MAKALAH

PROSES PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS

Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Komunikasi dan Negosiasi Bisnis Dosen
Pengampu : Anike Putri, S.E., M.Ak

Disusun Oleh:
Ester M. Manalu 9882405120221011
Febi Febrianti 9882405120221022
Wisnu Gustian 9882405120221024

UNIVERSITAS INFORMATIKA DAN BISNIS INDONESIA

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
BANDUNG
2022
 KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan hidayah-
Nya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul Proses Penulisan Pesan-
pesan Bisnis.
Adapun tujuan penulisan dari makalah ini adalah untuk memenuhi tugas dari dosen kami
Ibu Anike Putri, S.E., M.Ak pada mata kuliah Komunikasi dan Negosiasi Bisnis. Selain itu,
makalah ini juga bertujuan untuk menambah wawasan bagi para pembaca dan juga bagi penulis.
Kami mengucapkan terima kasih kepada Ibu Anike Putri, S.E., M.Ak selaku dosen mata
kuliah Komunikasi dan Negosiasi Bisnis yang telah memberikan tugas ini sehingga dapat
menambah pengetahuan dan wawasan sesuai dengan bidang studi yang kami tekuni. Kami
menyadari, makalah yang kami tulis ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karenaitu, kritik dan
saran yang membangun akan kami nantikan demi kesempurnaan makalah ini.

Bandung, 27 Oktober

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................................................................. i

DAFTAR ISI................................................................................................................................................ ii
BAB I ............................................................................................................................................................ 1
PENDAHULUAN ....................................................................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang .................................................................................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ............................................................................................................................ 1
1.3 Tujuan ................................................................................................................................................ 1
BAB II .......................................................................................................................................................... 2
PEMBAHASAN .......................................................................................................................................... 2
2.1 Perencanaan Pesan Pesan Bisnis ..................................................................................................... 2
1. Pemahaman Proses Komposisi ...................................................................................................... 2
2. Penentuan Tujuan ........................................................................................................................... 2
3. Analisis Audiens .............................................................................................................................. 3
4. Penentuan Ide Pokok ...................................................................................................................... 4
5. Seleksi Saluran dan Media ............................................................................................................. 5
2.2 Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis ............................................................................................. 5
1. Hal-Hal yang Menyebabkan Pesan-Pesan tak Terorganisasi dengan Baik............................... 5
2. Pentingnya Pengorganisasian yang Baik ...................................................................................... 6
3. Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline .......................................................................... 6
2.3 Revisi Pesan-Pesan Bisnis................................................................................................................. 8
1. Keterampilan Merevisi ................................................................................................................... 8
2.Pemilihan Kata yang Tepat............................................................................................................. 9
3. Membuat Kalimat yang Efektif ..................................................................................................... 9
BAB III....................................................................................................................................................... 11
PENUTUP.................................................................................................................................................. 11
3.1 Kesimpulan ...................................................................................................................................... 11
3.2 Saran ................................................................................................................................................ 11
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................................ 12

ii
 BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pengertian Pesan bisnis dikemukakan oleh Onong Effendy yang menyatakan bahwa
pesan adalah: “suatu komponen dalam proses komunikasi berupa paduan dari pikiran dan perasaan
seseorang dengan menggunakanlambang, bahasa/lambang-lambang lainnya disampaikan kepada
orang lain” (Effendy, 1989:224) .
Pengertian Pesan bisnis secara umum adalah setiap pemberitahuan (pikiran dan
perasaan), kata, atau komunikasi baik secara lisan maupun tertulis yang dikirimkan dari satu orang
ke orang lain. Pesan bisnis secara umum juga dapat diartikan suatu pesan atau surat yang digunakan
oleh pengirim untuk menyampaikan informasi yang tertulis maupun tidak tertulis, dalam
penyelenggaraan kegitan bisnis yang diterima oleh orang ataupun organisasi.
Dapat disimpulkan Pesan bisnis merupakan satu pesan atau surat yang digunakan untuk
menyampaikan informasi mengenai penyelenggaraan kegiatan bisnis baik secara tertulis maupun
tidak tertulis dari pengirim kepada penerima, bisa perseorangan maupun organisasi.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa saja tahapan dalam proses penulisan pesan bisnis ?
2. Bagaimana penentuan permasalahan pesan bisnis ?
3. Apa tujuan proses permasalahan pesan bisnis ?
4. Bagaimana pengorganisasian pesan bisnis yang baik ?

