MAKALAH BAHASA INDONESIA

MENGKAJI SURAT RESMI ATAU DINAS

Dosen Pengampu :

Mulya Tiara Fauziyah, M.Pd

Disusun oleh:

1. DIDI MAULANA (228120008)

2. RINDI (2281200035)

3. MIRTA APRILIYA (2281200047)

4. AINIAH ZAHRA (2281200064)

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS

SULTAN AGENG TIRTAYASA SERANG 2020/2021

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang sudah melimpahkan rahmat,
taufik, dan hidayah- Nya sehingga kami bisa menyusun sintesis makalah Bahasa
Indonesia ini dengan baik serta tepat waktu. Tugas ini kami buat untuk memberikan
ringkasan tentang Mengkaji Surat Resmi atau Dinas. Mudah- mudahan makalah yang
kami buat ini bisa menolong menaikkan pengetahuan kita jadi lebih luas lagi. Kami
menyadari kalau masih banyak kekurangan dalam menyusun makalah ini.

Oleh sebab itu, kritik serta anjuran yang sifatnya membangun sangat kami harapkan
guna kesempurnaan makalah ini. Kami mengucapkan terima kasih kepada Bpk/Ibu
Dosen yang mengampu mata kuliah Bahasa Indonesia. Kepada pihak yang sudah
menolong turut dan dalam penyelesaian makalah ini. atas perhatian serta waktunya,
kami sampaikan banyak terima kasih.

Serang, 02 Desember 2020

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .............................................................................................. ii

DAFTAR ISI ........................................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................... 1
A. Latar Belakang ............................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah .......................................................................................... 2
C. Tujuan ............................................................................................................ 2
BAB II PEMBAHASAN ......................................................................................... 3
A. Surat Resmi .................................................................................................... 3
B. Cara Membuat Surat Resmi ............................................................................ 3
C. Bagian-Bgaian Surat Resmi ............................................................................ 3
D. Ciri-ciri surat resmi ........................................................................................ 6
E. Mengkaji Teknik Penulisan Surat ................................................................... 7
F. Cara penulisan bagian-bagian surat ................................................................ 8
G. Model-model surat ....................................................................................... 10
BAB III PENUTUP ................................................................................................ 11
A. Kesimpulan .................................................................................................. 11
B. Saran ............................................................................................................ 12
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................. 12

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Surat adalah alat komunikasi antara seseorang dengan seseorang yang

di kehendakinya, yang berisi tulisan, pernyataan , suatu kabar, harapan, dan
tanggapan yang sesuai dengan keinginan dari penulis surat tersebut . Itu arti
surat secara umum atau yang biasanya masyarakat tahu. Fungsi surat yaitu
sebagai sarana pemberitahuan, sarana permintaan, buah pikiran, ide atau
gagasan, sebagai sebuah alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja.
Surat menyurat mempunyai arti penting dalam menyampaikan
gagasan, informasi, dan ide. Kurangnya kemampuan dalam menulis surat
mengakibatkan informasi tidak tepat sasaran. Surat sebagai salah satu sarana
komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak
kepada pihak lain. Surat merupakan bagian yang tak terpisahkan dari aktivitas
manusia dalam era modern ini. Rahardi (2008, hlm. 11) mengemukakan
bahwa “surat adalah suatu sarana yang tertulis sebagai perantara
pengomunikasian pesan untuk menyampaikan informasi”. Informasi tersebut
dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, perintah, permohonan, laporan,
maupun menceritakan pengalaman. Dalam memenuhi kebutuhan, misalnya
dalam organisasi atau instansi tentunya membutuhkan surat demi kelancaran
organisasi atau instansi tersebut. Surat sebagai salah satu alat komunikasi
secara tidak langsung mempunyai berbagai macam jenis, bergantung pada
dasar tinjauan.
Surat mempunyai berbagai macam jenis yaitu ada surat pribadi, yaitu
surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau bisa dibilang surat yang
tujuannya hanya untuk seseorang. Surat resmi yaitu surat sebuah surat
digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun
organisasi, misalnya undangan surat edaran dan pemeberitahuan. Surat niaga

1
 yaitu surat yang biasa digunakan bagi badan yang menyelenggrakan kegiatan
usaha niaga seperti usaha industri, bisnis, dan usaha jasa

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, rumusan masalah yang akan dibahas
antara lain :
1. Apa yang dimaksud surat resmi?
2. Bagaimana cara membuat surat resmi?
3. Apa saja bagian-bagian dari surat resmi?
4. Bagaimana ciri-ciri dari surat resmi?
5. Bagaimana langkah-langkah dalam membuat surat resmi yang baik dan
benar?

C. Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah di atas, tujuan yang diharapkan yaitu :
1. Dapat memahami pengertian dari surat resmi.
2. Dapat mengetahui cara membuat surat resmi.
3. Memahami bagian-bagian dari surat resmi secara rinci.
4. Dapat membedakan surat resmi melalui ciri-cirinya.
5. Dapat memahami dan membuat surat resmi dengan langkah-langkah yang
baik dan benar.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Surat Resmi
Surat resmi merupakan surat yang digunakan dalam berbagai
urusan resmi baik secara personal, instansi atau organisasi. Surat resmi
biasanya dibuat untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak ke
pihak yang lain. Fungsi dari surat resmi biasanya mencakup lima hal
berikut. Sebagai sarana pemberitahuan, buah pemikiran, permintaan,
gagasan serta sebagai pedoman kerja. Contoh surat resmi yaitu undangan,
surat edaran, dan surat pemberitahuan

B. Cara Membuat Surat Resmi.

1. Surat resmi yang baik bila dikeluarkan oleh suatu organisasi biasanya
menggunakan kop surat.
2. Terdapat nomor pembuatan surat, lampiran dan juga perihal dibuatnya
surat tersebut.
3. Menggunakan ragam bahasa resmi.
4. Dibuka dan ditutup dengan menggunakan salam yang biasa digunakan
oleh kebanyakan orang.
5. Salah satu pertimbangan diakui atau tidaknya surat resmi adalah adanya
cap atau stempel dari lembaga yang mengeluarkan surat tersebut. Bila
tidak ada cap, maka surat tersebut akan diragukan keasliannya.

C. Bagian-Bgaian Surat Resmi

1. Kepala surat/ kop surat
Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat
merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan
kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai

3
 nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi
alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:
 Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau
organisasi,
 Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
 Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
 Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.
2. Tempat dan tanggal surat
Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan
untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan
surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika
tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi
bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib
menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini.
3. Nomor Surat
Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi,
perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap
surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya
meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan
tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:
 Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun
penemuannya kembali apabila diperlukan
 Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh
organisasi, lembaga atau perusahaan
 Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
 Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat
4. Lampiran
Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang
menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang

4
 disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau
dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.
5. Hal/ perihal
Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal
berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi
surat tersebut.
6. Alamat tujuan
Terdapat dua alamt yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat
luar (yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di
dalam surat). Alamat yang dimaksud dalam bagian ini merupakan
alamat dalam. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis
alamat dalam ini, hal-hal tersebut adalah sebagai berikut:
 Kata “kepada” pada alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata
“kepada” dirasa berlebihan karena sudah ada kata “YTH/ yang
terhormat”
 Menggunakan kata “Yang terhormat” yang bisa disingkat menjadi
“YTH”
 Menggunakan kata “Bapak”, “Ibu” atau “Sdr” jika yang dituju
adalah seseorang bukan nama instasi. Kata “Bapak, Ibu, Sdr” selalu
ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan diikuti oleh nama orang.
 Di setiap bari pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda
titik.
 Menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju, lengkap lebih
bagus.
7. Salam Pembuka
Bagian surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang berfungsi
sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf
kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.
8. Isi Surat
Isi surat yaitu ada:

5
  Pendahuluan yang merupakan alenia yang berfungsi sebagai
pengantar atau pendahuluan terhadap informasi yang di sampaikan
di alenia isi.
 Isi, alenia yang berisi informasi yang akan di sampaikan
 Penutup, sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terimakasih
atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.
9. Salam penutup
Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya
menggunakan kata: “Hormat saya, Hormat kami, Wassalam”. Penulisan
salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf
kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
10. Nama jabatan atau pengirim dan tanda tangan
Setelah salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta
tanda tangannya
11. Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau
orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.

D. Ciri-ciri surat resmi

Perlu diperhatikan sebelum menulis surat, kita harus jelaskan
dahulu apa yang kita akan tulis,apatujuan dan hasil yang diharapkan, serta
siapa yang akan dituju oleh surat kita.
 Secara umum ciri-ciri dalam surat resmi yaitu:
1. Bahasa yang jelas, yaitu bahasa yang digunakan tidak memberi
peluang untuk ditafsirkan berbeda dari maksud penulis surat.
2. Bahasa yang lugas dan singkat, artinya bahasa yang digunakan
langsung tertuju pada persoalan yangingin dikemukakan. Kelugasan
bahasa diwujudkan dalam pemakaian bahasa yang ringkas tetapi
padatmakna (langsung dan tidak berbelit-belit).

