MAKALAH

KOMUNIKASI BISNIS

“ DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS DAN

PENULISAN SURAT LAMARAN KERJA”

OLEH :

KELOMPOK VIII

1. YULITA ELMIDA

2. RAHMA FITRIANI

UNIVERSITAS MAHAPUTRA MUHAMMAD YAMIN

FAKULTAS EKONOMI

SOLOK 2015
 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang

Korespondensi merupakan salah sau bentuk komunikasi verbal yang digunakan

untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis maupun non bisnis kepada pihak lain.

Kegiatan korespondensi berkaitan dengan suatu proses penyampaian pesan-pesan bisnis

maupun non bisnis baik dalam bentuk surat, memo, proposal, agenda, maupun dalam

bentuk laporan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga kepada orang atau lembaga

lainuntuk menvapai suatu tujuan tertentu.

Oleh karena itu korespondesni bisnis merupakan bentuk korespondensi yang

dilakukan oleh suatu lembaga/organisasi bisnis dengan harapan untuk mencapai tujuan

bisnis. Salah satu tujuan bisnis adalah untuk memperoleh keuntungan atau profit.

Sehubungan dengan korespondensi bisnis yang merupakan alat komunikasi

dengan bentuk verbal maka dalam sebuah bisnis diperlukan tenaga kerja yang

membutuhkan pekerjaan dalam lingkungan bisnis, untuk mendapatkan suatu pekerjaan

dilingkungan bisnis maka pencari kerja harus membuat/menulis surat lamaran kerja

sebagai suatu komunikasi antar pelamar kerja dengan lembaga / organisasi tujuannya.

Dalam menulis surat lamaran pekerjaan dilengkapi dengan sebuah resum (daftar

riwayat hidup), kemampuan yang dimiliki yang sesuai dengan jabatan/ posisi yang

dibutuhkan lembaga yang dituju.

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 2

B. Tujuan

1) Memenuhi tugas mata kuliah komunikais bisnis.

2) Dapat membedakan surat bisnis dengan surat lamaran pekerjaan

3) Dapat melakukan pengelompokan surat-surat

4) Mengetahui bagaimana menulis surat lamaran kerja yang baik

5) Dapat mengidentifikasi berbagai komponen penting dalam surat lamaran kerja yang

baik

6) Dapat mengetahui contoh penulisan surat lamaran kerja yang baik.

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 3

BAB II

PEMBAHASAN

A. KORESPONDENSI BISNIS

Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-

menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.

Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua,

yakni: Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh

kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar. Korespondensi Interen, yaitu

hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor,

termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.

1. Surat dan Surat Bisnis

Suratmerupakan sebagai sarana penyampaian pesan tertulis untuk berbagai

kepentingan, baik pribadi, kedinasan maupun bisnis dari seseorang kepada orang

atau pihak lain. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

yang begitu pesat, penulisan surat dari satu pihak ke pihak lain dapat dilakukan

dengan elektronik (e-mail).

Surat dapat digunakan untuk berbagai keperluan atau kepentingan tergantung

kepada maksud dan tujuan masing-masing pengirim surat. Surat yang disampaikan

kepada pihak lain dapat berupa surat pengantar, perkenalan, undangan

rapat,pemberitahuan pindah kantor, penerimaan kerja, penolakan kerja, hubungan

kerja dll.

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 4

Dalm menulis surat yang baik perlu diperhatikan beberapa hal yaitu, bahasa yang

digunakan mudah dipahami, menggunakan kalimat yang sederhana, isi surat jelas,

tegas dan tidak bertele-tele.dan dalam segi fisik juga perlu dierhatikan seperti kertas

yang baik dan bersih ukuran yang sesuai dengan maksud dan tujuan pengiriman

surat.

Surat Bisnis adalah surat yang digunakan seseorang, lembaga, organisasi atau

institusi untuk menyampaikan pesan-pesanbisnis secara tertulis keada pihak lain

dengan menggunakan media tertentu. Misalnya : lewat pos faksimile, telepon

seluler(HP) atau internet.

Surat-surat bisnis yang beredar di masyarakat sangat beragam seperti : surat

penawaran produk, surat kontrak kerja sama, surat jual beli, surat kuasa dll.

Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang berkaitan (pengirim dan penerima)

dalam surat menyuratsering disebut dengan istilah korespondensi (correspondence).

Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-

menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.

Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua,

yakni: Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan

oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar. Korespondensi Interen,

yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu

kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.

Koresondesni bisnis adalah suatu kegiatan korespondensi antara satu pihak dengan

pihak yang lain secara perorangan maupun lembaga yang berkaitan dengan dunia

bisnis.

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 5

2. Fungsi Surat Bisnis

a. Sebagai duta atau wakil bagi pengirim surat. Dalam dunia bisnis surat bisnis

berfungsi sebagai pembawa pesapesan bisnis dari pengirim kepada pihak lain.

Pengirim surat perlu memperhatikan berbagai kaidah penting dalam penulisan

surat. Misalnya : objektivitas, sistematika, kesederhanaan, dan kejlasan agar

mudah dipahami.

b. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan,buah

pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis. Seperti :

surat permintaan informasi produk baru, surat pemasaran produk, surat

penagihan, dll.

c. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis). Misalnya : surat perjanjian jual beli, surat

perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima,dll.

d. Alat untuk mengingat. Misalnya : surat-surat bisnis yang diarsipkan

e. Bukti sejarah (historis). Misalnya : surat izin pendirian usaha, surat kepailitan

usaha, surat penggabungan usaha (merger), dll.

f. Pedoman kerja. Misalnya : surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja)

g. Media promosi bagi pengirim surat. Misalnya : surat perkenalan perusahaan,

surat penawaran produk, dll.

3. Pengelompokan Surat

Menurut wujudnya surat dibagi jadi :

a. Surat bersampul

Adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang lain yang terdiri dari

kertas surat dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran.

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 6

Tujuannya yaitu untuk menjaga kerahasiaan isi surat dari orang –orang yang

tidak berhak menerimanya.

b. Kartu Pos

Adalah surat terbuka yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan

singkatpendek dan praktis.

c. Warkat Pos

Adalah Surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop, bagian

dalam amplop dapat berfungsisebagai lembaran isi surat.

d. Telegram dan Teleks

Adalah berita yang tercetak dan disampaikan dari jarak jauh. Telegramada 2

macam yaitu : telegram dinas pemerintah (formulirnya berwarna biru muda,

hijau muda atau kuning muda) dan telegram swasta (formulirnya berwarna

putih)

Teleks (telegrafer exchange) adalah pertukaran berita yang teretak dari jarak

jauh

e. Memorandum/ memo dan Nota

Memorandum/memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk

menyampaikan suatu pesan-pesan singkatyang berupa pemberitahuan,

permintaan atau hall-hal lain dalam suatu organisasi(internal organisasi).

Nota adalah suatu pesan singkat yang dibuat oleh pimpinan suatu

lembaga/organisasi untuk meminta data atau informasi penting di dalam

organisasi.

f. Surat tanda bukti

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 7

Adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengakuan sah atas

suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain. Seperti : faktur,

kwitansi dan tanda terima.

Menurut pemakaiannya dibagi menjadi :

a. Surat Pribadi

Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan

atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi.

b. Surat Dinas

Adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan

dinas instansi pemerintah. Surat dinas bersifat formal jadi penulisannya baku

yang dapat digunakan dalam kegiatan korespondensi suatu instansi tertentu dan

merupakan alat komunikasi kedinasan yang berkaitan dengan pengelolaan

administrasi.

c. Surat Bisnis

Surat Bisnis juga disebut sebagi surat niaga adalah sura yang digunakan orang

atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis seperti : bidang usaha

produksi (perusahaan percetakan, perusaahn farmasi, perusahaan

mebel,perusahaan tekstil dll), perdagangan (perusahaan material bangunan,

perusahaan ritel,/bisnis eceran dll), usaha jasa (perusahaan jasa konsultan,

perusahaan angkutan, perusahaan asuransi dll)

Contoh surat bisnis yaitu : surat pemberitahuan, surat pemesanan, surat

permintaan informasi, surat penawaran produk dll.

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 8

d. Surat Sosial

Adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial

kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada

umumnya. Contoh surat sosial yaitu : surat permohonan bantuan dana kepada

para donatur, surat ucapan terimakasih kepada donatur dll.

