MATERI – 5

MENGELOLA PERTEMUAN / RAPAT

PENGERTIAN RAPAT

Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok

yang bersifat tatapmukadan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak
organisasi, baik swasta maupun pemerintah untukmendapatkan mufakat melalui
musyawarah  untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan
bentukkomunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan
memecahkan permasalahantertentu, dimana melalui rapat berbagai
permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaanorganisasi dapat
dirumuskan.
Walaupun rapat merupakan aktivitas yang sangat penting, namun sering kita
temukan beberapa permasalahan dalam rapat, dimana kita sering mendengar
adanya keluhan dari pengawai,”Apa sih, gunanya rapat?”. Artinya adanya
keterpaksaan anggota organisasi untuk mengikuti rapat karena rapatdianggap
tidak perlu, membuang-buang waktu. Hal ini terjadi karena pengelolaan rapat yang
kurang tepat antara lain:
1. Para anggota organisasi terlalu sering diminta mengikuti rapat tanpa
dipertimbangkan, siapa yang sebenarnya dan seharusnya terlibat dalam
rapat.
2. Rapat hanya dijadikan alat  pembenaran ide atau kehendak pimpinan.
3. Hasil rapat tidak pernah ditindak-lanjuti atau hanya berhenti pada tataran
ide saja, tanpa pernah diusahakan untuk direalisasikan.
Dalam suatu perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti selalu
terjadi konflik internal maupun eksternal. Salah satu komunikasi yang efektif antar
kelompok atau individu didalam perusahaan adalah dengan rapat.
Berikut di sajikan beberapa pengertian mengenai rapat menurut beberapa ahli:

Menurut para ahli:

1. Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat
komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya.
2. Kemudian Wursanto (1987:136) memberikan beberapa pendangan pengertian
yang kemudian bisadisimpulkan oleh penulis:
a. Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat
tataopmuka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik
swasta maupun pemerintah.
b. Rapat, merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah
kelompok.
c. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara
musyawarahn untuk mufakat.
d. Juga dapat dikatakan, bahwa rapat, adalah komunikasi kelompok secara
resmi.

1
 e. Rapat, adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan
kantor/organisasi sendiri untukmembicarakan, merundingkan suatu
masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
f. Secara singkat dapat dikatakan pula, bahwa rapat, adalah pertemuan para
anggota organisasi/parapegawai untuk membahas hal-hal yang
berhubungan dengan kepentingan organisasi.

PENGERTIAN PERTEMUAN

Pertemuan merupakan forum yang sangat penting untuk menghimpun bahan-

bahan. Pertemuan dalam dunia usaha dapat dilakukan oleh pimpinan dengan
stafnya tetapi dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun usulan
bahkan pertemuan pleno yang dapat mempertemukan semua unsur yang ada.

Pengertian pertemuan menurut para ahli :

 Menurut KBBI, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan

sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk
bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah.
 Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe: Rapat adalah
kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu
masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan,
memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi
memperoleh suatu hash yang disepakati/disetujui bersama.
 Dalam buku Surat Menyurat dan Komunikasi penyusun Cut Rozanna, rapat
adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk
merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut
kepentingan bersama.

Rapat merupakan forum yang sangat penting untuk menghimpun bahan-bahan:

Menurut Nunung dan Ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat Komunikasi
antara pimpinan kantor dan stafnya.
Rapat ialah suatu bentuk media Komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka
yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, bak swasta maupun
pemerintah.
Menurut Hasibuan (1985) Diskusi, adalah visi dari dua atau lebih individu yang
berinteraksi secara verbal dan dengan saling bertatap muka tentang tujuan atau
target yang telah diberikan dengan cara pertukaran informasi atau
mempertahankan.
Moh. Uzer Usman (2005:94) menyatakan bahwa diskusi kelompok adalah proses
yang teratur yang melibatkan sekelompok orang diwajah informasi untuk
menghadapi interaksi dengan berbagai pengalaman atau informasi, kesimpulan
atau solusi untuk masalah.
Moh Surya (1975:107), mendefinisikan diskusi kelompok adalah proses dimana
siswa akan mendapatkan kesempatan untuk berkontribusi pengalaman mereka
sendiri dalam memecahkan masalah umum.

