Korespondensi searti dengan surat-menyurat.

Korespondensi adalah suatu kegiatan

atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan
dengan saling berkiriman surat.
Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:
1. Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor
atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
2. Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang
dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.

Pengertian Korespondensi
Korespondensi berasal dari kata Correspondence (inggris) atau Correspondentie (belanda)
yang berarti hubungan yag terjadi antara piihak-pihak yang terkait. Jika didalam organisasi
atau suatu lembaga, hubungan yang terjadi antara pihak-pihak tertentu baik internal
ataupun eksternal banyak dilakukan dengan menggunakan surat atau disebut dengan
surat-menyurat. Oleh karena itu, korespondensi kemudia diartikan sebagai kegiatan surat
menyurat. Korespondensi merupakan salah satu bentuk komunikasi verbal yang
digunakan untuk menyampaiakan pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis kepada pihak lain.
Pada umumnya, proses penyampaian pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis ini adalah
secara tertulis, baik dalam bentuk surat, memo, proposal, agenda, maupun dalam bentuk
mencapai suatu tujuan tertentu. (Purwanto, 2007)
Sedangkan surat sendiri adalah suatu alat untuk menyamapaikan informasi atau
pernyataan secara tertulis yang dibuat oleh seseorang atau pejabat kepada pihak lain baik
atas nama sendiri mauapaun jabatan dalam organisasi. (Johariah, 2004)
Menurut Drs. I. G. Wursanto dalam bukunya teknologi perkantoran 1 dalam (Johariah,
2004), surat dapat diartikan sebagai berikut :
1. Surat merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud apa pun yang berisi
keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang
membutuhkannya.
2. Surat adalah media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain dalam
rangka mendapatkan pengertian dan kerja sama antara kedua belah pihak.
3. Surat adalah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk menyampaikan suatu informasi
atau keterangan dari satu pihak kepada pihak lain.
 Selain itu surat-menyurat atau korespondensi merupakan salah satu kegiatan yang sangat
penting dalam menunjang operasionalisasi suatau organisasi atau kantor.Surat menyurat
adalah suatu kegiatan pengendalian arus berita tertulis yang timbul dari adanya suatu
pencatatan, laporan atau keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan,
pemberitahuan, dan sebagainya. (Johariah, 2004)

B. Fungsi dan Pentingnya Korespondensi dalam manajemen Kelembagaan Pendidikan

Sebelum masuk pada pentingnya korespondensi dalam manajemen kelembagaan
pendidikan, kita perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai apa fungsi surat sebagai alat
kegiatan korespondensi, Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor maka surat
berfungsi sebagai(Johariah, 2004) :
1. Tanda bukti tertulis yang otentik
Surat digunakan untuk pembuktian bila terjadi perselisihan antar kantor-kantor atau
pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Contoh surat perjanjian, surat
jual beli, surat kuasa, surat tanah atau bangunan kantor dan sebagainya.
2. Pedoman
Surat dapat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau bertindak.
Misalnya surat perintah, surat instruksi, surat keputusan.
3. Alat pengingat atau berfikir
Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama.
Misalnya surat-surat yang diarsipkan
4. Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat
Surat sebagai wakil organisasi dianggap sebagai mentalitas jiwa dan kondisi intern dari
organisasi yang bersangkutan.

