TATA LAKSANA PROSEDUR PEMBUATAN SURAT

A. PENGERTIAN SURAT MENYURAT

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, edisi ketiga tahun 2002, kata surat mempunyai arti kertas yang
bertulis atau secarik kertas sebagai tanda atau keterangan sesuatu yang ditulis. Jadi surat adalah alat
komunikasi tertulis yang disampaikan dari satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi maupun
atas nama organisasi atau perusahaan
           Sebuah surat dibuat dan dikirimkan dengan maksud agar si penerima surat mengerti maksud si
pembuat surat. Oleh sebab itu agar isi surat sampai sesuai dengan kehendak si pengirim/ si pembuat surat,
maka dalam membuat surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut :
1.     Surat harus dibuat dalam bentuk yang menarik
2.    Surat hendaknya dibuat dengan bahasa yang mudah dimengerti, tidak bertele-tele dan menggunakan
bahasa yang baik dan benar
3.    Hindari penggunaan kata dan kalimat yang tidak perlu dan dapat membingungkan pihak penerima
4.    Isi langsung kepada pokok permasalahan
5.    Menggunakan bahasa yang sopan dan menarik
        
 Jika seseorang / organisasi melakukan komunkasi secara terus – menerus dan tidak mendapat tanggapan,
maka dapat diambil kesimpulan bahwa komunikasi tersebut tidak berhasil dan tidak berkelanjutan, serta
hal ini tidak dapat dikatakan surat menyurat. Oleh karena itu, surat-menyurat atau korespondesi adalah
hubungan komunkasi tertulis yang dilakukan secara terus-menerus, secara timbal bailik antara yang satu
dengan yang lainnya.

 Didalam sebuah organisasi, korespondensi dapat di bagi menjadi 2 macam, yaitu :

1.   Korespondensi ekstern adalah hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh organisasi dengan
pihak luar
2.   Korespondensi intern adalah hubungan surat menyurat antar pejabat dalam sebuah organisasi/kantor
dan dapat juga antar kantor cabang dan pusat atau sebaliknya

B. TUJUAN DAN FUNGSI SURAT

Manusia dalam melakukan tugas dan pekerjaannya pasti memiliki tujuan, baik itu untuk kepentingan
dirinya atau untuk tujuan bersama. Bagitu pula dalam surat-menyurat, tentu memiliki tujuan
Adapun tujuan membuat surat adalah ;
 Untuk menyampaikan pesan/informasi
 Untuk memperlancar arus informasi
 Untuk membuat sipenerima paham dan mengerti terhadap isi surat sehingga kominkasi dapat
berkelanjutan

Disamping tujuan di atas, surat sebagai alat komunikasi mempunyai 7 fungsi :

1.  Sebagai wakil atau duta si penulis dan pengirim surat

Disini surat berperan menjadi pembawa misi untuk menyamnpaikan isi surat mewakilik si penulis
surat. Sipenulis surat tidak perlu datang sendiri untuk menmui orang yang dituju cukup diwakili oleh
surat yang dibuatnya
2       Alat pengingat / berpikir
Apabila suatu saat isi surat diperlukan kembali dapat diambil kembali dari surat yang telah disimpan
atau diarsipkan
 3.    Bukti Hitam Putih
Dalam sebuah organisasi apabila terjadi suatu masalah, maka surat dapat dijadikan sebagai hitam di
atas putih seperti contoh : surat perjanjian, kuitansi, faktur, surat tanda terima dan lain-lain
4.    Dokumen Historis
Arsip yang telah di simpan lama dapat digali kembali untuk mengetahui sejarah masa lampau
5.    Jaminan keamanan
Surat keterangan jalan adalah contoh surat yang akan memberikan jaminan keamanan dalam
perlajanan
6.    Pedoman dan Dasar Bertindak
Misalnya surat keputusan, surat perintah, surat tugas adalah surat sebagai pedoman dan dasar untuk
melakukan tindakan/pekerjaan yang diberikan atasannya
7.     Alat promosi
Dalam Kop surat akan tertera nama perusahaan dan jenis usaha untuk dapat dilihat oleh si penerima
surat yang sekaligus berfungsi sebagai promosi