1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui tahapan-tahapan dalam proses penulisan pesan bisnis.
2. Untuk mengetahui penentuan permasalahan pesan bisnis.
3. Untuk memahami tujuan proses permasalahan pesan bisnis
4. Untuk memahami pengorganisasian pesan bisnis yang baik.

1
 BAB II

PEMBAHASAN
2.1 Perencanaan Pesan Pesan Bisnis
1. Pemahaman Proses Komposisi
Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap yaitu:
1. Perencanaan
Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi tiga tahapan penting yang perlu diperhatikan,
yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran dan media
komunikasi yang akan digunakan
2. Pengorganisasian
Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang
diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Perlu diperhatikan bagaimana
menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami,
dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.
3. Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi substansi pesan yang ingin
disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan
bagaimana tingkat pemahamannya. Kalau belum sesuai, perlu dilakukan pengecekkan
sekaligus revisi, sehingga apa yang telah direncakan sebelumnya dapat dicapai seefektif
mungkin.

2. Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud dan
tujuan komunikasi. Harus dapat menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai dengan
tujuan organisasi.
1. Mengapa Tujuan Harus Jelas
a. Keputusan untuk Menanggapi Pesan
Jika pesan-pesan yang akan disampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil
kepada audiens, sebaiknya penyampaian ditahan dulu. Sebaliknya bila sangat penting dan
akan membawa pengaruh yang besar, pesan sebaiknya segera diteruskan atau disampaikan.
b. Keputusan untuk Menanggapi Audiens
Komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif audiens. Tanpa mengetahui motif
audiensnya, komunikator tidak akan dapat menanggapi audiens dengan baik. Komunikator
dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka inginkan bila harapan mereka
tidak sesuai/sejalan.
c. Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan
Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
d. Keputusan untuk Menetapkan Media yang akan Digunakan
Media komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.
2. Tujuan Komunikasi Bisnis
Hubungan partisipasi audiens dengan pengendali komunikator secara umum ada tiga tujuan
komunikasi bisnis, yaitu;

2
 a. Memberi Informasi
Tujuan pertama adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada
pihak lain. Media komunikasi mana yang akan dipilih sangat bergantung pada kebijakan
perusahaan dengan mempertimbangkan kemampuan internal perusahaan tersebut.
b. Melakukan Persuas
Tujuan kedua adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan
dapat dipahami
dengan baik dan benar. Terutama berkaitan dengan negosiasi. Untuk memperoleh hasil
maksimal dalam bernegosiasi, setiap pihak perlu memahami prinsip win-win solution
(kedua belah pihak dalam negosiasi saling memperoleh manfaat tanpa merasa harus ada
yang dikorbankan atau gagal).
c. Melakukan Kolaborasi
ketiga adalah kolaborasi atau kerjasama. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut,
seseorang dengan mudah melakukan kerja sama bisnis baik dengan perusahaan domestik
maupun asing. Teknologi komunikasi sangat penting artinya dalam mempererat kerja
sama dalam dunia bisnis. Contoh dalam menyatakan tujuan umum dan tujuan khusus.
3. Cara Menguji Tujuan
Empat Pertanyaan Untuk Menguji Suatu Tujuan:
a. Apakah tujuan tersebut realistik?
Dalam arti bahwa ide-ide atau gagasan yang hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan
kemampuan yang ada, seperti kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis
operasional.
b. Apakah waktunya tepat?
Sebagai contoh, dalam situasi krisis moneter, ide untuk melakukan ekspansi pabrik
kemungkinan besar tidak akan diterima. Penyampaian ide ini tidak tepat waktunya karena
pada saat itu penjualan produk sedang menurun sampai 50% dibandingkan dengan tahun
sebelumnya.
c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
Pesan atau ide yang disampiakan oleh orang yang memiliki kedudukan/jabatan tinggi
cenderung lebih dapat diterima daripada disampaikan oleh orang yang kedudukannya
rendah.
d. Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?
Tujuan penyampaian pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara
keseluruhan.

