PAPER MANAGEMEN KEARSIPAN

SISTEM ABJAD
Dosen Pengampu :Ivan Tinarbudi Gavinov.,S.Pd.,MT.

Disusunolehkelompok :
No
1
2
3
4
5

Nama
Fatih septiani
Fitri onti
Heny wahyuni
Irsad musafah
Januria bahta

NIM
14.13.3482
14.13.3484
14.13.3485
14.13.3487
14.13.3488

PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI KESEHATAN
SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN SURYA GLOBAL
YOGYAKARTA
2016

A. Pengertian Sistem Abjad

Sistem abjad adalah penyimpanan dokumen yang berdasarkan
susunan abjad dari kata tangkap (nama) dokumen bersangkutan. Melalui
sistem abjad ini, dokumen disimpan berdasarkan urutan abjad, kata demi kata,
huruf demi huruf. Nama dapat terdiri dari dua jenis, yaitu nama orang dan
nama badan. Nama orang (nama individu) terdiri dari dua jenis, yaitu nama
lengkap dan nama tunggal. Sedangkan nama badan terdiri dari nama badan
pemerintah, nama badan swasta dan nama organisasi. Nama dapat terdiri dari
dua jenis, yaitu: nama orang, dan nama badan. nama orang (nama individu)
terdiri dari nama-lengkap dan nama-tunggal. Nama badan terdiri dari:nama
badan pemerintah,nama badan swasta, dan nama organisasi.
Filling system abjad atau alphabetic filing adalah
sistem

penyimpanan

Penyimpanan

arsip

arsip

menurut

menurut
abjad

sistem

berarti

arsip

abjad.
yang

dihasilkan atau yang dibuat dan diterima oleh suatu kantor

/lembaga yang didalamnya termuat nama-nama seperti nama
orang, nama organisasi, nama tempat atau wilayah, atau
nama pokok soal disimpan menurut tata urutan susunan
abjad. Abjad yang digunakan adalah huruf pertama dari suatu
nama setelah nama-nama itu diindeks menurut aturan atau
ketentuan yang berlaku untuk masing-masing nama.Setelah
nama-nama itu diindeks barulah disusun menurut susunan
abjad.
Sistem

abjad

umumnya

dipilih

sebagai

sistem

penyimpanan arsip, karena (sugiarto,2005)

1. Nama biasanya sebagai rujukan pertama dalam pencarian
dokumen. Dokumen dokumen cenderung dicari atau
diminta melalui nama orang atau lembaga.
2. Dokumen-dokumen
dari
nama
yang

sama,

berkelompok dibawah satu nama dan satu tempat.

akan

3. Dokumen berasal dari banyak korespponden dengan nama

yang bervariasi.
4. Unit kerja atau sekretaris biasanya hanya menerima dan
menyimpan

dokumen

fungsi/tugas

masing-masing,

cenderung

mengenai

yang
masalah

beruhubungan
sehingga
yang

dengan

isi

dokumen

sama

(misalnya:

produksi, keuangan, dsb). Untuk situasi tersebut susunan

nama leih membantu.
5. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.
Dalam

penyusunan

nama-nama

dalam

satu

urutan

menurut urutan abjad ada dua hal yang harus diperhatikan,

yaitu:
1. Nama-nama

harus

diindeks

lebih

dahulu,

dengan

mempergunakan aturan atau ketentuan yang berlaku

untuk masing-masing nama.
2. Menyusun nama-nama dalam satu urutan menurut
abjad, harus memperhatikan seluruh huruf-huruf dalam
nama-nama bersangkutan. Sebagai contoh, misalkan
nama-nama bulan:
Urutan kronologi
JANUARI
FEBRUARI
MARET
APRIL
MEI
JUNI
JULI
AGUSTUS
SEPTEMBER
OKTOBER
NOVEMBER
DESEMBER

Urutan abjad
AGUSTUS
APRIL
DESEMBER
FEBRUARI
JANUARI
JULI
JUNI
MARET
MEI
NOVEMBER
OKTOBER
SEPTEMBER

Susunan abjad seperti diatas disebut susunan abjad

huruf demi huruf. Dalam susunan abjad huruf demi

huruf istilah-istilah atau nama-nama yang terdiri dari

dua kata atau lebih dianggap satu kata.
Contoh:
Gunung merapi menjadi gunungmerapi.
Abdul hamid menjadi abdulhamid
Berita yudha menjadi beritayudha
Sinar harapan menjadi sinarharapan.
Lawan dari susunan abjad huruf demi huruf adalah
susunan abjad kata demi kata, nama-nama yang terdiri
lebih dari dua kata, ditulis tidak menjadi satu, masingmasing kata berdiri sendiri.
B. Macam-macam sistem abjad
Menurut bentuk penyusunannya,
huruf demi huruf ada dua macam, yaitu:
1. Susunan kamus.
Susunan kamus ialah suatu

susunan

bentuk

abjad

susunan

nama-nama seperti susunan dalam kamus.heading yang

digunakan tentu saja abjad, mulai abjad A ssampai abjad Z.
Di

dalam

heading

disusun

arsip-arsip

yang

caption/judulnya bermula dengan huruf A, dan begitu

seterusnya. Perhatikan contoh berikut:
Heading A
Aang
Abas
Abubakar
Abdurachman
Adhi karya
Afitson

Heading B
Babad
Babarsari
Bacin
Belerang
Bengawan
Bis

Heading C
Cangkir
Cangkul
Cemara
Cemas
Corak
Cuka

Masing-masing heading dapat diperinci lagi sesuai dengan

kebutuhan, misalnya:
Heading A: dapat diperinci Aa, Ab, Ac dan seterusnya
sampai Az.

