KOMUNIKASI BISNIS

( MAKALAH PESAN BISNIS )

DISUSUN OLEH :

NAMA : EVA SETYA KHARISMA

NIM : 041137906

UNIVERSITAS TERBUKA
TAHUN 2019

1
 BAB 1
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam komunikasi bisnis ada beberapa langkah termasuk perencanaan

pesan-pesan bisnis. Perencanaan pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan
yang di smpaikan secara tertulis dan pesan-pesan yang di sampaikan secara
lisan. Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi
pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh dan salah satu faktor prnrntu
keberhasilan komunikasi, pesan-pesan bisnis yang terrencana dengan baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini perencanaan
pesan-pesan bisnis lebih di fokuskan pada perencanaan secara tertulis.
Dalam organisasi bisnis, berbagai kegiatan komunikasi terjadi setiap hari,
baik lisan maupun tertulis. Mulai dari kegiatan komunikasi yang sederhana
sampai pada kegiatan komunikasi yang rumit dan kompleks. Misalnya,
membuat memo, merevisi draft surat, mengetik email, membuat laporan,
menyiapkan surat tanggapan atas keluhan pelanggan, membuat surat
perjanjian, dan lain-lain. Sesuai kegiatan komunikasi itu saling bersaing untuk
memperoleh perhatian penerima. Oleh karena itu, pesan bisnis diupayakan
selalu lebih menarik dibandingkan yang lain atau lebih baik dibandingkan
sebelumnya.
Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah
dipahami memerlukan kreativitas. Namun demikian, tujuan pesan bisnis
bukanlah agar penerima terpesona akan pengetahuan dan kreativitas pengirim.
Pesan bisnis yang dibuat hendaknya tetap terpusat pada penerima dan memiliki
tujuan yang jelas.

2
B. Rumusan Masalah
1. Proses Penyusunan Pesan Bisnis
2. Penentuan Tujuan Pesan Bisnis
3. Analisis Audience
4. Pemilihan Saluran dan Media

C. Tujuan
1. Mengetahui Proses Penyusunan Pesan Bisnis
2. Mengetahui Penentuan Tujuan Pesan Bisnis
3. Mengetahui Analisis Audience
4. Mengetahui Pemilihan Saluran dan Media

3
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Proses Penyusunan Pesan Bisnis

Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah
dipahami memerlukan kreativitas. Namuun demikian, tujuan pesan bisnis
bukanlah agar penerima terpesona akan pengetahuan dan kreativitas pengirim.
Pesan bisnis yang dibuat hendaknya tetap terpusat pada penerima dan memiliki
tujuan yang jelas.
Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses
penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis fleksibel. Tidak ada
proses penyusunan pesan bisnis yang terbaik. Walaupun demikian, sejumlah
langkah umum dalam menyusun pesan bisnis yang efektif perlu diperhatikan.
Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas 3 tahap sederhana.
1. Perencanaan Pesan
Dalam tahap ini, ditentukan hal-hal yang mendasar dari suatu pesan yang
akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi:
a. Penetapan tujuan
b. Analisis audiens
c. Penentuan ide pokok
d. Pemilihan saluran dan media
2. Penyusunan Pesan
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gagasan dituangkan ke dalam
pesan tertulis. Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari
penyusunan kata-kata, kalimat, paragraf, serta memilih ilustrasi yang akan
digunakan untuk mendukung ide/gagasan.
Tahap itu meliputi 2 (dua) kegiatan, yaitu:
a. Mengorganisasikan pesan
b. Memformulasikan pesan

4
 3. Revisi Pesan
Pesan yang telah disusun, dikaji ulang untuk memastikan apakah
ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan lebih detail
juga dilakukan atas format penulisan, tanda baca, dan tata bahasa.
Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah:
a. Menyunting pesan
b. Menulis ulang
c. Memproduksi pesan
d. Mencetak pesan
Perkiraan pembagian waktu yang dialokasikan pada masing-masing
tahap proses penyusunan pesan bisnis adalah merencanakan pesan 40%,
menyusun draft 20%, dan merevisi 40% dari waktu total (Vik & Gilsdorf
dalam Haryani, 2001:87).
Pada bab ini akan dibahas tahap pertama dari proses penulisan pesan
bisnis, yaitu perencanaan pesan bisnis yang dimulai dengan penentuan
tujuan pesan bisnis.

B. Penentuan Tujuan Pesan Bisnis

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-
pesan yang disampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga dan
meningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan goodwill, setiap
pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat diukur, dan tidak
bertentangan dengan tujuan organisasi.
Ada tiga tujuan umum komunikasi bisnis, yaitu:
1. Memberi informasi (informming)
2. Membujuk atau persuasi (persuading)
3. Melakukan kerja sama atau kolaborasi (collaborating)
Masing-masing tujuan tersebut akan menentukan tingkat partisipasi penerima
dan tingkat pengendalian pengirim.

