1

STAFFING
A. PENDAHULUAN Administrasi pendidikan merupakan suatu kegiatan. Kegiatan dimaksud tak lain adalah tindakan-tindakan yang mengacu kepada fungsi-fungsi administrasi. Dalam hal ini administrasi mengelola penataan seluruh kegiatan kerjasama sekelompok orang dalam bidang pendidikan dengan menggunakan semua sumber personel, materil dan spiritual untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien. Fungsi dalam administrasi berarti pengerahan tenaga baik jasmani maupun rohani untuk melaksanakan tugas dan memecahkan masalah guna mencapai tujuan. Staffing (kepegawaian/penentuan staff) merupakan salah satu dari fungsi dalam administrasi yang tidak kalah penting dari fungsi yang lain. Dalam staffing, yang menjadi titik penekanan adalah pesonel / staff itu sendiri. Fungsi ini sebenarnya sudah dijalankan sejak penyusunan perencanaan dan pengorganisasian, sebab dalam perencanaan dan perngorganisasian telah dipikirkan dan diusahakan agar personel yang menduduki jabatan tertentu didalam suatu struktur organisasi, dipilih dan diangkat orang yang memiliki kecakapan dan kesanggupan yang sesuai dengan jabatan yang dipegangnya.

B. DEFENISI Staffing adalah penempatan personel yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas / pekerjaan setelah disusun struktur pekerjaan, dipahami bidang-bidang pekerjaan yang akan dilakukan dan penempatan tenaga-tenaga yang sesuai. Staffing merupakan salah satu fungsi administrasi berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga kerja memberikan daya guna yang maksimal bagi organisasi.

C. TUJUAN 1. Terwujudnya sinergitas pekerja sesuai dengan seluruh tugas dan kewajibannya 2. Terwujudnya mekanisme kerja yang kooperatif, efektif dan terpadu 3. Memudahkan pekerja dengan keahlian pada bidang masing-masing menyelesaikan tugasnya dengan baik

4. Mendorong pekerja untuk memberikan daya guna dan hasil guna yang maksimal bagi organisasi

D. PRINSIP Dalam staffing berlaku prinsip utama yaitu : The Right Man in The Right Place and Time yang berarti bahwa setiap personel ditempatkan pada unit kerja yang sesuai dengan keahlian dan kecakapannya, dengan demikian suatu perkerjaan/tugas dalam unit kerja dilakukan oleh orang yang tepat dan mendapat hasil pekerjaan yang optimal. Jika prinsip ini tidak diterapkan, dan menempatkan personel pada tugas dan jenis pekerjaan yang bukan keahliannya, maka akan menghambat upaya pencapaian tujuan administrasi itu sendiri, sebab hasil dari pekerjaan tersebut cenderung kurang berdaya guna bagi organisasi. Hal ini sering terjadi pada unit kerja yang kekurangan karyawan, sehingga memaksa seorang karyawan membawahi dan mengerjakan beberapa jenis pekerjaan yang bukan pada bidang keahliannya, atau bisa terjadi karena menempatkan seseorang atas pendekatan nepotisme tanpa memperhatikan keahlian orang tersebut, tindakan nepotisme ini tentu akan membuka peluang kolusi dan korupsi yang berakibat buruk terhadap kemajuan unit organisasi kerja itu sendiri.

E. TAHAPAN PROSES STAFFING 1. Perencanaan karyawan Kegiatan ini dilaksanakan oleh bagian personalia dalam unit organisasi kerja. Diawali dengan pendataan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, dan membuat susunan perencanaan proses rekruitmen Rekruitmen karyawan dilakukan untuk menggantikan pekerja lama yang telah berhenti dikarenakan pensiun, meninggal, mengundurkan diri atau diberhentikan karena suatu kebijakan tertentu. Pada organisasi pendidikan, penambahan dan rekruitmen jumlah karyawan/tenaga pengajar juga disesuaikan dengan penambahan jumlah pendaftaran peserta didik baru.

2. Pelaksanaan seleksi dan penarikan karyawan yang dibutuhkan Dalam rekruitmen karyawan, terjadi tahapan pengumuman pendaftaran, tahapan pendaftaran sesuai bidang yang dibutuhkan, serangkaian tes/seleksi, dan pengumuman kelulusan. Para peserta yang lulus seleksi akhir, dinyatakan sebagai karyawan baru yang siap berkontribusi pada organisasi.