3. Analisis Audiens
1. Cara Mengembangkan Profil Audiens
Penentuan profil audiens dikatakan gampang apabila lawan komunikasi adalah orang yang
sudah dikenal. Namun akan mengalami kesulitan bila yang menjadi audiens adalah orang
yang belum dikenal. Dalam hal ini komunikator perlu melakukan investigasi untuk
mengantisipasi reaksi mereka.
a. Menentukan ukuran dan koposisi audiens
Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh
jumlah audiens. Audiens jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu
laporan sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan kepada mereka. Untuk
audiens jumlah besar, materi dikems dalam makalah atau laporan dengan gaya

3
 pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal. Selingan segar seperti
humor dapat untuk menarik perhatian audiens yang jumlahnya besar.
b. Siapa audiensnya
Bila audiens lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa
diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.
c. Reaksi audiens
Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang
kritis, presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-
saran, karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka disuga kurang positif.
d. Tingkat pemahaman audiens
Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu
diputuskan seberapa jauh audiens harus dididik. Usahakan tidak terlalu menggurui
agar audiens tidak merasa jenuh, bosan, dan kurang tertarik.
e. Hubungan komunikator dengan audiens
Jika komunikator belum dikenal audiens maka komunikator harus meyakinkan
audiens sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Penampilan komunikator
berpengaruh pada penyampaian pesan komunikator tersebut. Nada suara
menunjukkan tingkat hubungan komunikator dan audiens.
2. Cara Memuaskan Audiens akan Kebutruhan Informasi
Lima tahap dalam memenuhi kebutuhan audiens:
1) Temukan/cari apa yang diinginkan audiens
2) Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
3) Berikan semua informasi yang diperlukan
4) Pastikan informasinya akurat
5) Tekankan ide-ide paling menarik bagi audiens
3. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens
Pemberian motivasi sering mengalami kendala/hambatan, hal ini disebabkan adanya
kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang
baru. Salah satu cara mengatasinya adalah dengan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa
sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan
yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional.
Selain itu dapat mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.

4. Penentuan Ide Pokok

1. Teknik Curah Pendapat
a. Storyteller’s Tour
Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Dengarkan dengan
teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suat pesan dapat ditemukan dengan
mudah.
b. Random List
Untuk dapat menemukan ide pokok perlu menulis segala sesuatu dalam pikiran di atas
kertas kosong. Pelajari hubungan ide yang satu dnegan ide yang lain. Bagilah ke dalam
kelompok-kelompok dan temukan butir yang penting dan tidak penting.
c. CFR (Conclusion, Findings, Recommendations) Worksheet

4
 Jika subjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakan suatu lembar kerja (worksheet)
yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan
(conclusions), dan rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan.
d. Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide
pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa (what), kapan (when), di mana
(where), dan bagaimana (how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
e. Question and Answer Chain
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens.
1. Pembatasan Cakupan
Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah dikenal hendaknya
menggunakan kata kata singkat. Cara ini membangkitkan rasa hormat audiens kepada
komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan
waktu lebih lama terutama jika audiens yang hadir belum dikenal sebelumnya. Ide pokok yang
yang lebih penting haruslah disampaikan dengan mudah dimengerti dan diterima audiens.

5. Seleksi Saluran dan Media

1. Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikannya adalah kemampuannya memberikan umpan balik dengan segera.
Saluran ini digunakan apabila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan
permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan lain adalah sifatnya yang
ekonomis. Bermanfaat apabila yang disajikan informasi kontroversial, karena reaksi audiens
dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka. Komunikasi lisan antara lain seperti pembicaraan
lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan Kelompok kecil, seminar, lokakarya, program
pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya. Semakin sedikit jumlah audiens,
semakin baik interaksi diantara mereka. Presentasi formal seringkali Diadakan di auditorium.
Dan kemajuan teknologi sering digunakan untuk memberi daya tarik bagi suatu presentasi.
2. Komunikasi Tertulis
Terdapat berbagai macam bentuk seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu
kelebihannya adalah penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan
pesan-pesan mereka.

