BAB I

PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Dalam kehidupan sehari-hari, kita selalu melihat seseorang

menggunakan alat komunikasi untuk dapat berhubungan dengan seseorang
yang dikehendakinya. Seiring dengan pertumbuhan ilmu pengetahuan, teknologi
dan informasi dari tahun ke tahun mengalami peningkatan yang cukup signifikan
di lingkungan masyarakat indonesia. Orang-orang dulu tidak secanggih dengan
orang-orang di jaman sekarang .
Apabila kita mengamati secara detail, ada beberapa perbedaan yang
membedakan antara orang-orang jaman dahulu dan jaman sekarang. Salah satu
diantaranya dalam perbedaan cara berkomunikasi dengan sesama atau dengan
kerabat kita. Dahulu sangat sulit kita berkomunikasi dengan kerabat kita yang
jauh disana tetapi jaman sekarang kalaupun kerabat kita sangat jauh, kita masih
dapat berkomunikasi dengan mudahnya yaitu kita menggunakan salah satu
contoh alat komukasi yaitu telfon genggam, gadget yang satu ini sangat
menonjol di jaman sekarang di bandingkan dengan gadget-gadget yang lain.
Coba kita liat di jaman dahulu, orang-orang hanya mengandalkan selembar
kertas untuk biasa berkomunikasi dengan kerabatnya yang berada jauh disana
yaitu dengan salah diantaranya menggunakan surat menyurat walaupun masih
sedikit orang yang mempergunakan surat untuk dapat berkomunikasi dengan
para kerabatnya yang jauh disana tetapi surat merupakan suatu alat komunikasi
yang ada di jaman dahulu.

1.2. RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijabarkan di atas, maka
rumusan masalahnya, adalah:
1. Apa pengertian surat menyurat?
2. Apa fungsi surat?
3. Bagaimana jenis-jenis surat?
4. Bagaimana ciri-ciri bahasa surat?

1
1.3. MAKSUD DAN TUJUAN

Surat adalah suatu alat komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan
oleh seseorang ke seseorang yang di kehendakinya. Banyak terdapat kesalahan
yang sering kita temui dalam hal penulisan surat tersebut. Makalah ini dibuat
untuk mengetahui tata cara pembuatan surat yang baik dan benar dan juga kita
dapat membedakan antara surat resmi dan surat tidak resmi, ambil suatu contoh
ketika seseorang membuat surat lamaran pekerjaan yang di harapkan pada saat
kita membuat surat lamaran tersebut, kita tidak lagi mengalami kesulitan.
Tujuan seseorang menulis surat adalah sebagai bentuk alat komunikasi
yang isinya berupa tulisan, informasi, pesan, pertanyaan atau tanggapan sesuai
dengan keinginan penulis surat tersebut. Di samping sebagai sarana komunikasi,
surat juga mempunyai fungsi lain, yaitu sebagai duta atau wakil penulis untuk
berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, ada yang berpendapat
bahwa surat merupakan gambaran mentalitas pengirim.

1.4. SISTEMATIKA PENULISAN

Makalah ini disusun menjadi tiga bab, yaitu bab pendahuan, bab
pembahasan, dan bab penutup. Adapun bab pendahuluan terdiri dari latar
belakang, rumusan masalah, maksud dan tujuan, dan sistematika penulisan.
Sedangkan bab pembahasan dibagi berdasarkan subbab yang berkaitan dengan
Surat-menyurat. Terakhir, bab penutup terdiri dari kesimpulan dan saran.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1. PENGERTIAN SURAT dan TUJUAN SURAT

2.1.1. Pengertian Surat

Surat adalah suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi
dalam bentuk tulisan pada kertas oleh satu pihak kepada pihak lainnya, baik
perorangan maupun organisasi.
Surat merupakan bentuk komunikasi tertulis dimana di dalamnya terdapat
beberapa unsur, diantaranya:
1. Pengirim surat, yaitu pihak yang menyampaikan pesan
2. Pesan surat, yaitu isi dari surat yang disampaikan (Pemberitahuan,
Permohonan/ permintaan, Pernyataan, Perintah, Laporan, dan
lainnya)
3. Penerima surat, yaitu pihak yang menerima pesan
4. Saluran, yaitu cara penyampaian pesan surat tersebut sesuai dengan
keperluannya (format tulisan, tata bahasa).

2.1.2. Tujuan Surat

Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga
macam, yaitu:
a. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat;
b. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;
c. Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada
pembaca surat.

2.2. PENGERTIAN SURAT MENURUT BEBERAPA AHLI

2.2.1. Surat Menurut Pratama (1997)

Surat merupakan sebuah alat atau sarana yang difungsikan untuk
mengambil informasi juga pernyataan dengan secara tertulis dari pihak yang satu
ke pihak yang lainnya, baik itu dilakukan atasa nama sendiri, jabatan yang
disandang dari suatu instansi perusahaan ataupun juga sebuah organisasi.

3
2.2.2. Surat Menurut YS. Mario (2005)
Surat merupakan suatu alat komunikasi tertulis atau sarana yang
digunakan untuk dapat menyampaikan suatu informasi ataupun juga pernyataan
dengan secara tertulis dari pihak satu ke pihak lain.

