4

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Surat

Setiap kegiatan selalu membutuhkan surat sebagai alat komunikasi,

walaupun sudah terdapat alat komunikasi lain seperti telepon, radio, televesi.
Menurut (Astini dan Johariah, 2004), surat adalah suatu alat untuk
menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis yang dibuat oleh
seseorang atau pejabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri maupun
jabatan dalam organisasi. Selain pendapat diatas (Sumpriana, 2004)
berpendapat bahwa surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan
pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dan pihak satu kepada
pihak lain, baik atas nama sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam
sebuah organisasi, instansi ataupun perusahan. Menurut (Sedarmayanti, 2017)
mengatakan bahwa “ Korespondensi atau menyurat adalah satu bentuk
komunikasi dengan menggunakan surat sebagai alat.”

Menurut (Priansa & Garnida, 2015) surat merupakan satu sarana

komunikasi tertulis. Oleh karena itu, seseorang yang menulis surat harus
menguasi tata tulisan dan memiliki keterampilan menulis kalimat efektif dan
mengembangkan paragraf serta dapat mengaplikasikan kaidah – kaidah ejaan
yang berlaku untuk penulisan Bahasa yang digunakan. Menurut (Meilinda,
2016) menuliskan bahwa “surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal
dari satu pihak dan ditujukan pada pihak lain untuk menyampaikan
berita.”Dari beberapa penjelasan diatas maka penulisan dapat menarik
kesimpulan bahwa surat adalah sarana komunikasi tertulis yang digunakan
sebagai media penyampaian pesan dari pihak satu kepihak lainnya.
 5

2.2 Fungsi Surat

Fungsi surat adalah sebagai alat komunikasi tertulis mengenai suatu hal
tertentu secara jelas dan terperinci (Simorangkir, 2005). Surat dikatakan
barometer kemajuan kantor atau organisasi, karena semakin banyak aktivitas
atau kegiatan suatu kantor atau organisasi akan banyak. Dalam suatu kantor
atau organisasi yang besar, proses pengurusan surat meliputi surat masuk dan
surat keluar akan berlangsung secara terus menerus. Kemajuan teknologi yang
cepat dan semakin canggih komunikasi mampu menyampaikan informasi
secara lisan dengan cepat misalnya melalui TV, internet, radio dan telepon.
dan

Menurut (Yudha, 2011). Surat sebagai Alat untuk menyampaikan

pemberitahuan, permintaan, permohonan, buah pikiran, gagasan, Alat bukti
tertulis, misalnya: surat perjanjian, Alat untuk mengingat, misalnya: surat
yang diarsipkan, Bukti historis, misalnya: surat yang bersejarah dan Pedoman
kerja, misalnya: surat keputusan dan surat perintah.

Surat berfungsi sebagai sarana komunikasi dan alat penyampaian pesan,

surat terutama secara resmi juga berfungsi sebagai :

1. Wakil dan penulis atau pengiriman

2. Pedoman dalam mengambil tindak lanjut
3. Alat pengingat atau berpikir
4. Media alat bukti duta komunikasi
5. Alat tata usaha, dan
6. Pengukur maju mundurnya aktifitas suatu usaha

Dalam lingkup surat menyurat, surat memiliki fungsi sebagai piranti tata
usaha, pengukur maju mundurnya suatu kegiatan usaha, media komunikasi
yang bersifat tertulis dan juga menjadi alat bukti tertulis.
 6

2.3 Surat Sebagai Sarana Komunikasi

Surat menyurat berperan penting dalam kehidupan masyarakat dewasa ini.