B. JENIS-JENIS SURAT

1.   Jenis surat berdasarkan sifatnya

Berdasarkan sifatnya surat dapat dibagi memjadi 5 macam, yaitu surat pribadi, surat niaga, surat
sosial dan surat resmi. Dibawah ini kita akan membahasanya satu persatu
  Surat Pribadi
Adalah surat yang dibuat oleh seseorang ( atas nama pribadi ) yang berisi tentang hal-hal yang bersifat
pribadi. Surat pribadi dibagi menjadi 2 macam, yaitu surat pribadi yang bersifat kekeluargaan
( misalnya surat dari anak kepada orang tuanya, surat perkenalan dengan seseorang , surat dari dan
untuk saudara dan sebagainya) dan surat pribadi yang bersifat resmi ( misalnya surat lamaran
pekerjaan, surat permohonan izin tidak masuk kerja/sekolah, surat dari seorang pegawai yang sisinya
tentang permohonan cuti dan sebagainya) Surat Pribadi yang bersifat resmi dapat disebut pula
setengah resmi
 Surat Niaga
Adalah surat yang terdapat dalam dunia bisnis atau dunia niaga atau surat yang dibuat dan dikirim dari
satu badan usaha/perusahaan ditujukan kepada badan usaha/perusahaan lainnya. Contoh : Surat
perkenalan, surat permintaan penawaran, surat penawaran dan lain-lain
 Surat Dinas Pemerintah
Adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang isinya mengenai soal kedinasan. Surat dinas
disebut juga dengan surat jabatan karena surat tersebut dibuat dan di tanda tangani seseorang atas
nama jabatanya dalam suatu instansi ( bukan atas pribadi ) contoh : surat  tugas, surat instruksi, surat
perintah, surat keputusan dan sebagainya.
 Surat Sosial
Adalah surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial yang isinya tentang kegiatan sosial dan bukan
mencari keuntungan semata-mata
 Surat Dinas Swasta
Adalah surat yang dipergunakan oleh instansi swasta yang isinya menyangkut kepetingan instansi
swasta tersebut. Contoh : surat undangan rapat rutin /berkala, surat panggilan pegawai, surat
peringatan untuk pegawai.

2.    Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya

Berdasarkan wujudnya ( secara fisiknya ) surat dapat dibagi menjadi 5 macam, yaitu kartu pos, warkat
pos, surat bersampul, memorandum dan nota, telegram dan teleks.
 Kartu Pos
Adalah selembar kertas karton tipis yang berukuran 10 x 15 Cm yang digunakan untuk menulis surat
yang isinya singkat dan tidak bersifat rahasia, Kartu Pos dikeluarkan oleh Perum Pos dan Giro atau
pihak swasta. Biasanya penggunaan kartu pos in untuk surat yang isinya tidak menyangkut rahasia
 pribadi ataupun rahasia perusahaan/instansi sehingga jikalau terbaca oleh orang yang tidak
berkepentinganpun tidak akan merugikan pihak manapun
 Warkat Pos
Adalah sehelai kertas yang dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat dapat berupa sebuah
amplop dan apabila dibuka di dalamnya dapat digunakan untuk menuls surat. Warkat Pos hanya di
lekuarkan oleh Perum Pos Dan Giro
Warkat pos ini terdiri dari 2 bagian, yaitu :
a.    Bagian lurar surat mempunyai 2 fungsi, yaitu :
~  Bagian depan ; untuk menulis alamat yang dituju
~  Bagian belakang : untuk menulis alamat si pengirim
b.    Bagian dalam surat berfungsi untuk menulis isi/berita surat sehingga kalau
 sudah dilipat terlihat seperti amplop surat
 Surat Bersampul
Adalah surat yang isinya ditulis dalam lembaran-lembaran kertas terpisah, kemudian dilipan dan
disimpan/dimasukan dalam sampul tertutp / amplop. Ada 3 kegunaan  sampul surat ialah :
a.  Menjaga agar isi surat tidak terbaca oleh orang yang tidak berkepentingan
b.  Mengemas surat / berita yang terdiri dari beberapa lembar
c.   Sebagai alas an kesopanan/kepantasan
 Memorandum dan Nota
Adalah surat yang hanya berlaku ( digunakan ) untuk kantor atau suatu organisasi yang berisi tentang
permintaan dan pemberian informasi dan petunjuk. Apakah memorandum dan nota berbeda ?
Jawabnya  Ya. Perbedaannya terletak pada siapa yang membuatnya dan ditujukan kepada siapa memo
dan nota tesebut.
Memo  dibuat oleh pejabat yang lebih tinggi ditujukan kepada bahwahn atau sebaliknya
maupun  kepada pejabat yang setaraf, sedangkan Nota dibuat oleh pejabat yang lebih tinggi kepada
bawahnya atau antar pejabat yang setaraf dalam suatu kantor. Kertas untuk memo dan nota umumnya
berukuran setengan folio atau setengah kuarto
 Telegram dan Teleks
Telegram adalah surat/berita yang dikirim dari jarak jauh. Sedangkan Teleks adalah pertukaran berita
yang tercetak dari jarak jauh

