Tugas Terstruktur Dosen Pengampu

Etika Komunikasi Bisnis Erwan Setyanor

PERENCANAAN PESAN BISNIS

Di susun oleh kelompok 7 :

Nurizzatil Hasanah 2020140143

Dewi Astuti 2020140125

PROGRAM STUDI EKONOMI SYARIAH

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM
DARUL ULUM KANDANGAN
2021/2022
 KATA PENGANTAR

Bismillahirohmanirrohim. Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah

SWT, atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya lah kami dapat menyelesaikan tugas
membuat makalah sederhana kami yang berjudul “Perencaan Pesan Bisnis” .
Serta tak lupa pula sholawat serta salam kami haturkan keharibaan
junjungan kita Nabi besar Muhammad SAW, keluarga, sahabat serta para
pengikut-pengikut beliau sampai akhir zaman.
Makalah ini dibuat dengan tujuan untuk memenuhi tugas kelompok mata
kuliah etika komunikasi bisnis yang diberikan oleh Bapa Erwan Setyanor untuk
menambah wawasan dan pengetahuan kita semua mengenai “Perencanaan Pesan
Bisnis”
Kami menyadari sepenuhnya bahwa di dalam makalah ini terdapat
kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, kami berharap adanya
kritik, saran dan usulan demi perbaikan makalah yang telah kami buat di masa
yang akan datang, mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa saran yang
membangun.

Kandangan, 22 Maret 2022

Kelompok 7

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................ ii

PENDAHULUAN .................................................................................................. 1

A. Latar Belakang ............................................................................................. 1

B. Rumusan Masalah ........................................................................................ 1
C. Tujuan Penulisan .......................................................................................... 2
BAB II ..................................................................................................................... 3

PEMBAHASAN ..................................................................................................... 3

A. Pengertian Perencanaan Pesan Bisnis dan Tahap Komposisi Pesan Bisnis . 3

B. Tujuan Pesan Bisnis ..................................................................................... 4
C. Analisis Audiens .......................................................................................... 5
D. Memenuhi Kebutuhan Audiens.................................................................... 7
E. Memilih Saluran Media................................................................................ 7
BAB III ................................................................................................................. 10

PENUTUTP .......................................................................................................... 10

A. Kesimpulan ................................................................................................ 10
B. Saran ........................................................................................................... 10

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dalam organisasi bisnis, berbagai kegiatan komunikasi terjadi
setiap hari baik lisan maupun tertulis. Mulai dari kegiatan komunkasi yang
sangat sederhana sampai kegiatan komunikasi yang rumit dan kompleks.
Semua kegiatan komunikasi itu saling bersaing untuk memperoleh
perhatian penerima.1
Setelah memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk
saluran komunikasi baik yang bersifat formal maupun informal, langkah
berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, mencakup
pesan-pesan yang disampaikan secara tertulis (macam-macam surat) dan
pesan-pesan yang disampaikan secara lisan
Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi
pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis
yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.
Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan
bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide,
saluran, pengorganisasian ide, membuat draf, merangkai kata / kalimat/
paragraph, dan merevisi.2

B. Rumusan Masalah
Dari latar belakang diatas maka dapat dirumuskan, rumusan
masalah sebagai berikut :
1. Apa pengertian perencanaan pesan bisnis?
2. Apa saja tahapan dalam proses komposisi pesan bisnis?
3. Apa saja tujuan pesan-pesan bisnis?
4. Bagaimana pentingnya analisis audiens?
5. Bagaimana memenuhi kebutuhan informasi audiens?
1
Muhammad Iqbal, “Makalah Komunikasi Bisnis”, h, iii
2
Alifatul Jannah, “Perencanaan Pesan_ Pesan Bisnis”, Makalah, h. 1

1
 6. Bagaimana melakukan seleksi saluran dan media komunikasi?

