Universitas Pamulang Akuntansi S-1

PERTEMUAN 11
KORESPONDENSI DALAM DUNIA BISNIS

A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mempelajari materi komunikasi lintas budaya mahasiswa mampu :
1. Mejelaskan korespondensi dalam dunia bisnis

B. URAIAN MATERI
Surat adalah bagian integral dari aktivitas manusia modern. Didorong oleh
tuntutan kebutuhan ekonomi dan sosial, manusia membangun hubungan yang
semakin luas dengan orang-orang di sekitar mereka dan di tempat lain. Suatu
organisasi atau perusahaan harus menjalin hubungan dengan organisasi atau
perusahaan lain untuk melakukan kegiatan bisnis dengan baik dan tanpa masalah.
Selain penggunaan media lain seperti telepon, faks, dan Internet, "surat-surat" terus
memainkan peran penting dalam upaya membangun dan mempromosikan
hubungan-hubungan ini. Oleh karena itu, "komunikasi bisnis" pada dasarnya adalah
beberapa jenis kegiatan pertukaran informasi dan data melalui media yang
mendukung kegiatan bisnis antara satu perusahaan dan lainnya.

1. Memahami komunikasi
Komunikasi berasal dari kata komunikasi (bahasa Inggris) atau
komunikasi (Belanda). Ini berarti hubungan yang terjadi antara para pihak.
Hubungan pihak-pihak yang terlibat dalam bisnis ini biasanya bersifat formal
dan dilakukan melalui komunikasi. Surat adalah salah satu sarana dalam
saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk mengirimkan informasi
kepada pihak lain. Informasi yang dikirim melalui surat biasa dalam bentuk
notifikasi, informasi, deklarasi, pesanan, permintaan, laporan. Informasi dapat
ditulis di atas kertas atau diketik (tradisional) atau dalam bentuk email (email).
Email ini dilengkapi dengan modem dan menggunakan bantuan komputer,
termasuk layanan Internet. Pengirim dan penerima yang dapat menyebarkan
email harus memiliki fasilitas yang sama ketika berkomunikasi melalui email.
Email telah berkembang secara dramatis sebagai alat komunikasi modern
karena dapat dengan cepat menyebarkan informasi ke beberapa lokasi
terpencil. Namun, keberadaan email telah gagal mengubah surat tradisional
murah yang terkenal. Karena itu, email hanyalah komunikasi alternatif yang
melengkapi kegiatan komunikasi. Ada dua jenis komunikasi: komunikasi

Komunikasi Bisnis 113

 Universitas Pamulang Akuntansi S-1

eksternal dan komunikasi internal. Komunikasi eksternal, yaitu hubungan antara

lembaga dan pihak eksternal. Contoh: Kantor A mengirim surat ke kantor.
Dukungan internal, Komunikasi internal adalah hubungan komunikasi
yang telah dibangun oleh suatu institusi dengan karyawan atau dewan
direksinya. Komunikasi atau kegiatan komunikasi menjadi bagian dari
kehidupan sehari-hari organisasi bisnis. Dalam kehidupan sehari-hari,
kesalahan masih terjadi saat menulis surat. Sebagai contoh, struktur kalimat
tidak lengkap, kompleks, tanda baca salah, tata bahasanya tidak teratur dan
format dan model surat itu diadopsi secara salah. Penyebab kesalahan adalah
sebagai berikut:
a. Tidak ada instruksi dan kontrol tentang cara menulis surat yang baik dalam
pengaturan keluarga dan organisasi.
b. Orang sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan saat menulis surat.
Surat-surat campuran seperti itu dapat menyebabkan kesalahpahaman dan
kebingungan dan, pada kenyataannya, dapat menghambat arus informasi.
Komunikasi tidak langsung adalah proses pembelajaran untuk membuat
surat yang baik, jelas dan tepat.
c. Ciptakan kerja sama yang baik. Perusahaan tidak dapat mencapai tujuannya
tanpa bekerja sama dengan pihak lain yang berkepentingan. Agar berfungsi
dengan baik, perusahaan harus menjaga komunikasi yang baik. Pihak lain
akan membantu membangun kemitraan yang baik.
d. Diseminasi kegiatan. Tidak semua orang di perusahaan secara otomatis
tahu apa yang terjadi di perusahaan atau antara perusahaan dan pihak luar.
Komunikasi memainkan peran penting dalam penyebaran kegiatan
perusahaan, baik secara internal maupun eksternal.
Sebagai hasil dari perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
modern, selain huruf sebagai media, ada banyak cara komunikasi yang lebih
cepat dan lebih praktis yang diciptakan oleh manusia, seperti teleks, telepon,
radio, televisi dan telegram. Komunikasi tertulis Namun, hingga saat ini,
komunikasi tetap penting dan diperlukan sebagai dokumen untuk semua kantor
dan kegiatan modern dan belum sepenuhnya digantikan oleh sarana
komunikasi lainnya. Komunikasi disebut komunikasi. Orang yang bekerja dalam
korespondensi disebut koresponden. Karena komunikasi antar organisasi /
perusahaan adalah kegiatan yang sangat penting, dapat dikatakan bahwa
komunikasi adalah urat nadi suatu lembaga / organisasi. Jika komunikasi

