHENTIAN DAN PEMENSIUNAN PEGAWAI

Pemberhentian berarti pemutusan hubungan kerja dengan pegawai.

Pemberhentian pegawai ada yang disebabkan permintaan sendiri, tapi ada juga
yang diberhentikan oleh perusahaan. Pemberhentian pegawai oleh perusahaan
disebabkan oleh karena pegawai tersebut tidak bermanfaat/merugikan perusahaan
baik ditinjau dari sudur material maupun dari sudut moral. Dalam PHK ini harus
minta persetujuan P4D dan P4P.

Aturan pemensiunan pegawai dapat dipelajari dalam Undang-Undang Pensiun Pegawai

Negeri No. 20 Tahun 1952. Di situ dinyatakan bahwa yang dapat dipensiunkan adalah
pegawai yang : sudah tua, invalid, tidak dapat bekerja dalam jabatan apapun karena sakit,
yang diremajakan dan yang diretooling. Mereka ini masih dapat uang pensiun, sesuai
dengan peraturan yang ada.

Latihan :

1. Jelaskan pengertian penyusunan !

2. Jelaskan langkah-langkah yang harus saudara tempuh di dalam mengisi
kekosongan jabatan yang ada dalam perusahaan/lembaga yang saudara ketahui!
3. Jelaskan cara yang saudara tempuh untuk menjaga loyalitas pegawai di
perusahaan anda!
4. Apakah seorang pegawai/karyawan boleh diberhentikan secara semena-mena?
Jelaskan jawaban saudara!

Ringkasan :

1. Penyususnan jabatan (styaffing) adalah kegiatan untuk memperoleh pegawai yang

efektif yang akan mengisi jabatan-jabatan yang kosong di organisasi.
2. Pokok-pokok masalah yang dikaji dalam fungsi penyusunan adalah :
 Pengadaan pegawai
 Sumber pegawai

6
  Pengembangan pegawai
 Pemeliharaan pegawai
 Pemindahan pegawai
 Penilaian pegawai
 Pemberhentian pegawai
 Pemensiunan pegawai.

Bacaan Lanjutan :

1. Agus Subardi, Manajemen Pengantar, Edisi Revisi, 2009, UPP AMP YKPN,
Yogyakarta.
2. Heidjrachman Ranupandojo, Dasar-Dasar Manajemen, 2006, UPP AMP YKPN,
Yogyakarta.
3. HB Siswanto, Pengantar Manajemen, 2006, Bumi Aksara, Jakarta
4. Koontz H, C. O Donnel, Manajemen, 2008, Erlangga, Jakarta
5. Manullang, M, Dasar-Dasar Manajemen, 2006, Ghalia Indonesia, Jakarta.
6. Siagian H, Manajemen Suatu Pengantar, 2006, Alumni Bandung
7. Terry George, Principle Of Management, Alih Bahasa : Winardi, 2006, Alumni,
Bandung.
8. Winardi, Dasar-Dasar Ilmu Manajemen, 2003, Alumni, Bandung