2. Susunan kelompok atau golongan.

Susunan kelompok atau golongan , ialah susunan
nama menurut abjad dngan mengelompokkan pokok soal
yang sejenis dalam suatu kelompok atau golongan. Arsiparsip disimpan sesuai dengan jenis kelompoknya , dan
ditempatkan dalam satu folder. Perhatikan contoh dibawah
ini:
Kelompok bank
Adhi karya, Bank
America, Bank of
Ammerta, Bank

Kelompok lembaga
Administrasi
negara,
Lembaga
Indonesia

amerika,

Lembaga
Konsultasi

hukum,

Lembaga
Susunan kelompok ini lebih cocok apabila digunakan
untuk menyusun arsip-arsip pada badan-badan yang besar,
karena jumlah arsip yang banyak.
C. Istilah-istilah dalam sistem abjad
Ada beberapa macam istilah yang perlu diketahui
dalam filing sistem abjad, anatara lain:
a. Judul atau caption.
Dalam kearsipan , judul disebut juga caption atau heading,
title atau nama, merupakan bagian pokok soal yang akan
dihgunakan

sebagai

penyimpanan arsip.
b. Kode dan koding.

kode

dalam

penyusunan

dan

Dalam kearsipan , kode adalah tanda atau simbol yang

tertulis atau yang ditu;lis diatas kertas (arsip) yang
menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip tersebut.
Kode yang digunakan dapat berupa abjad dari nama
(orang, organisasi, tempat atau wilayah, benda, dan pokok
masalah) yang terkandung dalam arsip.
Sedangkan koding adalah aktiviotas

atau

kegiatan

menentukan atau memberikan kode pada arsip yang dapat

dipergunakan sebagai petunjuk dalam penyusunan dan
penyoimpanan arsip.
c. Indeks.
Indeks adalah daftar atau tabel yang berisi susunan pokkok
masalah (heading) dan sub pokok masalah atau sub-sub
pokok masalah yang disusun menurut susunan abjad atau
nomor, atau gabungan dari keduanya.
d. Mengindeks.
Mengindeks mempunyai dua macam pengertian, yaitu:
1) Menguraikan caption atau judul atau nama yang
terkandung dalam arsip menjadi bagian-bagian (kata)
yang lebih kecil menurut aturan atau ketentuan yang
berlaku bagi setiap judul atau nama , untuk menentukan
kode arsip yang bersangkutan.
2) Mencocokkan nama atau judul yang terkandung di
dalam arsip dengan pokok soal yang telaah disusun
dalam daftar indeks atau daftar klasifikasi yang telah
ditetapkan,

untuk

menentukan

kode

arsip

yang

bersangkutan.
e. Dosir.
Dosir merupakan kumpulan arsip yang memiliki pokok
maslah yang sama, yang ditempatkan di suatu tempat
tertentu dan alat tertentu. Alat yang biasa digunakan
misalnya: ordner, stofmap, snelhecter, dan sebagainya.
D. Prosedur Penyimpanan Sistem-Abjad

Prosedur penyimpanan sistem-abjad untuk surat dan non-surat

(kartu, formulir, gambar konstruksi, dan sebagainya) adalah sama, yaitu terdiri
dari langkah-langkah:
1. Memeriksa,
2. Mengindeks,
3. Memberi tanda,
4. Menyortir,
5. Menempatkan.
Perbedaannya

adalah

mempergunakan

map,

pada

peralatan,

sedangkan

yaitu

penyimpanan

penyimpanan

non-surat

surat
tidak

mempergunakan map.
1. Memeriksa
Langkah pertama ini dilakukan agar tidak terjadi kekeliruan
penyimpanan terhadap surat yag sebenarnya harus diedarkan kepada
unit-unit lain. Pada langkah ini petugas memeriksa apakah surat
memang sudah benar-benar akan disimpan, misalnya dengan melihat
adanya tanda perintah simpan (release mark) yang diterapkan oleh
atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa
surat sudah selesai siproses dan boleh disimpan.
2. Mengindeks
Mengindeks dalam sistem-abjad adalah memilih nama yang
akan

dipakai

sebagai

identitas

penyimpanan

dan

kemudian

menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad. Untuk

surat-masuk, yang dapat dipilih adalah nama badan pengirim atau
nama penanda tangan surat. Misalnya nama badan pengirim adalah PT
Waringin dan nama penanda tangannya adalah Sukonc Katim,SH.
Biasanya yang dipilih sebagai kata-tangkap (identitas) adalah nama
badan, karena cenderung tidak bberubah dibandingkan dengan nama
penanda tangan surat, kecuali untuk surat yang dikirim atas nama
perorangan bukan badan.
Di dalam langkah mengindeks nama yang dipilih kemudian
diindeks sesuai Peraturan Mengindeks. Contohnya: PT Waringin
diindeks menjadi Waringin, PT, Bank Dagang Negara Cabang Jakarta

