PRINSIP STAFFING

A. DEFENISI

Staffing adalah penempatan personel yang diperlukan untuk

menyelesaikan tugas / pekerjaan setelah disusun struktur pekerjaan, dipahami

bidang-bidang pekerjaan yang akan dilakukan dan penempatan tenaga-tenaga

yang sesuai.

Staffing merupakan salah satu fungsi administrasi berupa penyusunan

personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja,

pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga kerja memberikan

daya guna yang maksimal bagi organisasi.

B. TUJUAN

1. Terwujudnya sinergitas pekerja sesuai dengan seluruh tugas dan

kewajibannya

2. Terwujudnya mekanisme kerja yang kooperatif, efektif dan terpadu

3. Memudahkan pekerja dengan keahlian pada bidang masing-masing

menyelesaikan tugasnya dengan baik

4. Mendorong pekerja untuk memberikan daya guna dan hasil guna yang

maksimal bagi organisasi

C. PRINSIP

Dalam staffing berlaku prinsip utama yaitu : “The Right Man in The

Right Place and Time” yang berarti bahwa setiap personel ditempatkan pada unit

kerja yang sesuai dengan keahlian dan kecakapannya, dengan demikian suatu

1
 perkerjaan/tugas dalam unit kerja dilakukan oleh orang yang tepat dan mendapat

hasil pekerjaan yang optimal.

Jika prinsip ini tidak diterapkan, dan menempatkan personel pada tugas

dan jenis pekerjaan yang bukan keahliannya, maka akan menghambat upaya

pencapaian tujuan administrasi itu sendiri, sebab hasil dari pekerjaan tersebut

cenderung kurang berdaya guna bagi organisasi.

Hal ini sering terjadi pada unit kerja yang kekurangan karyawan,

sehingga memaksa seorang karyawan membawahi dan mengerjakan beberapa

jenis pekerjaan yang bukan pada bidang keahliannya, atau bisa terjadi karena

menempatkan seseorang atas pendekatan nepotisme tanpa memperhatikan

keahlian orang tersebut, tindakan nepotisme ini tentu akan membuka peluang

kolusi dan korupsi yang berakibat buruk terhadap kemajuan unit organisasi kerja

itu sendiri.

D. TAHAPAN PROSES STAFFING

1. Perencanaan karyawan

Kegiatan ini dilaksanakan oleh bagian personalia dalam unit

organisasi kerja. Diawali dengan pendataan jumlah tenaga kerja yang

dibutuhkan, dan membuat susunan perencanaan proses rekruitmen

Rekruitmen karyawan dilakukan untuk menggantikan pekerja lama

yang telah berhenti dikarenakan pensiun, meninggal, mengundurkan diri

atau diberhentikan karena suatu kebijakan tertentu.

Pada organisasi pendidikan, penambahan dan rekruitmen jumlah

karyawan/tenaga pengajar juga disesuaikan dengan penambahan jumlah

pendaftaran peserta didik baru.

2
2. Pelaksanaan seleksi dan penarikan karyawan yang dibutuhkan

Dalam rekruitmen karyawan, terjadi tahapan pengumuman

pendaftaran, tahapan pendaftaran sesuai bidang yang dibutuhkan,

serangkaian tes/seleksi, dan pengumuman kelulusan. Para peserta yang lulus

seleksi akhir, dinyatakan sebagai karyawan baru yang siap berkontribusi pada

organisasi.

3. Penempatan

a. Proses penempatan/staffing

Setelah melihat potensi, keahlian dan kecakapan masing-masing

dari karyawan baru yang terpilih, kegiatan selanjutnya adalah

menempatkan mereka pada posisi dan jabatan yang sesuai dengan bidang

keahlian mereka.

Pada tahapan penempatan, karyawan juga diberikan arahan

tentang analisis tugas yang harus diselesaikan serta deskripsi jabatan (job

description), sehingga ketika sudah memasuki unit kerja dan memulai

suatu pekerjaan, karyawan mempunyai panduan dan acuan dalam bekerja

sesuai instruksi. Ia juga tidak akan bertindak sewenang-wenang

mengerjakan tanggungjawab yang harus dikerjakan oleh orang lain

karena sudah jelas job description-nya.

Agar penempatan karyawan tersebut tepat guna, berdaya guna,

dan berhasil guna, maka administrator dengan persetujuan pemimpin

3
 harus memperhatikan kesesuaian antara beban/jenis tugas yang akan

diberikan dengan kondisi kemampuan pelaksanaannya oleh karyawan,

sesuai dengan prinsip “the right man in the right place and time”.

b. Hal yang harus diperhatikan dalam penempatan staff

a) Jenis kelamin (pria dan wanita).

