BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam kehidupan sehari-hari kita selalu melihat seseorang mengirimkan
surat kepada orang yang dikehendakinya. Surat merupakan sebuah alat atau media
komunikasi yang berupa tulisan yang berisi informasi, pesan, pernyataan, atau
tanggapan sesuai dengan keinginan penulis.
Pada saat seseorang siswa mengirimkan surat kepada gurunya yang
menyatakan bahwa dirinya tidak bisa menghadiri atau mengikuti pelajaran yang
dilangsungkan pada hari itu berhubungan karena kesehatannya terganggu.
Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan bahwa surat dapat berfungsi
sebagai alat komunikasi atau penyampai informasi dari siswa kepada gurunya.
Surat juga berfungsi sebagai wakil penulis dalam hal ini, penulis tidak perlu
langsung bertatap muka dengan orang yang akan dituju untuk menyampaikan
informasi, melainkan diwakili oleh surat.
B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan surat ?
2. Sebutkan bagian-bagian surat ?
3. Sebutkan Bahasa surat ?
4. Sebutkan Jenis-jenis surat ?
5. Sebutkan bentuk-bentuk surat ?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian surat
2. Untuk mengetahui bagian-bagian surat
3. Untuk mengetahui jenis-jenis surat
4. Untuk mengetahui bentuk-bentuk surat

BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Surat

Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang
berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai keinginan penulis surat.
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat
komunikasi tulis yang paling efesien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan
dengan komunikasi lisan. Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai
kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Peranan surat lebih
penting lagi, terutama dalam surat resmi, seperti surat yang dikeluarkan oleh
organisasi/lembaga, Sebagai contoh, pada saat sebuah perusahaan dagang
mengirimkan surat kepada perusahaan lain yang bermaksud untuk menawarkan
produk yang dijual oleh perusahaan dagang tersebut. Berdasarkan ilustrasi
tersebut dapat dikatakan bahwa surat dapat berfungsi sebagai alat komunikasi atau
penyampai informasi dari perusahaan dagang tersebut kepada perusahaan lain.
Surat juga dapat berfungsi sebagai wakil penulis, dalam hal ini penulis tidak perlu
langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi
melainkan diwakili oleh surat.
Namun terkadang kita tidak mengerti bagaimana hakikat, jenis surat, serta
bahasa surat yang baik dan benar. Untuk itu, dalam makalah ini akan dibahas
mengenai hakikat dan jenis jenis dari format surat tersebut. Dalam makalah ini,
terdapat contoh surat resmi yang dapat dijadikan sebuah acuan dalam pembuatan
surat resmi dan juga terdapat tata cara pembuatan surat lamaran pekerjaan
sehingga pada saat membuat surat lamaran tersebut tidak lagi mengalami
kesulitan.
B. Bagian Surat
1. Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:

Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.

Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
Logo instansi/lembaga
Kepala surat yang ditulis lengkap terdiri atas (a) nama instansi, (b) alamat

lengkap, (c) nomor telepon, (d) nomor kotak pos, dan (e) lambang atau logo.
Kelima unsur tersebut terdapat pada kepala surat.
2

2. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan

Kata nomor, lampiran, dan perihal ditulis dengan diawali huruf kapital dan
diikuti dengan tanda titik dua (:) yang ditulis secara estetik sesuai dengan panjang
ketiga kata tersebut.
3.
4.
5.
6.

Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)

Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
Hal, berupa garis besar isi surat
Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
Dalam menuliskan alamat surat, terdapat hal hal yang perlu diperhatikan.

Seperti :
a. Penulisan nama penerima surat harus cermat dan lengkap sesuai dengan
kebiasaan si pemilik nama menulis namanya.
b. Nama diri penerima surat ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap
unsurnya, tidak menggunakan huruf kapital secara keseluruhan.
c. Penulisan alamat surat juga harus cermat, lengkap, dan informatif.
d. Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup
ditulis Yth.Dengan huruf awal huruf kapital disertai dengan tanda titik.
Penggunaan kata kepadasebelum nama tidak diperlukan karena kepada
merupakan kata penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah.
Alamat pengirim juga tidak perlu memakai katadari yang menyatakan asal.
e. Kata Saudara ditulis dengan disingkat, Sdr. Sedangkan kata Bapak
dan Ibu ditulis lengkap, tanpa disingkat.
f. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya,
seperti Dr. atauDrs. atau memiliki pangkat seperti kolonel atau kapten, kata
sapaan Bapak, Ibu, Sdrtidak digunakan.
g. Jika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan agar
tidak berhimpit dengan gelar, pangkat, atau jabatan.
h. Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat. Alamat yang lebih sempit dengan
alamat yang lebih luas tingkatannya diantarai dengan tanda koma.
i. Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai dengan nama
jabatannya, atau nama jabatannya saja, dan bukan nama instansinya.
7. Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya
ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang
disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.