2.2.3. Surat Menurut Yose Rizal (2005)

Surat merupakan alat yang digunakan untuk dappat menyampaikan
maksud dengan secara tertulis atau sebagai salah satu jenis komunikasi tulisan.

2.2.4. Surat Menurut Agus Sugiarto (2005)

Surat merupakan sebuah dengan sarana komunikasi yang dipakai untuk
dapat menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Dengan kata lain, surat tersebut merupakan alat komunikasi tertulis untuk dapata
menyampaikan sebuah pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan
khusus yaitu penggunaan kertas, penggunaan bentuk/ model, pemakaian notasi
serta juga kode, penggunaan bahasa yang kas dan juga pencantuman tanda
tangan.

2.3. FUNGSI SURAT

Fungsi surat adalah sebagai alat komunikasi, selain itu juga ada
beberapa fungsi lainnya sebagai berikut:
a. Sebagai Alat Bukti Tertulis
Surat dapat digunakan sebagai bukti tertulis apabila terjadi pertikaian
antar organisasi/perusahaan atau antar individu yang telah mengadakan
kegiatan surat-menyurat. Contoh: surat perjanjian.
b. Sebagai Alat Pengingat
dapat digunakan untuk mendapati hal-hal yang telah lama disepakati
bersama. Contoh: surat pesanan dan surat undangan.
c. Sebagai Bukti Sejarah
Surat dapat digunakan sebagai penelitian untuk mengetahui kegiatan
organisasi atau perusahaan yang dilakukan pada masa lalu. Contoh: surat
keterangan dan surat pengiriman pesanan.
d. Sebagai Duta Organisasi
Semua surat dapat digunakan untuk menjadi duta organisasi karena surat
membawa pesan atau informasi kepada pihak yang berada di dalam maupun di
luar organisasi atau perusahaan.

4
 e. Sebagai Pedoman
Surat dapat difungsikan sebagai pedoman untuk melakukan suatu tugas
atau pekerjaan. Contoh: surat tugas.
f. Sebagai Sarana Promosi
Surat dapat dimanfaatkan untuk menjadi sarana atau alat promosi suatu
perusahaan, karena pada surat resmi identitas suatu perusahaan biasanya
tercantum pada bagian kepala surat.
Terdapat juga beberapa fungsi lain dari surat di antaranya yaitu:
 Alat pemberitahuan
 Alat permintaan
 Ide, buah pikiran, atau gagasan
 Sebuah alat pengingat
 Bukti historis
 Pedoman kerja

2.4. KORESPONDENSI dan KORESPONDEN

2.4.1. Korespondensi
Korespondensi searti dengan surat-menyurat. Menyurat Korespondensi
adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus
antara dua pihak ysang dilakukan dengan saling berkirim surat.
Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi
menjadi dua, yakni:

1. Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-

menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan
pihak luar.
2. Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang
dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk
hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.

2.4.2. Koresponden
Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang
menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau
organisasi.

5
2.5. MENGENAL BAHASA SURAT
Pada hakikatnya surat itu adalah suatu karangan yang berupa perumusan
dalam bentuk tertulis tentang pernyataan, pemikiran, permintaan, atau hal-hal
yang ingin disampaikan kepada pihak penerima surat. Karena surat sebagai
karangan, maka suratpun harus memenuhi berbagai ketentuan mengenai
penyusunan karangan ataupun komposisi seperti tema, tata bahasa, kalimat,
alinea, gaya bahasa dan penggunaan tanda baca. Sebagai karangan surat dapat
disusun secara :
1. Deduktif, yaitu dimana penulis terlebih dulu melaporkan pokok
permasalahannya, kemudian baru dikemukakan penjelasannya atau
alasan-alasannya.
2. Induktif, adalah penyusunan kalimat-kalimat dimana terlebih dulu
dikemukakan alasan-alasannya, baru kemudian melaporkan pokok-pokok
masalahnya.

2.6. PENGGUNAAN TATA BAHASA SURAT

Pemakaian tata bahasa yang tepat dalam surat-menyurat memudahkan
anda dalam memahami kalimat surat. Tata bahasa meliputi ejaan dan tanda
baca (fungtuasi).

1. Ejaan
Meliputi penulisan huruf, penulisan kata, dan penulisan unsur serapan.
a) Penulisan huruf
Huruf capital sebagai huruf pertama digunakan dalam penulisan unsur
serapan.
 Nama gelar (keturunan, agama, dan kehormatan), pangkat, jabatan, dan
gelar akademis yang diikuti dengan nama orang. Contoh : Cut Nyak Dien,
Haji Amirudin, Prof. Soetjipto.
 Nama bahasa, suku bangsa, dan bangsa. Contoh: bahasa Jepang, suku
Indian, bangsa Mesir
 Nama tahun, bulan, hari, dan peristiwa bersejarah. Contoh, Tahun
Kabisat, bulan April, hari Senin, dan hari Pahlawan.