Sedangkan dalam sumber lain, dapat dikatakan bahwa fungsi umum surat adalah
sebagai alat komunikasi tak langsung atau tidak tatap muka. Fungsi khususnya dapat
dikemukakan sebagai berikut:
1. Sebagai alat dokumentasi
Surat berfungsi sebagai alat dokumentasi apabila surat dijadikan sebagai alat pemberitan
atau pengumpulan bukti-bukti ataupun keterangan. Biasanya surat dijadikan sebagai alat
 dokumentasi apabila terjadi perselisihan atau perbedaan pendapat antara dua pihak,
misalnya suatu instansi dengan instansi lain, antar suatu instansi dengan seseorang, antara
seseorang dengan orang lain, dan sebagainya. Seurat sering dijadikan sebagai pemberian
bukti adalah surat nikah, surat keterangan lahir, surat perjanjian dan sebagainya.
2. Sebagai alat pengingat
Surat dapat dijadikan alat pengingat hal-hal yang telah terlupakan atau yang telah lama.
Misalnya, untuk penyelesaian suatu masalah, pegawai kantor sering harus membuka
kembali arsip yang berhubugan dengan hal yang berkaitan dengan masalah itu karena
pemimpin atau pegawai kantor telah lupa akan hal itu. Fungsi surat sebagai pengingat lebih
banyak dimanfaatkan dan lebih terasa di kantor besar dari pada di kantor kecil. Hal ini
disebbkan kantor besar mempunyai volume pekerjaan yang lebih besar dari pada yang
dikantor kecil. Dengan volume pekerjaan yang relatifbesar, dikantor besar lebih banyak
terdapat surat masuk dan surat keluar. Karena itu, isi surat-surat sering terlupakan dan
terpaksa dicari dan diambil dari kearsipan apabila muncul masalah yang berkaitan dengan
isi surat itu.
3. Sebagai bukti historis
Kehidupan manusia berkembang terus. Karena itu, perubahan-perubahan dalam
kehidupan manusia selalu terjadi. Dlam perkembangannya sebuah perusahaan, misalnya,
tentu mengalami perubahan dari masa ke masa. Kalau pihak tertentu ingin mengatahui
perubahan-perubahan dalam perusahaan itu (maju-mundurnya perusahaan itu), maka dia
dapat menggunkan surat-surat tertentu sebagai sumbernya, baik surat-surat lama maupun
surat-surat tertentu yang masih relatif baru. Sebab surat-surat itu banyak yang merupakan
rekaman keadaan perusahaan itu pada masamasa tertentu sehingga dapat diketahui
perubahan-perubahannya dari masa ke masa. Jadi, surat-surat dapat dijadikan sebagai
bukti historis dari perkembagan kehidupan manusia.
4. Sebagai Pedoman Pelaksanaan Pekerjaan
Pejabat instansi sering menggunakan surat sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan bagi
para pegawai. Penggunaan surat sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan bertujuan agar
semua kegiatan, baik di dalam maupun di luar instansi, dapat terlaksana dengan lancar dan
baik. Selain itu, beban pejabat pun menjadi ringan karena dia tidak harus selalu memberi
petunjuk kepada bawahanya secara tatap muka. Surat yang berfungsi sebagai pedoman
 pelaksnaan pekerjaan biasanya dibuat dalam bentuk surat edaran atau instruksi, surat
keputusan, nota tugas, dan lain lain.
5. Sebagi Duta Penulis
Karena keterbatasan waktu dan kesibukan yang tidak dapat dihindarkan, penulis sering
menggunkan surat sebagai duta atau wakilnya untuk menyampaikan maksud dan
keinginannya sebagai pembaca surat. sebgai duta penulis, surat dianggap mencerminkan
keadaan mentalistas, jiwa dan kondisi penulisnya.

Setelah memahami peran dan fungsi surat sebagai alat dalam kegiatan korespondensi,
maka dapat diketahui bahwa peran korespndensi dalam kegiatan manajemen secara umum
adalah:
1. Menciptakan surat yang baik dan jelas
Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penuliasan sebagai surat masih banyak
terjadi. Misalnya susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca tidak benar dan
lain-lain.
2. Menciptakan kerja sama yang baik
Perusahaan tidak dapat mencari tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain, perusahaan
perlu menjaga komunikasi dengan baik. Piak lain akan mendukung terciptanya kerja sama
yang baik.
3. Menyebarkan kegiatan
Tidak semua orang yang ada dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang
terjadi antara perusahaan dengan pihak luar.

Dari peran korespondensi secara umum tersebut, lebaga pendidikan memiliki kebutuhan
yang sama akan adanya sistem komunikasi yang baik antar bagian secara internal lembaga
maupun antara lembaga dengan pihak luar baik sesama lembaga pendidikan maupun
lembaga non pendidikan, sehingga peran korespondensi tersebut juga berlaku sama pada
lembaga pendidikan.

RAGAM BAHASA KORESPONDENSI

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, korespondensi bisa diartikan sebagai perihal surat-
menyurat. Mungkin kita yang berprofesi sebagai sekretaris sudah biasa atau bahkan sering
menggunakan dan melihat surat, baik dalam bentuk formal ataupun non-formal. Dalam lingkup
perusahaan atau kantor atau organisasi, korespondensi bisa dibagi menjadi dua, yaitu
korespondensi eksternal dan korespondensi internal. Korespondensi eksternal merupakan
hubungan surat-menyurat yang dilakukan perusahaan atau bagian-bagiannya dengan pihak atau
perusahaan luar. Sementara, korespondensi internal adalah hubungan surat-menyurat yang
dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan
kantor cabang. Tidak bisa kita pungkiri bahwa surat merupakan salah satu alat komunikasi yang
sering kita gunakan di perkantoran dan organisasi. Aktivitas berkorespondensi tidak hanya
dilakukan oleh golongan para sekretaris dan pegawai yang khusus bertugas di bidang
administrasi dalam instansi pemerintah maupun swasta. Namun yang menjadi permasalahannya
adalah sering terjadi kesalahan-kesalahan dalam proses korespondensi baik dari segi bahasa,
form(bentuk), isi, penulisan dan masih banyak lagi kesalahan yang terjadi dalam proses
berkorespondensi. Maka dari itu kegiatan berkorespondensi bukanlah suatu kegiatan yang
mudah. Namun surat sendiri memiliki banyak fungsi, di antaranya, sebagai penyampai pesan,
sebagai bukti tertulis, sebagai pedoman atau dasar bertindak, sebagai alat untuk mengingat,
sebagai dokumen historis dari suatu kegiatan, hingga sebagai keterangan keamanan.