Secara garis besar, isi surat dapat dikelompokkan menjadi bagian pembuka,
bagian isi, dan bagian penutup. Yang penulisannya perlu diperhatikan, terutama
dalam penggunaan kata kata didalamnya. Karena informasi akan lebih mudah
untuk diterima, jika penggunaan kata kata dalam isi surat tersebut mudah untuk
dimengerti.
8. Nama organisasi atau lembaga Jabatan
Penulisan pengirim surat perlu memperhatikan hal hal berikut :
a. Nama tidak perlu ditulis dengan huruf kapital seluruhnya, cukup ditulis
dengan huruf kapital pada huruf pertama tiap unsurnya.
b. Nama tidak perlu diberi tanda kurung, digarisbawahi, dan tidak perlu diakhiri
dengan tanda baca.
C. Bahasa Surat
Surat merupakan alat komunikasi yang penting. Dalam surat, pesan atau
maksud penulis surat disampaikan dalam bahasa tulisan dan dikirimkan kepada
penerima untuk mendapat tanggapan positif. Agar pesan atau informasi yang
disampaikan mudah dipahami, surat hendaknya ditulis dengan menggunakan
bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif agardapat mengungkapkan
pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin disampaikan oleh penulis.
Pada hakikatnya, menyusun surat sama dengan menyusun sebuah karangan. Oleh
sebab itu, ketentuan-ketentuan dalam menyusun surat sama dengan ketentuanketentuan dalam mengarang. Ketentuan-ketentuan itu meliputi penggunaan
kalimat efektif, pemenggalan kata, pilihan kata, tanda baca, dan penggunaan ejaan
yang tepat. Hal-hal yang berhubungan dengan tata cara penyusunan surat itu harus
diperhatikan benar-benar karena surat akan dibaca berulang-ulang atau diingat
selama masih tertulis. Dengan demikian, hindari kata-kata yang kurang tepat,
terutama yang menyinggung perasaan orang lain. Beberapa hal yang harus
diperhatikan dalam menyusun surat sebagai berikut.
Surat merupakan alat komunikasi yang penting. Dalam surat, pesan
atau maksud penulis surat disampaikan dalam bahasa tulisan dan dikirimkan
kepada penerima untuk mendapat tanggapan positif. Agar pesan atau

informasi yang disampaikan mudah dipahami, surat hendaknya ditulis dengan

menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat
mengungkapkan

pesan

secara

tepat

sesuai

dengan

maksud

yang

ingin disampaikan oleh penulis.

1. Bahasa surat dikatakan jelas jika isi atau informasi yang disampaikan mudah
dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas atau eksplisit.
2. Bahasa surat dikatakan lugas jika kata-kata yang digunakan langsung
mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan, tidak berbungabunga atau berbasa-basi.
3. Bahasa surat dikatakan komunikatif jika mudah

dipahami

dan mampu

menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya.

D. Jenis-Jenis Surat
Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan atas beberapa jenis, yakni
sebagai berikut :
a. Surat keluarga ialah surat yang isinya membicarakan masalah keluarga,
perkenalan, atau persahabatan. Surat keluarga dapat berupa surat pada orang
tua, famili, kepada kenalan, dan sebagainya.
b. Surat setengah resmi ialah surat yang ditulis oleh seseorang atau perorangan
kepada suatu organisasi atau instansi tertentu. Contohnya surat lamaran kerja,
surat permohonan izin membangun, surat izin masuk kantor, surat pernyataan
bersedia memilih dan dipilih.
c. Surat sosial ialah surat yang dibuat oleh berbagai lembaga sosial yang
ditujukan kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu. Isi surat sosial
selalu bersifat kegiatan sosial yang dikelola oleh lembaga yang bersangkutan.
d. Surat niaga ialah surat yang ditulis oleh suatu badan perusahaan perdagangan
yang isinya membicarakan masalah dagang atau perniagaan. Menurut Soedjito
dan Solchan, surat niaga atau dagang ialah surat yang berisi masalah
perniagaan atau perdagangan. Surat niaga dibuat oleh suatu perusahaan yang
ditujukan kepada semua pihak.
e. Surat dinas ialah surat yang isinya meliputi masalah dinas yang menyangkut
administrasi pemerintah. Menurut Sudarsa, surat dinas atau surat resmi ialah
segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan

dinas instansi. Surat dinas hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat
dikirimkan kepada semua pihak yang berhubungan dengan instansi tersebut.
E. Bentuk Surat
1. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
Surat yang berbentuk lurus penuh ini disusun dengan aturan, yaitu semua
bagian yang terdapat dalam surat selain kop surat. Seluruhnya diketik mulai dari
margin kiri. Keterangan : (1) Kop Surat, (2) Perihal dan Nomor Surat, (3) Tempat,
Tanggal, dan Tahun Surat, (4) Salam Pembuka, (5) Isi Surat, (6) Inti Surat, (7)
Salam Penutup, dan (8) Tanda Tangan dan Nama Terang
2. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
Surat yang berbentuk setengah lurus disusun dengan aturan, semua bagian
surat diketik mulai dari margin kiri yang sama, batas batas bagian surat diketik
dengan menambahkan jarak 5 (Lima) ketukan dan setiap paragraf baru di mulai
pada margin yang sama diantara paragraf yang satu dan yang lainnya berjarak satu
spasi. Keterangan : (1) Kop Surat, (2) Perihal dan Nomor Surat, (3) Tempat,
Tanggal, dan Tahun Surat, (4) Salam Pembuka, (5) Isi Surat, (6) Inti Surat, (7)
Salam Penutup, dan (8) Tanda Tangan dan Nama Terang

