SKENERAIO RAPAT KERJA

Latar Belakang diadakan Rapat Kerja.

PT MAJU JAYA MAKMUR sedang mengalami kegagalan dalam hasil proses produksi.
Penyebab kegagalan tersebut dikarenakan ada salah satu karyawan yang tidak pernah
berangkat kerja. Pimpinan perusahaan mengambil kebijakan dengan cara mengadakan
pertemuan (rapat) untuk membahas dan mengambil tindakan demi tercapainya visi dan misi
perusahaan tersebut.

Perusahaan tersebut dipimpin oleh Fitri Nurmahmudah, dengan sekretaris Sheyla Damayanti
dan ada beberapa kepala bagian yang terdapat di dalam perusahaan tersebut, yaitu Kepala
bagian kepegawaian dipimpin oleh Tri Hidayatiningsih, Kepala bagian Produksi dipimpin
oleh Reni Sanjaya, serta staff produksi Muhammad Nova.

Rapat ini bersifat mendesak dan penting.

Penyelenggaraan Rapat, yang diselenggarakan pada:

Hari, tanggal : Senin, 18 Oktober 2010

Acara : Rapat Kerja
Tempat : Ruang Rapat I
Waktu : pukul 15.00 WIB - selesai

Pimpinan Rapat : Fitri Nurmahmudah

MC : Sheyla Damayanti
Anggota : 1. Tri Hidayatiningsih
2. Reni Sanjaya

Skenario Rapat Kerja PT Maju Jaya Makmur:

Sheyla sebagai MC dalam rapat segera membuka rapat, dengan:

Sheyla : Selamat Sore Bapak/Ibu Peserta Rapat. Sebelumnya Assalamualaikum

Warahmatullahi wabarakatuhu.
Peserta Rapat : Menjawab, (Selamat Sore, Waalaikumsalam warahmatullahi
wabarakatuhu)

Sheyla : Terima kasih. Sebelum rapat pada sore hari ini kita mulai, perkenakan saya untuk
memandu membuka rapat dengan bacaan Basmallah bersama.

Peserta Rapat : Bismillahirrahmanirrahiim.

Sheyla : Terima kasih. Semoga rapat pada sore hari ini berjalan dengan lancar. Selanjutnya
rapat akan dipimpin oleh Ibu Fitri Nurmahmudah selaku Pimpinan Perusahaan. Saya silakan.

Fitri : Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuhu. Selamat sore dan salam sejahtera.

Peserta Rapat : Menjawab, (Selamat Sore, Waalaikumsalam warahmatullahi

wabarakatuhu)

Fitri : Terima kasih kepada Sdr. Sheyla yang telah membuka Rapat pada sore hari ini.
Perkenankanlah saya untuk membahas beberapa hal tentang ketidaktercapaian usaha dari
hasil produksi pada Perusahaan kita.
Sebelumnya saya minta maaf karena mengadakan rapat yang sangat mendadak. Saya
berharap, semoga keputusan yang akan diambil nanti mampu menjadikan kita semua
termotivasi dan berakhir pada tercapainya cita-cita perusahaan.

Setelah saya amati, beberapa hari terakhir (belakangan ini) Perusahaan kita sangat tidak
mampu menghasilkan produk sesuai dengan target. Ternyata ada beberapa hal yang
seharusnya dirubah. Bagaimana pendapat Bapak/Ibu sekalian?

Reni : Dengan mengangkat tangan dan berkata, Maaf, saya mempunyai pendapat. Ibu
pimpinan yang terhormat, sebelumnya saya minta maaf karena ada beberapa hal yang harus
saya sampaikan terkait dengan produksi pada Perusahaan ini. Proses produksi pada
Perusahaan kita dapat dikatakan sangat baik, namun ada beberapa hal yang sangat
menyedihkan dan menjadikan produksi perusahaan kita gagal di luar sana (konsumen).
Kegagalan tersebut diakibatkan oleh salah satu staff yang tidak pernah masuk kerja. Sehingga
ketercapaian hasil produksi kurang maksimal. Saya sudah meminta tolong kepada Ibu Hida
untuk membuatkan surat panggilan kepada staff kami, namun sampai sekarang tidak ada
tanggapan dari staff kami (Muhammad Nova).

Hida : Ibu Pimpinan yang terhormat, dan Bapak/Ibu sekalian. Terima kasih atas waktu yang
diberikan kepada saya. Beberapa hari yang lalu, saya sudah membuat surat peringatan kepada
Sdr. Muhammad Nova, dan sampai akhirnya Ibu meminta kepada saya untuk membuat surat
Panggilan. Terakhir minggu lalu, surat panggilan kedua sudah saya kirim kepada Saudara
tersebut. Namun sampai sekarang tidak ada respon sama sekali.

Fitri : Baik, terima kasih atas keluhan yang sudah disampaikan. Karena semua sudah
dilakukan dengan prosedur, dan tanpa mengambil hak Sdr. Muhammad Nova selaku
karyawan di Perusahaan ini. Maka saya selaku pimpinan Perusahaan memutuskan kepada
Sdr. Muhammad Nova untuk di istirahatkan dan tidak diperkenankan untuk bekerja lagi.
Selanjutnya saya mohon kepada Ibu Hida untuk membuatkan surat Keputusan kepada
Saudara tersebut, serta membuat lowongan pekerjaan untuk staff produksi.