Thamrin diindeks menjadi Jakarta Thamrin (Cabang) Bank Dagang

Negara. Kedua nama dari contoh diatas akan disimpan pada abjad W
dan J, dan labl mapnya adalah nama masing-masing yang sudah
diindeks.
3. Memberi Tanda
Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks
sebagai unit-unit diberi tanda, misalnya lingkaran dengan warna merah
dan angka 1 untuk unit 1, angka 2 untuk unit dua, angka 3 untuk unit 3
dan seterusnya bila unit masih ada. Dengan adanya tanda ini petugas
dapat menempatkan surat di dalam map yang sudah ada, atau
membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru dipindah dari
map campuran karena jumlah suratnya sudah berjumlah lebih dari 5
(lima) pucuk. Dengan adanya tanda (kode) juga memudahkan
pengembalikan surat ke dalam laci, bilamana surat tersebut keluar laci
karena dipinjam.
4. Menyortir
Menyortir

didalam

sistem-abjad

adalah

mengelompok-

ngelompokkan surat ke dalam kelompok abjad masing-masing, agar

memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir, yaitu menyimpan.
Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak, sedangkan kalau
suratnya sedikit (tidak sampai 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir.
Dengan adanya sortir, petugas di dalam menyimpan surat tidak perlu
bolak-balik dari meja ke almari arsip, tetapi dapat menyimannya per
kelompok abjad.
Pekerjaan sortir dapat dilakukan dengan alat sortir, tetapi bila
alat ini tidak ada, petugas dapat mempergunakan meja sebagai tempat
sortir.
5. Menempatkan
Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati-hati. Sekali keliru
menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya atau sekali keliru
menempatkan kartu tidak pada susunan yang benar, maka surat atau
kartu tersebut dapat disebut hilang. Bilamana volume surat atau

kartu yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan

sukar dilakukan.
E. Pemahaman Peraturan

Pengindeksan

Judul

Nama

Orang
1. Mengindeks Nama Orang Indonesia.
a. Nama tunggal dan majemuk.
Contoh:
Nama
Sumarto
Amir hamzah
b. Nama keluarga.
Nama orang indonesia

Diindeks
Sumarto
Amir hamzah
yang

memakai

nama

keluarganya, maka diutamakan nama keluarganya.

Contoh:
Nama
Danan hadisubroto
Anton wiryokusumo

Diindeks
Hadisubroto danan
Wiryokusumo anton

c. Bukan nama keluarga.

Banyak nama orang indon esia yang terdiri dari dua
kata atau lebih, akan tetapi nama itu adalah nama
sebenarnya bukan nama keluarganya. Dan hal ini
membingungkan petugas arsip , untuk menghindari
hal itu maka nama orang indonesia yang terdiri dua
kata atau lebih , kata terakhir dijadikan kata tangkap
utama atau dianggap sebagai nama keluarga.
Contoh:
Nama
Bagus basudewo
Memet anton witular

Diindeks
Basudewo bagus
Witular memet anton

d. Nama marga, suku, clan.

Diutamakan nama marga, suku, atau clan. Contoh:
Nama
Walfaret limbong

Diindeks
Limbong walfaret

Abdul rahman harahap

Harahap abdul rahman

e. Nama wanita yang menggunakan nama laki-laki.

Maka kata tangkap utamanya adalah nama lakilakinya. Contoh:
Nama
Erni johan
Henny purwonegoro

Diindeks
Johan erni
Purwonegoro henny

f. Nama permandian atau nama baptis.

Diindeks menurut kata terakhir. Contoh:
Nama
Florencius suhardi
Paulina suwarsih

Diindeks
Suhardi florencius
Suwarsih paulina

g. Nama orang-orang suci.

Diindeks menurut nama terakhir. Contoh:
Nama
Santa maria

h. Nama gelar.
Nama-nama
mengindeksnya

Diindeks
Maria santa

yang

diikuti

gelar-gelar

gelar,

tersebut

dalam

ditempatkan

dibelakang tanda kurung. Contoh:

Nama
Dra. Prawiti kusuma
Gubernur ismail

Diindeks
Kusuma prawiti (Dra)
Ismail (gubernur)

2. Menideks nama orang Cina, Vietnam, Korea, dan

sejenisnya.
a. Nama orang china, korea, vietnam dan sejenisnya.
1) Nama asli.
Diindeks sesuai nama aslinya. Contoh:

Nama
Pak tjung hui
Lee thek cheng

Diindeks
Pak tjung hui
Lee thek cheng

2) Nama orang cina yang digabung dengan nama orang

eropa.
Dalam kasus semacam ini maka yang diutamakan
adalah nama orang cina. Contoh:
Nama
Johny ong
Robert liem

Diindeks
Ong jhny
Liem robert

b. Mengindeks nama orang India, Jepang, Muang thai, dan

sejenisnya.
Dalam kaitan degan nama india dan sejenisnya, kata
akhir dijadikan kata tangkap utama dalam indeks, tanpa
memperhatikan apakah kata akhir itu nama keluarga
atau nama clan. Contoh:
Nama
Bumidol adulyadey
Charrom ratanisin