2
Dengan demikian kesimpulan saya,Pengertian Rapat adalah Suatu media
Komunikasi Untuk Merundingkan suatu permasalahan yang diselesaikan secara
bermusyawarah dalam suatu kelompok

FUNGSI RAPAT

Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut :

1. Untuk memecahkan masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi.
3. Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada
masalah-masalah yang dikemukakan.
4. Sebagai alat koordinasi yang baik anatara peserta rapat (karyawan) dengan
perusahaan/organisasi.
5. Sebagai sarana bernegosiasi.
6. Ketentuan hokum.

JENIS-JENIS RAPAT

Rapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya.

Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu:
1. Rapat Penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan
kepada para peserta. Dalam rapat penjelasan, seorang pemimpin rapat
memberikan penjelasan kepada para peserta rapat
2. Rapat Pemecahan merupakan rapat yang bertujuan mencari pemecahan
suatu masalah. Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat
besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan
disimpulkan bersama yang merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang
sedang dihadapi.
3. Rapat Perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu
perselisihan.

Rapat menurut sifatnya dibedakan menjadi 4, antara lain:

1. Rapat resmi (formal meeting). Rapat resmi adalah rapat yang
diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan
berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.
Peserta rapat akan mendapatkan pemberitahuan terlebih dahulu yang
biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.
2. Rapat tidak resmi (informal meeting). Rapat tidak resmi adalah rapat yang
diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat tidak
memerlukan persiapan istimewa dan rapat ini mendiskusikan suatu hal yang
terjadi tiba-tiba.
3. Rapat terbuka. Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua
anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat tidak
rahasia.
4. Rapat tertutup. Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat
tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang
masih bersifat rahasia.

3
Menurut jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi sebagi berikut :
1. Rapat mingguan
Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya
membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.
2. Rapat bulanan
Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas
masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
3. Rapat semesteran
Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang
membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan
program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan.
4. Rapat tahunan
Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali.

Menurut frekuensinya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut :

1. Rapat rutin
Rapat rutin adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya.
2. Rapat insidentil
Rapat insidentil adalah rapat tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas
masalah yang sifatnya penting dan harus diseleseikan bersama.

Menurut saluran hubungan dalam organisasi, rapat dibedakan menjadi dua

macam yaitu:
1. Rapat Vertikal, yaitu rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam
rangka pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan
pemimpin, atau dalam rangka pengambilan keputusan. Dalam rapat ini para
bawahan diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran sehingga dengan
demikian pimpinan dapat memberikan motivasi kepada para bawahan untuk
berpikir secara kreatif.
2. Rapat Horizontal, yaitu rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai
yang setingkat. Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk
mendapatkan koordinasi dan kerjasama di antara unit yang ada dalam
organisasi untuk menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar
tanggung jawab dari masing-masing pejabat dalam pelaksanaan tugas.

Berdasarkan pelaksanaannya, rapat kerja dibedakan menjadi dua macam antara

lain:
1. Rapat kerja terpimpin, yaitu rapat dimana pimpinan rapat memegang peran
utama dalam pengambilan keputusan. Rapat kerja pimpinan juga dapat
berlangsung dalam rangka pemberian penjelasan tentang peraturan atau

4
 petunjuk agar dalam pelaksanaannya dapat berlangsung secara serentak dan
seragam.
2. Rapat kerja terbuka, yaitu lawan dari rapat kerja terpimpin, dimana pimpinan
tidak memegang peranan utama dan para peserta diberi kesempatan untuk
memberikan saran-saran positif yang dimilikinya. Rapat semacam ini
diselenggarakan untuk mendapatkan sumbangan pikiran.

