A. Bentuk Bentuk Surat, Jenis Jenis dan Fungsinya Lengkap !

Bentuk bentuk surat merupakan

susunan atau letak bagian bagian
surat (lay out). Bagian surat
merupakan peran paling penting
untuk bahan identifikasi dan
petunjuk dalam proses itu sendiri.
Setiap kantor atau lembaga
terkadang tidak sama dalam
memakai bentuk surat, tergantung
kantor dan lembaga itu sendiri.

B. Pengertian Surat Secara Umum

Surat adalah salah satu sarana untuk

komunikasi serta dapat menyampaikan
beberapa informasi yang tertulis suatu
pihak kepada pihak lain. Surat salah
satu sarana untuk komunikasi tertulis
dari satu pihak (orang, organisasi, atau
juga instansi) kepada pihak lain
(orang, organisasi, atau juga instansi).
Berdasarkan Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Surat yang artinya suatu kertas
yang bertulis ataupun secarik kertas sebagai tanda atau keterangan yang tertulis.

Jadi surat adalah salah satu sarana komunikasi yang tertulis yang disampaikan dari satu pihak
kepada pihak lain, entah untuk pribadi, perusahaan atau organisasi.Tujuan sebuah surat dibuat
dan dikirimkan supaya penerima surat mengerti akan masksut dari si pembuat surat.

Surat itu berisi informasi, informasi dari sebuah surat itu yang dapat berupa sebagai berikut:

1. Permintaan/ permohonan
 2. Laporan
3. Pemberitahuan
4. Perintah
5. Pernyataan

Pengertian Surat Menurut Para Ahli

pixabay.com

Terdapat juga pendapat beberapa para ahli mengenai pengertian surat tersebut. Berikut adalah
definisi surat yang dihantar oleh beberapa para ahli, diantarannya sebagai berikut :

 Surat menurut Pratama (1997:1)

Surat itu adalah alat atau sarana yang digunakan untuk mengambil informasi, serta
pernyataan secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain, apakah itu dilakukan dengan nama
sendiri, jabatan yang disandang dari suatu perusahaan ataupun sebuah organisasi.

 Surat menurut YS. Mario (2000:15).

Surat adalah alat komunikasi tertulis atau sarana yang digunakan untuk mengirimkan
informasi atau pernyataan tertulis dari satu pihak ke pihak lain.

 Surat menurut Yose Rizal (2003:2)

Surat adalah alat yang digunakan untuk menyampaikan maksud secara tertulis atau sebagai
jenis komunikasi tertulis.

 S. Hidajat

Menurut S. Hidajat, makna surat adalah selembar kertas atau lebih di mana Anda menulis
pernyataan, berita atau sesuatu yang orang ingin katakan atau tanyakan pada orang lain.

 Prajudi Atmosudirdjo

Menurut Prajudi Atmosudirdjo, pengertian surat adalah makalah yang ditulis atas nama
pribadi penulis atau atas nama posisinya dalam organisasi yang ditujukan ke alamat tertentu
dan berisi bahan komunikasi.

 Diana Nababan

Menurut Diana Nababan, makna surat adalah alat komunikasi yang disajikan secara tertulis.
Surat itu harus disajikan dengan baik karena secara tidak langsung memberikan deskripsi
orang yang mengirimnya.

 Djoko Purwanto

Menurut Djoko Purwanto, pengertian surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk
mengirimkan informasi tertulis dari satu pihak ke pihak lain, baik yang terkait dengan
kegiatan komersial maupun non-komersial.

 W.J.S Poerwadarminta

Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, menurut W.J.S Poerwadarminta, pengertian surat
tersebut adalah kertas tulis atau alat untuk menyampaikan maksud tertulis.
  Sugeng Rusmiwari

Menurut Sugeng Rusmiwari, makna surat adalah alat komunikasi yang menggunakan bahasa
tertulis di atas kertas yang terkait erat dengan aktivitas manusia.

 J. Wajong

Menurut J. Wajong, pengertian surat adalah pernyataan / deklarasi tertulis kepada satu atau
lebih orang yang tidak hadir.

 Darji

Menurut Darji, pengertian surat adalah sarana untuk mengirimkan informasi tertulis atau
pernyataan kepada pihak lain, baik atas nama mereka sendiri ataupun jabatannya dalam
organisasi.

 Iis Sopyan

Menurut Iis Sopyan, definisi surat adalah model komunikasi tertulis yang memungkinkan
seseorang saling memberikan informasi atau bertukar ide.

