SURAT

MENYURAT

KELOMPOK 6
 PENGERTIAN

– Surat merupakan sarana untuk menyampaikan pikiran, isi hati, maksud, atau
kehendak orang lain melalui bahasa tulis dengan mempergunakan kertas sebagai
mediannya. Dalam menulis surat, penulis terlebih dahulu harus memahami bagian-
bagian surat, kegunaan surat, bahasa surat, dan langkah-langkah penyusunan surat.
Dengan memperhatikan hal tersebut, surat dapat dibuat dengan baik.
– Surat menyurat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang
meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan
pengiriman surat terluar. Surat menyurat merupakan suatu kegiatan untuk
mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak
yang lainnya.
 BAGIAN-BAGIAN SURAT

1. KEPALA SURAT
Kepala surat merupakan identitas singkat tentang kantor, perusahaan,
organisasi, dan sejenisnya yang mengirimkan surat resmi.Kepala surat yang lengkap,
antara lain memuat hal-hal berikut ini.
• Nama kantor/perusahaan/organisasi;
• Logo kantor/perusahaan/organisasi;
• Alamat lengkap;
• Jenis usaha(jika perlu);
• Kantor cabang(jika perlu/jika ada);
• Nomor telepon/HP(jika ada)
• Nomor kotak pos(jika ada)
• Alamat faksimile(jika ada)

2. Tanggal Surat
Tanggal surat menunjukkan tanggal surat tersebut dibuat. Bagian ini berfungsi
memudahkan petugas pengarsipan surat.
 BAGIAN-BAGIAN SURAT
3. Nomor Surat
Surat-surat dinas atau surat resmi yang dikeluarkan harus diberi nomor surat dan
kodenya. Nomor surat menunjukkan urutan dikeluarkanya surat, sedangkan kode
surat menunjukkan jenis isi surat.

4. Hal/Perihal
Hal/perihal memuat isi pokok surat tersebut.

5. Alamat Surat
Penulisan alamat surat sebaiknya sama lengkapnya dengan penulisan alamat di
sampul surat. Contoh alamat lengkap :
Yth. Direktur PT Rahayu
Jalan Barokah 11/44
Bantul 55700

6. Salam Pembuka
Penulisan dimulai dari margin kiri, bukan di tengah-tengah. Rangkaian kata salam
diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma (,).
 BAGIAN-BAGIAN SURAT

7. Isi surat
Biasannya isi surat terdiri atas 3 bagian, yaitu : kata pendahuluan (alenia pembuka),
isi sesungguhnya (alenia isi), kata penutup (alenia penutup).

8. Salam penutup
Merupakan bagian surat yang ditulis setelah isi surat untuk menunjukkan ungkapan
rasa penulis surat. Mengenai tempat penulisan, salam penutup biasa ditulis diatas
dan lurus dengan identitas pengirim surat.

9. Pengirim
Pengirim surat dinas adalah orang yang bertanggung jawab atas lembaga atau
organisasi yang dipimpinya.

10. Tembusan
Tembusan disebut pula tindasan atau carbon copy (biasannya disingkat c.c.). Bagian
ini berfungsi untuk menuliskan nama-nama pihak lain yang dikirimi surat sebagai
pemberitahuan jika dianggap perlu.
 Langkah-langkah pembuatan surat

– Langkah-langkah Penyusunan Surat

– Menentukan perihal surat
– Menyusun kerangka surat
– Mengumpulkan informasi
– Mengembangkan kerangka surat dan proses pengetikan
– Menyunting surat
– Melipat dan menyampul surat
 FUNGSI SURAT
a) Fungsi utama surat sebagai alat komunikasi antara dua pihak yang berupa tulisan
dalam kertas atau yang lainnya
b) Fungsi sampingan surat, antara lain :
1. Sebagai dokumentasi tertulis
2. Sebagai alat pengingat
3. Sebagai bukti historis
4. Sebagai pedoman bertindak
5. Sebagai duta
6. Sebagai jaminan keamanan
7. Sebagai otak kegiatan kantor
8. Sebagai barometer kemajuan kantor
 JENIS-JENIS SURAT

• Surat pribadi, yaitu surat yang ditulis untuk kepentingan pribadi, bukan untuk
lembaga atau organisasi. Surat pribadi dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
1. Surat pribadi kekeluargaan, yakni surat pribadi yang dikirimkan kepada
anggota keluarga, sahabat, kenalan, dsb.
2. Surat pribadi kedinasan, yakni surat pribadi yang dikirimkan kepada
pengurus organisasi, pimpinan instansi, perusahaan, dan sebagainya karena
ada hubungannya dengan pekerjaan

• Surat dinas, yaitu surat yang ditulis untuk kepentingan atau menyangkut masalah
lembaga, organisasi, instansi, dsb. Surat dinas dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :
1. Surat dinas pemerintah, yakni surat dinas yang dibuat oleh pihak lembaga
atau instansi pemerintah.
2. Surat dinas swasta, yakni surat dinas yang dibuat oleh lembaga swasta.
3. Surat dinas organisasi adalah surat dinas yang dikeluarkan oleh organisasi
atau perkumpulan perhimpunan tertentu, yang biasannya banyak
berhubungan dengan dunia sosial (Suprapto, 2004:11)
Bahasa Surat Resmi yang Baik dan Benar

 Bahasa baku: dilihat dari sudut bentuk lahirnya, maka bahasa surat harus
menggunakan bahasa baku. Bahasa baku adalah bahasa yang diakui
kebenarannya menurut kaidah yang sudah dilazimkan. Pemakaian bahasa
baku dapat dikenali dari beberapa unsur, antara lain dari penulisan (ejaan),
pemakaian kata, dan struktur kalimat.

 Bahasa efektif: dilihat dari segi pencurahan rasa atau gagasan, maka bahasa
surat yang baik memakai bahasa yang efektif. Bahasa efektif adalah bahasa
yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif dapat
diketahui dan dikenali dari pemakaian kalimat sederhana, ringkas, tegas dan
menarik.
 KESIMPULAN

Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan

menggunakan surat sebagai media perantara. Surat menyurat
merupakan suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus
menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Surat
menyurat berperan penting dalam sarana komunikasi dan setiap
waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari. Agar komunikasi
menggunakan media surat berjalan dengan baik, maka penulis surat
sebaiknya memperhatikan bagaimana cara penulisan surat yang baik
dan benar.