MAKALAH PROSES PENULISAN PESAN PESAN BISNIS

O
L
E
H
ULFA MUKHAR ROMAH
(20250007)

DOSEN PENGAMPU:
Husnarti, SP,Msi

AGRIBISNIS
FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SUMATERA BARAT
PAYAKUMBUH
2021
 KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah saya panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan
rahmad dan karunia-NYA sehingga saya dapat menyelesaikan makalah “ PROSES PENULISAN
PESAN PESAN BISNIS” guna memenuhi tugas untuk mata kuliah Komunikasi Bisnis.
Saya menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna
dikarenakan terbatasnya pengalaman dan pengetahuan yang saya miliki. Oleh karena itu saya
mengharapkan saran dan masukan dari berbagai pihak dan semoga makalah ini dapat memberi
manfaat bagi pembaca

Payakumbuh, 15 November 2021

Penulis
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR …………………………………………………………………..

DAFTAR ISI…………………………………………………………………………….
BAB I PENDAHULUAN……………………………………………………………….
A. LATAR BELAKANG………………………………………………………………
B. RUMUSAN MASALAH…………………………………………………………...
C. TUJUAN……………………………………………………………………………
BAB II PEMBAHASAN……………………………………………………………….
A. Penentuan Permasalahan Penulisan Pesan Bisnis
B. Tujuan Penulisan Pesan Bisnis
C. Pemilihan Kata, Penyusunan Kalimat Efektif dan Pengembangan Paragraf yang Logis
D. Pengorganisasian Pesan Pesan Bisnis
BAB III PENUTUP……………………………………………………………………..
A. KESIMPULAN……………………………………………………………………..
DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………………………..
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu
organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah
pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-
pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.
Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu
sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran ; pengorganisasian ide; membuat
draf, merangkai kata / kalimat/ paragraph; dan merevisi.Tujuan dalam perencanaan bisnis
harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus
diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan
tujuan organisasi.
Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis
audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan
konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui
hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens
komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan
dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan
emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu
audiens cederung tidak mau berubah untuk hal baru.
Penentuan ide pokok untuk menemukan cara mencapai tujuan tertentu bisa dilakukan
dengan brainstorming. Brainstorming dilakukan melalui beberapa cara : story teller tour,
random list, CFR (Conclusion Finding Recommendation) Worksheet, question and answer
chain, dan journalist approach.Dalam seleksi saluran perlu dipertimbangkan beberapa hal
yaitu tingkat kepentingan, formalitas, kompleksitas,kerahasian, emosi, biaya, dan harapan
audiens.
Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan,
audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah
percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi.
Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat
RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video,
rekaman, LCD, dan slide.
Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu lebih teratur karena komunikator sempat
merencanakan dan mengendalikan isi pesan. Bentuknya adalahsurat, memo, dan
proposal.Setelah Memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran
komunikasi baik formal maupun informal langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan
pesan-pesan bisnis, yang mencakup pesan yang tertulis maupun lisan.
 Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu
organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah
pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-
pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana Penentuan Permasalahan Penulisan Pesan Bisnis?
2. Apa Tujuan Penulisan Pesan Bisnis?
3. Bagaimana Pemilihan Kata dan Penyusunan Kalimat Efektif dalam Penulisan Pesan
Bisnis
4. Bagaimana Pengorganisasian Pesan Pesan Bisns yang Baik?
C. Tujuan
1. Mengetahui Penentuan Permasalahan Penulisan Pesan Bisnis
2. Mengetahui Tujun Penulisan Pesan Bisnis
3. Mengetahui Pemilihan Kata dan Penysunan Kalimat Efektif dalam Penulisan Pesan
Bisnis
4. Mengetahui Pengorganisasian Pesan Pesan Bisnis
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Penentuan Permasalahan Penulisan Pesan Bisnis