Tempatkan karyawan pada bidang yang tugas dan jenis

pekerjaannya sesuai dengan kodrati mereka, sebab tidak semua

pekerjaan dapat dilakukan oleh laki-laki dan perempuan.

Pekerjaan yang membutuhkan tenaga lebih utama ditempatkan

pekerja laki-laki daripada pekerja perempuan, dan pekerjaan yang

membutuhkan ketelitian umumnya lebih tepat dilakukan oleh pekerja

perempuan.

b) Latar belakang pendidikan / ijazah yang dimiliki

Posisi jabatan yang akan diberikan, disesuaikan dengan latar

belakang pendidikannya, baik dari segi tingkatan jenjang pendidikan

yang dimiliki sesuai ijazah, maupun jurusan yang dipilih pada waktu

menempuh pendidikan tersebut.

Misalnya, seorang sarjana teknik mesin dan sarjana pendidikan

pada suatu organisasi pendidikan tentu ditempatkan pada unit kerja

yang berbeda. Sarjana teknik ditempatkan pada unit teknisi dan

sarjana pendidikan ditempatkan pada unit pengajaran/pendidikan

sebagai tenaga pengajar.

c) Pengalaman kerja terutama yang diminati atau telah ditekuni

Dalam hal ini, pengalaman kerja menentukan kecakapan

seseorang pada bidangnya. Jika terdapat dua orang atau lebih

4
 karyawan yang memiliki tingkat pendidikan yang sama dengan

jurusan yang juga sama, untuk memilih siapa yang lebih berhak

ditempatkan pada jabatan tertentu, pengalaman kerja bisa dijadikan

pertimbangan oleh administrator atau pemimpin.

Pengalaman membuktikan bahwa seseorang tersebut sudah

terbiasa mengerjakan suatu pekerjaan, terbiasa menghadapi segala

permasalahan dan resiko kerja, serta lebih ahli dalam bidang

pekerjaan tersebut. Ia dapat dijadikan pemimpin dalam kelompok

kerjanya dibandingkan dengan karyawan lain yang baru lulus kuliah

dan tidak pernah bekerja sebelumnya.

d) Kesehatan fisik

Berhubungan dengan kuat atau tidaknya seorang pekerja

melakukan tugas yang diberikan. Dalam proses seleksi wawancara

dan pengisian data akan terindentifikasi riwayat kesehatan seorang

karyawan. Hal ini harus diperhatikan oleh seorang pemimpin

/administrator agar menempatkan para pekerja sesuai dengan riwayat

kesehatannya.

Misalnya, seorang pekerja dengan riwayat asma, tidak bisa

ditempatkan pada unit kerja dimana terdapat faktor pencetus kambuh

penyakit asmanya, biasanya penderita asma alergi terhadap zat-zat

tertentu yang bisa membuatkan asmanya kambuh, misal pada bagian

gudang arsip yang penuh debu, pada ruangan laboratorium kimia

yang membutuhkan pendinginan (AC) tinggi, dll.

Para pekerja yang memilki riwayat kesehatan yang buruk,

sebaiknya diberikan kesempatan dan fasilitas untuk berobat atau jika

5
 perlu mengistirahatkan pekerja tersebut secara permanen

/dipensiunkan, dan digantikan oleh pekerja lain.

e) Minat, bakat dan hobi

Ketiga hal ini merupakan nilai tambah, khusus pada organisasi

kerja dengan jumlah karyawan yang banyak, sehingga peran-peran

tanggungjawab terhadap suatu tugas akan lebih optimal bila

dikerjakan sesuai minat, bakat dan hobi pekerja. Hal ini terjadi

karena para pekerja akan menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan

senang hati, bergairah dan semangat sesuai dengan hobi dan minat

masing-masing.

4. Pembinaan, pengembangan dan penilaian

Pembinaan, penilaian dan pengembangan karyawan mengacu pada

sistem karier dan hasil prestasi kerja. Pada sistem karier yang dilihat adalah

kecakapan karyawan yang bersangkutan, pengalamannya dalam bekerja,

kesetiaan pada organisasi, pengabdian dari segi lamanya waktu bekerja dan

syarat objektif lainnya.

Sedangkan pada hasi prestasi kerja, diperhatikan kecakapannya dan

prestasi yang telah dicapai dalam bidang pekerjaan yang ditekuni. Prestasi

ini ditunjukkan dengan suatu tanda lulus atau sertifikat kecakapan, contohnya

sertifikat uji kompetensi.

