1

BAB I
KOMUNIKASI DAN SURAT

Objektive: Diharapkan siswa mampu memahami dan menjelaskan:

Pengertian komunikasi dan pengertian surat
Fungsi surat, Kriteria, Penggolongan surat dan, Sifat surat
Bentuk-bentuk Surat dan perbedaannya

1.1. Pengertian Komunikasi dan Surat

Manusia merupakan makhluk social yang saling membutuhkan manusia satu
dengan lainnya tentu melakukan interaksi melalui suatu komunikasi
Proses komunikasi dalam kehidupan manusia dapat dilakukan secara lisan dan tertulis.
Pengertian komunikasi menurut “Lamuddin Finoza:“ (1991: 1) adalah proses
penyampaian informasi dari pengirim (komunikator) kepada penerima (komunikan).
Pengertian pengirim (komunikator) selaku pribadi/perseorangan atau mewakili lembaga.
Informasi yang disampaikan berupa berita, ide, pesan, gagasan, kesan, atau maksud
lainnya.
Ditinjau dari cara penyampaiannya, komunikasi dapat dibedakan yaitu komunikasi lisan
dan komunikasi tulis. Jenis komunikasi lisan berupa berdiskusi, bertelepon, berbicara.
Komunikasi tulis seperti menulis berita, dalam majalah/surat kabar, menulis laporan,
dan menulis surat yang merupakan kegiatan rutin yang nyaris tiada henti, terutama
dalam sebuah organisasi.
Unsur komunikasi ada lima yaitu:
❖ Komunikator/pengirim
❖ Pesan atau informasi yang akan disampaikan
 2

❖ Alat atau media

❖ Komunikan atau penerima
❖ Efek/reaksi yang merupakan balikan (feedback) dari komunikan atas aksi yang
dilakukan oleh komunikator.
Salah satu media komunikasi tulis yang sangat diperlukan adalah dalam bentuk surat.
Secara umum surat merupakan lembaran kertas yang ditulis atas nama pribadi
penulis, atau atas nama kedudukannya dalam organisasi.
Menurut “Agus Sugiarto” (2005: 3): bahwa surat adalah alat komunikasi tertulis
untuk menyampaikan isi hati atau maksud kepada orang lain (dalam hal ini dapat
diartikan perseorangan atau organisasi).
Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat
menyurat atau korespondensi, dan pihak yang terlibat atau para pelakunya disebut
koresponden.
Dalam praktek komunikasi melalui surat menyurat banyak sekali instansi
pemerintah atau organisasi yang kurang memperhatikan pentingnya menguasai
ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam surat menyurat, sehingga banyak kesalahan
maupun kekurangan. Menurut “Thomas Wiyasa Bratawidjaya”: (1982: 3) Adapun
kelemahan yang umum terjadi biasanya berupa: susunan surat ruwet; susunan kalimat
tidak lengkap, tidak jelas; penggunaan tanda baca yang tidak perlu, salah, atau
berlebihan, ejaan banyak yang salah, tidak sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan
Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan; pemakaian istilah asing yang tidak perlu,
atau penciptaan istilah yang tidak mengikuti Pedoman Umum Pembentukan Istilah
dalam bahasa Indonesia; tata bahasa tidak teratur; pemakaian huruf besar yang tidak
tepat berikut penulisan kata depan yang salah; pengungkapan gagasan terlalu
ceroboh, kurang sopan atau terlalu memuji; ketikan banyak salah, huruf bertumpuk
atau kotor; penyusunan dan pengetikan alamat (obyek surat) tidak tepat atau kurang
cermat, begitu pula pada sampul; penggunaan bentuk atau model surat yang tidak
menentu.
 3

Dengan demikian betapa penulisan surat yang semrawut itu justru menghalangi
arus informasi, sehingga kerap terjadi salah tangkap atau kekacauan penerimaan.
Sehubungan dengan itu maka masalah yang perlu diperhatikan adalah:
❖ Mengusahakan agar kekurangan dan kelemahan surat-menyurat itu tidak
terjadi, dan bagaimana pengelolaannya sehingga dapat menghasilkan surat
menyurat yang baik, efisien dan efektif
❖ Sejauh mana para pengelola administrasi menguasai kaidah-kaidah yang
berlaku dalam surat-menyurat, terutama surat niaga dan surat resmi.

1.2. Fungsi Surat

Adapun fungsi surat sebagai berikut:
1. Sebagai alat komunikasi tertulis
2. Sebagai tanda bukti tertulis
3. Sebagai alat pengingat
4. Sebagai pedoman untuk bertindak
5. Sebagai keterangan keamanan
6. Sebagai duta/wakil organisasi
7. Sebagai dokumentasi historis dari suatu kegiatan

1. Surat Sebagai alat komunikasi tertulis: Surat masih tetap dipakai sebagai
komunikasi ditengah alat komunikasi modern yang sangat canggih dewasa ini. Hal
ini berarti bahwa surat sebagai alat komunikasi tertulis, juga memiliki hal-hal
khusus yang tidak dimiliki oleh alat komunikasi tulis yang lain. Adapun hal-hal
khusus yang dimiliki sebuah surat yaitu:
❖ Penggunaan kertas
❖ Penggunaan model atau bentuk
❖ Penggunaan kode dan notasi
❖ Pemakaian bahasa yang khas
❖ Pencantuman tanda tangan dan stempel organisasi
 4

2. Surat sebagai tanda bukti tertulis: Surat memiliki fungsi sebagai bukti tertulis,
karena memiliki kekuatan hukum yang sah, sebab surat asli pasti memiliki bukti
identitas yang jelas yaitu tanda tangan, penanggung jawab surat atau cap (stempel)
perusahaan. Misalnya: didepan hukum surat tanda bukti yang asli, yang memiliki
tanda tanda tangan dan stempel asli, lebih besar nilainya dibandingkan dengan surat
tanda bukti hasil foto copy atau hanya hasil cetakan dari email.
3. Surat sebagai alat pengingat: Manusia merupakan makhluk yang masih memiliki
kelemahan mengingat hal-hal yang sudah lama dan dalam jumlah yang besar.
Sehingga dengan adanya surat, informasi yang ada didalamnya dapat tersimpan dan
dapat dibaca dan diingat kembali. Contoh: seringkali pegawai kantor melakukan
penyimpanan berkas-berkas surat, kemudian dicari dan dibaca kembali sebagai
sumber informasi.
4. Surat sebagai pedoman untuk bertindak: Melalui surat seseorang dapat
melakukan aktivitasnya sesuai dengan apa yang tercantum dalam isi surat. Dengan
demikian surat dijadikan dasar seseorang atau lembaga, untuk melakukan suatu
tindakan atau kegiatan. Contoh: dengan adanya Surat Perintah penangkapan,
petugas polisi bisa melakukan penangkapan seseorang secara sah
5. Surat sebagai keterangan keamanan: Dengan adanya surat, seseorang melakukan
sesuatu dengan rasa aman. Contoh: untuk melakukan perjalanan ke luar negeri
seseorang akan lebih merasa aman dan nyaman apabila memiliki surat-surat yang
diperlukan dalam perjalanan tersebut.
6. Surat sebagai duta/wakil organisasi: Dengan melalui surat, seseorang tidak perlu
bertemu secara langsung dengan orang yang dituju. Penyampaian informasi dapat
diwakili dengan surat yang ditulisnya. Contoh: seseorang menyampaikan pesan
kepada orang lain cukup dengan mengirimkan surat, tanpa harus bertemu langsung
dengan pihak yang menerima atau yang dituju.
7. Surat sebagai dokumentasi historis dari suatu kegiatan: Surat dapat dijadikan
dokumen sejarah tentang masa lalu, karena informasi yang terdapat dalam surat
merupakan rekaman kegiatan-kegiatan pada masa yang lalu. Contoh: kegiatan
 5

8. kearsipan di sebuah kantor akan melakukan kegiatan penyimpanan surat-surat yang

berisi rangkaian informasi dan kegiatan perusahaan dimasa yang lalu.

1.3. Kriteria Surat

Surat memegang peranan sebagai barometer kemajuan lembaga/organisasi, baik
isi, dan penampilannya akan memancarkan citra yang baik bagi lembaga yang
mengeluarkannya.
Namun kenyataan yang ada dilapangan menunjukkan betapa masih banyak
kesalahan yang terjadi dilapangan menunjukkan betapa masih banyak kesalahan yang
terjadi dalam penulisan surat. Kesalahan yang banyak ditemukan umumnya sebagai
berikut:
❖ Penulisan huruf besar dan huruf kecil serta penulisan kata banyak yang salah
❖ Pemakaian kata dan istilah, banyak yang tidak tepat
❖ Kalimat sering tidak lengkap, berbelit-belit, dan terlalu panjang
❖ Susunan isi atau komposisi surat yang tidakteratur
Adapun criteria dan ciri umum surat yang baik menurut “Agus Sugiarto” (2005: 6)
adalah:
❖ Menggunakan kertas surat yang tepat dari segi ukuran, jenis dan warna sesuai
dengan surat yang akan ditulis
❖ Menggunakan bentuk surat yang standar
❖ Menggunakan bahasa Indonesia yang baku
❖ Menggunakan gaya bahasa yang lugas (concise) yaitu gaya bahasa yang
sederhana dan tidak bertele-tele.
❖ Menggunakan bahasa yang jelas (clear) yaitu bahasa atau kalimat yang tidak
menimbulkan penafsiran makna yang berbeda
❖ Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat (cortious)
❖ Menyajikan fakta yang benar (correct) yaitu memberikan informasi yang
sesuai dengan kenyataan
 6

❖ Menyajikan informasi yang lengkap (complete) yaitu tidak adanya informasi

yang tertinggal atau terlupa
❖ Tidak menggunaka singkatan, kecuali yang lazim dipakai di dalam surat
menyurat
❖ Tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang belum memasyarakat.

1.4. Penggolongan surat

1. Penggolongan Surat Menurut Wujudnya
a. Surat Berasampul: yaitu surat yang terdiri atas kertas surat beserta
sampul/amplopnya. Isi surat bersampul terdiri atas beberapa lembar kertas
dengan berat maksimum tertentu sesuai dengan peraturan kantor pos.
b. Kartu Pos: yaitu surat berbentuk kartu dengan ukuran 10 cm x 15 cm yang
dikeluarkan oleh kantor pos. Ada juga yang berukuran antara 15 cm x 20
cm. Kartu pos berisi berita singkat, dikirim tanpa amplop, isinya tidak
bersifat rahasia
c. Warkat Pos: yaitu surat berupa gabungan sampul dan kertas surat. Dibuat
sedemikian rupa sehingga bila dilipat akan membentuk amplop. Amplop
warkat pos sekaligus merupakan lembaran isi surat.
d. Telegram dan Teleks: yaitu tanda/berita yang tercetak dari jarak jauh.
Kata telex yaitu singkatan dari telegrapher exchange artinya pertukaran
berita yang tercetak dari jarak jauh. Pesawat telex disebut teletyperwriter
artinya pengetik atau pencetak dari jarak jauh. Sekarang sudah ada pesawat
pengirim copian jarak jauh yaitu faksimilie.
e. Memo dan Nota: yaitu surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu
organisasi, dipergunakan untuk meminta atau member informasi serta
petunjuk antar pejabat dalam suatu kantor. Ukuran kertasnya umumnya
berukuran setengah folio atau setengah kuarto.
 7

f. Surat Tanda Bukti: yaitu surat khusus yang umumnya berbentuk formulir
yang dipakai sebagai tanda bukti suatu kegiatan antara dua belah pihak atau
untuk membuktikan keabsahan sesuatu hal.
2. Penggolongan Surat Menurut Pemakaiannya
a. Surat Pribadi: Surat dari perseorangan kepada orang lain atau kepada
organisasi. Dilihat dari segi isinya surat pribadi dapat dibedakan atas: Surat
pribadi yang isinya bersifat prive, yaitu surat yang dikirim kepada teman atau
kepada kerabat/keluarga yang isinya memiliki kebebasan dalam pemakaian
bentuk dan pemakaian bahasa. Surat pribadi yang isinya bersifat resmi;
yaitu surat yang dikirim kepada pejabat suatu instansi atau kepada organisasi.
Misalnya surat pernyataan, surat kuasa, surat lamaran pekerjaan.
b. Surat Pemerintah: yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh instansi
pemerintah untuk keperluan administrasi pemerintahan.
c. Surat Bisnis: yaitu surat yang dipakai oleh perusahaan untuk urusan
perdagangan. Surat bisnis memakai bentuk yang bervariasi, namuntetap
mengikuti ketentuan surat resmi. Pemakaian bahasa surat bisnis lebih luwes
jika dibandingkan dengan bahasa surat pemerintah.
d. Surat Sosial: yaitu surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan.
Misalnya yayasan, perkumpulan olah raga, organisasi kedaerahan, dan
organisasi lainnya yang bersifat nonprofit.
3. Penggolongan Surat Menurut Banyaknya Sasaran yang Dituju: Dari segi
sasarannya surat dapat ditujukan kepada satu orang atau suatu organisasi yang
jumlahnya sangat banyak, maka dapat dibedakan yaitu: Surat biasa, yaitu surat
yang ditujuak kepada satu atau beberapa orang/organisasi (jumlahnya sedikit) ;
dan Surat edaran dan surat pengumuman, yaitu surat yang ditujukan kepada
orang atau organisasi yang jumlahnya banyak.
4. Penggolongan Surat Menurut Isi dan Maksudnya: Setiap pengirim surat
pasti mempunyai maksud yang akan disampaikan kepada pihak yang dituju.
 8

5. Maksud tersebut dapat berupa pemberitahuan, peringatan, pengduan, penawaran

dan lain-lain. Pokok berita di dalam sebuah surat akan menjadi nama surat.
Nama surat akan mencerminkan isi atau maksud yang terkandung di dalamnya.
Contohnya, surat permohonan, surat penuntutan, surat pesanan dll karena isinya
mencerminkan maksud suratnya, yaitu memohon, menuntut, memesan dll.
6. Penggolongan Surat Menurut Sifatnya:
a. Surat Biasa: yaitu surat yang isinya bersifat biasa. Maksud isi surat tersebut
boleh diketahui oleh orang lain selain orang yang dituju.
b. Surat Konfidensial: yaitu surat untuk kalangan terbata, atau kalangan
tertentu Konfidensial sebenarnya rahasia, tetapi dalam hal pengertian yang
lebih tepat adalah terbatas.
c. Surat Rahasia: Surat rahasia (dan sangat rahasia) yaitu surat yang hanya
boleh dibuka dan diketahui isinya oleh orang yang dituju.
7. Penggolongan Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya: Menurut urgensi
penyelesaiannya, surat dapat dibedakan atas surat biasa, surat segera atau
ekspres dan surat kilat.
a. Surat Biasa: artinya surat mengandung pengertian tidak perlu cepat-cepat
dikirim atau tidak harus segera dibalas. Bila dikirim lewat pos, perangkonya
cukuplah perangko yang minimal saja.
b. Surat Segera/Ekspres: yaitu surat yang memerlukan penyelesaian dengan
segera. Bila dikirim via pos, perangko surat ekspres lebih besar dari
perangko surat biasa
c. Surat Kilat: yaitu surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera. Surat
ini harus didahulukan dari surat-surat lain baik dalam proses pembuatan
maupun proses pengirimnya.
1.5. Bentuk-Bentuk Surat
Bentuk surat adalah pola atau patron sebuah surat yang ditentukan oleh letak
(layout) bagian-bagian surat. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan
membentuk model (style) yang tertentu pula.
 9

Perencanaan bentuk surat harus memperhatikan segi keindahan (estetis), surat yang
indah dipandang akan berdampak posistif bagi pembacanya.
Bentuk surat dapat dibedakan antara surat berperihal dan surat berjudul.
Surat berperihal yaitu surat yang memakai notasi perhal dan tidak mempunyai judul.
Sedangkan surat berjudul yaitu surat yang memakai judul dan tidak mempunyai perihal.
Jadi perbedaan antara surat berperihal dan surat berjudul terletak pada system penulisan.
Seluruh surat berperihal harus ditulis dengan menggunakan tiga bentuk
utamayaitu:
❖ Bentuk resmi Indonesia lama
(Official style) varian bentuk resmi
❖ Bentuk resmi Indonesia baru
(new official style)
❖ Bentuk lurus penuh
(full block style)

❖ Bentuk lurus
(block style) Varian bentuk lurus

❖ Bentuk setengah lurus

(Semi block style)
❖ Bentuk bertakuk
(indented syle)
Varian bentuk bertakuk
❖ Bentuk alinea menggantung
(hanging paragraph style)
Berikut adalah bentuk –bentuk surat:
 10

a. Bentuk Surat Lurus Penuh (Full Block Style)

Dibuat scan bentuk surat-surat tsb diatas (7)

FULL BS
BS, INDENT, HANGING, PEMERINTAH

Gambar: 1. Bentuk surat lurus penuh (full block style)

 11

b. Bentuk Surat Lurus (Block Style)

Gambar 2: Bentuk Surat Lurus (Block Style)

 12

c. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

Gambar: 3 : Bentuk setengah lurus (Semi block style)

 13

d. Bentuk Lekuk (Indented Style)

Gambar 4: Bentuk Lekuk (Indented Style)

 14

e. Bentuk Alinea Menggantung

Gambar 5: Bentuk alinea menggantung (Hanging Paragrap Style)

 15

Dalam praktek penulisan surat sehari-hari bentuk bertakuk dan bentuk alinea
menggantung hampir tidak pernah dipakai.
Alasannya, pertama: pola suratnya menuntut pengetikan yang khusus, sehingga
dirasakan sulit oleh pemakaiannya karena memerlukan waktu yang cukup lama
sehingga dirasakan tidak praktis. Kedua, cara pengetiakan alamat tujuan pada bentuk
bertakuk dan cara pengetikan alinea pada bentuk alinea menggantung yang terasa aneh
juga mengakibatkan kedua bentuk ini tidak masuk pilihan para koresponden.
Bentuk surat berperihal yang banyak dipakai dewasa ini adalah bentuk resmi
Indonesia dan bentuk lurus dengan variannya.
Bentuk resmi Indonesia dipakai oleh Instansi Pemerintah dan masyarakat umum.,
sedangkan bentuk lurus dipakai terutama oleh perusahaan.
Berbeda dengan surat berperihal yang variasinya terdiri atas beberapa macam,
masing-masing dengan nama model tersendiri (official, block, dan indented), surat
berjudul tidak mempunyai variasi yang demikian. Namun, bentuk surat berjudul yang
satu akan berbeda dengan bentuk surat berjudul lainnya, walaupun sama-sama memakai
judul. Contohnya surat keputusan, misalnya tidak akan sama bentuknya dengan surat
perjanjian,denga surat pengumuman, atau dengan surat berjudul yang lain.
Dari segi penyusunannya, surat berjudul yang sederhana terkadang lebih praktis
jika dibandingkan dengan surat berperihal.
Berikut contoh surat berjudul

Gambar 6: Surat berjudul

 16

Berikut contoh surat berperihal:

Gambar 7: Contoh surat berperihal

1.5.1. Bentuk Surat Resmi Indonesia Lama (Official Style)

Bentuk resmi Indonesia lama merupakan bentuk surat yang berperihal dan
dipakai oleh instansi pemerintah dan masyarakat umum. Adapun hal-hal yang harus
diperhatikan dalam penulisan bentuk surat resmi Indonesia Lama (official style) yaitu:
- Tiga serangkai yang terdiri dari nomor surat, lampiran dan perihal tempatnya dipojok
kiri atas sudahmenjadi tradisi awal penulisan bagian bentuk surat resmi lama
- Tanggal surat ditempatkan di sebelah kanan atas
- Alamat tujuan diletakkan di bawah tanggal dan baris pertamanya sejajar dengan baris
pertama perihal
- Cara penulisan awal alinea masuk lima hentakan
- Penulisan nama kota pada alamat tujuan masuk lima hentakan dari baris sebelumnya
- Nama organisasi yang mengeluarkan surat, nama jabatan, nama penanda tangan, dan
NIP ditulis centring
 17

Berikut adalah contoh bentuk surat resmi Indonesia lama:

Gambar 8: Bentuk resmi Indonesia lama

1.5.2. Surat Bentuk Resmi Indonesia Baru (New Official Style)

Bentuk resmi Indonesia baru tidak jauh berbeda dengan bentuk resmi Indonesia
lama. Berikut beberapa hal cara penulisan bagian surat resmi Indonesia baru:
- Penulisan tiga serangkai yaitu nomor, lampiran dan perihal sama seperti bentuk resmi
Indonesia lama
- Penulisan tanggal juga sama, yatiu di sebelah kanan atas.
- Posisi alamat tujuan diletakkan di sebelah kiri, turun beberapa spasi dari isi perihal
-
- Pengetikan nama kota tidak masuk lima hentakan dari awal baris atasnya
 18

- Letak salam penutup, nama organisasi yang mengeluarkan surat, nama penanda
tangan dan jabatan penanda tangan ditulis tidak centring tetapi secara block

Berikut adalah contoh surat bentuk resmi Indonesia Baru:

Gambar 9: Gambar surat bentuk resmi Indonesia Baru:

 19

RANGKUMAN
Pengertian komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari pengirim
(komunikator) kepada penerima (komunikan). Pengertian pengirim (komunikator)
selaku pribadi/perseorangan atau mewakili lembaga.
Informasi yang disampaikan berupa berita, ide, pesan, gagasan, kesan, atau maksud
lainnya.
Unsur komunikasi ada lima yaitu: Komunikator/pengirim, Pesan atau informasi yang
akan disampaikan, Alat atau media, Komunikan atau penerima, Efek/reaksi yang
merupakan balikan (feedback) dari komunikan atas aksi yang dilakukan oleh
komunikator.
Salah satu media komunikasi tulis yang sangat diperlukan adalah dalam bentuk surat
Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat
menyurat atau korespondensi, dan pihak yang terlibat atau para pelakunya disebut
koresponden.
Fungsi Surat, Sebagai alat komunikasi tertulis, Sebagai tanda bukti tertulis,
Sebagai alat pengingat, Sebagai pedoman untuk bertindak, Sebagai keterangan
keamanan, Sebagai duta/wakil organisasi, Sebagai dokumentasi historis dari suatu
kegiatan
Criteria dan ciri umum surat yang baik adalah: Menggunakan kertas surat yang tepat
dari segi ukuran, jenis dan warna sesuai dengan surat yang akan ditulis, Menggunakan
bentuk surat yang standar, Menggunakan bahasa Indonesia yang baku, gaya bahasa yang
lugas (concise) yaitu gaya bahasa yang sederhana dan tidak bertele-tele, bahasa yang
jelas (clear) yaitu bahasa atau kalimat yang tidak menimbulkan penafsiran makna yang
berbeda, bahasa yang sopan dan hormat (cortious), menyajikan fakta yang benar
(correct) yaitu memberikan informasi yang sesuai dengan kenyataan, menyajikan
informasi yang lengkap (complete) yaitu tidak adanya informasi yang tertinggal atau
terlupa, tidak menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai di dalam surat
menyurat, tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang belum memasyarakat.
 20

Bentuk-bentuk surat terdiri dari varian bentuk resmi, varian bentuk lurus dan varian
bentuk bertakuk
Bentuk surat dapat dibedakan antara surat berperihal dan surat berjudul.
Surat berperihal yaitu surat yang memakai notasi perihal dan tidak mempunyai judul.
Sedangkan surat berjudul yaitu surat yang memakai judul dan tidak mempunyai perihal.
Jadi perbedaan antara surat berperihal dan surat berjudul terletak pada system penulisan

SOAL :
1. Jelaskan pengertian komunikasi dalam hubungan dengan penyampaian informasi
2. Jelaskan pengertian surat
3. Surat mempunyai fungsi, criteria, dan penggolongan surat, jelaskan

JAWAB:
1. Pengertian komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari pengirim
(komunikator) kepada penerima (komunikan).
Pengertian pengirim (komunikator) selaku pribadi/perseorangan atau mewakili
lembaga.
Informasi yang disampaikan berupa berita, ide, pesan, gagasan, kesan, atau
maksud lainnya.
Ditinjau dari cara penyampaiannya, komunikasi dapat dibedakan yaitu
komunikasi lisan dan komunikasi tulis. Jenis komunikasi lisan berupa
berdiskusi, bertelepon, berbicara. Komunikasi tulis seperti menulis berita, dalam
majalah/surat kabar, menulis laporan, dan menulis surat yang merupakan
kegiatan rutin yang nyaris tiada henti, terutama dalam sebuah organisasi.
Unsur komunikasi ada lima yaitu:
❖ Komunikator/pengirim
❖ Pesan atau informasi yang akan disampaikan
❖ Alat atau media
❖ Komunikan atau penerima
 21

❖ Efek/reaksi yang merupakan balikan (feedback) dari komunikan atas aksi yang
dilakukan oleh komunikator.
2. Pengertian Surat: Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan
isi hati atau maksud kepada orang lain (dalam hal ini dapat diartikan
perseorangan atau organisasi).
 22

BAB II
PERLENGKAPAN DAN TEKNIK
PEMBUATAN SURAT BISNIS

Objektive: Diharapkan siswa dapat memahami dan menjelaskan:

Penggunaan kertas surat, jenis, warna, ukuran dan sampul surat
Cara membuat amplop dan lipatan surat
Teknik pembuatan surat

Mengingat salah satu fungsi surat adalah sebagai duta atau wakil dari
pihak yang mengeluarkannya, maka penampilan surat harus menarik dan
menggunakan berbagai perlengkapan yang standar digunakan dalam surat
menyurat. Hal ini tidak lain karena surat merupakan cerminan citra dari pihak
yang mengeluarkan.
Dalam membuat suatu surat yang baik harus menggunakan beberapa
perlengkapan dan teknik yang baik pula.
2.1. Penggunaan kertas
Tidak semua jenis kertas dapat kita gunakan untuk penulisan surat. Dewasa ini
banyak produsen kertas yang menghasilkan kertas dengan berbagai jenis, ukuran dan
kualitas. Tetapi tidak semua kertas yang dihasilkan setiap produsen kertas itu dipakai
sebagai media penulisan surat yang baik.
a. Jenis Kertas
Menurut Agus Sugiarto (2005: 32) bahwa jenis kertas yang lazim digunakan dalam
pembuatan surat adalah:
 23

• Kertas HVS (Houtvrij schrift) 60-80 gram yang dipakai untuk menulis surat
biasa, baik untuk lembar asli maupun untuk copy.
• Kertas surat doorslag yang digunakan terutama untuk copy surat-surat tanda
bukti, atau sering sebagai lembar tindasan/rangkap dari suatu formulir.
• Kertas segel, untuk membuat surat perjanjian dan bermacam-macam akta
• Kertas stensil, atau sering kita sebut sebagai kertas buram. Kertas ini
digunakan untuk penggandaan suatu surat dengan jumlah yang banyak
b. Ukuran Kertas
Ukuran kertas yang akan digunakan lebih tergantung pada informasi atau berita yang
akan ditulis dalam kertas tersebut, ataupun kebiasaan dari pihak pembuat surat.
Adapun ukuran kertas surat yang standar adalah:
• Kertas ukuran folio (21 x 33 cm), digunakan untuk penulisan surat yang isinya
relative panjang
• Kertas ukuran kuarto (21 x 28 cm), digunakan untuk penulisan surat yang isinya
lebih pendek atau sedang
• Kertas ukuran setengah folio/kuarto (21 x 16 1/2cm), digunakan untuk penulisan
memo dan nota yang isinya pendek dan sederhana.
Instansi pemerintah umumnya menggunakan ukuran folio, sedangkan swasta
terutama perusahaan umumnya menggunakan ukuran kuarto, walaupun demikian
ketentuan itu tidaklah bersifat mutlak.
c. Warna Kertas dan tinta
Kertas untuk surat resmi umumnya berwarna putih. Untuk lembaga pemerintah
biasanya menggunakan warna putih kecuali untuk surat-surat khusus, misalnya piagam,
penghargaan, undangan. Warna kertas yang biasa digunakan adalah warna yang lembut,
misalnya merah muda, kuning muda, biru muda, dan warna lembut lainnya.
Penggunaan warna/tinta pita mesin ketik dan pita computer, baik pada instansi
pemerintah maupun swasta umumnya sama, yaitu hitam. Akan tetapi untuk pemakaian
 24

warna-warna non hitam harus memperhatikan warna kertas yang digunakan, dan tulisan
bisa dibaca dengan jelas.
d. Amplop dan Lipatan Surat
Bentuk amplop hanya dua macam, yaitu amplop persegi empat (bujur sangkar) dan
amplop persegi panjang. Ukuran besar kecil kedua amplop itu bervariasi. Hal ini
dimaksudkan untuk disesuaikan dengan kertas surat yang akan dimasukkan ke
dalamnya. Besar kecilnya kertas dapat diartikan sebagai ukuran asli sebelum kertas
dilipat, atau setelah kertas dilipat. Namun tidak semua kertas surat perlu dilipat lagi,
misalnya surat-surat selebaran dan dokumen tertentu sering juga tidak dilipat.
Berikut beberapa jenis amplop:
25
 26

Gambar 10: Jenis-jenis amplop

Melipat surat merupakan bagian dari seni berkorespondensi. Lipatan yang asal jadi
serint menyulitkan penerima surat. Pemilih liputan surat juga harus memperhatikan
ukuran kertas dan ampolop yang akan digunakan.
Berikut ini contoh beberapa lipatan surat yang mempunyai keindahan tersendiri.
 27

Gambar 11: Cara melipat surat

2.2. Teknik Pembuatan Surat
a. Persiapan Penulisan
Hal yang perlu dipahami terlebih dahulu oleh setiap penulis sebelum ia menulis
surat:
• Masalah apa yang akan disampaikan kepada penerima

• Bagaimana urut-urutan penyusunannya

 28

• Bagaimana posisi hubungan pengirim dan penerima

• Siapa saja yang turut membaca atau mengetahui isi surat yang akan ditulis.
b. Pengetikan
Dalam pengetikan surat terutama untuk pengetikan final, factor kejelasan,
kerapian, dan kebersihan harus mendapat perhatian penulis. Hindarilah
kesalahan ketik karena hal itu akan mengurangi nilai surat secara keseluruhan.
c. Pengiriman
Banyak hal yang terkait dalam pengiriman surat. Hal yang perlu diperhatikan
adalah sebagai berikut:
• Pastikan terlebih dahulu kebenaran penulisan alamat tujuan
• Kirimkan surat dengan memperhitungkan waktu tiba yang tepat
• Sesuaikan sifat pengiriman dengan derajat kepentingan isi surat
• Perhatikan besarnya nilai perangko jika menggunakan jasa pos
• Perhatikan keamanan isi surat dengan menggunakan perekat yang cukup
serta jumlah amplop yang diperlukan (surat rahasia memakai lebih dari satu
amplop).
• Penulisan nama atau jabatan orang yang dituju dengan benar serta alamat
yang jelas pasti membantu petugas pos atau kurir pembawa surat.
Pengiriman yang tepat waktu sudah tentu akan membawa keuntungan baik
bagi pengirim maupun penerima surat.

