SURAT MENYURAT

Dibawakan pada Diskusi harian pada Komunitas Cendrawasih

Universitas Pendidikan Indonesia

Disampaikan oleh:

Leonardus O. Magai
1306033

DIVISI PENDIDIKAN DAN PENALARAN

KOMUNITAS CENDRAWASIH
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
2019

1
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Surat adalah satu sarana untuk menyampaikan
informasi secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain.
Informasi itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,
pertanyaan, permintaan, laporan dan sebagainya. Meskipun
jaman telah demikian maju yang ditandai dengan adanya
perangkat atau peralatan komunikasi yang canggih, namun
peranan surat dalam menjembatani hubungan komunikasi
antarmanusia lewat bahasa tulisan tersebut tetap kokoh seolah
tidak bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang
serba canggih. Hal itu dapat dibuktikan dengan masih
digunakannya surat dalam dunia komunikasi saat ini.
Beberapa kelebihan surat dibandingkan dengan alat
komunikasi lisan, antara lain dapat menghindari
kesalahpahaman dalam berkomunikasi karena pengirim pesan
dapat mempersiapkan dengan sebaik-baiknya dan sejelas-
jelasnya. Penyampaian pesan-pesan melalui surat
memungkinkan pembaca untuk membacanya berulang-ulang
sehingga apa yang disampaikan dalam surat tersebut dapat
dipahami. Disamping itu, penyampaian pesan dengan surat
lebih ekonomis bila dibandingkan dengan penyampaian pesan
melalui sarana komunikasi lainnya.
Sebagaimana yang kita ketahui bahwa masih banyak
masyarakat yang belum mengetahui bagaimana tata cara
penulisan surat yang baik dan benar, untuk itulah makalah ini
dibuat dengan tujuan untuk mengetahui sistematika cara
penulisan surat yang baik dan benar serta kita dapat
membedakan format dan jenis-jenis surat yang kita temui.
Berkembangnya teknologi, surat pun semakin mengalami
pembaharuan, misalnya dengan adanya surat elektronik. Surat

2
elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya
berbasis pada penggunaan internet. Penulisan makalah ini
diharapkan bermanfaat bagi pembaca terutama mahasiswa
sebagai panduan dalam penentuan dan penulisan surat resmi
maupun tidak resmi.

1.2 Rumusan Masalah

1) Apakah pengertian surat-menyurat itu ?
2) Apa sajakah fungsi surat ?
3) Apa sajakah jenis-jenis surat ?
4) Apa sajakah bagian-bagian surat itu ?
5) Bagaimana cara penulisan surat yang baik dan benar ?

1.3 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari penulisan ini adalah sebagai berikut :
1) Mengetahui pengertian surat.
2) Mengetahui fungsi dan manfaat surat.
3) Mengetahui jenis-jenis surat.
4) Mengetahui bagian-bagian surat.
5) Mengetahui cara penulisan surat yang baik dan
benar.

3
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Surat

Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan
bahasa tulisan di atas lembaran kertas yang sangat erat
hubungannya dengan kehidupan manusia. Sejak zaman dahulu
hingga di zaman serba modern ini, manusia tidak dapat
melepaskan dirinya dari kepentingan manusia lainnya baik
yang berada di sekitarnya maupun di tempat yang berjauhan.
Sehingga surat digunakan sebagai sarana komunikasi tertulis
yang mempunyai kelebihan-kelebihan jika dibandingkan
dengan alat-alat komunikasi lisan lainnya karena surat
merupakan bukti nyata “ Hitam atas Putih”.
Adapun yang menjadi kelebihan surat yaitu:
1. Mengurangi kesalah-pahaman dalam berkomunikasi
tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu.
2. Dapat dipergunakan sebagai bukti otentik secara
hukum.
3. Dapat dibaca berulang-ulang bila belum mengetahui
betul informasi yang tertulis.
4. Biaya lebih murah daripada telepon atau telegram.
5. Sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan
dengan lawan bicaranya.

2.2 Fungsi dan Tujuan surat

Semakin canggihnya peralatan berkomunikasi antarmanusia
seperti telepon, telegram, telex, radio, televisi atau bahkan
email (electronik mail) dan internet, surat masih saja digunakan
dalam dunia komunikasi. Hal ini dapat terjadi karena dengan
surat seseorang akan lebih bebas dalam menyampaikan
panjang pendeknya informasi sedangkan surat yang isinya

4
rahasia pun akan terjamin keamanannya. Menurut Drs. Slamet
dan Drs. Sutono Syahban surat berfungsi sebagai :
a. Sarana komunikasi
Surat dapat menyampaikan pesan dari satu pihak kepada
pihak yang lainnya.
b. Wakil atau duta
Surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa
pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada
penerima baik dari seseorang maupun instansi.
c. Bahan bukti
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis maka surat
dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan
hukum.
d. Sumber data
Surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan
untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk
ditindaklanjuti.
e. Bahan pengingat
Surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan dimasa lalu
yang bisa dipergunakan untuk melakukan kegiatan
selanjutnya.
f. Jaminan
Surat dapat menjadi jaminan keamanan dalam melakukan
aktivitas (pada surat jalan).
g. Alat pengikat
Surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak
dengan kekuatan hukum, semisal dalam surat kontrak.
h. Alat promosi
Dalam perkembangannya, surat dapat juga digunakan oleh
pengirim surat untuk mempromosikan perusahaan termasuk
produk - produk yang dihasilkan (termasuk jasa) kepada
pihak lain baik perorangan maupun lembaga atau organisasi.
Sebagai contoh: surat perkenalan perusahaan, surat
penawaran poduk dan surat pemberitahuan.