6
 3. Bahasa yang santun, yaitu bahasa yang dipakai menunjukkan rasa
hormat dan penghargaan yang wajar dari pengirim terhadap penerima
surat. Yang harus diingat, kesantunan berbahasa janganlah berlebihan.
Pengiriman surat jangan sampai terlalu merendahkan dirinya dan
menyanjung-nyanjung sasarannya.
4. Bahasa yang resmi, yaitu bahas yang mengikuti kaidah baku bahasa
Indonesia. Kebakuan ragam bahasa itu akan tercermin dalam ejaan,
pilihan kata, dan struktur bahasa yang digunakan.

 Surat resmi yang baik akan memilki ciri-ciri sebagi sebagai berikut:
1. Menggunakan instrument yang sesuai, termasuk di dalamnya adalah
ukuran, jenis, dan warna kertas, warna tinta, serta bentuk tulisan
(terutama bila meng- gunakan mesin ketik atau computer). Warna
kertas untuk surat dinas biasanya warna putih.
2. Memakai bentuk surat yang standar.
3. Menggunakan bahasa Indonesia baku dengan penyampaian yang
singkat, lugas, jelas, dan santun, serta menyajikan fakta yang benar bila
diperlukan.
4. Menghindari kata-kata dan singkatan yang tidak umum. (misalnya,
surat disingkat sr, penting disingkat pt, dansebagainya).
5. Memperhatikan kerapihan dan kebersihan.

E. Mengkaji Teknik Penulisan Surat

Langkah-langkah menulis surat resmi yaitu:
1. Pengonsepan
a) Menentukan bentuk surat
b) Menulis bagian-bagian surat mulai dari tanggal surat sampai dengan
tembusan surat
c) Menentukan tema
d) Menguraikan tema

7
 e) Membuat alinea pembuka
2. Persetujuan atasan
a) Pengecekan konsep
b) Menyampaikan perbaikan jika terdapt kesalahan
3. Pengetikan
4. Penandatangan surat
5. Pengiriman

F. Cara penulisan bagian-bagian surat

1. Kepala surat
Kepala surat umumnya terdiri atas nama instansi, alamat lengkap,
nomor telepon, nomor kode pos, dan logo. Contoh seperti pada
gambar di bawah ini

2. Tanggal surat
Penulisan tanggal pada surat resmi yang memakai kepala surat tidak
wajib diawali oleh nama kota.
3. Nomor Surat
Nomor surat memuat : Nomor urut agenda luar, kantor cabang, sub
pokok masalah, kode bulan, dan kode tahun.
No. : 01/Bgr/HRD/XI/2011
Atau bisa juga memuat : Nomor urut agenda luar, kode bulan, dan
kode tahun.
No. : 17/XI/2011
4. Lampiran
Lampiran ditulis dengan diikuti jenis yang dilampirkan.
Penulisannya diletakan dibawah nomor surat.
5. Hal/ perihal

8
 Perihal biasanya ditempatkan atau diletakan menjadi satu dengan
“Nomor” dan “Lampiran”. Contoh penempatan tanggal surat, nomor
surat, lampiran dan perihal

6. Alamat Tujuan
Penulisan alamat tujuan harus memperhatikan segi kepraktisan
karena alamat tujuan merupakan petunjuk langsung bagi penerima.
Pemakaian kata di tempat tidaklah tepat karena kata-kata tersebut
kurang konkret dan etis
Contoh penulisannya :
Yth. Direktur PT Maju
Jalan Delima No.10
Jakarta
7. Salam Pembuka
Penulisan salam pembuka yang sering digunakan yaitu, Dengan
Hormat, dan Salam Sejahtera.
8. Isi surat
Isi surat terdiri atas tiga macam alinea, yaitu alinea pembuka, alinea
transisi, dan alinea penutup.
Isi surat berupa hal-hal pokok yang harus disampaikan
9. Salam penutup
Penulisan salam penutup yang sering digunakan yaitu, Hormat
Kami, dan Salam Hormat.
10. Nama, Jabatan, dan Tanda Tangan
Penulisan nama, jabatan dan tanda tangan ini untuk yang
bertanggung jawab atas isi surat. Seperti contoh di bawah ini:

9
 11. Tembusan
Tembusan adalah seseorang yang dianggap perlu mengetahui tentang
isi surat tersebut. Contoh tembusan :
1.Gubernur Prop. DIY
2.Bupati Sleman
3.Camat Depok
4.Arsip

G. Model-model surat
1. Lurus Penuh (Full Block Style)
surat yang dibuat dengan model ini, semua bagian surat ditik
mulai dari margin kiri. Sedangkan jarak penulisa paragraf yang satu
dengan paragraf lainnya diberi spasi satu baris.
2. Model Lurus (Block Style)
Pada surat bentuk lurus, semua bagian surat ditik bagian kiri,
kecuali tanggal surat, salam penutup, tanda tangan dan nama terang
jabatan. pengirim surat ditik pada bagian kanan surat
3. Model Setengah Lurus (Semi Block Style)
Pada surat model surat berbentuk setengah lurus, semua bagian
ditik seperti bentuk lurus, kecuali isi surat. Setiap Alinea baru ditik
sesudah lima ketukan dari margin kiri. Alenia satu dengan yang lainnya
tidak diberi jarak dengan spasi.
4. Model Lekuk (Indented style)
Pada model lekuk, semua bagian surat, kecuali alamat surat, ditik
seperti bentuk setengah lurus.
5. Model Resmi Indonesia Lama (old official style)
Surat - surat dengan model ini mempunyai ciri - ciri sebgai berikut

10
  Tanggal surat didahului nama tempat.
 Alamat surat ditulis pada sebelah kanan surat.
 Jabatan pengirim surat diatas tanda tangan.
6. Model Resmi Indonesia Baru (New Official Style)
Surat yang dibuat dengan model ini mempunyai ciri – ciri sebgai
berikut :
 Tanggal surat ditulis tanpa didahului nama tempat, karena nama
tempat sudah ditulis di kepala surat.
 Alamat surat ditulis pada sebelah kiri.
 Diatas tanda tangan ditulis salam penutup dari pengirim surat

BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Surat resmi merupakan surat yang digunakan dalam berbagai urusan
resmi baik secara personal, instansi dan organisasi. Surat resmi sendiri
berfungsi sebagai sarana pemberitahuan, buah pemikiran, permintaan,
gagasan dan sebagai pedoman kerja. Contoh dari surat resmi yaitu undangan,
surat edaran, dan surat pemberitahuan. Dalam pembuatan surat resmi
sebaiknya harus memenuhi kaidah-kaidah yang berlaku salah satunya dalam
penggunaan bahasa, bahasa yang digunakan pada surat resmi yaitu bahasa
yang jelas, lugas, santun dan resmi.

Surat resmi sangatlah penting dalam suatu organisasi ataupun

perusahaan karena surat merupakan salah satu komunikasi dalam organisasi
yang berbentuk tulisan. Dengan adanya surat resmi yang baik dan
memperhatikan kaidah pembuatan surat resmi yang berlaku, maka surat
tersebut dapat mendukung tercapainya tujuan.

11
B. Saran
Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting
bagi seseorang, instansi ataupun organisasi karena surat-menyurat merupakan
salah satu bagian dari proses komunikasi bagi seseorang, instansi ataupun
organisasi yang berbentuk tulisan, jika dalam organisasi, proses surat
menyurat ini lebih diutamakan untuk lingkungan ekstern organisasi yang
sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi. Dengan adanya surat
menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan
organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang
(Growth).

DAFTAR PUSTAKA

Digilib.unila.ac.id
Sukirman Nurdjan, S.S., M.Pd dkk, 2016. Bahasa Indonesia untuk perguruan
tinggi. Penerbit aksara timur. Makasar, Sulawesi Selatan.
Syafiq Hakim Noor, Mimi Mulyani, 2016.
PENINGKATAN KETERAMPILAN MENULIS SURAT RESMI
MELALUI PENDEKATAN KETERAMPILAN PROSES.
http://journal.unnes.ac.id/sju/index.php/jpbsi
Choiriannisaa.wordpress.com. (Desember 2016). Bagian-bagian Surat.
Diakses pada 19 November 2020. Dari
https://choiriannisaa.wordpress.com/bagian-bagian-surat/
gurupendidikan.co.id. (29 Oktober 2020). Pengertian Surat Dinas – Fungsi,
Ciri, Syarat, Bagian, Contoh. Diakses pada 19 November 2020. Dari
https://www.gurupendidikan.co.id/pengertian-surat-dinas/

12
13