Meski saat ini perkembangan teknologi semakin pesat sehingga komunikasi lebih banyak
digunakan melalui jalur digital, namun keberadaan surat tetap dianggap penting. Surat terutama
digunakan untuk keperluan-keperluan yang bersifat formal, di antaranya mengurus dokumen
hingga mengurus pernyataan dan perjanjian. Untuk menyusun surat yang baik, sekretaris harus
memiliki pedoman surat menyurat yang harus di perhatikan yaitu:

1.Menetapkan lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin
disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan,
pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.

2.Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.

3.Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan
menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, sopan, dan mudah ditangkap
pembaca.

4.Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih

yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.

5.Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.

6.Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh
Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman
Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.

Berdasarkan uraian diatas telah kita ketahui betapa pentingnya korespondensi untuk sekretaris
dalam menunjang aktifitas surat menyurat, berikut ini adalah beberapa hal yang perlu kita
pahami yang berkaitan dengan bahasa yang digunakan dalam korespondensi harus memenuhi
persyaratan sebagai berikut :

1.Bahasa baku.

2. Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda.

3.Lugas, tidak banyak basa-basi.

4.Efektif dan efisien.

5.Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf. Paragaraf yang baik
mengandung kesatuan isi, kepaduan kalimat dan pengembangan gagasan pokok.

6. Bernalar.

7.Memiliki bahasa yang menarik, kosa kata tepat, menghindari pengungkapan secara
langsung hal-hal yang tidak menyenangkan.

Banyak orang kurang memahami pemakaian bahasa "baku". Mereka beranggapan bahasa yang
baku selalu bersifat kaku, tidak lazim digunakan sehari-hari, atau bahasa yang hanya terdapat di
buku. Mereka berpendirian bahwa kita cukup menggunakan bahasa yang komunikatif yang
mudah dipahami. Mereka beranggapan bahwa penggunaan bahasa baku mengakibatkan bahasa
yang kurang komunikatif dan sulit dipahami. Ragam bahasa baku akan menuntun pembacanya
ke arah cara berpikir yang bernalar, jernih, dan masuk akal. Bahasa baku adalah ragam bahasa
yang cara pengucapan dan penulisannya sesuai dengan kaidah-kaidah standar. Kaidah standar
dapat berupa pedoman ejaan (EYD), tata bahasa baku, dan kamus umum. Sebaliknya, bahasa
tidak baku adalah ragam bahasa yang cara pengucapan atau penulisannya tidak memenuhi
kaidah-kaidah sandar tersebut.

Penggunaan ragam bahasa baku dan tidak baku berkaitan dengan situasi dan kondisi
pemakaiannya. Ragam bahasa baku biasanya digunakan dalam situasi resmi, seperti acara
seminar, pidato, dan lain-lain. Adapun ragam bahasa tidak baku umumnya digunakan dalam
komunikasi sehari-hari yang tidak bersifat resmi.

Pemahaman Bahasa korespondensi sangatlah penting untuk profesi sekretaris dalam membuat
surat menyurat karena surat yang kita kirimkan akan mencerminkan citra diri dan kepribadian
kita. Ketikan dan bahasa yang kita gunakan akan memberikan kesan bahwa penulis surat itu atau
orang yang menandatangani surat itu adalah seorang yang teliti dan efisien karena surat resmi
harus bisa menampilkan ketelitian dan keprofesionalan pengirimnya.

Pengertian Surat Dinas

 Dalam kehidupan sehari-hari manusia akan bergaul dengan sesamanya. Dalam
kedudukannya sebagai karyawan suatu insttansi, ia akan bergaul dengan tetangganya,
dengan ketua RT-nya, dengan ketua RW-nya dan seterusya. Dalam kedudukan sebagai
anggota suatu keluarga, ia akan bergaul dengan saudara-saudaranya dan dengan kedua
orang tuanya. Demikian pula, dalam rangkan menjamin suatu pemerintahan, suatu instansi
atau suatu dapartemen akan berkomunikasi dengan suatu instansi atau dapartemen yang
lain karena kedua belah pihak saling memerlukan. Dalam dunia bisnis dan dunia ekonomi
terjadi peristiwa yang sama. Berbagai perusahaan akan saling mengisi dan saling memesan
barang yang di produksi perusahaan lain, dan sebagainya.
Dalam pergaulan seperti yang di sebutkan di atas, manusia tidak terlepas dari saling
memberikan informasi, baik secara lisan maupun secara tertulis. Informasi secara lisan
terjadi jika si pemberi informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si penerima
informasi. Pemberian informasi melalui telepon , radio dan melalui televise masih
tergolong ke dalam pemberian informasi secara lisan. Selanjutnya, informasi secara tertulis
terjadi jika pemberi informasi tidak mungkin dapat berhadap-hadapan dengan penerima
informasi dan tidak mungkin menggunakan media seperti tertera di atas. Sarana
komunikasi tertulis yang biasa digunakan untuk keperluan seperti di gambarkan di atas
terdiri dari beberapa macam, salah satu di antaranya adalah surat. Jadi surat adalah salah
satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak, (orang,
instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi).
Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang
menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan, surat
semacam itu di sebut surat dinas atau surat resmi.

