KOMUNIKASI BISNIS

SESI /PERTEMUAN 6 + 3 SKS

KOMUNIKASI
DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT

Dosen Pengampu
Dadang Syafarudin, SE., MM

STIE YASA ANGGANA GARUT 2016/2017

PENGERTIAN RAPAT

1. RAPAT, MERUPAKAN SUATU BENTUK MEDIA KOMUNIKASI

KELOMPOK RESMI YANG BERSIFAT TATAP MUKA, YANG
SERING DISELENGGARAKAN OLEH BANYAK ORGANISASI,
BAIK SWASTA MAUPUN PEMERINTAH.
2. RAPAT MERUPAKAN ALAT UNTUK MENDAPATKAN MUFAKAT,
MELALUI MUSYAWARAH KELOMPOK.
3. RAPAT MERUPAKAN MEDIA YANG DAPAT DIPAKAI UNTTUK
PENGAMBILAN KEPUTUSAN SECARA MUSYAWARAH UNTUK
MUFAKAT.
4. RAPAT MERUPAKAN PERTEMUAN ANTARA PARA ANGGOTA DI
LINGKUNGAN KANTOR/ PERUSAHAAN/ORGANISASI SENDIRI
UNTUK MEMBICARAKAN, MERUNDINGKAN SUATU MASALAH
YANG MENYANGKUT KEPENTINGAN BERSAMA.
KESIMPULAN PENGERTIAN RAPAT

SECARA SINGKAT DAPAT DIKATAKAN

BAHWA RAPAT, ADALAH PERTEMUAN
PARA ANGGOTA ORGANISASI/
PERUSAHAAN [PARA STAF PEGAWAI]
UNTUK MEMBAHAS HAL-HAL YANG
BERHUBUNGAN DENGAN KEPENTINGAN
ORGANISASI/ KANTOR/PERUSAHAAN.
KAPAN PEMIMPIN MEMBUTUHKAN RAPAT

1. Pemimpin memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat

dari para stafnya atau para pembantunya, karena pemimpin
tidak mau mengambil keputusan secara sepihak.

2. Materi yang akan dibicarakan dibicarakan bersifat rahasia,

sehingga pemimpin berpendapat bahwa materi itu tidak tepat
apabila melalui saluran administrasi pada umumnya.

3. Masalah yang merupakan subject materi tidak dapat

dipecahkan melalui saluran administrasi, karena masalah itu
harus segera dipecahkan.
KAPAN PEMIMPIN MEMBUTUHKAN RAPAT

4. Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan

kepada para bawahan untuk memberikan saran-
saran, pendapat secara langsung kepada pemimpin
terhadap suatu masalah yang berhubungan dengan
kepentingan bersama.
5. Ada masalah yang jelas dan harus mendapat
penyelesaian melalui rapat.
6. Telah diputuskan oleh pimpinan agar diselenggarakan
rapat atau telah tiba saatnya untuk diselenggarakan
rapat secara berkala
PERSIAPAN RAPAT AGAR BERJALAN
DENGAN BAIK

1. AGENDA : Yaitu menentukan materi yang akan dibahas

dan banyaknya waktu yang diperlukan untuk membahas
materi tersebut.
2. WORKING PAPER : Jika dianggap perlu harus ditentukan
siapa yang akan membuatnya, jika sudah siap kepada siapa
working paper itu dibagikan.
3. PEMIMPIN RAPAT : Tentukan siapa yang akan
memimpinnya.
4. JUMLAH PESERTA RAPAT : Perlu diperhitungkan jumlah
anggota rapat. - Terlalu banyak anggota rapat akan
mengurangi keEfektifan rapat.
PERSIAPAN RAPAT AGAR BERJALAN
DENGAN BAIK

 5. UNDANGAN RAPAT : Sebaiknya diedarkan jangan

terlalu jauh dari hari H-nya. Undangan harus lengkap berisi
antara lain:
 Hari, tanggal, tempat rapat, agenda dan acara rapat.
 Bentuk surat undangan jika jenis rapat bersifat intern
cukup dengan undangan biasa.
 Jika jenis rapat ektern, undangan perlu dirancang
khusus sesuai dengan yang lazim digunakan.
 6. PENGATURAN RUANG RAPAT : Perlu diperhatikan
cahaya dan ventilasi serta pengaturan tempat duduk.
PERSIAPAN RAPAT AGAR BERJALAN
DENGAN BAIK