2.2 Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis

1. Hal-Hal yang Menyebabkan Pesan-Pesan tak Terorganisasi dengan Baik
Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai
berikut:
1) Bertele-tele
Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang, mencapai beberapa paragraf,
baru kemudian masuk ke topik bahasan sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup
lama untuk memahami maksud pesan yang disampaikan.
2) Memasukkan Bahan-Bahan yang Tidak Relevan
Informasi yang tidak relevan disamping membuang-buang waktu, juga dapat membuat
pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami.
3) Menyajikan Ide-Ide Secara Tidak Logis
Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit memahami
poin-poin penting yang disampaikan.

5
 4) Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup di dalam Pembahasan
Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-pesan
yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting justru
terlupakan dari topik pembahasan. Hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama
bagi para komunikator.

2. Pentingnya Pengorganisasian yang Baik

Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu
diperhatikan, yaitu:
1) Subyek dan tujuan haruslah jelas.
2) Semua informasi harus berhubungan dengan subyek dan tujuan.
3) Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4) Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang
disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan
mempermudah pekerjaan kamunikator.
a. Membantu audiens memahami suatu pesan
Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyususn ide-ide secara logis dna
runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan
mudah akan memahami maksud/tujuan pesan.
b. Membantu audiens menerima suatu pesan
Misalnya seorang konsumen yang mengadu masalah pembelian produk kepada manajer
toko mempeoleh jawaban yang tidak menyenangkan. Mungkin saja surat jawaban telah
disusun secara logis sehingga dapat dipahami maksudnya tetapi tidak dapat diterima
konsumen karena gaya bahasa yang terlalu menusuk sasaran.
c. Menghemat waktu
Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens dapat dihemat.
Audiens juga dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan,
tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
d. Mempermudah pekerjaan komunikator
Dengan mengetahui apa yang ingin disampikan dan mengetahui cara menyampaikannya,
rasa percaya diri komunikator akan meningkat dan semakin cepat dan efisien ia
menyelesaikan pekerjaan.

3. Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline

Dapat dilakukan melalui dua tahap, yaitu:
1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-Ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator.
Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan dan menjadi
penting artinya, karena outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian
yang satu dengan bagian yang lain. Outline juga akan menuntun untuk
mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien, dan efektif. Outline akan
membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan mengerti dan
memahami pola pemikiran komunikator.
Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:
a) Mulailah dengan ide pokok

6
 Ide pokok dapat membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan.
Ide pokok dirangkum dalam dua hal, yaitu:
 Apa yang diinginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau
memikirkannya
 Alasan mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya.
b) Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap selanjutnya
adalah menyususn poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide
pokok tersebut.
c) Ilustrasi dengan bukti-bukti
Tahap ketiga adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang
berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, outline
akan menjadi semakin baik.
2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Untuk dapat menentukan urutan ide-ide, ada dua pendekatan penting, yaitu
a. Pendekatan langsung (pendekatan deduktif)
Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya.
Digunakan bila Reaksi Audiens cenderung positif atau menyenangkan.
b. Pendekatan tidak langsung (pendekatan induktif)
Bukti-bukti mncul terlebih dahulu, kemudian diikuti ide pokoknya. Digunakan bila
reaksi Audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.
Kedua pendekatan tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan-pesan singkat maupun
formal. Untuk memilih di antara kedua alternatif, harus menganalisis bagaimana audiens
terhadap maksud/tujuan dan pesan-pesan yang disampaikan.

Setelah memilih suatu pendekatan umum, selanjutnya memilih rencana organisasional

yang paling cocok sebagai berikut:
1. Direct request
Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang
langsung pada poin yang dituju. Direct request dapat berbentuk surat meupun
memo. Permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung
pada poin yang dituju.
2. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill
Memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap, audiens kemungkinan
akan menjadi netral. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok
dengan menggunakan pendekatan langsung.
3. Pesan-pesan bad news
Jika mempunyai berika yang kurang menyenangkan, cobalah menempatkannya
pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.
4. Pesan-pesan persuasive
Bila audiens sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, pesan-
pesan persuasif dapat digunakan dan pendekatannya adalah dengan cara tak
langsung. Perlu membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi sehingga
mereka dapat memahami fakta yang ada.
Pesan-pesan singkat dapat menggunakan salah satu dari keempat dasar rencana
organisasional. Untuk pesan yang lebih panjang, seperti pembuatan laporan dan presentasi,