B. Fungsi Surat Dinas

Surat dinas mempunyai beberapa fungsi sebagai berikut :
1. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian.
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika
di perlukan.
3. Surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan
perkembangan suatu intansi.
4. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat putusan atau surat intruksi.
5. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.

C. Syarat-syarat Surat Dinas yang Baik

Surat dinas mempunyai beberapa syarat sebagai berikut :
1. Surat dinas sebaiknya menggunakan format yang menarik, tidak terlalu panjang, serta
memakai bahasa yang jelas, padat, adab, dan takzim.
2. Format surat dinas dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat teratur sesuai dengan
ketentuan, bagian-bagian surat dinas tidak di tempatkan seenaknya menurut keinginan
penulis.
3. Surat dinas di usahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele
akan menjemukan.
4. Bahasa surat dinas harus jelas maksudnya mudah di tangkap dan unsur-unsur dramatikal,
seperti subjek dan predikat di nyatakan secara tegas, serta tanda-tanda baca di gunakan
dengan tepat.
5. Bahasa surat dinas harus padat maksudnya langsung mengungkapkan pokok pikiran yang
ingin di sampaikan.
6. Bahasa surat dinas harus adab maksudnya pernyataan yang di kemukakan itu sopan dan
simpatik, tidak menyinggung perasaan si penerima.
Surat dinas merupakan suatu media untuk menyampaikan informasi. Informasi
yang di sampaikan secara tertulis dalam surat dapat berebntuk pernyataan,
pemberitahuan, pertanyaan, permintaan, permohonan, laporan dan lain-lain.
Informasi akan mencapai sasarannya jika bahasa yang di gunakan dapat
mengungkapkan isi surat sesuai dengan sifat surat serta kedudukan penulis dan pembaca
surat dinas.
D. Format Surat Dinas
Salah satu yang menentukan baik atau kurang baiknya surat dinas formatnya. Yang
dimaksud dengan format surat dinas adalah tata letak atau adalah posisi bagian-bagian
surat dinas. Termasuk di dalamnya penempatan tanggal, nomor, salam pembuka, salam
penutup, tembusan dan lain-lain.
 Format surat dinas yang di pakai oleh berbagai instansi di Indonesia, antara lain
format lurus penuh, format lurus, format setengah lurus a, format setengah lurus b,format
takuk atau format bergerigi dan format paragraph menggantung.
Format surat dinas yang sering di jumpai dan digunakan oleh berbagai instansi, baik
pemerintahan maupun swasta, adalah format lurus penuh, format lurus dan format
setengah lurus, baik format setengah lurus a maupun format setengah lurus b, sedangkan
format tekuk atau bergerigi dan format paragraf menggantung agak langka pemakainnya.
E. Bagian-bagian Surat Dinas
Kepala surat, tanggal surat, nomor surat, lampiran surat, hal atau prihal surat,
alamat yang di tuju, Salam pembuka, paragraf pembuka surat, paragraf isi surat, paragraf
penutup surat, salam penutup, tanda tangan, nama jelas penanda tangan, jabatan penanda
tangan, tembusan dan, inisial
1. Kepala surat
Dalam kepala surat yang lengkap tercantum (biasanya sudah tercetak) :
a) Nama istansi atau badan
b) Alamat lengkap
c) Nomor telpon
d) Nomor kotak pos
e) Alamat kawat,dan
f) Lambing istansi atau logo
g) Alamat kantor
h) Nama bank dan
i) Jenis usaha
Kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang
nama,alamat,serta keterangan lainyang berkaitan dengan istansi atau badan pengirim
surat.
2. Tangal surat
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada si penerima surat kepada si
penerima surat kapan surat itu di tulis. Seperti di ketahui, pengirim surat kadang-kadang
cepat jika menggunakan prangko kilat atau kilat khusus, tapi kadang-kadang lambat jika
menggunakan prangko biasa. Adakalanya pengirim surat lambat sekali jika mengalami
 hambatan di perjalanan,seperti sulitnya transportasi atau alamat yang di tuju terletak di
daerah yang terpencil. Dengan tercantumnya tanggal surat, si penerima akaan mengetahui
berapa lama surat itu di perjalanan.
3. Nomor Surat
Setiap surat dinas yang keluar diberi nomor dan kode. Nomor dan kode surat
berguna untuk memudahkan mengatur menyimpan surat, memudahkan mencari surat itu
kembali jika di perlukan, dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar.
4. Lampiran
Penulisan lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat
meneliti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang di lampirkan. Yang di lampirkan itu
baik berupa buku, fotokopy surat keterangan yang di perlukan, brosur, kuitansi,dan
sebagainya.
5. Hal surat
Penulisan hal setelah lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal
yang di bicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat lengkapnya. Seperti
kata nomor dan lampiran, kata halpun harus diikuti tanda titik tanda titik dua. Hal surat
harus di tuliskan dengan singkat, tidak perlu di tulis panjang-panjang dan tidak di akhiri
tanda baca apapaun.
6. Alamat surat
Alamat (bagian dalam) surat di gunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang
harus menerima surat. Alamat yang dituju ini, sebenarnya tercantum pula dalam sampul
surat.atau alamat dalam sekaligus dapat berfungsi sebagai alat luar jika di gunakan sampul
berjendela
7. Salam pembuka
Salam pembuka dapat diibaratkan dengan ucapan permisi, punten, atau ketukan
pintu ketika anda bertamu kerumah orang lain. Salam pembuka merupakan tanda hormat
penulis surat sebelum penulis surat berkomunikasi. Salam pembuka dari surat-surat resmi
perlu dipertahankan karena bagian ini merupakan salah satu penanda surat yang sopan
dan adab.
Penulisan salam pembuka mengikuti aturan berikut. Salam pembuka di cantumkan
disebelah kiri satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal dan alamat surat. Huruf pertama
 awal kata dituliskan dengan huruf capital,sedangkan kata yang lain di tuliskan kecil semua
kemudian salam pembuka itu di ikuti tanda koma.
8. Isi surat
Isi surat di sebut juga tubuh surat. Bagian inimerupakan bagian yang paling
menentukan tercapai atau tidaknya maksud penulis surat, sesuai dengan keinginan penulis
surat,tergantung pada jelas atau tidaknya bagian ini. Isi surat terbagi menjadi tiga bagian
yaitu:
a) paragraf pembuka
b) paragraph isi surat yang sesungguhnya
c) paragraph penutup
9. Salam penutup
Salam penutup berfungsi untuk menunjukan rasa hormat penulis surat setelah
penulis surat berkomunikasi dengan pembaca surat. Salam penutup di cantumkan di
antara paragrn tandatangan penutup dan tanda tangan pengirim. Salam penutup yang
lazim di gunakan dalam surat-surat dinas bermacam-macam bergantung pada posisi
pengirim terhdp penerima surat.
Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf capital, sedangkan kata-kata
lainya ditulis kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma.
10. Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan
Surat dinas dianggap sah jika di tandatangani oleh pejabat yang berwewenang, yaitu
pemegang pimpinan atau instansi ,lembaga, atau organisasi. nama jelas penanda tangan
jelas dicantumkan di bawah tanda tangan dengan hanya huruf awal setiap kata di tulis
capital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apapaun. Dibawah nama penanda
tangan di cantumkan nama jabatan sebagi identitas penanda tangan tersebut. Juka akan di
cantumkan pula nomor induk pegawai pejabat yang bersangkutan, pencantumannya di
antara nama jelas dan jabatan. Akan tetapi, sebenarnya pencantuman NIP bukan
merupakan suatu keharusan.
F. Jenis-jenis Surat Dinas
Beberapa jenis surat yang termasuk surat dinas adalah sebagai berikut :
1. Surat permohonan
 Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain.
Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar,
permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, permohonan untuk
menyebarluaskan suatu informasi, permohonan izin, permohonan mutasi atau pindah
tugas dan permohonan peminjaman sesuatu
Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada intansi yang secara struktual
organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih
tepat di sebut sebagai surat permintaan atau penugasan.
Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok-pokok sebagai berikut :
a) Identitas pemohon
b) Isi permohonan
c) Tujuan dan alasan memohon
d) Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan
e) Pernyataan kesungguhan dalam memohon
2. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru
yang perlu di ketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan
suatu peristiwa sehingga tidak perlu untuk di tanggapi dalam bentuk surat.
Secara umum sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut :

a) Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat

b) Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan atau penjelasan dari masalah pokok yang akan
diberitahukan
c) Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan
3. Surat Keterangan
Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status atau kondisi seorang atau
barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik,
surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu dan surat
keterangan pengalaman kerja.
Surat ini biasanya di buat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi
atau permintaan seseorang yang berkepentingan dengan isi keterangannya.
 Dalam surat keterangan ini harus disebutkan :
a) Data pribadi dan jabatan pihak yang membuat keterangan
b) Data pribadi pihak yang di terangkan
c) Isi keterangan
d) Keterangan tanggal berlakunya surat
e) Pernyataan bahwa keterangan yang di buat adalah benar
4. Memo dan Nota Dinas
Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata
memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan.
Memo atau nota dinas adalah surat khusu yang dipakai antara pejabat di lingkungan suatu
lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.
Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapasaja asal
orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.

