BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam kehidupan sehari-hari , kita selalu melihat seseorang menggunakan alat

komunikasi untuk dapat berhubungan dengan seseorang yang dikehendakinya . Seiring
dengan pertumbuhan ilmu pengetahuan , teknologi , dan informasi dari tahun ke tahun
mengalami peningkatan yang cukup signifikan di lingkungan masyarakat indonesia .
Orang-orang dulu tidak secanggih dengan orang-orang di jaman sekarang .

Apabila kita mengamati secara detail , ada beberapa perbedaan yang

membedakan antara orang-orang jaman dahulu dan jaman sekarang . Salah satu
diantaranya dalam perbedaan cara berkomunikasi dengan sesama atau dengan kerabat
kita . Dahulu sangat sulit kita berkomunikasi dengan kerabat kita yang jauh disana tetapi
jaman sekarang kalaupun kerabat kita sangat jauh , kita masih dapat berkomunikasi
dengan mudahnya yaitu kita menggunakan salah satu contoh alat komukasi yaitu telfon
genggam, gadget yang satu ini sangat menonjol di jaman sekarang di bandingkan dengan
gadget-gadget yang lain. Coba kita lihat di jaman dahulu, orang-orang hanya
mengandalkan selembar kertas untuk biasa berkomunikasi dengan kerabatnya yang
berada jauh disana yaitu dengan salah diantaranya menggunakan surat menyurat
walaupun masih sedikit orang yang mempergunakan surat untuk dapat berkomunikasi
dengan para kerabatnya yang jauh disana tetapi surat merupakan suatu alat komunikasi
yang ada di jaman dahulu .

1.2 Maksud dan Tujuan

Surat adalah suatu alat komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh
seseorang ke seseorang yang di kehendakinya . Banyak terdapat kesalahan yang sering
kita temui dalam hal penulisan surat tersebut . Makalah ini dibuat untuk mengetahui tata
cara pembuatan surat yang baik dan benar dan juga kita dapat membedakan antara surat
resmi dan surat tidak resmi, contoh ketika seseorang membuat surat lamaran pekerjaan

1
yang di harapkan pada saat kita membuat surat lamaran tersebut , kita tidak lagi
mengalami kesulitan .

Tujuan seseorang menulis surat adalah sebagai bentuk alat komunikasi yang
isinya berupa tulisan , informasi , pesan , pertanyaan atau tanggapan sesuai dengan
keinginan penulis surat tersebut . Di samping sebagai sarana komunikasi , surat juga
mempunyai fungsi lain , yaitu sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan
lawan bicaranya . Oleh karena itu , ada yang berpendapat bahwa surat merupakan
gambaran mentalitas pengirim . Surat juga terbagi 2 jenis yaitu surat resmi dan surat tidak
resmi dan di makalah ini akan di bahas bagaimana seseorang membedakan suatu jenis
surat .

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Sejarah Surat

Berdasarkan sejarah, surat sudah ada ketika manusia menemukan simbol atau tulisan.
Ya walaupun masih dalam bentuk sederhana. Kegiatan surat-menyurat di Indonesia
sendiri telah dimulai jauh sebelum kedatangan bangsa Eropa, yakni pada masa Kutai,
Tarumanegara, Majapahit, Pajajran, Sriwijaya, dan Mataram. Bentuk surat pada zaman
itu pun masih tergolong sederhana yaitu berupa kulit kayu, potongan bambu, daun lontar
dan kulit binatang.

Kegiatan surat-menyurat modern pun berkembang ketika kedatangan bangsa Eropa

ke Indonesia yang dipelopori oleh Belanda di abad 17-18an. Kegiatan pos semakin
lancar, Setelah pembuatan Jalan Raya Pos (de Grote Postweg) dari Anyer sampai
Panarukan sepanjang 1000 km pada tahun 1809 atas perintah gubernur jendral Herman
William Deandels. Hal tersebut menyebabkan tempuh pos dari Jawa Barat ke Jawa Timur
yang sebelumnya memakan waktu 40 hari, diperpendek menjadi 6 hari.