7
 perlu pola yang lebih kompleks. Pola tersebut dibedakan menjadi dua kategori, yaitu
informasional dan analitikal.
Umumnya laporan dan presentasi yang paling mudah adalah informasional yang hanya sekedar
menyajikan fakta-fakta yang berhasil ditemukan. Kategori informasional antara lain instruksi
operasi, laporan status, deskripsi teknis, dan deskripsi prosedur dalam suatu perusahaan.
Secara umum, mengorganisasi laporan dan presentasi analitikal yang didesain ke arah suatu
kesimpulan tertantu, lebih sulit. Manakala tujuannya untuk melakukan kolaborasi dengan
audiens di dalam memecahkan masalah atau melakukan persuasi, harus memilih rencana
organisasional yang memberikan argumen secara logis.

2.3 Revisi Pesan-Pesan Bisnis

1. Keterampilan Merevisi
1) Pesan-Pesan Bisnis Tertulis
Proses penulisan pesan tertulis dimulai dari penulisan draf, selanjutnya penelaah dari sudut
substansi suatu pesan maupun pengorganisasian, gaya bahasa yang digunakan, susunan
kalimat, mekanik, format dan tata letak penulisan.
a) Mengedit isi, pengorganisasian, dan gaya penulisan
Sebelum adanya evaluasi, keseluruhan dokumen perlu dibaca dengan cepat. Saat evaluasi,
ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain substansi suatu pesan,
pengorganisasian pesan, dan gaya penulisan. Berikut beberapa pertanyaan yang perlu
diperhatikan:
 Apakah Anda telah memasukkan poin-poin dengan urutan yang logis?
 Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal-hal yang bersifat umum
dengan khusus?
 Apakah ide ynag paling penting telah memperoleh porsi pembahasan yang cukup?
 Apakah Anda telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan
pemerikasaan ulang terhadap fakta-fakta yang ada?
 Apakah Anda ingin menambahkan informasi yang baru?
Di samping itu, untuk lebih memudahkan audiens menangkap pesan-pesan, perlu dibuat
judul, sub-sub judul, indentasi, huruf tebal, garis bawah, huruf miring, hruf berwarna, tabel,
gambar, dan sejenisnya.
b) Mengedit mekanik/ teknis penulisan
Langkah berikutnya melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu
pesan-pesan bisnis yang mencakup antara lain:
 Susunan kalimat yang digunakan sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada,
sehingga mudah dipahami.
 Penggunaan kapitalisasi secara tepat.
 Penulisan tanda baca secara benar.
 Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat
dipahami dengan mudah.
 Perhatikan pengulangan kata secara tidak tepat dalam suatu kalimat.
Kesalahan mekanik dalam penulisan pesan-pesan bisnis dapat mengganggu pemahaman
maksud dan tujuan penulisan pesan-pesan bisnis.
c) Mengedit format dan layout
Jika format penulisannya menarik, ditata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang
digunakan berkualitas baik, audiens akan senang membacanya.

8
 2) Pesan-Pesan Bisnis Lisan
Meskipun penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dilakukan secara lisan, tetap perlu
dilakukan pengeditan yang mencakup antara lain:
a) Substansi pesan
Hal ini mencakup apakah substansi (isi) pesan yang ingin disampaikan telah tercantum di
salamnya? Dan apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audiovisual)
juga sudah tercantum di dalamnya?
b) Pengorganisasian pesan
Mencakup tiga poin penting, yaitu:
 Pembukaan (misal salam pembuka, perkenalan diri).
 Penyampaian substansi pesan (misal pengantar pesan dilanjutkan substansi pesan).
 Penutup (misal kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi)
c) Gaya bahasa
Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan
dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaian yang lebih santai,
luwes, dan tidak monoton. Selain itu penerima pesan akan lebih mudah memahami maksud
dan tujuan pesan.

2.Pemilihan Kata yang Tepat

Agar maksud komunikasi dapat tercapai, perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini.
1) Pilihlah kata yang sudah familier/dikenal
Diperlukan analisis suatu audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan
dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan
pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan.
2) Pilihlah kata yang singkat
Kata-kata yang singkat, selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi harus
tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
3) Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata bermakna ganda akan mengakibatkan terjadinya penafsiran yang
bermacam-macam. Akibat selanjutnya, kemungkinan tidak tercapainya maksud
penyampaian pesan-pesan bisnis.