Diindeks
Adulyadey, bumidol
Ratanisin, charoom

c. Mengindeks

nama

orang

sejenisnya.
Nama-nama

orang

arab,

Arab,
dan

Persia,

Turki,

sejenisnya

berdasarkan ketentuan sebagai berikut:

1) Nama arab dan sejenisnya yang

dan

diindeks

diikuti

nama

keluarga, maka nama keluarga yang dijadikan kata

utama. Contoh:
Nama
Abdullah majid
Awab sungkar

Diindeks
Majid. Abdullah
Sungkar. Awab

2) Nama orang arab dan sejenisnya yang menggunakan

kata bin, binti, ibnu maka bagian nama yanh

didahului oleh kata-kata tersebut dijadikan sebagai

kata utama. Contoh:
Nama
Sajid bin ali
Ali bin umar

Diindeks
Ali, sajid bin
Umar, ali bin

3) Nama orang arab dan sejenisnya yang sesudah kata

bin, binti terdapat dua nama atau lebih, maka kata
khir digunakan sebagai kata utam. Contoh:
Nama
Jacob bin muhammad sholeh
Awab bin abdullah majid

d. Mengindeks

nama

orang

Diindeks
Sholeh, jacob bin muhammad
Majid. Awab bin abdullah

Eropa,

Amerika,

dan

sejenisnya.
1) Nama orang Eropa dan sejenisnya berdasarkan nama
keluarga. Contoh :
Nama
Henry mill
Henry fayol

Diindeks
Mill, henry
Fayol, henry

2) Nama orang Eropa dan sejenisnya yang mempunyai

kata sandang , misalnya: van, van den, van der dll.
Contoh:
Nama
Albert van der molen

Diindeks
Molen, albert van der

F. Pemahaman

Tata

Badan/Organisasi
1. Nama
perusahaan

Cara

Pengindeksan

diindeks

nama

badan

Nama
usaha/

perusahaanya terlebih dahulu, kemudian disusul badan

hukumnya.
Badan hukum suatu badan usaha ada beberapa
macam, misalnya :Perum, PT(Persero), CV dan kopeasi
Contoh:
Nama
Perum Askes
PT Indusrei Sandang

Diindeks
Asuransi Kesehatan,
Perusahaan Umum
Industri
Sandang,

CV Sekawan

Terbatas
Sekawan,

Koperasi Maju

Venootschap
Maju, Koperasi

Perseroan
Commaditer

2. Perusahaan atau Badan Usaha yang mempergunakan

nama orang
Yang dijadikan sebagai kata pengenal utama, ialah
nama orang. Kemuadian nama orang tersebut diindeks
sesuai dengan peraturan mengindeks nama orang.
Contoh:
Nama
Rumah Sakit Sarjito
Yayasan Ahmad Yani
Bandar Udara Sukarno Hatta

Diindeks
Sarjito (Rumah Sakit)
Yani Ahmad (Yayasan)
Sukarno
Hatta
(Bandar

Taman Ismail Marzuki

Toko Sepatu Ibnu Dahlan
Sudarpo Corparation

Udara)
Marzuki Ismail (Taman)
Dahlan Ibnu, Sepatu (Toko)
Sudarpo (corparation)

3. Nama Perusahaan/ Badan Usaha terdiri dari angka-angka

Angka merupakan bagian dari nama perusahaan/ badan
usaha tersebut, maka angka-angka ditulis lengkap dan
dijadikan sebagai tanda pengenal utama.
Contoh :
Nama
PT Roda 3
Fa. 45
The 90 Club
4. Nama-nama Perusahaan

Diindeks
Tiga Roda (PT)
Empatlima (Firma)
Ninety, Club
/Badan usaha yang terdiri dari

singkatan
Singkatan harus ditulis kepanjangannya lebih dahulu,
kemudian baru diindeks.
Contoh :
Nama
GIA
PSSI

Diindeks
Garuda Indonesia Airways
Sepak
Bola
Seluruh

PJKA

Indonesia, Persatuan
Kereta api, Perusahaan

Jawatan
Badan-badan usaha tersebut lebih terkenal dengan
nama singkatannya atau akronimnya. Oleh karena itu
badan

usaha

singkatannya

diatas
atau

dapat

tetap

akronimnya,

diindeks
dan

seperti

penulisannya

disatukan seperti : GIA, PSSI, KUD, PJKA, dan sebagainya.

Nama-nama badan usaha tersebut dibuatkan tunjuk silang
dan nama lengkap atau perpanjangannya, seperti:
Sepak Bola Seluruh Indonesia, Persatuan
lihat
PSSI

5. Nama Perusahaan/Badan Usaha yang mempergunakan

kata depan atau kata penghubung seperti: dari, pada,
dan, &, diletakkan dalam tanda kurung mengikuti kata
depannya.
Contoh:
Nama
Fa. Tanti & Ranti
Sudarpo and Co.
Fa. Dari 3 Saudara Group

Diindeks
Tanti (dan), Ranti
Sudarpo (and), Company
Tiga Saudara Group, Firma

(dari)
Usaha Dagang Kayu dari Kayu (dari) Kalimantan, Usaha
Kalimantan

Dagang

6. Nama Hotel
Diindeks nama hotelnya terlebih dahulu sebagai kata
tangkap utama.
Contoh:
Nama
Diindeks
Hotel Ambarukmo
Ambarukmo, Hotel
Hotel
Borobudur Borobudur
Intercontinental,
Intercontinental
Hotel
Jakarta
Internatioal

