NIM : 031133958

NAMA : DIKI RUSNANDAR

UPBJJ : 24/BANDUNG

PERENCANAAN RAPAT BISNIS

A. PERENCANAAN DAN LOGISTIK RAPAT

1. Maksud dan tujuan rapat
Rapat ini diadakan untuk membahas Sistem Informasi baru yang akan diluncurkan
oleh perusahaan. Untuk itu, diperlukan masukan dari para kepala unit kerja.
2. Peserta yang diundang
Kepala Unit Kerja berjumlah 8 orang dan Pegawai bagian Analisis dan
Pengembangan Sistem Informasi.
3. Agenda Rapat
Pembahasan Sistem Informasi Manajemen.
4. Materi, Ruang, Waktu, dan Konsumsi
Materi : Penyampaian alur proses bisnis Sistem Informasi Manajemen
Tempat : Ruang Rapat Perusahaan
Waktu : 13.00 s.d. 17.00 WIB
Konsumsi : Snack dan Makan siang sebanyak 20 bungkus

B. MENGKAJI ULANG DAN PERENCANAAN RAPAT

1. Perencanaan Strategis :
Sistem Informasi yang akan diluncurkan yakni Sistem Informasi yang terintegrasi
antar unit kerja di perusahaan dan diharapkan dapat membantu dan
mengoptimalkan fungsi kerja perusahaaan.
2. Perencanaan Operasional :

Dalam pengembangan sistem informasi ini secara garis besar akan memakai
metode waterfall yang mempunyai langkah-langkah sebagai berikut : Analisa,
Desain, Penulisan, Pengujian dan Penerapan serta Pemeliharaan. (Kadir, 2003)
Tahapan Metode Waterfall
a. Analisa Kebutuhan
1|Page
Langkah ini merupakan analisa terhadap kebutuhan sistem. Pengumpulan data
dalam tahap ini bisa melakukan sebuah penelitian, wawancara atau studi literatur.
Sistem analis akan menggali informasi sebanyak-banyaknya dari user sehingga
akan tercipta sebuah sistem komputer yang bisa melakukan tugas-tugas yang
diinginkan oleh user tersebut. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user
requirment atau bisa dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan
keinginan user dalam pembuatan sistem. Dokumen ini lah yang akan menjadi
acuan sistem analis untuk menerjemahkan ke dalam bahasa pemrogram.
b. Desain Sistem
Tahapan dimana dilakukan penuangan pikiran dan perancangan sistem terhadap
solusi dari permasalahan yang ada dengan menggunakan perangkat pemodelan
sistem seperti diagram alir data (data flow diagram), diagram hubungan entitas
(entity relationship diagram) serta struktur dan bahasan data.
c. Penulisan Kode Program
Penulisan kode program atau coding merupakan penerjemahan design dalam
bahasa yang bisa dikenali oleh komputer. Dilakukan oleh programmer yang akan
meterjemahkan transaksi yang diminta oleh user. Tahapan ini lah yang merupakan
tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu sistem. Dalam artian penggunaan
komputer akan dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka
akan dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat tadi. Tujuan testing adalah
menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut dan kemudian bisa
diperbaiki.
d. Pengujian Program
Tahapan akhir dimana sistem yang baru diuji kemampuan dan keefektifannya
sehingga didapatkan kekurangan dan kelemahan sistem yang kemudian dilakukan
pengkajian ulang dan perbaikan terhadap aplikasi menjadi lebih baik dan
sempurna.
e. Penerapan Program dan Pemeliharaan
Perangkat lunak yang sudah disampaikan kepada pelanggan pasti akan mengalami
perubahan. Perubahan tersebut bisa karena mengalami kesalahan karena perangkat
lunak harus menyesuaikan dengan lingkungan (periperal atau sistem operasi baru)
baru, atau karena pelanggan membutuhkan perkembangan fungsional.

2|Page
 3. Perencanaan Fungsional
Rapat pembahasan produk baru akan dipimpin oleh Direktur Perusahaan. Materi
rapat akan disampaikan oleh Bagian Analisi dan Pengembangan Sistem Informasi.
Sedangkan undangan dan notulen hasil rapat dibuat dan disampaikan oleh Asisten
Sekretaris Direktur
4. Peninjauan ulang : Peninjauan ulang akan dilaksanakan dua hari sebelum
pelaksanan rapat untuk memeriksa kesiapan pelaksanaan rapat.

C. PENETAPAN MODEL RAPAT

Rapat yang akan diadakan berbentuk Rapat Penyampaian Proses Bisnis yakni Kepala
dan Pegawai Bagian Analisis dan Pengembangan Sistem Informasi menyampaikan
konsep secara tertulis dan dipresentasikan kepada peserta rapat. Setelah itu, akan
dilakukan sharing secara bergiliran dan terarah yang pada akhirnya akan ditentukan
keputusan secara mufakat melalui musyawarah.
Tindak lanjut dari hasil rapat akan disampaikan pada rapat presentasi konsep Sistem
Informasi pada dua minggu kedepan.

D. PENGUMPULAN FAKTA DAN INFORMASI

Perlunya launching dan sosialisasi Sistem Informasi oleh perusahaan sangat diperlukan
untuk merespon kesiapan dan kelemahan dari sistem tersebut. Nantinya sistem tersebut
akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya apabila masih terdapat bug atau error.

E. PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN.

Ada beberapa hal yang menjadi perhatian dalam pengembangan sistem informasi
tersebut yakni :
 Kualitas dari sistem yang dihasilkan akan baik. Ini dikarenakan oleh
pelaksanaannya secara bertahap. Sehingga tidak terfokus pada tahapan tertentu.
 Dokumen pengembangan sistem sangat terorganisir, karena setiap fase harus
terselesaikan dengan lengkap sebelum melangkah ke fase berikutnya. Jadi setiap
fase atau tahapan akan mempunyai dokumen tertentu
 Diperlukan manajemen yang baik, karena proses pengembangan tidak dapat
dilakukan secara berulang sebelum terjadinya suatu produk..

3|Page
 Kesalahan kecil akan menjadi masalah besar jika tidak diketahui sejak awal
pengembangan.
 User sulit menyatakan kebutuhan secara eksplisit sehingga tidak dapat
mengakomodasi ketidakpastian pada saat awal pengembangan.
Dalam pemecahan masalah diatas, keputusan rapat akan diambil secara musyawarah.

4|Page