Komunikasi Bisnis 114

 Universitas Pamulang Akuntansi S-1

berhenti, dapat dikatakan bahwa entitas / institusi telah berhenti (pasif). Jika
aktivitas komunikasi meningkat dari waktu ke waktu, itu berarti aktivitas atau
upaya agensi meningkat atau berkembang.
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa surat itu
adalah otak seorang pejabat yang mewakili seseorang / lembaga / lembaga
yang diekspresikan dalam kertas dan terikat oleh prosedur tertulis tertentu yang
disampaikan kepada pihak lain. Anda bisa mendapatkan komentar sesuai
dengan niat yang terkandung dalam pemikiran ini.

2. Fungsi Karakter Surat

Dalam hal fungsinya, surat adalah alat komunikasi tertulis untuk
menyampaikan informasi kepada orang dan lembaga lain. Fungsi huruf sebagai
alat komunikasi masih memainkan peran penting dalam komunikasi di dalam
komunikasi lain untuk mengirimkan informasi kepada orang dan lembaga lai

Komunikasi Bisnis 115

 Universitas Pamulang Akuntansi S-1

Adapun fugsi lain surat adalah :”

a. Surat sebagai alat komunikasi
Komunikasi berarti berpikir / ide / pesan / ekspresi melalui media. Mengirim
surat pada dasarnya adalah komunikasi, sehingga tujuan utama penulis
surat tercapai dan respons dapat diperoleh dari penerima surat sesuai
dengan informasi yang dikirimkan oleh penulis surat.
b. Surat sebagai dokumen
Surat adalah dokumen tertulis yang digunakan sesuai dengan apa yang
dikandungnya. Oleh karena itu, surat-surat harus disimpan sebanyak
mungkin karena dapat digunakan sebagai alat bukti kegiatan dan informasi.
Surat juga merupakan pedoman kerja untuk melaksanakan tugas-tugas
seperti instruksi dan hukum.
c. Surat sebagai duta besar institusional
Surat sebagai duta besar atau wakil dari surat itu berarti dengan huruf
seolah-olah penulis berada di depan penerima (pembaca) surat itu.
d. Surat sebagai bukti sejarah
Surat sebagai bukti historis ketika digunakan sebagai bahan penelitian untuk
menentukan status atau aktivitas organisasi / lembaga sebelumnya.
e. Surat sebagai bukti
Surat sebagai bukti surat digunakan di masa depan ketika ada perselisihan
yang tidak diinginkan (masalah) antara agen komunikasi dan individu.
f. Surat sebagai alat notifikasi
Surat adalah pengingat karena mereka dapat diarsipkan dan dilihat kapan
saja. Karakter fungsi menjamin keamanan
g. Surat sebagai alat komunikasi
Dengan menggunakan surat sebagai alat komunikasi, kerahasiaan dan
keamanan dalam semua kegiatan dan informasi lainnya dapat dijamin.

3. Persyaratan surat yang bagus

Surat yang sesuai harus memenuhi persyaratan kompilasi berikut:
a. Memahami masalah utama yang dilaporkan
Agar dapat menulis surat dengan jelas, konsep surat itu dimaksudkan untuk
dipahami dengan baik atau dipahami dengan masalah utama dan tujuan
untuk dikomunikasikan dan cara terbaik untuk mengirimkannya ke penerima
di masa depan. seorang penulis surat yang harus diraih.

Komunikasi Bisnis 116

 Universitas Pamulang Akuntansi S-1

b. Menurut tata bahasa standar

Karakter sebagai alat komunikasi resmi tentu harus menggunakan bahasa
standar untuk memfasilitasi pemahaman tentang konten karakter, elemen
tata bahasa seperti tema dan predikat dijelaskan secara eksplisit, dan tanda
baca sesuai dan benar. Kita akan digunakan.
c. Gunakan bahasa yang sederhana
Bahasa yang digunakan sangat sederhana dan tidak perlu lama.
d. Memilih kata yang tepat
Gunakan istilah yang umum digunakan dalam korespondensi, jangan
gunakan singkatan yang tidak umum, dan gunakan kata-kata yang sopan
dan penuh hormat.
e. Pemilihan huruf formulir yang benar
Surat sebagai sarana komunikasi tertulis harus dalam bentuk yang menarik
sesuai dengan pasal-pasal yang berlaku dalam bentuk surat yang
digunakan.
f. Isi surat harus rinci dan jelas.