Berdasarkan namanya, rapat dibedakan menjadi dua macam antara lain:

1. Rapat kerja
Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna
membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu
instansi.
2. Rapat dinas
Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau
pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi
pemerintah).
3. Musyawarah kerja
Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.

TUJUAN RAPAT

Rapat ada yang bersifat rutin dan ada yang bersifat kontemporer (sewaktu-waktu)
atau bila terjadi suatu peristiwa yang luar biasa. Beberapa tujuan diadakannya
rapat, yaitu:
 Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu permasalahan.
 Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
 Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.
 Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi pada masalah-masalah yang
sedang terjadi.
 Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
 Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat), dll.

Agar tujuan rapat dapat dicapai, analisis (pelajari) terlebih dahulu bagaimana
tingkat ketercapaian dari tujuan tersebut. Tujuh persyaratan pelaksanaan rapat
yang baik:
1. Suasana terbuka
2. Tidak ada monopoli
3. Partisipasi aktif dari peserta rapat
4. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan
5. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
6. Pertanyaan singkat dan jelas
7. Disiplin waktu

SYARAT-SYARAT RAPAT

5
Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat
yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa
syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat.
Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria
berikut, yaitu:
1. Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi,
perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus
dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.
2. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
3. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada
yang disembunyikan serta prasangka ).
4. Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat,
masalah yang dibahas.

Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus
mengetahui syarat-syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara
lain :
1. Persiapan rapat
Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara
rapat. Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :
a. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
b. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
c. Penentuan tempat.
d. Akomodasi.
e. Konsumsi.
f. Media/peralatan.
b)   Pelaksanaan rapat
a. Suasana rapat berlangsung terbuka.
b. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
c. Adanya kendali dari ketua rapat
d. Hindarkan debat kusir.
e. Bahasa harus komunikatif.
f. Hindarkan monopoli ketika berbicara.
g. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
h. Adanya notulen.
i. Acara rapat.
j. Media rapat.
k. Waktu.

TIPE PESERTA DAN PEMIMPIN

Tipe peserta rapat:
1. Tipe pemberi semangat, yaitu tipe peserta rapat yang memiliki kemauandan
kemampuan kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain.
6
2. Tipe penyerang, yaitu tipe peserta rapat yang selalu menentang pendapat atau
tidak setuju dengan pendapat peserta yang lain.
3. Tipe pendengar, yaitu tipe peserta rapat yang biasanya bersifat pasif. Peserta
rapat tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik dan hanya
mendengarkan informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat
atau peserta rapat lainnya. Ia tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau
saran, dan lebih bersifat pendiam.
Fungsi peserta rapat:
1. Sebagai penyumbang pendapat, yaitu peserta rapat harus dapat
menyumbangkan pendapat/ide agar masalah yang dihadapi dapat
diselesaikan secara bersama-sama. Semakin banyak peserta rapat yang
menyumbangkan pendapatnya, semakin banyak masukan yang didapat untuk
menyelesaikan masalah. Agar pendapat seorang peserta rapat dapat diterima
oleh peserta rapat yang lain, hendaklah pendapat yang disampaikan
berdasarkan atas pemikiran yang saksama.
2. Sebagai penyumbang data, yaitu pendapat-pendapat yang disampaikan
oleh para peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang benar dan
rasional. Sebagai penyumbang data, peranan para peserta rapat sangat
penting dalam membantu pimpinan rapat untuk menentukan langkah-
langkah yang diambil dalam menyelesaikan masalah-masalah yang
dibahas dalam rapat.
3. Sebagai perumus kesimpulan, semua saran, pendapat, ide, gagasan dari
seluruh peserta rapat tentunya perlu dipertimbangkan dan didiskusikan
bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan semua pihak.
Oleh karena itu, setiap peserta rapat harus ikut berperan aktif dalam
perumusan kesimpulan.
4. Sebagai pembantu pimpinan, yaitu setiap peserta rapat harus mampu
membantu pimpinan rapat, agar dapat menjalankan rapat dengan baik dan
diperoleh keputusan rapat yang memuaskan semua pihak. Peserta rapat dapat
memberikan informasi sebanyak-banyaknya yang dapat membantu pimpinan
rapat dalam pengambilan keputusan.

