KORESPONDENSI ATAU CARA PENULISAN BERBAGAI MACAM SURAT BAIK

FORMAL MAUPUN INFORMAL

Oleh:

1. Tito Putra Pratama (175020201111018)

2. Hilmadani Parama Al Matiinu (175020207111042)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2017
 BAB I

1.1 LATAR BELAKANG

Korespondensi merupakan proses penyampaian pesan-pesan bisnis maupun
non bisnis dalam berbagai bentuk media yang dilakukan oleh sesorang atau
lembaga kepada orang atau lembaga lain dengan suatu tujuan tertentu. Dalam
bisnis, korespondensi bertujuan agar kegiatan bisnisnya dapat berjalan baik dan
lancer untuk mencapai tujuan yaitu memperoleh keuntungan atau profit.
Diantara banyak media korespondensi, salah satunya adalah dalam bentuk
surat bisnis atau surat niaga. Dalam kegiatan korespondensi dengan media surat,
penulisan surat harus menggunakan teknik-teknik dan etika penulisan yang baik
dan benar agar manciptakan kesan yang baik pada penerima surat.

1.2 RUMUSAN MASALAH

1. Bagaimana arti dan fungsi surat?
2. Bagaimana bagian-bagian surat?
3. Bagaimana macam-macam jenis surat?
4. Bagaimana format penulisan surat?

1.3 TUJUAN PENULISAN

1. Mengetahui arti dan fungsi surat.
2. Mengetahui bagian-bagian surat.
3. Mengetahui macam-macam jenis surat.
4. Mengetahui format penulisan surat.
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 ARTI DAN FUNGSI SURAT

Surat adalah alat untuk mewakili kehadiran seseorang secara tertulis untuk
berkomunikasi. Dalam dunia bisnis, surat harus merefleksikan pribadi dan tujuan
dari pengirimnya. Dalam menyampaikan pesan, surat harus ringkas, rapi, bersih,
sopan, dan jujur. Surat bisnis harus mampu memberikan kesan positif tentang
pengirimnya. Dalam penulisan surat bisnis harus menunjukkan iktikad baik yang
merupakan kesan pertama makna surat bisnis tersebut.
Fungsi surat bisnis adalah untuk berkomunikasi dengan pihak lain seperti
konsumen atau perusahaan/lembaga yang berada di tempat lain dengan jarak yang
relatif jauh. Perusahaan memilih menggunakan surat karena alasan biaya, dengan
menggunakan surat akan mengeluarkan biaya yang murah dibandingkan harus
bertemu langsung ke tempat tujuan yang relatif jauh dan jika melalui telepon juga
akan mengeluarkan biaya yang tidak kecil apalagi waktu yang diperlukan untuk
berkomunikasi lama dan dengan frekuensi yang tinggi.

2.2 BAGIAN-BAGIAN SURAT

Surat mempunyai beberapa bagian, antara lain:
1. Kepala/kop surat (heading)
Kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan
kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama,
alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi.
2. Alamat (address)
Berisikan nama dan alamat yang dituju, terletak di bagian kiri atas sebuah
surat. Biasanya dalam penulisan alamat selain nama dan alamat penerima,
disertakan juga nama lengkap beserta jabatannya serta kode pos dan Negara
yang dituju
3. Salam Pembuka (salutation)
Salam pembuka terletak di bawah alamat dan sebelum isi surat. berfungsi
sebagai salam pembuka atau tanda hormat penulis. Salam pembuka dituliskan
 di sebelah kiri. Huruf pertama awal kata ditulis huruf kapital, sedangkan kata
yang lain ditulis huruf kecil semua.

4. Tubuh surat (body of the letter)

Di dalam badan surat (Body Of The Letter) akan menjelaskan maksud dari
surat secara keseluruhan dengan bahasa yang mudah dimengerti.
5. Salam penutup (complimentary close)
Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat
penulis. Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital,
sedangkan kata yang lainnya ditulis dengan huruf kecil. Sesudah salam
penutup dibubuhkan tanda koma.
6. Tanda tangan (signature)
Berupa tanda tangan penulis terletak pada sisi kanan bawah pembaca surat,
beserta nama jelas penulis surat. Dicantumkan di bawah tanda tangan dengan
huruf awal ditulis dengan huruf kapital, tanpa diberi tanda kurung.
7. Baris identifikasi penanggung jawab surat (identification line)
Untuk menegetahui siapa yang berhak menandatangani surat tersebut
makaharus diketahui dulu siapa yang bertanggung jawab terhadap organisasi
atau perusahaan.