Rangkuman
Dalam membuat suatu surat yang baik harus menggunakan beberapa
perlengkapan dan teknik yang baik pula.
1. Penggunaan kertas
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penggunaan kertas yaitu jenis kertas, ukuran
kertas, warna kertas dan tinta yang digunakan amplop surat dan lipatan surat
2. Teknik pembuatan surat
 29

Hal- hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat adalah persiapan penulisan,
yaitu berupa Masalah apa yang akan disampaikan kepada penerima, bagaimana urut-
urutan penyusunannya, Bagaimana posisi hubungan pengirim dan penerima, Siapa
saja yang turut membaca atau mengetahui isi surat yang akan ditulis.
Pengetikan, yaitu Dalam pengetikan surat terutama untuk pengetikan final, factor
kejelasan, kerapian, dan kebersihan harus mendapat perhatian penulis. Hindarilah
kesalahan ketik karena hal itu akan mengurangi nilai surat secara
keseluruhanpengiriman) dan factor pengiriman

SOAL:
1. Apa fungsi kertas surat doorslag
2. Apa fungsi kertas surat segel
3. Apa pula fungsi kertas surat stensil
4. Mengapa dalam menulis surat harus memperhatikan ukuran kertas

JAWAB:
1. Fungsi kertas doorslag adalah digunakan terutama untuk copy surat-surat tanda
bukti, atau sering sebagai lembar tindasan/rangkap dari suatu formulir.
2. Fungsi kertas segel adalah untuk membuat surat perjanjian dan bermacam-
macam akta
3. Fungsi kertas stensil adalah Kertas ini digunakan untuk penggandaan suatu surat
dengan jumlah yang banyak.
4. Sebab dalam membuat surat terdapat isi surat yang pendek dan surat yang
panjang, dengan demikian jika menulis/mengetik isi surat yang pendek
sebaiknya menggunakan kertas kuarto, dan jika membuat/mengetik isi surat
yang panjang sebaiknya menggunakan kertas folio, sedangkan jika membuat
surat memo atau nota maka menggunakan kertas setengah folio/kuarto
 30

BAB III
BAHASA SURAT

Objektive: Diharapkan siswa mampu memahami dan membedakan serta

mempraktekkan penulisan sesuai:
Bahasa yang jelas, lugas, serta bahasa yang umum dalam penulisan
bahasa surat
Penggunaan kata yang baku atau standar dalam bahasa surat
Penggunaan kata ungkapan
Pemakaian Ejaan Yang Disempurnakan
Pemakaian tanda baca

Surat resmi digunakan orang atau perusahaan untuk menyampaikan informasi

yang bersifat formal atau resmi. Karena bersifat resmi maka format dan bahasa surat
yang digunakan harus menggunakan bentuk dan bahasa surat yang resmi.

3.1. Bahasa Yang Jelas

Bahasa yang jelas menurut “Agus Sugiarto” (2005: 9) adalah bahasa yang tidak
memberi peluang untuk ditafsirkan secara berbeda. Bahasa dikatakan jelas jika kedua
pihak atau lebih mempunyai penafsiran yang sama tentang suatu maksud.
Ketidakjelasan bahasa surat dapat disebabkan oleh banyak factor, mulai dari kesalahan
ejaan, penulisan tanda baca sampai pada ketidakrapian penataan alinea.
Berikut contoh penulisan kalimat yang kurang jelas dan yang jelas:
 31

TIDAK JELAS JELAS

Menurut agenda sekretaris Menurut agenda, sekretaris

Direktur akan pergi ke Medan. Direktur akan pergi ke Medan.
Siapa yang pergi? Jawaban bisa sekretaris, Menurut agenda sekretaris,
dan juga bisa sekretaris direktur direktur akan pergi ke Medan.
Siapa yang pergi? Jawaban: Direktur.

Untuk mendapatkan Untuk mendapatkan keterangan, hubungi

Keterangan hubungi Iwan, Joko atau Jack. Iwan,
Beberapa orang yang bisa dihubungi? Joko atau Jack.
Jawaban: dua orang. Berapa orang yang bisa dihubungi?
Jawaban: tiga orang.
Tabel 1: Contoh penulisan kalimat yang kurang jelas dan yang jelas dalam bahasa surat
3.2. Bahasa Yang Lugas
Menurut Lamuddin Finoza (1991: 55): Lugas dapat diartikan sederhana,
bersahaja (simple), langsung pada permasalahan (straight to the point).
Penggunaan kalimat yang lugas diwujudkan dengan pemakaian bahasa yang padat dan
hemat (ekonomis) namun tetap mengandung makna yang lengkap dan jelas. Lengkap
berarti tidak ada unsure yang terlupakan, dan jelas berarti tidak kabur dan mudah
dipahami oleh pembaca. Berikut contoh penggunaan kata yang dapat mengakibatkan
suatu kalimat tidak lugas dan lugas.
TIDAK LUGAS LUGAS

Demikian semoga untuk Atas perhatian Bapak,

Dimaklumi dan atas perhatian kami ucapkan terima kasih
Bapak, kami mengucapkan Terima kasih
Perlulah kiranya saya mengucapkan beribu-ribu Saya mengucapkan terima kasih
terima kasih.

Hasil dari pada rapat itu sudah digandakan Hasil rapat itu sudah digandakan
Tabel 2: contoh penggunaan kata yang dapat mengakibatkan suatu kalimat tidak lugas
dan lugas.
 32

Selain kedua syarat bahasa surat bisnis diatas, penggunaan bahasa yang umum juga
merupakan syarat utama dalam penulisan surat bisnis. Yang dimaksud dengan bahasa
umum adalah bahasa resmi yang memasyarakat, bahasa baku, bahasa yang dipahami
oleh seluruh lapisan masyarakat, atau disebut juga dengan bahasa standar.
Seseorang yang menulis surat resmi diharuskan menggunakan ragam bahasa
resmi. Karena itulah ragam bahasa surat tergolong ragam resmi sosial khas surat-
menyurat. Jika seseorang akan bergabung ke dalam situasi ragam sosial khas surat-
menyurat, ia harus “mengikuti arus”. Artinya ia harus tunduk pada kaidah bahasa surat,
yaitu kaidah yang disepakati oleh pemakai bahasa surat, termasuk pemakaian
kata/ungkapan khas surat-menyurat.
Gunakanlah kata atau istilah dalam bahasa Indonesia yang lazim dipakai dalam
masyarakat, jangan menggunakan kata atau istilah asing, kecuali jika kata-kata asing
tersebut sudah menjadi istilah khusus di dalam surat-menyurat.
Berikut contoh kata kurang sopan dan kata sopan serta kata tidak umum dan kata umum

KURANG SOPAN/HORMAT SOPAN/HORMAT

Karena telah melakukan kesalahan, maka Karena telah melakukan kesalahan, maka
Bambang dipecat dari pekerjaannya. Bambang sudah diberhentikan dari kantornya.
Dia sekarang menjadi pelayan took Dia sekarang menjadi pramuniaga
Orang itu sudah ditahan oleh polisi Orang itu sudah diamankan oleh polisi
Kamu harus makan siang di warung Saudara harus makan siang diwarung

TIDAK UMUM UMUM

Para peserta seminar dimohon sudah check out Para peserta seminar dimohon sudah keluar
dari hotel sebelum pukul 12.00 dari hotel sebelum pukul 12.00
Dengan ini kami haturkan hasil rapat pimpinan Dengan ini kami sampaikan hasil rapat
pimpinan
Pesawat itu akan landing pada pukul 09.00 Pesawat itu akan mendarat pukul 09.00
Tabel 3: Contoh bahasa surat yang sopan(hormat) dan kurang sopan
 33

3.3. Kata yang Baku

Kata yang baku atau standar adalah kata yang dianggap paling benar ditinjau
dari segi penulisan dan pengucapannya. Penggunaan kata yang baku sangat diperlukan
dalam penulisan surat bisnis. Seperti diketahui, kata-kata bahasa Indonesia berasal dari
berbagai bahasa daerah dan bahasa asing. Kata yang sudah dibakukan dianggap
sepenuhnya menjadi kata bahasa Indonesia. Kata-kata itu tidak lagi terikat pada bentuk
asalnya sehingga ketentuan tentang tata bunyi (fonologis), tata kalimat (morfologis),
dan tata makna (semantic) sepenuhnya terikat pada aturan atau kaidah bahasa Indonesia.
Berikut beberapa contoh penulisan kata tidak baku dan kata baku:

Baku Tidak baku

Agustus Augustus
bertanda tangan bertandatangan
berterima kasih berterimakasih
CV C,V.
d.a. (dengan alamat) d/a
jadwal jadual
nomor nomer
sistem sistim
fotokopi foto kopi
senin senen
olahraga olah raga
subbagian sub bagian …………….dsb.

Selain berbagai syarat bahasa surat bisnis di atas, penggunaan ungkapan tetap
juga sangat diperlukan. Ungkapan tetap (stamp) atau dapat juga disebut ungkapan
idiomatic adalah ungkapan yang unsurnya terdiri atas dua kata atau lebih yang berpola
tetap. Susunannya baku dan permanen sehingga unsurnya tidak boleh dipertukarkan
dan tidak boleh ditambah atau dikurangi. Ungkapan tetap di dalam surat menyurat
 34

dapat dipakai pada awal alinea (sebagai kalimat pokok) dan dapat pula di tengah
alinea (sebagai kalimat pengembang). Fungsi ungkapan tetap adalah sebagai pengait
antar alinea agar karangan menjadi padu.
Contoh ungkapan tetap adalah; berbicara tentang,…….. sehubungan dengan…..sesuai
dengan…..bertalian dengan……terdiri atas……,berkenaan dengan……, dan
sebagainya.
Salah satu syarat utama dalam penulisan surat bisnis atau resmi adalah penggunaan
ejaan yang disempurnakan (EYD). Ejaan adalah seperangkat kaidah yang mengatur
bagaimana melambangkan bunyi ujaran dan bagaimana memisahkan dan
menggabungkan lambing itu dalam suatu bahasa.
Berikut merupakan ketentuan tentang Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) yang berlaku
untuk bahasa Indonesia sekarang ini:

3.4. Penulisan Huruf

a. Penggunaan Huruf Kapital
1. Huruf capital sebagai huruf awal dari nama jabatan, pangkat dan nama gelar
(kehormatan, keturunan, agama) yang diikuti nama orang’ atau penyebutannya
tanpa nama, tetapi nyata mengacu pada orangnya.
Contoh:
❖ Kami akan menemui Manajer Personalia PT Mutiara
❖ Rapat Tahunan akan dipimpin langsung oleh Direktur Utama, Haji Abd.
Rahim
❖ Pertemuan ini akan dipimpin oleh Manajer Produksi, Haji Amin.
2. Huruf capital digunakan sebagai huruf awal nama tahun, bulan, hari dan
peristiwa sejarah.
Contoh:
❖ Setiap hari Rabu kita akan melakukan peremuan dengan pihak yayasan
❖ Kontrak kerja kerja ini berakhir sampai awal Agustus 200…
 35

❖ Pada tanggal 17 Agustus selalu diperingati sebagai hari Proklamasi

Kemerdekaan Indonesia
3. Huruf capital digunakan dalam singkatan nama gelar dan sapaan, kecuali
gelar dokter.
Contoh:
❖ Hari ini Bapak Adrian pergi ke luar negeri
❖ Manajer Pemasaran sekaran dijabao oleh Bambang Hartono, S.E.
4. Huruf capital digunakan sebagai huruf awal nama bangsa, suku dan bahasa
Contoh:
❖ Orang asing itu berkebangsaan Jerman
❖ Selain mampu berbagasa Inggeris, tenaga sekretaris hendaknya mampu
juga berbahasa Mandarin dan Jepang
❖ Teman saya berasal dari Jawa.

b. Penggunaan Huruf Miring

Huruf miring digunakan untuk menuliskan ungkapan yang berasal dari
bahasa asing, atau bahasa daerah kecuali ungkapan yang sudah disesuaikan
ejaannya. Selain itu huruf miring juga digunakan untuk menuliskan nama
buku, majalah, dan surat kabar yang dikutip dalam surat/karangan.
Contoh:
❖ Kami telah membaca tulisan Ibu dalam harian Suara Merdeka pada
tanggal 25 Juli 2008
❖ Bagian personalia perlu memberikan upgrading kepada karyawan yang
masih baru.
3.5. Penulisan Kata
a. Kata dasar selalu ditulis sebagai satu kesatuan yang berdiri sendiri. Misalnya:
barang, surat, maju, tanggal, kemarin.
b. Kata berimbuhan (terdiri atas kata dasar dan imbuhan awalan atau akhiran saja
atau sisipan) juga ditulis serangkai.
 36

Contoh:
bertemu (awalan ber- + kata dasar temu).
Makanan (kata dasar makan + akhiran- an)
Gemetar (kata dasar getar + sisipan –em).
c. Bentuk gabungan yang hanya mendapatkan awalan, akhiran,penulisannya
terpisah, sebab awalan atau akhiran hanya melekat pada salah satu kata.
Contoh:
Bertanggung jawab,…bertanda tangan, …beri tahukan,…sebar luaskan
d. Bentuk gabungan yang diapit awalan dan akhiran, penulisan seluruh kata
menjadi satu (serangkai)
Contoh: Memberitahukan
Menandatangani
Pertanggungjawaban
e. Kata majemuk biasa ditulis terpisah sebagai dua kata atau lebih. Kalau salah
satu unsurnya hanya dipakai dalam bentuk gabung (tidak pernah dipakai sendiri),
kata itu harus ditulis serangkai dengn unsure lainnya. Jika gabungan kata sudah
dianggap sebagai satu kata, karena hubungannya sudah padu benar sehingga tidak
lagi sebagai dua kata, maka penulisannya dirangkaikan
Contoh kata majemuk biasa:
Terima kasih, …tanda tangan, … kerja sama, …tanggung jawab
Contoh gabungan kata yang salah satu unsurnya tidak pernah dipakai berdiri sendiri:
Subbagian,
Subbab
Ultramodern
Prakuliah
Contoh gabungan kata yang sangat padu, sehingga dianggap sebagai satu kata:
daripada
apabila
padahal
 37

f. Kata depan di, dan dari ditulis terpisah dari kata yang mengikutinya (funsi
kata depan adalah menunjuk tempat atau arah).
Contoh:
❖ Sekarang kami masih ada di luar negeri
❖ Buku itu masih di atas meja
❖ Silahkan masuk ke kantor Manajer
g. Partikel pun dipisahkan penulisannya dari kata yang mendahuluinya, kecuali
ungkapan tetap: walaupun, mesipun.
Contoh:
❖ Selain saudara, kami pun diberi peringatan
❖ Tidak satu pun dati tenaga administrasi kami yang menguasai stenografi
h. Partikel per yang berarti tiap, mulai, dan demi ditulis terpisah dari bagian
kalimat yang mengikutinya.
Contoh:
❖ Harga kabel NYM Rp 8000,00 per meter
❖ Sebelum baran dipasarkan, harus diperiksa dengan teliti satu per satu
❖ Kontrak itu berlaku per Januari 200…
i. Penulisan kata bilangan tingkatdapat dilakukan dengan tiga cara berikut:
Contoh:
❖ Pihak I bertindak sebagai penjual dan Pihak II sebagai pembeli.
❖ Pihak Ke-1 bertindak sebagai penjual dan Pihak Ke-2 sebagai pembeli
❖ Pihak Kesatu bertindak sebagai penjual dan Pihak Kedua sebagai pembeli.

3.6. Penulisan tanda baca

a. Tanda Titik (.)
1. Setiap menyingkat satu kata dipakai satu tanda titik
Contoh:
nomor disingkat no.
lampiran disingkat lamp.
 38

Telepon disingkat telp.

Insinyur disingkat Ir.
dokter disingkat dr.
dokterandus disingkat Drs.
2. Setiap menyingkat dua kata dipakai dua tanda titik.
Contoh:
sarjana ekonomi disingkat S.E.
sarjana hukum disingkat S.H.
sampai dengan disingkat s.d.
untuk perhatian disingkat u.p.
untuk beliau disingkat u.b.
tetapi singkatan nama diri yang terdiri atas gabungan huruf awalan kata yang
disingkat, ditulis tanpa titik.
Contoh:
Perseroan Terbatas disingkat PT
Perusahaan Dagang disingkat PD
Commanditaire Venootschap disingkat CV
Republik Indonesia disingkat RI
3. Setiap menyingkat tiga kata atau lebih, pada akhir singkatan dipakai satu tanda
titik.
Contoh:
yang akan datang disingkat yad.
dan lain-lain disingkat dll.
dan kawan-kawan disingkat dkk.
Tetapi singkatan nama lembaga yang terdiri atas gabungan huruf awal kata yang
disingkat, ditulis tanpa titik.
Contoh:
DKI (Daerah Khusus Ibukota)
BUMN (Badan Usha Milik Negara)
 39

PDAM (Perusahaan Daerah Air Minum)

RCTI (Rajawali Citra Televisi Indonesia)
4. Penulisan akronim, yaitu singkatan yang terdiri dari atas gabungan huruf awal kata
atau suku kata dan harus dibaca seperti kata, ditulis tanpa titik.
Pramuka (Praja muda karana)
Kadin (Kamar dagang dan industry)
Monas (Monumen Nasional)
Juklak (Petunjuk pelaksanaan)
5. Singkatan nama unsur kimia, satuan ukuran, takaran, timbangan, dan mata uang
ditulis tanpa titik.
Contoh:
Mg (magnesium)
Km (kilometer)
Rp (rupiah)
6. Singkatan nama orang harus menggunakan tanda titik disetiap nama yang
disingkat
Contoh:
Bamban Handoyo disingkat B. Handoyo
Maria Gayatri Sundari disingkat M.G. Sundari
b. Tanda Koma (,)
1. Tanda koma digunakan di antara unsur-unsur rincian yang jumlahnya lebih dari
dua.
Contoh:
- Kami telah menerima beras, minyak goring, mie, dan kopi bubuk
- Kami sudah membawa pensil, buku, karet penghapus, dan tinta warna.
2. Tanda koma digunakan untuk memisahkan dua kalimat setara jika kalimat kedua
didahului oleh kata melainkan, tetapi, dan sedangkan.
3. Tanda koma digunakan dibelakang ungkapan penghubung antar kalimat
Contoh:
 40

Oleh karena itu, Saudara harus pergi

- Jadi, kita akan segera melakukannya
4. Tanda koma digunakan diantara unsur-unsur dalam penulisan alamat/nama tempat
yang ditulis berurutan
Contoh:
- Alamat kantor kami yang baru adalah Jalan Merdeka No. 10, Kuningan,
Jakarta Selatan.
- Tony Waworuntu, STIE Kampus Ungu, Jalan Pacuan Kuda No. 1 Pulomas,
Jakarta Timur.
- Semarang, Jawa Tengah, Indonesia.
c. Tanda Titik Dua (:)
1. Tanda titik dua dipakai pada akhir suatu pernyataan lengkap bila didikuti rincian.
Contoh:
- Saya telah memiliki tiga Anak: Ani, Ina, dan Nana
- Kami memiliki 2 peusahaan: perusahaan transportasi dan perusahaan
konsultasi.
2. Tanda titik dua tidak dipakai jika perincian merupakan pelengkap yang
mengakhiri pernyataan.
Contoh:
- Bagian pabrik membawahi bagian produksi, bagian perakitan, dan bagian
pengepakan.
3. Tanda titik dua tidak digunakan dalam perincian jika sebelum rincian dipakai
kata yaitu dan adalah
Contoh:
- Saya telah memiliki tiga anak yaitu Ani, Ina, dan Ana.
- Kami memiliki 2 perusahaan yaitu perusahaan transportasi dan perusahaan
konsultasi.
 41

d. Tanda garis miring ( / )

1. Tanda garis miring dipakai di dalam nomor surat dan nomor pada alamat dan
penandaan masa satu tahun yang terbagi dalam dua tahun takwin.
Contoh:
- No.: 8/ER/200---
- Jalan Monginsidi III/9
- Tahun akademik 200--/200—
2. Tanda garis miring dipakai sebagai pengganti kata atau, tiap.
Contoh:
- dikirimkan lewat darat/laut
- harganya Rp 25.000/lembar

RANGKUMAN
Dalam membuat format bahasa surat yang digunakan harus berbentuk bahasa
surat yang resmi. Yaitu bahasa yang jelas artinya: bahasa yang tidak memberi peluang
untuk ditafsirkan secara berbeda., bahasa yang lugas, artinya: sederhana, bersahaja
(simple), langsung pada permasalahan (straight to the point).
Dalam menyusun bahasa surat seharusnya menggunakan kata atau istilah dalam bahasa
Indonesia yang lazim dipakai dalam masyarakat, jangan menggunakan kata atau istilah
asing, kecuali jika kata-kata asing tersebut sudah menjadi istilah khusus di dalam surat-
menyurat.
Penggunaan kata yang baku sangat diperlukan dalam penulisan surat bisnis dengan
menggunakan ketentuan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD), yang berlaku untuk bahasa
Indonesia sekarang ini seperti penulisan huruf, penggunaan huruf miring, penulisan
kata, maupun penulisan tanda baca.
 42

SOAL:
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan bahasa yang jelas, lugas serta bahasa yang
umum dalam penulisan surat.
2. Contohkan penggunaan kata yang baku atau standar dalam bahasa surat
3. Mengapa dalam penulisan surat harus memperhatikan EYD

JAWAB:
1. Bahasa yang jelas artinya bahasa yang tidak memberi peluang untuk ditafsirkan
secara berbeda. Atau jika kedua pihak atau lebih mempunyai penafsiran yang sama
tentang suatu maksud.
2. Contohnya
Kata yang baku Kata tidak baku
Agustus Augustus
bertanda tangan bertandatangan
berterima kasih berterimakasih
CV C,V.
d.a. (dengan alamat) d/a
jadwal jadual
nomor nomer
sistem sistim
fotokopi foto kopi
senin senen
olahraga olah raga
3. Sebab Salah satu syarat utama dalam penulisan surat bisnis atau resmi adalah
penggunaan ejaan yang disempurnakan (EYD). Ejaan adalah seperangkat kaidah
yang mengatur bagaimana melambangkan bunyi ujaran dan bagaimana memisahkan
dan menggabungkan lambing itu dalam suatu bahasa.
 43

BAB IV
BAGIAN SURAT DAN FUNGSINYA

Objektive: Diharapkan siswa mampu :

Menyebutkan dan menjelaskan Bagian-bagian Surat dan Fungsinya
Mempraktekkan penulisan tata letak bagian-bagian surat, baik surat
sekertaris maupun surat bisnis secara lengkap.
Membedakan aturan kait pada bagian-bagian surat baik surat
sekertaris maupun surat bisnis
Membedakan alinea pembuka, alinea transisi dan alinea penutup
dalam penulisan isi surat.

Setiap surat terdiri atas bagian-bagian surat. Dari gabungan bagian itulah
terbentuk sebuah surat. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan
membentuk model (syle) yang tertentu pula. Bagian-bagian surat resmi pada umumnya
adalah:

4.1. Kepala Surat (Kop) Surat

Surat resmi umumnya ditulis pada kertas yang memakai kepala surat atau kop.
Kepala surat hendaknya dibuat se-menarik mungkin, karena kop surat merupakan wajah
atau penampilan yang pertama kali dilihat. Sehingga pembuatan kop surat
membutuhkan kreatifitas yang baik.
Pada kepala surat dapat dicetak hal-hal yang merupakan identitas organisasi, yaitu:
a. Nama organisasi atau lembaga
b. Alamat kantor pusat dan kantor cabang
 44

c. Nomor telepon
d. Nomor faksimili
e. Nomor kotak pos atau tromol pos
f. Lambing (logo)
g. Bidang usaha atau kegiatan perusahaan atau lembaga
h. Nama bank referensi
Kegunaan kepala surat:
- Sebagai media pengenal identitas organisasi; Nama dan logo organisasi dirancang
dan dibuat sebagai symbol dan melambangkan jati diri organisasi. Dengan kata
lain kop surat dapat mewakili wajah organisasi.
- Sebagai sumber informasi, di dalam sebuah kop surat terdapat berbagai informasi
tentang organisasi misalnya nama dan alamat organisasi, nomor telepon, bidang
usaha dan sebagainya. Dengan demikian dengan melihat kop surt, kita bisa
memperoleh berbagai informasi tentang suatu organisasi.
- Sebagai alat promosi (bagi perusahaan); kop surat dapat digunakan sebagai media
untuk memperkenalkan diri, oleh sebab itu kop surat dirancang dan dibuat dengan
menarik.