6
 b) Penulisan Kata
Perhatikan penulisan kata-kata berikut.
 Kata dasar merupakan kata yang berdiri sendiri. Contoh: majalah, kantor,
dan kemarin
 Kata berimbuhan merupakan kata yang mendapatkan awalan atau
akhiran. Contoh: perkantoran, bacaan, dan memasak
 Kata ulang ditulis menggunakan tanda hubung antara kata yang diulang.
Contoh: surat-mnyurat, bahu-membahu, dan masak-masak.
 Kata gabungan yang diapit oleh imbuhan, maka penulisannya digabung.
Contoh: mempertanggungjawabkan, memperjualbelikan, dan
melipatgandakan.
 Kata gabungan yang menggunakan awalan atau akhirannya saja ditulis
terpisah, karena awalan dan akhirannya hanya terdapat pada salah satu
kata gabungan. Contoh: beri tahukan dan bertanggung jawab.
 Kata majemuk penulisan dipisah jika salah satu katanya tidak berdiri
sendiri, dan digabung bila sudah dianggap satu kata. Contoh: kerja sama,
tanda tangan, daripada dan apabila.
 Kata depan di, ke, dan dari yang berfungsi menunjukkan nama
tempat/arah, maka penulisannya dipisah. Contoh dari desa, ke Jakarta,
dan di lemari.
 Kata pun penulisannya dipisah dari kata yang mendahuluinya, kecuali
pada kata ungkapan tetap seperti meskipun, walaupun. Contoh: saya pun
dan anda pun

c) Penulisan unsur serapan

Penulisan unsur serapan dari bahasa asing perlu diperhatikan
ketentuannya.
Contoh:
Management = Manajemen Apotheek = Apotek
Kwitantie = Kuitansi Psychology = Psikologi

7
2. Tanda baca
Meliputi tanda titik, tanda koma, tanda titik dua, dan tanda garis miring.

a) Tanda titik
Pada akhir kata singkatan, maka menggunakan satu tanda titik.
 Satu kata yang disingkat, maka menggunakan satu tanda titik. Contoh:
nomor disingkat No., jalan disingkat Jln
 Dua kata yang disingkat, maka mengguanakn dua tanda titik. Contoh:
Sarjana Teknik, disingkat S.T, sampai dengan disingkat s.d.
 Tiga kata yang disingkat, maka pada akhir singkatan dipakai satu tanda
titik. Contoh: dan kawan-kawab disingkat dkk.

b) Tanda koma
Tanda koma dapat digunakan untuk:
 Memisahkan dua kalimat setara yang kalimat keduanya didahului dengan
kata namun, tetapi, bahkan, melainkan, dan sedangkan.
 Merinci hal yang lebih dari dua.

c) Tanda titik dua

Tanda titik dua digunakan pada akhir pernyataan yang diikuti dengan
rinciannya. Tanda titik dua tidak dipakai pada akhir pernyataan yang sebelum
perinciannya didahului dengan kata adalah, sebagai berikut, yaitu.

d) Tanda garis miring

Penulisan tanda garis miring setelah kata atau sebelum kata tidak
menggunakan spasi. Contoh: organisasi/perhimpunan.

2.7. BAGIAN-BAGIAN SURAT

2.7.1. Surat Pribadi

Bagian-bagian pada surat pribadi berfungsi untuk mempermudah penulis
untuk menulisnya. Agar pembaca surat pribadi dapat membacanya dengan
nyaman dan tidak kebingungan. Untuk lebih jelasnya, simaklah dengan baik
penjelasan tentang bagian-bagian surat pribadi yang sering digunakan.

8
 1. Tempat dan Tanggal Pembuatan
Seperti jenis surat yang lainnya, surat pribadi juga menggunakan atau
memasukan unsut tempat dan tanggal pembuatan. Tempat dan tanggal
pembuatan biasanya dituliskan pada bagian kanan atas atau kiri atas. Untuk
nama tempat harus diawali dengan huruf kapital, tanda koma sebagai pemisah
antara tempat dan tanggal tanpa diakhiri tanda titik.
Contoh penulisan tempat dan tanggal pembuatan:

Malang, 10 Mei 2018

Malang, 10-5-2018
Malang, 10/5/2018

Untuk menyertakan tempat dan tanggal pembuatan pada media

komunikasi tertulis ini, Anda dapat menggunakan salah satu contoh yang sudah
dituliskan.

2. Alamat Penerima
Setelah menyertakan tanggal dan tempat pembuatan, langkah
selanjutnya adalah menuliskan alamat penerima surat. Alamat penerima ini
bersamaan dengan nama penerima dan biasanya diawali dengan menuliskan
nama penerima. Untuk menuliskan nama penerima, Anda bisa saja menyertakan
nama sapaan dan untuk penulisan kota juga bisa diganti dengan nama julukan
seperti Malang kota pelajar dan lain lain.
Contoh penulisan alamat penerima:

Kepada temanku Angelica,

Di Solo

3. Kata Sapaan
Selanjutnya adalah menuliskan kata sapaan pada surat pribadi. Kata
sapaan pada media komunikasi tertulis ini tidak perlu formal karena surat
ditujukan untuk keluarga, sahabat, atau teman. Jadi gunakan bahasa sehari-hari
saja.
Contoh penulisan kata sapaan dalam surat pribadi:

Salam kangen, Hai Sahabatku, Assalamualaikum, Hai cantik, Hai

ganteng, Salam manis, Salam rindu, dan lain sebagainya.

9
 4. Paragraf Pembuka
Surat pribadi juga diawali paragraf pembuka yang berisi tentang bualan
rasa rindu dan menanyakan tentang kabar. Untuk surat pribadi tidak perlu
menggunakan bahasa baku dan gunakan bahasa sehari-hari.

