A.

PENGERTIAN TAMU DAN JENIS-JENIS TAMU

a).Pengertian tamu

Kata tamu dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia dapat berarti orang yang datang berkunjung
ke tempat orang lain atau orang yang datang ke perjamuan. Pengertian tamu menurut Wursanto
“ Tamu adalah tamu organisasi, badan, lembaga, atau perusahaan, yaitu orang, baik sebagai
pejabat utusan dari suatu lembaga maupun sebagai pribadi, yang berkunjung ke lembaga lain
untuk kepentingan kedinasan maupun untuk kepentingan pribadi.

Menurut Soemarto dan Dwiantara, tamu organisasi atau perusahaan bisa seseorang atau
sekelompok orang dengan membawa satu atau beberapa kepentingan, baik itu kepentingan
dirinya sebagai pribadi, maupun kepentingan orang lain, termasuk kepentingan organisasi
tertentu karena mereka adalah utusan organisasi tersebut.

Kehadiran tamu tidak dapat dihindarkan selama organisasi tersebut melakukan interaksi dan
menjalin relasi dengan lingkungan. Kehadiran tamu di suatu organisasi membawa berbagai
kepentingan dan keperluan, misalnya menjalin kerja sama, ingin menggunakan output
organisasi tersebut, ingin menjadi customer, hendak menggunakan jasa organisasi tersebut,
atau hanya sekedar berkunjung saja. Oleh karena itu, tamu dapat disebut sebagai iklan hidup
bagi organisasi.

Organisasi penerima tamu antar instansi tidaklah sama. Tata cara menerima tamu dan
mengatur tamu pada dasarnya tergantung dari besar kecilnya organisasi yang bersangkutan.
Pada organisasi kecil, penerimaan tamu pada umumnya langsung ditangani oleh setiap bagian.
Hal tersebut berarti bahwa setiap tamu dapat langsung menemui pejabat yang dimaksud,
sedangkan pada organisasi besar, tata cara penerimaan tamu ditangani oleh bagian tersendiri
di bawah pengawasan office manager.
b). Jenis-jenis tamu

Jenis-jenis tamu yang berkunjung kepada pimpinan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu :

Tamu dengan perjanjian sebelumnya, artinya tamu ini adalah tamu yang diharapkan. Bila
pimpinan sudah siap untuk menjumpainya, maka sekretaris dapat mempersilahkan tamu masuk
menemui pimpinan. Bila tamu berada di lobi dan dilayani oleh resepsionis, maka sekretarsi
harus datang menjemputnya di lobi. Setelah mengetahui yang mana tamunya, maka sekretaris
memperkenalkan diri.

Tamu tanpa perjanjian, yaitu tamu yang datang tanpa ada perjanjian sebelumnya. Tamu ini
biasanya berasal dari kalangan teman atau keluarga pimpinan, salesman yang ingin
menawarkan produk, tamu yang bermaksud meminta sumbangan, relasi atau tamu rutin dari
pimpinan.

Jenis-jenis tamu dan cara pelayananya:

• Sikap sekretaris ketika berhadapan dengan tamu kantor:

1. Tamu dengan perjanjian

- Usahakan tamu menunggu sesingkat mungkin.

-Jangan diajak ngobrol terlalu lama kecuali bila tamu yang meminta.

2. Tamu tak dikenal

-Sapa dan tanyakan keperluanya.

-Bila tamu dapat diterima persilahkan duduk.

-Bila tamu ditolak berikan alasan yang tepat dan tawarakan untuk membuat janji terlebih dahulu.

3. Tamu yang menolak memberi tahu keperluannya

- Persilahkan tamu untuk mengisi formulir tamu dengan lengkap , sebutkan alasan mengapa
anda meminta hal tersebut.

- Walaupun tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar.

4. Tamu atau pelanggan yang datang tanpa perjanjian

-Bersikap taktis untuk memprioritaskan penerimaan tamu sesuaikan dengan keperluan, situasi
kantor, dan kesibukan pimpinan

5. Anggota keluarga atau teman atasan

- Bila yang bersangkutan masuk pada saat atasan sedang ada rapat, sapa dan katakan bahwa
atasan sedang ada rapat atau tamu lain.

6. Tamu yang tak diingikan

-Tetaplah bersikap ramah dan sopan, sarankan untuk membuat janji terlebih dahulu.

-Apabila ia tetap menunggu meskipun anda telah berusah menggusirnya secara halus,sikap
yang tepat adalah tidak memperdulikannya, tetapi ingat jangan pasang muka kecut atau judes.

7. Pramuniaga atau salesman

-Perlakukan dengan baik.

-Katakan dengan jujur dan sopan bahwa perusahaan tidak memerlukannya saat ini.

8. Tamu lanjut usia atau cacat fisik

-Perlalukan sewajarnya waspada dan beriaplah membantu bila diperlukan.

9. Anggota keluarga atau teman dekat sekretsris

- Terima secara wajar, tidak gaduh.

- Bila hendak membicarakan masalah yang memakan waktu lama, ajak keruang tamu.

-Tidak dibenarkan menggobrol berlama-lama pada waktu jam kerja.

