KORESPONDEN

BISNIS
PENGERTIAN
 Korespondensi Bisnis adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi melalui
media surat menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis.
 Korespondensi bisnis mempunyai tiga bagian penting yaiutu: surat keluar, surat
masuk dan penyimpanan surat (arsip)
Surat keluar, mengunakan kertas lembar standart yang berisi logo, nama,
alamat, nomor telepon, fax dan e-mail perusahaan. Surat keluar diberi nomor dan
kode tertentu.
Surat masuk, ditampung dulu dibagian sekretariat, kemudian dicatat, dan
didistribusikan pada bagian yang menangani surat tersebut.
File (pengarsipan), yaitu penyimpanan surat, ini dapat dilakukan oleh masing-
masing bagian atau dipusatkan di secretariat.
 DEFENISI SURAT
SURAT
 Sutrisna Dewi (2006:81)” Surat merupakan salah satu media pada saluran
komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada fihak
lain baik atas nama pribadi atau kedinasan.”
 Priyatna, S., dan Elvinaro A. (2009:79) surat merupakan sarana komunikasi yang
digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak
lain. Informasi yang disampaikan berupa:
 Pemberitahuan
 Pernyataan
 Perintah
 Permintaan, atau
 Laporan
SURAT BISNIS
 Priyatna, S., dan Elvinaro A (2009:80) surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau
badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis seperti perdaganga, perindustrian, dan
usaha jasa

 Termasuk surat bisnis antara lain surat pesanan, surat penawaran, surat pengiriman barang,
surat penagihan, surat pembayaran dan surat aduan.
 FUNGSI SURAT
1. Alat komunikasi
 Sebagia alat menyampaikan, permintaan, ide, gagasan yang berkaitan dengan masalah bisnis.

2. Alat bukti tertulis

 Suatu bukti tertulis yang sah dan mempunyai kekuatan hukum.

3. Alat bukti historis

Bahan kajian keadaan perusahaan di masa lalu

4. Alat Pengingat
 Surat yang diarsipkan dapat pula digunakan untuk mengetahui hal- hal yang terlupakan

5. Duta organisasi
Surat merupakan duta organisasi yang mencerminkan mentalitas, jiwa dan kondisi organisasi ybs

6. Sebagai pedoman
 Surat yang memuat ketentuan tentang kebijakan organisasi misalnya surat keputusan, intruksi, surat edaran,
dapat dipakai sebagai pedoman dalam melaksanakan suatu kegiatan
 PRINSIP PENULISAN SURAT
1. Correctness (kebenaran)
Surat harus ditulis secara benar dan baik sehingga akan membawa pesan yang sebenarnya dan tidak
menimbulkan “miscommunication”. Untuk itu hindari kesalahan dalam ejaan, tanda baca, maupun
kalimat.
2. Concisceness (keringkasan)
Surat harus mengunakan Bahasa yang lugas yaitu Bahasa yang sederhana dan tidak bertele-tele.
3. Completeness (kelengkapan)
Surat harus memuat informasi yang lengkap sehingga penerima dapat mengerti isi pesan dan
memberikan respon sesuai yang diharapkan pengirim.
4. Clarity ( kejelasan)
Mengunakan Bahasa yang jelas, yaitu yang tidak menimbulkan penafsiran makna yang berbeda
5. Courtesy (kesopanan)
Surat harus sopan dalam arti dapat menjaga perasaan orang lain dan menghormati hak-haknya.
 PENGELOMPOKAN SURAT
 Menurut wujudnya

a) Surat bersampul
b) Kartu pos
c) Warkat pos
d) Telegram dan Telex
e) Memorandum (memo)
f) Surat tanda bukti
 Menurut jumlah sasaran

a) Surat biasa
b) Surat edaran

c) Pengumuman
 Menurut isi dan pengirimnya

a) Surat Pribadi
b) Surat dinas
c) Surat Bisnis
d) Surat Sosial
 Menurut Sifatnya

a) Surat sangat rahasia

b) Surat rahasia

c) Surat terbatas

d) Surat biasa
1. Kepala Surat
 Penulisan surat resmi sebaiknya dilengkapi dengan kepala surat ( Kop surat)
 Kepala surat merupakan wajah atau penampilan yang pertama kali dilihat,
sekaligus merupakam ciri khas perusahaan
Kepala surat berisi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor tlp, nomor faksimil,
alamat email, kotak pos, logo, bidang usaha atau kegiatan.
Kegunaannya
 Sebagai media pengenal identitas organisasi yang menggambarkan wajah dan jati
diri organisaasi
 Sebagai sumber informasi tentang organisasi misalnya nama dan alamat, bidang usaha dan
sebagainya.
 Sebagai alat promosi atau pencitraan organisasi.
2. Tanggal surat
 Tanggal surat menyatakan kapan surat dibuat
 Penanggalan surat terdiri dari tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis lengkap, tidak
boleh disingkat dan nama bulan tidak boleh diganti dengan angka.
Untuk surat yang memakai kepala surat, dan tanggal ditempatkan disebelah kanan atas
tidak wajib diawali nama kota
Untuk yang memakai kepala surat, tetapi tanggal ditempatkan di bagian bawah kertas
surat, perlu diawali nama kota.
 Fungsi tanggal surat
Sumber informasi tentang kapan pembuatan suatu surat.
Referensi dan petunjuk bagi petugas tata usaha dan kearsipan
Mempermudah penetapan waktu membalas surat
Mempermudah pengingatan Kembali serta pengagendaannya bagi penerima surat
3. a. Nomor Surat
 Nomor surat terdiri dari nomor urut, kode internal, dan tahun pembuatan surat
 Guna nomor surat
Membantu pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan penemuan
Kembali
Mempermudah mengenali jenis dan kualifikasi surat tanpa perlu membaca isinya
Mempermudah penunjukan surat menyurat.