5
i. Alat ukur
Surat dapat dijadikan alat pengukur maju mundurnya suatu
perusahaan atau kantor. Surat merupakan urat nadi suatu
organisasi atau badan, bila kegiatan surat-menyurat berhenti
berarti bahwa organisasi atau badan itu berhenti (pasif).
Seseorang dalam melakukan kegiatan apapun pasti
mempunyai suatu tujuan, baik untuk kepentingan dirinya
sendiri maupun untuk kepentingan bersama. Begitu juga dalam
kegiatan surat-menyurat bertujuan untuk:
a. Menyampaikan informasi.
Surat digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu
pihak kepada pihak yang lain secara tertulis.
b. Menyampikan maksud dan tujuan sesuai dengan isi hati
penulis surat.
Surat merupakan sarana komunikasi yang dapat menyimpan
rahasia atau juga dapat memuat informasi secara panjang
lebar dibandingkan sarana komunikasi lainnya.
c. Mempercepat cara berkomunikasi.
Orang yang ingin mengirimkan informasi tidak perlu datang
secara langsung.
d. Menghemat baik waktu, biaya maupun tenaga.
Biaya pembuatan serta pengiriman surat relatif jauh lebih
murah dibandingkan sarana komunikasi lainnya, apalagi
ditambah dengan lokasi daerah-daerah di negara kita yang
terpencar-pencar dengan beribu-ribu pulau yang terdapat di
dalamnya maka peranan surat sangat diperlukan dan sulit
digantikan dengan sarana komunikasi lainnya meski jauh
lebih canggih.
Mengingat betapa pentinganya fungsi dan tujuan surat
tersebut diatas, maka siapapun yang menulis surat perlu
berusaha untuk menghasilkan surat yang sempurna agar dapat
mencapai sasaran sesuai dengan kehendak kita atau organisasi.

6
2.3 Jenis-Jenis Surat

2.3.1 Surat Resmi

A. Pengertian Surat Resmi
Surat resmi ialah surat yang berisi masalah kedinasan
atau bisnis tertentu. Oleh karena itu, pembuatan surat-surat
resmi merupakan bagian dari pekerjaan administratif yang
penting. Contoh surat resmi ialah surat undangan, surat edaran,
surat keputusan, surat tugas, nota dinas, pengumuman, dan
surat panggilan.
Sebenarnya surat dinas berbeda dengan surat
resmi, namun karena sebagian besar surat dinas bersifat resmi
maka surat dinas dinamakan surat resmi. Perbedaan antara
surat dinas dan surat resmi adalah tujuan dan sifat
penulisan. Surat dinas ditulis seseorang sehubungan dengan
hal atau tugas kedinasan yang diberikan kepada seseorang.
Penulisan surat dinas bukan atas keinginan penulisan surat,
sedangkan surat resmi ditulis, baik atas keinginan penulis
surat ataupun karena tugas penulis sebagai penulis surat.
Di dalam surat resmi yang lebihdiutamakan ialah mengenai
sifat surat itu yaitu sah atau resmi. Jadi ketiga jenis surat
ini sebenarnya juga dapat disebut sebagai surat resmi.
Akhirnya, surat resmi yang berisi ketentuan-ketentuan
tentang cara-cara melaksanakan peraturan, misalnya surat
keputusan atau instruksi, dapat dipakai sebagai pedoman kerja
oleh lembaga/ pejabat yang bersangkutan.

B. Fungsi Surat Resmi

Secara umum surat berfungsi sebagaimana tercermin
dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunukasi
tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. Akan
tetapi secara khusus fungsi surat resmi adalah sebagai
berikut:

7
a. Surat resmi sebagai duta atau wakil penulis untuk
berhadapan dengan lawan bicara. Sebagai wakil penulis
surat resmi dianggap mencerminkan kepribadian penulis.
Dengan demikian menulis surat resmi harus diusahakan
dengan sebaik-baiknya.
b. Surat resmi sebagai alat pengingat karena surat resmi
dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan.
c. Surat resmi sebagai pedoman kerja, seperti surat
keputusan atau surat instruksi.
d. Surat resmi sebagai bukti tertulis hitam diatas putih,
terutama surat-surat perjanjian.
e. Surat resmi sebagai bukti tentang yang
dikomunikasikan, yang selanjutnya sebagai bukti
sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan
dan perkembangan suatu instansi, yuridis, dan administratif.
C. Jenis-Jenis Surat Resmi
Jika ditinjau dari sifat keamanan isi surat, surat resmi
dibedakan menjadi empat jenis, yaitu surat sangat rahasia, surat
rahasia, surat terbatas, dan surat biasa.
a. Surat sangat rahasia
Surat sangat rahasia ialah surat yang berisi
dokumen/naskah yang sangat penting yang berhubungan
dengan rahasia kemanan negara. Surat dengan kode SR atau
SRHS ini tidak boleh diterima oleh orang yang tidak berhak
menerimanya. Demi keamanan surat ini dikirim dengan sampul
rangkap tiga. Sampul pertama dan kedua dialamai secara
lengkap dengan kode SR atau SRHS, sedangkan sampul ketiga
(luar) dialamati seperti surat biasa. Contoh surat dengan kode
ini ialah dokumen di kalangan kemiliteran, dokumen dari
negara tetangga.
b. Surat rahasia
Surat rahasia ialah surat yang berisi dokumen penting yang
hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya.
Surat dengan kode R atau RHS ini isinya tidak boleh diketahui

