PERENCANAAN PESANAN BISNIS

Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis

Dosen Pengampu : Putu Ayu Meidha Suwandewi, SE., M.Ec. Dev

Oleh Kelompok 5 :

1. Ni Putu Ayu Indah Indraswari (05 / 2002622010441)

2. Ni Wayan Putri Atriani Dewi (07 / 2002622010443)

3. Ni Komang Ayu Anggreni (10 / 2002622010446)

4. Putri Eka Dhewantari (17 / 2002622010453)

AKUNTANSI A GIANYAR
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MAHASARASWATI DENPASAR
2022
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan Kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat limpahan
Rahmat dan Karunia-nya sehingga kami dapat menyusun makalah ini dengan baik dan tepat pada
waktunya. Dalam makalah ini kami membahas mengenai “Perencanaan Pesanan Bisnis”.

Makalah ini kami buat dalam rangka memenuhi tugas dari salah satu mata kuliah kami
yaitu Komunikasi Bisnis. Makalah ini dibuat dengan berbagai bantuan internet untuk membantu
menyelesaikan tugas dan hambatan selama mengerjakan makalah ini. Oleh karena itu, kami
mengucapkan terimakasih yang sebesar – besarnya kepada dosen pengampu dan teman-teman
yang telah membantu penyelesaian makalah ini hingga selesai.

Dalam menyusun makalah ini, kami menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan
pada makalah ini. Oleh karena itu, kami menginginkan pembaca untuk memberikan saran serta
kritik yang bersifat membangun kami dalam penyempurnaan makalah ini. Selebihnya kami
berharap makalah ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca semuanya.

Gianyar, 20 September 2022

Kelompok 5

i
 DAFTAR ISI

Contents
KATA PENGANTAR ............................................................................................................................. i
DAFTAR ISI .........................................................................................................................................ii
BAB I .................................................................................................................................................1
PENDAHULUAN..................................................................................................................................1
1.1 Latar Belakang..................................................................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ............................................................................................................................... 1
1.3 Tujuan ................................................................................................................................................. 2
BAB II ................................................................................................................................................3
PEMBAHASAN ...................................................................................................................................3
2.1 Proses Penyusunan Pesanan Bisnis..................................................................................................... 3
2.2 Penentuan Tujuan Pesanan Bisnis ...................................................................................................... 4
2.3 Analisis Audiens .................................................................................................................................. 4
2.4 Penentuan ide pokok .......................................................................................................................... 7
2.5 Pemilihan saluran dan media.............................................................................................................. 7
BAB III ............................................................................................................................................. 11
KESIMPULAN ................................................................................................................................... 11
3.1 Kesimpulan........................................................................................................................................ 11
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................................ 12

ii
iii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setelah memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik
yang bersifat formal maupun informal, langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan
pesan-pesan bisnis, mencakup pesan-pesan yang disampaikan secara tertulis (macam-macam
surat) dan pesan-pesan yang disampaikan secara lisan.Pesan bisnis yang efektif bertujuan
untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi, karena itu pesan harus ringkas dan
menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan pesan bisnis yang efektif adalah lebih
bersiafat untuk menyatakan ide daripada mengesankan lawan komunikasi.
Dalam komunikasi bisnis ada beberapa langkah termasuk perencanaan pesan-pesan bisnis.
Perencanaan pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan yang di smpaikan secara tertulis dan
pesan-pesan yang di sampaikan secara lisan. Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu
langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh dan salah satu faktor
prnrntu keberhasilan komunikasi, pesan-pesan bisnis yang terrencana dengan baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini perencanaan pesan-pesan bisnis
lebih di fokuskan pada perencanaan secara tertulis.

1.2 Rumusan Masalah

1.2.1 Bagaimana Proses penyusunan pesan-pesan bisnis?
1.2.2 Bagaimana Penentuan tujuan pesan-pesan bisnis?
1.2.3 Bagaimana cara menganalisis audiens?
1.2.4 Bagaimana Penentuan ide pokok?
1.2.5 Bagaimana Pemilihan saluran dan media?