1. Mendefenisikan Tujuan.
Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis adalah memikirkan
maksud atau tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin nama baik di
hadapan audiens, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasi. Sebelum
memutuskan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, ada perlu
menjawab pertanyaan, apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah tepat,
dan apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.
a. Mengapa Tujuan Harus Jelas?
Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan yang
dikehendaki, sebagaimana diketahui, setiap organisai tentunya memiliki tujuan
yang bermacam-macam.di samping itu, dapat mengambil keputusan yang
mencakup antara lain:
 Keputusan Untuk Meneruskan Pesan
Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri anda sendiri
apakah pesan yang akan di sampaikan benar-benar perlu atu tidak. Jika
pesan-pesan yang akan di sampaikan diduga mempunyai pengaruh yang
sangat kecil kepada audiens, sebaiknya penyampaiannya ditunda dulu.
Sebalinya bila sangat penting dan akan membawa pengaruh yang besar,
pesan seharusnya segera di sampaikan atau di teruskan.
 Keputusan Untuk Menanggapi Audiens
Untuk memutuskan cara terbaik mennggapi audiens, komunikator perlu
mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan
isi pesan yang di sampaikan ?. Apakah mereka mengharapkan
keuntungan ?. Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan
komunikator ?. Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak
akan menggapai mereka dengan baik. Komunikator dan audiens juga
akan gagal mendapatkan apa yang mereka inginkan jika harapan mereka
tidak sesuai/sejalan.
 Keputusan Untuk Memusatkan Isi Pesan
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memutuskan isi
pesan.komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang
penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah di tetapkan.
 Keputusan yang Akan Menetapkan Media yang Akan Digunakan
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan
suatu pesan, sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media
komunikasi dapat di gunakan yang dapat berupa lisan maupun tulisan.
 Dalam dunia bisnis, persentasi yang baik harus mampu mampu menjelaskan tujuan yang
diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu, untuk merumuskan tujuan tersebut, sesorang perlu
menanyakan kepada dirinya sendiri, apakah audiens mampu melakukan penelaahan terhadap
suatu pesan atau tidak. Sebelum menetapkan maksud untuk mengirimkan pesan, ada faktor yang
perlu dipertimbangkan yang meliputi hal-hal berikut :
a. Tujuan yang Realistis
b. Ketepatan Waktu
c. Ketepatan Orang yang Mengirimkan Pesan
d. Tujuan yang Selaras dengan Tujuan Organisasi

2. Analisis Audiens
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya
adalah memperhatikan audiens yang akan menerima pesan kita. Siapa mereka, bagaimana
pemahaman/pengetahuan mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka,
bagaimana minat mereka dan apa yang mereka ketahui.
a. Cara Mengembanglan Analisis Audiens
Mengembangkan suatu profil audiens boleh di katakan gampang-gampang susah. Akan
menjadi mudah apabila lawan komunikasi dikenal baik. Akan tetapi, semua akan menjadi
sulit jika yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sama sekali belum di kenal. Dan
komunikator perlu melakukan invetigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.
 Melakukan ukuran dan komposisi audiens
 Siapa audiensnya
 Reaksi audiens
 Tingkat pemahaman audiens
 Hubungan komunikator dengan audiens
 Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi

 Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens,
dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan audiens. Ada 5 tahapan yang diperlukan
untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu:
 Temukan apa yang yang diinginkan oleh audiens
 Antisipasi pertanyaan yang tidak diinginkan
 Berikan semua informasi yang diperlukan
 Pastikan bahwa informasinya akurat
 Tekankan ide-ide yang paling menarik audiens

3. Penentuan Ide Pokok

 Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara untuk
mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok
yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal yang lain dianggap sebagai ide-ide pendukung.
(supporting idea).
Topik dan ide pokok adalah dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih
luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan
tujuan dari topik tersebut. Ide pokok dapat memotivasi orang untuk melakukan apa yang
diinginkan dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan pengirim dengan tujuan
mereka. Sebelum dapat menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus diidentifikasi
terlebih dahulu.
a. Teknik curah pendapat (brainstroming)
Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan pengalaman.
Pendekatan yang paling baik adalah curah pendapat yang memberikan keleluasaan
pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan
mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada. Beberapa teknik curah pendapat
yang dapat di gunakan antara lain:
a) Storyteller’s tour
Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan-pesan yang di sampaikan.
Dengarkan dengan teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan
dapat di temukan dengan mudah.
b) Random list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda di atas kertas kosong.
Hubungkan antara ide satu dengan ide yang lain. Bagi kedalam kelompok-
kelompok, dan temukan butir yang penting dan tidak penting.
c) CFR (conclusions, findings, recommendations) Worksheet
Jika subjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembar
kerja (worksheet) yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan
(findings), kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang
akan di berikan.