 7. ALAT PERLENGKAPAN RAPAT : Agar rapat

terselenggara dengan baik perlu perlengkapan disiapkan dengan
baik.
 Alat-alat tersebut misalnya pengeras suara, papan tulis [whiteboard]
lengkap dengan penghapus dan alat tulis, OHP, dan alat tulis lainnya
yang diperlukan.
 8. KESEHATAN TERMASUK DIDALAMNYA MENU
KONSUMSI SERTA OBAT.
 9. AKOMODASI JIKA DIANGGAP PERLU : Jika rapat
memakan waktu lebih dari satu hari
 MACAM-MACAM RAPAT

 MENURUT TUJUANNYA
 A) RAPAT PENJELASAN
 ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan
kepada para anggota, tentang kebijakan yang diambil oleh
pimpinan organisasi, tentang prosedur kerja atau tata-cara
kerja baru, untuk mendapat keseragaman kerja.
 B) RAPAT PEMECAHAN MASALAH
 bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu
masalah yang sedang dihadapi.
 C) RAPAT PERUNDINGAN
 yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu
perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling
merugikan kedua belah pihak.
MACAM-MACAM RAPAT

 MENURUT SIFATNYA
 A) RAPAT FORMAL : yaitu rapat yang diadakan dengan suatu
perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan
pesertanya secara resmi mendapat undangan.
 B) RAPAT INFORMAL : yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan
suatu perencanaan formal, dan dapat terjadi setiap saat, kapan saja,
dimana saja, dengan siapa saja. Rapat informal dapat juga terjadi
secara kebetulan, dimana para pesertanya bertemu secara kebetulan,
dan kemudian membicarakan suatu masalah yang mempunyai
kepentingan bersama.
 C) RAPAT TERBUKA : yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh setiap
anggota. Materi yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.
 D) RAPAT TERTUTUP : yaitu rapat yang hanya dihadiri oleh peserta
tertentu, dan biasanya yang dibahas menyangkut masalah-masalah
yang masih bersifat rahasia.
MACAM-MACAM RAPAT

 MENURUT JANGKA WAKTUNYA

 A) RAPAT MINGGUAN : yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu.
Membahas masalah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-
masing manajer.
 B) RAPAT BULANAN : rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap
akhir bulan, untuk membahas hal-hal atau peristiwa yang terjadi pada bulan
yang lalu. Misalnya, membahas rugi laba bulan yanglalu.
 C) RAPAT SEMESTERAN : yaitu rapat yang diadakan sekali
setiap semester [enam bulan], yang bertujuan untuk mengadakan evaluasi
hasil kerja sama enam bulan yang lalu, dan mengambil langkah-langkah
selanjutnya, jangka waktu enam bulan berikutnya.
 D) RAPAT TAHUNAN : yaitu rapat yang diadakan sekali setahun
misalnya, rapat Dewan Komisaris, rapat umum pemegang saham.
MACAM-MACAM RAPAT

 MENURUT FREKUENSINYA
 A) RAPAT RUTIN : rapat yang sudah
ditentukan waktunya [mingguan, bulanan,
tahunan]
 B) RAPAT INSIDENTAL : yaitu rapat yang
tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada
masalah yang dihadapi. Biasanya rapat diadakan
apabila masalah yang dihadapi itu merupakan
masalah yang sangat penting, yang harus segera
dipecahkan.
SYARAT-SYARAT RAPAT YANG BAIK

 1. DIPIMPIN OLEH SEORANG PIMPINAN YANG BAIK

 Pimpinan yang baik adalah: seorang yang aktif,
berwawasan luas, cakap, dapat memberikan bimbingan
dan pengarahan pada saat rapat berlangsung. Dapat
berbicara dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi
pembicaraan, tidak otoriter memberikan kesempatan yang
sama pada setiap anggota untuk memberikan suaranya.
 2. SUASANA RAPAT TERBUKA
 Artinya tidak ada hal-hal yang disembunyikan. Tiap
anggota rapat berbicara secara terbuka, obyektif sehingga
tidak menimbulkan prasangka yang negatif terhadap
peserta rapat yang lain.
SYARAT-SYARAT RAPAT YANG BAIK