Tipe Pemimpin Rapat:

Namun secara garis besar tipe-tipe pemimpin rapat dapat dilihat sebagai berikut:
1. Tipe Otoriter
Tipe otoriter adalah orang yang memimpin rapat dengan sikap 'tangan besi'.
Maksudnya pemimpin dengan tipe ini merasa bahwa ialah orang yang
paling mengetahui permasalahan yang sedang dihadapi. Sehingga ia tidak
memberikan kesempatan kepada orang lain untuk mengeluarkan pendapat.
Pemimpin seperti ini biasanya lebih cendrung bertindak seperti komandan
yang memberikan perintah kepada prajurit-prajuritnya. Rapat yang dipimpin
dengan orang dengan tipe ini serasa tidak hidup. Karena setiap
permasalahan tidak lagi didiskusikan melainkan langsung diatasi oleh
pimpinan itu sendiri.

7
2. Tipe Demokratis
Tipe ini merupakan idaman bagi peserta rapat, ia memberikan kebebasan bagi
anggota rapat untuk memeberikan pendapatnya masing-masing. Pemimpin
dengan tipe ini merasa bahwa rapat merupakan ajang penyelesaian masalah
bersama dengan cara musyawarah. Rapat yang dipimpin oleh pemimpin
bersifat demokratis menghasilkan keputusan rapat yang diambil oleh
keseluruhan peserta rapat. Rapat menjadi dinamis karena seluruh peserta
rapat ikut menyumbangkan idenya masing-masing.

3. Tipe laissez faire

Berbanding terbalik dengan kedua tipe diatas, tipe ini membiarkan peserta
rapat untuk menyelesaikan masalahnya sendiri. Pemimpin dengan tipe ini
acuh tak acuh terhadap rapat yang sedang dilaksanakan. Tipe ini juga
menyerahkan segala sesuatunya kepada peserta rapat. Pemimpin rapat tipe
laissez faire ini ibarat penonton saja diataran peserta rapat. Dari ketiga tipe
pemimpin rapat diatas, dapat kita simpulkan bahwa tipe pemimpin rapat
bersifat demokratislah yang mampu menghidupkan suasana rapat yang
ideal, sekaligus menghasilkan keputusan rapat yang mencerminkan aspirasi
seluruh peserta rapat.

Fungsi pemimpin rapat:

1. Sebagai pengarah, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan
para peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai.
Arahan dari pimpinan ini diperlukan agar topik/masalah yang dibahas dalam
rapat tetap dalam konteksnya, fokus, dan tidak menyebar ke topik/masalah
lainnya.
2. Sebagai penengah, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak
sebagai penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat di
antara para peserta rapat. Seorang pemimpin rapat harus mampu bersikap
adil kepada semua peserta rapat, tidak memihak kepada seseorang/kelompok
tertentu, dan tidak mencari-cari siapa yang salah dan yang benar.
3. Sebagai penggerak, yaitu seorang pemimpin rapat harus mampu
menggerakkan para peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam
penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat. Hal ini diperlukan, agar
hasil yang diperoleh dalam rapat sesuai dengan harapan semua peserta
rapat.
4. Sebagai pencari solusi, yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak
sebagai pencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan.
Seorang pemimpin rapat dituntut harus lebih memahami masalah yang
dibahas dalam rapat, dengan demikian pemimpin rapat harus memiliki
pengetahuan, wawasan, dan pengalaman yang luas.