1
1.3 Tujuan
1.3.1 Memahami bagaimana proses penyusunan pesan-pesan bisnis.
1.3.2 Mampu mengetahui penentuan tujuan pesan-pesan bisnis.
1.3.3 Mengetahui cara menganalisis audience.
1.3.4 Mampu menentukan ide pokok.
1.3.5 Mampu memilih saluran dan media yang digunakan dalam komunikasi bisnis

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Proses Penyusunan Pesanan Bisnis

Dalam organisasi bisnis berbagai kegiatan komuniasi terjadi setiap hari, baik
lisanmaupun tertulis. Mulai dari kegiatan komunikasi yang sangat sederhana sampai pada
kegiatankomunikasi yang rumit dan kompleks. Misalnya membuat memo, merefisi
draft surat,mengetik e-mail, membuat laporan, menyiapkan surat tanggapan atas
keluhan pelanggan.Oleh karena itu pesan bisnis di upayakan selalu lebih menarik
dibandingkan yang lain ataulebih baik dibandingka sebelumnya.Menyusun pesan bisnis
yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahamimemerlukan
kreatifitas, namun demikian tujuan penulisan pesan bisnis bukanlah agarpenerima
terpesona akan pengetahuan dan kreatifitas pengirim. Agar pesan bisnis
efektif,diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses
penyusunan pesanisnis umumnya terdiri dari 3 tahap sedrhana, yaitu :
1. Perencanaan pesan,
Dalam tahap ini ditentukan hala-hal yang mendasar dari suatu pesan
yangdikomunikasikan. Secara rinci tahap perencanaan tersebut meliputi
- Penelitian tujuan
- Analisis audiens
- Penentuan ide pokok
- Pemilihan saluran dan media
2. Penyusunan pesan,
Pengorganisasian dan penyususnan dokumen dimulai dari penyusunan kata-kata,
kalimat, paragraph, serta memilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung
ide/gagasan. Tahap meliputi dua kegiatan :
- Mengorganisasian pesan
- Memformulasasikan pesan
3. Revisi pesan

3
 Beragai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :
- Menyunting pesan
- Menulis ulang
- Memproduksi pesan
- Mencetak pesan

2.2 Penentuan Tujuan Pesanan Bisnis

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan, sehingga pesan bisnis
kembali memiliki tujuan yang jelas, dapat ukuran (realitis) dan tidak bertentangan dengan
tujuan organisasi. Pesan bisnis juga memiliki tujuan yang spesifik. Maksud/tujuan tersebut
mungkin saja bersifat jelas dan langsung (seperti melakukam order atau komunikasikan
tanggapan survey ) atau tidak seperti waktu manajemen untuk menemukan produk baru.
Jadi tujuan spesifik berhubungan dengan apa yang mau tercapai dengan pesan anda.
Misalnya apakah hanya sekedar meng “up date” audients tentang suatu even perusahaan,
atau anda menginginkan mereka melakukan tindakan yang segera. Nyatakan maksud pesan
anda secara spesifik dan jelas. Adapun tujuan umum komunikasi bisnis :
a. Memberi informasi (informing), kendali pesan sepenuhnya ada pada komunikator
b. Membujuk atau persuasi (persuading), memerlukan partisipasi komunikan dan
interaksi yang lebih tinggi
c. Melakukan kerjasama atau kolaborasi (collaborating), memerlukan partisipasi
maksimum dari komunikan dengan pengendalian komunikator yang lebih rendah
terhadap isi pesan.

2.3 Analisis Audiens

Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis
audiens. Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, karena sasaran komunikasi
adalah audiens atau penerima yang memiliki pemahaman berbeda-beda terhadap isi sebuah
pesan. Adapun langkah-langkah analisis audiens yang dapat kita lakukan adalah sebagai
berikut :
a. Mengembangkan Profil Audiens

4
 Anda harus mengetahui : siapakah audiens anda ? bagaimana sikap mereka
? Apa yang mereka perlu ketahui ? Dan mengapa mereka peduli dengan pesan
anda ? Pertanyaan tersebut perlu dijawab supaya pesan anda sesuai dengan profil
audiens. Jika anda berkomunikasi dengan orang yang sangat anda kenal pastinya
lebih mudah. Anda bisa tahu kebutuhan dan keinginan atas informasi dan anda
tahu karakteristik mereka. Namun jika anda tidak mengetahui profil audiens anda
pastinya komunikasi akan lebih sulit. Untuk itu anda perlu mempelajari audiens
anda sebelum anda membuat pesan.
b. Mengenali Penerima Primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang maka kita perlu mengetahui
dan mengenali siapa orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai
pengambil keputusan. Jika anda mengetahui audiens utama anda, mereka para
pengambil keputusan maka komunikasi anda dengan audiens utama akan diikuti
oleh anggota audiens lainnya.
c. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens
Suatu pesan bisnis untuk audiens yang besar memerlukan suatu gaya
penulisan, organisasi dan format yang formal, dibandingkan untuk audiens yang
kecil.
d. Mengukur tingkat pemahaman audiens
Penting sekali untuk mengetahui siapa saja mereka, bagaimana pendidikan
mereka, status serta sikap mereka, karena tujuan pesan kita adalah memberikan
pemahaman kepada mereka, untuk itu penting sekali mengetahui tingkat
pemahaman mereka terhadap berbagai informasi.
e. Proyeksikan pengharapan dan preferensi audiens

Apakah audiens anda mengharapkan suatu pesan yang lengkap dan detail,
atau apakah mereka cukup mengharapkan ringkasan atau poin-poin utama dari
laporan. Apakah memo yang kita buat harus pendek atau komprehensif (lengkap).
Untuk menghindari kritik dan perdebatan, pesan bisnis sebaiknya dilengkapi
dengan argumentasi yang didukung dengan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan
yang memadai, serta diakhiri dengan simpulan dan saran.