10. Tamu ketika atasan membatalkan janji

- Meminta maaf dan jelaskan alasanya.

-Bila perlu ajukan untuk membuat perjanjian baru.

Etika menerima tamu kantor

Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu adalah sbb :

-Bersikap sopan dan ramah

-Berkepribadian menarik

-Bijaksana
Agar tamu terkesan dengan sambutan yang kita berikan, berikut adalah etika menerima tamu
dalam kantor.

1. Sambut Dengan Tulus

a. Sambutlah tamu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara tulus, buang semua

kepura – puraan, karena umumnya tamu akan mengetahui jika kita hanya berpura – pura

tulus.

b. Jika kita berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan pintu untuk tamu.

Lakukan sesegera mungkin sebagai tanda penghormatan kita terhadap tamu yang datang

berkunjung.

c. Sebenarnya tak salah jika kita menerima tamu sambil duduk, tapi akan lebih sopan jika
kita

menerima tamu sambil berdiri kemudian memberikan salam dan berjabat tangan.

2. Cara Duduk

a. Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu, segera persilahkan tamu

untuk ke ruang tamu dan mempersilahkan duduk.

b. Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah kanan kita,

barulah kemudian kita menanyakan identitas dan maksud tujuan tamu tersebut.

3. Janji Temu

a. Namun jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah memiliki janji temu, maka
tak

perlu lagi menanyakan hal tersebut.

b. Sebaiknya kita langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu kehadirannya dan

langsung mempersilahkan masuk ke ruangan yang dituju.

c. Bila posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya hubungi pimpinan
 terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk untuk mengetahui apakah

pimpinan sudah siap untuk menerima tamu.

d. Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki beberapa pekerjaan yang

harus dikerjakan, ungkapan dengan baik dan sopan.

4. Perlakuan Baik

a. Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat sekalipun atau datang
hanya

untuk mengajukan complaint terhadap perusahaan kita.

b. Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya memungkinkan, berikan tamu suguhan

baik berupa majalah, secangkir kopi atau makanan ringan.

5. Mengantar Tamu

Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena sudah berkunjung ke kantor kita.
Jika memungkinkan antarkan tamu hingga ke pintu keluar.

TATA CARA MENOLAK TAMU

Memang sulit menjadi orang sibuk. Tamu selalu saja datang silih berganti ke kantor. Padahal,
pekerjaan juga masih menumpuk disana sini. Yang menambah kesal, terkadang orang -orang
yang berkunjung ke kantor itu adalah orang yang tidak kita harapkan atau tidak memiliki urusan
yang penting. Apa yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah tamu yang tidak diundang
dan bagaimana cara menghadapinya :

a. Titip Pesan Pada Orang Lain

Sebaiknya titip pesan pada asisten, sekretaris atau resepsionis bahwa Anda tidak pernah mau
menerima tamu yang datang tanpa perjanjian sebelumnya. Lalu pastikan juga pada mereka
bahwa setiap tamu yang datang harus didata dengan detail, misalnya siapa namanya,
keperluannya apa, dan sebagainya.

b. Selesaikan Via Telepon

Kalau memang suatu masalah bisa diselesaikan via telepon.Ya, selesaikan saja lewat alat
komunikasi yang satu ini. Dengan demikian ia tidak perlu datang lagi ke kantor anda. Jadi waktu
kerja pun tidak akan jadi terbuang.

c. Keluarkan Lewat Bahasa Tubuh

Bahasa tubuh amat membantu untuk mengeluarkan pesan-pesan tertentu.Misalnya ketika Anda
kedatangan tamu tak diundang, Anda bisa menunjukan keengganan itu dengan tidak
menawarkannya duduk atau menawarkan segelas air minum.Melirik arloji atau mencoba
menekan-nekan nomor ponsel juga bisa dilakukan untuk menandakan kalau Anda sedang
dikejar waktu.

d. Berbohong Demi Kebaikan

Jika tamu tersebut benar-benar sudah 'keras kepala' untuk tetap tinggal Katakan saja bahwa
anda harus menghadiri suatu pertemuan dan harus segera mempersiapkan bahan-
bahannya.Apa boleh buat, toh Anda juga sudah tidak merasa nyaman didekatnya bukan?

e. Jangan Ajak ke Ruangan

Jika Anda terlanjur bertemu dengan 'tamu tak diundang' itu di di lobby atau ruang resepsionist,
maka mau tidak mau anda harus 'meladeninya'. Nah, cara meladeninya juga harus dengan sikap
yang tegas. Sebaiknya lakukan percakapan di ruang resepsionist atau lobby dengan posisi
berdiri, jangan biarkan ia memasuki ruang kerja Anda. Memang dalam etika menerima tamu
melalukan hal ini tidak dibolehkan. Akan tetapi dalam hal lain cara ataupun sikap ini sangat
penting untuk menangani tamu yang memang sudah tidak bisa ditolelir lagi dalam berkunjung
atau bertamu ke kantor tersebut. menolak tamu bisa menjadi alternatif yang efektif asalkan
penggunaan dan cara penyampaianya tidak melanggar etika kesopanan dan etika komunikasi.