Hal ini karena banyak persoalan kehidupan yang hanya dapat diselesaikan
secara efektif dan efisien melalui surat – menyurat. Bagi instansi pemerintah,
swasta dan Lembaga keorganisasian, surat – menyurat sangat menunjang
kelancaran kegiatan administrasi. Misalnya, seorang karyawan ingin
mengelola dan pensiun. Agar pengelolaan tersebut berjalan dengan lancar,
dibutuhkan surat persetujuan dari direktur keuangan sebagai tanda bukti
administrasi bahwa pengelolaan dana pensiunan yang dilakukan karyawan
tersebut telah mendapatkan persetujuan dari direktur keuangan. Oleh karena
itu, jika suatu Lembaga pemerintah swasta, maupun organisasi mengabaikan
ketentuan surat – menyurat, maka mereka akan mengalami kerugian besar.
Kegiatan surat – menyurat dapat berlangsung jika terdapat tiga komponen,
yaitu penulis, pembaca, dan pesan yang disampaikan melalui bahsa Indonesia
secara tertulis. Karena itu, surat juga meruupakan salah satu bentuk karangan.
Karenanya, ketentuan penulisannya karangan juga berlaku dalam penulisan
surat. Ketentuan tersebut meliputi, penggunaan ejaan yang disempurnakan,
penyususnan kalimat dengan tepat dan sebagainya.

Kegiatan surat -menyurat merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis

yang banyak dilakukan orang, sebab surat memiliki beberapa faktor yang
memudahkan manusia untuk berkomunikasi, faktor – faktor kemudahan yang
dimaksud adalah sebagai berikut:

1. Biaya relatif murah

2. Tidak terkait waktu dan tempat
3. Jangkauannya lebih luas.
4. Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti
5. Pesan sampai ketujuan sesuai dengan sumbernya
6. Pesan dapat dibaca berulang – ulang (Arifin, 1987: 17 – 18)
 7

Oleh karena kemudahan itulah pada akhirnya surat – menyurat merupakan

kegiatan penting dalam berkomunikasi. Namun kenyataannya dalam
berkomunikasi melalui surat masih banyak ditemukan kesulitan yang
umumnya dialami penulis surat, antara lain :

1. Bagaimana menggunakan bentuk surat yang tepat

2. Bagaimana Menyusun bagian – bagian surat secara cermat
3. Bagaimana penggunaan Ejaan yang disempurnakan dalam surat (Arifin,
1987: 19)

Dari kesulitan - kesulitan tersebut, sebaiknya dalam Menyusun surat harus

diperhatikan ketentuan surat yang baik agar tujuan yang diinginkan dan pesan
yang disampaikan dapat mencapai sasaran. Tidak jarang surat yang dibuat
seseorang atau instansi tidak beroleh jawaban yang dikehendaki. Hal itu
mungkin salah satu akibat kurang tepat didalam Menyusun bentuk dan Bahasa
surat sehingga pesan yang ingin disampaikan melalui surat tidak tercapai.

2.4 Tujuan Membuat Surat

Bermacam – macam tujuan orang yang menulis dan mengirim surat.

Menurut Ali et. al. (2006:4), Secara singkat, bisa kita sebutkan tujuan
membuat surat, yaitu sebagai berikut;

a. Sebagai pemberitahuan.
b. Sebagai surat perintah.
c. Sebagai permohonan atau permintaan.
d. Surat susulan.
e. Surat peringatan atau teguran
f. Surat panggilan
g. Surat pengantar
h. Surat laporan
i. Surat dagang
j. Surat keputusan
k. Surat perjanjian
 8

2.5 Bagian Surat

Pada umumnya surat terbagi atas beberapa bagian. Menurut Purwanto

(2008:9); Bagian surat baik untuk surat dinas maupun surat bisnis mencakup
beberapa komponen penting; antara lain :

a. Kepala surat

Kepala surat disebut pula kop surat. Surat yang ada kopnya biasanya
surat – surat instansi atau Lembaga, baik pemerintah maupun swasta.
Tujuan penulisan kepala surat untuk memberikan informasi tentang
identitas instansi. Kepala surat disusun dalam bentuk yang menarik, dan
menyebutkan:

1. Nama kantor/jawatan/perusahaan/dan sebagainya

2. Alamat
3. Nomor telepon
4. Nomor kotak pos
5. Facsimile atau e-mail.

Kepala surat berfungsi untuk mempermudah pembaca mengetahui

nama dan alamt kantor atau instansi serta keterangan lain mengenai
organisasi yang mengirim surat, maka penulisan tanggal tidak perlu
dengan nama tempat atau kota, sebab pada kop surat sudah tecantum
alamat. Lain halnya dengan surat pribadi yang biasanya menggunkan
kertas polos (tanpa kepala surat)

b. Tanggal surat
Surat dinas atau surat resmi harus disertai dengan tanggal. Tanggal
yang ditulis menginformasikan kapan surat itu dibuat. Apabila surat itu
menggunakan kop atau kepala surat, maka penulisan tanggal tidak perlu
dengan nama tempat atau kota, sebab pada kop surat sudah tercantum
alamat. Lain hal nya dengan surat pribadi yang biasanya menggunakan
kertas polos (tanpa kepala surat).
 9

c. Nomor, Lampiran dan Hal atau perihal

1. Setiap surat resmi yang keluar selalu diberi kode yang berupa nomor.
Nomor tersebut berguna untuk mempermudah pengaturan penyimpanan
arsip, memudahkan mencari surat itu Kembali, dan untuk mengetahui
jumlah surat yang telah keluar dalam setiap waktu. Bagian nomor surat
berisi nomor urut surat yang terbit, kode surat, dan angka tahun, jika angka
tahun termasuk kedalam sistem penomoran.
2. Kata lampiran bermakna “tambahan”. Tambahan itu dapat berupa surat,
kertas surat, foto copy ijazah, Salinan – Salinan surat berharga, kuitansi,
dan sebagainya. Lampiran adalah sesuatu yang ditambahkan pada surat
yang dikirimkan
3. Hal surat disebut juga perihal surat atau pokok surat. Yang ditemukan
pada hal surat adalah isi atau inti surat yang jelas. Dengan membaca hal
atau perihal surat, pembaca akan segera mengetahui surat yang hendak
dibacanya. Hendaknya hal atau perihal ditulis secara ringkas dan jelas.
d. Nama dan Alamat Surat
Pada surat yang ditulis selalu dicantumkan nama alamat tujuan. Biasanya
alamat tujuan ini ditulis di dua tempat, yaitu di amplop dan didalam surat
itu sendiri. Hendaknya alamat yang ditulis di amplop dan yang ada
didalam harus sama agar tidak membingungkan penerimanya.
Dalam menulis surat hendaknya dijaga kesopanan dan diperhatikan derajat
penerima. Surat ditujukan kepada teman atau bawahan tentu berbeda
dengan surat yang ditujukan kepada atasan atau seorang pejabat. Karena
itu peru dijaga kesopanan kalimatnya. Disamping itu, alamat tujuan harus
ditulis selengkap – lengkapnya, terutama yang berada di amplop. Sebab,
jika tidak lengkap maka surat akan dikembalikan. Perhatikan nama,
alamat, nomor rumah gang, kelurahan, kota, jalan dan negara tujuan.
e. Salam pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum
ia “berbicara” secara tertulis. Dalam surat dinas/resmi yang biasa
 10

digunakan sebagai salam pembuka ialah dengan hormat, yaitu ditulis

segaris lurus dengan baris – baris lainnya.
f. Paragraph pembuka
Disebut juga sebagai kata pendahuluan. Kalimat ini ditulis setelah
salam Pembuka. Tujuannya sebagai pengantar isi surat. Oleh karena, itu
gunakan kalimat yang dapat menumbuhkan minat dan perhatian bagi
pembacanya untuk mengetahui dengan segera maksud kita. Demikian
maka pembaca akan tertarik dan memiliki minat untuk mempelajari surat
kita sampai selesai.
g. Paragraph isi
Alinea isi memuat sesuatu yang diberitahukan, dinyatakan,
diminta, dalm lain sebagai nya yang disampaikan kepada penerima
surat.m isi surat harus jelas, singkat, hormat, dan sopan.
h. Paragraph penutup
Penutup surat merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci
isi surat. Umumnya berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang
dikemukakan dalam isi surat. Hendaknya penutup surat itu ditulis secara
singkat dan jelas.
i. Salam Penutup
Kata – kata yang biasa digunakan sebagai salam penutup adalah
hormat kami, hormat saya, salam saya, salam kami, dan wassalam.
j. Tanda tangan
k. Nama jelas dan jabatan
l. Tembusan
Bagian tembusan surat digunakan untuk menuliskan instansi nama
yang mendapatkan tembusan surat. Letak bagian ini dimargin sebelah kiri,
lurus vertical dengan bagian isi surat.
 11

2.6 Jenis - Jenis Surat

surat bermacam ragam sesuai dengan aktifitas kantor atau organisasi,

namun secara umum dapat dibedakan berdasarkan sifat, wujud, keamanan
isinya dan proses penyelesaiannya.