Hida : Baik, Bu. Segera saya kerjakan.

Reni : Iya Bu, semoga karyawan baru yang mendaftar diPerusahaan kita mempunyai andil
yang besar dan mempunyai tekad kerja yang kuat.

Fitri : Amiin. Terima kasih. Berhubung keputusan sudah diambil, maka acara rapat sore hari
ini saya kembalikan pada Sdr. Sheyla selaku MC. Sekian dari saya Wassalamualaikum
Warahmatullahi wabarakatuhu, Selamat Sore.

Peserta Rapat : Menjawab, (Selamat Sore, Waalaikumsalam warahmatullahi

wabarakatuhu)

Sheyla : Terima kasih saya ucapkan khususnya pada Ibu Fitri selaku pimpinan perusahaan
dan kepada Bapak/Ibu sekalian peserta rapat yang telah ikut berpartisipasi dalam rapat kerja
pada sore hari ini. Berhubung keputusan sudah diambil dan rapat sudah berjalan dengan
lancar, maka saya selaku pembawa acara akan menutup rapat pada sore hari ini. Marilah rapat
pada sore hari ini kita tutup dengan membaca Alhamdulillahirrobbilalamiin, sekian dari
saya apabila banyak kekurangan selaku pembawa acara saya mohon maaf. Dan akhir kata
Wassalamualaikum warahmatullahi wabarokatuhu, selamat sore

Peserta Rapat : Menjawab, (Selamat Sore, Waalaikumsalam warahmatullahi

wabarakatuhu)

Deskripsi Pelaksanaan Rapat:

Sebelum rapat dimulai terlebih dahulu harus dibuat perencanaan yang mantap. Pada dasarnya
semua kegiatan rapat untuk mencapai tujuan, sehingga perlu direncanakan sebaik mungkin.

Pelaksanaan Rapat Kerja PT Maju Jaya Makmur, yaitu:

1. Persiapan Penyelenggaraan Rapat

Undangan rapat
Sebelum rapat dilaksanakan hendaknya disiapkan terlebih dahulu undangan yang harus
dibagikan kepada peserta rapat jauh sebelum rapat dilaksanakan. Undangan tersebut
hendaknya lengkap memuat informasi berikut:
a. Hari dan tanggal rapat
b. Tempat rapat
c. Bahan atau materi yang akan dibahas dalam rapat
d. Bila perlu mencantumkan bahan-bahan referensi yang harus dibaca atau disiapkan terlebih
dahulu oleh peserta rapat.

Pengaturan Tata Ruang Rapat

Pengaturan tata ruang rapat yang baik sangat besar pengaruhnya pada keberhasilan rapat. Tata
ruang harus disesuaikan dengan jumlah peserta, bentuk dan maksud rapat. Dalam pengaturan
ruang rapat yang perlu diperhatikan adalah tempat duduk, lampu penerangan, papan tulis,
OHP/LCD, dan sistem suara.

Alat Tulis
Perlengkapan alat tulis sangat penting di dalam setiap rapat, alat tulis yang diperlukan antara
lain:
a. Map. Dengan kelengkapan yang berisi kertas kosong, jadwal rapat, fotokopi, surat-surat
keputusan, dan buku referensi.
b. Pensil atau Bolpoint
c. Laptop atau komputer untuk konsep-konsep yang telah siap.
d. Mesin fotokopi untuk memperbanyak naska (* jika perlu)

Minuman dan Snack

Cara menyajikan minuman dan snack adalah sebagai berikut:
a. Disajikan sebelum peserta rapat duduk.
b. Disajikan selama rapat berlangsung
c. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri
d. Disajikan secara kombinasi, dalam permulaan rapat telah tersedia minuman, pada waktu
istirahat para peserta mengambil sendiri makanan dan minuman pada tempat yang telah
disediakan.

2. Urutan Pelaksanaan Rapat

Pembukaan
Rapat kerja PT Maju Jaya Makmur dibuka oleh Sheyla Damayanti selaku pembawa acara
dalam rapat dan selaku sekretaris dalam Perusahaan.

Rapat Pleno
Rapat yang dihadiri oleh Pimpinan perusahaan, kepala bagian produksi, kepala bagian
kepegawaian serta sekretaris perusahaan. Adapun kegiatannya adalah penyajian hasil karya
atau perumusan masing-masing kelompok yang ditanggapi oleh kelompok lain.
 Perumusan
Setelah rapat pleno selesai selanjutnya Kepala Bagian Produksi memohon kepada pimpinan
perusahaan untuk mencari pengganti Muhammad Nova, dengan cara membuat surat
keputusan yang akan ditujukan kepada Muhammad Nova dan surat lowongan pekerjaan.

Penyelesaian
Setelah hasil rapat diolah selanjutnya diserahkan kepada sekretaris rapat untuk diproses.
Dalam hal ini sekretaris rapat juga sebagai pembawa acara.

Penutup
Setelah rapat sudah mendapatkan keputusan, maka pembawa acara menutup jalannya rapat
kerja pada perusahaan tersebut.