Hotel
Hilton Jakarta

Hilton

Internatioal,

Hotel

7. Nama-nama Bank
Diindeks nama Banknya terlebih dahulu sebagai kata
tangkap utama. Apabila nama Bank itu mempergunakan
nama kota, nama kota didahulukan.
Contoh :
Nama
Bank Centra Asia
Asia Comersial Banking

Diindeks
Centra Asia, Bank
Asia Comersial, Banking

8. Nama-nama Rumah Sakit dan Nama-nama Universitas

Diindeks nama Rumah Sakit dan nama Universitas

sebgai kata tangkap yang utama.
Contoh :
Nama
Rumah

Diindeks
Cipto Mangunkusuma,

Sakit

Mangunkusumo
Rumah Sakit Dr. Mintoharjo
Universitas Gajah Mada
Universitas Jendral Sudirman

Cipto,

Rumah Sakit
Mintoharjo, Rumah Sakit (Dr.)
Gajah Mada, Universitas
Sudirman, Jendral, Universitas

9. Nama-nama Organisasi Kemasyarakatan

Organisasi kemasyarakatan sering juga disebut civic
mission atau organisasi non profit, yang pada umumnya
bergerak dalam bidang sosial. Berbagai macam bentuk
-

organisasi kemasyarakatan antara lain:

Ikatan
- Perhimpunan
Partai
Yayasan
Badan

- Lembaga
- Perkumpulan

Sifat organisasi tidak

- Kerukunan

merupakan bagian dari

nama,

sehingga dalam indeks ditempatkan dalam tanda kurung.

Contoh :
Nama
Lembaga Bantuan Hukum
Himpunan Mahasiswa Islam
Partai Demokrasi Indonesia

Diindeks
Bantuan Hukum (Lembaga)
Mahasiswa Islam (Himpunan)
Demokrasi Indonesia, Partai

10.
Nama-nama Perusahaan Penerbangan Asing
Diindeks sebagaimana tertulis.
Contoh:
Nama
Malaysia
(MAS)

Airlines

Diindeks
System Malaysia, Airlines, System

Royal Dutch Airlines

Singapore Airlines Ltd.

Royal, Dutch, Airlines

Pt Singapore, Airlines (Ltd. Pt)

(SA)
11.
Nama-nama Kedutaan Besar
Nama negara dijadikan sebagai kata tangkap utama.
Contoh :
Nama
Kedutaan

Besar

Diindeks
Republik Afganistan,

Republik

Afganistan
(Kedutaan Besar)
Kedutaan Besar New Zealand New
Zealand
Kedutaan

Besar

Besar)
Kerajaan Saudi

Saudi Arabia

(kedutaan

Arabia,

Kerajaan

(Kedutaan Besar

12.
Nama Instansi/Badan Pemerintah, meliputi:
- Departemen - Lembaga Non-Departemen

Kantor
Direktorat

- Sekretariat
Inspektorat
- Inspektorat Jendral (Itjen)

Dinas
Biro

- Direktorat Jendral (Ditjen)

Lembaga
Dewan
Kota Madya

- Propinsi
- Kecamatan

- Sekretariat Jendral (setjen)

-Kabupaten
-

Kelurahan
Nama-nama Instansi /Badan-badan Pemerintah diindeks
sebagai berikut:
a. Untuk nama-nama Departemen, Direktorat Jendaral dan
sebagainya diindeks seperti contoh dibawah.
Contoh :
Nama
Departemen

Diindeks
Pekerjaan Pekerjaan

Umum

(dan),

Umum dan Tenaga Listrik

Tenaga Listrik
Badan
Pendidikan
dan Pendidikan (dan)

Latihan,

Latihan

(Badan,

Departemen Keuangan

Keuangan
Departemen)
Kantor Urusan Agama
Urusan Agama (Kantor)
Apabila badan-badan tersebut dikenal dengan nama
singkatan atau akronimnya, sebaiknya dibuatkan tunjuk
silang, seperti:
Contoh :
Depnaker
lihat
Tenaga Kerja (Departemen)

KUA
lihat
Urusan Agama (Kantor)

b. Untuk Lembaga-lembaga Negara dan Lembaga-lembaga

Pemerintahan non-Departemen diindeks sebagai berikut
:
Contoh :
Nama
Badan

Diindeks
Administrasi Administrasi

Kepegawaian

Kepegawaian Negara
Negara (Badan)
Lembaga
Administrasi Administrasi,
Negara
Dewan

(Lembaga)
Pertimbangan Pertimbangan,

Agung

Negara
Agung

(Dewan)

Apabila

Lembaga

tersebut

yang

dijadikan

kata

tangkap adalah nama singkatan atau akronimnya, harus

dibuatkan silang, misal:
LIPI
Lihat
Ilmu

Pengetahuan

(Lembaga)

BAKN
Lihat
Indonesia Administrasi
(Badan)

Kepegawaian

c. Untuk badan-badan Pemerintah diindeks dengan kata

tangkap utama, yaitu nama tempat, kota atau daerah,
diikuti bentuk aau badannya.
Contoh:
Nama
Diindeks
Pemerintah Daerah Istimewa Yogyakarta,

Pemerintah

Yogyakarta

Istimewa,

atau:

Kabupaten Kulon Progo

Kecamatan Wirobrajan

Pemerintah DI
Kulon Progo, Kabupaten
Wirobrajan, Kecamatan

d. Nama-nama
dengan

Instansi

singkatan

militer
atau

dapat

diindeks

akronimnya,

Yogyakarta,

sesuai

mengingat

singkatan lebih dikenal.