 3. TIAP PESERTA RAPAT BERPARTISIPASI AKTIF DAN

HINDARI TERJADINYA MONOPOLI PEMBICARAAN
 4. SELALU MENDAPAT BIMBINGAN DAN PENGAWASAN
 Pimpinan rapat berfungsi sebagai pemberi bimbingan,
pengarahan, kemudahan terhadap para peserta rapat.
 Pemimpin harus mampu mengadakan pengawasan
terhadap jalannya rapat, pengawasan terhadap para peserta
rapat, baik secara kelompok, maupun secara individu, agar
pembicaraan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
 5. HINDARI PERDEBATAN
 Suatu rapat tidak efektif apabila terjadi debat yang
berkepanjangan tanpa arah, sehingga menghabiskan waktu
dan tujuan rapat tidak tercapai.
 6. PERTANYAAN SINGKAT DAN JELAS
TIPE PEMIMPIN RAPAT

 TIPE OTORITER
 Pimpinan menganggap dirinya sebagai orang yang paling berkuasa,
paling mengetahui
 Pimpinan menentukan segala kegiatan kelompok secara otoriter
 Pimpinan yang menentukan, apakah yang akan dilakukan oleh
kelompok
 Para peserta rapat tidak diberi kesempatan untuk memberikan
pandangan atau pendapat atau saran-saran
 Pemimpin tidak terlibat dalam interaksi kelompok peserta
 Pemimpin hanya memberikan instruksi-instruksi mengenai apa yang
harus dikerjakan.

Sifat kepemimpinan yang demikian mengakibatkan rapat/

pertemuan tidak hidup, statis, hanya menunggu perintah
dari atas.
TIPE PEMIMPIN RAPAT
 TIPE LAISSEZ-FAIRE
 Disebut juga tipe liberal
 Pemimpin memberikan cukup kebebasan kepada para
peserta untuk mengambil langkah-langkah sendiri dalam
menghadapi sesuatu.
 Pemimpin menyerahkan segala sesuatunya kepada para
peserta [penentuan tujuan, langkah-langkah, kegiatan-
kegiatan yang akan diambil, serta sarana atau alat yang
akan dipergunakan]
 Pemimpin bersifat pasif, tidak ikut terlibat langsung dalam
kegiatan kelompok, tidak mengambil inisiatif apapun
 Pemimpin seolah-olah hanya bertindak sebagai penonton
saja, meskipun ia berada di tengah-tengah para peserta.
TIPE PEMIMPIN RAPAT

 TIPE DEMOKRATIS
 SIFATNYA TERBUKA
 memberikan kesempatan kepada para anggota untuk
ikut berperan aktif, ikut menentukan tujuan kelompok,
berperan sebagai pembimbing.
 MEMBERI PENGARAHAN
 memberi petunjuk, memberi bantuan kepada para
peserta, terlibat langsung dalam interaksi rapat, ikut
serta dalam kegiatan kelompok
 Keputusan yang diambil berdasarkan hasil
musyawarah
 SYARAT-SYARAT RAPAT YANG BAIK

PERSIAPAN RAPAT.
Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia
penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan yang harus
dilaksanakan, yaitu :
 1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
 2. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
 3. Penentuan tempat.
 4. Akomodasi.
 5. Konsumsi.
 6. Media/peralatan.
SYARAT-SYARAT RAPAT YANG BAIK