d) Journalistic approach
Pendekatan ini memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan
ide pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa (what), kapan (when),
dimana (where), dan bagaimana (how), akan dapat menjelaskan ide pokok
presentasi.
e) Question and answer chain
 Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Apa
pertanyaan pokok audiens, apa yang diinginkan audiens, periksa jawaban atas
pertanyaan tersebut. Apa pertanyaan tambahan yang mungkin muncul. Ikuti arus
pertanyaan dan jawab pertanyaan tersebut sehingga ide pokok dapat di temukan.
f) Pembatasan Cakupan
Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah anda kenal
hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Ini dapat membangkitkan rasa
hormat (respect) audiens kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan
yang kompleks dan kontroversial akan memakan waktu lebih lama. Yang lebih
penting adalah ide-ide pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan
diterima oleh audiens.
4. Seleksi Saluran dan Media
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat di sampaikan
melalui dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tulisan (wrutten). Pilihan mendasar antara
berbicara atau menulis bergantung pada tujua atau maksud pesan, audiens dan karakteristik
dari kedua saluran komunikasi tersebut.
 Komunikasi lisan
Salah satu kelebihan dari komunikasi lisan (oral communicantons) adalah
kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) dengan segera. Komunikasi
lisan ini lebih ekonomis, pendekatan lisan juga bermanfaat bila yang disajikan adalah
informasi kontoversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat
mereka sehingga komunikator dapat menyesuaikan pesan-pesan yang di sampaikan.
Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih,
pembicara lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil (diskusi
kelompok) seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan persentasi
penting lainnya.
 Komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo,
proposal dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis (writter
communications) adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan
dan mengendalikan pesan-pesan mereka.
Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu di pertimbangkan tingkat
kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaan, emosional, dan biaya
pengirim serta harapan audiens.
B. Tujuan Penulisan Pesan Bisnis
 Dalam organisasi bisnis apapun, setiap kegiatan yang dilakukan pasti memiliki maksud
dan tujuan tertentu yang digunakan sebagai target kegiatan. Hal ini menegaskan bahwa
langkah paling awal dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah menentukan tujuan
komunikasi yang akan dilakukan. Artinya bahwa tujuan yang hendak dicapai harus
ditentukan dengan jelas, sesuai dengan tujuan organisasi. Penentuan tujuan yang jelas bagi
organisasi bisnis akan sangat membantu dalam proses pengambilan keputusan untuk:
a. Meneruskan pesan, yakni memperkirakan pengaruh pesan-pesan yang
akandisampaikan terhadap audiens, jika diperkirakan hanya berpengaruh kecil saja
penyampaiannya ditunda dulu, namun jika berpengaruh besar, pesan sebaiknya segera
disampaikan.
b. Menanggapi audiens, yakni mempertimbangkan motif-motif audiens, sehingga
dapat menanggapi dengan baik.
c. Memusatkan isi pesan, yakni hanya memasukkan informasi yang penting, yang
relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya;
d. Menetapkan media komunikasi yang akan digunakan, berupa lisan atau tulisan.
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:
 Memberi informasi
 Melakukan persuasi
 Melakukan kolaborasi

C. Pemilihan Kata, Penyusunan Kalimat Efektif, dan Pengembangan Paragraf Yang

Logis.