8
oleh pihak lain sebab hal itu akan dapat merugikan instansi,
organisasi, perusahaan atau pejabat yang berangkutan. Surat ini
dikirim dengan sampul rangkap dua. Sampul pertama (dalam)
dilengkapi dengan kode R atau RHS, sedangkan sampul kedua
(luar) ditulis biasa. Contoh surat ini ialah surat rekomendasi
dan laporan konduite dari seorang pejabat (DP3).
c. Surat terbatas
Surat terbatas ialah surat yang isinya hanya boleh
diketahui oleh pejabat tertentu. Surat seperti ini harus
dipertimbangkan semasak-masaknya sebelum diberitahukan
kepada pihak-pihak yang bersangkutan. Contoh hasil rapat
pimpinan terbatas, usul pengangkatan pegawai baru, dan
laporan perjalanan dinas.
d. Surat biasa
Surat biasa ialah surat yang berisi masalah biasa. Surat ini
bisa diketahui oleh pihak lain. Contoh surat biasa ialah surat
undangan, surat edaran, surat tugas, dan surat pemberitahuan.
Selain itu, ditinjau dari derajat penyelesaiannya, surat
dibedakan menjadi surat sangat segera (kilat), surat segera, dan
surat biasa. Surat sangat segera merupakan surat yang harus
diprioritaskan pertama penyelesaiannya.
D. Penggunaan Bahasa dalam Surat Resmi
Bahasa yang digunakan dalam surat resmi agar pesan
yang terdapat dalam surat resmi itu komunikatif dan
mudah dipahami oleh penerimanya, hendaknya
menggunakan bahasa yang benar, sesuai dengan kaidah
komposisi atau kaidah karang-mengarang yang bertalian
dengan ejaan yang disempurnakan, penyusunan kalimat dan
penyusunan paragraf.
a. Penyusunan Kalimat
Kalimat yang digunakan dalam surat resmi hendaknya
berupa kalimat efektif, yaitu kalimat yang sesuai dengan
kaidah bahasa, singkat, dan enak dibaca. Kalimat yang
sesuai dengan kaidah bahasa adalah kalimat yang

9
tidak menyimpang dari kaidah yang berlaku. Kalimat itu
sekurang-kurangnya memiliki subjek dan predikat.
Selanjutnya kalimat yang digunakan adalah kalimat yang
tidak bertele-tele, tidak berbilit-bilit. Namun, tidak berarti
bahwa unsur-unsur yang wajib ada dalam sebuah kalimat
itu boleh dihilangkan. Kemudian kalimat yang enak
dibaca adalah kalimat yang sopan dan simpatik, tidak
bernada menghina atau meremehkan pembaca.
b. Penyusunan Paragraf
Gagasan yang dituangkan dalam surat resmi
hendaknya ditata dan diatur sedemikian rupa dalam
paragraf-paragraf sehingga gagasan itu mudah dipahami
oleh pembaca surat resmi. Setiap gagasan disusun dalam satu
paragraf yang utuh, yakni paragraf yang memenuhi syarat
adanya kesatuan dan kepaduan. Dengan kata lain, gagasan
yang berbeda tidak dituangkan dalam sebuah paragraf
yang sama. Sebuah paragraf dikatakan memiliki kepaduan
jika kalimat-kalimat yang disusun saling berhubungan, dan
saling berkaitan. Kalimat-kalimat dalam sebuah paragraf akan
saling berhubungan dan akan saling berkaitan jika diikat
dengan pengait paragraf, yang berupa ungkapan
penghubung antar kalimat, seperti selanjutnya, selain itu,
sebaliknya, namun dan oleh sebab itu, diikat dengan kata
ganti, seperti itu, ini, nya, dan tersebut atau diikat dengan
pengulangan kata yang dipentingkan.
E. Bentuk Surat
Yang disebut bentuk surat adalah tata letak atau
posisi bagian-bagian surat. Masing-masing bagian amat
penting peranannya untuk menjadi bahan identifikasi atau
petunjuk memproses surat itu. Pemakaian bentuk surat oleh
setiap organisasaiatau instansi berbeda tergantung kepada
kebiasaan atau peraturan instansi itu.
Bentuk-bentuk surat antara lain:
a. Bentuk lurus penuh (Full Block Style)

10
 Bentuk lurus penuh semua isi surat ditulis mulai dari
batas garis kiri. Untuk menunjukkan batas-batas bagian
dan paragraf cukup dengan menambahkan jarak spasi.
b. Bentuk Lurus (Block Style)
Bentuk lurus pada dasarnya sama bentuk lurus penuh
perbedaannya hanya terletak pada penulisan tanggal
surat, salam penutup, tanda tangan, dan nama terang
serta jabatanyang ditulis bagian kanan surat.
c. Bentuk Tekuk (Indented Style)
Bentuk tekuk semua penulisan baris surat ditulis mulai dari
garis batas kiri kecuali tanggal surat, salam penutup,
tanda tangan, nama terang, dan jabatan. Setiap paragraf
ditulis dengan sedikit masuk dari garis batasan kiri.
d. Bentuk setengah lurus
Bentuk setengah lurus merupakan gabungan dari bentuk
tekuk dan bentuk lurus. Pada bentuk ini alamat surat ditulis
seperti halnya pada bentuk lurus. Untuk penulisan setiap
paragraf pada bagian isi surat dilakukan seperti pada
bentuk tekuk, dan bagian yang lain seperti tanggal
surat, salam penutup, tanda tangan, nama terang, jabatan
ditulis seperti yang terdapat dalam bentuk lurus dan tekuk.
Bentuk setengah lurus kini dipergunakan dalamsurat-
surat resmi Indonesia dengan dua variasi, yaitu:
1. Bentuk Resmi Indonesia Lama
a) Tanggal surat didahului nama tempat.
b) Alamat surat ditulis di sebelah kanan atas.
c) Jabatan pengirim ditulis di atas tanda tangan dan
nama ditulis diantara tanda kurung.
d) Garis batas kiri surat berlaku untuk semua bagian-
bagian surat.
2. Bentuk Resmi Indonesia Baru
a) Tanggal surat tanpa didahului nama tempat karena
nama tempat sudah tertera pada kepala surat.
b) Alamat surat ditulis di sebelah kiri surat.