TEKNIK PENGENDALIAN RAPAT

Tiga teknik pengendalian rapat:

8
1. Pengendalian rapat bebas terbatas adalah pengendalian rapat yang
memberikan kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk
mengemukakan pendapatnya secara bergantian. Peserta rapat
diperbolehkan beradu argumentasi atau berdebat tanpa harus melalui
pemimpin rapat. Pemimpin rapat hanya bertugas mengawasi jalannya
pembicaraan. Jika pembicaraan dirasa sudah cukup, pemimpin dapat
menghentikan perdebatan dan menyimpulkannya menjadi sebuah
keputusan rapat.
2. Pengendalian rapat secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak
memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada
para pesertanya. Para peserta rapat boleh mengeluarkan pendapat hanya
seizin pemimpin rapat dengan waktu dan jumlah penanya yang sudah
ditentukan.
3. Pengendalian gabungan bebas terbatas dengan ketat adalah pengendalian
rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada para peserta
rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sudah mulai
kurang terkendali, pemimpin rapat langsung menggunakan cara
pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali. Jika situasi rapat
sudah dianggap lancar kembali, pemimpin rapat dapat menggunakan cara
pengendalian bebas terbatas.

Ada 3 (tiga) teknik bertanya dalam rapat adalah sebagai berikut:

1. Pertanyaan umum adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat
kepada seluruh peserta rapat dengan tujuan agar setiap peserta turut aktif
untuk berpikir mencari jawabannya.
2. Pertanyaan langsung adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin
rapat kepada seorang peserta rapat dengan tujuan untuk memberikan
motivasi atau dorongan kepada peserta rapat yang mempunyai sifat
pemalu/penakut untuk aktif dalam kegiatan rapat. Pertanyaan model
langsung dapat juga digunakan untuk memberikan terapi kepada para
peserta yang asyik dengan percakapan pribadi.
3. Pertanyaan tidak langsung/dioperkan adalah pertanyaan yang diajukan
oleh salah seorang peserta rapat kepada pemimpin rapat dan pemimpin
rapat mengoperkan kembali pertanyaan tersebut kepada peserta rapat
lainnya. Pertanyaan model ini bertujuan untuk memotivasi keaktifan para
peserta dalam kegiatan rapat dan menghindari monopoli dari pemimpin
rapat.

PERENCANAAN DAN PELAKSANAAN RAPAT

Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat
dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai
berikut:
1. Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan
urgensi dari rapat tersebut.

9
2. What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk
mempersiapkan agenda rapat.
3. Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk
menentukan peserta rapat yang diundang.
4. Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan
tempat penyelenggaraan rapat.
5. When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari,
tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.
6. How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan
apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu
kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu,
atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.
Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar
bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus
berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini
menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah
sebagai berikut :
1. Membuat agenda rapat dan acara rapat susunan
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan
dibicarakan dalam suat rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian
atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris
harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau
dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu
kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis
dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.
2. Menentukan peserta rapat
Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan
diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan
diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah
ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.
3. Membuat undangan rapat
Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan
kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat
dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi
beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :
a. Menggunakan kop surat atau kepala surat.
b. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.
c. Mencantumkan perihal undangan rapat.
d. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.
e. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut
diselenggarakan.
Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan
tersebut.
Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari
penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan
10
 memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat
memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat
mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada
pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus juga memperhitungkan waktu
untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.
4. Membuat daftar hadir rapat
Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang
dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui
jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem
yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai
bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.
5. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :
- Agenda rapat. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut
merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya)
- Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-
laporan dan sebagainya). Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah
map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu
rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang
panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan
rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.

6. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain
sebagai berikut :
a. While board lengkap dengan spidol dan penghapus.
b. Flip chart lengkap dengan spidolnya.
c. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
d. Sound system lengkap dengan mikroponnya.
e. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
f. Block note denagn bolpointnya.
g. Name tag untuk peserta.
h. Laptop atau computer.
Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat
dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan
beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.