1. Pemilihan Kata yang Tepat

Pemilihan kata adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau
pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang
disampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat dimengerti. Agar maksud
komunikasi dapat tercapai, perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini.
a. Pilihlah kata yang sudah familier/dikenal
Diperlukan analisis suatu audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang
pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan
memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan.
b. Pilihlah kata yang singkat
Kata-kata yang singkat, selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi
harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
c. Hindari kata-kata yang bermakna ganda
 Penggunaan kata bermakna ganda akan mengakibatkan terjadinya penafsiran yang
bermacam-macam. Akibat selanjutnya, kemungkinan tidak tercapainya maksud
penyampaian pesan-pesan bisnis.
2. Membuat Kalimat yang Efektif
Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun
untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik. kalimat yang dapat dikatakan efektif
setidaknya dapat memenuhi dua syarat , yakni (i) mampu mewakili perasaan pikiran atau
perasaan komunikator secara tepat, (ii) mampu menimbulkan pengertian yang sama tepat
dalam pikiran dan perasaan audiens. Secara umum terdapat tiga jenis kalimat dalam
pesan-pesan bisnis, yakni:
a. Kalimat sederhana
Suatu kalimat yang hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat. Namun
tak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi objek baik langsung maupun tak
langsung. Contoh : Saya membeli buku Komunikasi Bisnis di tokok buku “Berkah”
kemarin.
b. Kalimat Majemuk
Kalimat yang berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai
klausa dependen. Klausa independen merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri,
sehingga tidak memiliki pengertian yang utuh. Kalimat majemuk dihubungkan
dengan kata penghubung seperti “dan”, “tetapi”, “atau”. Contoh : Adik membeli
kertas dan kakak membeli buku.
c. Kalimat Kompleks
Kalimat yang berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa
dependen sebagai anak kalimat. Contoh: Meskipun gaji tidak naik, para pegawai
bekerja sebagaimana mestinya.
3. Pengembangan Paragraf Yang Logis Dalam Pesan Bisnis.
Secara umum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan
suatu paragraf, yaitu pendekatan induktif dan deduktif. Pendekatan induktif dimulai
dengan mengemukakan berbagai alasan kemudian dibuat kesimpulan. Pendekatan
deduktif dimulai dari kesimpulan kemudian diikuti dengan alasan-alasannya. Lebih
lanjut, suatu paragraf dapat dikembangkan dengan:
a. Ilustrasi
Pemberian ilustrasi terhadap suatu topik bahasan yang relevan akan memberikan
gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami audiens.
b. Perbandingan (persamaan dan perbedaan)
 Cara ini memerlukan wawasan berpikir yang luas bagi penyampaian pesan-pesan
bisnis dan tentunya akan dapat membuat perbandingan yang berkaitan dengan
persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
c. Pembahasan sebab-akibat
Pola pengembangan paragraf dengan sebab-akibat akan membantu memberikan arah
yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
d. Klasifikasi
Pola pengembangan paragraf dengan pengelompokkan ini akan mempermudah
pemahaman bagi pengirim pesan meupun penerima pesan. Selain itu juga menjadikan
suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
e. Pembahasan pemecahan masalah
Cara ini akan mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi
seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi.
Dengan kata lain pola pengembangan ini memberikan suatu arah yang sistematis.
D. Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis

1. Hal-Hal Yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik

Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal
sebagai berikut:
a. Bertele – tele
Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang, mencapai beberapa
paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan sehingga pembaca memerlukan waktu
yang cukup lama untuk memahami maksud pesan yang disampaikan.
b. Memasukkan Bahan-Bahan yang Tidak Relevan
Informasi yang tidak relevan disamping membuang-buang waktu, juga dapat membuat
pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami.
c. Menyajikan Ide-Ide Secara Tidak Logis
Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit memahami
poin-poin penting yang disampaikan.
d. Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup Di Dalam Pembahasan
Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-
pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting
justru terlupakan dari topik pembahasan. Hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang
seksama bagi para komunikator.
2. Pentingnya Pengorganisasian yang Baik
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh seorang atasan kepada para
bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang
disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang
disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan
mempermudah pekerjaan komunikator.
a. Membantu audiens memahami suatu pesan
Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis
dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan
mudah akan memahami maksud/tujuan pesan.
b. Membantu audiens menerima suatu pesan
Misalnya seorang konsumen yang mengadu masalah pembelian produk kepada manajer
toko memperoleh jawaban yang tidak menyenangkan. Mungkin saja surat jawaban telah
disusun secara logis sehingga dapat dipahami maksudnya tetapi tidak dapat diterima
konsumen karena gaya bahasa yang terlalu menusuk sasaran.
c. Menghemat waktu
Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens dapat dihemat.
Audiens juga dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan,
tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
d. Mempermudah pekerjaan komunikator
Dengan mengetahui apa yang ingin disampikan dan mengetahui cara menyampaikannya,
rasa percaya diri komunikator akan meningkat dan semakin cepat dan efisien ia
menyelesaikan pekerjaan.
3. Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline
Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik perlu diperlukan dua proses
tahapan yaitu :
 Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-Ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap
komunikator. Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan
dan menjadi penting artinya, karena outline akan membantu memvisualisasikan hubungan
antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Outline juga akan menuntun untuk
mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien, dan efektif. Outline akan
membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan mengerti dan
memahami pola pemikiran komunikator.
 Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:
a. Mulailah dengan ide pokok
Ide pokok dapat membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu
pesan. Ide pokok dirangkum dalam dua hal, yaitu:
 Apa yang diinginkan terhadap audiens untuk melakukannya
ataumemikirkannya
 Alasan mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya.
b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap selanjutnya
adalah menyususn poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide
pokok tersebut.
c. Ilustrasi dengan bukti-bukti
Tahap ketiga adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti
yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, outline
akan menjadi semakin baik.
Bagan organisasi untuk pengorganisasian suatu pesan:

 Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Untuk dapat menentukan urutan ide-ide, ada dua pendekatan penting, yaitu:
1. Pendekatan langsung (pendekatan deduktif)
Pendekatan langsung (direct approach) merupakan pendekatan dimana ide pokok muncul
paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Digunakan bila reaksi audiens
cenderung positif atau menyenangkan.
2. Pendekatan tidak langsung (pendekatan induktif)
 Pendekatan tidak langsung (direct approach) merupakan pendekatan dimana Bukti-bukti
muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti ide pokoknya. Digunakan bila reaksi audiens
cenderung negatif atau tidak menyenangkan.
Kedua pendekatan tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan-pesan singkat maupun
formal. Untuk memilih di antara kedua alternatif, harus menganalisis bagaimana audiens
terhadap maksud/tujuan dan pesan-pesan yang disampaikan. Setelah memilih suatu
pendekatan umum, selanjutnya memilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai
berikut:
a. Direct request
Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung
pada poin yang dituju. Direct request dapat berbentuk surat meupun memo. Permintaan
langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju.
b. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill.
Memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap, audiens kemungkinan akan
menjadi netral. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan
menggunakan pendekatan langsung.
c. Pesan-pesan bad news
Jika mempunyai berita yang kurang menyenangkan, cobalah menempatkannya pada
bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.
d. Pesan pesan persuasive
Bila audiens sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, pesan-pesan
persuasif dapat digunakan dan pendekatannya adalah dengan cara tak langsung. Perlu
membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi sehingga mereka dapat memahami
fakta yang ada.
Selanjutnya organisasi permohonan langsung mencakup: - pembukaan, yakni menyajikan
permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta yang perlu secara
rinci, yang selanjutnya diikuti dengan pernyataan keramahan dan tindakan yang diinginkan. -
penjelasan rinci, yakni memberi penjelasan secara rinci sebagai pendukung alinea pembukaan. -
penutup, diisi dengan suatu permintaan untuk beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas
waktunya dan ekspresi terhadap apresiasi atau pemberian goodwill, dengan.
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Pesan-pesan bisnis dapat diterima baik apabila disampaikan dengan mengatur ide-ide
secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele. Kemudian Ide yang disampaikan akan dapat
memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens.
Karena perkembangan dunia bisnis saat ini begitu cepatnya, maka penyampaian pesan-
pesan bisnis perlu tetap memperhatikan bagaimana merencanakan, mengorganisasi dan
mengkomposisi, serta merevisi pesan-pesan bisnis secara jelas dan seefektif mungkin.
 DAFTAR PUSTAKA

Rida. 20 Maret 2020. Makalah Penulisan Pesan Bisnis.

https://www.scribd.com/document/452496953/MAKALAH-PENULISAN-PESAN-BISNIS-
docx. Di download pada 15 November 2020.
Amrullah,Ahmad Syafiq Mughni. Makalah Proses Penulisan Pesan Bisnis.
https://pdfcoffee.com/makalah-proses-penulisan-pesan-bisnis-pdf-free.html. Di download pada
15 November 2021.