PERAN DALAM MENERIMA TAMU

Nama : Mohd Sukri Bahar

NIM : 22802249001
Kelas : PADP A
A. LATAR BELAKANG
Sekretaris jaman sekarang dituntut untuk memiliki kompetensi lebih agar mampu
menjalankan tugas-tugas sekretaris dengan amat baik. Untuk itu sekretaris lulusan
STARKI dibekali dengan tiga pilar kompetensi: ketrampilan, pengetahuan dan sikap.
Mereka dididik agar memiliki ketrampilan kesekretarisan dan administrasi, penggunaan
komputer dan penguasaan bahasa, Bahasa Indonesia yang baik dan benar, dan bahasa
Inggris lisan dan tulisan. Mereka juga didorong berpengetahuan luas, berwawasan terbuka,
dan mengikuti perkembangan dunia bisnis. Mereka didampingi untuk terus
mengembangkan diri karena semua ketrampilan dan pengetahuan itu harus dilandasi
dengan sikap baik, berkepribadian baik, jujur, ramah, cekatan, bisa diandalkan, dan bisa
dipercaya. Selain itu dunia kerja membutuhkan sekretaris yang memiliki kemampuan
memecahkan masalah, kemampuan mendengarkan, dan kemampuan berpikir kritis.
Sekretaris lulusan STARKI mampu menerapkan kompetensi mereka di dunia kerja.
Seorang sekretaris memiliki peran yang sangat penting dalam perusahaan atau
organisasi, dengan perkembangan zaman, dewasa ini peran sekretaris semakin penting
berdasarkan pada perkembangan tugas-tugas yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris.
Dunia kesekretariatan sebagai suatu profesi telah jauh berkembang sedemikian rupa
sehingga berkembang pula menjadi suatu profesi yang sangat penting dan selalu
diperlukan setiap perusahaan. Menurut Caroline (2012: 15) pada dasarnya tugas sekretaris
pimpinan meliputi tugas rutin, tugas insidentil, dan juga tugas kreatif, tugas rutin sekretaris
meliputi korespondensi, menerima tamu, menerima telepon, hingga kearsipan. Tugas
insidentil meliputi mempersiapkan rapat, mengatur pertemuan pimpinan dengan relasi,
mengurus perjalanan dinas, dan sebagainya. Sedangkan tugas kreatif meliputi pengiriman
bunga atau ucapan kepada rekan pimpinan,membuat kliping dan sebagainya.
Dalam bermasyarakat dan bernegara diperlukan suatu sistem yang mengatur
bagaimana seharusnya manusia berinteraksi dengan masyarakat. Sistem pengaturan
tersebut menjadi saling menghormati dan dikenal dengan sopan santun, tata krama,
protokoler dan lain-lain. Maksud pedoman bermasyarakat tidak lain untuk menjaga
 kepentingan masing-masing yang terlibat agar mereka senang, tenang, tentram, terlindungi
tanpa merugikan kepentingannya serta terjamin agar perbuatannya yang tengah dijalankan
sesuai dengan adat kebiasaan yang berlaku dan tidak bertentangan dengan hak-hak asasi
umumnya. Hal itulah yang mendasari tumbuh kembangnya etika di masyarakat. Salah satu
tugas sekretaris adalah menerima dan melayani tamu yang datang kesebuah organisasi
atau perusahaan, di samping menyelesaikan tugas dan pekerjaan lain yang dibebankan
oleh pimpinan. Tamu organisasi adalah aset penting dalam sebuah organisasi, tidak
mungkin sebuah bisnis bisa berhasil tanpa kehadiran mereka. Setiap tamu membawa arti
bisnis tersendiri, karena itu cara menerima tamu harus dipelajari menurut sopan santun
yang berlaku dan dilaksanakan secara baik agar dapat memberikan kesan yang
profesional, menyenangkan, dan memuaskan, yang pada akhirnya akan memberikan
keuntungan bagi perusahaan yang bersangkutan.