7. Mempersiapkan ruang rapat

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir
dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang
rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup
banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di
hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung
pertemuan, sekretaris harus memeriksakepastian tempat, peralatan, konsumsi
dan akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubunganb dengan
pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut : 

11
 a. Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi
menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat
duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.
b. Ventilasi udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu
panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta
rapat berkurang.
c. Pengaturan tempat duduk
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas
ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang
rapat, yaitu sebagai berikut :
1) Gaya klasikal/kelas
Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak.
2) Gaya konferensi
Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan
untuk menimbulkan semangat team work.
3) Gaya huruf U
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat
informal.
4) Gaya workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gayaworkshop cocok untuk
diskusi kelompok.

8. Akomodasi/penginapan
Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat
akanmenginap di suatu tempat Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan
tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai pemesanan
tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan
penginapan untuk peserta rapat.

9. Transportasi
Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para
peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil
atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.

10.Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk
para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam
mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi

12
 makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi
peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman
dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :
a. Disajikan sebelum peserta rapat duduk.
b. Disajikan selama rapat berlangsung.
c. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
d. Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan
saat istirahat para
e. pesert rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang
telah tersedia.

11. Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya
disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta
rapat.

12. Pengecekan persiapan terakhir

Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala
persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk
dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :
a. Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?             
b. Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
c. Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat
dan berfungsi dengan baik?
d. Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam
rapat telah disiapkan dalam suatu map?
e. Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?
f. Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?

PELAKSANAAN RAPAT

1. Suasana Rapat Berlangsung Terbuka

Maksud dari suasana rapat berlangsung terbuka ialah setiap peserta rapat
jangan saling mencurigai/berprasangka. Peserta rapat yang hadir harus
bersikap objektif, jujur, tidak berburuksangka kepada peserta rapat yang lain.
Meskipun suasana rapat terbuka bukan berarti setiap orang dapat
mengemukakan gagasannya tanpa memperhatikan etika berkomunikasi.
Suasana rapat yang terbuka dapat menghidupkan suasana rapat yang baik,
menimbulkan rasa persahabatan,kerja sama yang baik, kesetiaan yang tinggi
terhadap pekerjaan dan diantara peserta rapat. Bila suasana rapat
berlangsung terbuka maka rapat dapat berjalan fleksibel, tidak mati dan tujuan
rapat akan berhasil.
2. Peserta Rapat Berpartisipasi Aktif

13
 Rapat diselenggarakan dengan tujuan tertentu. Tujuan dapat tercapai bila
seluruh peserta berperan serta mengemukakan pendapat, bertanya, dan ikut
menyetujui keputusan rapat.

3. Hindari Debat Kusir

Pada saat rpat janganlah sampai mengemukakan pendapat tanpa disertai
denga alasan, bukti yang kuat atau logis. Bila mengemukakan pendapat
hanya bermaksud ingin menang sendiri tanpa disertai alasan yang logis maka
akan terjadi perdebatan yang tidak ada hentinya atau ''debat kusir''. Debat
kusir artinya perdebatan yang tidak disertai alasan yang masuk akal, hanya
menonjolkan emosi. Debat kusir hanya akan menyebabkan suasana rapat
menjadi panas, tegang dan tidak menyenangkan. Selain itu peserta rapat yang
lain hanya akan jadi penonton dan pendengar yang pasif. Pada saat rapat bila
terjadi perdebatan yang berkepanjangan rapat itu berjalan secara efektif dan
mungkin saja tujuan rapat tidak akan tercapai.
4. Adanya Kendali dan Ketua Rapat
Rapat berlangsung terbuka dan para peserta rapat berpartisipasi aktif.
Tidaklah cukup meskipun rapat berlangsung terbuka dan peserta rapat
berpartisipasi aktif namun rapat harus berlangsung secara terkendali, maksud
terkendali adalah jalannya rapat harus sesuai dengan tema permasalahan. Bila
rapat berjalan diluar jalur tema yang telah ditetapkan, pimpinan (ketua rapat)
harus mampu membimbing,mengarahkan, dan memberi kemudahan terhadap
peserta rapat.
5. Bahasa Harus Komunikatif
Pada waktu rapat bahasa yang digunakan harus jelas, singkat, dan tepat atau
komunikatif.



14