11
c) Jabatan pengirim surat ditulis di bawah tanda
tangan, nama terang ditulis tanpa diapit tanda
kurung.
d) Garis batas kiri surat berlaku untuk menuliskan
nomor, lampiran, dan hal. Penulisan awal baris
pada alamat surat dan bagian-bagian surat di
bawahnya agak masuk ke dalam, dan tanda titik dua
(:) setelah nomor, lampiran, dan hal.

12
F. Contoh Surat Resmi

13
2.3.2 Surat Tidak Resmi
Surat tidak resmi atau biasa disebut dengan surat
pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi
atau bias dikatakan yang tujuannya hanya untuk seseorang.
Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau
keluarga. Contoh surat pribadi adalah surat izin dari orangtua
untuk sekolah, surat cinta dari pasangan, surat undangan ulang
tahun, surat kepada sahabat, serta masih banyak lagi.
Adapun ciri-ciri dari surat tidak resmi, yaitu :
1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas
Dalam pembuatan surat pribadi ada beberapa hal yang
harus diperhatikan . Berikut ini adalah beberapa hal penting
dalam format atau pola penulisan surat pribadi :
1. Kota dan tanggal surat
2. Nama dan alamat penerima surat
3. Salam pembuka
4. Paragraf pembuka
5. Isi surat
6. Paragraf penutup
7. Salam penutup
8. Nama dan tanda tangan pengirim surat
Contoh surat pribadi adalah sebagai berikut :

Medan, 10 Februari 2016

Buat
Sahabatku Ruth tersayang
di Bandung
Sahabatku Ruth yang cantik,

14
 Bagaimana kabarmu di Bandung? Aku berharap kamu
baik-baik saja dan selalu sehat. Aku juga disini baik-baik saja.
Ruth, minggu depan rencananya aku mau ke Bandung
untuk kunjungan kerja. Jadi bias sekalian mampir ke rumah
kamu. Aku uda rindu sama kamu, secara gitu uda lama gak
ketemu sama kamu. Aku rindu main dan curhat bareng kamu
seperti saat kuliah dulu. Tunggu aku yaa Ruth dan secepatnya
aku bakal berada di rumah kamu.
Ruth, surat dari aku cukup sampai disini dulu yaa.
Jangan lupa dibalas loh, aku tunggu yaa!

Dari Sahabatmu
TTD
Dina Wulandari

2.3.3 Memo
Pesan singkat sering pula disebut memo. Memo
merupakan kependekan dari memorandum. Jenis surat ini
digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan kedinasan yang
sifatnya tidak resmi, oleh seorang pejabat ke pejabat lain atau
pejabat di bawahnya.
Memo dapat dibedakan memo dinas dan memo pribadi.
Memo dinas bersifat resmi sedangkan memo pribadi bersifat
tidak resmi. Biasanya memo ditulis untuk keperluan sebagai
berikut:
1. Instruksi
2. Pengumuman
3. Pemberitahuan
4. Tugas tertentu
5. Petunjuk
6. Pesan telepon
Dalam menulis memo, selayaknya kita memakai
kalimat yang efektif. Kalimat efektif adalah kalimat yang tepat
secara kaidah dan tepat serta hemat dalam pemakaian tidak

15
berbeli-belit. Kalimat dalam memo selayaknya singkat dan
komunikatif. Yang disampaikan dalam memo biasanya
langsung kepada persoalan atau hal yang ingin disampaikan.
Contoh penggunaan kalimat efektif:
“Segera mengumpulkan laporan pelaksanaan lomba selambat-
lambatnya satu minggu dari sekarang. Terima kasih.”
“Segera Bapak/Ibu Guru mengumpulkan laporan pelaksanaan
lomba, selambat-lambatnya ditunggu di meja saya satu minggu
ke depan dari sekarang. Atas perhatiannya diucapkan banyak-
banyak terima kasih”
Bagian dari memo resmi:
1. Kepala memo, terdiri atas:
a. nama instansi,
b. kata “MEMO”,
c. dari, dan
d. kepada.
2. Isi memo, walaupun merupakan alat komunikasi
informal, tetap isinya itu dalam rangka hal-hal kedinasan.
3. Kaki memo, terdiri atas:
a. tangal, bulan, dan tahun;
b. tanda tangan; dan
c. nama terang dibubuhkan dengan huruf besar di awal
kata (tanpa kurung).

16
Contoh memo resmi

Contoh memo tidak resmi

MEMO
Untuk : Sarah
Dari : Dina

Tolong bawa novel serta buku catatan kimia yang sudah kamu
pinjam sejak bulan lalu. Bawakan saat kita bertemu di Cafe
Citra.

