Menulis Surat dan Memo

Kelompok 4
Anggota Kelompok
Alifia hamidah (V3822002)
Devin Nur Rohmah (V3822012)
Dhaniya Stevanova (V3822013)
Garin Aprilliano (V3822022)
 Pengertian Surat
surat adalah jenis karangan paparan, sebab pengirim surat mengemukakan maksud dan
tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkannya dan dirasakannya melalui surat. Berbeda
halnya jika ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan percakapan tertulis, dari
seseorang kepada seseorang lainnya, dari seseorang kepada lembaga, dari lembaga
kepada seseorang, atau dari lembaga ke lembaga lainnya.
Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan itu dapat berupa
pemberitahuan, peryataan, perintah, permintaan, atau laporan. Hubungan yang terjadi
antara pihak-pihak itu disebut surat-menyurat atau korespondensi. Dengan kata lain, surat-
menyurat itu merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi
tertulis.
Adapun tujuan orang menulis surat adalah sebagai berikut:
1. Menyampaikan informasi.
2. Menyampaikan maksud dan tujuan sesuai dengan isi hati penulis.
3. Mempercepat cara berkomunikasi.
4. menghemat, baik waktu, biaya maupun tenaga.
 Fungsi surat
 Sebagai alat penghubung secara tertulis.
 Sebagai bukti hitam di atas putih yang mempunyai kekuatan hukum.
 Sebagai alat pengingat, bila sewaktu-waktu dibutuhkan, seperti arsip.
 Sebagai bukti sejarah untuk bahan riset.
 Sebagai bahan dokumentasi.
 Sebagai duta atau wakil dari seseorang atau instansi.
 Sebagai jaminan keamanan dalam melakukan aktivitas.
 Sebagai barometer maju mundurnya suatu kantor.
 Sebagai media dalam berkomunikasi.
 Jenis-Jenis Surat
Berdasarkan Sifat Surat, ada 5 Jenis yaitu :

1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah
keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.
Surat Pribadi, dibedakan menjadi:

1. Surat pribadi yang bersifat resmi, surat atas nama pribadi yang dikirim ke organisasi-
organisasi resmi, seperti: surat lamaran pekerjaan, surat izin tidak masuk kerja.
2. Surat pribadi yang bersifat tidak resmi, surat pribadi yang bersifat kekeluargaan atau
kekerabatan, seperti: surat kepada orang tua, kakak, teman, dll.
 Jenis-Jenis Surat
2. Surat Dinas Pribadi

Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan
dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun
jawatan-jawatan.

3. Surat Dinas Swasta

Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-
instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau
langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.
 Jenis-Jenis Surat
4. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan
yang dikirimkan kepada para langganannya.
 Jenis-Jenis Surat
5. Surat Dinas Pemerintah
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas
kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi Fungsi
dari
surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya deng an
arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat
keputusan dan surat instruksi Ciri-ciri surat dinas:

1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
 Penggolongan Surat
1.Wujud : Bersempulkan kartu pos, Warkat pos, Telegram,memo/ nota, surat tanda bukti
(faktur,kuintansi atau kartu identitas), surat elektronik

2.Pemakai : Pribadi, Pemerintah, Niaga, Sosial

3.Kegiatan : Internal maupun eksternal

4.Sasaran : Biasa maupun ederan

5.Isi : Pemberitahuan, Peringatan, Pengaduan, Penawaran, Pemesanan dan lain-lain

6.Sifat : Biasa,segera, kilat

 Karakteristik Surat Yang
Baik
Isi yang Jelas, Surat yang ditulis dengan jelas memisahkan ide ke dalam paragraf menggunakan kalimat dan
paragraf pendek dan memandu pembaca memahami ide dengan kalimat transasi . Bahasa yang jelas, tidak
meragukan dan tidak samar-samar sehingga dapat mengalihkan gagasan kepada pembaca tepat seperti yang
dimaksud penulis.

2 .Nada Niat Baik, Perasaan positif yang pembaca miliki terhadap seseorang atau sebuah organsasi. Tekankan
perspektif anda. Uraikan manfaat bagi pembaca. Peka terhadap kata-kata bias gender, ras,usia atau cacat tubuh.
Bingkai ide secara positif

3.Format yang Tepat, Tampilan dan format surat mencerminkan ketelitian dan pengalaman penulis. Gaya block
styel,modified block styel, tidak rata kanan meningkatkan keterbacaan, dengan memberikan perhentian visual dan
dengan membuatnya lebih mudah untuk menunjukkan letak dimulainya baris berikutnya
 MEMO
Memo adalah aspek dunia bisnis yang sudah teruji waktu, yang yang apabila ditulis
dengan benar, dapat membantu melancarkan urusan
1. Memilih Bahasa dan Format.
2. Hindari bahasa yang terlalu kasual.
3. Hindari bahasa emosional
4. Gunakan Frasa Sinyal
5. Pilih Model dan Ukuran Fon yang Pantas
6. Gunakan Margin yang standar
7. Pilih spasi Tunggal
 Penggunaan Memo Dalam Komunikasi
Memo digunakan sebagai alat komunikasi tertulis antara pihak sebagai berikut:
Karyawan yang telah saling kenal dengan baik, pada umumnya bernada informasi. Pimpinan dan
bawahan, pada umumnya bergaya formal .

Keuntungan menggunakan memo:

a. Dapat digunakan sebagai catatan tertulis
b. Dapat digunakan untuk menyampaikan pesan yang rumit dengan singkat
c. Dapat menghubungi berbagai pihak secara serempak

Kelemahan menggunakan memo :

a. Memo tidak memuat informasi secara lengkap
b. Menimbulkan kejengkelan dari penerima
c. Mudah hilang
d. Bersifat umum
 CARA PENULISAN MEMO
Untuk mengetahui cara penulisan yang baik langkah pertama kita harus tahu terlebih dahulu bagian-bagian yang
ada di MEMO.
Alamat yang dituju
- Pengirim Memo
- Perihal Memo
- Tanggal Pengiriman Memo
- Paraf dan nama pengirim
Ciri-ciri yang ada pada Memo terbagi menjadi 2, pertama dari segi bentuk, dan
yang kedua dari segi isi.
a. Ciri bentuk
Memo terdiri atas 2 bagian :
- Bagian Kepala Memo -
- Bagian isi Memo
b. Ciri isi
Untuk menulis isi memo harus menggunakan bahasa yang singkat. Tidak
bertele-tele ataupun dengan kata-kata yang berbasa-basi. Penulis harus langsung menyampaikan pesan
yang di maksud atau perintah dalam kalimat yang singkat, lugas, dan tidak menggunakan kata yang
berulang-ulang.
Contoh Memo resmi dan tidak resmi

1. Memo resmi adalah memo yang di tulis secara formal, memo biasanya
di tulis oleh pejabat kepada anggotanya/staf instansi (kantor) baik berupa
pemerintah maupun swasta.

2. Memo tidak resmi adalah memo yang tidak berhubungan dengan instansi
yang terkait, biasanya memo di tujukan kepada saudara sendiri, rekan kerja,
ataupun kepada sahabat.
THANK YOU
Let's keep going for another week!