5
f. Memenuhi kebutuhan informasi audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima. Ada
lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi
kebutuhan informasi audiens, yaitu :
1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens focus kepada audiens
supaya pesan kita efektif berarti kita harus betul-betul menemukan
apa yang sebenarnya ingin diketahui oleh audiens dengan
memberikan pertanyaan yang spesifik kepada audiens untuk
menghindari keraguan-keraguan.
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan informasi tambahan
(up-date) yang relevan perlu diberikan kepada audiens untuk
memenuhi kebutuhan informasi yang tidak disadari audiens,
sehingga akan muncul kesan baik karena udiens merasa
memperoleh info yang lebih luas dari apa yang diharapkan dan
diperkirakannya.
3. Berikan semua informasi yang diperlukan audiens uji kelengkapan
isi pesan dengan metode kunci 5W+1H.
4. Pastikan informasi yang diberikan akurat lakukan kaji ulang
tanggal, jadwal, asumsi, perhitungan matematika, atau keuangan
untuk memastikan
5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens dari beberapa
gagasan yang disampaikan.
g. Memuaskan Kebutuhan Emosional yang paling menarik bagi audiens.
Ada kecendrungan bahwa audiens tidak mau mengubah sesuatu yang ada
dengan hal yang lebih baru. Cara mengatasinya adalah dengan mengatur pesan-
pesan sedemikian rupa sehingga pesan yang disampaikan dapat diterima audiens
dengan mudah. Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan
argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan argumentasi merupakan
cara yang baik, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi antar
personal.

6
 Secara singkat, tahapan analisis tersebut dapat diringkas sebagai berikut: dengan
mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator
mengantisipasi reaksi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan
komunikator

dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu
mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan
motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan
emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens saat terjadi kecendrungan sikap
audiens yang tak mau berubah.

2.4 Penentuan ide pokok

Ada 3 teknik yang dapat dipergunakan untuk menentukan ide pokok dalam perencanaan
pesan bisnis:
1. Brainstorming
Yaitu dengan memberikan pikiran mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara
leluasa, sehingga ide yang muncul akan orisinil dan baru.
2. Petunjuk atasan
Dalam organisasi yang menganut system senioritas, para pelaksana cendrung
meminta petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok
3. Kebiasaan
Dengan ide pokok yang berulang dan relative sama. Setelah ide pokok ditentukan,
selanjutnya kita perlu memperhatikan batasan informasi pesan bisnis yang akan
disampaikan. Bagaimanapun ide pokok yang akan dimunculkan, satu hal yang paling
penting adalah mengaitkan ide tersebut dengan hasil dari analisis audiens di atas.

2.5 Pemilihan saluran dan media

Pemilihan saluran dan media komunikasi sangat penting dalam perencanaan pesan
bisnis yang berpusat pada penerima, karena menentukan efektif tidaknya komunikasi
tersebut. Pilihan saluran dan media komunikasi sangat tergantung pada sifat pesan, waktu,
formalitas, dan harapan penerima. Saluran komunikasi terdiri atas dua jenis, yaitu: saluran
komunikasi tertulis dan saluran komunikasi lisan.

7
 1. Saluran komunikasi tertulis
Saluran tertulis akan lebih baik manakala:

a. Anda tidak membutuhkan umpan balik yang segera.

b. Pesan anda sangat kompleks dan rinci, dan membutuhkan perencanaan yang
hati-hati/seksama.
c. Anda membutuhkan bukti catatan yang permanen dan dapat disimpan
d. Audiens anda jumlahnya besar dan secara geografis tersebar.

Media tertulis, termasuk surat dan memo, laporan dan proposal, surat elektronik, mesinfax,
dll.
2. Saluran komunikasi lisan
Sebaliknya saluran lisan, akan lebih baik dipergunkan manakala:
a. Anda menginginkan umpan balik yang segera dari audiens.
b. Pesan anda secara relative sederhana dan mudah di terima.
c. Anda tidak memerlukan bukti catatan untuk disimpan.
d. Anda dapat mengumpulkan audiens dengan ekonomis dan nyaman.
e. Anda menginginkan interaksi untuk memecahkan masalah atau mencapai
keputusan.