Gambar 12: Contoh kepala surat

4.2. Nomor Surat
Setiap surat resmi terutama yang dikirim keluar lingkungan organisasi
hendaknya diberi nomor dan kode tertentu. Nomor surat sangat perlu dicantumkan
karena berguna untuk:
➢ Membantu pengaturan surat, tertutama dalam penyimpanan dan penemuannya
kembali (sebagai dasar pengarsipan)
 45

➢ Sebagai sumber informasi statistic jumlah surat yang dikeluarkan dalam periode
tertentu
➢ Penunjukkan sumber dalam kegiatan surat-menyurat dengan cara menunjuk
nomor surat yang dibalas atau yang ditindaklanjuti.
➢ Dari rangkaian nomor surat sering dapat diketahui jenis dan klasifikasi surat
tanpa perlu membaca isinya. Hal itu dimungkinkan karena pada nomor surat
terkadang dicantumkan kode tertentu, misalnya SK (Surat Keputusan), SE (Surat
Edaran), dan RHS (Surat Rahasia).
Rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode intern, bulan, dan tahun
pembuatan surat. Angka bulan ditulis dengan angka Romawi atau angka Arab.
Untuk penulisan tahun menggunakan angka Arab secara lengkap, tetapi bisa juga
disingkat menjadi 2 (dua) angka Arab saja.
Contoh nomor surat:

Nomor: 234/AB/VIII/200_
Nomor surat
Kode intern
Bulan pembuatan surat
Tahunpembuatansurat

Gambar 13: contoh penulisan nomor surat

Penempatan nomor surat harus disesuaikan dengan bentuk dan sistem penulisan surat.
Posisi nomor dalam surat-menyurat Indonesia ada dua :
- dalam surat berperihal (bentuk resmi, bentuk lurus, dan bentuk bertakuk) nomor
surat ditempatkan di bagian kiri atas kertas surat di bawah kepala surat.
- dalam surat berjudul, nomor surat ditempatkan di bawah judul surat, ditengah kertas
bagian atas, seperti contoh dibawah ini.
 46

Gambar 14: contoh penempatan nomor surat pada surat berjudul

4.3. Tanggal Surat

Tanggal surat merupakan sumber informasi tentang kapan pembuatan suatu
surat. Penulisan tanggal selalu diikuti oleh bulan dan tahun. Dalam penulisannya
dibedakan surat pribadi dan surat resmi. Untuk surat pribadi, penulisan tanggal harus
dimulai dengan alamat pengirim surat. Sedangkan penulisan tanggal dalam surat resmi
mimiliki beberapa aturan sebagai berikut:
➢ Untuk surat yang memakai kepala surat, tidak wajib diawali oleh nama kota
karena nama kota telah tercantum pada kepala surat.
➢ Jika pada kepala surat terdapat beberapa nama kota, dalam hal ini kantor pusat
dan cabang-cabang memakai kop yang sama, nama kota perlu ditulis untuk
mengetahui dari mana surat berasal
➢ Bila tanggal ditempatkan di bagian bawah kanan kertas surat, yaitu pada surat
yang memakai judul, nama kota wajib ditulis.
➢ Dalam surat resmi penulisan tanggal, nama bulan dan tahun harus lengkap, tidak
boleh disingkat atau divariasikan. Nama bulan tidak boleh digantikan dengan
angka (Agus Sugiarto: 2005: 49-54)
 47

4.4. Lampiran
Informasi tentang lampiran sangat diperlukan untuk surat-surat yang disertai
berkas lain selain lembar surat tersebut. Penyebutan informasi tentang lampiran dapat
dilakukan dengan dua (2) cara yaitu: dengan cara penyebutan jenis lampiran yang
disertakan dalam isi surat, yang kedua adalah penggunaan notasi lampiran
Penyebutan lampiran dilakukan dengan dua cara
➢ Menyebutkan satu per satu setiap dokumen yang dilampirkan, bila jumlahnya
sedikit. Contoh: bersama ini saya sertakan satu lembar foto kopi ijasah,
transkrip, daftar riwayat hidup, dan foto terakhir.
➢ Menyebutkan secara umum bila lampirannya banyak. Contoh: untuk
melengkapi lamaran ini, bersama ini saya lampirkan fotokopi ijasah dan surat-
surat penting lainnya.
➢ Dalam surat bentuk resmi, lampiran ditempatkan di bagian kiri atas, di bawah
nomor surat. Yang dituliskan hanya jumlahnya.
Contoh
Nomor : 001 23 Oktober 200_
Lampiran : 3 lembar
➢ Dalam surat bentuk lurus, bentuk bertakuk, dan surat berjudul, lampiran
ditempatkan dibagian kiri bawah kertas surat.
Posisi lampiran tidak sejajar dengan nama penanda tangan, melainkan
dibawahnya.
Contoh: Hormat kami,

Adi wibowo
Bagian Pemasaran

Lampiran:
(1) 1 eksp. booklet
(2) 2 lembar formulir
(3) 1 lembar kuitansi
 48

4.5. Hal atau Perihal

Notasi perihal merupakan sumber informasi untuk mengetahui inti isi sebuah
surat, dengan kata lain notasi perihal merupakan subyek atau judul sebuah surat.
Fungsi dari notasi perihal adalah:
➢ Sebagai petunjuk bagai petugas administrasi dan kearsipan
➢ Menyimpulkan atau penegasan suatu pokok isi atau intisari surat
➢ Mempermudah penerima surat untuk mengetahui pokok permasalahan dan
memberikan respon yang sesuai.
Penulisan Hal dan Perihal untuk surat resmi diletakkan dibawah lampiran.
Contoh:
Nomor : 001/BSP/X/200_
Lampiran : 2 lebar
Perihal : Penawaran Barang
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penulisan Hal dan Perihal, yaitu:
- Bila perihal ditulis dengan awalan huruf biasa (gabungan huruf capital dan/huruf
kecil), huruf awal setiap kata depan atau kata penghubung ditulis dengan huruf kecil,
Contoh: Hal : Permohonan Kerjasama
- Perihal surat tidak ditulis seluruhnya dengan huruf capital karana huruf capital hanya
dipakai untuk menuliskan judul surat.
- Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik(.)
- Bila perihal lebih dari satu baris, jarak pengetikan antar baris adalah satu spasi.
- Dalam bentuk surat lurus penempatan hal atau perihal ada dua macam, yaitu
ditempatkan setelah salam pembuka (cara Inggris), dan sebelum salam pembuka (cara
Indonesia)

- Untuk surat bentuk berjudul, maka perhal ini juga berfungsi sebagai judul surat, yang
penulisannya menggunakan huruf capital, dan ditempatkan pada tengah atas sebuah
surat.
 49

4.6. Alamat Tujuan

Penulisan alamat tujuan penerima surat merupakan bagian yang cukup penting,
agar surat dapat diterima oleh pihak yang tepat.
Alamat tujuan surat ada dua macam. Pertama, alamat luar yaitu alamat yang ditulis
pada sampul surat, dan kedua alamat dalam, yaitu yang ditulis pada kertas surat.
Ada beberapa hal tentang penulisan alamat surat, yaitu:
➢ Alamat sebaiknya dituliskan dalam bahasa negeri penerima surat
➢ Kata “kepada” dan sejenisnya tidak wajib ditulis asalkan alamat tujuan ditempatkan
pada posisi yang tepat.
➢ Ungkapan “yang terhormat” (disingkat yth.) juga tidak selalu dipakai dalam
penulisan alamat tujuan. Ungkapan yth. dipakai jika;
- surat ditujukan kepada seseorang yang dihormati
Misal: Yth. Sdr. Budi Santoso Yth. Bapak Lukman Hakim
Jln. Persatuan No. 35 Jln. Seroja II/15/A
Ciputat, Kebayoran Lama Rawamangun
Jakarta 12230 Jakarta Timur 13220
- surat ditujukan kepada seseorang dengan menuliskan nama jabatannya yang
diikuti nama organisasi atau unit organisasi.
Misal:
Yth. Pimpinan…….
Yth. Kabag Keuangan CV….
Yth. Pengurus ……..
Tetapi jika surat ditujukan kepada organisasi, ungkapan yth. tidak dipakai dan
pada amplopnya langsung ditulis nama organisasi beserta alamatnya.
Contoh:
PT Sumber Jaya PT Astra-Graphia
Jln. Pemuda No. 45 d.a. Wisma Surya
Semarang 17728 Jln. Kramat Raya 130
Jawa Tengah Jakarta 10450
 50

Alamat yang ditujukan kepada pejabat pemerintah

Yth. Kepala Direktorat Import
Departemen Perdagangan RI
Jln. Jend. Sudirman No. 87
Jakarta 10240
Alamat yang memakai u.p. (untuk perhatian)
Yth. Direksi Perum Astek
Jln. Letjen Suprapto 139
Jakarta Pusat 10530
u.p. Bapak Suratno, S.H.
Yth. Kepala Studio RRI Jakarta
Jln. Merdeka Barat 4-5
Jakarta 10110
Yth. Direksi Perum Astek
u.p. Bapak Suratno. S.H.
Jln. Letjen Suprapto 139
Jakarta Pusat 10530

Alamat yang ditujukan kepada kotak pos (P.). Box)

Kotak Pos 247/JKS Yth. Pemilik P.O. Box 461/JKBK
Jakarta 12160 Jakarta 13320
4.7. Salam Pembuka
Penggunaan salam pembuka dalam sebuah surat sebenarnya merupakan tidak
suatu keharusan. Tetapi untuk membuat suasana yang baik dan tidak kaku, maka salam
pembuka perlu dicantumkan dalam sebuah surat. Salam pembuka ini lebih tepat
digunakan pada surat berita. Fungsi salam pembuka sebagai salam penghormatan dan
pertanda bahwa suatu pembicaraan pada isi surat akan dimulai. Untuk surat berjudul,
salam pembuka tidak dicantumkan. Berikut beberapa contoh salam pembuka yang
dapat dipakai dalam surat resmi:
- Dengan hormat,
- Bapak…………..yang terhormat,
- Ibu………..yang terhormat,
- Saudara……..yang saya/kami hormati,
- Assalamualaikum Wr. Wb…..
- Salam Sejahtera,………..
(Lamuddin Finoza: 1991: 89)
 51

4.8. Isi Surat

Isi surat merupakan bagian terpenting dari semua bagian surat yang ada. Isi
Informasi atau pesan harus ditulis dengan jelas, lengkap dan tidak bertele-tele. Isi
sebuah surat terdiri atas tiga alinea, yaitu alinea pembuka, alinea transisi, dan alinea
penutup.

4.8.1. Alinea Pembuka

Alinea pembuka pada sebuah surat berfungsi sebagai pengantar bagi pembaca
untuk segera mengetahui masalah pokok surat. Jika sisi surat bertujuan untuk
memberitahukan, menanyakan, meminta, melaporkan, dan menyampaikan sesuatu,
untuk memulai alinea pembuka dapat dipergunakan bentuk-bentuk dibawah ini setelah
disesuaikan dengan maksud suratnya.
➢ Pada permulaan membuat surat:
- Kami beri tahukan bahwa…..
- Dengan ini kami kabarkan bahwa………..
- Dengan sangat menyesal kami beri tahukan……
- Pada kesempatan ini kami bermaksud menanyakan……
- Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu…..
- Bersama ini kami kirimkan daftar……..
➢ Menjawab surat yang diterima:
- Terima kasih atas surat Bapak/Saudara yangmemberitahukan tentang…

- Menjawab surat Saudara No….

- Sehubungan dengan surat Bapak tanggal……..
- Setelah membaca iklan perusahaan Bapak dalam harian………….
Sebagai lanjutan dari awal alinea pembuka yang diperkenalkan di atas, terutama untuk
membalas surat, dapat dipakai beberapa piliha anak kalimat yang sesuai dengan kasus
dan konteks permasalahannya. Kenyataan menunjukkan bahwa anak kalimat itu sering
diawali dengan frase dengan ini, atau bersama ini sebagai alternative.
 52

Misalnya;
- Sebagai tindak lanjut pertemuan kita tanggal……..dengan ini/bersama ini………
(harus dipilih salah satu frase).
- Untuk menjawab surat Saudara Nomor……..dengan ini/bersama ini………..(harus
dipilih salah satu frase).
Dengan ini mengandung pengertian:
- dengan perantara (surat) ini
- melalui surat ini
- dengan cara berkirim (surat) ini.
Bersama ini mengandung pengertian:
- bersama-sama dengan (surat) ini
- beserta (surat) ini
- mengiringi (surat) ini.
Karena perbedaan arti yang kontras, kedua frasa itu tidak dapat saling dipertukarkan
pemakaiannya.
Frasa dengan ini dipakai untuk menyatakan maksud tertentu yang menggunakan surat
sebagai perantara, misalnya mengundang, memesan, dan memanggil;
Sedangkan frasa bersama ini dipakai untuk menyatakan surat sebagai pengantar
untuk sesuatu yang disertakan bersama surat, misalnya; orang, barang, dokumen atau
lampiran.
Perhatikan contoh berikut:
1. Bersama ini kami kirimkan daftar harga kosmetik yang Saudara minta

Untuk melengkapi lamaran ini, bersama ini saya lampirkan fotocopi ijazah dan surat-
surat penting lainnya
2. Dengan ini kami beritahukan bahwa barang yang Saudara pesan ada dalam sediaan
kami, dan……….
3. Sehubungan dengan surat lamaran Saudara, dengan ini kami mengharapkan
kedatangan Saudara di kantor kami untuk………
 53

Dalam contoh diatas tampak pemakaian frasa dengan ini dan bersama ini tidak hanya
terbatas pada alinea pembuka, tetapi dapat juga pada alinea transisi. Dengan kata lain,
bahwa pemakaian kedua frasa itu tidak tergantung pada jenis alinea, tetapi bergantung
pada keperluan.

4.8.2. Alinea Transisi Surat

Alinea transisi adalah berisi uraian, keterangan, atau penjelasan tentang masalah
pokok surat yang sudah terdapat dalam alinea pembuka.
1. Yang bersifat pemberitahuan:
- Sehubungan dengan hal tersebut diatas kami ingin menjelaskan kepada Saudara
bahwa…………….
- Seperti telah kami beri tahukan kepada Saudara dalam surat kami terdahulu
No…..tanggal…
- Kami ingin menjelaskan secara rinci…….
- Menurut informasi yang kami terima dari………bahwa……..
2. Yang bernada permintaan:
- Dengan hormat kami minta agar Saudara……
- Kami minta dengan hormat sudi kiranya Saudara memberi………
- Kami akan berterima kasih sekali bila Saudara sudi membantu….
3. Yang bernada penjelasan:
- Dengan sangat menyesal bahwa………..
- Sayang sekali kami belu mendapatkan kepastian sehingga………
- Kami minta maaf sebesar-besarnya karena kami………

4. Yang bernada konfirmasi:

- Sesuai dengan pesanan Saudara, bersama ini kami….
- Dengan ini kami member penegasan tentang………..
- Sesuai dengan kesepatakan kita bersama, maka………
5. Yang bernada mengingatkan:
 54

- Menurut catata pembukuan kami, faktur Saudara No….. yang seharusnya sudah
di…tetapi………
- Kami bermaksud menginformasikan kepada Saudara bahwa seharusnya………..
- Sebagai catatan Bapak bahwa sebenarnya nilai kontrak hanya sebesar…..

Alinea transisi dalam isi surat dapat juga dibuat dengan cara repetisi: yaitu
pengulangan sebagian unsure alinea sebelumnya untuk memulai alinea baru. Contoh:
Alinea pembukaan:
Dengan ini kami kabarkan bahwa barang yang Saudara pesan sudah ada dalam
persediaan kami.
Alinea transisi:
Karena sudah ada dalam persediaan kami, maka kami mohon Saudara
menghubungi kami secepatnya untuk………….
Cara yang lain yaitu denganmenggunakan bantuan kata “Penghubung”
Misalnya;
- Meskipun………..
- Selanjutnya………..
- Kemudian……..
- Berhubung……….
- Namun…………
4.8.3. Alinea Penutup
1. Bernada minta jawaban:
- Kami tunggu jawaban Saudara secepatnya dan……..
- Kami nantikan jawaban Saudara secara rinci.
-
2. Bernada akan memberi jawaban
- Saudara akan mendapat jawaban kami mengenai………
- Setelah kami mendapat kepastian, Saudara akan segera kami hubungi
3. Bernada permintaan
- Sebelum kami menanggapi, kami ingin mendapat keterangan……..
 55

- Kami minta mendapat kepastian agar.

4.9. Salam Penutup
Salam penutup dipakai dalam surat-surat berita. Tempatnya dibawah isi
surat. Gunanya untuk menunjukkan rasa hormat atau sikap akrab pengirim terhadap
penerima surat. Contoh:

- Hormat kami,
- Salam kami,
- Salam hormat,
- Teriring salam,
- Wassalam,
4.10. Nama Organisasi yang Mengeluarkan Surat
Pemakaian nama organisasi biasanya dicantumkan setelah salam penutup. Hal ini
dimaksudkan untuk menegaskan bahwa surat yang dikirim itu mewakili organisasi,
bukan pribadi. Tetapi penggunaan nama organisasi adalah tidak wajib, karena nama
organisasi sudah tercantum pada kepala (kop surat).
Contoh:
Hormat kami,
PT Mutiara Persada

Agus Setiawan
 56

4.11. Jabatan Penanda Tangan

Penempatan jabatan penanda tangan dalam surat niaga berbeda dengan surat
pemerintah. Dalam surat pemerintah penempatannya sebelum tanda tangan. Sedangkan
pada surat bisnis ditempatkan di bawah nama penanda tangan.
Hal ini disebabkan karena dalam surat pemerintah, nama penanda tangan selalu disertai
nomor induk pegawai (NIP), sedangkan untuk non pemerintah tidak atau jarang disertai
NIP, tetapi lebih banyak menggunakan nama jabatan saja.
Contoh:
Pada surat pemerintah:
Hormat kami,
KepalaBagian Kepegawaian

Drs. Soetedjo Hadi

NIP. 0909 87897

Contoh Surat pada organisasi swasta:

Hormat kami,

Adrian Sugiono
Manajer Personalia
4.12. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Salah satu hal khusus yang terdapat dalam sebuah surat adalah tanda tangan dan
nama penanggung jawab. Yang berwenang menandatangani sebuah surat adalah orang
yang bertanggung jawab atas kegiatan yang dilaksanakannya, baik atas nama organisasi
secara keseluruhan, maupun atas nama unit organisasi.
 57

Dalam korespondensi Indonesia, ada dua macam pendelegasian wewenang

penandatanganan, yaitu pendelegasian wewenang atas nama (disingkat a.n.) dan
pendelegasian untuk beliau (disingkat u.b.)

4.13. Tembusan
Apabila sebuah surat harus diketahui oleh pihak lain selain penerima surata
utamanya maka surat tersebut harus disampaikan kan kepada pihak-pihak tersebut.
Penyampaian surat itu melalui notasi tindasan atau tembusan.
Notasi tembusan dapat ditulis tindasan atau carbon copy (c.c.) dan ditempatkan
disebelah kiri bawah kertas surat pada margin kiri, lurus keatas dengan nomor surat
(pada bentuk lurus penuh), dan lurus dengna nomor, lampiran, perihal.
Teknis penulisan tembusan ada 2 macam:
- Tembusan yang objeknya hanya satu, ditulis sebaris atau sejajar dengan
notasinya
- Contoh:
Tembusan: Manajer Pemasaran
- Tembusan yang objeknya lebih dari satu, ditulis berderet kebawah dan diberi nomor
urut.
Contoh:
Tembusan:
1. Kabag Produksi
2. Kabag Keuangan
3. Kabag Personalia
Tembusan:
1. Direktur (sebagai laporan)
2. Karo Umum (untuk diketahui)
Selain tembusan di atas, dikenal juga tindasan buta atau tersembunyi (blind
carbon copy). Dengan notasi BCC. Tindasan tidak dicantumkan secara kolektif seperti
diatas, melainkan hanya dicantumkan pada surat yang ditujukan pada pihak yang dituju.
 58

Degnan demikian masing-masing penerima surat tidak mengetahui kalau surat itu juga
ditindaskan pada pihak atau orang lain.

4.14. Inisial Pengonsep dan Pengetik

Untuk mengidentifikasi siapa penulis/pengetik, dan pengonsep surat maka kita
dapat menggunakan inisial sebagai medianya. Inisial adalah singkatan nama pengonsep
dan pengetik surat. Inisial biasanya terdiri atas dua huruf atau lebih yaitu gabungan
antara huruf awal nama kecil dan huruf awal nama keluarga.
Penempatan inisial dibagian kiri bawah kertas surat. Inisial adalah bagian surat paling
akhir. Selain inisial tidak ada boleh ada tambahan lagi.
Biasanya inisial pengonsep ditulis dengan huruf capital, sedangkan inisial pengetik
ditulis dengan huruf kecil.
Contoh:
Pengonsep Anton Subekti, dan pengetiknya Nuke Setiaati.
Penulisan inisialnya adalah AS/ns.

Rangkuman

Surat terdiri dari bagian-bagian surat

Kepala Surat, Nomor surat salah satu, tanggal surat, lampiran, hal atau perihal, alamat
tujuan, salam pembuka, Isi surat, alinea penutup, salam penutup, nama organisasi
yang mengeluarkan surat, jabatan si penanda tangan, tanda tangan dan nama
penanggung jawab, tembusan, dan inisial pengonsep dan pengetik surat
Semua bagian-bagian surat tersebut mempunyai kegunaan baik dalam penulisan
maupun dalam penempatannya. Penempatan bagian-bagian surat tersebut terlihat
pada bentuk-bentuk surat seperti pada materi pelajaran sebelumnya.
 59

SOAL:

1. Sebutkan bagian-bagian surat secara lengkap

2. Contohkan alinea permulaan (alinea pembuka) dalam membuat suatu surat
3. Apabila kita menerima dan menjawab surat, contohkan kalimat yang akan ditulis
di alinea pembuka

JAWAB:
1. Bagian-bagian surat secara lengkap terdiri dari:
- kepala surat (kop) surat,
- nomor
- tanggal
- lampiran
- hal/perihal
- alamat tujuan
- salam pembuka
- isi surat
- salam penutup
- nama organisasi/unit organisasi yang mengeluarkan surat
- jabatan penanda tangan
- tanda tangan dan nama penanggung jawab
- tembusan
- inisial pengonsep dan pengetik
2. Contoh alinea pembuka dalam menulis suatu surat:
- Kami beri tahukan bahwa…..
- Dengan ini kami kabarkan bahwa………..
- Dengan sangat menyesal kami beri tahukan……
- Pada kesempatan ini kami bermaksud menanyakan……
- Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu…..
 60

- Bersama ini kami kirimkan daftar

3. Contoh kalimat apabila kita menjawab surat yang diterima adalah:
- Menjawab surat Saudara No….
- Sehubungan dengan surat Bapak tanggal……..
- Setelah membaca iklan perusahaan Bapak dalam harian………….
 61

BAB V
ANEKA SURAT SEKRETARIS

Objektive: Diharapkan siswa mampu :

Memahami dan mengetahui aneka surat sekretaris
Mampu Mengonsep surat-surat sekretaris dengan bahasa yang baik
dan benar
Mampu mengemukakan masalah yang akan dikonfirmasikan dalam
menulis surat sekretaris
Mampu mengetik surat-surat sekeretaris dengan baik dan benar
dengan memperhatikan bagian-bagian surat dan aturan kait.

Kegiatan surat menyurat pada suatu organisasi dapat diibaratkan sebagai denyut
nadi organisasi itu. Bila kegiatan surat menyurat pada suatu organisasi terhenti, berarti
kegiatan organisasi secara keseluruhan ikut berhenti. Demikianlah keberadaan surat
sebagai indicator aktivitas suatu organisasi.
Yang dimaksud surat sekretaris (secretarial correspondence) adalah sekelompok
surat yang pada umumnya dibuat oleh para sekretaris tanpa memandang pada lembaga
apa mereka bekerja.
Artinya, jenis surat-surat tertentu pasti dibuat oleh para sekretaris, baik pada kantor
pemerintah, perusahaan, maupun lembaga sosial.
 62

Contoh surat yang pasti dibuat oleh sekretaris adalah surat undangan dan surat janji
temu. Kedua surat itu tidak hanya pembuatannya yang dikerjakan oleh sekretaris, tetapi
sekretarispun boleh menandatanganinya. Ketua atau kepala organisasi tidaklah harus
selalu ikut menandatangani semua surat yang dikerluarkan oleh secretariat. Surat-surat
janji temu, tempahan atau bukingan, dan surat lain yang bersifat rutin serta serta serta
masalahnya dapat ditangai oleh sekretaris, cukuplah sekretaris saja yang
menandatangani suratnya. Sehingga surat-surat tersebut tergolong sebagai surat yang
“ringan”. Oleh sebab itu para sekretaris diharapkan dapat mengonsepnya.
Namun surat yang tergolong “berat” seperti surat statuta, pembuatannya harus
didasarkan pada statuta (peraturan atau undang-undang yang sudah ada). Gunanya agar
surat itu nantinya mempunyai kekuatan hukum. Contoh surat statuta yang lain seperti
surat keputusan, surat perintah, surat instruksi, dan surat perjanjian. Penanganan surat
statuta biasanya diserahkan kepada para manajer.

5.1. SURAT PEMBERITAHUAN

Semua surat pada dasarnya berisi informasi atau menginformasikan sesuatu.
Informasi yang disampaikan melalui surat masih dapat dibedakan atas dua macam:
- Informasi yang bersifat mengabarkan (contohnya surat pemberitahuan, surat
penawaran, pesanan, permohonan, lamaran dan surat-surat lainnya yang bersifat
mengabarkan
- Informasi yang tidak sepenuhnya bersifat mengabarkan, melainkan lebih bersifat
rekaman berita, (contohnya surat akta, surat kontrak, surat rekomendasi, surat
keputusan, serta semua surat-surat tanda bukti yang pada dasarnya berisi rekaman
berita tentang suatu aktivitas.
Jadi surat pemberitahuan termasuk pada informasi yang bersifat mengabarkan
(Lamuddin Finoza: 1991: 113-114).
Surat pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota
dalam lingkungannya agar mereka mengetahui tentan apa yang perlu diketahui.
 63

Ciri yang membedakan surat pemberitahuan dan surat-surat lain yang sifatnya juga
mengabarkan adalah pada sifat pengabarannya.
Surat pemberitahuan dapat dipergunakan untuk memberitahukan sesuatu misalnya:
- Perubahan nomor telepon
- Pindah alamat
- Pembukaan kantor cabang baru
- Perubahan harga, dan sebagainya
Dari segi modelnya surat pemberitahuan dapat dibuat berjudul dan dapat pula
berperihal. Dalam praktek yang lebih banyak dipakai adalah surat pemberitahuan yang
berperihal.
Ditinjau dari sifat berita yang disampaikan, isi surat pemberitahuan dapat
dibedakan menjadi 2 macam yaitu:
- Pemberitahuan yang isinya merupakan inisiatif pengirim surat
- Pemberitahuan yang isinya merupakan jawaban atau balasan atas surat yang
telah diterima sebelumnya. (Agus Sugiarto: 2005: 115)
Struktur isi surat pemberitahuan pada umumnya sebagai berikut:
- Bagian pembuka, yaitu bagian pengantar atau pendahuluan yang berisi masalah
pokok
- Bagian isi, yaitu bagian yang berisi rincian, uraian, keterangan atau penjelasan dari
masalah pokok yang akan dibertahukan
- Bagian penutup, yaitu bagian yang pada umumny berisi harapan agar pihak yang
dituju memaklumi hal yang disampaikan, dan bila perlu dalam bagian ini pengirim
dapat meminta tanggapan atau respon dari penerima surat.
Berikut contoh surat berperihal
 64

Contoh Surat Pemberitahuan (1)

PT SINERGI MITRA PERKASA

Konsultan Manajemen dan Perbankan
Jalan Merdeka Selatan 378, SEMARANG
Telp. 024 565678, Fax 024 989899

No.: 052/B/XI/200- 11 November 200-

Yang terhormat
Para Mitra Kerja
PT SINAR MITRA PERKASA
Contoh Surat Pemberitahuan (2)
Hal: Pemberitahuan

Dengan hormat,

Sehubungan dengan perbaikan instalasi komunikasi pada kantor kami, oleh pihak
PT Telkom, maka untuk sementara nomor telepon yang dapat kami gunakan adalah 024
909090. Penggunaan nomor tersebut hanya bersifat sementara dan hanya berlaku selama
bulan Oktorber-Nopember 200-. Pada bulan Desember kami kembali menggunakan
nomor yang lama, yaitu 024 565678.

Demikian pemberitahuan kami, semoga bermanfaat dan terima kasih atas

perhatiannya.