Untuk membuat surat yang tepat, Anda harus mengetahui hal-hal berikut:
a. Pra-tentukan tujuan surat, subjek yang dikomunikasikan kepada penerima
surat, apakah itu dalam tujuan pemberitahuan, pemberitahuan, pernyataan,
pertanyaan, permintaan, laporan, atau bentuk lainnya.
b. Tentukan urutan penulisan pertanyaan.
c. Buat subjek satu per satu dengan cara yang konsisten, logis dan teratur
menggunakan frasa dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah
ditangkap oleh pembaca.
d. Hindari penggunaan singkatan kata dan akronim, terutama bentuk yang tidak
biasa dan disingkat sendiri sebanyak mungkin.
e. Perhatikan bentuk surat dan deskripsi bagian.
f. Ikuti pedoman untuk menulis ejaan dan tanda baca yang diuraikan dalam
pedoman umum untuk meningkatkan ejaan bahasa Indonesia dan pedoman
untuk membuat istilah-istilah bahasa Indonesia

Menurut https://dosenbahasa.com/contoh-makna-istilah dalam

Kamus Besar Bahasa Indonesia istilah adalah kata atau gabungan kata yang
dengan cermat mengungkapkan konsep, proses, keadaan, atau sifat yang khas

Komunikasi Bisnis 117

 Universitas Pamulang Akuntansi S-1

dalam bidang tertentu; sebutan; nama; kata atau ungkapan khusus. Istilah yang
terdapat dalam Bahasa Indonesia berasal dari 3 sumber antara lain:

2. kosakata
1. KOsakata 3. kosakata
bahasa
umum bahsa asing
serumpun

“Kemudian proses pembentukan dari istilah ini biasanya diawali dengan

perpaduan terjemahan dari bahasa asing se{rta gabungan dari terjemahan dan
serapan”
{Istilah dalam bahasa Indonesia terbagi menjadi 2 jenis, yaitu sebagai berikut }

1. Istilah khusus : suatu kata yang penggunaan

serta maknanya terbatas hanya untuk bidang
tertentu (misal : agregat, aritmatika, hama
wereng dan lain lain).

Contoh Kalimat :

 Meski awalnya ia menolak, akhirnya Dudi bersedia untuk menjalani operasi

untuk melakukan proses amputasi pada kaki sebelah kanannya. (amputasi =
proses pemotongan bagian tubuh)
 Jawaban dari soal nomor 3 ulangan matematika kemarin kita diminta untuk
menggambarkan grafik perbandingan. (grafik = gambaran pasang surutnya
suatu keadaan, data berupa garis)
 Pasokan beras masa panen sekarang ini sangat kurang akibat banyaknya
kasus hama wereng yang melanda beberapa lokasi persawahan. (hama
wereng = hama yang berasal dari binatang penghisap cairan tumbuhan
padi)
 Saat besar nanti, aku ingin masuk ke sekolah seni dan menempuh jalan
untuk menggapai mimpiku menjadi seorang pianis. (pianis = seorang pemain
alat musik piano)
 Kami mengumpulkan dan menjual kotoran ayam ternak kami sebagai pupuk
kandang kepada petani kampung sebelah. (pupuk kandang = pupuk organik
yang berasal dari kotoran hewan)

Komunikasi Bisnis 118

 Universitas Pamulang Akuntansi S-1

2. Istilah umum : suatu kata yang sudah menjadi unsur

bahasa umum (misal : daya guna, ambil alih, kecerdasan
dan lain lain).

Contoh Kalimat :
 umlah tahanan Lapas Nusa Kambangan diprediksikan masih akan
bertambah, disusul dengan semakin banyaknya para pengedar
narkoba yang tertangkap. (tahanan = orang yang ditahan)
 Dalam rangka mengisi masa libur semester ini, pihak kampus
mengadakan kegiatan wisata budaya ke salah satu keajaiban dunia
yaitu Candi Borobudur. (wisata budaya = perjalanan wisata ke
tempat budaya)
 Negara Indonesia memiliki begitu banyak tempat dan barang-barang
peninggalan sejarah yang harus dijaga dan dilestarikan.
(peninggalan sejarah = yang telah ada dan menjadi bukti sejarah)
 Dengan adanya pendidikan dan pelatihan ini, diharapkan para
generasi muda harapan masa depan bangsa Indonesia akan
memiliki kemandirian untuk menentukan jalan kesuksesannya
sendiri tanpa tergantung pada pemerintah. (kemandirian = perilaku
yang mampu melakukan sesuatu tanpa bantuan orang lain)
 Para siswa sekolah terbaik umumnya memiliki tingkat kecerdasan
yang lebih tinggi daripada siswa dari sekolah biasa lainnya.
(kecerdasan = perihal cerdas, kesempurnaan akal budi manusia)