3. Penempatan a. Proses penempatan/staffing Setelah melihat potensi, keahlian dan kecakapan masing-masing dari karyawan baru yang terpilih, kegiatan selanjutnya adalah menempatkan mereka pada posisi dan jabatan yang sesuai dengan bidang keahlian mereka. Pada tahapan penempatan, karyawan juga diberikan arahan tentang analisis tugas yang harus diselesaikan serta deskripsi jabatan (job description), sehingga ketika sudah memasuki unit kerja dan memulai suatu pekerjaan, karyawan mempunyai panduan dan acuan dalam bekerja sesuai instruksi. Ia juga tidak akan bertindak sewenang-wenang mengerjakan tanggungjawab yang harus dikerjakan oleh orang lain karena sudah jelas job description-nya. Agar penempatan karyawan tersebut tepat guna, berdaya guna, dan berhasil guna, maka administrator dengan persetujuan pemimpin harus memperhatikan kesesuaian antara beban/jenis tugas yang akan diberikan dengan kondisi kemampuan pelaksanaannya oleh karyawan, sesuai dengan prinsip the right man in the right place and time.

b. Hal yang harus diperhatikan dalam penempatan staff a) Jenis kelamin (pria dan wanita). Tempatkan karyawan pada bidang yang tugas dan jenis pekerjaannya sesuai dengan kodrati mereka, sebab tidak semua pekerjaan dapat dilakukan oleh laki-laki dan perempuan. Pekerjaan yang membutuhkan tenaga lebih utama ditempatkan pekerja lakilaki daripada pekerja perempuan, dan pekerjaan yang membutuhkan ketelitian umumnya lebih tepat dilakukan oleh pekerja perempuan.

b) Latar belakang pendidikan / ijazah yang dimiliki Posisi jabatan yang akan diberikan, disesuaikan dengan latar belakang pendidikannya, baik dari segi tingkatan jenjang pendidikan yang dimiliki sesuai ijazah, maupun jurusan yang dipilih pada waktu menempuh pendidikan tersebut. Misalnya, seorang sarjana teknik mesin dan sarjana pendidikan pada suatu organisasi pendidikan tentu ditempatkan pada unit kerja yang berbeda. Sarjana teknik ditempatkan pada unit teknisi dan sarjana pendidikan ditempatkan pada unit pengajaran/pendidikan sebagai tenaga pengajar.

c) Pengalaman kerja terutama yang diminati atau telah ditekuni Dalam hal ini, pengalaman kerja menentukan kecakapan seseorang pada bidangnya. Jika terdapat dua orang atau lebih karyawan yang memiliki tingkat pendidikan yang sama dengan jurusan yang juga sama, untuk memilih siapa yang lebih berhak ditempatkan pada jabatan tertentu, pengalaman kerja bisa dijadikan pertimbangan oleh administrator atau pemimpin. Pengalaman membuktikan bahwa seseorang tersebut sudah terbiasa mengerjakan suatu pekerjaan, terbiasa menghadapi segala permasalahan dan resiko kerja, serta lebih ahli dalam bidang pekerjaan tersebut. Ia dapat dijadikan pemimpin dalam kelompok kerjanya dibandingkan dengan karyawan lain yang baru lulus kuliah dan tidak pernah bekerja sebelumnya.

d) Kesehatan fisik Berhubungan dengan kuat atau tidaknya seorang pekerja melakukan tugas yang diberikan. Dalam proses seleksi wawancara dan pengisian data akan terindentifikasi riwayat kesehatan seorang karyawan. Hal ini harus diperhatikan oleh seorang pemimpin /administrator agar menempatkan para pekerja sesuai dengan riwayat kesehatannya. Misalnya, seorang pekerja dengan riwayat asma, tidak bisa ditempatkan pada unit kerja dimana terdapat faktor pencetus kambuh penyakit asmanya, biasanya penderita asma alergi terhadap zat-zat tertentu yang bisa membuatkan asmanya kambuh, misal pada bagian gudang arsip yang penuh debu, pada ruangan laboratorium kimia yang membutuhkan pendinginan (AC) tinggi, dll.

Para pekerja yang memilki riwayat kesehatan yang buruk, sebaiknya diberikan kesempatan dan fasilitas untuk berobat atau jika perlu mengistirahatkan pekerja tersebut secara permanen/dipensiunkan, dan digantikan oleh pekerja lain.

e) Minat, bakat dan hobi Ketiga hal ini merupakan nilai tambah, khusus pada organisasi kerja dengan jumlah karyawan yang banyak, sehingga peran-peran tanggungjawab terhadap suatu tugas akan lebih optimal bila dikerjakan sesuai minat, bakat dan hobi pekerja. Hal ini terjadi karena para pekerja akan menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan senang hati, bergairah dan semangat sesuai dengan hobi dan minat masing-masing.

4. Pembinaan, pengembangan dan penilaian Pembinaan, penilaian dan pengembangan karyawan mengacu pada sistem karier dan hasil prestasi kerja. Pada sistem karier yang dilihat adalah kecakapan karyawan yang bersangkutan, pengalamannya dalam bekerja, kesetiaan pada organisasi, pengabdian dari segi lamanya waktu bekerja dan syarat objektif lainnya. Sedangkan pada hasi prestasi kerja, diperhatikan kecakapannya dan prestasi yang telah dicapai dalam bidang pekerjaan yang ditekuni. Prestasi ini ditunjukkan dengan suatu tanda lulus atau sertifikat kecakapan, contohnya sertifikat uji kompetensi. Dalam melaksanakan tugasnya, seorang karyawan tidak mungkin statis, tetapi harus dinamis serta senantiasa berusaha untuk dapat meningkatkan prestasi dan hasil karyanya, oleh karena itu keterampilan dan pengetahuan karyawan perlu dikembangkan melalui in service training Karyawan yang telah teruji keahlian dan tanggungjawabnya dalam bidang pekerjaan yang ditekuni, diberikan kesempatan pengembangan karier dengan kenaikan jabatan, kesempatan untuk mengikuti pelatihan, kesempatan melanjutkan pendidikan dll. Hal ini sesuai dengan UU No.8 tahun 1974 pasal 19 yang menyatakan bahwa pengangkatan dalam jabatan didasarkan atas prestasi kerja,disiplin kerja, kesetiaan, pengabdian, pengalaman, dapat dipercaya dan syarat objektif lainnya.