G. Penggunaan Bahasa Dalam Surat Dinas

Dalam pembahasan ini akan dibicakan bagaimana penggunaan bahasa yang benar
dalam bagian isi surat.
Seperti kita sadari, dalam bagian isi surat tercantum pesan penulis yang ingin
disampaikan kepada penerima surat. Agar pesan yang terdapat di dalam surat itu
komunikatif dan mudah dipahami oleh penerimanya, surat, sabagai salah satu jenis
karangan tertulis, hendaknya menggunakan bahasa yang benar, sesuai dengan kaidah
komposisi atau kaidah karang-mengarang. Pembicaraan kaidah komposisi yang bertalian
dengan surat-menyurat mencakupi pemilihan kata, pemakaian ejaan yang disempurnakan,
penyusunan kalimat, dan penyusunan paragraf. Berikut akan dibahas satu persatu.
1. Pemilihan Kata
Untuk surat-surat resmi perlu dipilihkan kata-kata yang memenuhi syatat baik atau
baku, lazim, dan cermat. Di samping itu, pemakaian ungkapan idiomatik, ungkapan
penghubung, atau ungkapan yang bersinonim harus dituliskan dengan benar.
a) Kata yang Baik atau Baku
 Penggunaan kata-kata dialek yang belum diakui kebakuannya tidak dibenarkan.
Penggunaan kata-kata gimana, ngapain, kenapa, entar, kasih, bikin betulin, kagak dan
cuman termasuk tidak baik. Padanan kata-kata tersebut yang dianggap baku adalah
bagaimana, mengapa, nanti, beri, membuat, memperbaiki, tidak, dan hanya.
b) Kata yang Lazim
Untuk surat resmi hendaklah dipilihkan kata-kata yang lazim dalam masyarakat,
yaitu kata-kata yang sudah dikenal. Hindarilah perasaan ingin memperlihatkan keintelekan
atau kesarjanaan Anda dengan menggunakan kata atau istilah asing. Sedapat-dapatnya
Anda harus menggunakan kata atau istilah dalam bahasa indonesia. Gunakanlah kata-kata
masukan bukan input, suku cadang, bukan sparepart; usaha patungan bukan joint venture,
pendekatan bukan approach; lentur bukan flexible; pantau bukan monitor, peringkat bukan
rangking; dampak bukan impact; kendala bukan constraint; loka karya bukan work shop,
dan sebagainya.
c) Kata yang Cermat
Kata-kata memohon, meminta, menugasi, memerintahkan, menganjurkan dan
menyarankan merupakan kata-kata yang mempunyai arti yang sama. Dalam hal in, penulis
surat dinas hendaknya dapat memilih kata tersebut dengan tepat sesuai dengan pesan
yang ingin disampaikan dalam surat.
Pengunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Anda hendaknya tepat pula sesuai dengan
kedudukan orang yang dikirimi surat tersebut, apakah penerima surai itu lebih tinggi
pangkat dan kedudukannya, ataukah penerima surat itu sederajat kedudukannya dengan
pengirim surat.
d) Ungkapan Idiomatik
Unsur-unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa. Oleh karena itu,
unsur-unsur tersebut tidak boleh ditambahi, dikurangi, atau dipertukarkan. Yang termasuk
ungkapan idiomatik itu, antara lain;
Sesuai dengan,
Bertemu dengan,
Berhubung dengan,
Sehubungan dengan,
Bertalian dengan,
 Bersamaan dengan,
Sejalan dengan.
Seirama dengan.
Tidak ubahnya seperti,
Berbicara tentang.
Berdiskusi tentang
Bermustawarah tentang
Berkenaan dengan,
Disediakan untuk
Terbuat dari
Terjadi dari
Luput dari
Terdiri atas
Tidak berbeda dengan
Desebabkan oleh
e) Ungkapan Penghubung