Komunikasi Bisnis 119

 Universitas Pamulang Akuntansi S-1

Menurut http://arsipsuratku.blogspot.com/2013/10/syarat-penulisan-surat-
yang-baik.htm beikut syarat penulisan surat yang baik

Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:
1. Menetapkan lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin
disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan,
pertanyaan, permintaan, laporan atau
2. Menetapkan urutan masalah yang akan ditulis
3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan
menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah
ditangkap pe
4. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih
yang tidak biasa atau singkatan bentuk
5. Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagian
6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh
Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman
Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.

Syarat lain yang harus dipenuhi dalam menyusun surat yang baik ialah:
a. memahami kedudukan masalah yang dikemukakan;
b. memahami peraturan-peraturan yang terkait dengan masalah itu;
c. mengetahui posisi dan bidang tugasnya;

d. hal-hal yang terkait dengan ketatausahaan.

Komunikasi Bisnis 120

 Universitas Pamulang Akuntansi S-1

4. Format surat
Ada tujuh bentuk dan tata letak untuk penulisan surat resmi yang
digunakan di Indonesia.
a. Bentuk lurus penuh (gaya blok penuh). Bentuk huruf ini adalah bentuk huruf
paling sederhana.
b. Bentuk lurus (gaya blok). Bentuk ini paling umum digunakan oleh
perusahaan. Lembaga / institusi pemeringkat pergerakan sering
menggunakan format ini. Perbedaan dari gaya blok penuh ada pada tanda
tangan orang yang bertanggung jawab atas surat tersebut.
c. Bentuk semi-lurus (gaya semi-blok)
d. Gaya indent. Jenis formulir ini cocok untuk surat yang ditujukan ke alamat
pendek.
e. Formulir resmi. Format ini biasanya digunakan oleh banyak lembaga
pemerintah.
f. Menggantung gaya paragraf
g. Bentuk surat resmi gaya baru. Format surat resmi yang digunakan hari ini
adalah format resmi untuk gaya baru ini.
{ Bagan Jenis Surat }

Sistematika Bagian surat Resmi menurut

https://linguabahasa.id/korespondensi-bisnis/
a. Bagian Awal Surat diantara nya :
1) Kepala surat
2) Tanggal surat menyurat

Komunikasi Bisnis 121

 Universitas Pamulang Akuntansi S-1

3) Keterangan surat tsebut

4) Alamat surat yang dituju
b. Bagian Isi surat :
1) Salam pembuka surat
2) Isi surat yang dimaksudnya
3) Salam penutup surat
c. Bagian Akhir Surat :
1) Penanggaungjawab surat
2) Inistial pembuat surat
3) Tembusan yang akan dicantumkan

Berikut bagan sistematika surat

{ Bagan Sitematika surat }

Komunikasi Bisnis 122

 Universitas Pamulang Akuntansi S-1

C. LATIHAN SOAL
1. Apa arti dari surat sebagai duta besar lembaga dan contoh surat?
2. Buat surat resmi menggunakan format surat resmi gaya baru.
3. Buat contoh surat berdasarkan bentuk! Minimal 3 bentuk!
4. Gambarkan jenis – jenis surat
5. Gambarkan Bentuk – bentuk surat
6. Sebutkan Penulsan surat yang baik
7. Sebutkan dan jelaskan jenis – jenis istilah dalam bahasa Indonesia
8. Apakah yang dimaksud dengan istilah bahasa indonesia
9. Sebutkan bagan surat berdasarkan bagian awal surat
10. Sebutkan Bagan surat berdasarkan bagian isi surat
11. Mengapa dalam pembuatan surat resmi dibuuhkan pencantuman tembusan
surat

Komunikasi Bisnis 123

 Universitas Pamulang Akuntansi S-1

D. DAFTAR PUSTAKA
Prof. Drs. M. Atar Semi. 2008. Terampil Menulis. Penerbit, Titian Ilmu.
Puwanto Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis. Penerbit Erlangga: Jakarta
https://linguabahasa.id/korespondensi-bisnis/
http://arsipsuratku.blogspot.com/2013/10/syarat-penulisan-surat-yang-baik.html
https://dosenbahasa.com/contoh-makna-istilah

Komunikasi Bisnis 124