5. Bagian Isi
Kemudian ada bagian isi surat yang merupakan bagian inti pada jenis
surat apapun karena tujuan atau maksud surat dituliskan pada bagian ini bahkan
di surat pribadipun demikian.
Pada bagian ini Anda dapat menuliskan masalah atau maksud apa yang
akan disampaikan oleh penerima surat. Mulai dari hal yang tidak penting sama
sekali sampai hal yang sangat penting dapat Anda tuliskan pada bagian ini.
Tidak perlu menggunakan bahasa baku atau formal yang terpenting adalah
gunakan bahasa yang dimengerti oleh penerima.

6. Paragraf Penutup
Pada bagian ini biasanya berisi tentang permintaan maaf atau ucapan
terima kasih serta kata-kata harapan. Paragraf penutup tidak harus menuliskan
hal yang panjang, cukup tuliskan 1 sampai 2 baris saja.

7. Nama Pengirim dan Tanda Tangan

Bagian ini adalah bagian terakhir dalam surat pribadi. Nama pengirim dan
tanda tangan dituliskan pada bagian kanan bawah. Tidak hanya tanda tangan
saja namun ada juga dapat menuliskan nama terang.

2.7.2. Surat Resmi

Surat resmi memiliki 11 unsur atau bagian, di antaranya kop surat, nomor
surat, alamat tujuan, isi surat, dan nama pengirim surat. Berikut penjelasan
bagian-bagian surat resmi:

1. Kepala Surat atau Kop Surat

Bagian yang paling atas pada surat resmi adalah kepala surat atau
dikenal sebagai kop surat. Kop surat berisi informasi mengenai nama, logo,
identitas, dan alamat kantor lembaga pengirim surat. Fungsi kop surat dalam
surat resmi adalah sebagai sarana promosi dari suatu lembaga atau organisasi
pengirim,

10
 Bagian surat resmi yang pertama adalah kepala surat atau kop surat yang
di dalamnya terdapat informasi berupa nama, logo, indentitas, dan alamat kantor
atau instansi pengirim surat.
Bagian kepala surat atau kop surat terdiri dari hal-hal berikut:
 Nama lembaga atau instansi
 Logo atau lambang lembaga
 Alamat lembaga atau instansi
 Nomor telepon lembaga atau instansi
 Kode pos dan fax lembaga atau instansi (jika ada)
 Alamat email dan website lembaga atau instansi (jika ada)

2. Tempat dan Tanggal Surat

Bagian surat pada surat resmi yang berikutnya adalah tempat dan tanggal
surat. Penulisan tempat dan tanggal memiliki tujuan untuk memberikan informasi
tentang kapan dan dari mana surat tersebut.
Bagian tempat biasanya tidak dituliskan kembali apabila sudah tertulis di
alamat instansi pada bagian kepala surat atau kop surat, tetapi masih sah saja
apabila “tempat” dituliskan kembali. Tanggal ditulis sesuai dengan tanggal
dikirimnya surat tersebut. Cara penulisannya dimulai dari kabupaten atau kota
kemudian tanggal, bulan, dan tahun.
Contoh penulisan tempat dan tanggal pada surat resmi:

Malang, 28 Oktober 2018

Jakarta, 10 Januari 2010
Medan, 17 Agustus 2014

3. Nomor Surat
Pada surat resmi selalu ada nomor surat. Nomor surat hanya dimiliki oleh
lembaga, instansi, organisasi, dan perusahaan yang resmi saja. Penggunaan
nomor surat ini umumnya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat,
tanggal bulan, dan tahun penulisan surat.
Nomor surat berfungsi untuk memudahkan pengaturan dan penyimpanan
surat serta mengetahui surat yang sudah dikeluarkan suatu lembaga atau
instansi.

11
 Penempatan nomor surat ini disesuaikan dengan bentuk dan sistem
penulisannya. Nomor surat ini biasanya diletakkan di sebelah kiri atas untuk surat
yang berperihal atau bisa juga diletakkan di bawah judul surat yang memiliki
judul.
Contoh penulisan nomor surat pada surat resmi:

045/BNS/01/08/2016
127/PMI/X/2017

4. Lampiran yang Disertakan

Bagian lampiran adalah penjelas yang menyajikan informasi tentang
adanya berkas atau dokumen lain yang ada dalam surat tersebut. Jika tidak ada
dokumen atau berkas yang terlampir maka bagian lampiran bisa dihilangkan atau
ditiadakan. Untuk penulisan lampiran yang disertakan bisa dituliskan berupa
jumlah lembar, eksemplar, atau cukup dituliskan jumlah berkasnya dengan
bentuk huruf.
Jika lebih dari sepuluh lembar atau berkas maka ditulis dalam bentuk
angka, sedangkan jika tidak ada lampiran bisa dituliskan dalam bentuk tanda
penghubung atau tanda minus.

5. Hal atau Perihal

Pada surat resmi bagian ini memiliki fungsi untuk memberi isyarat pada
pembaca mengenai kepentingan dan isi pokok dalam surat. Penulisan hal atau
perihal ini tidak ditulis dengan menggunakan huruf kapital semuanya, namun
pada huruf pertama kata utamanya saja dan tanpa titik dibelakangnya.