5
Analisis Audiens

1. Cara Mengembangkan Profil Audiens

Penentuan profil audiens dikatakan gampang apabila lawan komunikasi
adalah orang yang sudah dikenal. Namun akan mengalami kesulitan bila yang
menjadi audiens adalah orang yang belum dikenal. Dalam hal ini komunikator
perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.
a. Menentukan ukuran dan koposisi audiens
Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan
oleh jumlah audiens. Audiens jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam
suatu laporan sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan kepada
mereka. Untuk audiens jumlah besar, materi dikems dalam makalah atau
laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal.
Selingan segar seperti humor dapat dilakukan untuk menarik perhatian audiens
yang jumlahnya besar.
b. Siapa audiensnya
Bila audiens lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa
diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.
c. Reaksi audiens
Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau
kurang kritis, presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan
dan saran-saran, karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka disuga kurang
positif.
d. Tingkat pemahaman audiens
Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda,
perlu diputuskan seberapa jauh audiens harus dididik. Usahakan tidak terlalu
menggurui agar audiens tidak merasa jenuh, bosan, dan kurang tertarik.
e. Hubungan komunikator dengan audiens
Jika komunikator belum dikenal audiens maka komunikator harus meyakinkan
audiens sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Penampilan

6
 komunikator berpengaruh pada penyampaian pesan komunikator tersebut.
Nada suara menunjukkan tingkat hubungan komunikator dan audiens.

2. Cara Memuaskan Audiens akan Kebutruhan Informasi

Lima tahap dalam memenuhi kebutuhan audiens:
1. Temukan/cari apa yang diinginkan audiens
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
3. Berikan semua informasi yang diperlukan
4. Pastikan informasinya akurat
5. Tekankan ide-ide paling menarik bagi audiens

3. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Pemberian motivasi sering mengalami kendala/hambatan, hal ini disebabkan
adanya kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang
ada dengan hal yang baru. Salah satu cara mengatasinya adalah dengan
mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan
dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapat dilakukan
adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Selain itu dapat
mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.

C. Penentuan Ide Pokok

Setiap pesan bisnis, baik panjang maupun pendek pasti mengacu pada
suatu ide pokok (Main idea). Ide pokok biasanya didukung oleh ide-ide lain
(Supporting idea). Ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang
menjelaskan isi dan tujuan topik tersebut sehingga dapat diterima dengan baik
oleh audiens. Topik merupakan suatu subjek pesan yang luas. Dengan
demikian, ide pokok tidak sama dengan topik.
Penentuan ide pokok memerlukan pengalaman dan kreativitas. Ada 3
teknik atau cara yang dapat dipergunakan untuk menentukan ide pokok:

7
 1. Brainstorming
Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarkan pikiran mencari berbagai
kemungkinan ide pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh dengan cara
tersebut akan lebih bervariatif, baru, dan orisinil.
2. Petunjuk Atasan
Dalam organisasi yang menganut sistem senioritas, para pelaksana
cenderung meminta petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok.
3. Kebiasaan
Untuk situasi yang relatif sama atau kejadian yang berulang-ulang,
biasanya dikembangkan ide pokok tertentu yang relatif sama. Penetuan ide
pokok dilakukan berdasarkan kebiasaan.
Setelah ide pokok ditentukan, berikutnya perlu diperhatikan batasan
atau cakupan informasi yang menyangkut luas maupun kedalaman. Hal
tersebut perlu dilakukan mengingat manusia memiliki keterbatasan dalam
menerima informasi, misalnya akibat gangguan dalam menerima informasi
atau kurangnya kredibilitas komunikator. Pesan yang nersifat umum dan
luas sebaiknya dikoreksi lagi agar lebih spesifik dan mulai dipahami.

D. Pemilihan Saluran dan Media

Pemilihan saluran dan media sangat penting dilakukan dalam perencanaan
pesan bisnis yang berpusat pada penerima. Komunikasi efektif dan tidak
efektif dapat dibedakan melalui pilihan atas saluran dan media komunikasi.
Pilihan saluran dan media komunikasi sangat tergantung pada sifat pesan,
waktu, formalitas, dan harapan penerima.
Saluran komunikasi terdiri atas saluran lisan (Oral Communication) dan
tertulis (Written Communication). Masing-masing saluran memiliki beberapa
jenis media. Media yang dimaksud disini adalah alat atau sarana yang
digunakan untuk memindahkan pesan dari pengirim kepada penerima.
1. Saluran Komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak digunakan dalam
bisnis. Komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara

8
langsung atau tatap muka, melalui telepon, wawancara, pidato, seminar,
pelatihan, dan prestasi bisnis. Saluran itu disukai karena sederhana,
spontan, nyaman, praktis, ekonomis, dan memiliki kemampuan yang lebih
tinggi dalam memberikan umpan balik (feedback).
Tentu saja tidak semua pesan bisa dengan tepat dikomunikasikan
secara lisan. Informasi yang kontrofersial dan aktivitas pengambilan
keputusan akan terasa sesuai bila menggunakan saluran itu karena reaksi
non verbal penerima mudah diketahui dan komunikator dapat dengan
segera mengmabil tindakan yang tepat. Kekurangan atau kelemahan
saluran itu adalah sifatnya yang spontan sehingga pesan sering tidak dapat
direncanakan dan diorganisasikan dengan baik. Di samping itu, pesan lisan
yang disampaikan dari orang ke orang akan membuka peluang terjadinya
distorsi.
Saluran lisan dapat digunakan apabila:
 Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima
 Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti
 Tidak memerlukan catatan permanen
 Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis
 Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan masalah dan pengambilan
keputusan
Tipe atau tingkatan komunikasi sangat menetukan tempat dan
media yang digunakan. Komunikasi lisan antar pribadi bisa dilakukan
diruang kerja hanya dengan panca indra atau dengan media elektronik,
seperti telepon dan voice mail. Selain memiliki kelebihan dalam kecepatan
pengiriman dan penerimaan informasi, telepon dan voice mail juga lebih
ekonomis.
Dalam aktivitas komunikasi yang menyebabkan audiens yang lebih
banyak, biasanya digunakan media kelompok atau publik, misalnya
seminar, rapat, dan konfernsiyang diselenggarakan disuatu tempat yang
lebih luas dengan bantuan peralatan audio visual jarak deka maupun jarak
jauh. Sementara dalam komunikasi massa, biasanya digunakan media

9
 elektronik, misalnya radio, film, televisi, komputer, dan video
cassette/tape.
2. Saluran Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis dibuat dalam berbagai bentuk, misalnya
surat, memo, proposal,dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis
dilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada spontan dan
bersahabat.
Pesan-pesan tertulis bisa ditulis dengan tangan atau dengan bantuan
media elektronik. Media elektronik yang biasanya dipergunakan adalah
mesin faks, telegram, dan e-mail. Saluran komunikasi tertulis tepat
diperguakan bila:
a. Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima
b. Pesan terinci dan kompleks
c. Memerlukan perencanaan yang seksama
d. Memerlukan catatan permanen
e. Penerima dalam jumlah banyak
f. Penerima sulit dijangkau karena tersebat secara geografis
g. Ingin meminimalkan pilihan distorsi
Kelebihan dari saluran komunikasi tertulis adalah adanya kesempatan
bagi para komunikator untuk merencanakan dan mengendalikan pesan.
Kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bisa
diperoleh dalam waktu cepat.

10
Media pada saluran lisan Media pada saluran tertulis:
 Percakapan tatap muka  Surat, memo, laporan, proposal,
(pidato,rapat, seminar, konferensi).  Electronik mail (e-mail)
 Telepon, voice mail  Telepon(SMS)
 Radio, televisi, komputer  Komputer
 Pita audio dan video  Faks
 Teleconference  Telegram
 Video conference  Pos biasa dan khusus

3. Kekayaan Media
Kekayaan media adalah nilai dan media dalam situasi komunikasi. Seperti
gambar dibawah ini menunjukan kontinum kekayaan media. Kekayaan
ditetapkan oleh kemampuan media untuk menyampaikan pesan dengan
memakai lebih dari satu isyarat, memudahkan umpan balik, dan
menetapkan fokus pribadi (Bovee dan Thill, 2003:31).
Komunikasi tatap muka adalah media yang paling kaya karena
bersifat pribadi, menyediakan umpan balik verbal dan nonverbal secara
langsung, dan menyampaikan emosi dibalik pesan. Namun, tatap muka
juga merupkan salah satu media yang paling terbatas karena menerima dan
pengirim pesan harus berada di satu tempat yang sama saat berkomunikasi.
Keterbatasan itu dapat diatasi dengan penggunaan teknoligi maju berupa
teleconference.
Media yang paling kaya digunakan untuk mengirimkan pesan non
rutin yang bersifat kompleks. Media kaya digunakan untuk menyampaikan
kepedulian dan memperoleh komitmen. Gunakan media yang lebih miskin
untuk menyampaikan pesan rutin dan sederhana. Media paling miskin
digunakan apabila umpan balik tidak terlalu penting.

BAB III

11
 PENUTUP

A. Kesimpulan
Penyusunan pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis untuk
mencapai tujuan organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu
faktor penentu keberhasilan . pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik
akan mempermudah pencapaian tujuan.
Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah
dipahami memerlukan kreativitas. Namuun demikian, tujuan pesan bisnis
bukanlah agar penerima terpesona akan pengetahuan dan kreativitas pengirim.
Pesan bisnis yang dibuat hendaknya tetap terpusat pada penerima dan memiliki
tujuan yang jelas.
Penyusunan pesan bisnis meliputi :
1. Proses penyusunan pesan bisnis.
2. Menentukan tujuan pesan bisnis.
3. Melakukan analisis audiens.
4. Menentukan ide pokok.
5. Melakukan pemilihan saluran dan media.

DAFTAR PUSTAKA

12
Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi.

https://www.google.com/search?
q=KONTINUM+KEKAYAAN+MEDIA&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0
ahUKEwiG7JjNtIjMAhWiGaYKHXAKBtUQ_AUICCgC&biw=1024&bih=667#i
mgrc=py9M3DZdVg6KoM%3A

13