1. Jenis surat berdasarkan sifatnya:

a. Surat Pribadi adalah alat komunikasi penyampaian informasi dari seseorang

kepada orang lain atau dengan instansi. Surat pribadi 30 terdiri dari surat
pribadi yang sifatnya kekeluargaan, persahabatan dan sebagainya. Dan
surat setengah resmi, misalnya surat lamaran pekerjaan.

b. Surat Dinas adalah surat yang menyangkut soal tugas atau yang
menyangkut segi kedinasan baik diperusahaan atau pun diinstansi
pemerintah.

c. Surat Sosial adalah surat yang menyangkut misalnya yang berhubungan

dengan lembaga sosial.

d. Surat Niaga adalah surat yang dibuat badan usaha yang berhubungan
dengan masalah niaga atau perdagangan.

2. Jenis surat berdasarkan wujudnya:

a. Warkat Pos adalah sehelai kertas yang digtuk menulis surat dan sekaligus
berfungsi sebagai sampul dimana permukaan luar dicetak sedemikian rupa,
sedangkan permukaan dalam untuk menulis surat dilipat menyerupai
sampul dan ukuran setelah dilipat menjadi 8 cm X 12,5 cm kemudian ujung
kertas ditempel.

b. Kartu Pos adalah lembar kartu berukuran 10 cm X 15 cm yang dapat

digunakan untuk menulis surat singkat dan tidak bersifat rahasia. Kartu pos
dikeluarkan oleh PT POS INDONESIA.

c. Surat Bersampul adalah surat yang memakai sampul dan mempunyai

kelebihan sebagai berikut:
 12

1. Surat tidak dapat dibaca oleh orang lain

2. Dapat mengirim berita yang cukup Panjang.
3. Dipandang lebih sopan.
d. Memorandum dan Nota digunakan untuk surat menyurat kantor atau
organisasi yang sifatnya informal.
e. Telegram adalah pemindahan telegram dengan banturan pesawat telegraf
dalam jarak jauh.
3. Jenis surat berdasarkan keamanan isinya:
a. Surat sangat rahasia adalah surat atau dokumen yang berhubungan dengan
keamanan negara, surat ini diberi tanda “SRHS” atau “SR”.
b. Surat rahasia atau adalah surat rahasia yang isinya tidak boleh diketahui
oleh orang lain sebab sifatnya rahasia, surat ini diberi tanda “RHS” atau
“R”.
c. Surat biasa adalah surat yang tidak bersifat rahasia artinya jika surat
terbaca orang lain tidak akan merugikan yang bersangkutan.
d. Surat terbatas, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh para
pejabat tertentu. Surat tersebut harus dibahas, dipertimbangkan sematang –
matangnya sebelum diinformasikan kepada pihak – pihak yang
bersangkutan.
4. Jenis surat berdasarkan proses penyelesaiannya
a. Sangat segera yaitu surat yang segera atau dalam waktu singkat harus
disampaikan kepada si penerima.
b. Segera yaitu surat yang isinya harus segera diselesaikan atau diketahui
oleh penerimanya.
c. Biasa yaitu surat yang tidak memerlukan penyelesaian secara cepat.
5. Jenis surat berdasarkan jangkauan penggunaanya
a. Surat intern, yaitu surat yang hanya digunakan untuk berkomunikasi dalam
satu kantor/instansi yang bersangkutan.
b. Surat ekstern, yaitu surat yang hanya digunakan untuk berkomunikasi
dengan pihak – pihak diluar kantor/instansi yang bersangkutan.
 13

6. Jenis surat berdasarkan jumlah penerimanya

a. Surat edaran, yaitu surat yang beredar diluar kantor/instansi yang
bersangkutan. Isi surat ini ada kalanya hanya diketahui oleh pejabat yang
bersangkutan (edaran khusus), dan adakalanya disebarkan kepada lingkup
yang lebih luas (edaran umum).
b. Pengumuman, yaitu surat yang ditujukan kepada para pejabat, para
karyawan, dan masyarakat umum
c. Surat biasa, yaitu surat yang khususnya ditujukan kepada seseorang,
pejabat, atau instansi tertentu.