Hormat Kami,

Hermansyah
Direktur
 65

Contoh (2)
PT ASURANSI JIWA TUGU MANDIRI LIFE
PENSION & HEALTH INSURANCE

Nomor: 123/TM?VIII-HRD/200- 5 Agustus 200-

Yth. Direktur Lembaga Pelatihan

Manajemen SDM Indonesia
Permata Timur Blok A No. 11
Jakarta Timur

Hal: Pelatihan Manajemen

Dengan hormat,

Sehubungan dengan rencana pelatihan manajemen untuk karyawan Manajemen SDM

Indonesia, dengan ini kami beritahukan bahwa waktu pelatihan tersebut adalah:

Hari/Tanggal : Senin dan Selasa, 12 dan 13 Agustus 200-

Pukul : 13.00 – 17.00
Tempat : Ruang Rapat PT Asuransi Tugu Mandiri Bedung Enterprise Lt. 6
Jl. H.R. Rasuna Said, Kav. C-6 Kuningan, Jakarta Selatan

Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih

Hormat kami,

Ir. Huda Hidayat

Manajer HRD
 66

5.2. SURAT UNDANGAN

Undangan adalah suatu pernyataan yang mengharapkan kehadiran seseorang

atau sekelompok orang dalam suatu acara atau kegiatan tertentu.
Mengharapkan kehadiran seseorang dalam suatu rapat, seminar, diskusi, atau pertemuan
formal lainnya, tidaklah cukup dengan mengundangnya secara lisan.
Undangan dapat dipakai untuk keperluan resmi, setengah resmi, dan tidak resmi.
Undangan resmi dipakai untuk keperluan resmi, misalnya undangan rapat, undangan
seminar, undangan upacara pelantikan dan sebagainya. Undangan resmi dikeluarkan
oleh badan atau organisasi resmi, sehingga pengundang harus menyebut dirinya kami,
atau dengan menyebutkan jabatan (mewakili organisasi).
• Adapun cirri-ciri undangan resmi adalah:
- Memakai kepala surat (kop surat)
- Memakai model atau bentuk surat yang standar
- Menggunakan ragam bagasa yang resmi
- Menggunakan kertas yang dkhususkan untuk surat menyurat
Hal lain yang harus diperhatikan dalam penulisan surat undangan adalah:
- Alamat tujuan harus jelas
- Mencantumkan hari, tanggal, waktu, dan tempat, diselenggarakan kegiatan
- Menyebutkan keterangan lain yang diperlukan
Kalimat pembuka yang bisa digunakan:
- Mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara …pada….
- Dengan ini kami mengharap kehadiran Saudara pada….
- Mengharap dengan hormat kehadiran Saudara pada….
- Kami mengharap kehadiran Saudara untuk mengkuti….
• Undangan Setengah Resmi: dipakai untuk keperluan setengah resmi. Undangan ini
dikeluarkan oleh keluarga, perkumpulan keluarga, perkumpulan arisan,
perkumpulan warga dan sebagainya.
Berikut Ciri Surat Undangan setengah resmi adalah:
- Tidak memakai kepala surat
-
 67

- Model atau bentuk surat boleh tidak standar

- Boleh menggunakan bahasa campuran
- Menggunakan kertas yang lazim dipakai dalam surat menyurat
• Undangan Tidak Resmi atau undangan pribadi adalah undangan yang dibuat
oleh perseorangan untuk keperluan dirinya sendiri. Contoh: undangan pesta
ulang tahun, undangan makan malam. Karena hanya untuk kepentingan pribadi,
tidak mewakili orang lain/kelompok maka bisa digunakan kata saya.
Kalimat yang dapat digunakan sebagai penutup adalah :
- Kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara
- Kehadiran Anda merupakan kebahagiaan bagi kami
- Kami menunggu kedatangan Saudara
- Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

Berikut contoh surat undangan yang berperihal:

 68

No.: 201/CA/XII/2008 10 April 200-

Yth. Bapak Robert Silalahi

Jln. Rawamangun 8B
Jakarta

Hal: Undangan Rapat Tahunan

Bapak Robert yang terhorma,

Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam Rapat Tahunan yang diselenggarakan
pada:

Hari : Senin, 17 April 200-

Pukul : 08.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Direksi PT Carding Air Halim Perdanakusuma,
Jakarta

Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ibrahim Salam, M.B.A.

Direktur Utama
 69

Contoh surat undangan berjudul

UNDANGAN
No. 25/SMP-Und/X/200-

Yth. Para Pemegang Saham

PT Sinergi Mitra Perkasa

Dengan hormat,

Sehubungan dengan berakhirnya tahun anggaran 200-/200-, maka kami

mengharap kehadiran para pemegang sahan PT Sinergi Mitra Perkasa dalam Rapat
Umum Pemegang Saham yang akan diselenggarakan pada:
Hari : Sabtu/25 April 200-
Pukul : 09.00 WIB – 15 WIB
Tempat : Ruang Prambanan Hotel Graha Santika,
Jalan Pandanaran Semarang
Demikian undangan kami, atas perhatian serta kerjasama yang baik, kami
mengucapkan terima kasih.

Semarang, 20 April 200-

Hormat kami,

Hermansyah
Direktur
 70

5.3. SURAT KUASA

Surat Kuasa merupakan surat yang menyatakan pengalihan atau pemberian
kekuasaan kepada seseorang untuk bertindak atau berhak bertindak atas nama pemberi
hak kuasa. Manfaat dari surat kuasa jika pemberi kuasa tidak dapat melaksanakan
sesuatu atau bertindak sendiri karena ada halangan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat kuasa adalah:
- Surat kuasa harus ditulis dalam kertas segel atau kertas bermeterai, kecuali surat
kuasa untuk hal-hal yag tidak terlalu penting
- Surat kuasa diserahkan kepada seseorang untuk bertindak sebagai pengganti dan
atas nama pemberi kuasa berdasarkan unsure kepercayaan
- Pemberi dan penerima kuasa sudah dewasa dalam keadaan sehat, dan tanpa
adanya unsur paksaan
- Nama, umur, pekerjaan, serta alamat pemberi dan penerima kuasa dinyatakan
dengan jelas dan lengkap
- Hak atau hal yang dikuasakan harus dinyatakan dengan jelas, lengkap dan pasti
- Masa berlaku surat kuasa harus ditetapkan dengan tegas dan disebutkan dalam
surat kuasa tersebut.
- Surat kuasa menjadi sah secara hikum jika telah ditandatangani oleh pemberi dan
penerima kuasa tersebut.
 71

Berikut adalah contoh surat kuasa (1):

SURAT KUASA
No.: 021/KS/Dir/IV/200-
Yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama : Hermansyah
Umur : 47 tahun
Jabatan: Direktur Administrasi PT Carding Air
Yang bertindak untuk dan atas nama Direksi PT Carding Air, member kuasa kepada
Nama : Bambang Wijaya
Umur : 45 tahun
Jabatan: Kepala Biro Administrasi PT Carding Air
Direksi PT Carding Air dan selanjutnya dapat mewakili untuk
1. Menandatangani Akta Pelepasan Hak Jual, pengurusan Hak Guna Bangunan
atas sebidang tanah beserta bangunan di atasnya di Jln. Desa Donan, Cilacap,
dan
2. Menghadap notaries atau pejabat lainnnya untuk pembuatan surat-surat akta
tanah tersebut.

Demikian surat kuasa ini dibuat agar pihak yang berkepentingan memakluminya.

Jakarta, 21 April 200-

Pemberi Kuasa, Penerima Kuasa,

Bambang Wijaya Hermansyah

Manajer Personalia Direktur
 72

Contoh surat Kuasa (2)

PT SINAR MITRA PERKASA

Konsultan Manajemen dan Perbankan
Jalan Merdeka Selatan 378, SEMARANG
Telp. 024 565678,Fax 989899

SURAT KUASA
No.: 351/112.04/02/2004

Direktur Keuangan PT Sentrajaya Utama, Jakarta, member kuasa kepada:

Ferry Sutrisna Wijaya

Manajer Umum PT Sentrajaya Utama
KTP No. 5203.8527/1508445552
SIM No. A 0210 -127

Untuk menandatangani kotrak pekerjaan borongan pembangunan sebuh rumah

milik Thamrin Harry (IMB 043/2004) dan menerima pembayaran uang muka
biaya pembangunan rumah tersebut sebesar Rp. 750.000.000 (tujuh ratus lima
puluh juta rupiah).

Surat kuasa ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 18 Mei 200—

Yang menerima kuasa, Yang memberi kuasa,

Ferry Sutrisna Wijaya Karimuddin Siregar

Direktur Keuangan
 73

5.4. SURAT KETERANGAN

Surat keterangan adalah surat yang isinya menerangkan seseorang atau suatu hal.
Jenis surat ini paling banyak kita temukan dalam kehidupan kita, karena surat
keterangan umumnya akan berhubungan dengan aktivitas atau kegiatan manusia dalam
masyarakat.
Beberapa contoh surat keterangan yang sering kita temukan adalah surat keterangan
lahir (surat kelahiran), surat keterangan dokter, surat keterangan kelakuan baik (SKKB),
surat keterangan pindah, surat keterangan sudah/belum menikah dan masih banyak lagi.
Untuk lebih memahami tentang surat keterangan, dari segi isi dan derajat
kepentingannya surat keterangan dibedakan menjadi emat macam:
1. Surat Keterangan biasa
2. Surat Referensi
3. Surat Rekomendasi
4. Surat Pernyataan
1. Surat Keterangan Biasa: adalah surat keterangan yang diberikan kepada seseorang
dalam kedudukannya sebagai warga masyarakat ditengah-tengah kesibukan atau
aktivitasnya sehari-hari. Misalnya surat keterangan sebagai mahasiswa, surat
keterangan sebagai anggota masyarakat tertentu, dll.
Bentuk surat keterangan ini sering menggunakan bentuk surat berjudul, tetapi tidak
menutup kemungkinan menggunakan surat berperihal.
Ada beberapa bagian pokok dalam surat keterangan ini, yaitu:
a. Data/identitas pribadi/jabatan pihak yang menerangkan
b. Data/identitas peribadi/jabatan pihak yang diterangkan
c. Isi keterangan
d. Tujuan surat keterangan dibuat
e. Penutup, yang berisi imbauan/harapan agar pihak ketiga maklum
 74

Berikut surat keterangan biasa (1):

PT SINERGI MITRA PERKASA

Konsultan Manajemen dan Perbankan
Jalan Merdeka Selatan 378, SEMARANG
Telp. 024 565678, Fax. 024 989899

SURAT KETERANGAN
NO.: 25/smk/x/200—

Yang bertanda tangan dibawah ini Direktur PT Sinerge Mitra Perkasa Semarang
dengan ini menerangkan bahwa:

Nama : Florentina Luki Ambasari

Tempat Tanggal Lahir: Salatiga, 27 Juni 1980
Alamat : Jl. Anggrek No. 35 Salatiga

Telah bekerja pada perusahaan kami dalam jaabatan Sekretaris Direktur mulai 1
Agustus 200—sampai dengan 30 September 200--. Selama bekerja di perusahaan
kami, Saudara Florentina Luki Ambarsari telah menunjukkan kinerja dan dedikasi
yang baik, dan mengundurkan diri sebagai karyawan kami atas ermintaan sendiri.
Demikian surat keterangan ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Demikian surat keterangan ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Semarang, 6 Oktober
200—
Hormat kami,

Hermansyah
Direktur
 75

5.5. SURAT REFERENSI

Surat referensi adalah surat keterangan yang bersifat rahasia dari pihak ketiga
tentang pihak kesatu yang perisi penilaian mengenai bonafiditas, perilaku, dan
kualifikasi pihak kesatu untuk kepentingan pihak kedua (yang meminta referensi
tersebut). (Agus 2005: 97).
Jadi dalam hal ini pihak kesatu hanya bias menunjuk siapa referensinya
sedangkan yang meminta referensi adalah pihak kedua. Dan apapun penilaian pihak
ketiga kepada pihak kesatu merupakan rahasia yang harus dipegang oleh pihak kedua.
Pihak ketiga tidak turut bertanggung jawab segala akibat yang terjadi antara pihak satu
dan pihak dua. Ada beberapa kegunaan dari surat referensi yaitu:
- Sebagai bahan pertimbangan bagi perusahaan yang akan menerima calon
karyawan mengenai kepribadiannya.
- Untuk meningkatkan kepercayaan dari pihak perusahaan yang akan memberikan
kredit kepada calon debitur
- Untuk mengetahui keadaan keuangan dari calon debitur (nasabah dari suatu
bank)
Sedangkan isi surat referensi antara lain:
- Keterangan-keterangan yang menyangkut perilaku/pribadi seseorang sejauh
diketahui atau dalam kaitannya dengan pemberi informasi.
- Keterangan tentang prestasi-prestasi yang pernah dicapai seseorang/lembaga
- Kejujuran maupun ketidakjujuran seseorang/lembaga
- Keadaan intern suatu lembaga (keuangan/manajemen dll)
Ada 2 (dua) jenis surat referensi, yaitu:
- Surat Referensi Dagang adalah surat referensi yang diberikan oleh sebuah
;perusahaan kepada perusahaan lain untuk kepentingan bisnis tertentu.
- Surat Referensi Bank adalah surat referensi yang dikeluarkan oleh lembaga
perbankan untuk kepentingan tertentu.
 76

Berikut contoh surat referensi

PT SINERGI MITRA PERKASA

Konsultan Manajemen dan Perbankan
Jalan Merdeka Selatan 378, SEMARANG
Telp. 024 565678, Fax. 024 989899

SURAT REFERENSI
No. 12/SMP/X/200-

Yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama : Bambang Wijaya
Umur : 45 tahun
Jabatan: Manajer Personalia PT Sinergi Mitra Perkasa
Alamat: Jalan Merdeka Selatan 378 SEMARANG
Menerangkan bahwa:
Nama : Heru Sugianto
Umur : 30 tahun
Alamat: Jl. Sidodadi No.24 Salatiga

Adalah benar pernah bekerja pada perusahaan kami. Selama bekrja saudara Heru
Sugiarto memiliki dedikasi dan tanggungjawab yang baik pada pekerjaan, serta
memiliki ketrampilan yang baik dalam bidang keuangan.

Demi karir Saudara tersebut, kami memberikan kebebasan untuk mengembangkan

dirinya, walaupun kami melepaskannya dan perusahaan kami dengan berat hati.

Demikian surat referensi dari kami, semoga bermanfaat bagi Saudara.

Semarang , 20 April 200-

Bambang Wijaya

Manajer Persoalia
 77

Surat Permintaan Keterangan Bank

PT ANUGERAH PATRIA SUKSES

GENERAL TRADE, CONTRACTOR & SUPPLIER
Jl. Inpres A No. 26 Jakarta Telp. 73417844 Fax 7341854

No.: 456/APS/III/200_ 15 Maret

200_

Yth. Pimpinan Bank Lippo

Jln. H.R. Rasuna Said Kav. 251
Jakarta Selatan

Hal: Permohonan Surat Keterangan Bank

Dengan hormat,

Kami selaku nasabah Bank Lippo, Rekening No. 2.016.27344.1. dengan ini
mengajukan permohonan surat keterangan bak yang akan kami pergunakan untuk
keperluan mengikuti tender/rekanan pada Pertamina Proyek Petrokimia, Gedung Patra,
Lantai 21. Jln. Gatot Subroto Kav. 32-24, Jakarta Selatan.
Mengingat keterangan tersebut mereka perlukan segera, kami sangat
mengharapkan kesediaan Bapak untuk menerbitkan suratnya dalam bulan ini juga.

Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih

Hormat kami,

Ali Supangat
Direktur
 78

5.6. SURAT REKOMENDASI

Surat rekomendasi adalah surat keterangan yang diberikan kepada seseorang
atau perusahaan berdasarkan data-data otentik yang ada. Surat rekomendasi dapat
langsung diminta oleh pihak ke satu kepada pihak ketiga untuk pihak kedua. Jadi
rekomendasi sifatnya tidak rahasia. (Agus Sugiarto: 2005: 99)
Beberapa kegunaan surat rekomendasi adalah:
- Menguatkan status seseorang/lembaga
- Dapat memperjelas atas diri seseorang/lembaga terhadap hal-hal yang bersifat
baik.
- Dapat digunakan sebagai alat pengaman dari segala gangguan
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan surat rekomendasi, yaitu:
- Surat rekomendasi dikeluarkan apabila ada permintaan dari pihak yang
bersangkutan
- Orang/lembaga yang dimintai keterangan harus benar-benar yakin bahwa pihak
yang akan diterangkannya mempunyai kepribadian/kualifikasi/prilaku yang baik.
- Surat rekomendasi diberikan kepada orang yang memintanya.
 79

Berikut surat rekomendasi:

PT SINERGI MITRA PERKASA

Konsultan Manajemen dan Perbankan
Jalan Merdeka Selatan 378, SEMARANG
Telp. 024 565678, Fax. 024 989899

No.: 26/SMK/X/200-

7 Februari 200-

Yth. Komisaris Utama

PT Sinergi Mitra Perkasa
Semarang

Hal: Rekomendasi untuk Sdr. Rina Wahyuni

Dengan hormat,

Berkenaan dengan rencana pembukaan kantor cabang PT Sinergi Mitra Perkasa di kota
Bandung, melalui surat ini Direktur PT Sinergi Mitra Perkasa merekmendasikan
Saudara Rina Wahyuni untuk menjabat sebagai Kepala Cabang di Bandung.

Selama bergabung dengankami, Saudara Rina Wahyuni telah menunjukkan kinerja,

dedikasi, serta loyalitas yang baik kepada perusahaan. Selain itu beliau memiliki
pengalaman yang cukup sebagai pimpinan pada beberapa perusahaan.

Demikian surat rekomendasi kami, atas perhatian serta kerja sama yang baik kami
ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Hermansyah
Direktur
 80

5.7. SURAT PERNYATAAN

Surat pernyataan adalah surat yang isinya menyatakan kebenaran suatu
data/fakta mengenai sesuatu hal atau seseorang. Atau dengan kata lain surat pernyataan
adalah keterangan berupa pernyataan yang diberikan oleh seseorang/lembaga mengenai
keadaan seseorang atau hal tertentu untuk keperluan khusus. Pada dasarnya surat
pernyataan mengandung dua bagian pokok yaitu pihak yang menyatakan dan isi
pernyataan.
Menurut Agus: 2005: 101), ada dua jenis surat pernyataan yaitu:
- Surat pernyataan yang diberikan oleh seseorang mengenai data/fakta pribadinya
seseorang, dan
- Surat pernyataan yang diberikan oleh seseorang mengenai pribadi orang atau hal
lain.
Surat pernyataan yang menyangkut aspek hukum harus ditulis diatas kertas segel atau
kertas biasa yang dibubuhi meterai secukupnya. Karena berkekuatan hukum maka ada
persyaratan khusus yang harus dimiliki pembuat surat pernyataan tersebut sesuai hukum
yang ada.
Surat pernyataan yang berasal dari perseorangan tidak menggunakan kepala surat.
Sedangkan bentuk surat pernyataan lebih sering menggunakan bentuk surat berjudul,
tetapi bentuk berperihal tidak tertutup kemungkinan dipergunakan.
Dibawah ini adalah contoh surat pernyataan:
 81

Contoh surat pernyataan

PT SINERGI MITRA PERKASA
Konsultan Manajemen dan Perbankan
Jalan Merdeka Selatan 378, SEMARANG
Telp. 024 565678, Fax. 024 989899

SURAT PERNYATAAN
No. 12/SMP/X/200-

Yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama : Bambang Wijaya
Umur : 45 tahun
Jabatan : Manajer Personalia PT Sinergi Mitra Perkasa
Alamat : Jalan Merdeka Selatan 378 SEMARANG

Dengan ini menyatakan bahwa PT SINERGI MITRA PERKASA dengan

sungguh-sungguh akan memenuhi segala fasilitas kerja karyawan pada bagian
Pemasaran.
Demikian surat pernyataan kami, apabila kami tidak dapat memenuhi pernyataan
kami, maka kami siap dilaporkan kepada Instansi Pemerintah atau pihak yang
berwenang.

Semarang, 30 April 200_

Hormat kami,

Bambang Wijaya
Manajer Personalia
 82

5.8. MEMO dan NOTA

Memo dan nota adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat didalam
lingkungan suatu organisasi. Memo dan nota organisasi hanya beredar di dalam
lingkungan (internal) organisasi itu sendiri. (Lamuddin Finoza: 1991: 136)
Memo/memorandum adalah surat singkat yang berisi pokok-pokoknya saja,
dipergunakan untuk komunikasi intern suatu kantor yang bersifat vertical ke bawah atau
bersifat horizontal. Jadi, seorang bawahan tidak tepat jiak menggunakan memo unti
menyampaikan sesuatu kepada atasannya, karena memo bukan untuk bawahan kepada
atasan. (Suprapto: 2006: 212)
Secara garis besar bagian memo dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian,
yaitu:
a. Kepala memo, meliputi:
- Kop surat.nama instansi, bisa dilengkapi dengan alamat
- Kata petunjuk, berupa kata “MEMO” ditulis centring dengan huruf capital
semua
- Nomor memo, ditulis dibawah perihal, jika ada
- Tanggal memo, boleh pada kepala memo atau pada kaki memo
- Alamat memo, cukup dengan menuliskan nama orang yang dituju
- Hal memo
b. Isi memo, meliputi:
- Hal-hal yang ditulis secara singkat
- Klausal penutup berupa penegasan dibuatnya memo
c. Kaki memo, meliputi:
- Tempat dan tanggal dibuatnya memo, jika belu ditulis pada kepala memo
- Identitas pembuat memo, seperti pada surat biasa berupa: jabatan yang
mengeluarkan memo, tanda tangan, nama terang, dan NIP, jika perlu.
Berikut contoh memo
 83

Contoh memo
 84

Nota adalah surat singkat yang berisi pokok-pokoknya saja, yang dipergunakan
untuk komunikasi intern suatu kantor yang bersifat vertical dan horizontal.
Fungsi nota sebagai alat komunikasi tertulis dalam ruang intern kantor baik yang
bersifat vertical (antara atasan dan bawahan) maupun horizontal ( antara sesama pejabat
yang setingkat).
Isi nota seperti halnya surat pada umumnya, nota berisi berbagai kemungkinan
informasi sesuai dengan kebutuhan si pengirimnya. Keperluan itu antara lain:
- Meminta petunjuk tentang sesuatu
- Member petunjuk tentang sesuatu,
- Memberitahukan sesuatu,
- Memberikan rekomendasi,
- Memberikan saran atau pendapat,
- Mengingatkan atau menasehati,
- Memberikan tugas, dan lain-lain
Penyusunan nota yang baik:
- Bentuk nota perlu diperhatiakn. Guankan bentuk secara konsisten, jangan suka
berganti-ganti bentuk surat/nota
- Kertas nota biasanya berukuran octavo (setengah folio) atau sekmo (setengah
kuarto, bahkan ada yang lebih kecil lagi.
- Bahasa nota perlu singkat dan padat. Umumnya isi nota tidak lebih dari 10
baris.
- Tulisan nota, biasanya tidak diketik, tetapi cukup ditulis tangan biasa. Kecuali
nota dinas antara atasan dan bawahan yang berbeda kantor/instansi
- Isi nota berupa pokok-pokoknya atau inti sarinya saja.

Dibawah ini adalah contoh nota

 85

Contoh Nota Dinas

 86

5.9. SURAT EDARAN DAN PENGUMUMAN

Surat edaran memiliki cirri yang hampir sama dengan pengumuman.

Perbedaannya tampak pada konotasi makna edaran dan pengumuman.
Edaran bermakna pemberitahuan yang sifatnya lebih khusus dengan menunjukkan
langsung, sedangkan pengumuman bermakna secara langsung.
Surat edaran adalah surat yang dibuat untuk diedarkan atau ditujukan kepada
banyak orang. Jika banyak orang yang dimaksudkan tidak terbatas jumlahnya, maka
surat edaran tersebut dinamakan surat edaran umum. Akan tetapi jika surat itu hanya
diedarkan kepada orang-orang tertentu, maka dinamakan surat edaran khusus.
((Suprapto: 2006: 51)
Bentuk surat edaran ada dua (2) macam, yang dikeluarkan oleh pihak pemerintah atau
pihak swasta.
- Surat edaran resmi, yaitu surat edaran yang bentuk dan susunannya mengunakan
salah satu dari bentuk-bentuk surat pada umumnya
- Surat edaran tak resmi, yaitu surat edaran yang bentuk dan susunannya tidak
menggunakan salah satu dari bentuk surat yang biasa digunakan. Surat ini biasanya
dicetak dengan menggunakan huruf yang indah dengan berbagai variasi agar lebih
menarik karena isisnya bersifat penawaran. Surat ini mirip juga dengan surat
promosi.
Dibawah ini adalah contoh surat edaran resmi:
 87

Contoh surat edaran resmi

 88

Contoh surat edararan umum

PT ANANDA FARMA
Jalan Setia Budi 123
MEDAN (SUMUT)

SURAT EDARAN
No. 157/ED/EF/09
Tentang
KEMASAN ANADRYLE
Kami beritahukan kepada toko obat dan para pemakai obat
ANADRYLE. Karena kemasan lama banak ditiru dan hampir sama dengan
kemasan obat yang lain, maka kemasan ANADRYLE kami buat lebih
berkualitas dengan warna lebih cerah. Lebih jelasnya dapat dilihat pada
brosur.

Kemasan lama telah kami tarik semua dari pasaran. Jika Anda
membeli dan masih mendapatkan kemasan lama nohon dikembalikan ke
toko tempat Anda membeli, dan meminta ganti kemasan yang baru.

Kami menjaga mutu, pelayanan kami adalah kebanggaan Anda.

Medan, 10 April 200_

Manajer Produksi
PT Anandafarma

FAHMI ROHMAN, S.F.

 89

SURAT PENGUMUMAN
Pengumuman adalah jenis surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu
kepada banyak orang atau banyak pihak. Pihak yang dimaksudkan mungkin berwujud
warga suatu unit kerja, instansi, lembaga, masyarakat desa, atau bahkan siapa saja dari
seluruh anggota masyarakat yang terkait dengan isi surat tersebut.
Dalam penyebarluasan dapat dilakukan dengan berbagai cara yang telah disepakati atau
dianggap paling efektif dan efisien.
a. Pengedaran secara langsung diantar oleh kurir karena dekat, biasanya berupa
surat biasa
b. Pengedaran secara langsung melalui jasa pos karena dianggap jauh dan lebih
efektif dengan cara ini
c. Pemasangan/penempelan di tempat-tempat tertentu yang dianggap mudah dilihat
oleh banyak pihak
d. Penyebaran melalui media cetak (misalnya Koran) karena merupakan
kesepakatan pihak-pihak yang terkait atau untuk memudahkan pemberitahuan
kepada semua masyarakat
e. Penyiaran melalui media elektronik, baik radio maupun televisi

Berikut contoh surat pengumuman.

 90

Contoh surat pengumuman

PT MULIA KARYA
Jalan Bogenvile Merah 990
SURABAYA

PENGUMUMAN
No. 320/MK/UU/XII-09
Tentang
RAPAT TAHUNAN TUTUP BUKU

Diumumkan kepada seluruh pimpinan dan pemegang sahan PT MULIA

KARYA, sesuai Anggaran Rumah Tangga pasal 23 dan Keputusan Rapat No.
234/MK/KP/XII-09, maka kami umumkan kepada Saudara:
1. Rapat Tahunan Tutup Buku dilaksanakan tanggal, 7 Juli 2009, jam 08.00,
di Hotel Merpati Putih Jalan Melati 99 Surabaya
2. Acara umum akan dihadiri oleh Menteri Pangan dan Koperasi
3. Pengumuman ini berlaku sebagai undangan resmi bagi semua pemegang
saham.
Atas perhatian dan kehadiran Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

Surabaya, 23 Juni 2009

Manajer Administrasi Umum
PT Mulia Karya

Drs. Yana Suryana,M.M.

NPP. 100200301
 91

5.10. SURAT PENGANTAR

Surat pengantar adalah surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu.
Dalam surat pengantar ada 2 aspek yang terkait, yaitu sesuatu yang diantar, dan surat
untuk mengantar sesuatu itu.
Kekua aspek itu akan berjalan beriringan, surat pengantar di depan dan sesuatu yang
diantar ada di belakang surat tersebut.
Fungsi surat pengantar:
- Pengantar orang (pembawa surat) untuk menghadap seseorang yang dituju.
Surat tersebut digunakan sebagai alat pengenal pembawa surat itu
- Pengantar berkas/dokumen dari satu instansi untuk diproses lebih lanjut pada
instansi lain
- Pengantar barang, misalnya barang yang diperjual belikan dari penjual kepada
pembeli atau mengantarkan paket kiriman dan barang-barang lainnya.
Ada dua macam surat penganta, yaitu surat pengantar berperihal dan berjudul.
Surat pengantar perperihal biasanyadigunakan untuk mengantarkan orang, bisa juga
sebagai pengantar berkas/dokumen
Sedangkan pengantar berjudul biasa digunakan sebagai pengantar barang. Dan biasanya
berbentuk blanko/form yang bisa diisi dengan data seperlunya.
Untuk pengantar orang, funsi surat adalah sebagai pengantar dan pengenal orang
yang diantarkan itu, untuk itu dalam surat harus menjelaskan identitas orang yang
diantar, maksud/tujuan kedatangan orang tersebut dan hal-hal lain yang diperlukan.
Khusus surat pengantar barang berjudul yang berentuk blanko bisa juga
berfungsi sebagai surat tanda terima. Pada akhir bagian bawah kiri surat disediakan
tempat tandatangan bagi orang yang menerima dokumen/baran. Oleh sebab itu surat
pengantar barang semacam ini dibuat minimal rangkap 2 (dua). Satu kopi akan
dikembalikan kepada pengirimnya sebagai bukti penerimaan barang. Hal itu ditandai
adanya tanda tangan pihak penerima.
Berikut conto surat pengantar orang
 92

Contoh surat pengantar (orang)

PT SINAR MITRA PERKASA

Konsultan Manajemen dan Perbankan
Jalan Merdeka Selatan 378, SEMARANG
Telp. 024 565678,Fax 989899

No.: 23/SMP/IV/200_ 5 April 200_

Yth. Direktur CV Pratama Cipta Mandiri

Jl. Mujursari 20
SALATIGA

Hal: Pengantar Tenaga Konsultan

Dengan hormat,

Sehubungan dengan surat Bapak nomor 34/P/IX/200_, tertanggal 25 Maret 200_,

tentang permohonan bantuan konsultan, bersama ini kami hadapkan kepada Bapak, karyawan
kami, Saudara Alexander Parimin.