Ungkapan penghubung dalam bahasa Indonesia ada dua, yaitu ungkapan
penghubung intrakalimat dan ungkapan penghubung antarkalimat. Ungkapan penghubung
intrakalimat berfungsi menghubungkan unsur-unsur dalam suatu kalimat. Yang termasuk
ungkapan penghubung intrakalimat adalah, antara lain, baik . . . . maupun, antara . . .dan,
seperti dan misalnya, serta demikian dan sebagai berikut.
f) Ungkapan yang Bersinonim
Ungkapan-ungkapan yang bersinonim berikut tidak digunakan sekaligus karena
penggunaan dua kata yang berarti sama merupakan penulisan yang mubazir. Penulis surat
dinas harus menentukan salah satu di antaranya.
g) Kata-kata yang Bermiripan
Dalam bahasa Indonesia terdapat kata-kata bermiripan, baik dari segi bentuk
maupun dari segi makna. Bahkan, dari segi makna boleh dikatan bahwa kata-kata tersebut
bersinonim. Yang termasuk kata-kata bermiripan, antara lain, suatu dan sesuatu, masing-
masing dan tiap-tiap, jam dan pukul, serta dari dan daripada.
2. Penerapan Ejaan yang Disempurnakan
 Penulis surat dinas sebaiknya menguasai kaidah-kaidah ejaan yang terdapat dalam
Buku Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan. Harus diakui, selam ini
masih ada penulis surat dinas yang kurang memperhatikan kaidah ejaan. Dalam surat-
surat resmi masih terdapat penulisan yang serangkai, padahal seharusnya terpisah, atau
sebaliknya.
3. Penyusunan Kalimat
Kalimat-kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya berupa kalimat
efektif, yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa, singkat, dan enak dibaca. Kalimat
yang sesuai dengan kaidah bahasa adalah kalimat yang tidak menyimpang dari kaidah yang
berlaku. Kalimat itu sekurang-kurangnya memiliki subjek dan predikat. Selanjutnya,
kalimat yang digunakan adalah kalimat yang tidak bertele-tele atau tidak berbelit-belit.
Namin, tidak berarti bahwa unsur-unsur yang wajib ada dalam sebuah kalimat itu boleh
dihilangkan. Kemudian, kalimat yang enak dibaca adalah sopan dan simpatik, tidak
bernada menghina atau meremehkan pembaca.
4. Penyusunan Paragraf
Gagasan penulis yang ditungkan dalam surat hendaklah ditata dan diatur
sedemikian rupa dalam paragraf-paragraf sehingga gagasan itu mudah dipahami oleh
penerima surat. Setiap gagasan disusun dalam satu paragraf yang utuh, yakni paragraf yang
memenuhi syarat adanya kesatuan dan kepaduan. Dengan kata lain, gagasan yang sama
tidak ditungkan dalam beberapa paragraf. Seballiknyam beberapa gagasan berbeda tidak
ditungkan dalam sebuah paragraf yang sama.
Sebuah paragraf dikatakn memiliki kesatuan jika paragraf itu betul-betul hanya
berbicara satu masalah. Selanjutnya, paragraf dikatan memiliki kepaduan jika kalimat-
kalimat yang disusunnya saling berhubungan, dan saling berkaitan. Kalimat-kalimat dalam
sebuah paragraf akan saling berhubungan dan akan saling berkaitan jika diikat dengan
pengait paragraf, yang berupa ungkapan penghubung antarkalimat, seperti selanjutnya,
selain itu, sebaliknya, namun, dan oleh sebab itu, diikat dengan kata ganti, seperti itu, ini,
nya, dan tersebut, atau diikat dengan pengulangan kata yang dipentingkan.