Contoh :
Nama
- LEMHANAS
- KOPASANDA
- AKABRI

Diindeks
LEMHANAS
KOPASANDA
AKABRI

Apabila yang dijadikan kata tangkap utama akronimnya,

tunjuk silang dibuat seperti:
SESKOAL
lihat
Staf Komando Angkatan Laut (Sekolah)
Nama-nama instansi militer seperti tersebut dapat juga
diindeks menurut kepanjangannya, seperti:
Nama
-

LEMHANAS
SESKOAD

Diindeks
Pertahanan Nasional (Lembaga)
Staf Komando Angkatan Darat
(Sekolah)

Daerah

G. Pemahaman Pengindeksan Nama Tempat, Nama Benda,

Dan Pokok Persoalan
1. Mengindeks nama tempat, kota, daerah
Nama-nama tempat, kota, atau daerah diindeks sebagai
berikut:
a. Diindeks sesuai dengan aslinya, seperti:
Contoh :
Nama
Banda

Diindeks
Banda aceh

aceh
Yogyakarta Yogyakarta
Jawa Barat Jawa Barat
b. Nama-nama tempat disertai dengan keterangan tentang
tingkat wilayahnya diindeks

dengan kata pengenal

utama nama daerahnya diikuti tingkat wilayahnya.

Contoh :
Nama
Kotamadya Yogyakarta
Kabupaten Boyolali
Kecamatan Kalibawang
Propinsi Irian Jaya

Diindeks
Yogyakarta, Kotamadya
Boyolali, Kabupaten
Kalibawang, Kecamatan
Irian Jaya, Propinsi

2. Mengindeks Nama Benda atau Barang

a. Nama-nama benda atau barang diindeks sesuai nama
aslinya.
Contoh:
Nama
Almari Besi
Rumah Dinas

Diindeks
Almari Besi
Rumah Dinas

b. Nama benda atau barang yang diikuti dengan pabriknya.

Nama-nama benda atau barang yang diikuti dengan nama

pabriknya, tipe, dan sebagainya, nama pabrik, merek, atau
tipe dijadikan sebagai kata tangkap utama.
Contoh:
Nama
Mesin Hitung Oliveti
Tinta Parker
Mobil Chevrolet

Diindeks
Oliveti, mesin hitung
Parker, tinta
Chevrolet, mobil

3. Mengindeks Pokok Persoalan (Subjek)

Dalam mengindeks pokok maslah perlu diperhatikan halhal sebagai berikut :
a. Membaca isi surat dengan teliti dan seksama, sehingga
dapat ditemukan masalah yang dapt menggambarkan
maksud judul yang sebenarnya.
b. Kata-kata yang dijadikan indeks haruslah kata benda.
Kata sifat hanya digunkan sebagai keterangan kata
benda.
c. Dalam mengindeks harus dibedakan antara kata benda
dan kata sifat.
d. Yang menjadi dasar dalam mengindeks pokok maslah
ialah pokok masalah yang menampung maksud surat
yang bersangkutan.
Dari uraian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa
mengindeks pokok masalah, yang harus ditemukan
dalam surat ialah pokok masalahnya dan menjadi kata
tangkap utama, seperti :
Contoh :
a. Pokok Masalah Pegawai

Mutasi Pegawai
Gaji pegawai
Nomor induk pegawai
b. Pokok Masalah Gaji

Diindeks
Pegawai, mutasi
Pegawai, gaji
Pegawai, nomor induk

Gaji pegawai

diindeks
Gaji, pegawai ( bandingkan dengan

Gaji berkala
Kenaikan gaji

pokok masalah pegawai)

Gaji, berkala
Gaji, kenaikan

c. Pokok Masalah Pajak

Pajak penghasilan
Wajib pajak
Pajak bumi dan bangunan

Diindeks
Pajak, penghasilan
Pajak, wajib
Pajak,
bumi

(dan)

bangunan
d. Pokok Masalah Administrasi
Diindeks
Administrasi kepegawaian Administrasi, kepegawaian
Administrasi kearsipan
Administrasi, kearsipan
Administrasi keuangan
Administrasi, keuangan
Agar pegawai kearsipan (juru indeks), mampu
mengindeks pokok masalah dengan baik, diperlukan
syarat-syarat lain sebagai berikut:
1) Juru

indeks

harus

menguasai

berbagai

jenis

kegiatan serta permasalhan yang ada di dalam

organisasi
2) Mempunyai

kemahiran

dalam

hal

penguasaan

arsip-arsip suatu organisasi.