PELAKSANAAN RAPAT.
 1. Suasana rapat berlangsung terbuka.
 2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
 3. Adanya kendali dari ketua rapat
 4. Hindarkan debat kusir.
 5. Bahasa harus komunikatif.
 6. Hindarkan monopoli ketika berbicara.
 7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
 8. Adanya notulen.
 9. Acara rapat.
 10. Media rapat.
1. Tepat waktu dalam memulai rapat.
2. Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat
TATA
dapat mengetahui susunan acara rapat. TERTIB
3. Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain. RAPAT
4. Adanya partisipasi dari peserta rapat.
5. Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain
tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta
mau mendengar pendapat orang lain.
6. Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.
7. Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi,
namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang
lainnya.
8. Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat,
jelas dan lugas.
9. Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat
walaupun terjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat
harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan
untuk mengambil kesimpulan.
10. Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang
disetujui bersama
SUSUNAN ACARA RAPAT

1. PEMBUKAAN
2. PEMBACAAN SUSUNAN ACARA RAPAT
3. PEMBAHASAN MATERI RAPAT
4. LAIN-LAIN
5. PENUTUP
PROSEDUR RAPAT

 Panitia penyelenggara melakukan prapersiapan seperti

menentukan masalah, tujuan, dan maksud rapat, pemimpin dan
peserta rapat, mengirimkan notula rapat sebelumnya.
 Panitia penyelenggara melakukan persiapan seperti
menentukan acara rapat dan menyusunnya, menata ruang
rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dan keras,
peralatan menulis, menyusulkan bahan rapat yang belum
sempat dikirim, menyusun konvokasi atau undangan rapat,
menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya.
 Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam
pelaksanaan rapat. Seluruhnya peserta rapat mempunyai hak
dan kewajiban yang sama. Maksudnya seluruh peserta rapat
mempunyai hak untuk berbicara dan mempunyai kewajiban
untuk menyumbangkan hasil pemikiran.
 Seorang notulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalannya
acara rapat. Hal yang dicatat ialah inti-inti pembicaraan selama
berlangsungnya acara rapat.
 Bila rapat telah berakhir maka pihak penyelenggara harus mempunyai
notula rapat yang ditulis oleh notulis atau sekretaris. Notula rapat atau
hasil naskah rapat biasanya harus diperbanyak atau digandakan dan
dikirimkan atau didistribusikan kepada peserta rapat, baik yang hadir
maupun yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dikirim kepada pihak
luar/ekstern.

Jadi, secara sederhana dapat disimpulkan bahwa prosedur rapat atau

pertemuan terdiri atas empat unsur, yaitu :
1. Prapersiapan,
2. Persiapan,
3. Pelaksanaan,
4. Penggandaan dan pendistribusian
ETIKA RAPAT DAN GAYA KOMUNIKASI.

 Yang dimaksud dengan etika rapat adalah norma, nilai, kaidah,

atau ukuran tingkah laku yang baik ketika melakukan rapat.
 Gaya komunikasi sebenarnya merupakan bagian dari etika rapat

Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila memenuhi beberapa

persyaratan. Persyaratan tersebut, antara lain sebagai berikut :
1. Persepsi.
2. Ketepatan.
3. Kredibilitas.
4. Pengerndalian.
5. Kecocokan/keserasian.
HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM
GAYA KOMUNIKASI :

1. PESYARATAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF.

2. BAHASA ISYARAT IALAH GERAKAN BADAN/TUBUH ATAU
EKSPRESI WAJAH.
3. BAHASA YANG DIGUNAKAN JELAS, SINGKAT, TEPAT DAN
SANTUN, SERTA DAPAT DIPAHAMI DENGAN MUDAH
OLEH ORANG LAIN.
4. BUDI PEKERTI, WATAK, DAN ETIKA TURUT
MEMPENGARUHI GAYA KOMUNIKASI SESEORANG.
5. GAYA BAHASA YANG DIGUNAKAN MENENTUKAN GAYA
KOMUNIKASI.
HAL-HAL MENARIK YANG DAPAT
MEMPENGARUHI PEMBICARAAN

 PAKAIAN.
 PANDANGAN MATA.
 MIMIK WAJAH.
 SIKAP BADAN.
 SUARA.
 TULISAN.
TEKNIK MEMBUKA RAPAT

 Kalimat pembuka harus menarik atau memikat.

 Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para
pendengar secara cermat.
 Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang
akan dibahas.
 Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaran.
 Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian
para pendengar.
 Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik, seperti :
1. Penggunaan data.
2. Anekdot.
3. Membuat pertanyaan.
4. Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa.
5. Pribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci.
TEKNIK MENUTUP RAPAT, YAITU SEBAGAI
BERIKUT :

1. MENYUSUN RINGKASAN ATAU

KESIMPULAN.
2. KALIMAT PENUTUP.
PENGENDALIAN RAPAT

PENGENDALIAN RAPAT SECARA BEBAS TERBATAS ( OVER HEAD )

 Adalah pengendalian rapat dengan cara membiarkan para peserta
berbicara secara bergantian, mengadu argumentasi dan berlangsung
tanpa pimpinan rapat. Pimpinan rapat hanya memperhatikan untuk
mengambil inti pembicaraan dan setelah dipandang cukup pimpinan
segera mengambil kesimpulan untuk dijadikan keputusan.
PENGENDALIAN RAPAT SECARA KETAT ( CLOSED CONTROLLED )
 Peserta hanya boleh berbicara, bertanya atau menjawab dengan
seizin pimpinan rapat  dan bila perlu waktu dibatasi.
PENGENDALIAN RAPAT SECARA KOMBINASI ( 1 DAN 2 )
 Cara pengendalian rapat secara bebas terbatas dan secara ketat,
digunakan secara bergantian disesuaikan dengan situasi jalannya
rapat
RAPAT AKAN MENJADI EFEKTIF

 KETERGANTUNGAN PESERTA RAPAT PADA

PIMPINAN TIDAK BESAR.
 TIDAK ADA PERBEDAAN MENYOLOK ANTARA
PIMPINAN DAN PESERTA RAPAT.
 KESADARAN PIMPINAN AKAN PENTINGNYA
PARTISIPASI PESERTA RAPAT.
PERENCANAAN DAN PERSIAPAN RAPAT

APAKAH RAPAT DIPERUKAN ?

Berikut ini ada beberapa alasan kenapa orang
mnyelenggarakan rapat yang semestinya
tidak diperlukan.
 Temukan apa yang terjadi
 Anda memerlukan keputusan yang cepat
 Rapat kuartalan/Bulanan/Mingguan
 Anda ingin melibatkan setiap orang
 Menyampaikan informasi yang tidak kontroversi
PERENCANAAN DAN PERSIAPAN RAPAT

SIAPA YANG HARUS DIUNDANG?

ORANG-ORANG YANG PERLU DIUNDANG DALAM RAPAT
IALAH YANG :
 Perlu memberikan persetujuan
 Punya keahlian atau informasi yang diperlukan
 Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok
menghasilkan gagasan yang dibuat
 Akan melaksanakan keputusan
 Akan mendorong gagasan anda untuk rapat itu
 Akan memberikan kontribusi olh hasilnya
 Secara langsung akan terpengaruh.
PERENCANAAN DAN PERSIAPAN RAPAT

 Informasi Latar Belakang

 Menciptakan sebuah agenda
 Agenda sangat besarefektivitasnya dalam
mengorganisir dan meluruskan rapat,
tetapi jarang digunakan secara efektif.
 Mengantisipasi dan mencegah masalah.
Kita harus mengantisipasi beberapa hal sebagai
berikut :
1. Orang-orang yang bermasalah
2. Topik-topik panas
TEKNIK MENGAJUKAN PENDAPAT

1. PERTANYAAN LANGSUNG ( DIRECT QUESTION ) : Yaitu

pertanyaan yang ditujukan langsung pada seorang peserta rapat.
Pertanyaan ini dapat diajukan bila pimpinan mengetahui bahwa
orang yang ditunjuk dapat menjawab pertanyaan tersebut.
2. PERTANYAAN TIDAK LANGSUNG ( OVERHEAD QUESTION ) :
Yaitu pertanyaan yang ditujukan kepada semua peserta, dimana
pimpinan menebar pandangannya ke segala penjuru.
3. PERTANYAAN MENGEMBALIKAN ( REVERSE QUESTION ) :
Pertanyaan yang diajukan kepada seorang peserta yang
mengajukan pertanyaan tersebut.
4. PERTANYAAN  DILEMPARKAN ( RELAY QUESTION ) :
Pertanyaan yang diajukan kepada seseorang atau sekelompok
orang dimana pimpinan mengharapkan jawaban dari pertanyaan
yang telah diajukan sebelumnya.
TUJUAN DARI PELEMPARAN KEMBALI
PERTANYAAN