17
2.4 Perbedaan Surat Resmi, Surat Tidak Resmi dan Memo
1) Surat Resmi
Surat resmi digunakan untuk kepentingan resmi, baik
perseorangan, instansi maupun organisasi. Surat resmi
harusmenggunakan Bahasa Indonesia yang sesuai dengan
kaidah baku.
Ciri-ciri surat resmi :
a. Menggunakan kop atau kepala surat, apabila surat tersebut
dikeluarkan oleh organisasi tertentu
b. Ada nomor surat, lampiran dan perihal.
c. Menggunakan salam pembuka atau salam penutup yang
lazim digunakan.
d. Menggunakan bahasa yang resmi yang sesuai dengan EYD
atau aturan bahasa yang baik.
e. Menyertakan stempel atau cap dari lembaga resmi.
Contoh dari surat resmi adalah surat undangan, surat
edaaran dan surat pemberitahuan.
2) Surat Tidak Resmi
Surat tidak resmi atau disebut juga surat pribadi
digunakan untuk kepentingan pribadi atau surat yang tujuannya
hanya untuk seseorang.
Ciri-ciri surat pribadi :
a. Tidak menggunakan kop surat
b. Tidak memiliki nomor surat
c. Salam pembuka dan salam penutup bervariasi
d. Menggunakan bahasa bebas yang sesuai dari keinginan si
penulis
e. Format tulisan surat bebas
Contoh surat tidak resmi adalah surat ijin dari orang tua
untuk sekolah,surat cinta dari pasangan, surat undangan ulang
tahun, surat kepada pasangan dan lain-lain.

18
3) Memo
Memo berperan sama seperti surat tetapi biasanya
digunakan dalam jabatannya sendiri untuk berhubung secara
resmi.
Ciri-ciri memo :
a. Surat khusus yang dibuat khusus untuk keperluan dalam
kantor atau organisasi
b. Isinya ringkas, sering kali hanya satu halaman saja
c. Berisikan hal-hal yang pokok-pokok saja
d. Hanya bersifat pendahuluan saja, yang akan diikuti oleh
perjanjian lain yang lebih rinci
e. Berbeda dengn surat resmi karena berbentuk tidak terlalu
formal
f. Memo tidak terikat dengan sesuatu bentuk seperti surat
resmi
g. Memo dapat ditulis dalam bentuk borang dan boleh juga
dalam bentuk surat.

2.5 Bagian – Bagian Surat dan Fungsinya

2.5.1 Bagian – Bagian Surat Resmi

Surat memiliki bagian-bagian tersendiri dalam
bentuknya, bagian surat ini memiliki fungsinya masing-masing
dalam penulisan surat. Surat hendaknya disusun sesuai dengan
kebiasaan yang berlaku umum di masyarakat. Setiap bagian
surat ini berguna untuk memudahkan pengguna surat dalam
mengidentifiakasi pihak pengirim surat.
Seorang pegawai administrasi harus terampil dalam membuat
surat sesuai dengan struktur bentuk yang berlaku secara umum
tersebut. Berbeda halnya jika menulis surat pribadi yang boleh
menggunakan gaya penulisan yang bersifat pribadi.

19
 Bagian surat pada umumnya terdiri dari Kop Surat, Leher
Surat, Badan Surat, dan Kaki Surat. Berikut ulasan bagian surat
berserta fungsinya :
 Kop Surat
Kop surat atau kepala surat merupakan identitas awal dari
sebuah surat. Pada umumnya organisasi/badan atau perusahaan
mempunyai kertas kop surat yang sudah tercetak, sehingga
dalam menyusun surat mereka hanya tinggal mengetikkan isi
suratnya saja.

Bagian Kop Surat meliputi hal-hal dibawah ini:

1. Nama badan/organisasi atau perusahaan
2. Alamat Lengkap
3. Logo perusahaan
4. Nomor telepon, kode pos, alamat email, website
5. Nama kantor cabang (jika ada)
6. Jenis usaha
Kepala surat tersebut dapat dicetak sedemikian rupa demi
ke artistikan suatu perusahaan tersebut, adapun fungsi kop
surat tersebut adalah sebagai berikut:
1. Sebagai Identitas
Pada kepala surat selalu akan menampilkan identitas
perusahaan pengirimnya. Biasanya hal yang paling mencolok
adalah bentuk logo perusahaan itu sendiri, dimana logo
perusahaan akan berbeda antara satu dengan lainnya. Logo atau

20
lambang tersebut akan menjadi identitas tersendiri bagi
perusahaan.

2. Pemberi Informasi
Pada kop surat akan mencantumkan nama perusahaan,
logo, bidang usaha, alamat lengkap dengan nomor telepon,
email ataupun alamat website perusahaan. Data ini merupakan
informasi lengkap bagi konsumen maupun calon konsumen
yang ingin berhubungan dengan perusahaan.
3. Alat Promosi
Dengan melihat informasi yang terdapat dalam kop surat
baik alamat, lambang, atau jenis usaha yang dijalaninya maka
hal ini sebenarnya berfungsi sebagai iklan atau alat
promosi bagi perusahaan tersebut.
 Leher Surat
Leher surat berisi hal-hal berikut:
1. Tanggal Surat
2. Nomor Surat
3. Lampiran
4. Hal/perihal
5. Sifat surat
6. Alamat tujuan

Setiap bagian surat diatas selayaknya tertulis pada surat

yang akan dibuat pegawai administrasi. Namun terkadang pada
beberapa surat seperti surat pribadi terkadang tidak
mencantumkan sifat surat secara tertulis di dalam surat
tersebut.
Tanggal Surat