Penggagasan perangko yang dipelopori oleh inggris pada tahun 1840 membuka
zaman baru dalam bidang pertarifan pos. Belanda yang pada saat itu menduduki
Indonesia mengikuti jejak Inggris dengan membuat perangko yang bergambar Raja
Willem III di tahun 1852. Perkembangan kegiatan surat-menyurat pun berkembang pesat
di tanah air Indonesia. Pemerintah kolonial Belanda akhirnya menyediakan banyak kantor
pos di berbagai kota besar di Indonesia serta menyediakan banyak kotak pos. Kantor pos
merupakan salah satu tempat paling sibuk ketika itu.

Walaupun fungsi surat sudah sedikit tergeser oleh kemajuan teknologi seperti
telepon maupun internet, tetapi peran surat sebagai alat telekomunikasi masih banyak
digunakan sampai sekarang. Begitu juga peran kantor pos yang dahulu merupakan tempat
paling sibuk berubah menjadi tempat berbagai fungsi dari sebagai tempat pembayaran
maupun pengiriman-penerimaan uang.

3
2.2 Pengertian Surat

Surat adalah sarana komunikasi tertulis yang berisi percakapan tertulis antara satu
pihak dengan pihak lain yang saling berkepentingan.Rumusan lain tentang surat dapat
dikemukakan bahwa, surat adalah sehelai kertas bertulis atau lebih yang memuat suatu
bahan komunikasi berupa pemberitahuan, permohonan, undangan dan lain-lain. Yang
disampaikan seseorang kepada orang atau pihak lain, baik atas nama pribadi maupun
karena kedudukannya dalam suatu organisasi, instansi atau perusahaan.

Dalam praktik surat menyurat senantiasa ada informasi atau pesan yang
disampaikan, ada pihak pengirim dan penerima informasi atau pesan, ada media yaitu
tulisan kertas bertulis.Surat menyurat akan terjadi bila minimal ada dua pihak yang saling
berkepentingan.

Untuk dapat membuat surat yang baik, Anda harus memenuhi kriteria di bawah
ini, yaitu Bahasa yang digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan logika Menarik,
padat, dan jelas.

Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat.

- Ditinjau dari wujudnya

o Surat adalah kertas bertulis yang memuat bahan komunikasi yang
disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi
maupun kedudukannya dlam organisasi/instansi.
- Ditinjau dari fungsinya
o Surat adalah alat komunikasi dalam jarak relatif jauh dalam bentuk
bahasa tulisan.

2.3 Sifat surat

- Efektif : Sesuai dengan sumber asli tanpa ada penyingkatan dan istilah yang
tidak dimengerti (lugas)
- Praktis : Bisa memeuat informasi panjang lebar dan menyimpan rahasia
- Ekonomis : Biaya pembuatan dan pengiriman lebih murah dibanding yang lain

4
2.4 Fungsi Surat

1. Sebagai alat komunikasi.

Dengan surat orang dapat saling berbicara, saling tukar informasi dan saling
menyampaikan pesan. Dengan surat orang dapat saling memberi kabar, meskipun
jaraknya berjauhan. Dengan surat orang dapat berbicara secara panjang lebar dengan
menggunakan tulisan sehingga dapar menyampaikan pesan lebih banyak dengan biaya
yang lebih murah.

2. Surat sebagai wakil atau duta

Surat dapat mewakili diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan untuk
mendatangi seseorang yang berada di tempat yang jauh dengan pembicaraan panjan lebar
hingga tuntas. Dengan demikian anda dapat menyelesaikan suatu masalah tanpa harus
datang sendiri.

3. Surat sebagai bahan bukti.

Surat dalam arti yang luas mencakup dunia bisnis. Senagai bahan bukti, surat
dapat berbentuk, tanda terima, kwitansi, surat jalan pengiriman barang , resi atau bukti
pengiriman uang, faktur, surat perjanjian dan berbgai surat bisnis lainnya banyak yang
berfunsi sebagai bukti. Semua itu adalah sebagai bukti hitam di atas putih.

4. Sebagai pedoman pengambil keputusan.

Betapa pentingnya arsip surat untuk disimpan walaupun dalam relatif singkat,
sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dibaca kembali sebagai pedoman untuk
mengambil sesuatu keputusan lebih lanjut.

