Selain hal-hal diatas, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu dikantor
adalah sebagai berikut :
1. Penanganan ruangan tamu
a. Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.
b. Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti :
c. buku tamu
d. kartu pengenal tamu
e. majalah/koran
f. brosur/katalog perusahaan
g. tempat sampah/asbak
h. Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.
2. Tata cara mengantar dan melayani tamu:
a. Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan. Misalnya melihat
penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah.
b. Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan
sikap yang ramah.
c. Apabila tamua datang segera sambut, jangan sekedar menengok kesamping atau
bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan.
d. ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah
atas dan jari rapat, menujuk arah dengan telujuk adalah sifat yang tidak sopan.
e. Ketika menggatar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit
miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.
f. Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam, anda masuk
dulu,dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu
bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan persilahkan tamu untk masuk terlebih
dahulu.
g. Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan
tamu yang sudah disediakan oleh kantor.
C. Hal-hal yang Harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor
Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain:
1. Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya ditempat yang paling jauh
dengan pintu.
2. Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan, duduk
miring bersandar, kaki menumpang keatas tidaklah baik.
3. Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu,
setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara
dengan orang yang dimaksud.
4. Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud,
sampaikan pesan tertulis dikertas catatan.
5. Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan sopan.