21
 Tanggal surat berfungsi menunjukkan tanggal berapa, hari
apa dan bulan apa surat tersebut ditandatangani. Fungsi tanggal
surat adalah sebagai berikut:
 mempermudah penetapan waktu membalas surat
 mempermudah pengingat bagi penerima surat
 sebagai referensi bagi tugas administrasi
Nomor Surat
Fungsi nomor surat adalah sebagai berikut
 referensi atau petunjuk bagi petugas kearsipan
 petunjuk unit atau departemen asal surat
 mengetahui jumlah surat keluar pada priode tertentu
 memudahakan pengaturan dan pencarian bila
diperlukan kembali
Perihal Surat
Perihal atau hal adalah petunjuk mengenai isi pokok surat.
Perihal berfungsi sebagai:
 simpulan isi surat
 memudahkan penerima mengetahui pokok
permasalahan
 petunjuk bagi petugas administrasi, filling dan
kearsipan.
Lampiran
Lampiran berfungsi sebagai petunjuk mengenai dokumen yang
menyertai surat.
Alamat yang Dituju
Fungsi alamat surat adalah sebagai berikut:
 petunjuk bagi penerima surat
 petunjuk bagi petugas administrasi

 Badan Surat
Badan surat memiliki bagian penting dalam surat yang
utuh, dimana badan surat merupakan inti dari suatu surat yang
dikirim kepada instansi lain. Badan surat memiliki bagian
sebagai berikut:

22
 1. Salam Pembuka
2. Kalimat Pembuka
3. Isi Surat
4. Kalimat Penutup

Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan salam penghormatan dan
pertanda pembicaraan pada isi surat akan segera dimulai. Kata-
kata yang sering digunakan pada salam pembuka umumnya
adalah:
23
Assalamualaikum Wr. Wb.,
Dengan hormat,
Salam bahagia,
dan sebagainya

Kalimat Pembuka
Kalimat pembuka berfungsi sebagai pengantar pada isi
pokok pembicaraan dalam surat. Mesikipun terlihat mudah
dalam pembuatan kalimat pembuka ini, ternyata masih banyak
orang yang kesulitan menemukan kata awal dalam pembuatan
kalimat terbuka.
Isi Surat
Isi surat adalah uraian mengenai maksut surat itu
ditulis. Atau dengan kata lain, isi surat merupakan masalah
utama yang hendak dikemukakan. Sebaiknya dalam menulis isi
surat harus dengan jelas, runtut, dan tidak bertele-tele.
Kalimat Penutup
Kalimat penutup berfungsi sebagai ucapan terima kasih,
penegasan, pengharapan, dan pengarahan.

 Kaki Surat
Kaki surat merupakan bagian akhir dari sturuktur surat,
kaki surat berisi hal berikut dibawah ini:

1. Salam Penutup
2. Nama Jabatan Penanda tangan

24
 3. Tanda Tangan
4. Nama Lengkap Penanda tangan
5. Tembusan
6. Stempel Organisasi
7. Inisial pembuat surat

Salam Penutup
Salam penutup berfungsi sebagai tanda selesainya
pembicaraan dan surat sudah siap untuk ditandatangani. Selain
itu salam pentutp juga berfungsi sebagai penghormatan.
Jabatan Penanda tangan
Jabatan penanda tangan surat harus dicantumkan pada
surat resmi agar dapat diketahui siapa yang mengirimkan surat
tersebut.

Singkatan (Inisial)
Inisial berfungsi untuk mengetahui siapa pengetik surat
tersebut. Dalam surat dinas pemerintahan, penulisan surat tidak
diperlukan. Surat cukup diparaf oleh pengonsep surat pada
konsepnya saja, sedangkan bentuk aslinya tidak perlu diparaf.

2.5.2 Bagian – Bagian Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk
kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara
sesama teman atau keluarga.
Adapun Ciri-ciri surat pribadi yang perlu kita ketahui adalah :
 Tidak menggunakan kop surat
 Tidak ada nomor surat
 Salam pembuka dan penutup bervariasi
 Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
 Format surat bebas
Contoh surat pribadi :
Jakarta, 25 Desember 2013
Teruntuk Azria Husna

25
Di tempat

Assalamualaikum Wr. Wb.

Halo Zia, apa kabar? Sudah lama kita tidak bertemu, ya.
Semenjak lulus SD, tidak ada kesempatan lagi untuk bertemu.
Fi, bagaimana keadaanmu di SMP Negeri 155? Apakah kamu
senang bersekolah di sana? Ya, di sana banyak teman kita.
Alhamdullillah, aku di SMP Negeri 115. Aku amat
senang! Walaupun hanya tiga orang dari sekolah kita yang
berhasil masuk Smabel. Tapi, di sini aku banyak mendapat
teman baru yang amat baik dan juga kakak-kakak kelas yang
sayang pada adiknya. Apalagi dengan kakak-kakak OSIS dan
MPK. Wah, aku kagum sekali dengan Alyssa Haula Syaqilla!
Kalau kamu mau mendengar pengalaman ku selama di Smabel,
kamu boleh menanyakannya kepadaku. Atau, main saja ke
rumahku.
Ngomong-ngomong, aku sangat rindu pada SD kita
dan teman-teman kita waktu SD. Apakah ada acara pertemuan
atau reuni angkatan 31? Kalau tidak ada, kita buat acara sendiri
saja, yuk. Undang teman-teman kelas 6A. Mumpung bulan
Juni nanti banyak waktu liburan. Oh, iya kak Kahlil angkatan
30 yang pintar itu mencalonkan diri sebagai ketua OSIS lho!
Sekian dulu, ya! Sampai jumpa!