Menurut Banyaknya (jumlah yang dituju

a. Surat biasa

Adalah surat yang dibuat oleh seseorang/organisasi yang itujukan kepada

seseorang/organisasi lainyang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan

bkan bersifat pribadi.surat biasa bersifat terbuka apabila tidak pakai amplop,

dan bersifat tertutup apabila suat tersebut dimasukkan kedalam amplop.

b. Surat Edaran

Adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang disampaikan oeh seorang atau

suatu lembaga yang ditujukan kepadaorang/lembaga laindalam jumlah yang

banyak.

c. Surat Pengumuman

Adalah surat yang berisikan pemberitahuan tentang suatu hal yang perlu

diketahui oleh pegawai atau karyawan suatu organisasi ataupun masyarakat luas

Menurut Sifatnya

a. Surat biasa

Adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia) dapat beramplop dan

tanpa amplop.

b. Surat konfidensial (terbatas)

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 9

Adalah surat yang termasuk rahasia, tetapi terbatas untuk kalangan tertentu.

Surat tersebut hanya ditujukan kepada pejabat tertentu dan tidak untuk

disebarluaskan dalam suatu organisasi.

c. Surat Rahasia

Adalah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang /pejabat tertentu

dalam suatu organisasi.

Menurut urgensi Penyelesaian

a. Surat Biasa

Adalah surat yang penganannya diperlukan biasa saja atau tidak ada suatu

perlakuan khusus atas surat tersebut.

b. Surat Segera

Adalah surat yang memerlukan penanganan secepat mungkin atau dilakukan

dengan segera, meskipun tingkat penangannya tidak secepat surat kilat.

c. Surat Kilat

Adalah surat yan gmemerlukan penanganan dengan sangat segera, harus

didahulukan, dan memperoleh perlakuan khusus daripada surat-surat yang lain.

4. Bagian Surat dan Bentuk Surat

a. Bagian Surat

1) Kepala Surat

Kepala surat merupakan ciri khusu suatu lebaga dan organisasi bisnis, badan,

instansi, yang mencakup antara lain ; Nama instansi (organisasi), alamat

lengkap, nomor telp, nomor faksimile, nomor kotak pos, alamat kawat, alamat

situs web dan e-mail, dan logo atau lambang instansi tersebut.

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 10

Contoh kop surat

CV SENTRA DIGITAL
Komputer & Aksesoris
JLAAN DEWARUCI NO. 25 JEBRES
Telp. (0271) 647855, Faks. (0271) 647656
E-Mail : sam@digital.com
SURAKARTA 57125

2) Tanggal surat

Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada sipenerima surat kapan

surat itu ditulis.

Contoh :

CV SENTRA DIGITAL
Komputer & Aksesoris
JLAAN DEWARUCI NO. 25 JEBRES
Telp. (0271) 647855, Faks. (0271) 647656
E-Mail : sam@digital.com
SURAKARTA 57125
BAB III
Solok, 20 Oktober2015

3) Nomor, Lampiran, Hal atau Perihal

Penulisan Nomor, Lampiran, Hal atau Perihal diawali dengan huruf kapital dan

diikuti dengan titik dua yang ditulis secara berurutan kebawah. Penulisan kata

lampiran hanya diperlukan apabila ada berkas yang dilampirkan dalam surat

tersebut.

Contoh :

CV SENTRA DIGITAL
Komunikasi Bisnis Komputer & Aksesoris Rahma Fitriani &Yulita
Elmida JLAAN DEWARUCI NO. 25 JEBRES
Telp. (0271) 647855, Faks. (0271) 647656
E-Mail : sam@digital.com
SURAKARTA 57125

Nomor : Solok, 20 Oktober2015

Lampiran :
Hal :
 11

PENUTUP

4) Nama dan Alamat Surat

Dalam penulisan nama seseorang yang akan dituju hendaklah memperhatikan

mengenai kebiasaan memanggil nama yang bersangkutan, termasuk

menggunakan nama sapaan seperti : Bapak, Ibu, dan Saudara, maupun gelar

akademik dan gelar kehormatan haru ditulis dengan benar dan efaan yang tepat.

Contoh :

CV SENTRA DIGITAL
Komputer & Aksesoris
JLAAN DEWARUCI NO. 25 JEBRES
Telp. (0271) 647855, Faks. (0271) 647656
E-Mail : sam@digital.com
SURAKARTA 57125

Nomor : Solok, 20 Oktober2015

Lampiran :
Hal :

Yth. Sdr. Muhammad Rifai

Jln. Proklamasi No 12
Solok

5) Salam Pembuka

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 12

Merupakan salam penghormatanyang dilakukan oleh pengirim pesan kepada

pihaj lain sebelum menyampaikan maksud atas tujuan penulisan surat.