5. Sebagai alat memperpendek jarak, penghemat tenaga dan waktu.

Bila suatu konjungan tidak begitu penting, atau sesuatu yang dinicarakan tidak
harus bertatap muka, maka cukup diwakili oleh surat. Denngan demikian anda akan
menghemat waktu, tenaga dan biaya.

6. Sebagai alat pengingat.

5
 Surat-surat yang dianggap penting sangat perlu untuk disimpan. Sebab bukan
tidak mungkin suatu saat akan diperlukan lagi untuk dibaca anda sudah lupa mengingat-
ingat isi atau bunyi surat tersebut.

7. Sebagai bukti sejarah dan kegiatan.

Surat dapat berfungsi sebagai bukti sejarah perjalanan dan perjuangan suatu
bangsa. Sebagai bukti kegiatan, bagi suatu organisasi perusahaan atau badan usaha.

2.5 Prinsip Surat

1. Ringkas
2. Jelas ( tidak boleh memiliki dua arti)
3. Sederhana
4. Sopan
5. Tepat

2.6 Bentuk Surat

Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat.
Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga
keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau
bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya.

Menurut pola umum dalam surat – menyurat dikenal 5 macam bentuk surat, yaitu :

1. Bentuk lurus penuh (full block style), yaitu bentuk surat yang penulisannya semua
dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata
lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.

Format dan bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat

6
 4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8. a. Pendahuluan isi surat
b. Penjelasan isi surat
c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran urat/Inisial

2. Bentuk lurus (block style), pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh,
perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama
terang dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.
Format dan bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block
Style) :

1. Kop Surat
2. Tinggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8. a. Pendahuluan isi surat
b. Penjelasan isi surat
c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan

7
 14. Halaman lampiran surat/Inisial

3. Bentuk setengah lurus (semi block style), sebenarnya sama dengan bentuk surat
lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjoraok
(masuk ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh
perusahaan.

Format surat dan bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8. a. Pendahuluan isi surat
b. Penjelasan isi surat
c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

4. Bentuk lekuk (indented style), penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk
seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.

Format surat dan bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Salam Pembukaan

8
 7. a. Pendahuluan isi surat
b. Penjelasan isi surat
c. Penutup isi surat
8. Salam Penutup
9. Nama jabatan
10. Tanda Tangan
11. Nama yang mendatangani
12. Tembusan
13. Halaman lampiran surat/Inisial

5. Bentuk menggantung (hanging paragraph), sebenarnya juga sama dengan surat

bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap alinea
ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam.

Format surat dan bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging
Paragraph):

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8. a. Pendahuluan isi surat
b. Penjelasan isi surat
c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

9
2.7 Jenis-Jenis Surat

Secara umum jenis surat yang dilihat dari bentuk, isi dan bahasanya bisa
digolongkan menjadi: surat pribadi, dinas dan niaga. Sedangkan jika di golongkan
berdasarkan pemakaiannya, surat bisa dibedakan menjadi: surat pribadi, resmi dan surat
dinas.

1. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi yang
dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu organisasi/instansi. Jika surat ini
ditujukan kapada seseoranng separti kawan atau keluarga, maka format dan bahasa surat
relatif lebih bebas. Akan tetapi, bila surat itu ditujukan kepada pejabat atau
organisasi/instansi seperti surat lamaran pekerjaan, ajuan kenaikan golongan, atau
pengaduan, maka bentuk dan bahasa surat yang digunakan harus resmi. Surat pribadi
terbagi atas dua yaitu surat pribadi resmi dan surat pribadi tidak resmi.

Ciri-ciri surat pribadi yaitu :

- Tidak menggunakan kop surat

- Tidak ada nomor surat
- Salam pembuka dan penutup bervariasi
- Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
- Format surat bebas

2. Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang di sampaikan oleh suatu instansi / lembaga kepada
seseorang atau lembaga / instansi lainnya yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik
perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat
pemberitahuan.