B. MENERIMA TAMU
Tugas menerima tamu adalah membantu para tamu yang datang atau berkunjung ke
suatu instansi atau perusahaan untuk berbagai keperluan dengan pimpinan. Sebagai
penerima tamu, seorang sekretaris hendaknya bersikap sopan, ramah, bijaksana,
berpenampilan simpatik, dan mempunyai pengetahuan yang luas mengenai susunan dan
fungsi organisasi tempatnya bekerja, serta mengetahui hal-hal pokok lain yang berkaitan
dengan itu. Beberapa hal tersebut perlu diketahui agar sekretaris dapat memberikan
penjelasan yang memadai serta kesan yang baik kepada para tamu. Seperti diketahui, para
tamu umumnya akan menilai baik atau tidaknya suatu instansi/perusahaan yang
dikunjungi berdasarkan kesan pertama yang diperoleh dari penerima tamu. Karena itulah
kesan pertama itu perlu diciptakan sebaik-baiknya oleh sang sekretaris. Beberapa hal yang
harus diharapkan seorang tamu saat berkunjung ke suatu perusahaan tertentu adalah:
a. Tetap mendapatkan pelayanan yang ramah dan sopan meskipun ia belum membuat
perjanjian
b. Bertemu dengan orang yang ingin ditemui dan jika tidak bisa, ia tetap berharap bisa
bertemu orang lain yang dapat mewakili.
c. Merasa nyaman saat menunggu di ruang tunggu.
d. Tidak dipingpong ke sana ke mari.
e. Mendapat keterangan yang jelas. Bila harus kembali di lain waktu, ia tahu kapan.
 1. Tip Menerima Tamu
Menerima tamu adalah pekerjaan rutin sekretaris yang harus dilakukan dengan baik
dan perlu menggunakan strategi khusus. Berikut tip mengenai hal-hal yang harus dan tidak
seharusnya dilakukan oleh sekretaris saat menerima tamu.
No Lakukan (DO) Jangan Lakukan (Don’t)
1. Terima tamu dengan ramah. Mengabaikan tamu yang datang
2. Mencatat nama dan pesan setiap Mengingat semua nama tamu dan pesan
tamu yang datang. tamu tanpa mencatatnya.
3. Mempersilahkan tamu dan jika bisa Membiarkan kamu menunggu lama
mengantarnya langsung ke pimpinan dengan suasana yang tidak nyaman
4. Jika tamu harus menunggu buat Membiarkan tamu menunggu lama
tamu merasa nyaman dengan suasana yang tidak nyaman
5. Jika ada yang bisa mewakili Membiarkan tamu pulang tanpa bertemu
pimpinan, segera pertemukan tamu dengan pimpinan atau yang bisa
dengan perwakilan pimpinan mewakilinya.
6. Jika harus menolak tamu yang tidak Memberikan kesempatan kepada tamu
diharapkan, bersikap tegas, dan yang tidak diharapkan untuk terus
jangan biarkan dia menunggu memaksa bertemu dengan pimpinan
7. Jika terpaksa harus mengusir tamu, Mengusir tamu dengan emosional dan
lakukan dengan ramah dan terpancing konfrontasi dengan tamu.
diplomatis, tetapi tetap tegas

2. Jenis-Jenis Tamu Dan Cara Pelayanannya:

No Jenis Tamu Kantor Kondisi atau Sikap
1. Tamu dengan - Usahakan tamu menunggu sesingkat
perjanjian - Jangan diajak ngobrol terlalu lama kecuali bila
tamu meminta
2. Tamu tak dikenal - Sapa dan tanyakan keperluannya.
- Bila tamu dapat diterima persilahkan duduk
- Bila tamu ditolak berikan alasan yang tepat dan
tawarkan untuk membuat janji terlebih dahulu.