Penggunaan salam pembuka ada beberapa macam sesuai dengan suasana surat

yang ingin disampaikan baik formal maupun non formal.

Seperti : Dengan Hormat, Ibu .... yang terhormat, Salam hormat, Salam

sejahtera dan Assalamu’alaikum.

6) Isi surat

Merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima

surat. Secara umum dalam penulisan isi surat usahakan unutk tetap

menggunakan kata-kata atau istilah yang mudah dipahami.

Secara garis besar isi surat mencakup tiga hal penting yaitu : paragraf pembuka,

paragraf isi, paragraf penutup. Paragraf pembuka biasanya berisi tentang

pemberitahuan, permintaan, pernyataan.

Contoh :

- Sehubungan dengan surat saudara tanggal 20 Oktober 2015, kami ingin

menyampaikan hal-hal sebagai berikut:

Paragraf isi surat perlu dikemukakan apa yang sebenarnya ingin disampaikan

kepada sipenerima surat. Isi surat hendaknya disampaikan secara singkat, lugas

dan jelas.

Paragraf penutup merupakankesimpulan dan kunci isi surat, dapat mengandung

suatu harapan pengirim surat maupun ucapan terima kasih kepada penerima

surat.

Conto :

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 13

- Atas perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih.

- Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini, kami ucapkan terima

kasih.

7) Salam penutup

Surat yang baik emerlukan salam penutup sebagai suatu ungkapan sikap

respek(hormat), sopan, atau etika berkirim surat.

Contoh salam penutup yang lazim digunakan yaitu :

- Hormat kami

- Hormat saya

- Salam kami

- Wassalam

8) Tanda tangan, Nama Jelas dan Jabatan

Surat dinas dan surat bisnis dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang

berwenang, yaitu pimpinan suatu instansi, lembaga atau oerganisasi, nama

pengirim harus ditulis dibawah salam penutup. Dengan penandatanganan surat

berarti mengesahkan isi surat tersebut dan akibat yang akan ditimbulakan oleh

isi surat tersebut. Setelah surat ditandatangani nama pengirim dan jabatan jga

dicantumkan dalam surat tersebut.

Dalam penulisannya perlu diperhatikan hal sebagai berikut :

- Penulisan nama pengirim tidak perlu menggunakan huruf kapital

seluruhnya, tetapi menggunakan huruf kapital pada setiap unsur.

- Nam tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah dan

tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 14

- Nama jelas dapat dicantumkan dibawah nama pengirim

Contoh :

Homat Kami

Dr. Muhammad Ridho

Direktur Utama

9) Tembusan

Kata tembusan ditulis huruf awal kapital diletakkan disebelah kiri pada bagian

kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal. Sejajar dengan nama pengirim

surat. Kata tembusan diikuti tanda titik dua tanpa digarisbawahi. Bagian ini

hanya dicantumkan jika surat itu memrlukan untuk beberapa instansi atau pihak

lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.

Contoh :

Tembusan :

1. Manajer Personalia PT. DIPI PERMATA

2. Ketua Panitia Expo Produk Unggulan 2005

3. Kepala Bagian Pemasaran PT.GEMAH RIPAH

4. Drs. Djoko Purwanto, M.B.A

5. Muhammad Rifa’i

b. Bentuk Surat

Bentuk surat adalah suatu pola surat menurut susunan letak bagian-bagian surat.

Setiap bagian surat mempunyai peranan yang sangat penting artinya sebagai

identifikasi atau petunjuk pengelola suatu surat.

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 15

Menurut pola umum dalam surat menyurat, ada beberapa macam bentuk surat

yaitu :

1. Bentuk lurus penuh (full-block style)

2. Bentuk lurus (block style)

3. Bentuk setengan lurus (semi block style)

4. Bentuk bertekuk (indented style)

5. Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph style)

6. Bentuk surat amerika(American style)

7. Bentuk surat inggris (British style)

5. Bahasa Surat

Agar pesan yang disampaikan komunikatif, mudah dimengerti dan dipahami oleh

penerima surat, sebaiknya sipembuat surat hendaknya menggunakan bahasa yang

baik dan benar sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku dalam dunia surat-

menyurat. Seperti bagaimana memilih kata, pemakaian ejaan yang disempurnakan

Di samping pemilihan kata yang baku dan lazim, bahasa surat juga perlu

mempertimbangkan pemilihan kata secara cermat. Dalam mengirim surat harus

melihat kedudukan siapa penerima surat.