6. Alamat Tujuan
Alamat tujuan adalah alamat yang dituju dalam pengiriman surat.
Terdapat dua alamat tujuan yang dicantumkan yaitu pada bagian luar atau di
sampul surat dan alamat yang dicantumkan pada bagian dalam surat. Pada
alamat yang ada di bagian sampul wajib ditulis dengan lengkap, sedangkan
untuk yang bagian dalam boleh ditulis sebagian saja.
Dalam penulisan alamat tujuan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan
antara lain:
 Bisa menggunakan kata Yth untuk menghormati pihak penerima surat
berupa atasan, rekan kerja, kolega, atau teman.

12
  Bisa menggunakan sebutan Bapak, Ibu, atau Sdr yang diikuti oleh nama
penerima surat atau orang yang dituju.
 Di setiap akhir baris tidak perlu menggunakan tanda titik, kecuali untuk
singkatan.
 Dianjurkan mencantumkan kode pos untuk memudahkan pengiriman
surat.
Contoh penulisan alamat tujuan surat:

Yth. Direktur PT Wijaya Karya

Jalan Airlangga No. 17
Surabaya

Yth. Bapak Imam Jawahir

Kepala Sekolah SMAN 1 Malang
Jalan Mulyorejo No. 26
Kabupaten Malang

7. Salam Pembuka
Bagian salam pembuka memiliki fungsi untuk membuka percakapan
dalam surat sesuai aturan sopan santun. Salam pembuka ini berisi sapaan-
sapaan. Untuk penulisan salam pembuka harus diawali dengan huruf kapital dan
diakhiri dengan tanda koma.
Contoh salam pembuka:

Dengan hormat,
Selamat pagi,
Assalamualaikum wr. wb,

8. Isi Surat
Bagian isi surat adalah bagian inti yang memuat tentang apa saja yang
ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima. Isi surat terdiri dari 3 bagian
yaitu pembuka, inti, dan penutup.
Bagian pembuka pada isi surat berisi kalimat pengantar untuk mengetahui
isi atau informasi yang akan disampaikan oleh pengirim surat. Pokok masalah
atau berita sudah dicantumkan dalam bagian pembuka ini dan akan dijelaskan
lebih dalam lagi pada bagian inti.

13
 Bagian pokok pada isi surat berisi tentang maksud dan tujuan utama dari
pengiriman surat. Maksud pengiriman surat dituliskan atau dibahas secara jelas,
singkat, dan padat pada bagian inti agar pesan surat bisa tersampaikan dan
dimengerti pembacanya.
Bagian penutup pada isi surat berisi penekanan serta kesimpulan dari isi
surat secara keseluruhan. Selain itu bagian penutup juga bisa saja berisi
harapan atau ucapan terima kasih kepada pembaca. Bagian penutup sebaiknya
tegas, singkat, dan tidak perlu banyak basa-basi.

9. Salam Penutup
Bagian salam penutup terletak di akhir surat. Salam penutup berisi
ucapan salam akhir untuk menambah kesantunan dalam berkirim pesan,
meskipun ini tidak diwajibkan ada. Dan untuk penulisannya diawali huruf kapital
dan diakhiri oleh tanda koma.
Contoh salam penutup pada surat resmi:

Hormat kami,
Wassalamualaikum wr. wb,
Terima kasih,

10. Nama Pengirim dan Tanda Tangan

Bagian ini terletak di bagian bawah surat yang berisi nama pengirim
beserta tanda tangannya. Nama yang dicantumkan adalah nama lengkap atau
nama terang pengirim surat atau yang bertanggung jawab pada pengiriman surat
dan juga tanda tangan dari pengirim.

11. Tembusan
Bagian tembusan ini berfungsi untuk menunjukkan pihak atau orang lain
yang berhak untuk menerima surat tersebut. Dan tidak semua surat resmi
memiliki bagian tembusan.

2.8. JENIS – JENIS SURAT

Surat memiliki banyak jenis dengan fungsi atau kegunaan yang berbeda-
beda. Terdapat beraneka jenis-jenis surat berdasarkan kriteria tertentu.
Berikut adalah uraian mengenai berbagai jenisnya:

14
2.8.1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dibuat atas nama pribadi yang di
dalamnya terdapat permasalahan individu dan dikirim entah itu untuk teman,
keluarga, atau instansi. Misal, surat yang ditujukan untuk keluarga, surat
pengalaman kerja, dan surat permohonan izin.
Dilihat dari segi isinya, surat pribadi dibedakan menjadi dua, yaitu:
a) Surat pribadi tidak resmi, yaitu surat pribadi yang ditulis dan dikirim oleh
seseorang kepada kerabat dan keluarganya. Tidak menggunaka bahasa
yang formal, namun tetap memperhatikan kesopanan dalam
berkomunikasi.
b) Surat pribadi yang bersifat setengah resmi, yaitu surat pribadi yang ditulis
dan dikirim oleh seseorang secara pribadi kepada atasan atau suatu
organisasi/ instansi. Surat pribadi jenis ini harus menggunakan bahasa
baku dengan aturan tertentu.