2.7 Bahasa Surat

Bahasa surat adalah Bahasa yang digunakan dalam surat, terutama dalam
bagian inti surat itu. Bahasa yang digunakan harus tunduk kepada semua
aturan Bahasa yang berlaku baik struktur kata dan kalimat, penggunaan tanda
– tanda baca, maupun pemakaian Alinea/paragraf (Badudu, JS. 1983: 92).

Bahasa surat pada umumnya mempunyai ragam tersendiri, tergantung

jenis surat. Pada jenis surat dinas Bahasa yang digunakan harus Bahasa yang
benar /baku, sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia, baik tentang ejaan,
pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasanya
haruslah efektif. Untuk itu, bahasanya surat harus bersifat jelas, singkat,
logis, sopan, dan menarik. Bahasanya yang digunakan pada surat – surat
dinas/resmi biasanya tidak sama dengan Bahasa yang digunakan pada surat
surat yang tidak resmi atau surat pribadi (Soedjito dan Solchan Tw, 1994: 3).

Bahasanya resmi yang digunakan pada surat – surat resmi, mempunyai

dua ragam, yaitu ragam kaku dan Bahasa resmi ragam baku. Bahasa resmi
ragam baku adalah Bahasa resmi yang bentuk dan pemakaianya pada surat
secara tetap dan singkat. Sementara itu Bahasa resmi ragam kaku adalah
Bahasa resmi yang tidak dibakukan pemakaiannya termasuk untuk
komunikasi tertulis pada surat. Penggunaan Bahasa baku dapat mesmbawa
 14

wibawa seseorang dan dipandang sebagai lambang status sosial yang tinggi.
Itulah sebabnya surat dinas/resmi haruslah menggunakan Bahasa baku.
Bahasa baku dapat dikenali dari ejaan, pemakaian kata, bentuk kata, dan
kalimat. Bahasa resmi ragam kaku pada surat, biasanya digunakan untuk
menulis kepala surat, pembuka surat, dan penutup surat. Sedangkan Bahasa
resmi ragam baku digunakan untuk menuliskan isi surat pada tubuh surat.
Oleh karena itu surat juga termasuk karangan, maka semua yang meliputi
penataan paragraf, kalimat, pemilihan kata, pembentukan kata, istilah
singkatan dan ejaan juga berlaku untuk surat.

Bahasa yang digunakan pada surat pribadi bersifat tidak resmi karena
sifatnya yang personal. Jadi, Bahasa yang digunakannya pun lebih bebas atau
tidak terikat aturan dan boleh saja menggunakan Bahasa percakapan sehari –
hari asalkan kedua belah pihak, baik si pengirim maupun si penerima sama –
sama memahami isi pesan yang disampaikan.

2.8 Bentuk - Bentuk Surat

Bentuk Bentuk surat yang umumnya digunakan dalam penulisan surat yaitu:

a. Bentuk lurus penuh yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai
dari pinggir kiri. Artinya mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata
lampiran yang ditulis disebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri. Surat
dalam bentuk ini ada yang menggunakan “kepala surat” dan ada pula yang
tidak, tergantung kepada si pembuat surat. Selain itu, ada juga surat bentuk
lurus penuh yang menggunakan : attention line dan subyek line. Attention
line digunakan untuk peringatan surat yang dikirimkan kepada pribadi atau
bagian tertentu. Dengan demikian jelasnya siapa yang pertama harus
menerima dan mengetahui isi surat. Subyek line digunakan untuk memberi
pembaca pandangan atau kesimpulan dari isi surat dengan tidak membaca
isi surat seluruhnya.
b. Bentuk lurus pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh,
perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama
 15