Contoh penggunaan sapaan Bapak, Ibuk, Saudara dan Anda harus tepat atau sesuai

dengan pangkat dan kedudukan penerima surat.

6. Format Lipatan Surat dan Amplo

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 16

Format atau bentuk lipatan surat yang baik merupakan bagian etika berkorespondensi

dalam dunia bisnis. Beberapa bentuk lipatan surat adalah sebagai berikut :

a. Lipatan buku (standard fold)

b. Lipatan setengah baku

c. Lipatan akordeon

d. Lipatan setengah akordeon

e. Lipatan tunggal

f. Lipatan ganda / paralel

g. Lipatan model prancis

h. Lipatan model baron

Bentuk – bentuk Amplop

Pada umumnya pengiriman surat bisnis di lengkapi dengan amplop baik yang

berukuran kecil, sedang maupun panjang. Amplo berfungsi sebagai salahsatu cara

menjaga kerahasiaan isi surat. Pengiriman sura-surat, proposal dan laporan bisnis

dalam amplop disamping merupakan beretika dalam berkorespondensi juga

sekaligussebagai media promosi bagi suatu organisasi bisnis /perusahaan. Amplop

dikelompokkan dalam beberapa bagian yaitu :

a. Berdasarkan wujudnya dibagi menjadi :

1) Amplop biasa

2) Amplop berjendela

b. Berdasarkan ukurannya dibagi menjadi :

1) Amplop resmi

2) Amplop kartu

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 17

3) Amplop bisnis

4) Amplop pendek

5) Amplop panjang

6) Amplop besar

- Amplop katalog

- Amplop mata berkait

- Amplop kancing bertali

c. Berdasarkan penggunaanya dibagi menjadi :

1) Amplop katalog

2) Amplop mata berkait

3) Amplop kancing bertali

7. Contoh-contah surat bisnis

a. Surat Pemesanan

Merupakan salah satu surat bisnis yang lazim dijumapi dalam dunia bisnis, dalam

perusahaan dalam proses pengolahan, perdagangn, maupun jasa. Surat pmesanan

adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi untuk melakukan

pemesanan barang atau jasa kepada pihak lain guna duntuk memenuhi berbagai

kebutuhan.

Dalam penulisan surat pemesanan perlu dicantumkan nama barang yang dipesan,

jumlah barng yang dipesan, harga per unit barang yang dipesan dan

spesifikasi(keterangan ringkas) barang yang dipesan, serta kapan pemesanan dan

pengirimannya dan cara pembayaran dan cara pengiriman barang perlu dijelaskan

secara rinci.

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 18

b. Surat konfirmasi

Untuk mengkonfirmasi sebenarnya bisa secara lisan seperti melalui telpon,

maupun secara tertulis. Surat konfirmasi adalah surat yang berisi tentang

penjelasan tertentu yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan, penegasan atau

meyakinkan atas sesuatu. Seperti, surat konfirmasinyang berkaitan dengan

pemesanan barang, pengiriman barang, penawaran harga khusus atau mengubah

suatu prosedur dan kebijakan.

Dalam fmembuat surat konfirmasi pada paragraf awal perlu dijelaskan tentang

latar belakang perlunya membuat surat konfirmasi, pada paragraf isi perlu

dijelaskan secara rinci tentang apa yang harus dikonfirmasikan, dan pada paragraf

penutup perlu dikemukakan tentang sesuatu penghargaan yang positif.

c. Surat Pengaduan

Surat pengaduan adalah surat yang berisi pengaduan pelanggan kepada pihak

lain(manajemen perusahaan) dengan cara-cara yang baik (sopan, ramah, dan tidak

emosional) karena pelanggan merasa dirugikan atau dikecewakan, agar mereka

memperoleh solusi (jawaban) terbaik bagi kedua belah pihak.

d. Surat Permintaan Informasi

Surat permintaan infoemasi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang atau

kelompok atau lembaga untuk meminta berbagai infoemasi penting kepada pihak

lain baik perseorangan maupun lembaga.