 Agus Sugiarto (2005:2)

Surat menurut Agus Sugiarto adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan
informasi tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Dengan kata lain, surat itu adalah alat
komunikasi tertulis untuk mengirimkan pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan
khusus, yaitu penggunaan kertas, penggunaan formulir / model, penggunaan notasi dan juga
kode, penggunaan bahasa yang kas dan juga pencantuman tanda tangan
Fungsi Surat

Bentuk Bentuk Surat

Menurut definisi surat sebelumnya, fungsi umum surat itu adalah sebagai alat komunikasi
dalam bentuk tertulis. Berikut ini beberapa fungsi surat:

 Buah Pikiran
 Ide atau Gagasan
 Sebagai Sebuah Alat Pengingat
 Pedoman Kerja
 Sebagai alat untuk membantu mengingat suatu kegiatan.
  Sebagai bukti tertulis yang memiliki kekuatan hukum
 Sebagai catatan atau dokumentasi historis untuk keperluan kegiatan lain
 Sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan /
permohonan, pernyataan, perintah, laporan dan lain-lain.
 Sebagai alat untuk mewakili orang atau badan pembuat surat yang menyampaikan
pesan, informasi atau misi, yang harus disampaikan kepada penerima

Jenis Jenis Surat

pixabay.com

Surat memiliki dua jenis, yaitu Surat pribadi dan juga Surat resmi. Untuk memahami
perbedaan di bawah ini adalah ciri dan karakteristiknya.

Secara umum, jika dilihat dari segi bentuk, isi dan bahasanya, surat-surat tersebut
diklasifikasikan menjadi 3 jenis, yaitu:

 Surat pribadi
 Surat dinas
 Surat niaga
Bagaimanapun, apabila dilihat berdasarkan pemakaiannya, surat tersebut dibagi menjadi 3
jenis:

 Surat pribadi
 Surat resmi
 Surat dinas

Bentuk Bentuk Surat dan Contohnya

Bentuk Bentuk Surat

Bentuk surat merupakan suatu pola surat munurut susunan letak dan bagain surat. Bentuk
surat selalu dipakai dalam pekerjaan, kedinasan dan juga keorganisasian. Bukan itu juga surat
juga memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan lainnya.

Menurut pola umum dalam surat – menyurat dikenal 5 macam bentuk surat, yaitu :

Bentuk Surat Full Block Style (Bentuk Lurus Penuh)

Jadi surat dengan model full block style memiliki bentuk atau susunan yang lurus dari atas
sampai bawah. Maksudnya surat tersebut terlihat seperti balok yang tulisannya mulai dari
leher surat, tubuh, hingga kaki surat terlihat rata kanan-kiri serta tidak terdapat paragraf yang
masuk ataupun keluar alias semuanya rata.
Meskipun berbentuk rata, namun surat dengan model ini juga masih tetap mempunyai
struktur atau susunan sesuai yang berlaku. Umumnya, surat ini dibuat mulai dari garis pinggir
kiri atas dengan struktur seperti berikut.

Bagiinfo.com

SUSUNAN SURAT FULL BLOCK STYLE SECARA UMUM

1. Kop Surat
2. Tanggal Pembuatan
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
 6. Surat Yang Di Tujukan
7. Salam Pembuka
8. Pendahuluan Isi Surat
9. Penjelasan Isi Surat
10. Penutupan Surat
11. Salam Penutup
12. Nama Jabatan
13. Tanda Tangan
14. Nama Yang Menandatangani
15. Tembusan
16. Halaman Lampiran

(Full Block Style) merupakan bentuk surat dimana leher surat, tubuh dan surat kaki Surat
idak membentuk sebuah paragraph melainkan membentuk sebuah blok penuh dari kiri hingga
kanan.

Namun, komposisi atau struktur surat tetap berlaku dalam surat tersebut.

Artinya, dari tanggal sampai kata penutup kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah
penulisannya dimulai dari kiri.

Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat
dan tiap alinea baru menjorok (masuk ke dalam).
Bentuk Bentuk Surat

Susunan Surat Lurus (Semi Block Style)

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

Contoh Bentuk Surat Block Style (Bentuk Lurus )

Block Style digunakan oleh lembaga / perusahaan untuk menulis surat.

Block Style bentuknya hampir sama dengan bentuk Full Block Style yaitu nomor, alamat
tujuan, salam pembuka, lampiran dan tembusan ditempatkan pada margin kiri, awal alinea
dimulai dari margin kiri.

Namun, untuk menulis Model Block Style ini terletak pada penempatan tanggal,ucapan
penutup, nama penandatangan dan posisi penandatangan ditempatkan di sisi kanan surat.
 tsa
kuzy.wordpress.com

Susunan Surat Block Style (Bentuk Lurus)

 Kepala Surat
  Nomor Surat
 Tanggal Surat
 Alamat Tujuan
 Hal / Perihal
 Salam Pembuka
 Isi Surat
 Salam Penutup
 Nama Organisasi yang mengeluarkan surat
 Nama Penandatangan
 Jabatan Penandatangan
 Lampiran
 Tembusan
 Inisial pengonsep surat dan pengetik

Bentuk Surat Indented Style (Bentuk Lekuk)

Sementara untuk bentuk surat indented style, perbedaannya pada penulisan alamat tujuan
yang ditulis secara bergerigi.

Model seperti ini artinya, pada baris pertama dari bentuk surat indented style dimulai dari
margin kiri. Kemudian unutk baris keduannya menjorok masuk lima hentakan. Lalu untuk
baris selanjutnya masuk lagi lima hentakan dan seterusnya.