2.3 FORMAT SURAT

Korespondensi dalam dunia bisnis memerlukan format atau bentuk penulisan
surat sesuai dengan standar yang berlaku. Dalam korespondensi bisnis, dikenal 3
gaya atau bentuk penulisan surat. Yaitu:
1. Full Block
Pada bentuk ini setiap awal pengetikan dimulai dari tepi sebelah kiri dan
surat yang disusum dengan gaya ini berspasi tunggal.
2. Block
Pengetikan surat ini serupa dengan full block style, setiap awal baris
dimulai dari tepi sebelah kiri kecuali penulisan tanggal, salam penutup dan
baris identifikasi penanggung jawab surat yang terletak di sebelah kiri.
3. Semi Block
Pada bentuk surat ini setiap awal paragraph diketik menjorok ke dalam.
Selebihnya sama dengan pengetikan surat dalam bentuk block.
2.4 MACAM-MACAM JENIS SURAT
1. Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat yang diterbitkan oleh pembeli dan ditujukan
kepada penjual untuk keperluan pemesanan atau permintaan barang atau jasa
yang hendak dibeli.
2. Surat Penjualan
Surat penjualan merupakan salah satu bentuk periklanan terseleksi kepada
konsumen atau calon konsumen tertentu. Artinya, bahwa hanya orang-orang
yang dikirimi surat ini yang akan menerima informasi dari perusahaan atau
organisasi
3. Surat Klaim
Merupakan surat yang didalamnya berisikan pemberitahuan dari konsumen
kepada pihak penjual bahwa barang yang dibeli atau dipesan pada penjual
tidak memuaskan sehingga meminta semacam ganti rugi atau bentuk
penyelesaian lainnya.
4. Surat Penyesuaian
Surat penyesuaian adalah surat yang memberikan penjelasan kepada
konsumen yang mengirimkan surat klaim. Surat ini bertujuan menjaga
perasaan konsumen agar tetap memberikan penilaian positif kepada
perusahaan.
5. Surat Tagihan
Surat penagihan dibuat karena transaksi jual beli yang dilakukan dengan
menggunakan sistem utang. Surat ini diterbitkan oleh penjual dan ditujukan
kepada pembeli untuk membayar utang mereka karena sudah jatuh tempo atau
telah diluar perjanjian.
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Surat merupakan media penting untuk menyampaikan sebuah pesan. Pesan
yang disampaikan harus harus ringkas, rapi, bersih, sopan, dan jujur. Dalam dunia
bisnis, surat juga dibutuhkan oleh pelaku bisnis. Surat bisnis berfungsi untuk
berkomunikasi dengan pihak lain seperti konsumen atau perusahaan/lembaga
yang berada di tempat lain dengan jarak yang relatif jauh.
Surat memiliki beberapa bagian-bagian dimana setiap bagian mempunyai
karakteristik dan fungsi yang berbeda. Bagian-bagian tersebut antara lain: kop
surat, alamat, salam pembuka, tubuh surat, salam penutup, tanda tangan, dan baris
identifikasi penanggung jawab surat.
Dalam surat juga terdapat format penulisan surat. Dalam format penulisan
surat terdapat 3 gaya atau bentuk penulisan surat. Gaya tersebut antara lain: full
block, block, semi block. Masing-masing gaya penulisan memiliki karakteristik
yang berbeda.
Surat bisnis juga memiliki berbagai jenis atau macam yang berbeda. Setiap
jenis surat memiliki fungsi yang berbeda-beda sesuai dengan tujuan surat tersebut
digunakan. Macam-macam surat tersebut antara lain: Surat Pesanan, Surat
Penjualan, Surat Klaim, Surat Penyesuaian, Surat Tagihan.
3.2 Saran
Menyadari bahwa penulis masih jauh dari kata sempurna, kedepannya penulis
akan lebih fokus dan details dalam menjelaskan tentang makalah di atas dengan
sumber - sumber yang lebih banyak yang tentunga dapat di pertanggung
jawabkan.
Untuk saran bisa berisi kritik atau saran terhadap penulisan juga bisa untuk
menanggapi terhadap kesimpulan dari bahasan makalah yang telah di jelaskan.
 DAFTAR PUSTAKA

Machfoedz, Mas’ud. 2012. Komunikasi Bisnis Modern untuk Mahasiswa dan Profesi.
Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta.

Ratyh. 2016. 13 Jenis Surat Niaga dan Penjelasannya.

https://dosenekonomi.com/bisnis/jenis-surat-niaga. Diakses pada 13 Februari 2018