3.    Jenis Surat Berdasarkan kemanan isinya

Berdasarkan keamanan isinya, surat digolongkan menjadi 4 macam, yaitu surat sangat rahasia, surat
rahasia, surat konfidensial ( terbatas ) dan surat biasa.Mari kita membahasnya masing-masing dari surat
tersebut satu persatu.
 Surat Sangat Rahasia
Surat Sangat Rahasia adalah surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang yang tidak
berkepentingan dan biasanya berkaitan dengan dokumen-dokumen yang berhubungan erat dengan
keamanan negara Contoh : Lembar soal Ujian Nasional maupun dokumen negara lainnya.
Biasanya surat sangat rahasia diberi kode SRHS atau SR  lalu dilak ban dimasukan ke sampul kedua
yang beri kode SRHS atau SR kemudian dimasukan ke dalam sampul ketiga tanpa dilak maupun
tanpa kode SRHS atau SR
 Surat Rahasia
Surat Rahasia adalah surat yang isinya tidak boleh dibaca oleh orang yang tidak berkepentingan
karena mengandung kerahasiaan
Surat Rahasia  diberi kode RHS atau R. Berbeda dengan surat sangat rahasia, surat rahasia ini
dikirimkan mengunakan dua buah sampul, sampul pertama diberi kode RHS atau R dan dilak
Kemudian dimasukan ke dalam sampul kedua tanpa dilak dan tanpa diberi kode RHS atau R. Sampul
kedua tersebut merupakan sampul biasa
 Surat Konfidensial ( Terbatas )
Surat konfidential adalah surat yang isinya hanya boleh dikethui oleh pejabat yang bersangkutan
 Surat Biasa
 Surat biasa adalah surat yang isinya boleh di ketahui oleh orang lain karena tidak menimbulkan
kerugian siapa saja yang membacanya

4.    Jenis Surat Berdasarkan Proses Penyelesaiannya

Berdasarkan Proses penyelesaiannya, surat di bagi menjadi 3 macam yaiut surat sangat segera, surat
segera dan surat biasa. Kita akan membahas masing-masing surat tersebut satu persatu
 Surat Sangat Segera
Surat sangat segera adalah surat yang cara pengirimannya mendapat perioritas pertama agar segera
sampai kepada penerimnya. Oleh karena itu penyelesaiannya dan pengirimannya harus dilakukan
dalam waktu sesingkat-singkatnya . Untuk kepetingan itu maka surat-surat lain dapat di kalahkan.
  Surat Segera
Surat Segera adalah surat yang harus disampaikan kepada penerimanya, tapi bukan berarti yang
mendapat perioritas pertama
 Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang harus disampaikan kepada penerimnya, tetapi tidak mendapat perioritas
utama seperti yang terjadi pada surat sangat segera dan surat segera

5.    Jenis Surat Berdasarkan Jumlah penerimanya

Jenis surat berdasarkan jumlah penerimanya atau sasaran yang dituju dapat dibagi menjadi 3 macam,
yaitu surat biasa, surat edaran dan surat pengumuman
 Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dirimkan kepada seseorang atau kepada seorang pejabat suatu organisasi
 Surat Edaran
Surat Edaran adalah surat yang dikrimkan kepada beberapa pejabat atau beberapa orang tertentu
 Surat pengumuman
Surat Pengumuman adalah surat yang memuat berita untuk sejumlah orang atau pejabat yang
namanya tidak disebukan satu per satu