5. Pemberhentian Pemberhentian merupakan pengakhiran masa jabatan seorang karyawan pada posisi/jabatannya disebabkan karena berbagai kebijakan. Faktor-faktor yang menjadi penyebab pemberhentian seorang karyawan diantaranya sebagai berikut : a. Pensiun Pada unit organisasi pemerintahan, pensiunnya pekerja dikarenakan usia yang sudah lanjut, waktu masa jabatan yang sudah selesai, dll. Pada masa pensiun ini, seorang karyawan pemerintahan tetap mendapatkan tunjangan materi berupa uang pensiun setiap bulan. Sedangkan pada organisasi swasta, karyawan yang sudah pensiun hanya diberikan satu kali pada akhir masa jabatannya, selanjutnya perusahaan tidak bertanggungjawab lagi terhadap para mantan karyawan. b. Pengunduran diri Dilakukan oleh seorang karyawan yang mengundurkan diri dari jabatan yang ditempatinya selama bekerja. Penyebabnya antara lain karenakan pindah pada bidang pekerjaan lain tetapi masih satu organisasi, pindah ke organisasi kerja lain , atau pindah domisili ke daerah lain , mengundurkan diri karena mengidap suatu penyakit sehingga tidak mampu lagi bekerja dan akan berkonsentrasi untuk tahap penyembuhan, dll. c. PHK ( Pemutusan Hubungan Kerja) Umumnya dilakukan oleh pihak organisasi kerja dikarena kebijakan-kebijakan tertentu. Misalnya pendanaan yang kurang, perilaku negative karyawan yang berpengaruh pada hasil dan disiplin kerja yang buruk sehingga karyawan tersebut di PHK, perusahaan yang bangkrut, dll d. Meninggal, yang secara langsung memberhentikan karyawan dari posisi kerjanya.

F. HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM STAFFING/KEPEGAWAIAN Demi suksesnya penataan kepegawaian, seorang administrator hendaknya dapat memperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan kesejahteraan staffnya, bukan hanya dari segi materi tetapi juga kesejahteraan jasmani maupun rohani yang dapat mendorong karyawan bekerja lebih giat. Seorang adiministrator juga harus menyediakan situasi dan kondisi kerja yang layak dan memadai, tentram, aman dan nyaman sehingga para karyawan makin menyukai

pekerjaannya, makin menekuni tugasnya, makin puas dengan hasil karyanya, bangga dengan jabatannya sehingga menimbulkan kepuasan lahir batin yang dapat senantiasa memotivasi peningkatan kariernya, disertai loyalitas kerja yang tinggi. Hal-hal yang dapat dilakukan untuk kesejahteraan karyawan adalah sebagai berikut : 1. Pemberian motivasi, agar karyawan bekerja lebih giat. 2. Insentif/gaji yang layak 3. Penghargaan, terhadap jasa-jasa karyawan yang bersifat membangun bagi unit kerja. 4. Bimbingan dalam melakukan pekerjaan, bantuan dalam pekerjaan yang sulit. 5. Kesempatan untuk mengupdate diri dan pengetahuan dengan memberikan kesempatan dan bantuan dalam rangka peningkatan karier, seperti bantuan dana melanjutkan pendidikan, mengikuti penataran, dll selama tidak menganggu pekerjaan. 6. Mengurus dan mengusulkan kenaikan jabatan dan gaji tepat waktu sesuai dengan peraturan yang berlaku. 7. Mempererat ikatan sosial antar karyawan, dengan membentuk koperasi karyawan, kegiatan-kegiatan seperti olahraga, diskusi dll yang berhubungan dengan

pengembangan potensi dan hobi karyawan.

G. PENUTUP Fungsi administrasi merupakan tahapan pembinaan, pengarahan, pengelolaasn dan pengendalian dari organisasi secara keseluruhan. Semua fungsi harus berjalan pada rodanya masing-masing untuk mencapai tujuan dari kelembagaan organisasi itu sendiri, dan staffing ada didalamnya. Staffing sangat erat hubungannya dengan organizing, yaitu berupa wadah legal untuk menampung kegiatan pada suatu organisasi. Staffing berhubungan dengan penenpatan orang-orang yang akan memangku masing-masing jabatan yang ada di dalam suatu organisasi. Dalam proses staffing dilakukan upaya penentuan, pemilihan, penempatan, pembinaan, pengembangan dan bimbingan sampai proses pemberhentian. Prinsip The Right Man in The Right Place ang Time merupakan prinsip pokok yang harus dipegang dalam proses staffing.