Ciri-ciri surat resmi :

- Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

- Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim

10
 - Penggunaan ragam bahasa resmi
- Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
- Ada aturan format baku

Bagian-bagian surat resmi:

1. Kepala/kop surat
2. Kop surat terdiri dari:
a. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
b. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
c. Logo instansi/lembaga
3. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
4. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
5. Hal, berupa garis besar isi surat
6. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
7. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
8. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
9. Isi surat
10. Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis
dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan EYD haruslah
menyesuaikan.
11. Penutup surat
12. Salam penutup
13. Jabatan
14. Tanda tangan
15. Nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
16. Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya
suatu kegiatan

3. Surat Niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga
seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan
dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual
beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat
niaga eksternal.

11
Ciri – ciri surat niaga

- Dimulai dengan pembukaan yang tepat dan menarik.

- Pengutaraan masalah secara jelas, tanpa meninggalkan sikap ramah dan sopan
santun
- Kecenderungan menggunakan bentuk formulir untuk mendapatkan efisiensi
kerja, penghematan waktu, tenaga dan biaya.

Macam-macam surat niaga

1. Surat penawaran (surat jual)

2. Surat permintaan penawaran
3. Surat pesanan (order)
4. Surat pengiriman barang
5. Surat keberatan (complaint)
6. Surat pembayaran dan penagihan
7. Surat pengaduan (claim)

Susunan surat niaga

1. Kepala Surat
2. Pembukaan
3. Isi Surat
4. Penutup

4. Surat Dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas
dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi.
Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan
fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja
dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.

Ciri-ciri surat dinas

- Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

- Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

12
Menggunakan salam pembuka dan
penutup yang baku
- Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
- Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

Bagian-bagian surat dinas

1). Kepala / Kop surat, terdiri dari

- Nama instansi / lembaga, di tulis dengan huruf besar.

- Alamat Instansi / lembaga, di tulis dengan variasi huruf besar dan kecil
- Logo Instansi / lembaga

2) . Nomor surat

Nomor surat selalu di beri :

- Nomor urut yang selalu di kirimkan / kode / Tahun. Misalnya : No.200 /

Diklat-1 / 2004

3). Lampiran, berisi lembaran lain yang di sertakan selain surat

4). Hal Perihal

Menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Oleh karena itu pembaca surat
dapat mengetahui masalah apa yang dituliskan dalam surat itu

5). Nama Tempat dan Tanggal surat

Nama tempat menunjukkan tempat surat tersebut ditulis. Nama tempat ini tidak
di tulis jika blangko surat yang di gunakan adalah blangko surat resmi yang memuat
kepala surat, tanggal surat di ketik di sebelah kiri atas (bentuk lurus penuh) atau kanan
atas (bentuk setenga lurus) atau di sebelah kanan bawah

6). Alamat yang di tuju (jangan gunakan kata kepada)

Ada 2 macam alamat surat, yaitu alamat dalam (Pada helai surat) dan alamat luar
(pada sampul surat). Alamat ini dituliskan tanpa diakhiri tanda baca apapun.

13
7). Pembuka / salam pembuka

Merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia ”berbicara” secara tertulis.

Dalam surat resmi salam pembuka yang biasa digunakan adalah ”Dengan Hormat
,”.Penulisannya diakhiri dengan tanda koma dan di tulis dengan tidak singkat.

8). Isi surat

(Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat dan sebagainya di tulis
dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang di sempurnakan (EYD)
haruslah menyesuaikan)

9). Penutup surat, berisi

- Salam penutup
- Jabatan
- Tanda tangan
- Nama ( biasanya disertai nomor induk pegawai / NIP )

10). Tembusan surat, berupa penyertaan / pemberitahuan kepada atasan tentang

adanya suatu kegiatan.

14
 BAB III

PENUTUP

A. Simpulan

Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasidengan mempergunakan

surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi
yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.

Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satupihak
dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa
surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan
organisasi.

Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaiannegatif
terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.

B. Saran

Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam

suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses
komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih
diutamakan untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam
menciptakan link organisasi. Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka
dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa
tumbuh berkembang (Growth).

15
Daftar Pustaka

Moh, Yunus. 2007. Materi Pokok Ketrampilan Menulis.Jakarta: UT.

Ritonga, Parlaungan. 2010. Bahasa Indonesia Praktis. Medan: Bartong Jaya.
Raharjo, Budi. 2000.Tata Persuratan. Diambil dari:
http://infoguruterbaru.blogspot.com/2016/12/6-contoh-artikel-pendidikan-pendek.html.

16