C. Tujuan Penulisan
1. Mengetahui pengertian perencanaan pesan bisnis.
2. Mengetahui apa saja tahapan dalam proses komposisi pesan bisnis.
3. Mengetahui apa saja tujuan pesan-pesan bisnis.
4. Menjelaskan pentingnya analisis audiens.
5. Menjelaskan bagaimana memenuhi kebutuhan informasi audiens.
6. Melakukan seleksi saluran dan media komunikasi.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Perencanaan Pesan Bisnis dan Tahap Komposisi Pesan

Bisnis
Perencanaan bisnis merupakan satu langkah srategis bagi
pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis
yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan
komunikasi. Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi
penyusunan pesan bisnis.
Proses komposisi (komposition process) penyusunan prinsip-
prinsip bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti
yang dilakukan oleh seorang komposer. Dia harus merencanakan lagu apa
yang akan dibuat, menentukan bentuk aransemen dan personal group yang
mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan
uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan
mempunyai mutu yang bagus, enak didengar, dan mudah dicerna para
penggemarnya. Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan
bisnis.3 Penysunan pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu :
1. Perencanaan
Tahap perencanaan adalah tahap dimana kita akan mendefinisikan tujuan,
menganalisis audiens dan memilih saluran / media komunikasi yang akan
digunakan. Di samping itu, intonasi juga perlu di atur, apakah menlemah,
mendatar, atau meninggi.yang terpenting adalah menyiasati situasi yang
ada, sehingga tujuan yang di kehendaki dapat tercapai.
2. Pengorganisasian
Membuat draf dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraph yang
sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan bisa dilaksankanoleh
penerima.
3. Revisi

3
Nurul Huda, “MAKALAH PERENCANAAN PESAN BISNIS” , h.1

3
 Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari sisi
subtitusi pesan yang ingin di smpaikan, tetapi juga bagaimana gaya
penulisannya, stuktur kalimat yang digunakan dan bangaimana tingkat
pemahamannya. Kalau belum sesuai, perlu di lakukan pengecekan
sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya. Oleh karena
perkembangan dunia bisnis saat ini begitu cepatnya, maka penyampaian
pesan-pesan bisnis perlu tetap memperhatikan bagaimana merencanakan,
mengorganisasi dan mengkomposisi, serta merevisi pesan-pesan bisnis
secara jelas dan seefektif mungkin.4

B. Tujuan Pesan Bisnis

Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis
adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi, seorang komunikator
tentunya ingin nama baik di hadapan audiens, sekaligus menghasilkan
sesuatu yang baik bagi organisasi. Sebelum menentukan tujuan pesan
bisnis ada tiga pertanyaan penting yaitu, apakah tujuan tersebut realistis,
apakah waktunya sudah tepat, dan apakah tujuannya dapat diterima
organisasi tersebut.
Tujuan pesan bisnis ada 3 :
1. Memberikan informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan
informasi yang berkaitan dengan bisnis kepada pihak lain. Untuk
menyampaikan pesan bisnis perusahan menggunakan media
komunikasi. Media komunikasi yang digunakan pun tergantung pada
kebijakan perusahaan.

4
Ibid, h. 2

4
 2. Melakukan persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada
pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan
benar. Hal ini sering dilakukan, terutama berkaitan dengan negosiasi
antara seseorang dengan orang lain.

3. Melakukan kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi
atau kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui
komunikasi bisnis suatu perusahaan dapat melakukan kerja sama
dengan perusahaan-perusahaan domestik maupun perusahaan-
perusahaan asing. Kerja sama bisnis di belahan dunia dewasa ini
relative mudah seiring pekembangan teknologi komunikasi.
Tujuan harus jelas dan dapat terukur agar dapat memebantu proses
pengambilan keputusan. Ada empat standar untuk menentukan tujuan:
1. Keputusan untuk meneruskan pesan
Perlu memperhatikan penting atau tidaknya pesan yang akan
disampaikan bagi audiens dan perusahaan.
2. Keputusan untuk menanggapi audiens
Sebelum menanggapi audiens, pahami terlebih dahulu motif audiens
3. Keputusan untuk memusatkan isi pesan
Pastikan informasi hanya yang penting dan relevan
4. Keputusan untuk menetapkan media yang digunakan
Dapat lisan maupun tertulis untuk berbagai media

C. Analisis Audiens
Kita harus menganalisis audiens sebelum menentukan pesan-pesan
bisnis. Ada lima cara untuk menentukan audiens :
1. Menentukan ukuran dan komposisi audiens