Saudara Alexander Parimin merupakan salah satu karyawan senior kami, yang telah
memiliki pengalaman dalam bidang keuangan selama 15 tahun. Saudara tersebut juga telah
banyak mendapatkan penghargaan dari lembaga keuangan baik tingkat nasional maupun
tingkat internasional.
Kami berharap, Saudara Alexander Parimin dapat menyelesaikan tugas-tugas yang
akan Bapak berikan, terima kasih atas kerjasama yang baik

Hormat kami,

Siti Djubaida, SE, MBA

Kabag Personalia
 93

Contoh surat pengantar berkas

PT SINAR MITRA PERKASA

Konsultan Manajemen dan Perbankan
Jalan Merdeka Selatan 378, SEMARANG
Telp. 024 565678,Fax 989899

No.: 24/SMP/V/200_ 5 Mei 200_

Yth. Pimpinan PT. Sejahtera

Jl. Adem Ayem No. 456
SEMARANG
Hal: Pengantar Berkas

Dengan hormat,

Sehubungan dengan surat Saudara Nomor 38/P/IV/200_, tertanggal 29 April 200_,

tentang penawaran proyek tahun 200_/200_, bersama ini kami kirimkan beberapa
berkas sehubungan dengan penawaran tersebut.

Adapun beberapa berkas yang kami sertakan sebagai berikut:

1. 1 bendel deskripsi perusahaan kami
2. 1 bendel proposal proyek 200_/200_
3. 1 bendel bukti legalitas perusahaan kami

Kami berharap agar berkas-berkas tersebut dapat diterima dan dapat dipertimbangkan
dalam proses lelang tender yang akan dilakukan pada bula Juli nanti.

Terima kasih atas perhatian serta kerjasama yang baik dan kami tunggu kabar dari
Saudara.

Hormat kami,

Antonius Parjon
Kabag Promosi
Lampiran:
1. 1 bendel diskripsi perusahaan kami
2. 1 bendel proposal proyek 200_/200_
3. 1 bendel bukti legalitas perusahaan kami.
 94

Contoh surat pengantar barang

PT DIAN PENTAMAS
PERCETAKAN OFFSET-PENERBIT-PERDAGANGAN UMUM
KANTOR: JL. TELUK BETUNG UJUNG NO. 1 JAKARTA PUSAT
PERCETAKAN : JL. PENGGULUNGAN KOMP. PK.BLOK 34 JAKARTA TIMUR

SURAT PENGANTAR
NO.: 35/I/IV/2009

Yth. Bpk. Ernando Siswono

Indonesia Service Coy.
Jakarta Pusat

Harap diterima kiriman barang berikut sesuai dengan surat pesanan No. 46/IV/2009.

No. Uraian Jumlah

Catatan
1. Kalkulator Top tipe 200 – C 5 unit -

2. Komputer Rolan R 220 5 unit Tanpa printer

3. Filing Cabinet Hitachi 2 unit 3 laci

4. Printer Laser Jet L - 535 1 unit Dengan tatakan

Jakarta, 14 April 2009

Deterima oleh A.n. Manajer Pemasaran

Mila Juwita
…………………… Asisten Manajer
 95

5.11. SURAT JANJI TEMU

Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan bosnya dengan para
relasi. Tugas ini berkaitan erat dengan tugas lain dari seorang sekretaris, yaitu membuat
jadwal perjalanan bos.
Dalam melakukan perjalanan dinasnya, bos biasanya menemui orang-orang tertentu,
mungkin mitra dagangnya atau mungkin pejabat pemerintah guna membicarakan
berbagai masalah. Untuk itulah para sekretaris harus membuat janji temu (to fix an
appointment) terlebih dahulu dengan pejabat yang akan ditemui.
Janji temu diatur bersama oleh kedua sekretaris dari pejabat yang akan bertemu.
Tentu saja realisasi kapan pastinya pertemuan diadakan harus diatur oleh sekretaris
dengan bos masing-masing.
Pertemuan dengan para pemimpin, tokoh masyarakat, tokoh politik, pejabat
tinggi Negara yang sering dilakukan oleh perseorangan atau kelompok disebut juga
audiensi. Untuk keperluan itu harus juga dibuat sebuah surat yang dinamakan surat
permohonan audiensi. Surat tersebut juga tergolong sebagai surat janji temu.
Mengingat para eksekutif organisasi umumnya orang-orang yang sibuk sehingga
waktu menjadi demikian berharga, maka dalam permintaan janji temu perlu
diperhitungkan waktu yang paling cocok dan tempat yang tepresentatif. Waktu dan
tempat pertemuan itulah perlu dicantumkan secara jelas dalam surat janji temu dan di
dalam balasannya.
Dibawah ini adalah contoh surat janji temu.
 96

Contoh surat permohonan janji temu

PT DIAN PENTAMAS
PERCETAKAN OFFSET-PENERBIT-PERDAGANGAN UMUM
KANTOR: JL. TELUK BETUNG UJUNG NO. 1 JAKARTA PUSAT
PERCETAKAN : JL. PENGGULUNGAN KOMP. PK.BLOK 34 JAKARTA TIMUR

Nomor: 09/JT/1/200_ 6 Januari 200_

Yth. Sekretaris Direksi

PT Bayu Buana Travel Servise Ltd.
Jakarta

Hal: Permohonan Janji Temu dengan Bapak Kaharuddin

Dengan hormat,

Direktur kami, Bapak Subagio, bermaksud mengadakan pertemuan bisnis

dengan direktur PT Buana, Bapak Kaharuddin, sambil makan siang. Pertemuan
tersebut kami rencanakan dilangsungkan pada hari Kamis, 11 Januari 200_, pukul
11.00 – 13.00. Tempat pertemuan yang kami usulkan adalah Restoran Oasis, Jln.
Raden Saleh No. 46, Jakarta Pusat.

Sehubungan dengan rencana diatas, kami ingin mengetahui apakah pada

tanggal dan waktu tersebut Bapak Kaharuddin dapat menerima kunjungan direktur
kami. Kami menunggu kabar dari Saudara.

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Wasalam,

Dwi Heyati Siswoyo

Sekretaris Direksi
 97

5.12. SURAT TEMPAHAN (pesanan jasa)

Istilah tempahan disini dimaksudkan untuk membedakannya dengan istilah
pesanan, walaupun keduanya mempunyai arti yang sama. Berdasarkan pengamatan
penulis, kini sudah waktunya untuk memisahkan antara pesanan barang (material) dan
pesanan jasa (non material).
Untuk pesanan barang sudah dipergunakan istilah yang tepat yaitu memesan
(order) dari kata dasar pesan. Untuk pesanan jasa dipergunakan istilah to book atau to
request yang artinya menempah dari kata dasar tempah. Istilah booking atau reservation
juga sebenarnya tidak tepat, karena kedua kata itu adalah kata bahasa Inggeris. Jika
harus dipilih, kata bukingan lebih memadai. Tetapi yang lebih cocok untuk memesan
jasa adalah kata tempahan.
Contoh berikut ada dua macam surat, yaitu tempahan tempat (ruangan) dan tempahan
kamar hotel.
 98

Contoh surat tempahan ruangan

 99

Contoh tempahan kamar hotel

PT DIAN PENTAMAS
PERCETAKAN OFFSET-PENERBIT-PERDAGANGAN UMUM
KANTOR: JL. TELUK BETUNG UJUNG NO. 1 JAKARTA PUSAT
PERCETAKAN : JL. PENGGULUNGAN KOMP. PK.BLOK 34 JAKARTA TIMUR

Nomor: 005/VVI/VIII/200_ 31 Agustus 200_

Bagian Resepsionis Hotel Sari Pasific

Jln. M.H. Thamrin
Jakarta

Hal: Tempahan Kamar Hotel

Dengan hormat,

Sesuai dengan pembicaraan kita melalui telepon kemarin, dengan ini kami
menempah dua kamar tunggal (single bed) untuk tamu kami:
Mr. Steven Chamber dan Mr. George Huston.
Kedua tamu kami akan check in tanggal 3 September, pukul 10.00, dan check
out tanggal 6 September.
Selama tamu menginap di Hotel Sari Pasific, semua biaya menjadi tanggungan kami.

Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Drs. Hendrawidjaya
Kabag Rumah Tangga
 100

5.13. SURAT UCAPAN

Dalam hubungan bersosialisasi dengan orang lain, adakalanya kita juga turut ikut
merasakan sesuatu yang dirasakan oleh saudara, rekan, atau relasi kita. Salah satu cara
mengungkapkan rasa tersebut adalah dengan memberikan ucapan kepada yang pihak
tersebut.
Ungkapan rasa tersebut dapat bersifat ungkapan selamat (turut gembira),
ungkapan dukacita/belasungkawa dan ungkapan terimakasih.
Ucapan Selamat diberikan sebagai ungkapan turut bergembira atas keberhasilan
atau keberuntungan seseorang/lembaga. Misal: Ulang Tahun, Kelahiran, Pembukaan
Kantor Cabang, Pendirian Perusahaan Baru, Pengangkatan Manajer Baru dll.
Ucapan Dukacita/belasungkawa diberikan sebagai ungkapan rasa turut
prihatin dengan kejadian buruk/musibah yang menimpa seseorang/lembaga. Misalnya:
Kematian, Kebakaran, dll.
Ucapan terima kasih diberikan sebagai ungkapan rasa karena telah dibantu atau
diuntungkan oleh seseorang lembaga tertentu. Missal: adanya bantuan, bantuan tenaga
audit dll.
Jika diperhatikan sekarang banyak sekali kartu yang dijual ditoko-toko sebagai kartu
ucapan, tetapi untuk kepentingan-kepentingan tertentu kartu-kartu tersebut sulit
ditemukan, misalnya ucapan dukacita, dan ucapan terimakasih.
Untuk kepentingan-kepentingan resmi/formal ada baiknya kalau kita
menggunakan surat sebagai medianya. Melalui surat kita akan lebih leluasa
mengungkapkan rasa dengan hormat yang resmi.
Berikut contoh surat ucapan selamat:
 101

Contoh surat ucapan selamat

PT DIAN PENTAMAS
PERCETAKAN OFFSET-PENERBIT-PERDAGANGAN UMUM
KANTOR: JL. TELUK BETUNG UJUNG NO. 1 JAKARTA PUSAT
PERCETAKAN : JL. PENGGULUNGAN KOMP. PK.BLOK 34 JAKARTA TIMUR

UCAPAN SELAMAT

Dengan ini pimpinan dan karyawan PT DIAN PENTAMAS mengucapkan

selama dan sukses atas dibukanya kantor cabang

BANK MANDIRI
Jl. Patimura No.89
Surabaya

Dengan dibukanya cabang yang baru tersebut, kami mengharapkan

hubungan perbankan antara kami dengan Bank Mandiri bertamah erat dan
semakin lancer.

Semarang, 3 Oktober 200_

Hormat kami,

Hermansyah
Direktur
 102

Contoh surat ucapan Dukacita

PT DIAN PENTAMAS
PERCETAKAN OFFSET-PENERBIT-PERDAGANGAN UMUM
KANTOR: JL. TELUK BETUNG UJUNG NO. 1 JAKARTA PUSAT
PERCETAKAN : JL. PENGGULUNGAN KOMP. PK.BLOK 34 JAKARTA TIMUR

4 Desember 200_

Kepada Yth.
Keluarga Besar
Bapak Amin Saleh (Alm.)

Dengan hormat,

Dengan ini pimpinan dan karyawan PT DIAN PENTAMAS turut berduka cita
yang sedalam-dalamnya atas meninggalnya Bapak Amin Saleh.

Semoga keluarga yang ditinggalnya diberikan kekuatan dan ketabahan oleh Tuhan
Yang Maha Kuasa, dan mampu meneruskan cita cita Bapak Amin Saleh.

Hormat kami,

Hermansyah
Direktur
 103

Contoh Surat Ucapan terima Kasih

CV PRATAMA CIPTA MANDIRI

Jl. Mujusari No. 20
SALATIGA
Telp. 0298-89898, Fax 0296-78789

Nomor: 56/KH/X/200_ 20 Oktober 2009

Hal : Ucapan Terima kasih

Yth. Direktur PT Sinergi Mitra Perkasa

Jalan Merdeka Selatan 378
SEMARANG

Dengan hormat,

Sesuai dengan surat Saudara nomor 23/SMK/X/200_, tanggal 5 Oktober

200_, tentang tenaga konsultan, dengan ini kami beritahukan bahwa kami sudah
bisa bekerjasama dengan Saudara Alexander Parimin dengan baik
Sehubungan dengan hal itu, kami mengucapkan terima kasih atas bantuan
Saudara melalui saudara Alexander Parimin yang telah banyak membantu kami
dalam menyelesaikan beberapa permasalahan dalam bidang keuangan yang terjadi
pada perusahaan kami.
Kami berharap kerjasma yang telah kita lakukan dapat terus berkembang
dimasa yang akan datang.

Hormat kami,

Lucky Hartanto
Direktur
 104

5.14. SURAT TUGAS

Surat tugas adalah surat yang dipergunakan untuk menugaskan seseorang atau
lebih agar ia/mereka melakukan pekerjaan tertentu. Atau dengan kata lain dapat
dikatakan bahwa surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari seorang
pejabat/pimpinan kepada bawahannya untuk melaksanakan suatu tugas untuk
kepentingan instansi/organisasi.
Surat tugas berbeda dengan surat perintah atau instruksi, walaupun dilihat dari
formatnya hampir sama. Teknis dan bunyi kedua surat tersebut berbeda. Surat perintah
mempunyai konsideran, yaitu hal-hal yang menjadi dasar untuk mengeluarkan perintah
dan dictum, yaitu bunyi perintah itu sendiri, tetapi surat tugas tidak memiliki
konsideran.
Isi surat tugas dapat langsung mengenai penugasan yang diberikan atau kadang
juga diawali dengan bagian pengantar yang menandai pemberian tugas.
Surat tugas bisa menggunakan bentuk surat berperihal ataupun surat berjudul,
tetapi kita harus tetap konsisten dengan lay out yang standar dalam surat resmi. (Agus
Sugiarto: 2005: 109)
Berikut contoh surat tugas:
 105

Contoh surat tugas

CV PRATAMA CIPTA MANDIRI

Jl. Mujusari No. 20
SALATIGA
Telp. 0298-89898, Fax 0296-78789

SURAT TUGAS
Nomor 29/SMK/X/200_

Dalam rangka usaha pengembangan sumber daya manusia, terutama di dalam bidang
manajemen personalia, maka dengan ini Direktur CV PRATAMA CIPTA MANDIRI
memberikan tugas kepada:

Drs. Hendrawan Susanto, SE

Kepala Bagian Personalia

Untuk mengikuti training pengembangan sumber daya manusia pada tanggal 25-30
Oktober 200_ di Hotel Horison Jakarta, yang diselenggarakan oleh Departemen
Tenaga Kerja Republik Indonesia.

Demikian agar penugasan ini dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Semarang, 20 Oktober 200_

Hormat kami,

Hermasyah
Direktur
 106

5.15. SURAT PERMOHONAN

Surat permohonan digunakan untuk memohon sesuatu. Dalam surat ini sering
kita dihadapkan 2 (dua) kata yang biasa digunakan dalam surat ini, yaitu kata minta
(meminta) dan mohon (memohon). Keduanya berfungsi sama yaitu mengharapkan atau
menghendaki sesuatu, tetapi kedua kata tersebut sebenarnya memiliki perbedaan dalam
pemakainya.
Kata mohon kurang cocok apabila digunakan mengharapkan agar diberi sesuatu
barang atau benda, tetapi sebaiknya menggunakan kata minta, sedangkan kata mohon
lebih tepat apabila dipakai untuk mengharapkan jasa.
Jadi dengan kata lain, kata mohon (memohon) digunakan untuk mengharapkan
jasa seseorang/lembaga. Sedangkan kata minta (meminta) digunakan untuk
mengharapkan barang/benda tertentu.
Sedangkan bentuk surat sebaiknya menggunakan berperihal.
Berikut contoh surat permohonan:
 107

Contoh surat permohonan

PT BUKAKA TEKNIK UTAMA

Menara Bank Dagang Negara 7th floor, Jl. Kebon Sirih 83
Jakarta 10304 – Indonesia P.O.Box 475 Jkt.
Telp. 3802177
No.: 0411/HS/III/200_ 25 Maret 200_

Yth. Prof. Dr. Kosim Nurseha

Jalan Raden Inten No. 18
Jakarta

Hal: Permohonan Berceramah

Dengan horamat,

Sehubungan dengan acara Buka Puasa dan Shalat Tarawih bersama oleh seluruh
karyawan dan Direksi PT Bukaka Teknik Utama

Pada hari : Jumat, 12 April 200_

Pukul : 17.30
Bertempat : Wisma Bukaka
Jl. Merdeka Selatan No. 17
Jakarta Pusat

Dengan ini kami memohon kesediaan Bapak untuk berceramah dan menjadi imam
pada acara tersebut.

Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Horma kami,
Ir. Herry Sunardi, M.Eng. Msc.

Dirmud Umum
 108

Rangkuman

Yang dimaksud surat sekretaris (secretarial correspondence) adalah sekelompok surat

yang pada umumnya dibuat oleh para sekretaris tanpa memandang pada lembaga apa
mereka bekerja.
Artinya, jenis surat-surat tertentu pasti dibuat oleh para sekretaris, baik pada kantor
pemerintah, perusahaan, maupun lembaga sosial.
Contoh surat yang pasti dibuat oleh sekretaris adalah surat undangan dan surat janji
temu. Kedua surat itu tidak hanya pembuatannya yang dikerjakan oleh sekretaris,
tetapi sekretarispun boleh menandatanganinya. Ketua atau kepala organisasi tidaklah
harus selalu ikut menandatangani semua surat yang dikerluarkan oleh secretariat.
Surat-surat janji temu, tempahan atau bukingan, dan surat lain yang bersifat rutin serta
masalahnya dapat ditangai oleh sekretaris, cukuplah sekretaris saja yang
menandatangani suratnya. Sehingga surat-surat tersebut tergolong sebagai surat yang
“ringan”. Oleh sebab itu para sekretaris diharapkan dapat mengonsepnya.

SOAL:

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan secretarial correspondence

2. Mengapa ada surat yang dikategorikan ringan
3. Mengapa pula ada surat yang dikategorikan berat
4. Sebutkan Aneka surat Sekretaris yang anda sudah pelajari

JAWAB:
1. Secretarial correspondence atau surat sekretaris adalah sekelompok surat yang
pada umumnya dibuat oleh para sekretaris tanpa memandang pada lembaga apa
mereka bekerja.
2. Surat yang dikategorikan ringan artinya jenis surat-surat tertentu yang dibuat
oleh para sekretaris, baik pada kantor pemerintah, perusahaan, maupun lembaga
 109

sosial, biasanya sekretarispun bisa mengonsep dan menandatanganinya. Ketua

atau kepala organisasi tidaklah harus selalu ikut dan menandatangani semua
surat yang dikerluarkan oleh secretariat. Misalnya surat janji temu, tempahan
atau bukingan, dan surat lain yang bersifat rutin.
3. Surat yang dikategorikan berat artinya pembuatannya harus didasarkan pada
statuta (peraturan atau undang-undang yang sudah ada). Gunanya agar surat itu
nantinya mempunyai kekuatan hukum. Contoh surat statuta yang lain seperti
surat keputusan, surat perintah, surat instruksi, dan surat perjanjian.
Penanganan surat statuta biasanya diserahkan kepada para manajer, dan para
manajer atau pimpinan yang harus menandatanganinya
4. Aneka surat sekertaris yaitu:
1. pemberitahuan,
2. surat undangan,
3. surat kuasa,
4. surat keterangan,
5. memo dan nota
6. surat janji temu
7. surat tempahan atau bukingan (pesanan jasa)
8. surat ucapan (sukacita, duka cita, dan terima kasih)
9. surat penugasan
10. surat permohonan
 110

BAB VI
PROSEDUR DAN ISTILAH BISNIS

Objektive: Diharapkan siswa mampu memahami dan menjelaskan:

Prosedur umum terjadinya transaksi bisnis
Istilah-istilah yang digunakan dalam bahasa surat bisnis
Mampu mengonsep surat-surat bisnis
Mampu membuat surat-surat tanda bukti

6.1. Prosedur Bisnis

Untuk menghasilkan surat niaga yang baik, selain harus menguasai dasar surat
menyurat dan prosedur perniagaan, diperlukan pemahaman tentang istilah-istilah dalam
tata niaga tau dunia bisnis.
Sebelum sampai ke puncak kegiatan bisnis itu, pelaku transaksi bisnis selalu
melewati tahapan tertentu, yaitu berkenalan, meminta penawaran, menawarkan,
memesan, dan mengirim pesanan. Rangkaian tahapan tersebut merupakan prosedur
bisnis. Prosedur ini harus ditempuh oleh kedua belah pihak yang menjadi pemeran
utama dalam kegiatan bisnis, yaitu pembeli dan penjual.
Bila dikaitkan dengan hubungan yang terjadi antara pembeli dan penjual di dalam
business cycle, kegiatan transaksi sebetulnya telah terjadi pada tahap awal pengadaan
barang, yaitu pada proses produksi. Perusahaan yang memproduksi barang, misalnya,
 111

pastilah memerlukan bahan baku (raw materials) dari pihak lain yang bertindak sebagai
pemasok. Dalam hal ini produsen (pabrik bertindak sebagai pembeli dan pihak pemasok
sebagai penjual.
Sebelum terjadi transaksi, kedua belah pihak harus menempuh prosedur bisnis. Dalam
kaitan tersebut korespondensi pasti memegang peranan penting.
Tujuan memproduksi barang pastilah untuk dipasarkan. Proses pemasaran itu
sendiri memerlukan promosi. Untuk keperluan promosi harus ada prosedur yang mesti
ditempuh oleh penjual. Beberapa surat turut dipakai untuk memasarkan barang atau
jasa, misalnya surat perkenalan, surat penawaran, dan surat edaran.
Agar aktivitas berjalan lancar, pembeli dan penjual harus mengetahui prosedur
bisnis, yang tidak lain adalah seperangkat kaidah bisnis yang merupakan proses menuju
transaksi. Prosedur bisnis yang akan diperkenalkan disini merupakan system yang baku
karena berlaku universal. Oleh sebab itu prosedur bisnis mutlak harus diketahui oleh
mereka yang ingin sukses melaksanakan kegiatan bisnis.
Jika dilihat dari segi hubungan antara pembeli dan penjual ada dua cara berdagang:
1. Berhubungan secara langsung: artinya pembeli berhadapan langsung dengan
penjual tanpa bantuan pihak ketiga.
2. Berhubungan secara tak langsung.: artinya pembeli tidak berhadapan langsung
dengan penjual. Untuk menghubungkan keduanya, mereka menggunakan jasa
pihak ketiga, misalnya perusahaan pengangkutan, bank, atau pemilik gudang
sebagai perantara.
Hubungan langsung dan tidak langsung akan membentuk pola tersendiri dalam
komunikasi bisnis. Sebagai contoh, jika pembeli menerima barang langsung dari
penjual, dan terdapat kerusakan barang, pembeli dapat mengajukan tuntutan (claim)
langsung kepada penjual. Tetapi, jika penyerahan barang dari penjual melalui
perusahaan pengangkutan, dan terdapat kerusakan barang, tuntutannya belum tentu
kepada penjual, mungkin kepada perusahaan pengangkutan.
 112

Gambaran singkat diatas menunjukkan prosedur dan komunikasi saling

berkaitan erat. Prosedur akan mempengaruhi proses komunikasi. Prosedur tertentu
akan membentuk pola komunikasi tertentu pula. Perdagangan sederhana yang hanya

melibatkan pembeli dan penjual mengakibatkan komunikasi yang terjadi juga terbatas
antara pembeli dan penjual, sedangkan perdagangan yang melibatkan lebih dari dua
pihak akan memerlukan komunikasi yang lebih kompleks.

PROSEDUR UMUM TERJADINYA TRANSAKSI

Memperkenalkan perusahan dan produknya

penjual Calon
surat perkenalan pembeli

meminta penawaran
penjual Calon
Surat permintaan penawaran pembeli

menawarkan barang dan jasa

penjual Calon
Surat penawaran pembeli

memesan barang/meminta jasa

penjual Surat pesanan Pemesan/

pembeli

Mengirim pesan

penjual Surat pengiriman pesanan Pemesan/

pembeli

Gambar: 15. Prosedur transaksi bisnis

 113

Prosedur yang digambarkan diatas adalah prosedur yang prosesnya berjalan

lancar. Mulai dari penjual memperkenalkan produknya kepada calon pembeli sampai
terjadinya transaksi, tidak ada kasus yang menghambat. Dalam prosedur ini hanya
diperlukan 5 jenis surat, yaitu surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat
penawaran, surat pesanan, dan surat pengiriman pesanan atau surat pengiriman barang.
Prosedur tersebut dapat berubah sesuai dengan kasus yang terjadi. Sebelum
barang dikirim sering diperlukan surat pemberitahuan penerimaan pesanan atau surat
konfirmasi pesanan dari penjual. Bila dalam pengiriman barang terdapat hal-hal yang
tidak memuaskan, pemesan akan mengajukan tuntutan dengan mengirimkan surat
penututan. Dalam dam hal pesanan secara kredit, bila pembeli terlambat melakukan
pembayaran, penjual akan menagih dengan mengirimkan surat penagihan. Perhatikan
proses lanjutan yang dapat terjadi setelah transaksi.

Mengirim pesanan
penjual Surat pengiriman pesanan Pemesan/
pembeli

Mengajukan tuntuan
penjual Surat penuntutan pembeli

Menagih pembayaran
Surat penagihan
penjual pembeli

Gambar: 16. Prosedur lanjutan setelah transaksi

 114

Penuntutan dan penagihan di dalam kegiatan bisnis juga mempunyai aturan

tertentu. Aturan tersebut pada dasarnya merupakan prosedur bisnis yang harus
diketahui oleh setiap orang yang akan membuat suratnya.

Hal lain yang juga sangat penting dan harus diketahui oleh para pelaku bisnis adalah
tentang dokumen bisnis. Dokumen pengiriman barang antar kota (interlokal) dan antar
pulau (interinsulair) tentu berbeda dengan dokumen pengiriman barang antar Negara
(impor-ekspor). Tata cara perdagangan impor-ekspor sifatnya lebih kompleks. Liku-
liku pengurusan dokumen harus mengikuti prosedur tertentu dan menyangkut peraturan
pemerintah dan peraturan lain yang dibakukan secara internasional. Untuk menangani
bidang impor-ekspor itu diperlukan pengetahuan bisnis yang lebih luas lagi. (Lamuddin
Finoza: 1991: 177-181).