Pada bentuk ini terdapat ciri khas, yakni karakter tempat dan tanggal, nama, jabatan dan
penutup diketik pada sebelah kanan, sedangkan pada isi surat di setiap pergantian alinea baru,
pengetikannya masuk ke dalam sebanyak lima hentakan.
 Bentuk Bentuk
Surat

Bentuk surat lekuk atau indented style ini hanya cocok digunakan untuk surat yang alamatnya
singkat. Jadi, tidak semua surat dapat menggunakan bentuk surat ini ya.

Susunan Surat Indented Style (Bentuk Lekuk)

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
 3. Tanggal Surat
4. Alamat Tujuan
5. Hal / Perihal
6. Salam Pembuka
7. Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Organisasi yang mengeluarkan surat
10. Nama Penandatangan
11. Jabatan Penandatangan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial
15. pengonsep surat dan pengetik

Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph)

Bentuk menggantung atau bentuk alinea menggantung bisa disebut juga sebagai hanging
paragraph style. Setiap bentuk alinea di surat menggantung ditulis secara menggantung.

Jadi hanya di awal alinea saja yang dimulai dari margin kiri.  Pada baris -baris berikutnya,
dimulai menjorok ke dalam sejauh lima hentakan dari margin kiri.

Agar lebih jelas, dapat dilihat dari contoh format surat alinea mengantung pada gambar
berikut ini.
 Bentuk Bentuk Surat

Susunan Surat Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) :

 1. Kop Surat
 2. Tanggal dibuatnya surat
 3. Nomor Surat
 4. Lampiran/Hal
 5. Hal/Lampiran
 6. Surat yang di tujukan
 7. Salam Pembukaan
  8a. Pendahuluan isi surat
 8b. Penjelasan isi surat
 8c. Penutup isi surat
 9. Salam Penutup
 10. Nama jabatan
 11. Tanda Tangan
 12. Nama yang mendatangani
 13. Tembusan
 14. Halaman lampiran surat/Inisial

Bentuk Surat (Bentuk Resmi) Official Style

Bentuk Bentuk Surat

Bentuk official style terdapat perubahan sehingga menjadi dua jenis bentuk surat yaitu bentuk
surat resmi lama dan baru. Pada bentuk tulisan gaya lama, alamat sejajar dengan perihal dan
tempat menjorok lima spasi. Lalu pada isi surat menjorok lima spasi dan posisi
penandatanganannya berada di kanan.
Untuk bentuk gaya baru pada alamat tujuan dan isi suarat ditulis di bawah huruf pertama
nomor, lampiran dan hal berada di sebelah kiri menjorok lima spasi. Untuk penulisan nama
jabatan, salam penutup, nama penanda tangan, tanda tangan, dan NIP dapat dimulai dari
tengah kertas.

Berikut adalah contoh bentuk official style yang baru dan lama:

Bentuk Resmi Indonesia Lama

Pada bentuk surat resmi indonesia lama penulisannya yaitu pada alamat surat diketik pada
sebelah kanan dibawah tanggal surat.

Contoh Surat:
Susunan Surat Bentuk Resmi Indonesia Lama:

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
 4. Lampiran
5. Hal / Perihal
6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Jabatan penanda tangan surat
11. Nama penanda tangan
12. NIP/NIK/RRP
13. Tembusan
14. Inisial pengonsep

Bentuk Resmi Indonesia Baru

Untuk bentuk surat resmi baru terdapat variasi bentuk setangah lurus, bedanya dengan bentuk
surat setengah lurus, bedanya pada letak penulisan salam penutup yang berada pada margin
kanan setara dengan penulisan tembusan.

Contoh surat :
Susunan Surat Bentuk Resmi Indonesia Baru:

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Lampiran
5. Hal / Perihal
6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Jabatan penanda tangan surat
11. Nama penanda tangan
12. NIP/NIK/RRP
 13. Tembusan
14. Inisial pengonsep

Bentuk Surat Lamaran Kerja

Bentuk surat lamaran kerja adalah surat yang dibuat dan dikirim oleh seseorang yang ingin
bekerja di kantor, bisnis atau lembaga lainnya.

surat lamaran kerja termasuk surat atau lembaga resmi. Oleh karena itu, ada aturan tertentu
yang harus diperhatikan dalam menulis. Umumnya surat memiliki bagian-bagian seperti yang
ditunjukkan di bawah ini.
Susunan Surat Lamaran Pekerjaan:

1. Tempat dan tanggal pembuatan surat

2. Nomor surat
3. Lampiran
4. Hal atau perihal
5. Alamat tujuan
6. Salam pembuka
7. Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :

 paragraf pembuka
 isi surat
 paragraf penutup

1. Salam penutup
2. Tanda tangan dan nama terang

Itulah beberapa contoh dari bentuk bentuk surat yang mana bisa diterapkan dan digunakan
hampir semua kerpluan dalam surat menyurat. Terimakasih. Semoga bermanfaat!