Contoh, permintaan informasi tentang aneka produk baru, jasa pendidikan dan

pelatihan, berbagai bidang keahlian, jasa perbaikan dan lain-lain.

e. Surat ucapan selamat

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 19

Surat ucapan selamat adalah surat yang dikirimkan oleh perorangan, kelompok

maupun lembaga yang berisi pemberian ucapan selamat atas keberhasilan

seseorang, kelompok maupun lembaga dalam melakukkan suatu kegiatan atau

pekerjaan.

f. Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan adalah surat yang dibuat oleh perorang atau organisasi yang

berisi pemberitahuan kepada pihak lain baik perorangan maupun organisasi.

Misalnya, surat pemberitahuan pindah alamat kantor, pergantian pimpinan

perusahaan, peluncuran produk baru dll.

g. Surat Pengaihan

Surat penagihan adalah surat yang digunakan untuk menagih hutang pihak lain

yang telah melampaui waktu yang telah ditentukan. Dalam penulisan surat

penagihan ini harus menggunakan bahasa yang sederhana, tidak berbelit-belit,

memilih kata yang sudah familier(sudah dikenal), sopan (tidak emosional).

h. Surat Peringatan

Surat peringatan adalah surat yang dituls oleh seseorang atau organisasi yang

ditujukan kepada pihak lain baik seseorang atau organisasi yang berisi peringatan

atas sesuatu hal. Misalnya, surat peringatan kepada debitur untuk segera melunasi

utangnya atau surat peringatan kepada pelangganny agar tidak tertipu dengan

produk tiruan atau bajakan.

i. Surat Perintah Kerja

Surat perintah kerja adalah surat yang ditulis oleh pimpinan suatu perusahaan

kepada pihak lain(seorang atau organisasi) yang berisiperintah untuk mengerjakan

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 20

suatu pekerjaan dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan prosedur dan

pernyataan yang telah disepakati.

j. Surat pengumuman

Surat pengumuman adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau organisasi

untuk mengumumkan sesuatu kepada pihak lain, yang dilakukan dengan cara-cara

tertentu. Seperti, pengumuman yang dipasang dipapan pengumuman, atau media

massa.

k. Surat Undangan RUPS

Rapt Umum Pemegang Saham (RUPS) merupakan salah satu forum tertinggi

dalam suatu organisasi bisnis sangat strategis bagi pengambilan keputusan.

Seperti, keputusan yang berkaitan dengan pengembangan perusahaan kedepan.

l. Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat peimpahan kekuasaan yang dilaukan oleh kedua belah

pihak, yaitu ihak pertama sebagi orang yang memberi kuas kepada pihak lain

sebagai orang yang menerima kuasa untuk melakukan dan bertindak sesuatu atas

nama pemberi kuasa. Dalm membuat surat kuasa perlu memperhatikan beberapa

hal yaitu, surat dibuat diatas surat besegel atau surat bermatrai secukupnya, surat

kuasa tanpa paksaan serta dalam sehat jasmani dan rohani, isi surat harus jelas

tugas masing-masing pihak baik pemberi kuasa maupun penerima kuasa.

Isi surat kuasa antara lain nama, tempat dan tanggal lhair, alamat tempat tinggal,

pekerjaan/jabatan,, tanda tangan, masalah yang dikuasakan, tanggal pembuatan

surat kuasa dan masa berlaku surat kuasa tersebut.

m. Surat Perjanjian

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 21

Surat perjanjian adalah surat yang berisi suatu perjanjian yang dilakukan antara

pihak yang satu dengan piha yang lain tentang suatu hal. Yang digunakan untuk

membuat surat perjanjian adalah surat bersegel maupun surat yang dilengkapi

dengan materai tertentu. Melalui surat perjanjian kedua belah pihak yang terikat

dalan perjanjian harus menyepakati apa yang terdapat dalam surat perjanjian.

Contoh, surat perjanjian jual beli, surat perjanjian sewa menyewa, surat perjanjian

kontrak rumah dll.

B. Penulisan Surat Lamaran Kerja

Surat lamaran kerja adalah surat yagn digunakan oleh seseorang untuk melamar

pekerjaan pada suatu lembaga atau organisasi.yang membutuhan karyawan atau

pimpinan pada suatu bidang tertentu. Pada umumnya dalam menulisa surat lamaran

dilengkai dengan sebuah resume (daftar riwayat hidup) dan dalam isi surat lamaran juga

dijelaskan berbagai kemampuan yang dimiliki oleh pelamar kerja yang cocok dengan

posisi/jabatan yang ditawarkan atau sesuai dengan kebutuhan perusahaan/lembaga

tersebut.