1. Ciri-Ciri Surat Pribadi

Di bawah ini merupakan ciri-ciri surat pribadi:
1) Tidak menggunakan kepala surat atau kop surat
2) Tidak terdapat nomor surat
3) Untuk salam pembuka dan salam penutupnya tidak harus formal
sehingga sangat bervariasi
4) Menggunakan bahasa sehari-hari yang bebas (tergantung kehendak
penulis surat)
5) Format surat bebas

2. Fungsi Surat Pribadi

Secara umum, berikut ini adalah beberapa fungsi dan manfaat surat
pribadi:
1) Media mencurahkan perasaan. Surat pribadi biasanya digunakan untuk
keperluan pribadi sehingga seringkali dimanfaatkan untuk
mengungkapkan perasaan.
2) Menjadi wakil penulis. Surat pribadi juga berguna sebagai duta atau wakil
penulis surat. Atau bisa dikatakan, surat pribadi dapat mewakili penulis
surat untuk berkomunikasi dengan pihak lain.
3) Alat penyampaian ide dan gagasan. Surat pribadi bisa saja menjadi alat
penyampaian ide dan gagasan seorang penulis surat kepada orang lain
secara bebas.

15
 4) Menumbuhkan kemampuan bahasa. Menulis surat pribadi bisa saja
membantu seorang penulis surat untuk mengembangkan kemampuan
berbahasanya (misalnya kemampuan berbahasa Indonesia). Semakin
sering menulis surat semakin berkembang pula kemampuan tata bahasa
seseorang.

3. Jenis - Jenis Surat Pribadi

Berikut ini adalah beberapa jenis surat pribadi:
1) Surat Pribadi Kekeluargaan
Jenis surat pribadi ini bertujuan untuk keperluan komunikasi dengan
keluarga, kerabat, atau orang-orang terdekat. Surat pribadi ini biasanya
menggunakan bahasa tidak baku dan ditulis tangan.
2) Surat Pribadi Setengah Resmi
Surat pribadi setengah resmi merupakan surat pribadi yang berfungsi
untuk kepentingan berkomunikasi dengan suatu instansi atau organisasi.
Penggunaan bahasa dan format penulisan jenis surat ini harus
menggunakan bahasa formal atau dan sopan.

Surat pribadi ini dikelompokkan menjadi dua, yaitu:

 Surat lamaran kerja, yaitu surat yang dibuat dan diberikan kepada pihak
tertentu untuk melamar pekerjaan. Surat lamaran kerja ini menggunakan
bahasa baku atau formal yang baik, sopan, dan mudah dimengerti.
 Surat permohonan, yaitu surat yang dibuat dan diberikan kepada pihak
tertentu, baik itu pribadi maupun instansi/organisasi, untuk mengajukan
permohonan.

2.8.2. Surat Semi Resmi

Surat semi resmi merupakan surat yang ditulis dan dikirimkan oleh
seseorang untuk suatu lembaga seperti surat pengalaman kerja, permohonan
Izin Mendirikan Bangunan (IMB), dan surat permintaan cuti kerja.
Dilihat dari namanya saja, surat setengah resmi atau surat semi resmi
adalah surat semi formal yang digunakan untuk kepentingan tertentu. Surat
setengah resmi merupakan surat yang dibuat dan dikirimkan oleh perorangan
dan ditujukan untuk sebuah lembaga atau instansi seperti surat lamaran
pekerjaan, surat permohonan izin cuti, dan lain lain.

16
 Sebuah surat dikatakan sebagai surat setengah resmi atau surat semi
resmi dikarenakan surat tersebut memiliki bahasa yang formal namun tidak
dilengkapi kop surat, lampiran, perihal, dan stempel seperti surat resmi.

1. Ciri-Ciri Surat Semi Resmi

Berikut adalah ciri-ciri surat setengah resmi atau surat semi resmi:
1) Dikirim dan diserahkan oleh perorangan untuk lembaga atau instansi.
2) Menggunakan bahasa baku sesuai aturan bahasa yang baik dan benar.
3) Tidak memiliki kop surat, nomor surat, lampiran, perihal, dan stempel
resmi.

2.8.3. Surat Resmi

Pengertian surat resmi merupakan surat yang berfungsi untuk
kepentingan formal atau resmi baik itu lembaga, perseorangan, organisasi, atau
instansi untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara formal.
Surat resmi dibuat dengan aturan yang telah dibuat, seperti pemakaian
bahasa baku, isi surat harus jelas, dan dibuat sesuai keperluannya. Surat resmi
dicetak oleh suatu organisasi atau instansi tertentu yang ditujukan kepada pribadi
atau lembaga tertentu. Contoh surat resmi adalah surat niaga, surat sosial, dan
surat dinas.
1. Ciri-Ciri Surat Resmi
Di bawah ini merupakan ciri-ciri dari surat resmi:
1) Jika yang mengeluarkan surat resmi adalah organisasi atau instansi maka
perlu memakai kop surat.
2) Terdapat nomor surat, perihal, dan lampiran.
3) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang sopan.
4) Menggunakan bahasa yang resmi dan baku atau formal.
5) Mencantumkan cap dan stempel dari lembaga resmi.
6) Terdapat aturan format baku dalam penulisan surat resmi.

2. Fungsi Surat Resmi

Adapun beberapa fungsi surat resmi:
1) Sebagai sarana informasi mengenai hal yang perlu disampaikan pihak
satu kepada pihak lainnya seperti penyampaian ide, pemikiran, atau
gagasan.
2) Surat resmi dapat berfungsi sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen
yang isinya dapat dipercaya atau dipertanggungjawabkan.