3) Mempunyai kemampuan membaca dengan baik,
sehingga mampu menetapkan pokok persoalan
yang terkandung di dalam surat.
4) Mampu menetapkan secara tepat, satu diantara
berbagai pokok permasalahan yang terdapat pada
surat, untuk dijadikan sebagai kata pengenal
utama, dan pokok persoalan mana yang menjadi
kata pengenal kedua sebagai tunjuk silang apabila

diperluakan. Untuk menetapkan

utama

yang

dipilih

kata pengenal

hendak

yang

dapat

mencerminkan pokok isi surat atau arsip yang

bersangkutan. Disamping itu, dalam mengindeks
perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a) Hendak diperhatikan kata-kata atau kalimat
yang mengandung pengertian kebendaan.
b) Kata-kata yang digunakan ringkas, singkat
tetapi jelas (mudah dan cepat dimegerti)
c) Hindari penggunaan tunjuk silang, kecuali bila
diperlukan.
H. Pengetahuan Prosedur Filing Sistem Abjad
Penyimpanan arsip menurut sistem abjad melalui
prosedur sebagai berikut :
1. Menetapkan Caption atau Judul Surat
Dapat berupa nama orang, organisasi, tempat atau
wilayah, benda atau barang, pokok persoalan, atau
kata-kata/kalimat
kebendaan.

yang

Dalam

mengandung

menentukan

caption,

pengertian
di[erlukan

langkah-lagkah sebagai berikut :

a. Membaca Surat dengan Cepat dan Teliti
Cepat berarti harus mampu membaca dengan lancar.
Teliti

berarti

memperhatikan

tanda

baca

yang

terdapat dalam surat. Kurang memperhatikan tanda

baca akan memberi pengertian yang berbeda dari
maksud suatu kalimat.
Contoh :
Ini buku tulis Ani
Ini buku tulis, Ani
Kaliamt pertama memberi pengertian buku tulis itu
kepunyaan Ani. Sedangkan kalimat kedua memberi
keterangan kepada Ani bahwa itu buku tulis.
b. Menggarisbawahi
Kata
sebagai
tanda
pengenal
sebaiknya
digarisbawahi, seperti kata kunci dalam arti kata

tersebut

sudah

dikenal

oleh

orang

yang

memerluakan arsip. Garis bawah sebagai petunjuk

kepada

petugas

filing

untuk

menuliskan

tanda

pengenal atau caption pada arsip.

c. Menulis Tanda Pengenal
Hendaklah ditulis diujung kanan bawah arsip, ditulis
dalam huruf cetak dengan pensil. Tanda pengenal
dibatasi sedikit mungkin, agar tidak membingungkan
juru file.
2. Mengindeks
Dalam sistem abjad mengindeks ialah menguraikan
nama atau caption menurut aturan tertentu sesuai
dengan jenis nama atau caption yang terdapat dlm
arsip, untuk menentukan ciri atau tanda suatu arsip.
Dengan diindeks arsip mudah disimpan, ditemukan lagi
sewaktu

dibutuhkan,

karena

dapat

diketahui

file

penyimpanannya.
3. Membuat Tunjuk Silang
Tunjuk silang atau cross reference diperlukan apabila
informasi surat berkaitan dengan informasi surat lain,
terutama apabila kodenya berlainan. Diperlukan juga
apabila dalam surat terdapat dua tanda pengenal, dari
dua tanda pengenal satu dijadikan tanda pengenal
utama, sedangkan tanda pengenal yang lain dijadikan
tanda pengenal tunjuk silang.
Tanda-tanda yang dipergunakan dalam membuat tunjuk
silang ada dua maca, yaitu:
a. Dengan menggunakan kata lihat atau tanda silang
X
b. Dengan menggunakan kata-kata lihat juga atau
dengan dua tanda silang XX
Cara pertama dengan kata lihat atau satu tanda
silang(X), berarti apa yang disebut dalam baris

pertama disimpan menurut tanda pengenal setelah

kata lihat.
Tanda dengan kata lihat atau tanda silang X,
menunjukkan kepada hal-hal berikut :
lihat atau X menunjukkan arti :
- Sinonim
- Perkataan lain dengan arti yang sama
- Istilah yang lazim dipakai
- Keterangan lain yang mentangkut masalah
-

yang sama
Menunjukkan tempat arsip

Contoh :
komunikasi

komunikasi

lihat

Atau

tata hubungan
kepegawaian

tata hubungan
kepegawaian

lihat

personalia
almari arsip

personalia
almari arsip

lihat

filling cabinet
filling cabinet
Lihat juga atau XX, memberikan pengertian bahwa
apa yang disebut setelah kata lihat juga atau XX
mempnyai kode filling sendiri, berbeda dari yang
telah disebut di baris pertama.
Kode tunjuk silang dengan kata-kata lihat juga atau
XX menunjuk kepada hal-hal berikut :
-

Persoalan sama tetapi fillingnya berbeda

Persoalan berbeda dan berlainan kegiatan
Keterangan yang perlu dikaitkan

Contoh :
kedung ombo

Atau

kedung ombo

lihat juga

XX

bakti sosial

bakti sosial

kebersiha kota

kebersihan kota

lihat juga

XX

lingkkungan hidup

lingkungan hidup

4. Memberi Kode
Adalah kegiatan dalam menentukan kode arsip yang
akan disimpan.
Kode mempunyai peranan sebagai berikut:
a. Kode bukanlah sandi, karena tujuan kode tidak untuk
merahasiakan arsip. Tetapi kode digunakan untuk
melindungi kerahasiaan arsip.
b. Kode merupakan alat untuk

memastkan

dan

mengenali kembali tempat arsip disimpan atau dapat

ditemukann kembali.
c. Kode merpakan alat untuk mengatur susunan dan
urutan dalam penympanan dan penataan arsip.
d. Dalam pola klasifikasi, kode merupakan alat untuk
memelihara

hubungan

dan

urutan

persoalan-

persoalan.
Sesuai dengan fungsi kode, kode yang baik mempunyai
ciri sebagai berikut :
a.
b.
c.
d.