 Penempatan Nomor Surat

Dalam surat perihal ditempatkan disebelah kiri atas kertas surat dibawah kepala
surat
Dalam surat berjudul ditempatkan dibawah judul surat ditengah kertas bagian atas.
3. b. Lampiran
 Informasi tentang lampiran sangat diperlukan untuk surat-surat yang disertai berkas
lain selain lembar surat yang bersangkutan
 Fungsi lampiran adalah sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai suatu
surat.
 Penyebab informasi tentang lampiran dilakukan pada:
1. Di dalam Nota Lampiran
 Lampiran ditempatkan di bagian kiri atas, di bawah nomor surat
 Yang ditulis hanya jumlahnya
2. Di dalam isi Surat
 Menyebutkan suatu persatu setiap dokumen yang dilampirkan, bila jumlahnya sedikit.
 Menyebutkan secara umum bila lampirannya banyak
3.c. Perihal
 Perihal merupakan petunjuk mengenai pokok isi surat untuk mempermudah penerima dalam
membahas isi surat dan memberikan alas an

 Penulisan kata “hal”/”perihal” dapat dilakukan dengan:

1. Sebelum penulisan alamat yang dituju

2. Setelah penulisan alamat yang dituju
3. Setelah penulisan salam pembuka
4. Alamat tujuan surat.
 Alamat surat yang dituju ada dua macam yaitu:
 Alamat luar yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat
 Alamat dalam yaitu alamat yang ditulis dikertas surat.
 Kata “Kepada” tidak wajib ditulis asalkan alamat tujuan ditempatkan pada posisi yang tepat
 Ungkapan Yth. Tidak dipakai jika ditujukan kepada perusahaan, atau PO Box
 Ata sapaan ( Ibu, Bapak, Sdr, tidak digunakan bila nama orang yang dituju bergelar akademik.

5. Salam Pembuka
 Salam pembuka digunakan untuk membuat suasana tidak kaku sebagai penghormatan kepada
komunikan
 Beberapa salam pembuka yang lazim antara lain:
 Dengan hormat, salam hormat, salam Bahagia, Sdr. Budi yang terhormat, Assalamualaikum wr, wb
6. Isi Surat
 Isi surat bagian terpenting dari semua bagian surat. Isi sebuah surat
terdiri dari tiga Alinea yaitu:
Alinea pembuka, berisi sebagai penghantar bagi pembaca untuk segera
mengetahui masalah pokok surat,
 Alinea transisi atau isi berisi pesan-pesan yang sesungguhnya ingin
disampaikan oleh pengirim surat
Alinea penutup menandai uraian masalah pokok sudah selesai. Juga
dapat berisi harapan atau imbauan dan ucapan terima kasih
7. Salam penutup
 Salam penutup gunanya untuk menunjukan rasa hormat atau sikap akrab pengirim
terhadap penerima surat. Salam penutup yang lazim digunakan:
 Hormat kami
 Salam hormat
 Salam Takzim
 Wassalam

8. Tanda tangan, nama jelas dan jabatan

 Tanda tangan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas surat tersebut.
 Nama jelas untuk mengetahui siapa yang menandatangani surat tersebut
 Jabatan menunjukan pihak yang mengirim surat berhak atas surat tersebut
9. Tembusan
 Tembusan diperlukan apabila surat harus diketahui pihak lain selain penerima utama.
 Penyampaian surat tembusan melalui notasi tindasan atau tembusan
 Tembusan yang objeknya hanya satu, ditulis sebaris dengan notasinya, contoh:

Tembusan: Manager pemasaran

 Tembusan yang objeknya dua atau lebih ditulis berderet ke bawah dan diberi nomor urut.
 Juga dikenal tindasan buta (blind carbon copy atau BBC. Tindasan tersembunyi ini hanya
dicantumkan pada surat yang ditujukan pada pihak yang dituju.
10. Inisial
 Inisial digunakan untuk mengidentifikasi siapa pengetik dan pengkonsep surat.
 Inisial terdiri dari singkatan nama pengkonsep (huruf kapital) dan pengetik surat (huruf kecil)
 Contoh: pengonsep Jusuf Kadri dan pengetiknya Sosilo Budi Yahman, Maka inisialnya adalah
JK/sby