Pendekatan yang digunakan dalam menulis surat lamaran kerja yaitu pendekatan

Attention, Interest, Desire, and Action (AIDA).

1. Pendekatan AIDA

Pendekatan AIDA lebih menekankan pada sisi sikap pelamar kerja dan apa manfaat

yang didapat oleh pembaca.

a. Attention (Perhatian)

Artinya pelamar kerja harus dapat meyakinkan pihak organisasi/lembaga

pencari kerja bahwa pelamar kerja memiliki sesuatu yang bermanfaat atau

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 22

dapat menumbuhkan rasa tertarik bagi pembaca.. jelaskan ide/gagasan yang

membuat pembaca antusias untuk menyimak apa yang anda tuliskan. Pelamar

kerja dapat juga mengemukakan tentang bagaimana ia mendapatkan informasi

lowongan kerja dan alasan mengapa ia tertarik pada posisi/jabatan tersebut.

b. Interest (Minat)

Artiya pelamar kerja harus dapat menarik perhatian pembaca dengan

menjelaskan relevansi pesan-pesan yang disampaikan. Pelamar kerja perlu

menjelaskan dan menegaskan bahwa kualifikasi yang dibutuhan tersebut

relevan dengan kemampuan yang dimiliki dan ia yakin mampu menyelesaikan

pekerjaan tersebut dengan baik.

c. Desire ( Hasrat)

Artinya pelamar kerja harus dapat menumbuhkan hasrat pembaca untuk

mengetahui lebih jauh apa yang sudah dituliskan dalam surat tersebut. Pelamar

kerja juga dapat meyakinkan pembaca melalui bukti-bukti pendunkung yang

relevan dengan posisi yang dikehendaki

d. Action (Tindakan)

Artinya pelamar kerja harus dapat memberikan saran kepada pembaca untuk

mengambil suatu tindakan tertentu berkaitan dengan harapan/keinginannya

dalam menulis surat tersebut.

2. Pengorganisasian Surat Lamaran Kerja

a) Paragraf Pembuka

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 23

Surat lamaran kerja harus menyatakan secaravjelas bahwa pelamar kerja

sedang melamar suatu pekerjaan, sehinnga ia perlu mengidentifikasi jenis

pekerjaan yang diminati.

Tiga bagian utama dalam pengorganisasian surat lamaran kerja yaitu :

1) Rangkuman

Pada bagian awal surat lamaran kerja, pelamar kerja perlu mengemukakan

kualifikasi yang dimiliki, yang paling relevan dengan jabatan yang

diinginkan dan jelaskan bahwa kualifikasi tersebut akan

menguntungkan/memberikan manfaat bagi perusahaan atau lembaga yang

dilamar.

2) Nama

Pelamar kerja dapat menyebutkan nama seseorang yang sudah dikenal oleh

pembaca (yang menawarkan pekerjaan) atau seseorang yang menyarankan

pelamar kerja untuk melamar pekerjaan di perusahaan atau lembaga

tersebut

3) Sumber Publikasi

Pelamar kerja menyebutkan daari mana dia mendapatkan informasi tentang

adanya lowongan kerja diperusahaan tersebut. Seperti , melalui surat kabar,

majalah, radio dll.

4) Pertanyaan

Gunakan kalimat tanya padaawal paragraf untuk menarik perhatian

pembaca yang menunjukkan bahwa pelamar kerja mengetahui problem,

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 24

kebutuhan dan tujuan suatu organisasi serta mempunyai keinginan untuk

membantu memecahkan masalah tersebut.

5) Cuplikan Berita

Pelamar kerja dapat mengambil cuplikan berita di surat kabar atau majalah

yang menyebutkan bahwa suatu perusahaan sedang merencanakan

membuat kantor cabang, memperkenalkan produk baru atau memerlukan

tenaga operator dan sebagainya.

b) Paragraf Pertengahan

Dalam paragraf pertengahan ini isinya mencakup sebagai berikut :

1) Pendidikan

Kebanyakan para lulusan suatu perguruan tinggi mempertimbangkan

pendidikan sebagai kualifikasi yang paling penting. Jika demikian mereka

harus menempatkan pendidikan pada bagian yang pertama, baik pada surat

lamaran kerja maupun pada resume. Pada bagian pendidikan ini pelamar

kerja akan dapat :

- Menunjukkan bahwa ia mempunyai latar belakang dalam dunia bisnis

yang cukup luas dibidang tertentu secara mendalam

- Menunjukkan bagaimana pendidikan relevan dengan jenis pekerjaan

yang dilamar

- Menjelaskan bagaimana dan mengapa ia menambahkan bdang studi

pilihan penting diluar bidang studi inti.