instansi atau organisasi, nama terang dan nama jabatan. Selain itu dalam
surat bentuk ini ada yang menggunakan “kepala surat” dan ada tanpa “
kepala kolom surat”.
c. Bentuk setengah lurus sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus
perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan 33 tiap alinea baru
menjorok (masuk ke dalam) pada prakteknya surat bentuk ini banyak
dipergunakan oleh perusahaan.
d. Bentuk lekuk penulisan alamat pada surat tidak rata (lihat contoh surat) dan
setiap alinea baru menjorok ke dalam.
e. Bentuk menggantung sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus,
perbedaannya hanya pada penulisan alamat dan alineanya. Setiap alinea
ditulis rata kiri, sedang garis berikutnya menjorok ke dalam.

2.9 Prinsip – Prinsip Surat

Menurut (Hidayat & Jumiatin, 2016) ada 4 prinsip yang akan

memungkinkan dalam menulis sepucuk surat agar memberikan kesan yang
baik dan pada waktu bersamaan menyampaikan arti yang sebernarnya
mengenai apa yang ingin dikatakan, keempat prinsip tersebut meliputi:

1. Keringkasan, ini berarti bahwa surat harus pendek, walaupun ada beberapa
surat yang panjang akan tetapi masih mungkin menggunakan jumlah kata
yang sedikit – dikitnya untuk menyatakan arti yang penulis ingin
sampaikan.
2. Kejelasan, tidak boleh ada dua arti , missal, kata “apakah yang dimaksud
ini apa itu?” maka surat tersebut dikatakan tidak jelas.
3. Kesederhanaan, dalam pembuatan surat kata – kata yang sederhana akan
memberikan arti yang lebih jelas daripada menggunakan kata kata yang
Panjang dan sulit.
4. Kesopanan, pembuatan surat dengan penyusunan kalimat yang bijaksana,
suatu pendekatan yang menyenangkan dan penulisan yang lancer
membentuk nada surat.
 16

2.10 Surat Yang Efektif

Menurut (Priansa & Garnida, 2015) menggunakan bahwa tiga hal penting
yang perlu diperlukan agar surat menjadi surat yang efektif adalah :

1. Teknik penyusunan
Surat harus disusun dengan Teknik penyusunan surat yang benar, yaitu :
a. Penyusunan letak bagian bagian
b. Pengetikan benar, jelas, bersih dan rapi
c. Pemakaian kertas sesuai dengan kepentingan.
2. Isi surat
Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Dengan cara
ini penerima surat akan memahami isi surat dengan tepat dan tidak ragu –
ragu, dan pengirim surat mendapatkan jawaban secara tepat, sepeti yang
dikehendaki.
3. Bahasa
Bahasa yang digunakan hendaklah Bahasa yang benar dan baku sesuai
dengan kaidah Bahasa Indonesia. Bahasa surat resmi haruslah logis, wajar,
hemat, cermat, sopan , dan menarik.
Selain tiga hal diatas, syarat lain yang harus dipenuhi dalam
Menyusun surat yang baik ialah:
a. Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan
b. Memahami peraturan – peraturan yang berkaitan dengan masalah itu
c. Mengetahui posisi dan bidang tugasnya
d. Hal – hal yang terkait dengan ketatausahaan.
Untuk Menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal
– hal berikut :
1. Menetapkan terlebih dahulu maksud pembuatan surat, yaitu pokok
pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu
berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau
hal lainnya.
 17

2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan

3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis,
teratur menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan,
dan mudah ditangkap pembaca.
4. Menghindarkan penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih – lebih
yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.
5. Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian –
bagiannya.
6. Mengikuti pedoman penilisan ejaan dan tanda baca ssesbagaimana
digariskan oleh pedoman umum ejaan Bahasa Indonesia yang
disempurnakan dan pedoman pembentukan istilah dalam Bahasa
Indonesia.