6.2. Istilah Bisnis

Bila seseorang akan menulis surat bisnis yang baik, ia harus mengetahui tiga hal:

1. Masalah yang akan dikonfirmasikan

2. Bentuk atau teknik penulisan surat
3. Bahasa dan istilah bisnis.
Perpaduan ketiga hal tersebut akan menghasilkan surat bisnis yang baik.
Pemakaian istilah bisnis di dalam surat bisnis tidak mungkin dihindari karena istilah itu
merupakan bagian yang integral dari bahasa perdagangan.
Istilah bisnis bersifat khas dan berlaku universal. Tak dapat dipungkiri bahwa
istilah-istilah bisnis sangat membantu kelancaran komunikasi bisnis yang menuntut
segala sesuatunya serba praktis dan serba cepat. Suatu istilah yang sering hanya terdiri
atas satu kata atau berupa singkatan saja dapat mengandung pengertian yang luas. Bila
pengertian ini hendak dijabarkan, tidak jarang diperlukan beberapa kalimat untuk
menjabarkannya. Inilah yang menyebabkan tingginya frekuensi pemakaian istilah
bisnis yang sering dipakai di dalam surat bisnis
 115

Beberapa Istilah Bisnis Terpenting

a. U m u m
No. Istilah Makna
1 Layanan purna jual; after Pelayanan kerusakan barang setelah pembelian,
sales service termasuk penggantian suku cadang, dan perbaikan
2 Air Way Bill (AWB) Surat angkutan yang disertakan pada barang-baran
yang dikirim dengan kapal udara
3 Booklet Buku berisi keterangan lengkap tentang barang
(berikut gambar-gambar, termasuk cara pemakaian,
cara pemeliharaanh, cara penggantian suku cadang
4 Brosur Lembaran berita yang umumnya berisi gambar dan
keterangan singkat mengenai keadaan barang,
merek, tipe, kapasitas, dan hal-hal lain yang ada
hubungannya dengan jual beli
5 CCB (claim constatering Tanda bukti kerusakan barang
bewijs)
6 Cek (cheque) Surat perintah pembayaran yang ditujukan kepada
bank agar membayar sejumlah uang kepada pihak
tertentu yang disebutkan dalam cek.
7 Certificate or origin Keterangan asal barang, surat keterangan yang
menyatakan Negara asal barang yang diimpor, surat
inis berfungsi sebagai bukti keaslian barang.
8 Claim; tuntutan Hak untuk memperoleh ganti rugi atau perbaikan
Kepercayaan kepada orang tertentu mengenai hal-
9 confidential hal yang berkaitan dengan masalah pribadi
10 Consignment; konsinyasi Perdagangan titip jual (barang yang tidak laku
dapat dikembalikan kepada penitip)
11 CV; (curriculum vitae) Riwayat hidup berisi data pribadi, pendidikan, juga
pengalaman kerja
12 CV (commanditaire Perusahaan milik perseorangan (kekayaan pemilik
vennootschap ikut termasuk sebagai asset perusahaan)
13 dividen Bagian keuntungan untuk pemilik sahan yang
besarnya telah ditentukan oleh direksi serta
disahkan dalam rapat pemegang sahan
14 Down payment Uang muka atau panjar untuk barang yang dibeli
15 Faktur (invoice) Surat perhitungan harga barang yang dijual
berdasarkan jenis dan jumlahnya

16 Faktur proforma Faktur yang dibuat untuk sementara sebelum

 116

barang diterima oleh pemesan

17 Grace period; masa Masa penangguhan pengembalian pinjaman
tenggang
18 Harga faktur Jumlah terakhir dari perhitungan banyaknya
barang, harganya, dan potongan yang terdapat pada
faktur
19 Joint venture; usaha Gabungan beberapa perusahaan untuk bekrja sama
patungan dan bagi hasil
20 katalog Daftar barang sejenis, tetapi tipenya berbeda
21 Koli Satuan kemasan, misalnya pak, peti, bal
22 Konosemen; bill of lading Surat angkutan yang disertakan pada barang-barang
(B/L) yang dikirim dengan kapal laut
23 leaflet Lembaran lepas atau berlipat yang didalamnya
dimuat gambar barang disertai keterangan
terpenting
24 Leasing; sewa guna usaha Perusahaan yang menyediakan mesin-mesin besar
atau bangunan untuk disewakan
25 Manual Buku pedoman dan keterangan tentang cara
pengoperasian serta petunjuk pemakian suatu
alat/mesin
26 Monster; percontoh Contoh barang yang sesungguhnya dalam bentuk
ukuran dan jumlah yang terbatas disertai dengan
pembagian menurut jenis, kualitas, kelas, dan
tingkatan harga
27 Packing; pengepakan; Pembungkus barang agar tampak menarik dan
kemasan mudah dijual
28 Packing list Daftar rincian barang yang ada didalam peti atau
alat pengepakan lainnya
29 Petti cash; kas kecil Sejumlah uang kas yang disediakan untuk
keperluan kecil
30 Polis asuransi Surat pertanggungan asuransi atas orang atau
barang
31 Price list Daftar harga terdiri atas harga satuan barang (price
per unit atau price per piece)
32 Promes Surat pernyataan kesanggupan dari orang yang

berutang untuk membayar utangnya pada waktu

yang telah ditentukan
 117

33 prospektus Lembaran berita berisi keterangan tentang jasa

yang ditawarkan
34 Ready stock Sediaan barang yang siap untuk dijual atau dikirim
35 Kuitansi; receipt Tanda bukti pembayaran
36 S.E. & O. (salvo errare et Perhitungan yang dapat diperbaiki jika terdapat
ommisionem) kesalahan
37 Stock Sediaan barang yang siap dijual/dikirim, baik yang
sudah jadi maupun barang setengah jadi
38 Stock holder atau Orang yang memiliki saham perusahaan
pemegang saham
39 Storage Gudang penyimpanan barang dalam jumlah besar
40 Supplier atau pemasok Orang atau perusahaan yang menyediakan barang
tertentu
41 Time deposi atau deposito Simpanan di bank yang penarikannya hanya dapat
berjangka dilakukan dalam jangka waktu tertentu
42 Underwriter; penanggung Badan atau perusahaan yang menangani masalah
resiko asuransi
43 wesel Surat perintah membayar sejumlah uang kepada
orang tertentu
44 Warehouse receipt Tanda bukti perusahaan pergudangan untuk
penerimaan titipan

b. Sifat Penawaran

No Istilah Makna
1. Penawaran bebas Penawaran dengan syarat jual beli yang tidak terikat oleh
jangka waktu tertentu (jika sewaktu-waktu terdapat
perubahan, penjual tidak perlu memberitahu terlebih
dahulu
2 Penawaran berjangka Penawaran dengan syarat jual beli dan harga barang
yang hanya berlaku dalam jangka waktu tertentu
3 Penawaran terikat Penawaran dengan syarat jual beli dan harganya terikat
(bila sewaktu-waktu ada perubahan, penjual harus
memberitahukan lebih dahulu)
 118

c. Cara dan Waktu Pembayaran

No Istilah
1 Bayar muka
2 Bayar tunai; cash
3 Bayar belakang
4 CAC (cash and carry)
5 COD (cash on delivery)
6 Remburs
7 Pada waktu dokumen tiba
Makna
Pembayaran harga sebelum barang diterima atau sebelum
barang ada
Pembayaran harga barang secara tunai bersama dengan surat
pesanan
Pembayaran yang dilakukan beberapa lama setelah barang
diterima
Harga barang dibayar lebih dahulu sebelum barang dibawa,
atau uang diterima lebih dahulu baru barang dikirimkan
kepada pembeli
Pembayaran dilakukan pada waktu barang diserahkan
kepada pembeli
Pembeli harus membayar harga barang yang dibeli kepada
pengangkut barang (perusahaan pengangkutan) pada waktu
barang diserahkan
Pembayaran dilaksanakan ketika dokumen barang yang
dibeli tiba (di bank)

d. Potongan Harga

No. Istilah Makna

1. Potongan tunai Potongan harga yang diberikan kepada pembeli yang
membayar tunai (pembelian dalam jumlah besar)
2 Korting atau discount Potongan harga yang diberikan kepada pembeli yang
membeli barang dalam jumlah besar
3 rabat Potongan yang diberikan kepada agen dan toko-toko
yang membeli barang untuk dijual lagi dengan harga jual
yang ditentukan oleh penjual pertama
4 Rafaksi Potongan harga dari penjual karena adanya kesalahan
mutu pada barang yang dikirimkan

e. Alat-alat Pembungkus Barang

No Istilah Makna
1 bag Karung yang dibuat dari kertas kuat, kain kanvas,
plastic, atau karet
2 box Peti yang dibuat dari kayu atau dari logam
3 bale Kain atau bahan anyaman yang digunakan untuk
mengepak barang ringan seperti kapas, benang,
tembakau
4 case Peti besar yang dibuat dari kayu, diikat dengan pita (plat)
5 cask Drum besar yang dibuat dari kayu
6 can Kaleng kecil

carboy Gelas yang berukuran sangat besar yang dimasukkan


8 crate
f. Penyerahan Barang
No Istilah
1 Loko gudang
2 Eks gudang
3 Frangko stasiun
4 Frangko gudang pembeli
5 V.O.S (free on board)
6 C & F (cost and freight)
7 C.I.F (cost insurance and Semua ongkos yang dikeluarkan untuk barang yang
freight)
8 F.O.R. (free on rail)
9 F.O.S. (free on station)
10 F.A.S.(free alongside ship)
11 F.O.S. (free overside ship)
12 C.I.F.I.C. (cost insurance and Semua ongkos tambahan kapal, komisi, terjasuk premi
freight inclusive commission) asuransi ditanggung oleh penjual
Tabel 4 : Istilah-istilah bisnis
119
kedalam keranjang
Rangka kayu yang dibuat berlubang-lubang, biasanya
dipakai untuk mengepak barang-barang besar seperti
mesin, mobil
Makna
Barang diserahkan oleh penjual kepada pembeli sebelum
dibungkus atau belum ditimbang (pembeli harus
menanggung ongkos pengepakan, penimbangan dan
lain-lain)
Penjual menyerahkan barang yang dibeli dari gudang,
dan ongkos pengepakan, penimbangan, pemuaan, dan
lain-lain ditanggung oleh pembeli
Ongkos untuk mengangkut barang dari gudang sampai
tiba di stasiun kereta api ditanggung oleh penjual
Semua ongkos termasuk ongkos pengangkutan sampai
barang tiba di gudang pembeli ditanggung oleh penjual
Penjual menanggung semua ongkos sampai baran
dimuat diatas kapal, sedangkan ongkos pengangkutan
selanjutnya ditangu oleh pembeli
Semua ongkos termasuk biaya pengangkutan barang
dengan kapal ditanggung oleh penjual
dibeli termasuk asuransi dan biaya pengangkutan dengan
kappa ditanggung oleh penjual
Semua ongkos hingga barang yang dibeli dimuat ke
dalam gerbong kereta api ditanggung oleh penjual
Penjual menanggung semua ongkos mengangkat barang
tiba distasiun, sedangkan ongkos untuk mengangkat
barang ke dalam gerbong kereta api dan ongkos angkut
ditanggung oleh pembeli
Penyerahan barang kepada pembeli (sampai) di sisi
kapal, sedangkan semua ongkos sampai barang dimuat
ke dalam kapal menjadi tanggungan pembeli
Biaya pemindahan barang dari kapal ke motor boat
sudah termasuk dalam harga barang
 120

Rangkuman

Tujuan memproduksi barang pastilah untuk dipasarkan. Proses pemasaran itu

sendiri memerlukan promosi. Untuk keperluan promosi harus ada prosedur yang mesti
ditempuh oleh penjual. Beberapa surat turut dipakai untuk memasarkan barang atau
jasa, misalnya surat perkenalan, surat penawaran, dan surat edaran.
Agar aktivitas berjalan lancar, pembeli dan penjual harus mengetahui prosedur
bisnis, yang tidak lain adalah seperangkat kaidah bisnis yang merupakan proses menuju
transaksi. Prosedur bisnis yang akan diperkenalkan disini merupakan system yang baku
karena berlaku universal. Oleh sebab itu prosedur bisnis mutlak harus diketahui oleh
mereka yang ingin sukses melaksanakan kegiatan bisnis.
Bila seseorang akan menulis surat bisnis yang baik, ia harus mengetahui tiga hal:
1. Masalah yang akan dikonfirmasikan
2. Bentuk atau teknik penulisan surat
3. Bahasa dan istilah bisnis.
Perpaduan ketiga hal tersebut akan menghasilkan surat bisnis yang baik.

SOAL:
1. Dalam melakukan kegiatan bisnis maka pelaku transaksi bisnis harus melalui
tahapan prosedur bisnis, jelaskan pendapat anda
2. Mengapa istilah bisnis sangat penting dalam penulisan surat bisnis
3. Jelaskan beberapa singkatan berikut:
- B/L (Bill of Lading)
- Packing List
- Leaflet
JAWAB:
1. Sebelum sampai ke puncak kegiatan bisnis, pelaku transaksi bisnis selalu
melewati tahapan tertentu, yaitu berkenalan, meminta penawaran, menawarkan,
memesan, dan mengirim pesanan. Rangkaian tahapan tersebut merupakan
 121

prosedur bisnis. Prosedur ini harus ditempuh oleh kedua belah pihak yang
menjadi pemeran utama dalam kegiatan bisnis, yaitu pembeli dan penjual.
Dalam kaitan tersebut korespondensi pasti memegang peranan penting.
2. Pemakaian istilah bisnis di dalam surat bisnis tidak mungkin dihindari karena
istilah itu merupakan bagian yang integral dari bahasa perdagangan.
Istilah bisnis bersifat khas dan berlaku universal. Tak dapat dipungkiri bahwa
istilah-istilah bisnis sangat membantu kelancaran komunikasi bisnis yang
menuntut segala sesuatunya serba praktis dan serba cepat. Suatu istilah yang
sering hanya terdiri atas satu kata atau berupa singkatan saja dapat mengandung
pengertian yang luas. Bila pengertian ini hendak dijabarkan, tidak jarang
diperlukan beberapa kalimat untuk menjabarkannya. Inilah yang menyebabkan
tingginya frekuensi pemakaian istilah bisnis yang sering dipakai di dalam surat
bisnis
3. B/L (Bill of Lading) adalah: Surat angkutan yang disertakan pada barang-barang
yang dikirim dengan kapal laut
Packing List adalah: Daftar rincian barang yang ada didalam peti atau alat
pengepakan lainnya
Leaflet adalah: Lembaran lepas atau berlipat yang didalamnya dimuat gambar
barang disertai keterangan terpenting
 122

BAB VII
ANEKA SURAT BISNIS

Objektive: Diharapkan siswa mampu :

Memahami dan mengetahui aneka surat bisnis
Mampu Mengonsep surat-surat bisnis dengan bahasa yang baik dan
benar
Mampu mengemukakan masalah yang akan dikonfirmasikan dalam
menulis surat bisnis
Mampu mengetik surat-surat bisnis dengan baik dan benar dengan
memperhatikan bagian-bagian surat dan aturan kait.

Transaksi perdagangan modern yang formal umumnya terjadi setelah pembeli dan
penjual menempuh prosedur tertentu yang dinamakan prosedur bisnis. Sebagai suatu
system, prosedur bisnis pasti terdiri dari rangkaian proses yang berkesinambungan
menuju puncak kegiatan bisnis, yaitu transaksi.
Proses yang paling awal adalah terjadinya perkenalan antara penjual dan calon pembeli.

7.1. SURAT PERKENALAN

a. Surat perkenalan adalah surat dari penjual kepada kepada calon pembeli yang
berisi informasi tentang perusahaan penjual agar diketahui oleh calon pembeli.
Dengan melalui surat ini penjual mengharapkan agar calon pembeli memberi
 123

b. sambutan yang baik sehingga perkenalan itu akan berkelanjutan dengan proses
berikutnya menuju transaksi. (Lamuddin Finoza: 1991: 195)
Informasi tentang perusahaan penjual yang dicantumkan dalam surat perkenalan
adalah:
- Nama perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya
- Gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan peralatan yang dipakai
- Perkerjaan/proyek yang pernah ditangani
- Harapan atau prospek yang dikehendaki oleh penjual
Bentuk dan gaya bahasa surat perkenalan sebaiknya menggunakan bentuk dan gaya
bahasa yang menarik, karena surat ini statusnya rendah, sehingga kita perlu
menggunakan format yang menarik.
Sedangkan susunan isi surat perkenalan adalah:
c. Alinea pembuka: mengenalkan nama perusahaan dan kegiatan/bidang usahanya
d. Alinea transisi: mengenalkan produk yang dihasilkan/jasa, dengan
mencantumkan nama barang/jasa dan kelebihannya
e. Alinea penutup: ucapan terima kasih, harapan kerjasama, dan sebagainya.
Berikut adalah contoh surat penawaran:
 124

Contoh surat perkenalan

No.: 066/SP/HMU/VII/200_ 20 Agustus 200_

Yth. Pimpinan PT Triana Nagamas Farma

Jl. Pangeran Jayakarta No. 14
Jakarta

Hal: Perkenalan

Dengan hormat,

Dengan ini kami memperkenalkan perusahaan kami yang bergerak di bidang

kitchen equipment stainless steel fabrikasi. Kami telah banyak mendapat kepercayaan
untuk membuat produk yang dipakai di beberapa hotel, restoran, rumah sakit, dan
pabrik obat, di Jakarta dan di luar Jakarta.
Untuk memberikan gambaran tentang produk kami, bersama surat ini kami
sertakan brosur yang berisi penjelasan garis besar spesifikasi barang-barang yang kami
produksi. Bila Bapak menginginkan penjelasan rinci, silahkan mengontak kami, dan
petugas kami akan menemui Bapak untuk memperkenalkan aneka produk kami.
Kami berharap dapat menjalin kerjasama yang baik dengan perusahaan Bapak,
dan atas perhatian Bapatk terhadap surat perkenalan ini kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Hasyim Said
Direktur Utama
Lampiran: brosur-brosur
 125

7.2. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

Surat permintaan penawaran adalah surat dari calon pemberi kepada penjual
yang isinya meminta penawaran. Maksudnya calon pembeli meminta melalui surat agar
penjual mengajukan penawaran secara resmi kepadanya.
Dalam surat permintaan penawaran tersebut calon pembeli akan menanyakan
beberapa hal yang ingin diketahui lebih lanjut dari informasi yang sudah diektahui dari
surat perkenalan. Untuk mengetahui lebih lanjut, sebaiknya pihak calon pembeli
mengajukan beberapa permintaan melalui surat resmi. Lewat surat ini calon pembeli
bisa meminta keterangan lebih rinci berupa daftar harga, catalog, brosur, dan bisa juga
meminta agar penjual mengadakan demonstrasi pemakaian/penggunaan produk tertentu
di tempat calon pembeli.
Adapun beberapa hal yang melatarbelakangi munculnya surat permintaan penawaran
adalah:
- Mempunyai keinginan untuk memiliki produk yang ditawarkan
- Produk yang diminta diminati calon pembeli
- Tertarik akan suatu hasil produksi yang dipamerkan, diiklankan, atau dipajang di
show room
- Punya kebutuhan barang dagangan untuk mengisi toko baru atau pembukaan
cabang
Dalam transaksi kita bedakan antara transaksi barang dan transaksi jasa.
Beberapa hal yang biasanya ditanyakan calon pembeli melalui surat permintaan
penawaran barang:
- Nama dan jenis barang
- Cirri-ciri khusus (spesifikasi) barang, yaitu tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dll.
- Harga satuan
- Potongan
- Cara pembayaran
- Cara penyerahan
 126

- Kemudahan-kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli; sevice gratis, garansi

layanan purnajual (after sales service)
Sedangkan hal-hal yang ditanyakan dalam surat permintaan penawaran jasa adalah:
- Bentuk layanan jasa yang disajikan oleh penjual
- Peralatan yang dipakai sebagai penunjang
- Harga/tariff
- Potongan
- Cara pembayaran
Surat permintaan ini sebaiknya ditujukan kepada beberapa penjual agar kita bisa
membandingkan informasi-informasi yang ada sehingga kita bisa menentukan pilihan
yang terbaik. (Agus Sugiarto: 2005: 148-149)
Langkah ini ditempuh agar informasi terutama daftar harga dan ketrangan yang
terkumpul nantinya dapat dibandingkan satu sama lainnya untuk menentukan mana
yang paling sesuai dengan keinginan dan kemampuan keuangan calon pembeli. Untuk
pembelian barang yang akan dijual lagi (untuk diperdagangkan) diperlukan
pertimbangan yang lebih kompleks agar terhindar dari kerugian.
Berikut contoh surat permintaan penawaran:
 127

Contoh surat permintaan penawaran (1)

PT INDO UTAMA
ELECTRIC & REFRIGERATOR
Jl. Salemba Tengah No. 45 Telp. 3102342 Jakarta Pusat

No.: 183/M/II/200_ 14 Februari 200_

Yth. Manajer Pemasaran PT Panda Electric

Jln. Industri No. 51
Jakarta Barat

Hal: Permintaan Penawaran Lemari Es dan AC Panda

Dengan hormat,

Kami bermaksud ikut memasarkan lemari es dan AC Panda karena banyak pengunjung
yang berlangganan di toko kami, maka kami menanyakan kedua jenis barang tersebut.

Karena itu, dengan ini kami minta agar Saudara mengirimkan daftar harga lemari es dan
AC Panda berikut keterangan tentang
1. Syarat pembayaran
2. Potongan harga
3. Cara penyerahan barang dan
4. Layanan purnajual.

Disamping itu kami minta dikirimi leaflet, catalog dan brosur barang tersebut.

Kami menunggu penawaran Saudara.

Horma kami,

Drs. Suhedi Darmawan

Direktur
 128

Contoh surat permintaan penawaran (2)

TOKO CANTIK
Jl. Diponegoro Nomor 35 Suratkarta
Telp. 0271-890878

No. 56/CAN/X/200_

5 Oktober 200_

Yth. Direktur Pemasaran

PT Mekar Electrik
Jalan Merpati Nomo 890
Semarang

Hal: Permintaan Penawaran

Dengan hormat,

Terima kasih atas surat perkenalan Saudara No.23/MC/X/200_, tanggal 1 Oktober

200_.

Kami tertarik dengan perkenalan perusahaan Saudara, oleh karena itu kami bermaksud
meminta keterangan lebih rinci tentang kerja sama yang Saudara tawarkan yaitu hal
distribusi peralatan elektronik rumah tangga. Kami mohon keterangan tentan jenis
barang yang Saudara produksi, harga, potongan harga, garansi, cara pembayaran serta
cara pengiriman barang.

Demikian surat permintaan penawaran dari kami, atas perhatian serta kerjasama
Saudara, kami ucapkan banyak terima kasih.

Horma kami,

Yunianto
Kepala toko
 129

7.3. SURAT PENAWARAN

Dengan adanya surat permintaan penawaran merupakan peluang emas bagi
penjual untuk menawarkan produknya.
Surat penawaran adalah surat dari pihak penjual kepada calon pembeli yang berisi
penawaran barang atau jasa.
Menurut Agus Sugiarto (2005: 151) bahwa: Surat penawaran dibedakan menjadi dua,
yaitu:
1. Penawaran atas inisiatif sendiri
Surat penawaran ini dikirim oleh penjual atas inisiatif atau keinginannya. Surat ini
memiliki kedudukan yang lemah karena sebagai surat jual, yang belum tentu akan
mendapatkan atau diharapkan oleh calon pembeli. Tetapi hal inilah yang menjadi
tantangan bagi pembuat surat untuk membuat surat semenarik mungkin, baik dari
segi keindahan, bentuk dan juga gaya bahasa yang digunakan. Hal-hal itu yang
harus mendapatkan perhatian dari pihak penjual. Karena dengan gaya bahasa,
bentuk dan penampilan yang menarik akan memberikan nilai tambah yang
memungkinkan menimbulkan ketertarikan pihak calon pembeli untuk membaca dan
memperhatikan surat penawaran tersebut.
Disisi lain dalam surat penawaran atas inisiatif penjual, pihak penjual mempunyai
peluang yang banyak untuk mengadakan promosi dengan memberikan informasi
sebanyak-banyaknya tentang produk yang ditawarkan.
2. penawaran sebagau balasan surat permintaan penawaran
Surat penawaran ini sedikit lebih kuat kedudukannya dari surat penawaran atas
inisiatif penjual. Status surat ini masih sebagai surat jual, belum tentu pihak calon
pembeli memastikan untuk membeli barang/jasa yagn ditawarkan. Sehingga kita
harus tetap berusaha dengan menggunakan bentuk, gaya bahasa, dan penampilan
surat yang menarik, agar pihak calon pembeli lebih tertarik dengan penawaran kita,
sehingga nantinya memungkinkan terjadinya transaksi.
Oleh sebab itu surat penawaran harus memenuhi beberapa syarat berikut ini:
- Bahasa surat harus menarik
 130

- Isi surat tidak boleh bertentangan dengan kondisi barang atau jasa yang
ditawarkan (tidak berbohong)
- Isi surat harus memotivasi pembaca agar ingin tahu lebih lanjut tentang sesuatu
yang ditawarkan
- Surat penawaran harus berisi keterangan yang lengkap dan sebaiknya dilampiri
gambar-gambar.
Berikut contoh surat penawaran:
 131

Contoh surat penawaran

ARORI JAYA BUSINESS MACHINESS

Jl. KH. Zainul Arifin No. 33 B/F, Jakarta 10130, Indonesia
Telp. (021) 373007, 374189
Cable: ARORI JAYA Telefax (021) 353463

No.: 25/P/VII/200_ 14 Juli 200_

Yth. PT Bank Mandiri

Jakarta Kota

Up. Bpk. B. Sudarto (Karo Logistik)

Hal: Penawaran Mesin Kantor

Dengan hormat,
7.4. SURAT PESANAN DAN BALASANNYA
Pada kesempatan ini perkenankanlah kami menawarkan mesin-mesin kantor berikut ini:
1. Mesin ketik Manual/Elektornik Royal
2. Sistem Belajar Mengajar & Lab. Bahasa Gutman
3. Proyektor layar dengan slide atau tanpa slide Meoopta
4. Layar Proyektor Draper
PT Arory Jaya Business Machine adalah agen tunggal dari produk tersebut diata, dan
dalam setiap penjualannya senantiasa memberikan layanan purnajual berupa:
1. Garansi service berikut suku cadang selama satu tahun
2. Pelatihan penggunaan mesin secara cuma-cuma
3. Suku cadang minimum selama lima tahun
4. Jaringan layanan purnajual di seluruh Indonesia

Bersama ini kami lampirkan juga leaflet dan daftar harga mesin-mesin tersebut.
Untuk informasi lebih lanjut serta untuk peragaan mesin secara cuma-cuma, kami persilahkan
Bapak menghubungi bagian penjualan kami.

Sambil menunggu tanggapan yang posited dari Bapak, kami mengucapkan terima kasih
atas perhatian Bapak terhadap surat penawaran kami ini.

Hormat kami,

Sisca Margaretha
General Manager
 132

7.4. SURAT PESANAN

Surat pesanan (order) adalah surat dari pemesan atau pembeli kepada penjual
yang isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu. Tentunya pembuatan surat
pesanan dilakukan setelah pihak pemesan benar-benar membutuhkan barang/jasa yang
akan dipesan tersebut, dan pihak pemesan sudah setuju dengan syarat-syarat yang
diajukan penjual dalam penawaran. (Agus Sugiarto; 2005: 154).
Informasi barang/jasa yang akan dipesan dapat diperoleh melakui surat
penawaran, iklan, atau melalui petugas pemasaran.
Surat pemesanan mrupakan surat beli, oleh sebab itu, surat pemesanan tidak
terlalu perlu disusun dengan bahasa yang menarik. Yang penting, di dalam surat
pemesanan harus disebutkan dengan jela, singkat, sopan segala sesuatu yang
menyangkut pesanan yaitu:
- Nama, jenis, tipe, dan cirri-ciri lain barang yang dipesan
- Jumlah atau banyaknya pesanan
- Cara pembayaran
- Cara pengiriman atau cara penyerahan yang dikehendaki
- Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan (kapan barang
diharapkan tiba).
Kelima hal diatas harus disebut oleh pemesan di dalam surat pesanannya, karena hal itu
akan menjadi pertimbangan bagi penjual untuk menentukan apakah pesanan data
dipenuhi atau tidak.
Nama dan cirri barang yang dipesan perlu disebutkan di dalam surat pesanan
untuk memudahkan penjual mengecek apakah barang yang dipesan ada atau tidak ada
dalam sediaan (stock). Kalau ada, apakah jumlahnya cukup untuk memenuhi pesanan.
Disamping itu cirri yang jelas akan menghindari salah kirim. Demikian juga cara
pembayaran, cara penyerahan, dan waktu tiba yang dikehendaki pemesan; semuanya
perlu diungkapkan oleh pemesan agar penjual dapat mempertimbangkan apakah hal itu
dapat disetujui atau tidak.
 133

Jadi, isi surat pesanan yang lengkap dan jelas sangat membantu kelancaran proses jual
beli. Sebaliknya, isi surat pesanan yang tidak lengkap akan menghambat proses jual
beli.
Apabila pemesan telah mengetahui harga dan syarat jual beli lainnya yang
tercantum dalam lembar informasi dari penjual, maka mengkalkulasikan harga barang
yang dipesannya.
Apabila pemesan belum mengetahui harga, atau ia tidak mau membuat kalkulasi harga,
ia boleh membuat surat pesanan tanpa mengkalkulasikan harga.
Berikut contoh surat pesanan dengan kalkulasi harga (1)
 134

Contoh surat pesanan dengan kalkulasi harga (1)

ARORI JAYA BUSINESS MACHINESS

Jl. KH. Zainul Arifin No. 33 B/F, Jakarta 10130, Indonesia
Telp. (021) 373007, 374189
Cable: ARORI JAYA Telefax (021) 353463

No.: 071/SP.III/200_ 20 Mei 200_

Bagian Pemasaran PT Madonna

Jln. Bahagia No. 18
Jakarta Timur

Hal: Pesanan Barang Elektronik

Dengan hormat,

Terima kasih atas surat penawaran Saudara No. 073/SP/III/200_ yang disertai daftar harga dan
brosur. Berdasarkan penawaran tersebut, kami memesan barang-barang tersebut di bawah ini:
1. Tiga unit mesin cuci Sanyo model S-88E
@ Rp.1.450.000,00…………………………………..Rp. 5.800.000,00
2. Empat unit kipas angin KDK model F- 100S
@ Rp. 275.000,00……………………………………Rp. 1.100.000,00
3. Lima unit rice cooker Hitachi model AF-35
@ Rp. 425.000,00……………………………………Rp. 2.125.000,00
-----------------------------------
Jumlah……… Rp. 9.025.000,00
-----------------------------------
Diskon………. Rp. 925.000,00
-----------------------------------
Jumlah dibayar Rp. 8.112.500,00
====================

Pembayaran secara COD di kantor kami. Harapan kami sebelum tanggal 28 Mei barang-barang tersebut
telah kami terima.