 Untuk merangsang diskusi dalam

rapat.
 Membahas masalah secara lebih
terperinci dan terbuka.
 Menuju ke arah kesepakatan bersama.
MENURUT KACAMATA HASILNYA
RAPAT DIBAGI DUA MACAM

1. BERSIFAT MENGIKAT :
 Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.
 Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya
mengikat peserta rapat Muktamar .
 Konferensi Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu
organisasi
 Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program
kerja. Konferensi kerja yang sudah dilaksanakan dan
menentukan langkah  lanjutan
 Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara
mendalam
MENURUT KACAMATA HASILNYA RAPAT
DIBAGI DUA MACAM

2. BERSIFAT TIDAK MENGIKAT:

 DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah. Contoh :
perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
 POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan
secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3
Denpasar.
 DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh
sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik,  pembahasannya dari berbagai
aspek. Contoh : Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari
segi kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat.
 SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.
 Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,
 Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003.
 TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh:
temu karya pengembangan ternak sapi.
MENURUT KACAMATA HASILNYA RAPAT
DIBAGI DUA MACAM

2. BERSIFAT TIDAK MENGIKAT:

 SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah didampingi
ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk
Menyongsong Otonomi Daerah”.
 LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki
keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk
menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di
SMK
 SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek.
Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.
 TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya
dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.
 PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/ meningkatkan
pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.
 PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan
pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.
PERENCANAAN RAPAT

PERSIAPAN RUANGAN DAN TATA RUANG RAPAT

 Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat
menentukan kelancaran jalannya rapat. Adalah menjadi tugas
Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk
rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di
Operation Room atau Conference Room yang telah ada di
lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel
Sekretaris harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat,
waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan
pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang
mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan
spanduk misalnya : “Selamat Datang Para Peserta Rapat …. .
Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan
“general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa
dipersiapkan sebaik-baiknya.
PERENCANAAN RAPAT

Persiapkan pula Tata Ruang (Lay out) rapat berdasarkan

pertimbangan :
 Jumlah partisipan
 Hubungan masing-masing partisipan
 Level keintiman
 Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)
 Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi
2. PERSIAPAN AMINISTRASI
 a. membuat Surat Undangan rapat.
Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling
lambat tiga hari sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat
undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat.
 b. menyusun acara /agenda rapat.
Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan
membuat pokok pokoknya saja, dan perhitungkan waktu yang
dirinci jam atau menitnya.
 c. menyusun daftar Hadir
Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa
buku tamu bisa juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir
untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai dokumentasi.
D. MEMPERSIAPKAN BAHAN RAPAT
 Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat
diadakan bisa berupa :
 Hasil rapat yang lalu
 Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
 Peraturan-peraturan yang diperlukan
 Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
 Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil
dan sebagainya
E. PERSIAPAN PERALATAN RAPAT
 Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk
keperluan rapat seperti :
 Papan dan alat tulis
 Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan
markernya
 OHP, slide lengkap dengan layarnya dengan program Microsoft
PowerPoint.
 Sound system, tape recorder
 Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat
 Block note, ballpoint
 Tustel handycam untuk mengabadikan rapat
F. MEMBUAT CATATAN HASIL RAPAT (NOTULIS)
NOTULA

NOTULA ADALAH CATATAN LAPORAN SINGKAT TENTANG PEMBICARAAN

ATAU KEPUTUSAN DALAM RAPAT. NOTULA BERFUNGSI SEBAGAI BUKTI
TELAH DIADAKAN RAPAT, SUMBER INFORMASI BAGI PESERTA RAPAT,
LANDASAN BAGI RAPAT BERIKUTNYA, ALAT PENGINGAT PESERTA RAPAT.
 Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat
baik rapat untuk pemecahan masalah atau  rapat untuk pengambilan
keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. \
 bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas materi
yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh.
 Notula dapat juga untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke
waktu.
 Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh
pimpinan.
 Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk
melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat  pimpinan agar sekretaris
dapat menebar pandangan ke seluruh peserta.
HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN
DALAM PEMBUATAN NOTULA

1. Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak
menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda.
2. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis
3. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan
cara penulisannya agar tidak membingungkan
4. Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang
berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut
pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan
5. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok
pembicaraan
HAL-HAL YANG
1. Bila rapat tersebut rapatHARUS DIPERHATIKAN
rutin, sebaiknya diberi nomor urut
rapat, bulan, dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Keluarga
DALAM
Mahasiswa PENYUSUNAN
05 Nopember 2013 NOTULA
2. Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut
merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau
rapat pengambilan keputusan.
3. Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan
tanda tangan pimpinan dan notulis rapat
4. Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara
perlu disebutkan namanya, misalnya Sdr. Hakni Khoerudin memberikan
usulan tentang .........
5. Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap
6. Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula
PERSIAPAN DALAM PEMBUATAN
NOTULA :

1. Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang

sudah umum digunakan Personal Computer
ataupun Note Book atau Laptop untuk
penyusunan notula.
2. Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan
yang tidak dapat ditulis.
3. Memahami prosedur rapat sebelum rapat
dimulai
4. Sediakan buku-buku referensi yang menunjang
materi rapat
 ISI NOTULA RAPAT
1. Judul notula beserta nama
organisasi atau unit organisasi 1. Jalannya rapat (pembukaan
yang menyelenggarakan rapat. sampai dengan penutup)
2. Hari, tanggal, tempat serta 2. Ringkasan jalannya rapat.
waktu dimulai dan berakhirnya 3. Hasil rapat.
rapat. 4. Hal-hal yang dibicarakan
3. Pemimpin rapat dalam rapat.
5. Tempat, tanggal, bulan dan
4. Sifat rapat.
tahun pemnuatan
5. Nama peserta baik peserta 6. Catatan khusus.
yang hadir maupun yang tidak 7. Nama dan tandatangan
hadir.
pimpinan dan notulis rapat
6. Penyempurnaan notula rapat dibagian akhir.
sebelumnya dan 8. Pembuat notula (sekretaris)
pengesahannya.
9. Pengesahan notula oleh ketua
7. Susunan Acara rapat /agenda rapat
rapat (tulis secara berurutan)
 CONTOH PERSIAPAN RAPAT/PERTEMUAN

 CONTOH PERSIAPAN RAPAT/PERTEMUAN

 PENATAAN DOMISTIK
 Tempat, waktu, lama rapat/pertemuan
 Siapa yang akan hadir
 Siapa yang akan memimpin
 Siapa yang akan diminta berbicara
 KERTAS KERJA
 Agenda
 Notulen pertemuan sebelumnya
 Laporan yang harus dibaca lebih dahulu
 Laporan tertulis atau grafik yang diperlukan
 CONTOH PERSIAPAN RAPAT/PERTEMUAN

 Urutan Pelaksanaan Kegiatan

 1. Pembukaan
 Pembukaan yang dilakukan oleh pimpinan tertinggi perusahaan
[dewan komisaris] atau pejabat, yang menyatakan bahwa rapat resmi
dibuka. Pimpinan tertinggi/ pejabat hanya memberikan pengarahan
seperlunya, dan hal-hal yang dianggap penting sebagai pedoman lebih
lanjut bagi peserta rapat. Pimpinan tertinggi/ pejabat tidak terlibat
dalam rapat yang akan berlangsung.
 Pembukaan yang dilakukan oleh pimpinan rapat, yang menyatakan
parat siap dimulai, umumnya diawali dengan berdoa. Pimpinan
mengikuti rapat sampai dengan selesai.
 2. Pembagian Tugas
 Peserta rapat dibagi dalam beberapa kelompok, sesuai dengan topik
yang dibahas.
 Masalah yang dibawa dalam rapat bisa dibagi dalam beberapa topik
CONTOH PERSIAPAN RAPAT/PERTEMUAN