2.11 Pengertian Pengelolaan

Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggunakan tenaga orang

lain, pengelolaan berarti menyelenggarakan, mengelola, berarti mengurus
perusahaan atau pemerintahan. (syafriadi, 2015)

Menurut (Hidayat & Jumiatin, 2016) pengelolaan adalah proses, cara,

perbuatan pengelolaan yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan
organisasi atau yang memberikan pegawasan suatu hal yang terlibat dalam
pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan dengan menggunakan tenaga
orang lain.

Menurut Tim Penyusunan KBBI (Hidaya & Jumiatin, 2016) pengelolaan

adalah suatu proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan
organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pemcapaian tujuan.

Menurut beberapa ahli diatas dapat disimpulkan bahwa penngelolaan

adalah suatu proses yang membantu perusahaan atau pemerintahan dalam
suatu pekerjaan untuk mencapai tujuan tertentu.
 18

2.12 Pengelolaan Surat Keluar

Menurut (Hidayat & Jumiatin, 2016) prosedur pengelolaan surat keluar

yang baik hendaknya menggunakan Langkah – Langkah sebagai berikut:

1. Pembuatan konsep surat

Konsep surat disebut juga dengan istilah draft. Konsep surat disusun dan
dibuat sesuai dengan bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki
pimpinan.
2. Pengetikan
Apabila konsep surat telah mendapatkan persetujuan dan memperoleh
kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian
kepala unit pengolah harus tekun dan teliti dalam memeriksa hasil
pengetikan konsep surat tersebut hingga konsep surat tersebut menjadi
bentuk surat yang sesuai dengan ketentuan yang ada, setelah melalui
koreksi kesalahan.
3. Mengetik surat dalam bentuk akhir
Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam betuk akhir
pada kertas berkepala surat atau kop surat.
4. Penandatanganan
Surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang
berwenang untuk menandatangani
5. Pencatatan
Dalam pencatatan ini kegiatan – kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai
berikut :
a. Surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya
seperti lampiran dan amplop.
b. Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam agenda oleh petugas
yang disebut agendaris.
c. Surat dinas telah selesai dicatat dalam buku agenda, kemudian surat
tersebut siap dikirim.
 19

6. Pengiriman surat

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan dua macam cara yaitu dikirim
secara langsung atau melalui pos.

7. Penyimpanan surat
Lembar utama dikirim ke alamat yang dituju, sedangkan lembar kedua
disimpan dengan menggunakan Sistem kearsipan yang dipakai oleh suatu
organisasi.

2.13 Peralatan Dan Perlengkapan Pengelolaan Surat

Menurut (Hidayat & Jumiatin, 2016) dalam penanganan surat diperlukan

alat – alat sebagai berikut:

1. Kartu Kendali
Kartu kendali merupakan alat yang berfungsi untuk menelusuri dan
mengendalikan proses pengelolaan surat – surat dinas. Kartu kendali dapat
digunakan sebagai pengganti dari buku agenda, karena dengan
menggunakan buku agenda justru akan mempersulit Jurnal dalam
penemuan informasi suatu surat secara cepat. Kartu kendali yaitu prosedur
pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat dikontrol sejak
masuk sampai disimpan. Kartu kendali dapat digunakan untuk
mendapatkan informasi suatu surat agar lebih mudah disbanding dengan
buku agenda. Sebab kartu kendali disusun sistematis didalam kotak,
sedangkan buku agenda susunannya kronologis.
2. Lembar disposisi
Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat
baik yang diberikan oleh atasan ke bawahan maupun sebaliknya. Lembar
disposisi digunakan untuk mencatat pendapat singkat dari pimpinan
mengenai suatu surat. Oleh sebab itu surat tidak perlu digandakan
walaupun pemprosesan surat melalui lebih dari satu unit kerja. Lembar
disposisi disisipkan oleh petugas tata usaha pada satuan kerja pengarah
dan pimpinan tinggal mengisi kolom isi disposisi serta penerusannya
 20