3. Membuat Kalimat yang Efektif

Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk
mencapai daya informasi yang tepat dan baik. Perlu diperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan pikiran,
kesatuan susunan, dan kelogisan. Subyek dalam kalimat akan menjawab pertanyaan “siapa” atau
“apa” yang dilakukan oleh kata kerja merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang
dikatakan dan biasanya berupa kata benda. Predikat, biasanya kata kerja, nerkaitan erat dengan
subjeknya. Ia menjelaskan tentang apa yang dilakukan oleh subjek. Pelengkap (complements) akan
memperjelas arti suatu kata kerja. Ada beberapa jenis pelengkap antara lain objek langsung dan
objek tak langsung.
1) Tiga Jenis Kalimat
a) Kalimat sederhana
Hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat. Namun tak menutup
kemungkinan suatu kalimat dilengkapi objek baik langsung maupun tak langsung.
Contoh:

9
  Saya membeli buku Komunikasi Bisnis di tokok buku “Berkah” kemarin.
b) Kalimat majemuk
Berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen.
Klausa independen merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri, sehingga tidak
memiliki pengertian yang utuh. Kalimat majemuk dihubungkan dengan kata
penghubung seperti “dan”, “tetapi”, “atau”.
Contoh:
 Adik membeli kertas dan kakak membeli buku
c) Kalimat kompleks
Berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak
kalimat.
Contoh:
 Meskipun gaji tidak naik, para pegawai bekerja sebagaimana mestinya.
2) Cara Mengembangkan Paragafraf
Secara umum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan suatu
paragraf, yaitu pendekatan induktif dan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan
mengemukakan berbagai alasan kemudian dibuat kesimpulan. Pendekatan deduktif
dimulai dari kesimpulan kemudian diikuti dengan alasan-alasannya. Lebih lanjut, suatu
paragraf dapat dikembangkan dengan:
a. Ilustrasi
Pemberian ilustrasi terhadap suatu topik bahasan yang relevan akan memberikan
gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami audiens.
b. Perbandingan (persamaan dan perbedaan)
Cara ini memerlukan wawasan berpikir yang luas bagi penyampaian pesan-pesan
bisnis dan tentunya akan dapat membuat perbandingan yang berkaitan dengan
persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
c. Pembahasan sebab-akibat
Pola pengembangan paragraf dengan sebab-akibat akan membantu memberikan
arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
d. Klasifikasi
Pola pengembangan paragraf dengan pengelompokkan ini akan mempermudah
pemahaman bagi pengirim pesan meupun penerima pesan. Selain itu juga
menjadikan suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
e. Pembahasan pemecahan masalah
Cara ini akan mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi
seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi.
Dengan kata lain pola pengembangan ini memberikan suatu arah yang sistematis

10
 BAB III

PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan
suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan
komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian
tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada
perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.
Proses penyusunan pesan – pesan bisnis terdiri atas tiga hal, yaitu perencanaan, komposisi,
dan revisi. Dalam melakukan perencanaan, maksud/tujuan penyampaian pesan – pesan bisnis
harus ditentukan terlebih dahulu baik secara umum maupun khusus. Disamping itu, tahap
perencanaan, analisis audiens yang mencakup pengembangan profil audiens, pemenuhan
kebutuhan informasi audiens, dan pemenuhan kebutuhan motivasional audiens perlu dilakukan.

3.2 Saran
Pesan-pesan bisnis dapat diterima baik apabila disampaikan denganmengatur ide-ide
secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele. Kemudian ide yang disampaikan akan dapat
memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Karena
perkembangan dunia bisnis saat ini begitu cepatnya, maka penyampaian pesan-pesan bisnis perlu
tetap memperhatikan bagaimana merencanakan, mengorganisasi dan mengkomposisi, serta
merevisi pesan-pesan bisnis secara jelas dan seefektif mungkin.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Alfina, Z. (2020). Komunikasi Bisnis. Proses Penulisan Pesan Pesan Bisnis, 24.
Isbiantari. (2017). Business Communication. Penulisan Pesan-Pesan Bisnis, 10.
Ketut, S. I. (2021). Menyusun Pesan Bisnis yang Efektif. Bali: Kompasiana.

12