Sahabatmu,

Afifah Wardah

2.6 Tata Cara Penulisan Surat

Pada hakekatnya surat itu adalah suatu karangan yang
berupa perumusan dalam bentuk tertulis tentang pernyataan,
pemikiran, permintaan, atau hal-hal yang ingin disampaikan
kepada pihak penerima surat. Karena surat sebagai karangan,

26
maka suratpun harus memenuhi berbagai ketentuan mengenai
penyusunan karangan ataupun komposisi seperti tema, tata
bahasa, kalimat, alinea, gaya bahasa dan penggunaan tanda
baca. Sebagai karangan surat dapat disusun secara :
1. Deduktif yaitu dimana penulis terlebih dulu melaporkan
pokok permasalahannya, kemudian baru dikemukakan
penjelasannya atau alasan-alasannya.
2. Induktif adalah penyusunan kalimat-kalimat dimana terlebih
dulu dikemukakan alasan-alasannya, baru kemudian
melaporkan pokok-pokok masalahnya.
Adapun kriteria dan teknik menulis surat yang baik adalah
sebagai berikut :
1) Menggunakan kertas surat yang baik mutunya.
2) Menggunakan ukuran kertas surat yang standar.
3) Kertas surat yang memakai kepala surat.
4) Menggunakan bentuk surat yang standar.
5) Menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
6) Menggunakan bahasa Indonesia yang lugas.
7) Menggunakan bahasa yang jelas (clear).
8) Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat.
9) Menggunakan bahasa asing dengan tepat.
10) Penggunaan singkatan yang tepat dan sudah lazim.
11) Menggunakan kata-kata yang popular yang sudah
memasyarakat.

2.6.1 Bahasa Surat

Bahasa surat yang digunakan harus memenuhi kriteria sebagai
berikut:
1. Bahasa baku.
2. Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda.
3. Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa – basi, mengikuti
perkembangan bahasa surat.
4. Efektif dan efisien.
5. Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf.

27
 Ciri paragraf yang baik:
a. mengandung kesatuan isi
b. kepaduan antar kalimat
c. ada pengembangan gagasan pokok
6. Bernalar.
7. Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata tepat,
optimis, menghindari pengungkapan secara langsung hal – hal
yang tidak menyenangkan.
8. Taat asas.

2.6.2 EYD dalam Surat – Menyurat

Ejaan yang disempernukan dalam penulisan surat adalah
sebagai berikut :
a. Penulisan Nama dan Alamat Perusahaan
1. PT Persada Nusantara
Jalan Laksamana Yos Sudarso 101
Bandar lampung 35256
2. PT Dian Rama Putra
Jalan H. Muhammad Salim 22
Bandar Lampung 35146
b. Penulisan Nama Jabatan
Nama jabatan yang lazim di lingkungan perusahaan yaitu
direktur, manajer, kepala, ketua. Huruf kapital dipakai
sebagai huruf pertama nama – nama jabatan jika diikuti
nama perusahaan.
Contoh:
1. Direktur Utama PT Mandiri
2. Manajer PT Nusantara
c. Penulisan Bentuk Singkatan dan Akronim
Singkatan umum yang terdiri atas dua huruf, setiap hurufnya
diikuti tanda titik.
Contohnya :
1. a.n. : atas nama
2. d.a. : dengan alamat

28
 3. s.d. : sampai dengan
Singkatan umum yang terdiri atas tiga huruf hanya diikuti
satu tanda titik, contohnya:
1.Yth. : Yang terhormat
2. Bpk. : Bapak
3. Sdr. : Saudara
4. Jln. : Jalan
Singkatan lain yang diikuti tanda titik adalah singkatan
nama orang dan singkatan nama gelar, baik gelar
kesarjanaan, gelar bangsawan, maupun gelar keagamaan,
misalnya:
1. A. Yani : Ahmad Yani (singkatan nama)
2. H. Saleh : Haji Saleh (singkatan gelar keagamaan)
3. Ir. Shofia : Insinyur Shofia (singkatan gelar kesarjanaan)
Singkatan satuan ukuran, takaran, timbangan, dan lambang
mata uang tidak diikuti tanda titik, contohnya:
1. cm : centimeter
2. kg : kilogram
Singkatan nama perusahaan, lembaga pemerintah,
organisasi, dan nama dokumen resmi yang terdiri atas huruf
awal ditulis dengan huruf kapital dan tidak diberi tanda titik.
Contohnya:
1. MPR : Majelis Permusyawaratan Rakyat
2. PT : Perseroan Terbatas
Akronim nama diri yang berupa gabungan suku kata atau
gabungan huruf suku kata dari deret kata ditulis dengan
huruf awal kapital. Contohnya:
1. Toserba : Toko Serba Ada
2. Unila : Universitas Lampung

2.6.3 Penulisan Pelengkap Surat Niaga

1. Penulisan tanggal
Unsur – unsur yang ditulis pada bagian ini ialah tanggal,
nama bulan, dan tahun.

29
 Contoh:
a) 15 Mei 2006
b) 11 April 2006
2. Penulisan nomor, hal, lampiran, dan tembusan.
Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama dari keempat
bagian itu. Antara bagian – bagian itu dengan keterangan
yang mengacunya dipakai tanda titik dua.
Contoh :
Nomor : 123
Hal : Permintaan Penangguhan
Lampiran : Dua lembar
Tembusan :
1. Direktur PT Multimatra Perkasa
2. Manajer Hotel Bumi Asih Jaya
3. Direksi Bank Pacific
3. Penulisan salam pembuka dan salam penutup
Penulisan kedua jenis salam ini diawali dengan huruf kapital
dan diakhiri dengan tanda koma.
Contoh:
Salam pembuka Salam penutup
Dengan hormat, Hormat kami,
Bpk. Ridwan yang terhormat, Salam takzim,
Salam penutup dibubuhi tanda tangan dan nama jelas
pengirim serta jabatannya.
Contoh :