17
 3) Surat resmi berfungsi sebagai pedoman kerja dalam melakukan kegiatan
di mana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah untuk
mengerjakan pekerjaan tertentu.
4) Sebagai alat pengingat untuk penerima surat baik perorangan organisasi
maupun instansi maka dari itu surat resmi sangat perlu di
dokumentasikan agar bisa difungsikan kembali datanya di kemudian hari.
5) Surat resmi juga berfungsi sebagai bukti historis.

3. Jenis-Jenis Surat Resmi

Berikut ini adalah jenis-jenis surat resmi:
1) Surat Keputusan
Jenis surat resmi yang satu ini memiliki tujuan untuk mengutarakan
keputusan dari atasan yang pada umumnya surat ini berkaitan dengan
permasalahan instansi atau lembaga seperti surat keputusan pengangkatan
pegawai.
2) Surat Permohonan
Surat permohonan ini berfungsi untuk menyampaikan permohonan dari
suatu pihak ke pihak lainnya seperti surat permohonan cerai, surat permohonan
peminjaman barang, surat permohonan bantuan dana, dan lain-lainnya.
3) Surat Perintah
Surat resmi ini berisi tentang instruksi atau perintah dari atasan kepada
bawahan seperti surat perintah untuk lembur, surat perintah perjalanan dinas,
dan lain-lain.
4) Surat Kuasa
Jenis surat resmi ini berisi tentang pemberian kuasa atau wewenang
kepada pihak lain seperti surat kuasa untuk pembayaran pajak, surat kuasa
pengambilan uang di bank, dan lain-lain.
5) Surat Panggilan atau Undangan
Surat resmi yang digunakan untuk mengundang seseorang guna
memenuhi keperluan tertentu seperti surat panggilan kerja, surat panggilan
kepolisian, surat undangan pernikahan, dan lain sebagainya.
6) Surat Edaran
Surat resmi yang dibuat dan ditujukan kepada pihak tertentu yang berisi
tentang pemberitahuan kegiatan dan lain-lain seperti surat edaran pengumuman
libur.

18
2.9. WUJUD SURAT
Wujud surat dapat dibagi ke dalam tujuh jenis, yaitu :
1. Surat Yang menggunakan Kartu Pos
Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau
instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai
dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.
2. Warkat Pos
Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai
lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau
instansi lain yang telah diberi izin.
3. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis
pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul
atau amplop.
4. Surat Terbuka dan Surat Tertutup
Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum
misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh
pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah,
tabloid, dan sebagainya.
5. Memorandum dan Nota
Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat
dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara
intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Nota
adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit
organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat
resmi.
6. Telegram
Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan
berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang
perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-
tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak jauh.
7. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia
walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau
khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.

19
2.10. CARA PENGIRIMAN SURAT
1. Surat Pos, yaitu surat yang dikirim melalui jasa pos atau usaha
pengiriman lainnya.
2. Telegram/telex, yaitu surat yang dikirim dari jarak jauh dengan
menggunakan pesawat telegram/telex.
3. Faxcimile, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan mesin faxcimile.
4. Email, yaitu surat yang dikirim dengan menggunakan internet.

2.11. KRITERIA SURAT YANG BAIK

Adapun kriteria surat yang baik dan ciri umumnya adalah sebagai berikut:
1) menggunakan kertas yang tepat dan benar mulai dari segi ukuran, jenis,
dan warna sesuai dengan surat yang akan dibuat,
2) menggunakan bentuk yang standar,
3) menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar atau bahasa baku,
4) menggunakan gaya bahasa yang sederhana dan lugas,
5) menggunakan bahasa yang jelas,
6) menggunakan bahasa yang sopan, santun, dan hormat,
7) mengutarakan fakta yang benar,
8) tidak menggunakan singkatan, kecuali yang biasa digunakan dalam
kegiatan surat-menyurat, dan
9) tidak menggunakan kata-kata sulit dan istilah yang tidak begitu dikenal.

Selain itu agar dapat dikatakan sebagai penulis surat yang baik maka
seorang penulis harus memenuhi sejumlah persyaratan seperti:
1) mengetahui metode surat menyurat secara umum,
2) menguasai penggunaan bahasa tulis dengan baik,
3) mengetahui secara mendalam permasalahan yang akan ditulis, dan
4) mengetahui posisi pengirim dan penerima surat.

20
2.12. CONTOH SURAT

2.12.1. Contoh Surat Pribadi

Malang, 28 Agustus 2016

Untuk Sahabatku
Alvina Putri
di Bandung

Assalamualaikum,
Hai Alvin apa kabar? Bagaimana kabarmu saat ini? Semoga baik-baik saja dan
tetap dalam lindungan Allah SWT ya vin.

Sudah lama rasanya kita tidak berjumpa, mungkin hampir tiga tahun kita
berpisah. Tepatnya saat aku memutuskan untuk pindah sekolah ke Malang.
Sejak saat itu aku tidak pernah mendengar kabarmu lagi Vin, aku yakin kalau
kamu akan selalu baik-baik saja dan berharap agar kamu selalu sehat dan
bahagia.