3. Tamu yang menolak - Persilahkan tamu untuk mengisi formulir tamu

 memberi tahu dengan lengkap, sebutkan alasan mengapa harus
keperluannya mengisi formulir.
- Walaupun tamu bersikap keras, tetap perlakukan
dengan sopan dan sabar.
4. Tamu atau pelanggan - Bersikap taktis untuk memprioritaskan penerimaan
yang datang tanpa tamu sesuaikan dengan keperluan, situasi kantor,
perjanjian dan kesibukan pimpinan.
5. Anggota keluarga atau - Bila yang bersangkutan masuk pada saat atasan
teman atasan sedang ada rapat, sapa dan katakan bahwa atasan
sedang ada rapat atau tamu lain.
6. Tamu yang tak - Tetaplah bersikap ramah dan sopan, sarankan
diinginkan untuk membuat janji terlebih dahulu.
- Apabila tetap menunggu meskipun sudah berusaha
mengusirnya secara halus, sikap yang tepat adalah
tidak memperdulikannya, tetapi ingat jangan
pasang muka kecut atau judes.
7. - Perlakukan dengan baik.
Pramuniaga atau
- Katakan dengan jujur dan sopan bahwa perusahaan
salesman
tidak memerlukan saat ini.
8. Tamu lanjut usia atau - Perlakukan sewajarnya waspada dan bersiaplah
cacat fisik membantu bila diperlukan
9. Anggota keluarga atau - Terima scara wajar, tidak gaduh.
teman dekat sekretaris - Bila hendak membicarakan masalah yang
memakan waktu lama, ajak ke ruang tamu.
- Tidak dibenarkan mengobrol berlama-lama pada
waktu jam kerja
10. Tamu ketika atasan - Meminta maaf dan jelaskan alasannya.
membatalkan janji - Bila perlu ajukan untuk membuat perjanjian baru.

3. Beberapa Petunjuk Umum Sebagai Sekretaris Dalam Melayani Tamu-tamu kantor:

a. Sebagai prinsip dasar adalah menghormati setiap tamu, yang datang ke kantor.
Setiap orang yang datang bertamu dikantor ingin disambut dan dilayani dengan hak
sekaligus ingin dihormati, sekretaris harus pandai-pandai berbicara untuk menjaga
perasaan tamu agar tidak merasa tersinggung, akan tetapi sekretaris harus melaksanakan
peraturan-peraturan yang berlaku dikantor,sekretaris harus memberitahukan peraturan
tersebut kepada setiap tamu yang berkunjung secara ramah dan bijaksana.
b. Melayani tamu menurut kepentingannya.
1. Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan.
Tamu yang datang untuk meminta dana atau sumbangan biasanya ingin
bertemu langsung dengan pimpinan dan dengan berbagai macam alasan, cara terbaik
untuk mengatasi tamu ini adalah tetap melayaninya dengan sabar dan ramah sambil
menyodorkan formulir isian yang harus diisi oleh tamu tersebut, formulir itu memuat
nama, alamat, instansi, atau maksud sumbangan yang diminta untuk kepentingan apa.
Memberitahukan kepadanya bahwa pengisian formulir bagi para tamu merupakan
peraturan sehingga sang tamu harus mengisinya bila tamu memang meminta
sumbangan persilakan untuk menghubungi bagian lain yang memang khusus
menangani dana. Jadi tidak harus bertemu dengan pimpinan.
2. Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa.
Pada umumnya tamu jenis ini sangat sopan dan menyenangkan sebab mereka
telah mendapatkan pelatihan keterampilan dalam membuat barang atau jasa, namun
tak jarang para penjual ini meminta bertemu langsung dengan pimpinan, sehingga
sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu tersebut.
3. Tamu yang ingin membeli barang.
Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta
untuk diperhatikan, diistimewakan, bahkan ingin diperhatikan dengan pimpinan. Oleh
karena itu, bawalah tamu ke bagian pembelian. Jangan lupa tawarkan minum kepada
tamu yang ingin membeli barang.
4. Tamu aparat pemerintah
a. Tamu yang bersifat kunjungan rutin
Biasanya mereka tidak meminta untuk bertemu dengan pimpinan karena
secara rutin mereka menghubungi pihak tertentu untuk mendapatkan informasi.
Akan tetapi, lebih baik sekretaris memberi laporan kepada pimpinan karena
mungkin pimpinan ingin bertemu untuk menanyakan sesuatu hal yang penting
 mengenai peraturan yang belum jelas. Hal ini akan membawa dampak positif
dikemudian hari bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.
b. Tamu yang bersifat kunjungan khusus
Biasanya pejabat/aparat pemerintah datang dalam bentuk rombongan/protokol.
Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri bahkan
harus siap dipintu masuk dalam pakaian lengkap artinya pakaian formal seperti
dress lengkap sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sekretaris wajib mengatur
tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan lancar. Hidangkan
makanan kecil dan minuman atau kenang-kenangan atau cendera mata harus
dipersiapkan. Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu,
supaya kalau terjadi sesuatu diluar dugaan, perusahaan tidak dapat disalahkan.
5. Tamu Teman Pimpinan
Sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temannya atau kenalan baik.
Mungkin tamu tersebut teman bisnis, relasi, atau mungkin juga teman sekolah dulu.
Dalam hal ini sekretaris harus mengenal tamu-tamu tersebut,meskpun begitu
sekretaris harus bertanya dulu kepada pimpinan apakah tamu tersebut boleh menemui
sekarang atau tidak. Bila pimpinan sedang sibuk, persilakan ia untuk menunggu. Yang
perlu diperhatikan adaalah tujuan kedatangannya yaitu akan menghambat tugas
pimpinan,sekadar kangen, atau ada urusan bisnis penting.
Sebagai contoh, dibawah ini beberapa bentuk percakapan dengan tamu.
- Saat menerima tamu: “Selamat pagi/siang Bapak/Ibu (jangan menggunakan kata
sapaan nonformal seperti Mbak/Mas) ada yang bisa sayabantu?
- Saat meminta tamu mengisi form data tamu: “Mohon maaf Bapak/Ibu, untuk
kelengkapan informasi silakan isi form data yang kami sediakan.” Atau, “Jika
berkenan, saya bisa menuliskannya untuk Bapak/Ibu.”