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Rhema teruna Yoga

Manajer Perlengkapan
 135

Contoh surat pesanan tanpa kalkulasi harga (2)

TOKO CANTIK
Jl. Diponegoro Nomor 35 Suratkarta
Telp. 0271-890878

No.: 60/CAN/X/200_

15 Oktober 200_

Yth. Direktur Pemasaran

PT Mekar Electric
Jalan Merpati No. 890
Semarang

Hal: Pesanan

Dengan hormat,

Sehubungan dengan surat penawaran Saudara nomor 25/MC/X/200_ tanggal 10 Oktober

200_, kami tertarik dengan penawaran Saudara tersebut.

Oleh karena itu kami bermaksud untuk memesan beberapa barang, sebagai berikut:

No. Nama Barang Jumlah Keterangan

1. Televisi 14 inci 20 unit Warna Silver
2. Televisi 21 inci 10 unit Warna Silver
3. Mesin Cuci 7 kg 10 unit Warna Putih
Sedangkan cara pembayaran, cara pengiriman, potongah harga serta garansi sesuai dengan
penawaran Saudara. Kami berharap agar pesanan tersebut dapat kami terima paling lambat
tanggal 25 Oktober 200_

Demikian surat pesanan kami, kami tunggu kabar dari Saudara secepatnya.

Hormat kami,

Yunianto

Kepala Toko
 136

7.5. SURAT PENERIMAAN PESANAN

Dalam praktek bisnis, terkadang setelah menerima surat pesanan pihak penjuak
tidak dapat melayani pesanan tersebut secara langsung. Hal itu mungkin barang tidak
ready stock, sehingga harus membutuhkan waktu untuk menyediakan barang yang
dipesan. Tetapi pada dasarnya pihak penjual sanggup untuk melayani pesanan tersebut,
tetapi pihak penjual memerlukan waktu untuk menyediakan barang yang dipesan.
Dengan latar belakang itulah keberadaan surat penerimaan pesanan sangat diperlukan,
dan harus segera dikirimkan kepada pihak pemesan.
Isi surat penerimaan pesanan tidak lain dari pernyataan penjual bahwa ia dapat
memenuhi pesanan, namun ia memerlukan waktu beberapa lama untuk persiapan, dan
member estimasi kapan pengiriman barang akan dilakukan.
Adapun manfaat dari surat penerimaan pesanan adalah:
- Pemesan merasa tenang karena pesnannya dapat dipenuhi oleh penjual
- Pemesan tidak lagi mencari barang yang sama dari penjual yang lain
- Pemesan dapat mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan sebelum barang
yang dipesan tiba, yaitu uang, alat angkut, gudang, dan sebagainya
- Pemesan dapat menawarkan barang pesanannya karena pihak lain, walaupun
barang belum tiba (bila barang tersebut untuk dijual kembali).
Berikut contoh surat penerimaan pesanan:
 137

Contoh surat penerimaan pesanan:

PT MEKAR ELECTRIC
Jl. Merpati No. 890 Semarang
Telp. 024-678769, Faks. 024-897689

No.: 27/MC/X/200_ 17 Oktober 200_

Yth. Pimpinan Toko CANTIK

Jl. Diponegoro No. 35
SURAKARTA

Hal: Penerimaan Pesanan

Dengan hormat,

Terima kasih atas surat Saudara No.60/CAN /X/200_ tanggal 15 Oktober 200_,
tentang pesanan barang.
Sehubungan dengan hal ini, maka kami memberitahukan bahwa sebagian
barang yang Saudara pesan ada dalam persediaan kami, akan tetapi beberapa barang,
yaitu mesin cuci dan kipas angin, jumlah dalam persediaan kami tidak mencukupi.
Akan tetapi saat ini kami sedang menghubungi pabrik untuk mendapatkan barang
tersebut, sehingga kami baru dapat memenuhi pesanan barang pada tanggal 27 Oktober
200_.
Untuk itu kami mohon maaf atas keterlambatan pelayanan kami dan kami
berharap Saudara memaklumi hal ini. Demikian pemberitahuan kami, atas perhatian
serta kerjasamanya kami ucapkan banyak terima kasih.

Hormat kami,

Sisca Margaretha
Direktur Pemasaran
 138

7.6. SURAT KONFIRMASI PESANAN

Dengan perkembangan teknologi informasi, banyak alat komunikasi yang
bermunculan dengan berbagai keunggulan dan kelemahan yang dimilikinya. Beberapa
contoh alat komunikasi yang erring digunakan adalah telepon, telegram, faksimili,
electronic mail (e-mail), dan sebagainya. Selain keunggulan alat-alat tersebut, alat
komunikasi itu memiliki kekurangan atau kelemahan yaitu lemah dasar hukumnya,
karena tidak memiliki bukti otentik.
Tidak menutup kemungkinan pemesanan barang/jasa dilakukan melalui
beberapa macam alat komunikasi tersebut. Oleh sebab itu setelah menerima pesanan via
telepon, faksimili, e-mail dan sebagainya penjual perlu memastikan sejauhmana
kebenaran pesanan tersebut. Caranya adalah dengan membuat surat yang disebut
dengan surat konfirmasi pesanan.
Surat konfirmasi pesanan berisi data tentang pesanan yang terdiri dari nama
barang, jumlahnya, harga, dan syarat jual-beli lainnya seprti tempat penyerahan, waktu
penyerahan, cara pembayaran, dan lain-lain. Data tersebut diisi oleh penjual atas dasar
pesanan melalui telepon atau faksimili dari pemesan. Setelah diisi, surat itu dikirim atau
diantar kepada pemesan untuk memeproleh kepastian tentang pesanan berikut syarat
jual beli yang dikehendaki penjual seperti yang dicantumkan dalam surat konfirmasi itu.
Bila ternyata pesanan itu benar dan persyaratan tambahan dari penjual juga dapat
disetujui oleh pemesan, maka pemesanan harus membubuhkan tandatangannya pada
surat konfirmasi itu sebagai tanda persetujuan.
Setelah surat konfirmasi ditandatangani, lembar aslinya harus dikembalikan
kepada penjual sebagai bukti ontentik pesanan, yang fungsi dan dasar hukumnya sama
dengan surat pesanan.
Berikut contoh surat konfirmasi pesanan:
 139

Contoh surat konfirmasi pesanan:

PT MEKAR ELECTRIC
Jl. Merpati No. 890 Semarang
Telp. 024-678769, Faks. 024-897689

No.: 27/MC/X/200_ 17 Oktober 200_

Yth. Pimpinan Toko CANTIK

Jl. Diponegoro No. 35
SURAKARTA

Hal: Konfirmasi Pesanan

Dengan hormat,

Terima kasih atas pesanan Saudara tanggal 15 Oktober 200_, melalui telepon.
Sehubungan dengan hal itu kam ingin memberikan konfirmasi tentang pesanan tersebut.
Adapun barang yang Saudara pesan adalah:
No. Nama barang Jumlah Keterangan
1. Televisi 14 inchi 20 unit Warna silver
2. Televisi 21 inchi 10 unit Warna silver
3. Mesin cuci 7 kg 10 unit Warna Putih
4. Kipas Angin 15 unit Warna biru, hijau
5. Kulkas 1 pintu 8 unit Warna hijau, putih

Potongan harga sebesar 10% dari harga jual, drngan cara pembayaran COD (Cash on
delivery), franko gudang pembeli. Sedangkan garansi dan harga sesuai dengan
penawaran kami.
Apabila daftar pesanan tersebut telah sesuai dengan pesanan Saudara, kami
mohon agar surat konfirmasi ini dikirimkan kembali kepada kami setelah Saudara
menandatangani surat ini.
Terima kasih atas perhatian dan kejasamanya.

Pemesan, Horma kami,

………………….. Sisca Margaretha

Direktur Pemasaran
 140

7.7. SURAT PENOLAKAN PESANAN

Surat penolakan merupakan surat yang digunakan untuk menyampaikan
informasi penolakan suatu pesanan. Surat penolakan pesnan dibuat penjual apabila
benar-benar yakin kalau pihak penjual tidak dapat melayani pemesanan tersebut, dan
harus segera dikirimkan jangan sampai pemesan menunggu terlalu lama. Hal ini
merupakan suat pelayanan yang baik bagi pelanggan.
Banyak hal yang menyebabkan penjual terpaksa menolak pesanan, misalnya
karena barang yang dipesan tidak ada atau sudah habis, tidak tercapainya kesepakatan
mengenai cara penyerahan atau pengiriman baran, atau tidak disetujuinya cara
pembayaran yang diusulkan oleh pemesan (misalnya pemesan menghendaki
pembayaran secara kredit, sedangkan penjual menghendaki secara tunai).
Penolakan pesanan harus berisi alasan yang logis. Penolakan perlu diungkapkan
dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan baik dengan pemesan tetap terbina.
Jangan sapai penyusunan surt penolakan menimbulkan ketersinggungan pihak yang
ditolak.
Ada hal yang cukup menarik di dalam surat penolakan ini. Kadang-kadang
penjual dapat menyampaikan dua maksud yang sangat kontradiktif didalam satu surat.
Sambil menolak satu pesanan, penjual dapat menawarkan barang baru, asalkan
barangnya sejenis dengan barang yang dipesan. Jadi, dalam surat surat penolakan
pesanan dapat terjadi adanya penawaran baru.
Berikut contoh surat penolakan:
 141

Contoh surat penolakan

PT MEKAR ELECTRIC
Jl. Merpati No. 890 Semarang
Telp. 024-678769, Faks. 024-897689

No.: 27/MC/X/200_ 17 Oktober 200_

Yth. Pimpinan Toko CANTIK

Jl. Diponegoro No. 35
SURAKARTA

Hal: Penolakan Pesanan

Dengan hormat,

Terima kasih atas surat Saudara No. 60/CAN/X/200_, tanggal 15 Oktober 200_,
tentang pesanan barang.
Sehubungan dengan hal ini, maka kami membertahukan bahwa sebagain besar
bang yang Saudara pesan tidak ada dalam persediaan kami, hal itu disebabkan bulan ini
cukup banyak pemesan yang memesan dalam jumlah yang besar, sedangkan barang
dalam persediaan kami tidak mencukupinya sehingga harus menunggu kiriman dari
pabrik.
Untuk itu kami dengan berat hati belum dapat memenuhi pesanan Saudara
tersebut. Hal ini kami lakukan karena sampai saat ini kami belum mendapatkan kabar
dari pabrik.
Mudah-mudahan pesanan berikutnya kami dapat melayani dengan sebaik-baiknya.
Terima kasih atas perhatiannya, dan kami berharap saudara bisa memaklumi hal ini.

Hormat kami,

Sisca Margaretha
Direktur Pemasaran
 142

7.8. SURAT REFERENSI BANK DAN REFERENSI DAGANG

Surat referensi diperlukan oleh bank atau perusahaan bila berhadapan dengan
nasabah atau pelanggan yang masih baru. Jika pembeli (pihak kesatu), misalnya,
berhubungan dagang untuk pertama kalinya dengan perusahaan penjual (pihak kedua)
dan ia ingin membeli barang secara kredit., maka pihak kedua memerlukan referensi
dari bank atau perusahaan lain (pihak ketiga) untuk mengetahui kredibilitas atau credit
worthiness calon pembeli (apakah memenuhi syarat untuk diberi kredit atau tidak).
Surat referensi diberikan secara rahasia oleh pihak yang member kepada pihak
yang meminta.
Misalnya Toko A ingin membeli barang dari dealer tertentu dalam jumlah besar, tetapi
ia belum mempunyai uang kontan untuk membayarnya sehingga ia ingin membayar
secara kredit. Karena merupakan pelanggan baru, dealer/agen itu minta agar Toko A
menyebutkan Bank C sebagai referensinya, lalu dealer itu secara diam-diam mengirim
surat kepada Bank C yang isinya meminta keterangan tentang kelayakan kredit Toko A.
Balasan surt dari bank kepada dealer tadi merupakan salah satu jenis surat referensi.
Referensi yang dikeluarkan oleh bank disebut referensi bank, sedangkan referensi dari
perusahaan disebut referensi dagang.
Jawaban permintaan referensi terhadap dealer tadi ada dua kemungkinan: bank
C akan memberikan referensi yang bernada positif atau yang bernada negative. Jika
bernada positif, biasanya dealer akan bersedia menjual barang secara kredit kepada
Toko A. sebaliknya jika bernada negative, dengan sendirinya dealer itu tidak bersedia
menjual barangnya secara kredit kepada Toko A.
Berikut contoh surat pesanan secara kredit yang memakai referensi:
 143

Contoh surat pesanan secara kredit yang memakai referensi

PT PESONA BOGA SUARA

Jl. Kalibata Selatan Blok H/66, Jakarta 12740
Phone: 62-21 7971069, 7990007
No.: 0515/A-1/II/200_ 12 Februari 200_

PT Gema Nusantara
Jalan Senen Raya 112
Jakarta

Hal: Pesanan Barang Elektronik

Dengan hormat,

Terima kasih atas surat Saudara No. 66/AA/CN/II/200_ perihal penawaran barang
elektronik. Sehubugnan dengan itu, kami ingin memesan barang berupa:
1. 4 set computer Gold Star tipe 24805-GS @ Rp. 4.500.000,00
2. 5 unit mesin fotokopi Minolta Tipe M-200 @ Rp. 4.000.000,00
3. 1 unit TV Sharp 20 inci Tipe S-003 @ Rp. 1.800.000,00

Adapun pembayarannya kami minta secara kredit. Kami akan membayar uang muka
sebesar Rp.20.000.000,- sisanya akan kami angsur sepuluh kali dalam jangka waktu 5
bulan dengan membuka giro bilyet.

Apabila Saudara menyetujuinya, kami harap segera member kabar.

Pengiriman barang melalui Elteha Internasional, paling lambat akhir Maret.
Mengingat cara pembayaran kami secara kredit dan hubngan dagang ini baru pertama
kali kami lakukan dengan Saudara, berikut ini kami ajukan referensi dagang dan
referensi bank kami:

1. Drs. Budi Susilo. Dirut PT Sinarmas, Jln. Lodan 45, Jakarta Utara
2. Bank Dagang Negara, Cabang Gambir, Jln. H. Juanda 45, Jakarta Pusat.

Kami menunggu balasan Saudara segera.

Hormat kami,

Iwan Mursid, SE.

Manajer Pembelian
 144

Contoh surat permintaan referensi bank

PT SINTE GEMASIH
OFFICE MACHINE
IBM-CANON-OLYMPIA-BROTHER
Jl. Samba No. 23 Tanah Tinggi Telp. 4200629, 4207092 Jakarta Pusat

No.: 115/CN/B/II/200_

20 Februari 200_

Yth. Pimpinan Bank BNI

Jln. Cut Mutia No. 24
Jakarta 11011
Up. Manajer Kredit

Hal: Permintaan Referensi atas nama PT Aneka Suara

Dengan hormat,

Perusahaan kami bergerak dibidang elektronika. Pada tanggal 25 Januari 200_, kami
menerima pesanan barang elektronika secara kreditdari PT Aneka Suara dalam jumlah
yang cukup besar. Dalam surat pesanannya, Bank BNI Cabang Cut Mutia ditunjuk
sebagai bank referensi.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kesediaannya Bapak untuk member
keterangan mengenai keadaan keuangan dankonduite PT Aneka Suara. Segala informasi
yang Bapak berikan akan kami jaga kerahasiaannya.

Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Horma kami,

Billy Amdeniyoga
Direktur Utama
 145

Contoh surat referensi dagang

CV NINA DINAMIKA
Jl. Kampung Rawa No. 4 Telp. 415503
Cempaka Putih, Jakarta Pusat

No.: 321/BT-23/3/200_ 28 Maret 200_

Yth. Direktur PT Cardig Air

Pelud Halim Perdanakusuma
Jakarta Timur

Hal: Permintaan Referensi untuk PT Andika Juang

Dengan hormat,

Kami menerima pesanan computer yang nilainya cukup besar dari PT Andika Juang.
Perusahaan tersebut menghendaki agar pembayaran dilakukan secara kredit dalam
jangka waktu 3 bulan. Dalam surat pesanannya, PT Andika Juang menunjuk perusahaan
Saudara sebagai referensinya.

Sehubungan dengan hal tersebut, dengan ini kami minta sudilah kiranya Saudara
member keterangan tentang ketepatan waktu pembayaran PT Andika Juang dalam
melakukan transaksi dengan PT Cardig Air.
Kami akan merahasiakan keterangan yagn Saudara berikan/

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Sulaeman Ali
Direktur
 146

7.9. SURAT PENGIRIMAN PESANAN

Surat pengiriman pesanan akan muncul apabila semua persyaratan jual beli
sudah disetujui oleh penjual dan pembeli. Dalam perdagangan froma, pengiriman
pesanan dari penjual kepada pembeli sudah pasti menggunakan surat, paling tidak
kepada pembeli sudah pasti menggunakan surat, paling tidak surat pengantar barang.
Untuk bukti penerimaan barang, pemesan harus membuat atau menandatangani surat
tanda terima. Ini adalah prosedur penyerahan barang yang paling sederhana dalam
perdagangan formal, dan hal itu terjadi pada transaksi dalam jarak antara penjual dan
pembeli relative dekat (satu kota) dan barang langsung diantar oleh penjual tanpa ada
pihak lain.
Tetapi apabila transaksi terjadi dengan jarak yang cukup jauh (antar kota, antar pulau,
antar Negara) bahkan pihak tersebut (pembeli dan penjual) menggunakan jasa
pengangkutan pihak lain, maka dalam transaksi tersebut akan memerlukan dokumen
yang lebih banyak, tidak cukup dengan surat pengantar barang.
Surat pengiriman pesanan berisi pemberitahuan pengiriman pesanan dengan
keterangan:
- Berdasarkan order yang mana barang dikirim
- Jenis barang apa saja yang dikirim
- Berapa jumlah barang yang dikirim
- Dengan alat angkut apa barang dikirim
- Dokumen apa saja yang dilampirkan bersama surat pengiriman pesanan itu
Berdasarkan isi dan fungsinya, surat pengiriman pesanan harus tiba ditangan pemesan
lebih dulu dari barang yang dikirim.
Karena dengan adanya surat tersebut, pembeli akan mempersiapkan segala sesuatu yang
diperlukan jika baran sudah tiba digudang pembeli. (Agus Sugiarto: 2005: 164-165).
Berikut adalah jenis dokumen barang yang harus dilampirkan bersamaan surat
pengiriman pesanan sesuai dengan kasusnya.
 147

- Pengiriman biasa (tidak ada perantara), bersama surat pengiriman barang/bersama

pengirim barang pemesan harus melampirkan Faktur dan Surat Pengantar Barang
- Bila barang dikirim melalui perusahaan pengangkutan lain (darat, laut, udara), harus
ada surat Muatan Barang atau Surat Angkutan Barang. Nama surat angkutan barang
berbeda-beda sesuai dengan alat angkutnya, yaitu:
- Bila menggunakan alat angkut kendaraan darat dokumennya: surat Jalan
- Bila menggunakan kapal laut, maka dokumennya Bill of Lading (B/L)
atauKonosemen
- Bila menggunakan kapal udara, maka dokumennya Air Way Bill (AWB)
- Bila barang yang dikirim di bungkus dalam box (dipak), sehingga barang tersebut
tidak dapat terlihat dari luar, maka harus diberi rincian. Dokumen yang diperlukan
adalah Daftar Rincian Barang (Packing List) sesuai dengan data yang tertera dalam
faktur.
- Apabila pembeli sudah melakukan pembayaran (sebagai atau seluruh harga barang)
maka dokumen yang harus ada adalah kuitansi.
- Apabila barang yang dikirimkan telah diasuransikan, penjual dapat melampirkan polis
asuransi atau surat pertanggungan asuransi
- Jenis dokumen yang diperlukan dapat bertambah sesuai jenis barang dan birokrasi
yang harus ditempuh.
Berikut contoh surat Pengiriman Pesanan.
 148

Contoh 1 : Surat Pengiriman Pesanan

CV NINA DINAMIKA
Jl. Kampung Rawa No. 4 Telp. 415503
Cempaka Putih, Jakarta Pusat

No.: 27/MC/X/200_ 22 Oktober 200_

Yth. Pimpinan Toko CANTIK

Jl. Diponegoro Nomor 35
SURAKARTA

Hal: Pengiriman Pesanan

Dengan hormat,

Terima kasih atas surat Saudara No. 60/CAN/X/200_ tanggal 15 Oktober 200_,
tentang pesanan barang.

Sehubungan dengan hal ini, maka kami memberitahukan bahwa seluruh barang yang
Saudara pesan ada dalam persediaan kami, dan kami akan mengirimkan barang
tersebut pada tanggal 25 Oktober 200_ dengan menggunakan truk H 3449 HD.

Semua dokumen jual beli kami sertakan dalam surat pengantar barang.
Demikian surat pemberitahuan kami, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Sisca Margaretha
Direktur Pemasaran
 149

Contoh 2: Surat Pengiriman Pesanan

ARORI JAYA BUSINESS MACHINESS

Jl. KH. Zainul Arifin No. 33 B/F, Jakarta 10130, Indonesia
Telp: (021) 373007, 374189
Cable: ARORI JAYA Telefax (021) 352463, Telex 44754

Nomor: 142/AJBM/I/200_ 8 Januari 200_

PT Cendrawasih
J;. Trikora No. 87
SORONG

Hal: Pengiriman Mesin Ketik Elektronik

Dengan hormat,

Kami beritahukan bahwa pesanan Saudara berupa 100 unit mesin ketik
elektronik merek Royal Arori melalui surat Nomor 139/C/XII/200_, telah kami
kirimkan hari ini dengan kapal MS Naga Laut milik perusahaan pelayanan Nusantara
Jaya.

Seluruh mesin ketik itu kami pak ke dalam 5 buah peti yang kuat.
Setiap peti berisi 20 unit mesin ketik dan tiap-tiap peti kami beri nomor urut MT-1 s.d.
MT-5.

Bersama ini pula kami kirimkan dokumen barang berupa tiga lembar faktur, satu
lembar packing list, dua lembar konosemen, dan tiga lembar bukti setoran Bank BNI.

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Robert Kotambunan, SE.

Manajer Penjualan
Lampiran: 9 lembar
 150

7.10. SURAT PENAGIHAN

Surat penagihan adalah surat yang berisi permintaan atau peringatan dari
kredirut kepada debitur agar debitur membayar utangnya.
Surat ini akan sangat berguna bila terjadi kelalaian pihak pembeli yang melakukan
pembelian secara kredit.
Walaupun surat inis sifatnya kuat bagi kreditur, akan tetapi pembuatan serta
penyamaian surat harus dilakukan dengan tahapan-tahapan yang benar. Jangan sampai
karena surat penagihan yang kurang tepat, terjadi perselisihan ataupun ketersinggunan
pihak debitur atau suatu surat penagihan yang akhirnya merusak hubungan baik yang
selama ini sudah dibina.
Pokok-pokok yang perlu disampaikan:
- Menyebutkan tanggal transaksi dan nomor faktur penjualan yang sudah berlalu
- Menyebutkan tanggal jatuh tempo, dan sudah berapa lama tanggal tersebut berlalu
- Menyebutkan besarnya tunggakan yang harus dibayar oleh debitur
- Menyebutkan hal lain seperti teguran, peringatan, atau ancaman akan melaporkan
kepada bank yang mengeluarkan referenda atau akan mengadukan ke kantor
pengadilan, seduai dengan sifat dan tahap penagihan.
Tahapan surat penagihan:
- Surat tagihan pertama, berisi permintaan agar debitur membayar utangnya. Surat ini
bersifat mengingatkan saja, kalau debitur masih memiliki kewajiban
- Surat penagihan kedua, berisi peringatan pertama, karena debitur lalai membayar
utangnya.
- Surat penagihan ketiga, berisi peringatan ke dua, dan dapat disertai ancaman, bila
sampai tanggal tertentu debitur tidak membayar utangnya, kreditur akan menagih
secara inkaso bank, bila bank dilibatkan dalam transaksi. Penagihan dengan cara ini
memiliki resiko tinggi karena biaya inkaso ditanggung oleh pihak yang berutang dan
reputasi pihak yang berutang mulai dipertaruhkan
 151

Surat penagihan keempat, berisi peringatan ketiga (peringatan terakhir), dan dapat
disertai ancaman, bila sampai tanggal tertentu debitur tidak melakukan pembayaran,
kredirut akan mengadu ke pihak pengadilan perdata.
Kerugian debitur apabila dana giro di bank kosong:
- Hilangnya kesempatan untuk memperoleh referensi bank
- Hilangnya kesempatan untuk mendapatkan kredit bank
- Nama debirut akan dicatat dalam daftar hitam (black list) dan disebarkan ke bank-
bank lainnya.
Kerugian Debitur apabila kredirut mengadukan ke pihak perngadilan:
- Barang yang dijadikan jaminan dapat disita oleh pengadilan walaupun perkara belum
selesai
- Bila yang dijaminkan berupa perusahaan/tanah, pihak pengadilan dapat melakukan
penyegelan terhadap barang jaminan itu
- Bila debitur kalah dalam perkara, ia akan dibebani ongkos perkara
- Bila debitur tidak membayar, ia dapat diancam hukuman kurungan.
Tahapan-tahapan penagihan seperti diatas hendaknya ditempuh dengan urutan yang
benar.
Berikut contoh surat penagihan I
 152

Contoh Surat Penagihan I:

CV NINA DINAMIKA
Jl. Kampung Rawa No. 4 Telp. 415503
Cempaka Putih, Jakarta Pusat

No.: 30/MC/X/200_ 10 November 200_

Yth. Pimpinan Toko CANTIK

Jl. Diponegoro Nomor 35
SURAKARTA

Hal: Pembayaran Faktur

Dengan hormat,

Sehubungan dengan transaksi kita dengan nomor faktur 455/27, dengan ini kami
sampaikan bahwa faktur tersebut sudah jatuh tempo pada tanggal 5 November 200_

Untuk itu kami mohon agar pembayaran dapat Saudara lakukan sesuai dengan
kesepakatan kita. Terima kasih atas perhatian serta kerjasama yang baik.

Hormat kami,

Sisca Margaretha,
Direktur Pemasaran
 153

Contoh Surat Penagihan II

CV NINA DINAMIKA
Jl. Kampung Rawa No. 4 Telp. 415503
Cempaka Putih, Jakarta Pusat

No.: 35/MC/X/200_ 20 November 200_

Yth. Pimpinan Toko CANTIK

Jl. Diponegoro Nomor 35
SURAKARTA

Hal: Pembayaran Faktur 455/26

Dengan hormat,

Sehubungan dengan transaksi kita dengan nomor faktur 455/26, dengan ini kami
sampaikan bahwa faktur tersebut sudah jatuh tempo pada tanggal 5 November 200_,
(terlambat 15 hari) dan harus Saudara lunasi secepatnya.

Untuk itu kami mohon agar pembayaran dapat Saudara lakukan sesuai dengan
kesepakatan kita.
Terima kasih atas perhatian serta kerjasama yang baik.

Horma kami,

Sisca margaretha
Direktur Pemasaran
 154

Contoh Surat Penagihan III

CV NINA DINAMIKA
Jl. Kampung Rawa No. 4 Telp. 415503
Cempaka Putih, Jakarta Pusat

No.: 40/MC/X/200_ 30 November 200_

Yth. Pimpinan Toko CANTIK

Jl. Diponegoro Nomor 35
SURAKARTA

Hal: Pembayaran Faktur 455/26

Dengan hormat,

Kami telah mengirimkan surat enagihan nomor 30/MC/X/200_ dan 35/MC/X/200_

kepada Saudara. Akan tetapi Saudara tidak memberikan tanggapan terhadap kedua
surat tersebut.

Dengan ini kami meminta dengan sangat agar tagihan faktru nomor 455/26, dengan
besar tagihan Rp. 24.000.000 (dua puluh empat juta rupiah) dapat Saudara lunasi
paling lambat pada tanggal 5 Desember 200_.

Apabila setelah tanggal tersebut Saudara belum juga melunasi kewajiban tersebut,
maka kami akan melakukan penagihan melalui bank yang Saudara tunjuk.
Terima kasih atas perhatian Saudara.