Maafkan aku Vin karena sebelumnya tidak pamit ke kamu, kalo aku akan pindah
sekolah ke Malang. Itu semua juga bukan keinginanku, namun itu aku lakukan
karena pekerjaan orang tuaku, semoga kamu bisa memakluminya.

Oh iya, akhir tahun nanti aku akan main ke Bandung untuk mengunjungi kakek
dan nenekku. Mungkin aku akan berada di Bandung selama 16 hari, meskipun
cuma sebentar aku harap dalam waktu yang sebentar dan singkat itu kita bisa
bertemu dan berkumpul lagi Vin, ngobrol-ngobrol seperti dulu lagi.

Yaa itu tergantung keputusan kamu vin, kalo kamu mau menemuiku pasti aku
akan sangat senang sekali. Nanti kalo aku ketemu kamu, insyaallah aku akan
bawain oleh-oleh khas Malang yang selama ini kamu inginkan namun belum
terkabulkan. Tapi kalo kamu ada acara yang lain juga gak papa kok, mungkin
saja Allah memang menakdirkan pertemuan kita di lain waktu. Udah dulu ya vin,
sampai ketemu di akhir tahun.

Wassalamualaikum wr wb
Salam kangen,
Kayla Rahma

21
2.12.2. Contoh Surat Semi Resmi
=========================

No.: 03/PKK-SUKAMAKMUR/IX/18
Perihal: Undangan Arisan

Yth. Ibu Anisa Nadira

di RT/RW 03/01 Sukamakmur

Assalamualaikum Wr. Wb.

Dalam rangka mempererat tali silaturahmi antar sesama warga RT 03,
melalui surat ini kami bermaksud mengundang Ibu untuk hadir pada
acara Pembukaan Arisan di Lingkungan RT/RW 03/01 Sukamakmur.
Acara tersebut Insya Allah akan dilaksanakan pada:

Hari /Tanggal : Minggu, 10 September 2018

Jam : 09.00 WIB s.d. selesai
Tempat : Kediaman Ibu Prastini Cahyadi Jl. Sukalmakmur 1
Gg. 7 No.3

Acara:
1. Silahturahmi
2. Pembukaan oleh Ibu RT 03/01
3. Diskusi kesepakatan jumlah iuran arisan, tempo pembayaran
(mingguan /bulanan), dan iuran kas
4. Penyusunan struktur pengurus PKK
5. Pengocokan arisan tahun 2018/2019
6. Ramah tamah dan lain-lain

Demi kelancaran acara tersebut, kami harap Ibu bersedia untuk hadir
tepat pada waktu yang telah dicantumkan dalam undangan.

Demikian surat undangan ini dibuat, kami ucapkan banyak terima kasih.

Solo, 08 September 2018

Ibu Ketua RT/RW 03/01

Prastini Cahyadi

22
2.12.3. Contoh Surat Resmi
=========================

MAKMUR JAYA
Jl. Mawar no. 13 Kota Surabaya
Telp./ fax: 1267964
Email: makmurjaya123@gmail.com

Nomor: 022/URP/MJ/V/2017
Lampiran: –
Hal: Undangan Rapat Perusahaan

Yth. Yusuf Arifin Pratama, S.Kom

HRD CV. MAKMUR JAYA
di Tempat

Dengan Hormat,

Berhubungan dengan akan dilaksanakannya evaluasi tahunan

perusahaan, kami mengharapkan kehadiran bapak untuk berpartisipasi
dalam rapat tersebut yang akan diselenggarakan pada:

Hari/tanggal : Selasa, 30 Juni 2017

Waktu : 10.00 – 13.00 WIB
Tempat : Kantor Pusat CV MAKMUR JAYA

Dengan surat undangan ini, kami informasikan dengan hormat agar

rekan-rekan turut menghadiri rapat tersebut. Rapat ini sangat penting
semata untuk kemajuan dan kebaikan perusahaan.

Sekian kami ucapkan banyak terima kasih

Surabaya, 28 Juni 2017

Hormat kami,

Irfan Bagus Laksana

(Direktur)

23
 BAB III
PENUTUP

3.1. SIMPULAN
Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan
mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan
salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan
dalam tugas sehari-hari dalam kantor.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari
satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan
demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu
memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Perlu diusahakan agar dapat
membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat
mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.

3.2. SARAN
Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting
dalam suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari
proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat
menyurat ini lebih diutamakan untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat
berpengaruh dalam menciptakan link organisasi. Dengan adanya surat menyurat
yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu
bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).

24
 DAFTAR PUSTAKA

Hisyam, Djihad. 2008. Korespondensi Bahasa Indonesia Dalam Teori dan

Praktik. Yogyakarta: UNYpress.
Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia, Kamus
Besar Bahasa Indonesia (Online),
(http://badanbahasa.kemdikbud.go.id/kbbi/index.php), diakses tanggal 27
Oktober 2016.
Setyaningrum, Afra Tien. 2008. Korespondensi Bahasa Indonesia Dasar, Teori,
dan Aplikasi. Yogyakarta: Amara Books.
Wikipedia Bahasa Indoensia, Surat Eletronik (Online),
(https://id.wikipedia.org/wiki/Surat_elektronik), diakses tanggal 27 Oktober
2016.
Wikipedia Bahasa Indonesia, Surat (Online), (http://id.wikipedia.org/wiki/Surat),
diakses tanggal 27 Oktober 2016.

25