3. Bentuk Lurus (Block Style)

Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh.
Bedanya terletak pada pengetikan tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama
terang dan NIP, salam penutup, semuanya terletak di margin sebelah kanan.
Keterangan : (1) Kop Surat, (2) Perihal dan Nomor Surat, (3) Tempat, Tanggal,
dan Tahun Surat, (4) Salam Pembuka, (5) Isi Surat, (6) Inti Surat, (7) Salam
Penutup, dan (8) Tanda Tangan dan Nama Terang
4. Bentuk Lekuk dan Gerigi (Indented Style)
Bentuk Lekuk dan gerigi pada dasarnya tidak terlalu berbeda dengan
bentuk setengah lurus. Yang membedakannya hanya pada pengetikan alamat
dalam yang setiap barisnya lebih menjorok ke dalam. Keterangan: (1) Kop Surat,

(2) Perihal dan Nomor Surat, (3) Tempat, Tanggal, dan Tahun Surat, (4) Salam
Pembuka, (5) Isi Surat, (6) Inti Surat, (7) Salam Penutup, dan (8) Tanda Tangan
dan Nama Terang
5. Bentuk Paragraf Menggantung (Hanging Paragraph)
Bentuk Paragraf menggantung inipun tidak terlalu berbeda dengan bentuk
setengah lurus. Karena yang membedakannya hanya dari sistem pengetikan isi
surat. Sistem pengetikan tersebut yaitu pada setiap paragraf baris pertama dimulai
dari margin kiri. Kemudian pada baris kedua dan selanjutnya, pengetikkan
dilakukan menjorok ke dalam. Yang membuat paragraf kelihatan seperti
menggantung. Keterangan : (1) Kop Surat, (2) Perihal dan Nomor Surat, (3)
Tempat, Tanggal, dan Tahun Surat, (4) Salam Pembuka, (5) Isi Surat, (6) Inti
Surat, (7) Salam Penutup, dan (8) Tanda Tangan dan Nama Terang
6. Bentuk Resmi Indonesia Lama
Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah
kanan di bawah tanggal surat. Keterangan : (1) Kop Surat, (2) Perihal dan Nomor
Surat, (3) Tempat, Tanggal, dan Tahun Surat, (4) Salam Pembuka, (5) Isi Surat, (6)
Inti Surat, (7) Salam Penutup, dan (8) Tanda Tangan dan Nama Terang
7. Bentuk Resmi Indonesia Baru
Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan
bentuk resmi Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada
penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan
penulisan tembusan. Keterangan : (1) Kop Surat, (2) Nomor Surat, (3) Tanggal
Surat, (4) Lampiran Surat, (5) Perihal, (6) Alamat Dalam, (7) Salam Pembuka, (8)
Alenia Pembuka, (9) Alenia Isi, (10) Alenia Penutup, (11) Salam Penutup, (12)
Pengirim Surat, dan (13) Tembusan
Contoh Surat :
Nomor
Lampiran
Perihal
Ditiro

: Istimewa
: 1 (satu) berkas
: Permohonan Kerja

Sigli, 22 Desember 2014

Kepada Yth,
Direktur RSUD Tgk Chik
Kabupaten Pidie
diTempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama
Tempat/ tgl lahir
Agama
Pendidikan terakhir
Alamat
No. Telepon/HP

:
:
:
:
:
:

..
..
..
..
..
..

Dengan ini mengajukan permohonan kepada Bapak agar sudi kiranya menerima saya
sebagai salah satu tenaga honorer di bawah pimpinan Bapak.
Sebagai bahan pertimbangan
Administrasi sebagai berikut :
1.
2.
3.
4.
5.
6.

bapak

bersama

ini saya

lampirkan

perlengkapan

Surat Permohonan
Photo copy Ijazah
Photo copy Transkip Nilai
Photo copy KTP
Daftar Riwayat Hidup
Pasphoto Warna ukuran 3x4 dua lembar

Demikian permohonan ini saya buat dengan harapan semoga terkabul dan atas
perhatian dan bantuan Bapak saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
Pemohon,
(..)

BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang
berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai keinginan penulis surat.
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat
komunikasi tulis yang paling efesien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan
dengan komunikasi lisan.
B. Saran
8

Saya sebagai penyusun merasa masih ada kekurangan dalam pembuatan

makalah ini maka dari itu saya memohon kritik dan saran bagi pembaca.

DAFTAR PUSTAKA
Soedjito dan Solchan TW. 1999. Surat-Menyurat Resmi dalam Bahasa Indonesia.
Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
Sudarsa, dkk. 1992. Surat Menyurat dalam Bahasa indonesia. Jakarta:
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Nurdin, Ade. 2005. Intisari Bahasa dan Sastra Indonesia. Bandung: Pustaka Setia.
http ://www.suratresmi.blogspot.com
http ://www.bahasaindonesia.com

10