2) Penglaman kerja

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 25

Berbagai jenis pekerjaan yang pernah dilakukan terutama yang

berhubungan dengan pekerjaan yang dilamar, dapat digunakan untuk

membantu memperkuat kualifikasi yang dimilikinya. Dalam hal ini

pelamar kerja perlu menyatakan secara jelas berbgai fungsi atau kegiatan

yang dapat dilakukan. Atas dasar itu, pelamar kerja akan dapat

menunjukkan kepada pembaca bahwa :

- Pelamar kerja memperoleh suatu pengalaman yang dapat membantu

mempercepat penyelesaian tugas/pekerjaan baru

- Pelamar kerja akan dapat melakukan adaptasi dan mencoba

bekerjasama dengan lingkungan

- Pelamar kerja dapat memikul tanggungjawab suatu pekerjaan dengan

lebih baik

- Pelamar kerja adalah orang yang mampu bekerja keras

3) Sikap, Minat, Aktifitas dan Kualitas

Selain latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja, pelamar kerja

dapat menambahkan berbagai informasi tambahan yang dapat mendukung

pekerjaan yang dilamar. Pelamar kerja dapat menjelaskan tentang

kemampuannya dalam melakukan kerja sama dengan orang lain, sikap

pelamar kerja terhadap bidang pekerjaan, perusahaan, suasana kerja dan

kualitas personal.

c) Paragraf Penutup

Paragraf terakhir dari surat lamaran kerja ada umumnya berisi suatu harapan

tidnakan (action) sebagaimmana yang terdapat pada surat-surat penjualan.

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 26

Pelamar kerja dengan jelas menyatakan keinginan untuk melakukan

wawancara sesuai dengan waktu yang telah disediakan oleh organisasi atau

lembaga yang dilamar. Untuk mempermudah pihak perusahaan

menghubunginya, pelamar kerja perlu memberikan alamat yang jelas dan

lengkap, termasuk nomor telpon, alamt e-mail dll.

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 27

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Korespondensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang dilakukan dalam

dunia bisnis baik dalam berntuk surat, memo, agenda, proposal, maupun laporan bisnis.

Surat meruakan sarana komunikasi tertulis antara satu pihak dengan pihak lain baik

individu maupun kelompok dengan menggunakan media tertentu.

Melalui surat seseorang dapat menyampaikan informasi penting kepada orang lain dan

surat juga berfungsi sebagai alat fungsi tertulis, alat untuk mengingat-ingat, alat bukti

historis dan alat untuk pedoman kerja.

Surat dapat dikelompokkan menurut wujudnya, pemakaiannya,, sifatnya, jumlah

sasaran yang dituju, urgensinya dan tujuannya. Bagian-bagian surat terdiri dari kepala

surat, tanggal, nomor, lampiran, hal, alamat yang dituju, salam pembuka, paragraf

pembuka, paragraf isi, paragraf penutup, salam penutup, tanda tangan, nama terang,

tembusan dan inisial.

Selain korespondensi Bisnis yang berbentu surat maupun memo, surat lamaran

pekerjaan juga merupakan alat komunikasi secara tertulis yang disampaika pelamar

kerja kepada suatu organisasi atau lembaga. Surat lamaran kerjamerupakan pintu

gerbang untuk memasuki dunia bisnis. Surat lamaran kerja berisikan tiga hal yaitu,

paragraf pembuka, paragraf pertengahan, dan paragraf penutup.

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 28

B. Saran

Dengan adanya rincian tentang cara penulisan surat-surat bisnis dan penulisan surat

lamaran kerja, maka kita akan lebih mudah untuk berkomunikasi secara tertulis dengan

pihak lain, organisasi/lembaga di dunia bisnis dan kita bisa menerapkan cara menulis

lamaran kerja yang baik.

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida
 29

DAFTAR PUSTAKA

Komunikasi Bisnis Rahma Fitriani &Yulita

Elmida