Dalam melaksanakan tugasnya, seorang karyawan tidak mungkin

statis, tetapi harus dinamis serta senantiasa berusaha untuk dapat

meningkatkan prestasi dan hasil karyanya, oleh karena itu keterampilan dan

pengetahuan karyawan perlu dikembangkan melalui “in service training”

6
 Karyawan yang telah teruji keahlian dan tanggungjawabnya dalam

bidang pekerjaan yang ditekuni, diberikan kesempatan pengembangan karier

dengan kenaikan jabatan, kesempatan untuk mengikuti pelatihan, kesempatan

melanjutkan pendidikan dll. Hal ini sesuai dengan UU No.8 tahun 1974 pasal

19 yang menyatakan bahwa pengangkatan dalam jabatan didasarkan atas

prestasi kerja,disiplin kerja, kesetiaan, pengabdian, pengalaman, dapat

dipercaya dan syarat objektif lainnya.

5. Pemberhentian

Pemberhentian merupakan pengakhiran masa jabatan seorang

karyawan pada posisi/jabatannya disebabkan karena berbagai kebijakan.

Faktor-faktor yang menjadi penyebab pemberhentian seorang karyawan

diantaranya sebagai berikut :

a. Pensiun

Pada unit organisasi pemerintahan, pensiunnya pekerja dikarenakan usia

yang sudah lanjut, waktu masa jabatan yang sudah selesai, dll. Pada masa

pensiun ini, seorang karyawan pemerintahan tetap mendapatkan

tunjangan materi berupa uang pensiun setiap bulan. Sedangkan pada

organisasi swasta, karyawan yang sudah pensiun hanya diberikan satu

kali pada akhir masa jabatannya, selanjutnya perusahaan tidak

bertanggungjawab lagi terhadap para mantan karyawan.

b. Pengunduran diri

Dilakukan oleh seorang karyawan yang mengundurkan diri dari jabatan

yang ditempatinya selama bekerja. Penyebabnya antara lain karenakan

pindah pada bidang pekerjaan lain tetapi masih satu organisasi, pindah ke

organisasi kerja lain , atau pindah domisili ke daerah lain ,

7
 mengundurkan diri karena mengidap suatu penyakit sehingga tidak

mampu lagi bekerja dan akan berkonsentrasi untuk tahap penyembuhan,

dll.

c. PHK ( Pemutusan Hubungan Kerja)

Umumnya dilakukan oleh pihak organisasi kerja dikarena kebijakan-

kebijakan tertentu. Misalnya pendanaan yang kurang, perilaku negative

karyawan yang berpengaruh pada hasil dan disiplin kerja yang buruk

sehingga karyawan tersebut di PHK, perusahaan yang bangkrut, dll

d. Meninggal, yang secara langsung memberhentikan karyawan dari posisi

kerjanya.

E. HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM

STAFFING/KEPEGAWAIAN

Demi suksesnya penataan kepegawaian, seorang administrator

hendaknya dapat memperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan

kesejahteraan staffnya, bukan hanya dari segi materi tetapi juga kesejahteraan

jasmani maupun rohani yang dapat mendorong karyawan bekerja lebih giat.

Seorang adiministrator juga harus menyediakan situasi dan kondisi

kerja yang layak dan memadai, tentram, aman dan nyaman sehingga para

karyawan makin menyukai pekerjaannya, makin menekuni tugasnya, makin

puas dengan hasil karyanya, bangga dengan jabatannya sehingga

menimbulkan kepuasan lahir batin yang dapat senantiasa memotivasi

peningkatan kariernya, disertai loyalitas kerja yang tinggi.

Hal-hal yang dapat dilakukan untuk kesejahteraan karyawan adalah sebagai

berikut :

1. Pemberian motivasi, agar karyawan bekerja lebih giat.

8
2. Insentif/gaji yang layak

3. Penghargaan, terhadap jasa-jasa karyawan yang bersifat membangun bagi

unit kerja.

4. Bimbingan dalam melakukan pekerjaan, bantuan dalam pekerjaan yang

sulit.

5. Kesempatan untuk mengupdate diri dan pengetahuan dengan memberikan

kesempatan dan bantuan dalam rangka peningkatan karier, seperti

bantuan dana melanjutkan pendidikan, mengikuti penataran, dll selama

tidak menganggu pekerjaan.

6. Mengurus dan mengusulkan kenaikan jabatan dan gaji tepat waktu sesuai

dengan peraturan yang berlaku.

7. Mempererat ikatan sosial antar karyawan, dengan membentuk koperasi

karyawan, kegiatan-kegiatan seperti olahraga, diskusi dll yang

berhubungan dengan pengembangan potensi dan hobi karyawan.