4. Identifikasi Tamu
Mengingat banyaknya tamu yang datang dan ingin menemui pimpinan, maka
staf harus pandai pandai menyaring para tamu yang datang menjadi tamu yang dapat
ditanganinya sendiri, tamu yang dapat dihadapkan ke pimpinan, dan tamu yang dapat
disalurkan ke pejabat lain. Berikut adalah cara melayani berbagai jenis tamu.
a. Tamu dengan perjanjian. Staf segera melapor atau menelpon pimpinan ketika tamu
telah datang. Jika pimpinan sudah siap menerima tamu tersebut, maka staf dapat
mempersilahkan tamu untuk masuk ke ruang pimpinan.
 b. Tamu tanpa perjanjian. Staf meminta tamu untuk mengisi kartu tamu dan segera
menanyakan kepada pimpinan dengan menyerahkan kartu tamu tersebut.
1. Jika pimpinan belum atau tidak bersedia menerimanya, maka staf harus pandai
mengutarakannya agar tamu tidak tersinggung atau salah paham.
2. Jika pimpinan bersedia menerima tamunya, kembali pada waktu yang ditemukan
dan tamu menyetujuinya, maka perlu dibuat perjanjian.
3. Jika tamu disalurkan kepada pejabat/unit lainnya, maka segaera beritahu unit
termaksud melalui pegawai atau pembantu pimpinan yang bersangkutan.
c. Tamu keluarga atau teman pimpinan. Staf segera melapor ke pimpinan. Apabila
pimpinan siap menerimanya, maka staf mengantarkan tamu menemui pimpinan.
d. Tamu rutin atau tamu pegawai kantor itu sendiri. Bila tidak ada tamu lainnya, maka
staf dapat secara langsung mempersilahkan tamu untuk menemui pimpinan.
e. Tamu VIP (Very Important Person) misalnya kalangan pejabat tinggi negara. Staf
segera melapor ke pimpinan sendirilah yang akan secara langsung menemui dan
menyambut tamu tersebut di lobby atau di ruang tamu.

5. Membuat dan Membatalkan Perjanjian

Staf yang berperan sebagai sekretaris perlu membuat daftar perjanjian pada buku
catatan khusus untuk membantu mengingatkan pimpinan. Perjanjian tersebut dapat dibuat
melalui surat maupun telepon oleh pimpinan sendiri atau staf. Apabila seseorang yang
telah membuat perjanjian dengan pimpinan namun karena suatu sebab tidak dapat
bertemu dengan pimpinan, maka staf membuat perjanjian untuk waktu lain.
Apabila perjanjian dibuat oleh staf, maka dia harus menjelaskan kepada tamu
tersebut bahwa dia perlu menanyakan persetujuan pimpinan, dan mungkin masih bisa
berubah. Pimpinan juga bisa membuat perjanjian di luar kota tanpa sepengetahuan
stafnya, sehingga staf perlu selalu mengecek setiap hari apakah ada perjanjian yang
dibuat pimpinan di luar sepengetahuan staf.
 Nomor :……………
AGENDA PERJANJIAN

1. Nama : ……………………………………………………
2. Pekerjaan : ……………………………………………………
3. Alamat : ……………………………………………………
4. Telepon : …………………………………………………...
5. Waktu perjanjian : ……………………………………………………
6. Tempat : ……………………………………………………
7. Tentang/hal : ……………………………………………………
8. Keterangan lain : ……………………………………………………
9.
……………..,
………20……….