6.   Jenis Surat Berdasarkan maksud dan Tujuannya

Berdasar maksud dan tujuannya surat dapat dibagi menjadi beberapa macam, seperti surat pemberitahuan,
surat perintah, surat instruksi, surat permohonan, surat panggilan, surat peringatan, surat pengantar, surat
tugas, surat keputusan, surat panggilan, surat perinatan, surat penganar, surat penawaran, surat pesanan,
surat pengiriman barang.
 Surat Pemberitahuan
Surat Pemberitahuan adalah surat yang mempunyai maksud untuk memberitahukan tentang segala hal
yang menyankut kepentingan bersama
 Surat perintah
Surat Perintah adalah surat yang mempunyai maksud memberi perintah kepada bawahan dengan
tujuan untuk melaksanakan tugas di luar pekerjaan rutin. Dengan adanya surat perintah ini, penerima
berhak memperoleh fasilitas-fasilitas yang telah ditetapkan agar dapat melaksanakan tugasnya dengan
efisien dan efektif
 Surat Instruksi
Surat Instruksi pada dasarnya, pengrtiannya sama dengan surat perintah
 Surat permohonan
Surat Permohonan adalah surat yang mempunyai maksud untuk memohon suatu hal, seperti memohon
untuk cuti, memohon untuk memakai suatu kendaran milik perusahan dan lain sebagainya dengan
tujuan untuk kepentingan pribadi maupun untuk kepentingan bersama
 Surat  Panggilan
Surat Panggilan adalah surat yang mempunyai maksud untuk memanggil seseorang dengan tujuan
tertentu tergantung dari siapa yang memanggil orang tersebut
 Surat Peringatan
 Surat Peringatan adalah surat yang diberikan kepada seseorang dengan maksud untuk memberikan
peringan kepada orang yang bersangkutan karena orang tersebut melakukan sesuatu yang melanggar
ketentuan. Biasanya surat peringatan ini diberikan sebanyak 3 kali kepada orang yang bersangkutan
 Surat pengantar
Surat Pengantar adalah surat yang diberikan kepada suatu instansi tertentu dengan maksud memberi
suatu pengantar apabila orang atau barang telah sampai kepada instansi yang dimaksud
 Surat Tugas
Pada dasarnya, pengrtian surat tugas itu sama dengan pengertian surat perintah dan surat instruksi
 Surat  Keputusan
Surat Keputusan adalah surat yang dibuat oleh pejabat yang berwenang dengan maksud memberi
suatu keputusan mengenai hal-hal yang dianggap penting dan perlu dengan tujuan agar dapat
dilaksanakan secepat mungkin
 Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat yang dibuat dan dikirmkan oleh penjual kepada calon pembeli untuk
menawarkan barang atau jasa. Penawaran barang atau jasa dari penjual kepada calon pembeli terjadi
karena adanya permintaan penawaran dari calon pembeli aau dapat juga tanpa adanya permintaan
penawaran dari calon pembeli
 Surat  Pesanan
Surat Pesanan adalah surat yang dibuat dengan maksud dan tujuan untuk memesan barang atau jasa
kepada pihak penjual dengan menyebutkan kreteria barang yang diinginkan
 Surat pesanan
Surat Pesanan adalah surat yang dibuat dengan maksud dan tujuan untuk memesan barang atau jasa
kepada pihak pnejual dengan menyebutkan kreteria barang yang diinginkan .
 Surat  Pengiriman Barang
Surat Pengiriman barang adalah surat yang di buat dengan maksud dan tujuan agar pembeli
mempunyai persiapan untuk penerimaan barang tersebut karena  sangat mungkin apabila barang
pesanan tersebut memerlukan tempat penyimpanan ( tempat barang ) khusus

7.    Jenis Surat Berdasarkan Dinas Pos  Surat

Berdasarkan dinas pos surat, maka surat dapat dibagi menjadi 5 macam, yaitu surat kilat khusus, surat
kilat, surat biasa, surat tercatat, dan surat berharga. Mari kita membahas masing-masing jenis jenis surat
yang telah kita sebutkan di atas
 Surat Kilat Khusus
Surat Kilat khusus adalah surat yang harus secepatnya disampaikan kepada penerimanya secara
tercatat. Surat Jenis ini dikirimkan paling dahulu dan biasanya dibuatkan resinya sebagai tanda bukti
penririmannya. Pengiriman surat kilat khusus ini biasanya hanya dapat dilayani pada kantor pos besar
 Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang harus secepatnya disampaikan kepada penerimanya secara biasa. Surat
ini harus didahulukan dibandingkan dengan surat biasa lainnya, tetapi tidak secara tercatat.
Pengirimannya dapat dilayani di setiap kantor Pos
 Surat Biasa
Surat Biasa adalah surat yang harus disampaikan kepada penerimanya secara biasa menggunakan
sampul biasa dan biayanya relatif lebih murah. Pengiriman surat jenis ini berdasrkan urutan surat yang
ada
 Surat Tercatat
Surat Tercatat adalah surat yang cara pengirimannya biasa, tetapi ada tanda buykti pengiriman yang
diberikan kepada pengirim surat. Pengiriman Surat tersebut di catat oleh pegawai Pos
 Surat Berharga
Surat Berharga adalah surat yang dapat dipercaya kebenarannya, seperti akte kelahiran, akte tanah,
surat perjanjian, sertifikat tanah, surt izin mendirikan bangungan