4. Penulisan Kata

30
 a.Kata depan ke dan di ditulis terpisah dengan kata lain yang
mengikutinya, sedangkan awalan ke- dan di- ditulis
serangkai dengan kata yang mengikutinya.
Contoh:
1. ke dan di kata depan
ke kantor
ke perusahaan
2. ke- dan di- sebagai awalan
ditawarkan
ditangguhkan
b. Gabungan dua kata atau lebih ditulis terpisah
Contoh:
Terima kasih
Suku bunga
Gabungan kata yang dianggap sudah padu ditulis serangkai.
Contoh:
wiraswasta
fotokopi
c. Gabungan kata yang sudah satu unsurnya merupakan kata
terikat, ditulis serangkai.
Contoh:
pramuniaga
purnajual
pascasarjana
d. Gabungan kata yang diikuti oleh awalan atau akhiran
ditulis terpisah, serangkai gabungan yang mendapat
awalan dan akhiran ditulis serangkai.
Contoh:
tanggung jawab
pertanggungjawaban
bergaris bawah
digarisbawahi
5. Penulisan Bentuk Perincian

31
Tanda baca yang digunakan dalam rincian adalah tanda
koma.
Contoh :
Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam rapat
direksi yang akan diadakan pada hari Selasa, tanggal 1
Agustus 2006, Pukul 14.00 – 16.00 WIB di ruang rapat
untuk membahas penurunan harga saham.
Bentuk rincian di atas dapat juga ditulis ke bawah seperti
contoh di bawah ini:
Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam rapat
direksi yang akan diadakan pada :
Hari : Selasa
Tanggal : 1 Agustus 2006
Pukul : 14.00 – 16.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat
Acara : Membahas penurunan harga saham

32
 BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
 Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi
dengan mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu
surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang
sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas
sehari-hari dalam kantor.
 Surat digunakan sebagai alat komunikasi dalam urusan
pribadi atau kedinasan.
 Berdasarkan sifatnya, jenis – jenis surat dibedakan atas 3
jenis, yaitu surat pribadi, surat resmi, dan memo.
 Bagian – bagian surat pada umumnya meliputi leher surat,
badan surat, dan kaki surat.
 Penulisan surat memerlukan syarat-syarat penulisan yang
baik, serta mengetahui fungsi,bahasa dan bagian dari surat
itu sendiri.

3.2 Saran
Dengan adanya makalah ini, diharapkan para pembaca
dapat mengetahui lebih banyak lagi ilmu tentang Surat –
Menyurat guna menambah wawasan untuk penulisan surat
yang baik dan benar. Kami sangat mengharapkan kritik dan
saran dari para pembaca demi kesempurnaan makalah ini.
Demikianlah makalah ini kami perbuat, semoga bermanfaat
dan menambah wawasan pengetahuan para pembaca.

33
 DAFTAR PUSTAKA

Anonim. 2010. Pembelajaran Menulis Surat Undangan Resmi

Berdasarkan KTSP Pada Siswa Kelas VIII SMP Negeri
1 Kebakkramat Tahun Ajaran
2008/2009(https://core.ac.uk/download/files/478/12350
710.pdf) diakses 1 November 2019.
Anonim. 2010. Dasar Surat - Menyurat. (https://veronikacloset
.files.wordpress.com/2010/07/korespondensi-bahasa-
indonesia.pdf). Diakses 1 November 2019.
Anonim. 2013. Peningkatan Keterampilan Menulis Surat Tidak
Resmi Melalui Model Kooperatif Tipe Complete
Sentence pada Siswa Kelas IV semester I SD Negeri
Pati Wetan 01 Tahun Pelajaran 2013/2014.
(http://repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5261/
9/T1_262012251_Lampiran.pdf). Diakses 1 November
2019.
Darmini.W, dkk. 2011. Pelatihan Penulisan Surat Resmi
Berbahasa Indonesia di Gabungan Organisasi Wanita
(GOW) Kabupaten Sukoharjo. Sukoharjo: Program
Studi Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia Fakultas
Keguruan dan Ilmu PendidikanUniversitas Veteran
Bangun Nusantara Sukoharjo.
Nur, Intan. 2009. Prosedur Surat – Menyurat Sekretariat
Daerah Kabupaten Sragen. Tugas akhir Program
Diploma III Manajemen Administrasi, FISIP.
Universitas Sebelas Maret.
Sahliah dan Uyu Mu’awwanah. 2013. Upaya eningkatkan
Kemampuan Menulis Surat Untuk Teman Sebaya
Dengan Metode Contextual Teaching And Learning
pada Mata Pelajaran Bahasa Indonesia. Prymary. Vol.
5 No. 1.

34
Soedjito dan Solchan TW. 1999. Surat-Menyurat Resmi dalam
Bahasa Indonesia. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
Sudarsa, dkk. 1992. Surat Menyurat dalam Bahasa indonesia.
Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
http://digilib.uin-suka.ac.id/14009/1/BAB%20I,%20IV,%20
DAFTAR%20PUSTAKA.pdf
http://digilib.uin-suka.ac.id/14009/1/BAB%20I,%20IV,%20
DAFTAR%20PUSTAKA.pdf
http://psbtik.smkn1cms.net/bisnis_manajemen/administrasi_per
kantoran/menulis_surat_dinas.pdf
https://core.ac.uk/download/files/478/16508441.pdf

35