(……………………..)
Gambar 5.5 Agenda Perjanjian

Staf hendaknya membuat perjanjian bila tamu menghendakinya, dan jika ada
perubahan pada perjanjian, maka dia harus menyampaikan kepada tamu tersebut
secepatnya melalui telepon sesuai dengan keadaan. Staf selalu wajib mencatat nomor
telepon orang/tamu yang membuat perjanjian dengan dia. Pembatalan perjanjian
jangan sampai terlambat dikomunikasikan. Jika staf tersebut lupa memberitahukan,
maka akan berakibat memberikan kesan negatif untuk kantor. Sehingga staf perlu
membuat catatan mengenai perjanjian-perjanjian yang dibuat untuk pimpinan berupa
kartu atau agenda perjanjian sebagaimana contoh.
C. KESIMPULAN
Tugas menerima tamu adalah membantu para tamu yang datang atau
berkunjung ke suatu instansi atau perusahaan untuk berbagai keperluan dengan pimpinan.
Seperti diketahui, para tamu umumnya akan menilai baik atau tidaknya suatu
instansi/perusahaan yang dikunjungi berdasarkan kesan pertama yang diperoleh dari
penerima tamu. Karena itulah kesan pertama itu perlu diciptakan sebaik-baiknya oleh sang
sekretaris. Menerima tamu adalah pekerjaan rutin sekretaris yang harus dilakukan dengan
baik dan perlu menggunakan strategi khusus.
 Daftar Referensi

Dewi, Y. S. (2008). Bekerja Sebagai Sekretaris. Retrieved from

https://www.google.co.id/books/edition/Bekerja_Sebagai_Sekretaris/
mAm7CAAAQBAJ?
hl=id&gbpv=1&dq=sekretaris+menerima+tamu&pg=PT36&printsec=frontcover

Mustakim, Z. A. (2005). Bahasa Indonesia bagi Sekretaris. Retrieved from

https://www.google.co.id/books/edition/Bahasa_Indonesia_Bagi_Sekretaris/
shlSho_YaMkC?hl=id&gbpv=1&dq=sekretaris+menerima+tamu&pg=PA2-
IA1&printsec=frontcover

Nuraeni, N. (2008). Panduan Menjadi Sekretaris Profesional. Retrieved from

https://books.google.com.my/books?
hl=id&lr&id=cRbtMvhlGjsC&oi=fnd&pg=PA63&dq=rapat+sekertaris&ots=5QCfc9
Cj5r&sig=qddMggm6DpRqYIhkU38Pwg5hVUM&pli=1#v=onepage&q=rapat
%20sekertaris&f=true

Tuginem, & Trisiyani, R. (2018). Otomatisasi Tata Kelola Humas Dan Keprotokolan.
Retrieved from https://books.google.co.id/books?
id=UhIVEAAAQBAJ&pg=PA182&dq=jenis+jenis+tamu&hl=id&newbks=1&newbk
s_redir=0&sa=X&ved=2ahUKEwjArPjuouD7AhXBmeYKHZE7C70Q6AF6BAgME
AI#v=onepage&q=jenis%20jenis%20tamu&f=false

Zulkarnain, W., & Sumarsono, R. B. (2015). Manajemen Perkantoran Profesional. Retrieved

from https://books.google.co.id/books?
id=fNkoDwAAQBAJ&pg=PA115&dq=membuat+dan+membatalkan+perjanjian+tam
u&hl=id&newbks=1&newbks_redir=0&sa=X&ved=2ahUKEwifyP76peD7AhXljeY
KHXk5DKwQ6AF6BAgJEAI#v=onepage&q=membuat%20dan%20membatalkan
%20perjanjian%20tamu&f=false