A. PENGERTIAN SURAT DINAS

 Surat dinas adalah suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga. Surat ini
dibuat bertujuan untuk keperluan dinas tertentu. Pada umumnya surat dinas berisi tentang
kedinasan itu sendiri,baik itu pemerintah atau swasta. Isi dari surat tersebut mengenai
tentang penyampaian pengumuman, pemberian suatu izin dan pemberian tugas.
B. FUNGSI SURAT DINAS
 Sebagai dokumen bukti tertulis, seperti pemberian izin, pengambilan keputusan maupun
kesepakatan
 Sebagai alat pengingat berkaitan fungsinya yang dapat dijadikan arsip
 Sebagai bukti sejarah atas perkembangan suatu instansi
 Sebagai pedoman kerja dalam bentuk surat perintah atau surat instruksi
C. CIRI-CIRI SURAT DINAS
 terdapat kop surat dari instansi atau lembaga yang bersangkutan,
 menggunakan salam pembuka dan penutup,
 terdapat nomor surat, lampiran dan perihal,
 terdapat stempel dan tanda tanggan dari instansi atau kantor pembuat surat.
D. LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT SURAT DINAS
 Menentukan kepala surat, instansi, lembaga, atau organisasi.
 Mencantumkan tanggal pembuatan surat, nomor surat, perihal, dan alamat tujuan surat.
 Menulis isi surat secara jelas, singkat, lengkap, dan sopan.
 Mencantumkan identitas lengkap pengirim surat pada bagian akhir.
 Menggunakan ragam bahasa baku.
 Menggunakan ejaan dan tanda baca yang tepat.
E. UNSUR-UNSUR SURAT DINAS
 Kepala Surat
 Nomor Surat
 Tanggal Surat
 Perihal
 Lampiran
 Alamat yang Dituju
 Salam Pembuka
 Pembuka
 Isi
 Penutup
 Salam Penutup
 Tanda Tangan
 Nama dan Jabatan
F. MACAM-MACAM SURAT DINAS
1. Surat Pengumuman : Surat yang disampaikan kepada khalayak umum tanpa harus diketahui
siapa dan berapa jumlah pembacanya, dan siapa pun berhak membaca.
2. Surat Panggilan Kerja : Surat yang dipergunakan untuk memanggil / mengundang seseorang
untuk mengadakan wawancara, pengujian tenaga kerja, penawaran protek kerja sama dll sesuai
tempat dan waktu yang ditetapkan.
3. Surat Permohonan Izin : Surat yang sengaja dibuat dengan tujuan untuk memohon izin /
bantuan maupun kerjasama kepada instansi terkait.
4. Surat Undangan : Surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri suatu acara pada
waktu dan tempat yang telah ditentukan.
5. Surat Pemberitahuan : Surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota yang dituju agar
mereka mengetahui sebuah kabar,berita/informasi.
6. Surat Pemberian Izin : Surat yang memberikan izin kepada perusahaan / seseorang untuk
menggunakan lokasi tertentu sebagai tempat usaha menyatakan tidak keeratan atas permohonan
izin yang disampaikan
7. Berita Acara : Catatan laporan yang dibuat mengenai waktu terjadi, tempat, keterangan /
petunjuk lain tentang suatu perkara / peristiwa.
8. Surat Keterangan : Surat yang berisikan keterangna mengenai suatu hal agar tidak
menimbulkan keraguan.
9. Surat Perjanjian Sewa Menyewa : Surat yang dibuat oleh dua pihak yaitu pihak penyewa dan
yang menyewakan dengan memuat pernyataan kesepakatan serta menyewa yang disetujui.
10. Surat Rekomendasi : Surat yang dibuat oleh seorang pimpinan / pejabat tertentu yang berisi
keterangan tentang keadaan pribadi seseorang berdasarkan data-data autentik yang adak katena
diminta sendiri oleh pihak yang bersangkutan untuk kepentingan pribadinya.
11. Surat Keputusan : Surat yang berisi putusan tentang suatu hal yang berkaitan dengan urusan
dalam sebuah lembaha / iInstitusi, agar tidak menimbulkan salah tafsir.
12. Surat Peringatan : Surat yang dilayangkan oleh pihak berwenang kepada karyawan di suatu
perusahaan perihal adanya pelanggaran aturan karyawan tersebut.
13. Surat Bantahan : Surat yang dibuat oleh penggugat yang berisi bantahan terhadap suatu
pernyataan yang dianggap salah dan harus diluruskan.
14. Surat Perintah : Surat yang berisikan perintah dan pejabat yang berwenang kepada seseorang
untuk melakukan suatu kegiatan / tidak melakukan suatu kegiatan.
15. Surat Perjanjian Kerja : Surat yang berisi kesepakatan untuk bekerja pada suatu perusahaan
yang dilakukan dan ditandatangani okeh calon pekerja dan pihak perusahaan juga berisi
ketentuan mengatur hubungan kerja antara aperusahaan dan karyawan.
16. Surat Laporan : Surat yang berisi penyajian fakta tentang sesuatu keadaan / suatu kegaiatan
yang berkenaan dengan tanggung jawab ditugaskan kepada pelapor.
17. Surat Pernyataan : Surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban ats
pernyataan tersebut.
18. Surat Pengantar : Surat yang ditujukan kepada seseorang pejabat / perusahaan untuk
mengantarkan surat, dokumen maupun barang.
19. Surat Kuasa : Surat yang berisi pelimpahan wewenagn dari seseorang pejabat tertentu kepada
seseorang / pejabat lainnya
20. Surat Perintah Perjalanan Dinas : Surat yang digunakan sebagai alat pemberitahuan yang
ditunjukan kepada pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas serta pemberian fasilitas
perjalanan dan pembiayaan.
21. Surat Tugas : Surat yang diberikan atasan kepada bawahan untuk menugaskan seseorang dalam
melaksanakan tugasnya di instansi / perusahaan tertentu dan yang ditugaskan dapat
menyelesaikan tugasnya dengan waktu dan tempat yang telah ditentukan.
22. Surat Pengusulan : Surat yang berisi saran / permintaan kepada seseorang . suatu badan untuk
melakukan suatu pekerjaan yang dimaksudkan agar oran . badan yang menerima usul tersebut
dapat melakukan apa yang diharapkan.
23. Surat Perjanjian Jual Beli : Surat mengenai adanya kesepakatan antar pihak pertama dan pihak
kesua melalui transaksi barang, baik barang bergerak maupun tak bergerak.