Kode
Kode
Kode
Kode

harus sederhana
harus sesingkat mungkin
harus mudah diingat
harus dapat dan mudah ditulis dengan mesin

ketik bila perlu.

Apabila sistem abjad dilaksanakan secara murni, maka
kode yang dipergunakan adalah kode murni. Yaitu
sebagai berikut:

a. Huruf tunggal, misal : A, B, C, dan seterusnya

b. Huruf ganda, misal : AA, BB, CC, dan seterusnya Atau
Aa, Bb, Cc, dan seterusnya, atau
Aa, Ab, Ac, Dd dan seterusnya.
c. Satuan huruf, sekaligus merupakan singkatan atau
kependekan

dari

istilah-istilah,

nama,

masalah,

akronim, misal:
-LAN untuk lembaga administrasi negara.
-BI untuk bank indonesia
5. Mensortir.
Mensortir berarti memilih-milih atau memiliki arsip-arsip
yang akan disimpan untuk dikelompokkan menjadi satu
kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
6. Mengabjad.
Setelah selesai disortir, kemudian arsip-arsip disusun
menurt abjad. Dalam mengabjad harus ditentukan lebih
dahulu cara mengabjad apa yang akan dipergunakan.
7. Menyimpan arsip.
Setelah arsip-arsip disortir dan diabjad, maka arsip-arsip
tersebut
menaruh

siap
atau

disimpan.

Menyimpan

meletakkan

arsip

arsip

berarti

pada

suatu

tempat/ruang atau alat penyimpanan.

I. Peralatan Yang Dipergunakan Dalam Filling Sistem
Abjad.
Alat-alat yang dipergunakan dalam filling sistem abjad,
ialah:
1. Rak arsip, almari arsip, filling cabinet.
2. Folder, disusun dalam filling cabinet menurut abjad.
3. Guide, (penunjuk)
4. Kartu pinjam arsip.
5. Kartu panggilan.
6. Folder pribadi
J. Kentungan dan kerugian sistem abjad
1. Keuntungan pemakaian sistem penyimpanan abjad adalah
a. Pemahaman serta kegiatannya mudah dan sederhana.
b. Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu
dan nama badan) yang sama akan berkelompok menjadi
satu.

c. Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan

bersebelahan dalam satu map.
d. Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung
melalui

para

menggunakan

pengirim

yang

indeks.

Karena

dikirim
itu

surat,

disebut

tanpa
sistem

langsung.
e. Susunan guide dan folder sederhana.
f. Mudah dikerjakan dan cepat di dalam penemuan.
g. Dapat juga mempunyai file campuran.
2. kerugian dari sistem penyimpanan abjad ;
a. Pencarian dokumen untuk nama orang yang tidak dapat
dilakukan melalui bagian nama yang lain seperti nama
depan atau panggilan, tetapi harus melalui belakang (lastname).
b. Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan
satu nama lain tetapi berbeda nama pengirimnya akan
terletak tersimpan didalam penyimpanan.
c. Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, dj-j, ch-kh, tj-c,
sedangkan nama orang ditulis berdasarkan kemauan ejaan
masing-masing.
d. Harus menggunakan peraturan mengindeks.
Guide
Abjad

A
B
C

Susunan

folder/

map
Adi, Susanto
Arjuna, PT
Arwana Wijaya, CV
Aviana, Yulian
Bahana Perkasa, PT
Bambang, Anton
Bintang Maju, PT
Bulan Sabit, CV
Cahaya, CV
Cici, Santi
Comal Tekstil, PT

3. Adapun cara pemakaian map dalam sistem penyimpanan

abjad ini ada 2 cara :

a. Setiap koresponden (misal nama perusahaan) diberi map

secara langsung walaupun suratnya baru satu lembar.
Dengan cara seperti ini, penghematan penggunaan folder
sulit dilakukan.
b. Cara yang kedua, bila kita memberlakukan map gantung
sebagai map kantong.
c. Cara yang ke 3, dengan mempergunakan map campuran
dan map individu. Map campuran dalah map yang berisi
dari berbagai nama koresponden dimana jumlah surat dari
setiap nama tersebut belum mencapai 5. Sedangkan yang
dimaksud dengan map individu adalah map yang berisi
dari satu nama responden yang jumlah suratnya sudah
mencapai lima atau lebih.

Daftar Pustaka
Wursanto ,1991;Kearsipan 2,Kanisius,Jakarta
Amsyah,Zulkifli, 2001;Manajemen Kearsipan,PT Gramedia
Pustaka Utama,Jakarta
Sugiarto ,Agus & Wahyono,Teguh ,2005;Manajemen Kearsipan
Modern,Gava Media,Yogyakarta
Sugiarto ,Agus & Wahyono,Teguh ,2014;Manajemen Kearsipan
Elektoronik ,Gava Media,Yogyakarta