 Urutan Pelaksanaan Kegiatan

 3. Diskusi/ rapat kelompok
 4. Rapat pleno
 Dalam rapat pleno, setiap kelompok menyampaikan hasil
pembahasannya menurut topik yang dibahas. Kelompok lain mungkin
memberikan ulasan, pandangan, masukan.
 5. Perumusan
 Biasanya diserahkan kepada suatu tim tersendiri, yang dinamakan tim
perumus.
 6. Reproduksi dan pendistribusian naskah
 Hasil perumusan diserahkan kepada ketua atau pemimpin rapat untuk
disahkan. Naskah yang telah disetujui/disahkan kemudian
diperbanyak untuk selanjutnya dibagikan kepada para peserta rapat,
dan unit-unit kerja dalam organisasi yang ada hubungannya dengan
hasil rapat.
1. TIDAK ADA TUJUAN ATAU AGENDA POKOK
2. TIDAK ADA KESIAPAN DARI PESERTA RAPAT.
3. RAPAT SERING TERLAMBAT DIMULAI.
4. PERSIAPAN TEMPAT RAPAT YANG BURUK.
5. RAPAT TERLALU LAMA
6. RAPAT DIDOMINASI PESERTA TERTENTU.
7. TIDAK ADA HASIL ATAU TINDAK LANJUT DARI RAPAT

MASALAH RAPAT YANG PALING UMUM

1. KEPEMIMPINAN
TIDAK EFEKTIF
2. BANYAK INTERUPSI
3. MEMBIARKAN
DISKUSI BERTELE- PENYEBAB
TELE DAN RAPAT YANG
MENYIMPANG
TERLALU
LAMA
1. MENDOMINASI RAPAT
2. PERSIAPAN YANG BURUK
3. MEMBIARKAN RAPAT MENYIMPANG
4. MEMBENCI PERTANYAAN-PERTANYAAN
5. MEMBIARKAN SELINGAN HUMOR YANG
BERLEBIHAN.
6. MELECEHKAN ANGGOTA KELOMPOK
7. MENTOLERANSI INTERUPSI.

“DOSA” PEMIMPIN RAPAT

1. MENGENDALIKAN KEAKTIFAN BERBICARA YANG
BERLEBIHAN.
2. MENDESAK ORANG YANG PENDIAM UNTUK BERBICARA.
3. MELINDUNGI ANGGOTA BARU YANG YUNIOR
4. MENDORONG PERNYATAAN GAGASAN.
5. MENEKAN KECENDERUNGAN MEMATIKAN GAGASAN.
6. MENINGKATKAN JENJANG SENIORITAS.
7. MENUTUP RAPAT DENGAN NADA YANG POSITIF.

MEMIMPIN RAPAT YANG EFEKTIF

1. JANGAN MENDOMINASI RAPAT.
2. MEMPERSIAPKAN RAPAT DENGAN
BAIK.
3. MENGENDALIKAN RAPAT YANG
MENYIMPANG.
4. JANGAN MEMBENCI PERTANYAAN-
PERTANYAAN. PENGENDALI
5. JANGAN BIARKAN GANGGUAN AN DIRI
HUMOR YANG BERLEBIHAN. PEMIMPIN
6. JANGAN PERNAH MELECEHKAN RAPAT
ANGGOTA KELOMPOK.
7. HINDARKAN INTERUPSI.
TUGAS PERTEMUAN SETELAH UTS

PT. Sadina Utama Karya bermaksud hendak mengadakan pertemuan/rapat

berupa TEKNIK KOMUNIKASI PENJUALAN, pertemuan ini dilaksanakan sehari
yang diikuti oleh 12 karyawan. Agenda rapat sebagaimana tercantum di atas.
Tugas anda sebagai sekretaris adalah :
1. Buat gambar layout (Tata Ruang ) rapat dengan ketentuan :
 Peserta 6 orang
 Ukuran Meja 50 x 80 cm
 Ukuran kursi 50 x 50 cm
 Bentuk tata ruang letter O
 Dilengkapi dengan komputer, OHP untuk media rapat
2. Buat surat undangan rapat, tanggal hari ini
3. Siapkan layout notula rapat yang akan digunakan
4. Ungkapkan ucapan yang tepat dalam membawakan acara pembukaan rapat