kepada pejabat siapa. Lembar disposisi dibuat dengan ukuran setengah

kuarto.
3. Folder
Folder adalah semacam map tetapi tidak dengan daun penutup. Pada folder
terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan
title file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian
rupa sehingga dapat membuat daya muat dokumen. Pada umumnya folder
terbuat dari kertas manila, Panjang 35 cm, lebar 24 cm, tabnya berukuran
Panjang 8-9 cm, lebar 2 cm. folder diisi dengan (tempat memasukkan)
dokumen atau arsip hingga merupakan bagian terkecil dalam klasifikasi
suatu masalah.
4. Guide (penunjuk atau pemisah)
Guide merupakan penunjuk tempat berkas – berkas itu disimpan, sekaligus
berfungsi sebagai pemisah antara berkas – berkas tersebut. Guide
berbentuk segi Panjang dan terbuat dari kertas setebal 1 cm, dengan
Panjang 33-35 cm dan tinggi 23-24 cm. guide mempunyai tab (bagian
yang menonjol) diatasnya yang berguna untuk menempatkan atau
mencantumkan kode klasifikasi dan disusun secara berdiri.
5. Tickler file (berkas pengingat)
Alat ini semacam kotak dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali
atau kartu pinjam arsip.
6. Filling cabinet
Filling cabinet dipergunakan untuk menyimpan folder yang telah berisi
lembaran – lembaran arsip Bersama guide – guide nya. Filling cabinet
berlaci empat dan terbuat dari logam yang kuat, tahan air, tahan panas,
serta praktis.
7. Buku agenda

Buku agenda berisi kolom – kolom keterangan (data) dari surat yang
dicatat. Buku agenda juga digunkan sebagai alat bantu untuk mencari surat
yang disimpan di file dan merupakan referensi pertama untuk mencari
surat.
 21

2.14 Pengelolaan Surat

Dalam pengelolaan surat dapat diselenggarakan dengan menggunakan

dua acara yaitu:

1. Buku Agenda
Menurut Agus (2005) pencatatan dengan buku agenda dilakukan dengan
du acara, yaitu :
a. Buku Agenda Tunggal
Buku agenda tunggal adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat
masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap – tiap halaman.
b. Buku Agenda Berpasangan
Buku agenda berpasangan adalah buku yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk dihalaman kiri dan surat keluar pada halaman
kanan denga nomor surat sendiri.
c. Buku Agenda kembar
Buku agenda kembar adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat
masuk dan surat keluar sendiri
2. Kartu Kendali
Menurut Sudarmayanti (2003) pengurusan dengan menggunakan kartu
kendali disebut dengan sistem kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah
helai tipis berukuran 10 x 15 cm berisi kolom – kolom untuk mencatat
surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan surat tersebut.
Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda, yang manma
penggunaanya dapat ditulis rangkap 2, rangkap 3, rangkap 4, sesuai
dengan kebutuhan masing masing kantor.

2.15 Kendala Dalam Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar

Menurut Sudarmayanti (2003) terdapat beberapa macam kendala yang

dihadapi dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar antara lain:
1. Kurangnya pengertian terhadap pentingnya pengelolaan surat. Dengan
belum atau kurang dipahaminya pengertian terhadap pentingnya
 22

pengelolaan surat, mengakibatkan berfungsinya surat menyurat sebagai

pusat ingatan organisasi tidak tercapai dan akhirnya tugas – tugas bidang
surat menyurat dipandang rendah.
2. Kualifikasi persyaratan tidak terpenuhi. Hal ini terbukti dengan adanya
penempatan pegawai yang diserahi tugas tanggung jawab mengelola surat
masuk dan keluar tidal didasarkan pada persyaratan yang diperlukan. Unit
surat menyurat juga sering menjadi tempat buangan bagi pegawai –
pegawai yang dipindahkan dan unit lain, serta selain itu juga masih ada
anggapan bahwa siapapun dapat mengerjakan pengelolaan surat.
3. Belum dimilikinya pedoman tata kerja mengenai pengelolaan surat masuk
dan keluar yang berlakunya secara baku disuatu kantor atau organisasi,
sehingga masing – masing pegawai melaksanakan pekerjaannya tidak ada
keseragaman dan tidak ada tujuan yang jelas.