Media dalam saluran komunikasi lisan, termasuk: percakapan tatap muka, telepon dan
voice mail, audiotape dan videotape, teleconferences dan video conferences, E-mail,
websites. Pemilihan saluran dan media yang tepat akan membantu efektifitas pesan-pesan
anda, seperti yang anda dan audiens atau penerima harapkan.

STUDI KASUS
Perusahaan PT. Indomoto Jaya adalah perusahaan yang bergerak di bidang
Automitive. Produk-produk unggulan yang dihasilkan oleh perusahaan ini adalah produk mobil
roda empat baik mobil penumpang maupun mobil niaga. Saat ini peruasahaan sedang
berusaha meningkatkan penjualan dan penghasilan. oleh karena itu, salah satu cara untuk

8
mencapai target tersebut dari devisi marketing mengirimkan surat pesan bisnis berupa penawaran
kerja sama dengan dengan berbagai perusahaan rental kendaraan mobil untuk menjalin
kerjasama yang akan menguntungkan kedua perusahaan sehingga penjualan dan
penghasilanpun meningkat. Salah satunya adalah perusahaan rental kendaraan mobil dipontianak.
Terlampir.

TUJUAN
Tujuan/ isi dari pesan bisnis yang disampaikan oleh Linda Wahyuni sebagai devisi marketing
ke perusahaan rental kendaraan mobil adalanh mengajak bekerjasama, yaitu perusahaan
PT. Indomoto Jaya menwarkan produk-produknya untuk dapat digunakan perusahaan rental
kendaraan mobil untuk menambah kendaraan yang akan disewakan atau digunakan oleh
perusahaan rental tersebut untuk saling memperoleh keuntungan yang lebih banyak dari
sebelumnya.

Media : Surat
Saluran : Tulisan
Komunikator : Kepala Devisi Marketing
Penerima : Pimpinan Perusahaan Rental Mobil
PT. INDOMOTO JAYA
Jl. IMAM BONJOL
PONTIANAK
No: 01/III/2014
Hal: Penawaran Kerjasama
Lamp: 1 lembar berkas7
Kepada Yth
.Bapak/Ibu
Pimpinan Perusahaan Rental Kendaraan Mobil
Di tempat.
Dengan hormat,Kami adalah perusahaan yang bergerak di bidang Automotive yang telah
banyak menghasilkan produk-produk unggulan roda empat baik mobil penumpang maupun
mobil niaga. Adapun mereknya yaitu sasuke

9
 Melihat dari perkembangan perusahaan yang bapak/ibu pimpin kami menawarkan produk
kami untuk menambah/meremajakan kendaraan operasional untuk menunjang kegiatan
perusahaan bapak/ibu baik mobil penumpang maupun mobil niaganya.
Untuk mempermudah bapak/ibu dalam memilih produk kami, maka kami sertakan
brosur, daftar harga dan paket kredit. Apabila ada pertanyaan dapat menghubungi :Linda
Wahyuni ( Devisi Marketing ) di
No telepon: 085864823909
Email:Lindawahyuni25@gmail.com
Demikian surat ini kami buat, besar harapan kami terjadi kerjasama yang baik dan
saling menguntukan bagi perusahaan bapak/ibu maupun perusahaan kami. Terima kasih
yang sebesar-besarnya. Salam sukses.Hormat kami,Linda Wahyuni(Kepala Devisi
Marketing)PT. Indomoto Jaya.
Hormat kami

,Linda Wahyuni
(Kepala Devisi Marketing)
PT. Indomoto Jaya

10
 BAB III

KESIMPULAN

3.1 Kesimpulan
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan
suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan
komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian
tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada
perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.
Proses penyusunan pesan – pesan bisnis terdiri atas tiga hal, yaitu perencanaan, komposisi,
dan revisi. Dalam melakukan perencanaan, maksud/tujuan penyampaian pesan – pesan bisnis
harus ditentukan terlebih dahulu baik secara umum maupun khusus. Disamping itu, tahap
perencanaan, analisis audiens yang mencakup pengembangan profil audiens, pemenuhan
kebutuhan informasi audiens, dan pemenuhan kebutuhan motivasional audiens perlu dilakukan.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Eva Fitriana Nur Utami dan Syamsul Arifin. 2017. Perencanaan Pesanan Bisnis:
Manajemen Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Putra Bangsa. Diakses 3 oktober 2022

Bayu Hermawan. 2016. Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis. Fakultas Ekonomi Dan Bisnis
Universitas Stikubank. Diakses 3 oktober 2022

Reysia dkk. 2019. Perencanaan Pesanan Bisnis: S1 Reg 2019 Tanggal 05 September 2019
Bab V, Vi - Perencanaan Pesan – Pesan Bisnis. Diakses 4 oktober 2022

12