5
 Materi dapat dikemas dalam sebuah laporan sederhana kemudian
dipresentasikan kepada para audiens yang jumlanya kecil. Sedangkan
audiens yang jumlahnya banyak, materi dikemas dalam bentuk
makalah dengan gaya pengorganisasian dan penulisan yang lebih
formal.
2. Siapa audiensnya
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-
orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil
keputusan. Biasanya, orang yang berkedudukan tinggi bertindak
sebagai pengambil keputusan. Namun, adakalanya justru orang yang
berkedudukan rendah yang berpengaruh terhadap pengambilan
keputusan tertentu.
3. Reaksi audiens
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. Untuk menghindari kritik
dan perdebatan, pesan bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi
yang didukung dengan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang
memadai, serta diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi.
4. Tingkat pemahaman audiens
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. Untuk menghindari kritik
dan perdebatan, pesan bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi
yang didukung degnan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang
memadai, serta diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi.
5. Hubungan komunikator dengan audiens
Audiens yang belum mengenal komunikator harus dapat diyakinkan
sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Komunikator dengan
penampilan meyakinkan akan membuat audiens termotivasi untuk
menyimak pembicaraan, sehingga pesan tersampaikan dengan baik.

6
 Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah
menentukan ide pokok. Ide pokok dapat memotivasi orang-prang untuk
melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan tujuan
pengiriman pesan dengan tujuan mereka.

D. Memenuhi Kebutuhan Audiens

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau
mengubah perilaku mereka. Akan tetapi, pemberian motifasi ini sering kali
mengalami hambatan/kendala. Ada beberapa cara untuk memuaskan
kebutuhan motivasinal audiens yaitu :
1. Temukan/cari apa yang diinginkan audiens
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
3. Berikan semua infprmasi yang diperlukan
4. Pastikan bahwa informasinya akurat
5. Tekankan ide yang paling menarik bagi audiens
Cara memenuhi kebutuhan motivasi audiens yang tidak
menginginkan perubahan. Terkadang kita dengan audiens yang sama
sekali tidak mau mengubah sesuautu karena tidak merasa penting dengan
hal baru. Ada dua pendekatan yang harus kita lakukan, yaitu :
1. Memberikan argumentasi yang bersifat rasional
2. Melakukan pendetakan yang bersifat emosional

E. Memilih Saluran Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide
dapat di sampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan
tulisan (wrutten). Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis
bergantung pada tujua atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari
kedua saluran komunikasi tersebut.
1. Saluran Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan
dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang

7
 secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato,
seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna
sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki
kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed
back).

2. Saluran Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk,
misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam
pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan
nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik
secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

Seleksi antara saluran lisan dan tertulis

Komunikasi Lisan Komunikasi Tertulis
Jika menginginkan umpan balik Tidak memerlukan umpan balik
segera dari audiens segera
Pesan relative sederhana dan Pesan sangat rinci, kompleks,
mudah diterima dan memerluka perencanaa
dengan hati-hati
Tidak memerlukan catatan Diperlukan catatatan permanen
permanen/dapat dibuat notulesi
biasa
Dapat mengumoulkan audiensi Aundiens luas
dengan mudah
Ingin interaksi untuk pemecahan Ingin meminimalisasi distori
masalah penyampaian pesan

Media Komunikasi Lisan Media Komunikasi Tertulis

Percakapan langsung, pidato, Surat-surat, memo, laporan,
pertemuan-pertemuan proposal

8
Telpon dan surat suara Email

VoIP (Voice Over Internet Surat regular dan khusus

Protocol)
Audiotape/videotape Facsimile

Teknologi dan konferensi video

9
 BAB III

PENUTUTP

A. Kesimpulan
Perencanaan pesan-pesan bisnis adalah suatu langkah strategis bagi
pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan
salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis
yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan
komunikasi. Proses perencanaan pesan- pesan bisnis diantaranya adalah
sebagai berikut:
1. Pemaham proses komposisi
2. Penentuan tujuan
3. Analisis audiens
4. Penetuan ide pokok
5. Seleksi saluran dan media

B. Saran
Demikian yang dapat kami sampaikan mengenai materi yang
menjadi bahasan dalam makalah ini, tentunya banyak kekurangan dan
kelemahan karena terbatasnya pengetahuan kurangnya rujukan/referensi
yang kami peroleh, hubungannya dengan makalah ini kami banyak
berharap kepada pembaca memberikan kritik saran yang membangun
kepada kami demi sempurnanya makalah ini. Semoga makalah ini dapat
bermanfaat bagi penulis dan pembaca.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Alifatul Jannah, “Perencanaan Pesan_ Pesan Bisnis”, Makalah, h. 1

Muhammad Iqbal, “Makalah Komunikasi Bisnis”, h, iii

Nurul Huda, “MAKALAH PERENCANAAN PESAN BISNIS” , h.1

11