Hormat kami,

Sisca Margaretha
Direktur Pemasaran
 155

Contoh Surat Penagihan IV

CV NINA DINAMIKA
Jl. Kampung Rawa No. 4 Telp. 415503
Cempaka Putih, Jakarta Pusat

No.: 44/MC/X/200_ 7 Desember 200_

Yth. Pimpinan Toko CANTIK

Jl. Diponegoro Nomor 35
SURAKARTA

Hal: Pembayaran Faktur 455/26

Dengan hormat,

Sehubungan dengan transaksi kita dengan faktur 455/26, kami sudah mengirimkan
beberapa surat penagihan kepada Saudara, dan terakhir kami telah melakukan penagihan
melalui bank, tetapi kami tidak mendapatkan hasil, maka kami sangat menyesalkan hal
ini. Demi menjaga hubungan baik yang telah kita jalin, maka kami memberikan
kesempatan terakhir kepada Saudara agar melunasi kewajiban sebesar Rp. 24.000.000
(dua puluh empat juta rupiah) paling lambat tanggal 15 Desember 200_

Apabila setelah tanggal tersebut Saudara belum juga membayar kewajiban Saudara,
maka dengan berat hati kami akan menyerahkan penyelesaian masalah ini kepada pihak
yang berwajib, sesuai dengan perjajian kita.

Terima kasih atas perhatian Saudara.

Hormat kami,

Sisca Margaretha
Direktur Pemasaran
 156

7.12. SURAT PENUNTUTAN

Surat Penuntutan adalah surat tuntutan ganti rugi dari pihak yang merasa
dirugikan kepada pihak yang dianggap merugikan atau pihak yang bersedia
menanggung kerugian.
Tidak semua pengaduan atau tunturan dari pihak yang merasa dirugikan harus
dipenuhi oleh pihak yang dituntut. Sehingga dalam mengajukan surat penuntutan harus
benar-benar dilengkapi dengan bukti-bukti, dan menggunakan bahasa yang jelas dan
sopan.
Dalam surat penuntutan harus mencantumkan secara jelas alasan penuntutan, wujud
penuntutan, serta bukti-bukti kerugian yang dialami.
Adapun alasan-alasan penuntutan:
- Barang yang dikirimkan sagant terlambat datang
- Barang dikirimkan rusak
- Berat atau jumlah berkurang
- Barang yang dikirimkan hilang
- Barang yang dikirimkan musnah karena kecelakaan
Wujud tuntutan:
- Ganti rugi sejumlah uang karena kesalahan mutu atau keterlambatan pengiriman
- Minta dikirim barang baru sebagai pengganti barang yang kurang, rusak atau
hilang dengan ongkos kirim ditanggung penjual
- Minta potongan khusus (rafaksi)
- Membatalkan pesanan
Berikut contoh surat penuntutan.
 157

Contoh Surat Penuntutan

TOKO CANTIK
Jl. Diponegoro Nomor 35
SURAKARTA
Telp. 0271-890878

No.: 66/CAN/X/200_ 20 Oktober 200_

Yth. Direktur Pemasaran

PT. Mekar Electric
Jalan Merpati Nomor 890
SEMARANG

Hal: Kesalahan Pengiriman

Dengan hormat,

Dengan ini kami sampaikan bahwa telah menerima kiriman barang dari Saudara pada
tanggal 20 Oktober 200_

Dari beberapa barang yang kami terima, kami menemukan 2 (dua) barang yang tidak
sesuai dengan pesanan kami. Barang tersebut adalah Televisi 21 inchi dengan warna
hiram, yang seharusnya warna silver sesuai dengan pesanan kami. Untuk itu kami
mengharapkan agar Saudara mengganti barang yang tidak sesuai tersebut dengan biaya
pengiriman menjadi tanggungjawab Saudara.

Demikian surat kami, kami tunggu kabar dari Saudara secepatnya..

Hormat kami,

Yunianto
Kepala Toko
 158

7.13. SURAT-SURAT TANDA BUKTI

1. FAKTUR
Faktur (invoice) adalah tanda bukti penjualan barang. Secara sederhana faktur
sama dengan nota penjualan yang diberikan toko/retail. Faktur merupakan bukti utama
terjadinya suatu transaksi. Sehingga setiap terjadi transaksi sebaiknya dilengkapi
dengan faktur baik secara sederhana maupun secara lengkap dan formal.
Untuk memperkuat legalitas sebuah faktur dapat dibubuhi meterai yang sesuai dengan
aturan hukum. Faktur dapat dibuat beberapa rangkap sesuai dengan kebutuhan, tetapi
faktur yang asli harus diberikan pada pihak pembeli (apabila pembayaran sudah lunas).
Menurut jenisnya faktur ada 3 macam:
1. Faktur Biasa: faktur yang dibuat setelah terjadinya transaksi secara keseluruhan,
yang ditandai dengan adanya sertah terima barang dengan alat tukarnya.
2. Faktur Pro-forma: faktur yang dibuat untuk sementara sebelum barang diterima
oleh pemesan
3. Faktur Konsuler: faktur yang dikeluarkan atau dilegalisasi oleh perwakilan
Negara pengimpor (atase perdagangan, konsulat, atau kedutaan) yang
berkedudukan berada di Negara pengekspor.
Beberapa kolom yang ada dalam faktur adalah:
1. Nomor urut
2. Nama barang
3. Banyaknya barang yang dijual
4. Harga satuan
5. Jumlah harga seluruhnya
Faktur dapat difungsikan sebagai bukti pembayaran, tetapi pada dasanya hal itu kurang
tepat. Sebagai bukti pembayaran seharusnya menggunakan kuitansi, tidak
menggunakan faktur. Penggunaan faktur sebagai bukti pembayaran sebenarnya hanya
karena alasan kepraktisan saja, dan hanya dapat digunakan pada transaksi tunai (tidak
kredit). Berikut contoh faktur:
159
 160

2. KUITANSI
Kuitansi merupakan surat bukti pembayaran atas transaksi yang telah dilakukan.
Setiap dilakukan pembayaran sebagai bukti yang sah, harus dilengkapi dengan dokumen
yang disebut dengan kuitansi.
Untuk memperkuat legalitas sebuah kuitansi, dapat dibubuhi meterai yang sesuai dengan
aturan hukum. Kuitansi yang sudah dilegalisasi oleh pihak penerima pembayaran dan
selanjutnya diberikan kepada pihak yang telah membayar.
Pada dasarnya format kuitansi sangat bervariasi, tetapi ada beberapa hal yang
harus terdapat dalam sebuah kuitansi. Adapun hal-hal yang terdapat dalam sebuah
kuitansi adalah:
- Nomor kuitansi
- Identitas pihak yang melakukan pembayaran atau yang menyerahkan uang
- Besarnya uang yang dibayarkan atau diserahkan (baik ditulis dengan angka,
maupun dengan huruf)
- Tujuan pembayaran dilakukan
- Tanggal pembayaran dilakukan
- Legalisasi dari penerima pembayaran: nama, tanda tangan, strmpel (instansi)
- Meterai secukupnya (bila diperlukan)
Berikut contoh kuitansi:
 161

Contoh formulir Kuitansi:

 162

4. DAFTAR RINCIAN BARANG

Daftar rincian barang (packing list) merupakan surat yang berisi data-data
barang yang dikemas dalam kemasan yang tidak terlihat dari luar. Dengan kata lain
dapat dikatakan bahwa daftar perincian lengkap tentang barang yang terdapat dalam
setiap peti. Daftar rincian barang sangat diperlukan apabila terjadi pengiriman barang
yang dikemas. Surat ini dibuat oleh pihak pengirim barang.
Daftar rincian barang berbentuk formulir yang mempunyai kolom-kolom untuk
mengisi data tentang:
1. Kode atau nomor peti
2. Isi peti
3. Ukuran peti
4. Berat barang (netto dan bruto)
Fungsi Daftar Rincian Barang
1. Untuk mengetahui isi peti atau alat pengepakan yang lain
2. Untuk dicocokkan dengan faktur
3. Untuk memudahkan mengenai barang
4. Untuk memudahkan menghitung ongkos angkut
5. Untuk memperlancar proses pemuatan dan pengangkutan barang.
Berikut contoh daftar rincian barang:
163
 164

Rangkuman

Dalam korespondensi, pelaku transaksi bisnis memulai suatu prosedur bisnis yang
terdiri dari rangkaian proses yang berkesinambungan menuju puncak kegiatan bisnis
yaitu transaksi. Proses yang paling awal adalah terjadinya perkenalan antara penjual
dan calon pembeli.
Perkenalan dimulai dengan surat perkenalan dengan tujuan bahwa penjual
mengharapkan agar calon pembeli memberi sambutan terhadap barang yang
diperkenalkan sehingga berkelanjutan dengan proses berikutnya yaitu , surat
permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pengiriman pesanan, dan
surat-surat tanda bukti serta surat penuntutan dan surat penagihan apabila terjadi klaim
dari pembeli

SOAL:
Tuan Hasan Abdullah Pemilik Toko Serba Ada Dewi Indah Lantai II Ratu Plaza, Jakarta
Selatan merupakan salah satu sasaran untuk memperkenalkan barang yang diproduksi
oleh perusahaan elektronika yaitu PT BINA ELEKTRONIKA. Sebagai Direktur Utama
Bapak Gunawan beralamatkan Jalan Gajah Mada No. 900. Jakarta. Bermaksud
memperkenalkan alat-alat elektronika diantaranya seterika listrik, kompor listrik, lemari
es, mesin cuci, rice cooker, kipas angin dsb. Barang-barang yang diproduksi bermerek
“NUSA INDAH”. Bapak Bambang Gunawan menyuruh anda sebagai bawahannya
membuat surat perkenalan tersebut yang dikemas kedalam bahasa surat yang menarik
namun jelas dan mudah dimengerti agar setelah membaca surat perkenalan ini akan
berkelanjutan kepada permintaan bahkan sampai pada pembelian. Surat ini ditulis pada
tanggal 4 Januari 2009, dan bernomor 009/BE/DIRUT/2008
 165

JAWAB:
PT BINA ELEKTRONIKA
JALAN GAJAH MADA NO. 900
JAKARTA

No. : 009/BE/DIRUT/2008 4 Januari 2009

Kepada Yth.
Tuan Hasan Abdullah
Pemilik Toko Serba Ada Dewi Indah
Lantai II Ratu Plaza
Jakarta Selatan

Hal: Perkenalan alat-alat elektronika

Dengan hormat,

Dengan ini perkenankan perusahaan kami yaitu PT BINA ELEKTRONIKA Jln. Gajah Mada
No. 900 Jakarta. Perusahaan kami memproduksi alat-alat elektronika seperti: seterika listrik,
kompor listrik, lemari es, mesin cuci, rice cooker, kipas angin dan sebagainya. Barang-barang
yang kami produksi tersebut diatas mempunyai merek yaitu ‘NUSA INDAH”

Perlu Tuan ketahui bahwa perusahaan kami adalah perusahaan patungan nasional dengan
Jerman Barat. Tenaga-tenaga teknisi yang menangani barang-barang produksi adalah cukup
berpengalaman yang khusus didatangkan dari Jerman Barat.

Alat-alat elektronik yang kami produksi sudah tersebar di kalangan masyarakat baik di
perkotaan maupun pedesaan karena dalam merancang alat-alat electron ik tersebut mudah cara
pemakiannya dan tidak membahayakan setiap pemakainya.

Berdasarkan informasi yang kami peroleh dari salah seorang relasi, toko Tuan cukup banyak
relasinya dan banyak pengunjung yang berbelanja. Sehubungan dengan hal tersebut diatas
perkenankanlah kami memperkenalkan kepada Tuan barang-barang yang kami produksi.
Mengenai syarat-syarat pembayaran cukup ringan dan perusahaan memberikan potongan harga
istimewa. Agar lebih jelasnya bersama ini kami lampirkan pula brosur-brosur mengenai jenis
baran yang kami produksi.

Demikianlah surat perkenalan ini kami sampaikan kepada Tuan semoga berkenan dihati dan atas
perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT BINA ELEKTRONIKA

Bambang Gunawan
Direktur Utama
 166

BAB VIII
SURAT LAMARAN PEKERJAAN

Objektive: Diharapkan siswa mampu :

Memahami dan mengetahui surat lamaran pekerjaan
Mampu membuat surat lamaran pekerjaan dengan bahasa yang baik
dan benar
Mampu membuat surat lamaran kerja berdasarkan iklan ataupun
inisiatif sendiri

Surat lamaran pekerjaan yaitu surat permohonan dari orang yang membutuhkan
pekerjaan untuk mendapatkan pekerjaan.
Surat lamaran merupakan surat yang posisinya sangat lemah bagi pembuatnya, sehingga
perlu dibuat secara benar, dengan bahasa yang jelas dan sopan.
Surat lamaran merupakan media untuk mempromosikan atau memperkenalkan diri
kepada calon pemberi kerja.
Pada umumnya seseorang yang memerlukan pekerjaan akan mengajukan
lamaran setelah ia memperoleh informasi tentang adanya lowongan. Informasi tentang
lowongan biasanya diperoleh dari teman, kenalan atau melalui iklan Koran. Interniet,
dan media massa lainnya. Disamping itu seseorang dapat juga melamar secara
mencoba-coba tanpa mengetahui ada tidaknya lowongan pekerjaan pada instansi yang
dilamarnya.
Untuk kedua kondisi tersebut diatas dapat dibuat dua model surat lamaran
pekerjaan seperti berikut ini:
 167

1. surat lamaran pekerjaan yang digabungkan dengan riwayat hidup (currivulum

vitae).
Dalam model ini, riwayat hidup merupakan isi surat. Karena isinya berupa
gabungan surat lamaran dengan riwayat hidup, model ini dapat juga disebut
model gabungan.
2. Surat lamaran pekerjaan yang terpisah dari riwayat hidup. Dalam model ini,
riwayat hidup merupakan lampiran. Karena itu, model ini dapat disebut model
terpisah. Dalam praktek yang banyak dipakai adalah model terpisah.
Model gabungan sering juga tidak praktis karena suratnya terlalu panjang. Namun
dalam model gabungan tersaji informasi yang lengkap tentang pelamar karena
riwayat hidup merupakan isi surat. Surat lamaran model gabungan tidak cocok
dipakai untuk melamar berdasarkan iklan, karena biasanya orang yang melamar
sangat banyak sehingga pejabat yang menangani lamaran sering tidak sempat
membaca surat panjang yang berisi riwayat hidup.

8.1. Syarat Penyusunan Surat Lamaran Pekerjaan

Penulisan surat lamaran harus memenuhi persyaratan berikut:
1. Surat lamaran yang ditulis tangan harus ditulis oleh pelamar sendiri diatas kertas
yang berkualitas baik, tidak boleh timbal balik, dan tidak harus memakai kertas
bergaris.
2. Surat lamaran yang diketik hendaklah diketik pada kertas yang bagus kualitasnya
(minimal HVS 60 gram) dengan jarak pengetikan 1 ½ spasi, menggunakan karakter
huruf yang mudah dibaca.
3. Pada prinsipnya surat lamaran tidak perlu dibubuhi materai
4. Penampilan surat lamaran harus necis, bebas dari coretan atau koreksian
5. Isi surat lamaran harus menggambarkan sikap optimistis bahwa pelamar akan
mampu bekerja dengan baik
6. Isi surat lamaran tidak boleh bernada memelas atau minta dikasihani
7. Sapaan yang dipergunakan:
 168

a. Bapak/Ibu, jika melamar pada instansi pemerintah atau perusahaan swasta

nasional
b. Tuan, jika melamar pada perusahaan swasta asing.

8.2. Riwayat Hidup dan Teknis Penulisannya

Riwayat hidup adalah catatan singkat tentang gambaran diri seseorang. Selain
berisi data pribadi, gambaran itu paling tidak harus meliputi keterangan tentang
pendidikan/keahlian dan pengalaman. Dengan data itu riwayat hidup akan
merefleksikan gambaran kemampuan dan kualifikasi seseorang.
Dalam penampilannya riwayat hidup tidak mempunyai format yang standar. Namun
ditulis seperti karangan singkat, diawali dengan judul dan ditutup dengan rangkaian
tanggal, tanda tangan, dan nama. Adanya tanda tangan dan nama, membuat riwayat
hidup tergolong sebagai surat dan tergolong sebagai surat keterangan, dalam hal ini
keterangan pribadi.
Isi riwayat hidup dapat dikelompokkan atas empat sampai lima subjudul:
1. Data pribadi
2. Pendidikan
3. Pengalaman bekerja
4. Keterangan lain
5. Referensi pribadi (boleh dicantumkan, boleh tidak)
8.2.1. Data Pribadi
Data pribadi yang dicantumkan dalam riwayat hidup meliputi nama, kelahiran
(tempat dan tanggal lahir), jenis kelamin, status perkawinan, jatidiri (nomor
KTP, SIM, atau paspor), dan alamat (domisili pada saat melamar). Adapun data
lain seperti kewarganegaraan, suku bangsa, agama, tinggi dan berat badan,
pencantumannya agar disesuaikan terlebih dahulu dengan situasi dan kondisi.
8.2.2. Pendidikan
Untuk menulis riwayat pendidikan sebagai subbagian riwayat hidup, perlu
diperhatikan urutan penulisan sebagai berikut:
 169

1. Jika pada subjudul ditulis pendidikan, urutan penulisannya dapat terbalik,

dimulai dari pendidikan tertinggi, lalu menurun ke tingkat pendidikan yang lebih
rendah. Misalnya:
Tahun 1999 lulus sarjana hukum Universitas Indonesia
Tahun 1994 lulus SMA Negeri 8, Jakarta
Tahun 1991 lulus SMP Muhammadiyah 24 , Jakarta
2. Jika pada subjudul ditulis riwayat pendidikan, urutan penulisannya harus dimulai
dari pendidikan yang terendah, lalu diikuti oleh pendidikan yang lebih tinggi,
sebab kata riwayat mengandung pengertian kronologis sehingga penulisannya
harus mengikuti urutan waktu.
Misalnya:
Tahun 1995 lulus SMP Negeri 188, Jakarta
Tahun 1998 lulus STM Pembangunan, Jakarta
Tahun 2002 lulus Sarjana Teknik Sipil Universitas Tarumanegara, Jakarta
3. Jika pernah mengikuti pendidikan nonformal disamping pendidikan formal,
tuliskan pendidikan formal terlebih dahulu.
Contoh:
Tahun 1994 tamat SMEA Negeri IV, Jakarta
Tahun 1997 tamat D-3 Akademi Akuntansi Jayabaya, Jakarta
Tahun 1995 tamat kursus bahasa Infferis PPIA, Jakarta
4. Jika pernah mengikuti pendidikan diluar negeri, disamping di dalam negeri
tuliskan lebih dahulu pendidikan dalam negeri.
Contoh:
Tahun 1997 lulus sarjana ekonomi Unibersitas Pancasila, Jakarta
Tahun 1999 lulus MBA Oklahoma City University, Oklahoma, USA
8.2.3. Pengalaman Bekerja
Pelamar yang telah memiliki pengalaman bekerja dapat mencantumkannya dalam
riwayat hidup. Pengalaman itu disusun secara kronologis masing-masing dimulai
dengan menyebutkan kapan bekerja (dari tahun berapa sampai tahun berapa),
 170

menjabat sebagai apa, pada perusahaan apa, di mana, dan mengapa berhenti bekerja dari
tempat itu.
Contoh 1:
Maret 1997 sampai September 1999, Kasir pada PT Budi Mulia, Jalan Andalas No. 10,
Bandung. Berhenti karena mengikuti suami pindah ke Jakarta
Contoh 2:
Mei 1992 sampai Agustus 1996, tenaga administrasi pada Kantor Pengacara JB
Mamuaya, S.H. Jalan Kenanga No. 25, Jakarta Pusat.
Oktober 1996 sampai Januari 2002, Asisten Akuntansi pada PT Astra Graphia, Jalan
Keramat Raya No. 41, Jakarta Pusat. Berhenti karena melanjutkan studi ke luar negeri.
8.2.4. Keterangan Lain
Data yang tidak dapat dimasukkan ke dalam subjudul yang sudah ada, dapat
dikelompokkan ke dalam satu subjudul tersendiri yaitu keterangan lain. Ke dalam
bagian ini dapat dimasukkan keterangan tentang keahlian khusus, misalnya penguasaan
bahasa asing tertentu, pemilikan sertifikat, kegemaran pribadi, pemilikan SIM, dan lain-
lain. Semua data yang masuk keter.angan lain adalah sesuatu yang tidak diperoleh
melalui pendidikan formal, melainkan melalui pengalaman atau melalui kursus yang
tergolong sebagai pendidikan nonformal.
Berikut contoh surat lamaran model gabungan:
 171

Jakarta, 20 April 2009

Yth. Manajer Personalia

PT Astra Graphia
Jln. Kramat Raya 147
Jakarta Pusat

Hal: Lamaran Pekerjaan

Dengan hormat,

Sudah lama saya mengagumi bidang usaha yang digeluti PT Astra Graphia.
Saya ingin sekali mengembangkan karir berwiraswasta pada perusahaan ini. Saya sudah
terbiasa melihat dan mengetahui sedikit tentang mesin-mesin kantor, termasuk yang
diageni oleh PT Astra Graphia. Atas dasar itu, dengan ini saya mengajukan lamaran
kerja sebagai karyawan pada bagian penjualan PT Astra Graphia.
Sebagai bahan pertimbangan Bapak, dibawah ini saya cantumkan riwayat hidup.
I. Data Pribadi
Nama : Firman Setiabudi
Kelahiran : Jakarta, 14 Juni 1980
Status : Belum menikah
Alamat : Jln. Kebon Melati II/5, Jakarta Barat
II. Pendidikan
Tahun 1996 tamat SMA Muhammadiyah VIII Jakarta
Tahun 1999 D-3 Teknik Komputer dari STIK Bina Informatika, Jakarta
Tahun 1998 tamat Kursus Bahasa Inggeris Tingkat Intermediate
Tahun 1995 tamat Kursus Marketing dari Pusat Pelatihan SDN Usaha Mulia, Jakarta.
III.Pengalaman Bekerja
Belum ada
 172

IV. Keterangan Lain

1. Kegemaran: Olahraga (tenis lapangan) dan membaca buku fiksi
2. Menguasai bahasa Mandarin (lisan) secara aktif
3. Memiliki SMI A dan C
V. Referensi
1. Drs. Tony Waworuntu, ketua STIE Kampus Ungu, Jln. Pacuan Kuda 1-5 Jakarta
Timur
2. Untung Darwadi, SH, Kantor Rektorat UI, Depok
Untuk melengkapi lamaran ini, saya lampirkan fotokopi ijaxah dan surat-surat penting
yang diperlukan beserta pasfoto saya yang terbaru.

Atas pertimbangan Bapak, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Firman
Setiabudi

Lampiran:
1. Fotocopi Ijazah SMA dan D-3 Teknik Komputer
2. Fotocopi Ijazah Kursus Bahasa Inggeris
3. Fotocopi Ijazah Kursus Marketing
4. Fotocopi Surat Keterangan Kesehatan
5. Fotocopi Surat Keterangan Berkelakuan Baik
6. Pasfoto ukuran 4 x 6 cm (2 lembar).
 173

Contoh Surat Lamaran Model Terpisah

Jalan Priggondani 12
Kompleks Bina Marga
Jakarta, 13420

3 April 2008

Yth. Manajer Personalia

PT Tunas Muda Pratama
Jalan Senarai Raya 16
Jakarta Selatan

Hal: Lamaran Pekerjaan sebagai Sekertaris

Dengan hormat,

Dengan ini saya, Ayu Werawati, 20 tahun, lulusan Lembaga Pendidikan

Keterampilan Sekertaris YANTI tahun 2002 mengajukan lamaran pekerjaan sebagai
sekertaris.

Saya mampu melaksanakan tugas-tugas kesekretarisan seperti korespondensi,

filing, notulis, dan pekerjaan administrasi lainnya. Saya juga menguasai bahasa Inggeris
dan Mandarin baik lisan maupun tulisan.
Sebagai bahan pertimbangan Bapak, bersama ini saya lampirkan riwayat hidup,
salinan sertifikat keterampilan sekeretaris, fotocopi KTP, dan dua lembar pasfoto
terbaru.

Atas perhatian Bapak, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Ayu werawati

Lampiran: 6 lembar
 174

Contoh Riwayat Hidup

RIWAYAT HIDUP

I. Data Pribadi
Nama : Wulan Sari Andromeda
Kelahiran : Jakarta, 1 Agustus 1979
Status : Menikah (1 Anak)
Alamat : Jln. Persatuan 11/51, Jakarta Selatan
II. Pendidikan
Tahun 2000 lulus STIE Perbanas Jakarta, S-1 Manajemen
Tahun 1996 tamat SMA Negeri VIII, Jakarta
Tahun 1998 tamat kursus computer
Tahun 1999 kursus bahasa Inggeris (LIA Jakarta), level Advance.
III. Pengalaman Bekerja
Juni 1997 sekertaris pada PT Puteri Selaka Jln. Jend. Sudirman No. 55 Jakarta.
Berhenti atas permintaan sendiri.
IV. Keterangan lain
1. Kegemaran (hobby): senam dan korespondensi
2. Memiliki sertifikat berbagai seminar manajemen
V. Referensi
1. R. Prayitno, Direktur PT Papan Sejahtera
Jln. Rasuna Said Kav. C-1 Jakarta Selatan
2. Ny. Erna Swadesi, Sekretaris Direksi PT Panji Graha
Jln. Suryopranoto No.11, Jakarta Pusat

Jakarta, 25 Mei 2008

1

Wulan Sari Androi

 175

Rangkuman

Surat lamaran pekerjaan yaitu surat permohonan dari orang yang membutuhkan
pekerjaan untuk mendapatkan pekerjaan.
Terdapat dua model surat lamaran pekerjaan seperti berikut ini:
- surat lamaran pekerjaan yang digabungkan dengan riwayat hidup (currivulum vitae).
Dalam model ini, riwayat hidup merupakan isi surat. Karena isinya berupa gabungan
surat lamaran dengan riwayat hidup, model ini dapat juga disebut model gabungan.
- Surat lamaran pekerjaan yang terpisah dari riwayat hidup. Dalam model ini, riwayat
hidup merupakan lampiran. Karena itu, model ini dapat disebut model terpisah.
Dalam praktek yang banyak dipakai adalah model terpisah.
Riwayat hidup adalah catatan singkat tentang gambaran diri seseorang. Selain berisi
data pribadi, gambaran itu paling tidak harus meliputi keterangan tentang
pendidikan/keahlian dan pengalaman. Dengan data itu riwayat hidup akan
merefleksikan gambaran kemampuan dan kualifikasi seseorang.
Isi riwayat hidup dapat dikelompokkan atas empat sampai lima subjudul:
Data pribadi, Pendidikan, Pengalaman bekerja, Keterangan lain,Referensi pribadi (boleh
dicantumkan, boleh tidak)

SOAL:
1. Jelaskan apa yang dimaksud surat lamaran pekerjaan
2. Terdapat 2 (dua) model surat lamaran, jelaskan
3. Jelaskan syarat penyusunan surat lamaran kerja
4. Isi riwayat hidup dapat dikelompokkan atas empat sampai lima subjudul, jelaskan
JAWAB:
1. Surat lamaran pekerjaan adalah surat permohonan dari orang yang membutuhkan
pekerjaan untuk mendapatkan pekerjaan. Surat lamaran merupakan surat yang
posisinya sangat lemah bagi pembuatnya, sehingga perlu dibuat secara benar,
 176

dengan bahasa yang jelas dan sopan. Surat lamaran juga merupakan media untuk
mempromosikan atau memperkenalkan diri kepada calon pemberi kerja.
2. Dua model surat lamaran yaitu: surat lamaran pekerjaan yang digabungkan dengan
riwayat hidup (currivulum vitae).
Dalam model ini, riwayat hidup merupakan isi surat. Karena isinya berupa gabungan
surat lamaran dengan riwayat hidup, model ini dapat juga disebut model gabungan.

Surat lamaran pekerjaan yang terpisah dari riwayat hidup. Dalam model ini, riwayat
hidup merupakan lampiran. Karena itu, model ini dapat disebut model terpisah.
Dalam praktek yang banyak dipakai adalah model terpisah.
3. Syarat penyusunan surat lamaran kerja yaitu:
- Surat lamaran yang ditulis tangan harus ditulis oleh pelamar sendiri diatas kertas
yang berkualitas baik, tidak boleh timbal balik, dan tidak harus memakai kertas
bergaris.
- Surat lamaran yang diketik hendaklah diketik pada kertas yang bagus kualitasnya
(minimal HVS 60 gram) dengan jarak pengetikan 1 ½ spasi, menggunakan
karakter huruf yang mudah dibaca.
- Pada prinsipnya surat lamaran tidak perlu dibubuhi materai
- Penampilan surat lamaran harus necis, bebas dari coretan atau koreksian
- Isi surat lamaran harus menggambarkan sikap optimistis bahwa pelamar akan
mampu bekerja dengan baik
-
- Isi surat lamaran tidak boleh bernada memelas atau minta dikasihani
- Sapaan yang dipergunakan:
Bapak/Ibu, jika melamar pada instansi pemerintah atau perusahaan swasta
nasional
Tuan, jika melamar pada perusahaan swasta asing.